Blog sayfamdaki yazıları kategorize ederek iBooks ile okunabilir hale getirdim.
Aşağıdaki linkten indirebilirsiniz.
[wpdm_file id=2 title=”true” desc=”true” ]
Category: Proje Yönetimi
Son 40 Yılın Projeleri
Proje Yönetimi ve Ortak Dil
Bundan üç veya dört yıl öncesine kadar proje yönetiminin sadece proje bazlı çalışan departmanların sorumluluğunda olduğu düşünülmekteydi. Özellikle içinde bilgi teknolojileri ile ilgili işler olan projelerde iç müşteri durumundaki iş birimleri sadece Bilgi İşlem Departmanından talepte bulunur, projenin önceliklendirilmesi, planlanması, yürütülmesi ve takibi konusunda hiçbir söz hakkına sahip olmazlardı.Bu yüzden, iş birimlerinin proje planlamasına, takip etmesine gerek olmadığı düşünülerek, bu birimlerde çalışan kişilerin Proje Yönetimi eğitimlerine de katılmalarına gerek duyulmazdı. Hatta, bazen bir birim yöneticisi tarafından eğitime gönderilen iş birimi temsilcileri “biz proje yönetmiyoruz ki, niye bu eğitimi almak zorunda kalıyoruz” şeklinde açıkça tepki de göstermekteydi.
Geçen zaman içinde Proje Yönetiminin herkesin aynı dili konuştuğu ortamlarda işe yaradığı anlaşıldı. İş birimleri ve üst yönetimin desteği olmadan ve hatta doğru yerde doğru desteği sunmadıkları sürece projelerin başarılı olamayacağı daha net görüldü.
İçinde bulunduğumuz 2012 ve geçtiğimiz 2011 yılı içinde başta Bankacılık sektörü olmak üzere Telekomünikasyon sektöründe yer alan firmaların iş birimlerinden Proje Yönetimi eğitimlerine katılımların artığını söylemekten memnuniyet duyuyorum. Hatta, bu birimlerden katılan pek çok kişi kesinlikle çok bilinçli olarak eğitimlere geliyor. Yani, projelerin bir ekip çalışması ile başarıya ulaşacağına, ortak dili konuşmanın önemine inanan kişiler… Daha da önemlisi bu katılımcılarımız da PMP sertifikası konusunda bilgi sahibi ve sınava girme motivasyonuna sahip kişiler oluyor.
Eksiklik nerede? Şu an eğitimlerimize katılanlar genellikle projeler daha iyi yönetilsin diye bilfiil projede çalışanlar ve iş birimi temsilcilerinden oluşuyor fakat bir projenin başarıya ulaşabilmesi için Üst Yönetimin de desteği de çok önem arz ediyor. Şirketlerin üst yönetim kadrolarının bir projede, proje yöneticisine ne zaman finansal ve politik destek sağlamaları gerektiği konusunda bilgi sahibi olması projenin başarısı açısından çok önemlidir.
Eğer proje yöneticileri, üst yönetimin desteğini alamıyorlarsa projenin başarı şansı yok gibidir. Bir şirketteki bütün projeler, şirketin stratejik kararlarına göre ortaya çıkar; Stratejiyi belirleyen de üst yönetim olduğuna göre aslında projeler üst yönetimin etkisiyle hayata geçer. Bu durumda, projelerin yönetilmesi için akla ve mantığa uygun kuralların (kabul görmüş metotların) uygulanmasını üst yönetim de desteklemelidir.
Sözün özü; Bir projenin başarısı üst yönetimden, son takım üyesine kadar herkesin aynı dili konuştuğu ortamlarda daha fazla garanti altına alınır. Şirketlerimizin üst yönetimlerini de Proje Yönetimi eğitimlerimize bekliyoruz.
Proje Yaşam Döngülerinin Özellikleri
Project Manager Blues Lyrics by Frank P. Saladis, PMP
I’m a project manager, baby.
And I’ll show my plan to you.
I’m a project manager baby, I’ll show you what a WBS can do.
If you like what you see honey, I’ll schedule some time with you.
I’ve got a PERT chart in my laptop, and my tasks are all plain to see.
I’ve got a PERT chart in my laptop, I can build you one for a fee.
I’ll work all night for ya baby, but don’t expect me to work for free.
I can be your best friend darling, if you complete your tasks on time.
I can be your best friend darling, if you keep the scope on the baseline.
Don’t miss your milestone baby, cause a missed date is a terrible crime.
Well I can baseline your plan, and keep your team in line.
I can crash your schedule baby, make you come in on time.
Well I’ll do it all for you, so you won’t have to spend an extra dime.
Well I’m a project manager baby, and I’ve got a task for you.
I’m a project manager baby, let me show you what I can do.
It’s the project manager blues, oh yeah,
I’ve got to find something better to do.
Proje Performansını Ölçmek
Varsayın ki mahallenizin kasabına gittiniz. Girer girmez selamlaşıp, bir iki hoş sohbetin ardından 1 kg kuşbaşı et istediniz.
Kasap, arkasında yer alan büyük buzdolabını açtı, asılı duran etten sizin ihtiyacınız kadar olan bir parçayı kesti ve dönüp, tezgahının üzerine serdiği ambalajın içine koydu. Sonra da başladı eti kuşbaşı kuşbaşı doğramaya.
İşini bitirdikten sonra bir sağ eliyle ambalajı havaya kaldırdı, bir sol eliyle havaya kaldırdı. “Tamam abi, bir kilo kuşbaşın hazır, borcun 40 TL” dedi.
40 TL’yi kasaba gönül rahatlığıyla verebilir misiniz?
Yüzünüzde bir endişe oluştuğunu farkeden kasap, “abi inanmıyorsan al bir de sen bak… vallahi de billahi de bu 1 kg’dur. Hatta çoğu vardır, azı yoktur.” demeye başladı.
Doğal olarak, gözünüz bir tartı aleti, baskül arar. “Mümkünse tartabilir misiniz?” diye sorarsınız, çünkü verdiğiniz paranın karşılığında tam olarak aldığınızdan emin olmak istersiniz.
“Ya abi, bu sabah tartı aleti bozuldu, bizim çırakla tamire yolladım. Bir iki gün böyle idare edecez artık.” dese ne yapardınız?
Hepimizin üzerinde hemfikir olduğu birimler (kg, metre, litre…) olmasa ölçmek de mümkün olmazdı ve ticaret de bu seviyelere gelmezdi.
Yukarıda ölçü birimlerinin önemini basit bir örnekle anlattıktan sonra (detaylı bilgi için bkz: ilkokul 2 – 3 ders notları 🙂 ) konuyu projelere getirelim.
Projenin maliyetini hesaplarken, projenin zaman içindeki performansını denetlerken hangi ölçü birimi kullanılmalıdır?
Projenin gidişatını herhangi bir anda üst yönetime raporlamanız gerekiyor? Hangi bilgileri, hangi bilgilerle karşılaştırarak, rapor hazırlayacaksınız? Neye göre ileride veya geride olduğunuz söyleyeceksiniz?
İşte bu performansı tanımlamak ve başkalarının da anlayacağı şekilde raporlayabilmek için herkesin üzerinde hem fikir olduğu ölçü birimlerine ve bunların ölçüm sonuçlarını doğru algılayabilecek bilgi birikimine ihtiyaç vardır.
Eğer şu üçlüden herhangi birisi eksikse o projenin ileride veya geride olduğunu tartamaz ve hatta kimseye de anlatamazsınız: Ölçü biriminiz, ölçebilecek aracınız, ölçüm sonuçlarını yorumlayabilecek bilgi birikimi.
Yukarıdaki soruları akıllarda bir soru işareti oluşturmak amacıyla şimdilik cevapsız bırakıyorum. Bir başka yazıda bu konuyu tekrar ele alırız. O zamana kadar projeleriniz için aşağıda daha açık hale getirdiğim soruları düşünmenizi rica ederim;
- Projenizde çalışanlar size hangi ölçü birimine göre işlerinin ne kadarının tamamlandığına dair bilgi veriyor?
- Siz gelen bilgileri, hangi bilgilerle karşılaştırıyorsunuz?
- Karşılaştırma esnaısnda kullandığınız matematiksel formüller nelerdir?
- Karşılaştırma sonunda çıkan sonuçları yorumlama yönteminiz nedir?
- Bu bilgileri üst yönetimle (sponsorla, müşteriyle) nasıl paylaşıyorsunuz? Raporlama biçimi, sıklığı vb.
- Çıkan sonuçlardan yararlanarak, projenize yeni bir yön verebiiliyor musunuz?
Yoksa kasabın yaptığı gibi eti bir sağ elinizle bir de sol elinizle havaya kaldırarak mı projenin durumunu belirliyorsunuz?
Kalkınma Ajansları
Proje Yazmak ve Proje Yönetmek
Daha önceki bir yazımda proje yapmak ile proje yönetmek arasındaki farkı anlatmaya çalışmıştım. Bugün ise proje yazmak ile proje yönetmek arasındaki farkı dile getirmek istiyorum.
Google’da “proje yazmak” diye arama yapınca bir proje teklifi nasıl yazılacağının anlatıldığı birçok bilgiye ulaşıyorsunuz. İngilizce’de benzer bir kaynağa “write a project proposal” diye araştırma yaparak ulaşabilirsiniz. Yani aslında literatürde “proje yazmak” diye bir ifade yok, doğrusu “proje teklifi yazmak” olmalı ama neyse, konumuz bu değil.
Kamu kuruluşlarımızda “proje yazma” konusunda AB mevzuatına uygun eğitimler verildiğini gözlemliyorum fakat “proje yönetimi” konusunda yeterli bilgi artışı ne yazık ki aynı miktarda gerçekleşmiyor . Bu yüzden bu konu başlığını paylaşmak istedim.
Projeyi yazan kişi planı öyle güzel hazırlayabilir ki ilgili fonu almada hiç bir zorlukla karşılaşmaz fakat gelen fonu o proje içinde etkin bir şekilde yönetebilmesi gerekmektedir. İşte bu noktada proje yönetimi süreci başlar.
İlk soru şu: Proje yöneticisi, (projeyi yazan) projeyi yönetmek için gerekli yetkiye sahip midir? Bir kamu kuruluşunda çalışan bir memur, kendisinden daha üst mevkiide bulunan amirlerine veya aynı seviyedeki bir başka birim elemanına iş atayabilecek midir? Daha da zor olanı ya proje farklı kamu kuruluşlarının organizasyonunu içeriyorsa, o zaman bu görev atama nasıl yürüyecektir? Proje yazarken bunları çok kolay olacakmış gibi yazmak mümkün fakat mevcut devlet hiyerarşisi içinde proje yönetmek, yazmaktan çok daha zor hale gelmektedir.
İşin sahiplenilmesi bir diğer sorun: Fonksiyonel organizasyon yapısının doğası gereği proje işleri çalışanlar için tamamen ek iş yükü olarak gözükür. Çünkü o projede fiilen görev almanın kendilerine getireceği. hiç bir fayda yoktur veya gelecek faydadan yararlanamayacaklarını düşünürler. Eğer yine birden fazla kamu kuruluşu projeye dahil olursa o zaman projenin sahiplenilmesi daha da zorlaşır. Projeyi bir kurumun üzerine yıkma eğilimi gelişebilir.
Proje sponsoru kim? Yine birden fazla kamu kuruluşunun dahil olduğu projelerde projeyi sahiplenecek, politik destek sağlayacak kişi kimdir ve yetki seviyesi nedir? Proje sponsoru olan kişi, proje sponsorluğu konusunda ne düzeyde bilgiye sahiptir? Proje yöneticisine nasıl destek vermesi gerekir? gibi bilgilerin yeterince açık olmadığını veya Proje Yönetimi açısından da bu konuların taraflarca yeterince anlaşılamadığını gözlemliyorum.
Mesele sadece proje teklifini yazıp, parayı almak olmamalıdır. O projeyi başarıyla tamamlamak sonraki fonların gelmesi için güven oluşturacaktır. Bu yüzden, projelerin paydaşları arasında proje yönetimi açısından ortak bir bilinç oluşturmadan proje yönetmek, başarı şansını azaltır ve sonraki daha yüksek mebşağlı fonların da önünü kesebilir.
Proje İçinde Projeler
Proje adını yanlış koymak, proje yöneticisini içinden çıkılmaz sıkıntılara sokabilir. Örneğin:
– Müşteri memnuniyerini artırma PROJESİ
– Satışları %x artırma PROJESİ
– Stok devir hızını %x artırma PROJESİ
– Çalışan memnuniyetini artırma PROJESİ
– Ürün satışını %x artırma PROJESİ
– Şirket içi verimliliği artıma PROJESİ
İfadelere dikkat! Yukarıdaki beklentiler bir şirkette sürekli vardır; Önemli olan bu beklentilere ulaşmanın detaylı yollarını çıkarıp, bu yollara proje isimleri atamak gerekir.
Bu ve benzeri isimlerle başlatılan projelerde Proje Yöneticisi, genellikle nereden başlayacağını bilemez ve bu tarzda isimlendirilen projeler genellike sürüncemede kalır. Ne doğru düzgün planı çıkar, ne de proje süreci takip edilir.
Müşteri Projenin Başarısından Sorumlu mudur?
Müşteri, projedeki bütün sorumlulukları tamamen proje ekibine devrederek ve yeterince proje yönetimi süreçlerine dahil olmayarak, projenin başarısını riske atabilir.
İşte bu yazımda, müşteri durumunda olan paydaşların da proje yönetimi sürecindeki görevlerini ve tutumlarını ele almak istedim.
Projenin en başı (başlangıç süreci); Müşteri, proje yöneticisinden bir şey ister fakat ne istediğini aslında kendisi de tam bilmez, veya anlatamaz. İşte bu süreç en sancılı olan ve projelerde de belirsizliklerin sayısının en fazla olduğu döneme karşılık gelir. Bu süreçte proje yöneticisinin ihtiyaçları ortaya çıkarabilmesi için hem çok soru sorması, hem de geçmişteki (kurumsal/bireysel) deneyimlerden yararlanması gerekir. İhtiyaçların netleşmesi, detaylı planın güvenilir olmasını sağlayacaktır.
Müşteri açısından baktığımızda da;
- Gereksinimler hakkında detay bilgi vermeme. Eğer, müşteri gereksinimlerini başlangıçta plana tam yansıt(a)madıysa, en tehlikeli sonuca hazır olun: KAPSAM KAYMASI
- Gözden geçirme çalışmalarına müşteriden son sözü söyleyeceklerin olabildiğince proje yürütme sürecinde katılımlarını sağlamak. Yetkisi yeteri düzeyde olmayan müşteri temsilcileri proje ekibiyle uzun süre çalışırlar, belirli noktaya projeyi getirirler. Tam o sırada yukarıdan daha yetkili birisi o saate kadar konuşulanların tam zıttı bir istekte bulunur. Herşeyi sil baştan düşünmek gerekir.
- Genellikle işi en iyi bilen işi yapan kişinin kendisidir. Bu yüzden, ortaya çıkacak ürünü kullanacak olanın da fikirlerini almak gerekir. İşi yapan kişiler, genellikle yetki açısından düşük seviyede olduklarından çoğu zaman proje yöneticisi veya müşteriyi temsil eden yönetici bu detayı görmez ve son kullanıcı düşünmeden bir ürün ortaya çıkarırlar. Sonuçta ne yazık ki ortaya çıkan ürün ihtiyaçlara karşılık vermemektedir.
- Müşteriyi de proje planlamaya, takip süreçlerine dahil etmek çok önemlidir. Bir proje ekibinin planı tek başına yapması yerine müşterinin desteğini alarak, yapması, projenin daha fazla sahiplenilmesini sağlar, katılımı artırır.
- Projenin başarısı sadece projeyi yürüten ekibin başarısı olarak değil, müşterinin de başarısı olarak lanse edilmelidir. Yine ortaya çıkan ürünün müşteri tarafından sahiplenilmesi ve hatta etkin olarak kullanlımasını sağlar.
——————-o————————
Cumhuriyet Bayramınız Kutlu Olsun.
PMI’dan Düzeltme
PMP Sınavına 31 Ağustos ile 3 Ekim arasında girenlerin sonuçlarının sistem tarafından yanlış değerlendirildiği duyuruldu. Hatanın tekrar gözden geçirilerek, mağdur olanların durumunun düzeltidiğine dair bu sabah bir mail gönderildi
Proje Yönetiminde Etik Kurallar
İş hayatında bir takım etik kurallara göre hareket etmemiz gerektiğini hepimiz biliriz. Ben bu konuyla ilgili ilk dersimi (gerçek anlamda ders) Orta 1’de seçmeli Ticaret Dersinde almıştım. Hocasını çok sevdiğim için seçtiğim bu derste anlatılanların çoğu hala aklımdadır. O zamanlar “etik” kelimesinin geçtiğini pek hatırlamıyorum. Bu konunun anlatıldığı bölüm “İş Ahlakı” olarak geçerdi.
Yıllar sonra aynı konu, PMP Sınavına hazırlanırken yine karşıma çıkınca çok şaşırmıştım. Çünkü ben (Endüstri Müh.) lisans derslerimin arasında bile bu konuyla ilgili tek bir satır okuduğumu veya derste bu konuda bir tartışma yaşandığını hiç hatırlamıyorum.
Neyse… gelelim PMI’ın özellikle üzerinde durduğu etik kurallara…
- Rüşvet konusu: Bu konuda PMI, sınav sorularında aşırı derecede hassas davranıyor ve rüşveti tamamen yasaklıyor.
- İnsan, çevre sağlığı: Eğer çalıştığınız projeler insan, hayvan, çevre gibi alanlara zarar verici olacak ise bu tarz projelerde bulunulmamalı hatta sonuçları konusunda herkes bilgilendirilmelidir.
- Çalıştığınız kurumun telif hakları olan konularda veya gizli bilgileri hakkında işten ayrılsanız bile asla bilgi vermemelisiniz.
- İnsan hayatı için tehlikeli olan bir ürün piyasaya çıkmış olsa bile bu ürün geri toplatılmalıdır.
- Farklı ülkelerde yapılan projelerde o ülkedeki uygulamaları, adetleri, görenekleri de gözlemleyerek ve uyum sağlayarak, projeyi idare etmeniz gerekir.
- Bir projeden haksız yere kazanç sağlama imkanınız oluşmuşsa (dayınıza, eniştenize iş paslama hali) bu durumu gördüğünüz anda karar vericilerin arasından çekilmeniz gerekir.
- İşini savsaklayan, gevşek tutan kişiyi proje sponsoruna rapor etmeniz gerekir.
Sınavda bunun gibi konularda 15’den fazla soru çıkıyor. Bilginize… Umarım bütün üniversite bölümlerinin ders kitaplarına da böyle bir konu eklenir.
Uzman Görüşü
PMBOK®’ta hemen hemen tüm süreçlerin içinde uzman görüşlerinden bahseder. Başlatma, planlama, yürütme, kontrol ve kapanış süreçlerinin sadece proje yöneticisinin tek başına yapması beklenmemelidir. Bu süreçlerde mutlaka işlerinin uzmanı olan insanlara danışmak ve onların da desteğiyle projeyi yönetmenin öneminden bahseder. Malum, akıl, akıldan üstündür.
Çok güzel bir hikaye vardır.
Bir adam, ölüm yatağında, üç oğluna 17 devesini bırakmış ve büyük oğluna develerin yarısını, ortanca oğluna develerin üçte birini, en küçük oğluna da develerin dokuzda birini vasiyet etmiş.
Üç kardeş vasiyeti yerine getirmek istediklerinde büyük bir sorunla karşılaşmışlar. Develeri vasiyete göre pay etmek imkansızmış. Ne yapmaları gerektiği öğrenmek için köyün bilge dedesine başvurmuşlar. Dede, problemi dinledikten sonra önce sakalını sıvazlamış, hafifçe gülümsemiş ve bahçeye çıkıp, kendisine ait olan bir deveyi çocuklara hediye etmiş.
Çocuklar bu hareketi başlangıçta anlamamışlar. Dede: “şimdi artık 18 deveniz var. Babanızın vasiyetini yerine getirin artık” demiş.
En büyük kardeş, 9 deve almış, ortanca kardeş 6 deve almış, en küçük kardeş 2 deve almış.
9 + 6 + 2 =17
Artan deveyi de dedeye geri vermişler…
Farklı görüşlere açık olmak, çözülmesi zor gözüken pek çok problemi kolaylaştırabilir.
Proje Yönetimi Kurumsallık Gerektirir
Küçük firmaların hızlı bir şekilde büyüdüğüne çok fazla tanık oldum. Bu büyüme sürecinde önemli sorunlar yaşanıyor ve ne yazık ki sorunların yaşandığı bir konu da tabi ki Proje Yönetimi…
Şirketteki büyüme, yeni bir iş almayla, yeni bir pazar açılmayla birden bire olabilir; Bunu önceden patronun kestirmesi de kolay değildir. İş hacminin genişlemesiyle birden ekip sayıları artar, ekiplerin başına yönetici olarak yeni insanlar gelir ve amatör ruhla yürütülen pek çok iş, daha profesyonel yönetilmek zorunda kalır.
Amatör ruhtan, kurumsallaşmaya doğru giden şirketlerde en çok dikkatimi çeken şu olmuştur; Bir çekirdek kadro vardır. Bu insanlar, şirketin sahibiyle iyi zamanda, kötü zamanda bir arada olmuşlar ve o şirketin kurulmasından bugünlere gelmesine kadar çok emek harcamışlardır. Fakat büyüme kaçınılmaz olunca artık yeni insanlar aralarına katılmıştır, yeni iş yapma şekilleri önerilmektedir. Patron da eskisi gibi her an o çekirdek kadroyla bir arada çalışan kişi değildir; Kurumsallaşma gereği daha stratejik kararlar vermesi gerektiği için o çekirdek kadroyla ara açılmaya başlamıştır.
“Proje Yönetimi” de pek çok şirkette “eski köye yeni adet” olarak anılır. Çekirdek ekip, işlerin hala eski yöntemlerle gitmesini ister. “Keşke herşey eskisi gibi olsa, küçüktük ama mutluyduk” ifadesi dillerinin altındadır ama söylemeleri mümkün değildir. Her örneklerinde “biz Ali Bey (patronu kastederek) ile 1 ayda şöyle şöyle işler becerdik, hey gidi günler… bu masada oturanların çoğu yoktu hatta bunlar o sırada şortla geziyordu :)” der gibi örnekler çıkar ağızlarından…
Evet, vaktiyle herşey çok güzeldi ama rekabet, pazar şartları, müşteri sizin mutlu günlerinizle pek ilgilenmiyor. Bir şekilde değişmek kaçınılmaz. Zor belki ama çok hızlı biçimde bu gerekli. En iyisi bu süreci hızlıca kabullenip, gereğini yapmak. Yenilerin ve büyüme hedefi koyan üst yönetimin işini kolaylaştırmak adına eskilere çok daha fazla görev düşüyor çünkü bilgi, tecrübe eskilerde mevcut. Bu bilgi birikimi, yenilere aktarılmaz ise ve sadece eski günlerle övünerek, zaman harcanırsa rekabetten dolayı bir zaman sonra övünecek bir şirket de kalmayabilir. Bu yüzden, büyümek istiyorsak, kurumsallaşmalı, kurumsallaştıkça da Projeleri kurallarına göre yönetmeliyiz.
Referans Yazısı
Bir projede görev aldınız ve proje kapanışı gerçekleşti.
Eğer proje yöneticisi olarak görev yaptıysanız, projedeki yaptıklarınızla, çalıştığınız süreyle (adam*saat) ve başardıklarınızla ilgili olarak proje sponsorundan resmi bir belge talep edin.
Eğer takım üyesi olarak görev yaptıysanız, yine yaptığınız çalışmaları, projeye kattığınız değeri ve harcadığınız eforu ifade edecek, proje yöneticisinden veya sponsorundan resmi bir belge talep edin.
Daha sonra gerekli olabilir.
