Category: Proje Yönetimi

Ekip Kurma

Ekip Kurma, bir proje yöneticisinin dikkat etmesi gereken önemli bir konu başlığıdır. Herhangi bir yorum yapmadan PMBOK5, 514. sayfada yazanlara bakalım.

“Ekip kurma ortak bir amacı paylaşan bir grup bireye, birbirleriyle, liderle, ekip dışı paydaşlarla ve organizasyonla çalışmasında yardımcı olmaktır. Etkili liderlik ve ekip kurma sonucunda ise başarılı ekip çalışması ortaya çıkar.

Ekip kurma aktiviteleri görev (amaçların belirlenmesi, roller, sorumluluklar ve prosedürlerintanımlanması ve müzakere edilmesi ) ve süreçlerden ( kişilerarası davranış ve özellikle iletişim, çatışma yönetimi , motivasyon ve liderlik) meydana gelir. Ekip ortamını geliştirmek ise proje ekibinin sorunlarını çözüme ulaştırmak ve bu konuların suçu bireylere yüklemeden tartışılmasını sağlamaktır. Ekip kurma; üst yönetimin desteğinin alınması, ekip üyelerinin eki be bağlılığının teşvik edilmesi, uygun ödül, takdir ve etik kurallarının sunulması, ekip kimliğinin oluşturulması, çatışmaların etkili bir biçimde çözülmesi, güven duygusunun artırılması, ekip üyeleri arasında açık bir iletişim kurulması ve liderlik yapılmasını içerir.

Ekip kurma, esasen projenin başlangıç aşamasında gerekli olsa da, devam eden bir süreçtir. Proje ortamında değişiklikler kaçınılmazdır. Bu değişiklikleri etkili bir biçimde yönetebilmek için, ekip kurma çalışması, devam eden ve sürekli yenilenen bir çalışma olmalıdır . Ekip kurma çalışmalarının sonucunda karşılıklı güven duygusu, yüksek kalitede bilgi alışverişi, daha başarılı bir karar alma mekanizması ve etkili proje yönetimi elde edilir.”

Liderlik

Kişiler arası ilişki becerileri başlığı altında yer alan konulardan bir tanesi “Liderlik”‘tir. Liderlik hakkında aşağıdaki tanım PMBOK 5, 513. sayfada yer almaktadır.

“Liderlik, bir grup insanın çabalarını ortak bir hedefe odaklamak ve bir ekip halinde çalışmalarını sağlamaktır. Genel anlamda liderlik başkalarının aracılığıyla bir işin yapılmasını sağlamaktır. Korku ve boyun eğme yerine saygı ve güven etkili liderliğin kilit unsurlarıdır. Etkili liderlik, tüm proje fazlarında önemli olsa da, bir projenin başlangıç fazlarında kritik öneme sahiptir, çünkü başlangıç fazi arı, vizyonun iletilmesi , ve proje katılımcılarının yüksek performans elde edebilmesi için motive edilmesi ve onlara ilham verilmesi üzerinde odaklanır. 

Proje boyunca proje ekip iiderleri, vizyon, strateji ve iletişim kurma ve bunları sürdürme; güven duygusu oluşturma ve ekip kurma; etkileme, danışmanlık yapma ve izleme; ve ekip ve projenin performansını değerlendirme çalışmalarından sorumludur. “

Yukarıda ifade edilen ve bundan sonraki bir kaç yazı başlığımın konusu olacak Kişiler arası ilişki becerileri, PMP sınavı için de önemlidir.

Kendi PMBOK’ınızı Kendiniz Yazın

00101388701_lrgEğitimlerde hep şunu ifade ederim; “Burada anlatacaklarım bir metot içinde olması gereken en önemli başlıklardır. Bu eğitimden sonra lütfen şirketinizde veya departmanınızda kendinize özel bir metot geliştiriniz.”

Son zamanlarda, bunun daha kolay yapılabilmesi için PMBOK’ın özetini çıkarma ödevi veriyorum.

Yani;

Siz kurumunuza veya departmanınıza bir Proje Yönetimi Metodu kazandırmak istiyorsanız, açın PMBOK’ı ve kendi şirketinizin ihtiyaçlarına göre PMBOK’ı özetleyin ve hatta kişiselleştirin.

PMBOK’ın ilk iki bölümü kavramlardır. Bu bölümlerden yararlanarak, kurumunuz içinde Proje Yönetimi adına bir ortak dil oluşturun.

Üçüncü bölüm süreçleri anlatır. Siz de kendi süreçlerinizi düşünerek, bu bölümde özet bir süreç haritası ortaya koyabilirsiniz.

Dördüncü bölümden, onüçüncü bölüme kadar ise bilgi alanlarıdır. Dördüncü bölümü (Entegrasyon Yönetimini) öncelikle atlayıp, beşinci bölüme (Kapsam Yönetimi) geçin. Siz kapsamı nasıl tanımlarsınız, kapsam yönetme politikanız nedir gibi soruları kurumunuza özel çıkarın.

Aynı şekilde 13. Bölüme kadar ilerleyin. Herşeyi  birebir almayın. Örneğin 8.Bölüm Kalite Yönetiminde bahsedilen pek çok araç ve teknik var. Eğer seri imalat yapmıyorsanız, pek çoğu sizin için gereksiz olacaktır.

Buna karşılık PMBOK’ta yer almayan ama kurumunuzda tanımlanmış bir takım Kalite Planlama ve Kontrol Yöntemleri olabilir. Bu yöntemleri kendi PMBOK’ınıza ekleyin.

Dördüncü Bölüm (Entegrasyon Yönetimi) 5.Bölümden 13.Bölüme kadar olan bölümlerin bileşkesi olduğu için bu bölümü sona bırakın. Bütün bu çalışmanın sonunda kurumunuza özel bir Proje Yönetimi Metodu geliştirmiş olacaksınız. Proje Yöneticilerinizle paylaşın ve metoda uyulması için yapılacaklar hakkında pratik bilgiler verin.

Koçluk

PMBOK’ta yer alan bir proje yöneticisi yetkinliği ise Koçluk’tur. Koçluk, Kişilerarası İlişki Becerileri bölümünün son konusudur.

“Koçluk proje ekibinin daha yüksek seviyelerde yetkinlik ve performansiara çıkarılmasının bir yöntemidir. Koçluk güçlendirme ve gelişme yoluyla insanların potansiyellerini fark etmeleri için onlara yardım etmektir. Koçluk projenin başarılı olmasını sağlamak için yeni beceriler oluşturmak ya da becerilerini geliştirmek veya zenginleştirrnek için ekip elemaniarına yardım etmek amacıyla kullanılır. Koçluk birçok çeşitli şekil ve yaklaşımlar biçiminde olabilir. Bazı durumlarda, teknik becerileri artırmak veya ekip oluşturma çabalarına yardımcı olmak ve tutarlı kişilerarası etkileşimleri sağlamak için resmi veya resmi olmayan eğitimler geliştirilebilir.

Koçluk ayrıca zayıf performansa değinmek ve ekip elemanlarının becerilerindeki eksiklikleri aşmasına yardımcı olmak için de kullanılır. Koçluk, danışmanlıktan farklıdır. Danışmanlık, ekip elemanlarının bir şeyi “yapamayacağı”ndan ziyade “yapmayacağı” durumlar üzerine odaklanır. Ekip elemanının, beceri, bilgi veya deneyim eksikliğine bağlı olarak beklentileri gerçekleştirmediği veya yerine getirmediği bir durum söz konusuysa ekip elemanının becerisini geliştirebilmesine yardımcı olmak ve böylece “yapamaz” durumunu “yapabilir”e dönüştürmek için koçluktan faydalanılabilir.

Koçluk ekipler için güçlü bir motivasyon sağlayıcı olabilir. Ekipler becerilerini, güvenlerini geliştirdikçe zorlayıcı veya çaba gerektiren görevler üstlenme istekleri de artar. Bu, daha etkili ve üretken ekiplere yol açabilir. “

Proje Çalışma Bildirimi

Proje Çalışma Bildirimleri, Entegrasyon Yönetimi Bilgi Alanı içindeki “Proje Başlatma Belgesinin Geliştirilmesi” Sürecinin girdilerinden bir tanesidir. Bu da demek oluyor ki bir projenin başlatılmasında önemli bir etkendir.  Bu yazımda hem PMBOK’taki tanımı paylaşmak, hem de örnek “Proje Çalışma Bildirimi” sunmak istiyorum.

Bkz – 4.1.1.1. Proje Çalışma Bildirimi

Proje çalışma bildirimi bir projede sunulacak ürünlerin, hizmetlerin ya da sonuçların tanımlarını içerir.

Organizasyon içi projelerde, projenin başlatıcısı ya da sponsoru, iş ihtiyaçları, ürün ya da hizmet gereksinimlerine bağlı olarak çalışma bildirimini sunar.

Organizasyon dışı projelerde ise çalışma bildirimi, bir ihale belgesinin, örneğin teknik teklif talebi, bilgi talebi veya fiyat teklif talebi belgelerinin bir parçası ya da bir sözleşmenin bir parçası olarak müşteriden alınabilir.

Çalışma bildiriminde şunlar ele alınır:

İş ihtiyacı. Bir organizasyonun iş ihtiyacı, pazardaki talebe, teknolojik ilerlemeye, yasal bir şarta, devlet düzenlemesine ya da çevresel hususlara bağlı olabilir. Genellikle, iş ihtiyacı ve fayda-maliyet analizi , projeyi doğrulayacak iş gerekçesinin içinde yer alır.

Ürün kapsamının tanımı. Ürün kapsamının tanımı, projeyle oluşturulması amaçlanan ürün, hizmet ya da sonuçların özelliklerini belgeler. Tanım, oluşturulan ürünler, hizmetler ya da sonuçlar ve projenin ele alacağı iş ihtiyacı arasındaki ilişkiyi de belgelemelidir.

Stratejik plan. Stratejik plan organizasyonun stratejik vizyonunu , amaçlarını ve hedeflerini belgeler ve üst düzeyde misyon bildirimini içerebilir. Tüm projeler, organizasyonunun stratejik planıyla uyumlu olmalıdır. Projelerin stratejik plan ile uyumlu olması, her projenin organizasyonun genel hedeflerine katkıda bulunmasını sağlar.

Şablon Bir Çalışma Bildirimi: SOWPLAN

Bir Çalışma Bildirimi Hazırlarken Dikkat edilmesi gerekenler: SOW Sample

Kaynaklar:

1- PMBOK 5

2- http://www.ncmahq.org

3- http://www.epmo.scio.nc.gov

Faydalı Linkler:

1 – http://www.projectsmart.co.uk/writing-the-project-statement-of-work.php

2- http://construction.about.com/od/Procurement-Process/a/Statement-Of-Work-Sow.htm

3- http://en.wikipedia.org/wiki/Statement_of_work

Twitter Soruları – @gokremtekir

images

Twitter üzerinden bana mesaj atmak isterseniz: @gokremtekir

Proje ekibinizin motivasyonu, zamanla nasıl değişiyor? #projeyönetimi

Şirketinizde işle ilgili başlayan çatışmalar, bireysel çatışmaya dönüşüyor mu? #projeyönetimi

Proje yöneticisi ekip üyelerini performanslarına göre başarı veya performans puanı atayabiliyor mu? #projeyönetimi

Ekip üyelerine aynı anda iki farklı projeden iş gelirse, hangi proje yöneticisinin işi önce yapılıyor? #projeyönetimi

Şirketinizde geçen senelerde yapılan tüm proje kayıtlarına (proje yönetimi açısından) nasıl ve nereden ulaşılabiliyor? #projeyönetimi

Proje yönetimi yazılımı amaç mıdır, araç mıdır? #projeyönetimi

Proje yönetimi üzerine yazılmış herhangi bir kitap okudunuz mu? #projeyönetimi

Projelerinizde kritik yol analizinden faydalanıyor musunuz? #projeyönetimi

Projenizde kaliteden kim sorumlu? #projeyönetimi

Projenizde riskleri değerlendirmek adına toplantı yapar mısınız? #projeyönetimi

Projenizde herhangi bir anda zaman ve/veya mali açıdan planlanana göre % kaçta olduğunuzu görebiliyor musunuz? #projeyönetimi

Projenizde takım üyelerinizden, proje ilerlemeleri hakkında düzenli olarak geri-bildirim alabiliyor musunuz? #projeyönetimi

Ekibiniz, projede görev almaktan memnun mu? #projeyönetimi

Proje ekibinizin bu hafta içinde hangi aktiviteleri yapacaklarını biliyor musunuz? #projeyönetimi

Ekip üyeleriniz projedeki faaliyetleri üstlenmek ve yapmak açısından ne kadar hevesli? #projeyönetimi

Proje ekibinizde takım ruhunu hissedebiliyor musunuz? #projeyönetimi

Şirketinizde yazılı bir proje yönetimi metodunuz var mı? #projeyönetimi

Proje yönetiminde kullandığınız form, rapor vb. standart mı? #projeyönetimi

Bir projeyi planlarken geçmişteki projelerin öğrenilmiş derslerinden yararlanır mısınız? #projeyönetimi

Siz geleceğe öğrenilmiş ders bırakır mısınız? #projeyönetimi

Bir projenin başarılı olmasını nasıl tanımlarsınız? #projeyönetimi

Bir proje yöneticisinin başarılı olmasını nasıl tanımlarsınız? #projeyönetimi

Projelerinizde kazanılmış değer analizinden faydalanıyor musunuz? #projeyönetimi

Sizce proje yöneticisinin beşeri özellikleri, başarıyı etkiler mi? Proje yöneticisi nasıl bir insan olmalı? #projeyönetimi

Proje yöneticisi olduğunuza emin misiniz? Proje Koordinatörü veya Hızlandırıcısı olabilir misiniz? #projeyönetimi

Sizce proje yöneticisi herşeyi bilmek zorunda mıdır? #projeyönetimi

Projelerinizi MS Project gibi bir proje yönetim yazılımı ile planlayıp, takip ediyor musunuz? #projeyönetimi

Projenizde “İletişim Yönetim Planı” adıyla bir planınız var mı? İletişim yazılı olarak planlanır mı? #projeyönetimi

Şirketinizde tanımlı Risk Kırılım Yapısı var mı? #projeyönetimi

Proje yönetiyor musunuz, proje yapıyor musunuz? Zamanınızın % kaçı yönetmek, %kaçı yapmakla geçiyor? #projeyönetimi

Siz iyi bir proje yöneticisi misiniz? “İyi bir proje yöneticisiyim” demek için nelere dikkat etmek gerekir? #projeyönetimi

“Maliyet Yönetim Planı” adıyla bir planınız var mı? #projeyönetimi

Nitel Risk Analizi mi, Nicel Risk Analizini mi daha çok tercih edersiniz? #projeyönetimi

Proje risklerinizi iş riski ve saf risk olarak iki başlık altında inceler misiniz? #projeyönetimi

Projeleri başlatma sürecinde ve aşama geçişlerinde Paydaş Analizi yapar mısınız? #projeyönetimi

“Kapsam Yönetim Planı” adıyla bir planınız var mı? #projeyönetimi

“Zaman Çizelgesi Yönetim Planı” adıyla bir planınız var mı? #projeyönetimi

Projelerinizin veya fazların sonunda öğrenilen dersleri yazar mısınız? Evetse, kim hazırlar, nerede ve nasıl arşivlenir? #projeyönetimi

Şirketinizde Proje Başlatma Belgesi (Project Charter) yayınlanır mı? Evetse, kim yayınlar? #projeyönetimi

PMI’a göre siz hangi organizasyon yapısındasınız? #projeyönetimi

Şirketinizde projelerin yönetimi için Değişiklik Onay Komitesi var mıdır? Kimlerden oluşur? #projeyönetimi

Şirketinizde Proje Ofisinin görev tanımı nedir? #projeyönetimi

Şirketinizde Proje Sponsorunun görev tanımı nedir? #projeyönetimi

Şirketinizde Proje Yöneticisinin görev tanımı nedir? #projeyönetimi

Çalışma Performans Verisi – Bilgisi – Raporu

Bugün bahsedeceğim konu biraz detay ve teknik. PMBOK’ın herhangi bir versiyonunu okumamış olan bir kişi aşağıda yazacaklarıma bir anlam veremeyebilir.

PMBOK 4 versiyonunda Çalışma Performans Bilgisi ve Raporu diye iki başlık vardı. Yeni PMBOK’ta bunlara bir  de “Veri” eklendi…

Yeni PMBOK’a göre hangisi ne anlama geliyor, basitçe inceleyelim.

Projede çalışan takım üyeleri, işlerini yaptıkça Proje Yöneticisine, işe ne zaman başlayıp, bitirdiklerini, işin ne kadar sürdüğünü, ne kadar efor harcadıklarını ve o iş için ne kadar para harcadıklarına dair veri aktarmalıdırlar. Toparlarsak, “Çalışma Performans Verileri” denince aşağıdaki başlıklar akla gelir.

  • Ortaya Çıkan Teslimatlar
  • Fiili Başlangıç Tarihi
  • Fiili Bitiş Tarihi
  • Fiili Süre
  • Fiili Efor
  • Fiili Maliyet
  • % Tamamlanma Miktarı
  • Sapma Sebepleri

PMBOK’a göre bu veriler, 4.3. Proje Çalışmalarının Yürütülmesi sürecinde ortaya çıkar.

Daha sonra;

Bu veriler proje yöneticisi tarafından değerlendirilir ve Çalışma Performans Bilgisine dönüştürülür. Bu dönüştürme aslında planla – fiiliyatı karşılaştırmaktan başka bir şey değildir ve özetle bu dönüştürme işlemi aşağıdaki süreçlerin işletilmesiyle gerçekleşir. Bu süreçlerin sonunda Proje Yöneticisi sapma miktarlarına dair fikir sahibi olmuştur ve veriler artık bilgiye dönüşmüştür.

5.5. Kapsam Kontrolü

6.7. Zaman Çizelgesi Kontrolü

7.4. Maliyetlerin Kontrolü

Son işlem; Proje Yöneticisinin bu bilgiyi raporlaması ve ilgili aksaklıkları daha yüksek makamlarla paylaşması gerekir. Bu yüzden, bilgiler, rapor haline dönüşmelidir. İşte bu işlem de PMBOK’ta 4.4 Proje Çalışmalarının İzlenmesi ve Kontrolü sürecinde içinde gerçekleşir ve Proje Yöneticisi her bir bilgi alanındaki sapma miktarlarını, sebepleriyle birlikte rapor haline getirir.

Peki bu raporları kime gönderir? Bu sorunun cevabı için yine PMBOK’ta 10.1. İletişim Yönetiminin Planlanması başlığı içinde yer alır. İletişim Yönetim Planında hazırlanması gereken rapor tipleri, kimlere, hangi sıklıkta gönderilmesi gerektiğine dair plan yapılmış olmalıdır.

Yukarıda bahsettiğim bu akış, belirli periyotlarla projenin başından sonuna kadar sürekli tekrar eder. Böylece   takım üyeleri, proje yöneticisine, proje yöneticisi de sponsora veya üst yönetime düzenli olarak, projenin ilerlemesi hakkında blgi vermiş olur.

Yukarıdaki bilgi akışında oluşabilecek en ufak kesinti, proje takibini ve dolayısıyla başarısını olumsuz etkiler.

Son sözler

1- İletişim hataları projelerin başarısızlığında %60-%70 etkilidir.

2- Takip edemeyecekseniz, boşuna planlamayın.

Proje Yönetimi ve Ortak Dil

Bundan üç veya dört yıl öncesine kadar proje yönetiminin sadece proje bazlı çalışan departmanların sorumluluğunda olduğu düşünülmekteydi. Özellikle içinde bilgi teknolojileri ile ilgili işler olan projelerde iç müşteri durumundaki iş birimleri sadece Bilgi İşlem Departmanından talepte bulunur, projenin önceliklendirilmesi, planlanması, yürütülmesi ve takibi konusunda hiçbir söz hakkına sahip olmazlardı.Bu yüzden, iş birimlerinin proje planlamasına, takip etmesine gerek olmadığı düşünülerek, bu birimlerde çalışan kişilerin Proje Yönetimi eğitimlerine de katılmalarına gerek duyulmazdı. Hatta, bazen bir birim yöneticisi tarafından eğitime gönderilen iş birimi temsilcileri “biz proje yönetmiyoruz ki, niye bu eğitimi almak zorunda kalıyoruz” şeklinde açıkça tepki de göstermekteydi.

Geçen zaman içinde Proje Yönetiminin herkesin aynı dili konuştuğu ortamlarda işe yaradığı anlaşıldı. İş birimleri ve üst yönetimin desteği olmadan ve hatta doğru yerde doğru desteği sunmadıkları sürece projelerin başarılı olamayacağı daha net görüldü.

İçinde bulunduğumuz 2012 ve geçtiğimiz 2011 yılı içinde başta Bankacılık sektörü olmak üzere Telekomünikasyon sektöründe yer alan firmaların iş birimlerinden Proje Yönetimi eğitimlerine katılımların artığını söylemekten memnuniyet duyuyorum. Hatta, bu birimlerden katılan pek çok kişi kesinlikle çok bilinçli olarak eğitimlere geliyor. Yani, projelerin bir ekip çalışması ile başarıya ulaşacağına, ortak dili konuşmanın önemine inanan kişiler… Daha da önemlisi bu katılımcılarımız da PMP sertifikası konusunda bilgi sahibi ve sınava girme motivasyonuna sahip kişiler oluyor.

Eksiklik nerede? Şu an eğitimlerimize katılanlar genellikle projeler daha iyi yönetilsin diye bilfiil projede çalışanlar ve iş birimi temsilcilerinden oluşuyor fakat bir projenin başarıya ulaşabilmesi için Üst Yönetimin de desteği de çok önem arz ediyor. Şirketlerin üst yönetim kadrolarının bir projede, proje yöneticisine ne zaman finansal ve politik destek sağlamaları gerektiği konusunda bilgi sahibi olması projenin başarısı açısından çok önemlidir.

Eğer proje yöneticileri, üst yönetimin desteğini alamıyorlarsa projenin başarı şansı yok gibidir. Bir şirketteki bütün projeler, şirketin stratejik kararlarına göre ortaya çıkar; Stratejiyi belirleyen de üst yönetim olduğuna göre aslında projeler üst yönetimin etkisiyle hayata geçer. Bu durumda, projelerin yönetilmesi için akla ve mantığa uygun kuralların (kabul görmüş metotların) uygulanmasını üst yönetim de desteklemelidir.

Sözün özü; Bir projenin başarısı üst yönetimden, son takım üyesine kadar herkesin aynı dili konuştuğu ortamlarda daha fazla garanti altına alınır. Şirketlerimizin üst yönetimlerini de Proje Yönetimi eğitimlerimize bekliyoruz.

Project Manager Blues Lyrics by Frank P. Saladis, PMP

I’m a project manager, baby.

And I’ll show my plan to you.

I’m a project manager baby, I’ll show you what a WBS can do.

If you like what you see honey, I’ll schedule some time with you.

I’ve got a PERT chart in my laptop, and my tasks are all plain to see.

I’ve got a PERT chart in my laptop, I can build you one for a fee.

I’ll work all night for ya baby, but don’t expect me to work for free.

I can be your best friend darling, if you complete your tasks on time.

I can be your best friend darling, if you keep the scope on the baseline.

Don’t miss your milestone baby, cause a missed date is a terrible crime.

Well I can baseline your plan, and keep your team in line.

I can crash your schedule baby, make you come in on time.

Well I’ll do it all for you, so you won’t have to spend an extra dime.

Well I’m a project manager baby, and I’ve got a task for you.

I’m a project manager baby, let me show you what I can do.

It’s the project manager blues, oh yeah,

I’ve got to find something better to do.

Proje Performansını Ölçmek

Varsayın ki mahallenizin kasabına gittiniz. Girer girmez selamlaşıp, bir iki hoş sohbetin ardından 1 kg kuşbaşı et istediniz.

Kasap, arkasında yer alan büyük buzdolabını açtı, asılı duran etten sizin ihtiyacınız kadar olan bir parçayı kesti ve dönüp, tezgahının üzerine serdiği ambalajın içine koydu. Sonra da başladı eti kuşbaşı kuşbaşı doğramaya.

İşini bitirdikten sonra bir sağ eliyle ambalajı havaya kaldırdı, bir sol eliyle havaya kaldırdı. “Tamam abi, bir kilo kuşbaşın hazır, borcun 40 TL” dedi.

40 TL’yi kasaba gönül rahatlığıyla verebilir misiniz?

Yüzünüzde bir endişe oluştuğunu farkeden kasap, “abi inanmıyorsan al bir de sen bak… vallahi de billahi de bu 1 kg’dur. Hatta çoğu vardır, azı yoktur.” demeye başladı.

Doğal olarak, gözünüz bir tartı aleti, baskül arar. “Mümkünse tartabilir misiniz?” diye sorarsınız, çünkü verdiğiniz paranın karşılığında tam olarak aldığınızdan emin olmak istersiniz.

“Ya abi, bu sabah tartı aleti bozuldu, bizim çırakla tamire yolladım. Bir iki gün böyle idare edecez artık.” dese ne yapardınız?

Hepimizin üzerinde hemfikir olduğu birimler (kg, metre, litre…) olmasa ölçmek de mümkün olmazdı ve ticaret de bu seviyelere gelmezdi.

Yukarıda ölçü birimlerinin önemini basit bir örnekle anlattıktan sonra (detaylı bilgi için bkz: ilkokul 2 – 3 ders notları 🙂 ) konuyu projelere getirelim.

Projenin maliyetini hesaplarken, projenin zaman içindeki performansını denetlerken hangi ölçü birimi kullanılmalıdır?

Projenin gidişatını herhangi bir anda üst yönetime raporlamanız gerekiyor? Hangi bilgileri, hangi bilgilerle karşılaştırarak, rapor hazırlayacaksınız? Neye göre ileride veya geride olduğunuz söyleyeceksiniz?

İşte bu performansı tanımlamak ve başkalarının da anlayacağı şekilde raporlayabilmek için   herkesin üzerinde hem fikir olduğu ölçü birimlerine ve bunların ölçüm sonuçlarını doğru algılayabilecek bilgi birikimine ihtiyaç vardır.

Eğer şu üçlüden herhangi birisi eksikse o projenin ileride veya geride olduğunu tartamaz ve hatta kimseye de anlatamazsınız: Ölçü biriminiz, ölçebilecek aracınız, ölçüm sonuçlarını yorumlayabilecek bilgi birikimi.

Yukarıdaki soruları akıllarda bir soru işareti oluşturmak amacıyla şimdilik cevapsız bırakıyorum. Bir başka yazıda bu konuyu tekrar ele alırız. O zamana kadar projeleriniz için aşağıda daha açık hale getirdiğim soruları düşünmenizi rica ederim;

  • Projenizde çalışanlar size hangi ölçü birimine göre işlerinin ne kadarının tamamlandığına dair bilgi veriyor?
  • Siz gelen bilgileri, hangi bilgilerle karşılaştırıyorsunuz?
  • Karşılaştırma esnaısnda kullandığınız matematiksel formüller nelerdir?
  • Karşılaştırma sonunda çıkan sonuçları yorumlama yönteminiz nedir?
  • Bu bilgileri üst yönetimle (sponsorla, müşteriyle) nasıl paylaşıyorsunuz? Raporlama biçimi, sıklığı vb.
  • Çıkan sonuçlardan yararlanarak, projenize yeni bir yön verebiiliyor musunuz?

Yoksa kasabın yaptığı gibi eti bir sağ elinizle bir de sol  elinizle havaya kaldırarak mı projenin durumunu belirliyorsunuz?