Reklamlar

Archive

Archive for the ‘Proje İletişim Yönetimi’ Category

136 – Projelerde Kapsam ile Kalite Arasındaki İlişki

Reklamlar

121- Alınan Dersler


Sosyal sorumluluk projemize katılmak ister misiniz? www.patreon.com/projeyonetimi

Buradan elde edilen gelirin tamamını üniversite öğrencilerine Proje Yönetimi ve Microsoft Project eğitimlerimizi ücretsiz sunmak amacıyla kullanacağız ve destek verenlere düzenli olarak bilgi vereceğiz.

114- Proje Çalışmalarını İzlemek ve Kontrol Etmek – İletişim Kontrolleri


Sosyal sorumluluk projemize katılmak ister misiniz? www.patreon.com/projeyonetimi

Buradan elde edilen gelirin tamamını üniversite öğrencilerine Proje Yönetimi ve Microsoft Project eğitimlerimizi vermek amacıyla kullanacağız ve destek verenlere düzenli olarak bilgi vereceğiz.

Müzakere

Müzakere becerileri, bir proje yöneticisi için önemli bir gereksinimdir. Anlaşmazlıkların çözümünde avantajlı hale gelebilmek için müzakere tekniklerini bilmek gerekir.

“Uzlaşma; ödün vermek ya da anlaşmaya varmak amacıyla ortak ya da karşıt ilgi alanları olan tarafları bir araya getirme stratejisidir. Proje yönetiminin önemli bir parçası olan uzlaşma başarılı uygulandığı takdirde projenin başarı olasılığını artırır.

Aşağıdaki beceri ve davranış tarzları başarılı bir uzlaşmada yararlıdır:

  • Durumu analiz edin.
  • Gerek sizin gerekse onların istek ve ihtiyaçlarını ayırt edin.
  • Kişilerin konumları yerine ilgi alanları ve sorunlar üzerine odaklanın.
  • Çok isteyip, az verin; ama gerçekçi olun.
  • Bir taviz verdiğinizde, sadece boyun eğmek yerine sanki çok değerli bir şeyden vazgeçiyormuş gibi davranın.
  • Her iki taraf da kazandığını hissetmelidir. Bu her iki tarafın da kazandığı stil tercih edilir ancak her zaman sağlanamaz. Mümkünse diğertarafın sizin kendisinden yararlandığını düşünerek ayrılmasına izin vermeyin.
  • Dikkatli bir şekilde dinleyin ve kendinizi iyi ifade edin. “

10.2. İletişimin Yönetilmesi – PMBOK 5

PMBOK 4’te yer alan ve Bilgilerin Dağıtılması – PMBOK olarak geçen sürecin adı yeni PMBOK’ta İletişimin Yönetilmesi olarak değiştirildi.

Tanımı ise; İletişim yönetim planı çerçevesinde bilgilerin oluşturulması, toplanması, dağıtılması, depolanması ve nihai olarak tanzim edilmesi gibi işlemleri içeren bir süreçtir.

Neye ihtiyacımız var?

  • İletişim Yönetim Planı
  • Çalışma Performans Raporları

Nasıl yapılır?

  • İletişim teknolojisi
  • İletişim modelleri
  • İletişim yöntemleri
  • Bilgi yönetim sistemleri
  • Performans raporlama

Ortaya ne çıkar?

  • Proje iletişimi

Performansın Raporlanması – PMBOK

images-3Durum raporları, ilerleme ölçümleri ve öngörüler gibi performans bilgilerinin toplanması ve dağıtılması sürecidir.

Performansın raporlanması süreci, gerek projedeki ilerlemenin ve performansın anlaşılması ve iletilmesi, gerekse proje sonuçlarının öngörülmesi amacıyla temel çizgi verilerinin ve gerçekleşen verilerin karşılaştırmalı olarak periyodik bir şekilde toplanmasını ve analiz edilmesini içerir.

  • Yüzde tamamlanma,
  • Kapsam, Zaman, Maliyet, Kalite ile ilgili detaylar,
  • Geçmiş performansın analizi,
  • Risklerin ve sorunların mevcut durumu,
  • Zaman dilimi içerisinde tamamlanan çalışma,
  • Bir sonraki zaman diliminde tamamlanacak çalışma,
  • Zaman dilimi içerisinde onaylanan değişikliklerin özeti,
  • Gözden geçirilmesi ve tartışılması gereken diğer ilgili bilgiler.

Eksiksiz bir rapor, proje tamamlama öngörülerini de (zaman ve maliyet dahil) içermelidir. Bu raporlar düzenli olarak ya da istisnai durumlarda hazırlanabilir.

Performans Raporlarına temel oluşturacak veriler temelde 4 süreç içinden gelmektedir. Bu süreçler:

  • Kapsamın Kontrolü
  • Zaman Çizelgesi Kontrolü
  • Maliyetlerin Kontrolü
  • Kalite Kontrolü

Özellikle Zaman Çizelgesi Kontrolü ve Maliyetlerin Kontrolü süreçlerinden gelen veriler, Performansın Raporlarının içinde kullanılmaktadır. Bu verileri hatırlayalım:

  • Zaman Çizelgesi Varyansı
  • Zaman Çizelgesi Performans İndeksi
  • Maliyet Varyansı
  • Maliyet Performans İndeksi

Bütün bunların yanı sıra geleceğe yönelik tahminler de Performans Raporlarının içinde yer alır. Bu verilerin de sayısal olanları şunlardır:

  • Tamamlanma için Gerekli Maliyet
  • Tamamlanma Noktasındaki Maliyet
  • Tamamlanma Noktasındaki Fark

olarak adlandırılır.

——————–

trafik 2cevap2

Üst Yönetimle Toplantı için Kontrol Listesi

Proje yöneticisi olarak üst yönetimle bir toplantıya gireceksiniz. Hangi konularda hazırlıklı olmak gerekir?

* Toplantının amacı nedir?
* Toplantının çıktısı ne olacaktır? Anlaşma, orta yolu bulma, bilgilendirme
* O gün itibariyle planlanana karşı gerçekleşenler? Detay bilgiler hazır tutulmalı fakat gerektiği taktirde sunulmalı.
* Proje ekibinin gösterdiği gayretin sunumu: Ekibin gayretlerinin üst yönetim tarafından açıkça görülmesini sağlayın ki ekip içindeki motivasyon düşmesin.
* Mevcut durumda yaşanan problemler: teknik, parasal, tedarikçi, politik vb.
* Üst yönetimden bundan sonraki süreçte istenen desteğin açık ve net tanımı
* Karşılaşılma ihtimali olan risklerin tanımı, önleme ve düzeltme önerileriniz.
* Proje takım üyelerinin durumu. Değiştirilmesini istediğiniz takım üyesi var mı?
* Sponsorun beklentilerinin sorgulanması
* Müşteri beklentilerinde bir deşiklik oluşmuş ise sponsor ile paylaşılması ve proje yöneticisi olarak önerileriniz.

Yapılacaklar

* Toplantıya girmeden önce zaman, bütçe ve efor ilerlemeleri hakkında detaylı raporları mutlaka çıkarmış olun.
* Yapacağınız toplantı öncesinde ekip üyelerinin üst yönetimden aktarmak istedikleri konular hakkında bilgi almış olun.
* Yakın zamanda yapılmış ve yapılacak işler hakkında detaylı bilgiyi almış olun ki toplantı esnasında gündeme geldiğinde en doğru cevabı verebilin.

 

Örnek İletişim Planı

images-2Paydaş: Sponsor

Gerekli Bilgi: Üst seviye maliyet, zaman çizelgesi, kalite, performans,  ana sorunlar ve planlanan çözümler

Sıklık: Aylık

Paylaşım Şekli: Toplantı ve özet rapor

—-

Paydaş: Müşteri

Gerekli Bilgi: Üst seviye maliyet, zaman çizelgesi, kalite, performans,  ana sorunlar ve planlanan çözümler

Sıklık: Aylık

Paylaşım Şekli: Toplantı ve özet rapor

—-

Paydaş: Fonksiyon Yöneticisi

Gerekli Bilgi: Temel sorunlar ve kişisel performans

Sıklık: İki haftada bir

Paylaşım Şekli: E-mail

Paydaş: Finans

Gerekli Bilgi: Proje maliyet raporları

Sıklık: Aylık

Paylaşım Şekli: E-mail

Paydaş: Proje Yöneticisi

Gerekli Bilgi: Takım liderlerinden haftalık durum raporu

Sıklık: Haftalık

Paylaşım Şekli: E-mail ve haftalık durum toplantısı

İletişimin Planlanması – PMBOK

Proje paydaşlarının bilgi ihtiyaçlarının belirlenmesi ve bir iletişim yaklaşımının tanımlanması sürecidir.

İletişimin Planlanması süreci, paydaşların bilgi ve iletişim ihtiyaçlarına yanıt vermek için yürütülür; örneğin, kimin hangi bilgiye ne zaman ihtiyaç duyacağı , bu bilgilerin onlara nasıl ve kimin tarafından verileceği gibi konularda kararlar alınır.

İletişimin yanlış planlanması veya hiç planlanmaması mesajların iletilmesinde gecikmelere, hassas bilgilerin yanlış yerlere gönderilmesine ve bazı paydaşlara eksik bilgi gönderilmesine yol açabilir.

Etkin iletişim, bilginin doğru içerikte, doğru zamanda ve doğru etkiyi yaratacak şekilde sunulması demektir.

Verimli iletişim ise sadece gerekli bilgilerin sunulması anlamına gelir.

Neye İhtiyacımız Var?

İletişimin planlanabilmesi için öncelikle Paydaş Listesi elinizin altında olmalıdır. Paydaş Listesi’ni inceleyerek, hangi paydaşı nasıl yönteceğinize dair bir strateji geliştirmelisiniz. Geliştirdiğiniz stratejilerde hangi paydaşa hangi bilgileri göndereceğinizi veya hangi bilgileri alacağınızı belirlemekte yardımcı olacaktır.

Nasıl Yapılır?

İletişim Analizi ve İletişim Teknolojisini belirleyerek, iletişim planına ulaşılabilir. Yapılması gereken şey, proje sürecinde Gantt Şemasına da bakarak, öncelikle Major Toplantıların (Üst Yönetime, Sponsora) zamanına, katılımcılarına, yerine, gündemine karar vermek, daha sonra  Minor Toplantıların sıklıklarını belirlemek ve aynı şekilde olmazsa olmaz katılımcıları, gündem konularını belirlemek olarak özetlenebilir.

Ayrıca bilgi akışında kullanılacak araçlar, teknoloji, formlar, yazılımlar da netleştirilir. Bu araçların neler olduğu proje ekibine tanıtılmalıdır.

Ortaya Ne Çıkar?

İletişim planı, herkesin baktığında bu projede iletişimin nasıl yapılacağını anlaması gereken bir doküman olmalıdır.

İçinde örneğin;

  • Takım üyeleri gerçekleşme verilerini ne sıklıkta Proje Yöneticisine ve nasıl aktaracaklardır?
  • Proje Yöneticisi, üst yönetimi veya müşteriyi ne sıklıkta ve hangi bilgi içeriği sunarak bilgilendirecektir.
  • Üretilen bilgiler nasıl arşivlenecektir.
  • Rapor formatları, sıklığı, kimden kime gönderileceğine dair yaklaşım.
  •  ve daha fazlası…

Müşteri için Doğru Şeyler Yapmak

  • Proje Kapsamını Müşteriye Doğru Anlatmak: Proje Yöneticisi, müşterisine müzakereler sonucu ulaştığı kapsamı açık ve net olarak, anlatmak zorundadır. Kapsamda belirsizlikler olsa dahi bu belirsizliklerin de neler olduğu konusunda iki tarafta hemfikir olmalıdır. Kapsamda değişiklikler oldukça veya kapsamdaki belirsizlikler ortadan kalktıkça müşteri gelişmelerden haberdar edilmeli ve kapsamı kontrol altında tutabilmek için Proje Yöneticisi azami gayreti göstermelidir.
  • Riskleri Dikkatli Takip Etmek: Proje Yöneticisi, kendisinin ve ekibinin geçmiş deneyimlerini proje planına yansıtabilmelidir. Geçmişte yaşanan olumsuzlukları yok etmek için Risk Yönetimi’ne önem vermelidir. Projesi için yapacağı düzenli Risk Değerlendirme Toplantıları ile risklere nitel veya nicel tehdit değerleri verip, önlem alınması gereken durumları sorgulamalıdır.
  • Etkili İletişime Önem Vermek: Müşteriniz, sizin onun işiyle ne kadar uğraştığınızı merak eder. Bir hayli zaman harcayıp, uğraşsanız bile eğer müşteriyi bu konuda bilgilendirmesseniz, onun işini arka plana attığınızı düşünecektir. Bu yüzden olumlu ve olumsuz gelişmeleri, uğraşlarınızı, yapabildiklerinizi ve yapamdıklarınızı eğer düzenli olarak bildirirseniz, başarı için toleranslarınız artar.
  • Proje İlerlemesini Raporlamak: Müşteri istediği bir anda kendi projesinin ne durumda olduğunu görmek ister. Bunun için de şeffaf bir Proje Yönetimi’nin olmasını ister. Projenin gelişmesini görmek için herhangi bir kimseye sormadan bir kaç tıkla ve çok kısa bir zaman içinde gelişme raporuna kolayca ulaşma talebi olur. Şeffaf bir Proje Yönetimi yapısını sağlamak için gerekli alt yapı çalışmalarına başlayın. Bu sayede müşteri size olan güveni de artacaktır.

Özet

Müşteri için doğru şeyleri yapmak, müşterinin her istediğini yapmak anlamına gelmez. Müşterinizi Proje Yönetimi’nin nimetlerinden faydalandırabilirseniz, başarı kendi kendine gelecektir.

Proje Raporları

Projeleri belirli fazlara bölerek, yönetimi ve takibi kolaylaştırmak mümkündür. Bu sayede bir sonraki aşamada yapılacak işlemler daha net görülebilir.

 Bir diğer yandan, projenin en başındayken, sonraki aşamalar için çok detaylı plan yapmakta her zaman anlamlı değildir. Süreçler yaşandıkça ve bir takım belirsizlikler ortadan kalktıkça sonraki aşamaları detaylandırmak planların daha gerçekçi olmasını sağlar.

Sonraki aşamaları planlayabilmek içinse bitirilen aşama ile ilgili önemli çıktılara ulaşmak gerekir. Böylece hem bir sonraki aşamaya geçip, geçmeyeceğinize karar verirsiniz hem de yapılacak işleri netleştirirsiniz. Aşama sonlarında ara ürün olarak mutlaka bazı çıktılar oluşacaktır ama önceden belirleyeceğimiz raporlar da  bize sonraki aşamada karşılaşacaklarımızla ilgili önemli ipuçları verir.

Aşağıdaki proje hayat döngüsünde hangi aşamada hangi bilgileri içeren raporların üretilmesi gerektiğine dair bir gösterim var. Kendi kurmunuzda aşamalarını tanımlayıp, benzer biçimde bir gösterim kullanırsanız, projenin aşamalarını ve çıktılarını anlamak daha kolaylaşacaktır.

asama-raporlari

Internet Üzerinden Proje Yönetimi

Ben, Google Project’in çıkmasını beklerken (hatta Google’ın fikirler bölümüne bu konuda mesaj bile bırakmışken) Microsoft’un aşağıdaki sitesi bir hayli dikkatimi çekti. http://workspace.office.live.com

Şablonlar içinden çalışma ortamı seçmek mümkün.

windowslive1

Proje Çalışma Ortamı seçildiğinde projeler içinde olması gereken powerpoint, word, excel, not, katılımcılar, yapılacaklar listesi gibi şablon dosyalar mevcuttur.

windowslive2

Proje Zamanlaması ile aktivitelerinizi belirleyip, zaman programı oluşturabilmek mümkündür.

windowslive3

Proje içine yeni dosya eklemek mümkün.

windowslive4

Öğrenilen Dersler Raporu

Projelerde genellikle proje kapanışında hazırlanan bu rapor için aslında PMI, her aşamanın kapanmasında hazırlanmasını önerir. Özellikle uzun projelerde, projenin sonunu beklemek, öğrenilmiş olan derslerin unutulması anlamına gelecektir.

Aşama sonlarına ulaşıldığı iyi giden olayları da, kötü giden olayları da bu rapora ekleyebilirsiniz. Genel olarak içerik aşağıdaki başlıkları içerebilir.

·        Açıklamalarıyla birlikte planlardan sapmaya sebep olan olaylar.

·        Teknik olarak kullanılan yöntem ve araçların sunduğu faydalar, zorluklar, eksiklikler

·        İlerideki aşamalarda değiştirilmesini önereceğiniz, süreçler, iş akışlar, sure ve maliyet tahminleri, riskler.

·        Tamamlanan aşamanın başka bir projede tekrar karşımıza çıkması durumunda neyi farklı yapardık sorusuna cevap.

·        Proje taraflarıyla ilgili alınan dersler. Tarafların geçmiş aşamadaki tutum ve davranışlarının sonraki aşamalara nasıl yansıyabileceğine dair tahminler ve sonraki aşama sorumlularına uyarılar.

Bilgi Kaynakları:

  • Süreçleri gözlemleme
  • Günlük alınan kayıtlar
  •  Düzenli yapılan toplantı notları

Son söz:

Projelerden toplanan öğrenilen dersler, Proje Ofisi birimi tarafından kalite kriteri olarak dönüştürülür. Böylece yeni projeler, proje yöneticilerine atanırken her aşamanın, hatta aktivitenin dikkat edilmesi gereken, geçmişte yapılmış hataları da proje yöneticisine sunulmuş olur. Böylece, farklı takım üyelerinin aynı hataya bir daha düşmesi engellenir.

 

Proje Yönetimi Kültürü

Bir şirkette Proje Yönetimi kültürünü yerleştirmek zaman ve sabır ister. Öncelikle projelerde görev alacakların Proje Yönetimi disiplinin varlığından haberdar olmaları gerekmektedir. Proje Yönetiminin günümüzde sadece tecrübelerden elde edilen bir bilgi birikimi olmadığını, Proje Yönetiminin bir takım disiplinlerin bütünleşik olarak yönetimi ile mümkün olduğunu bilmeleri gerekmektedir.

Proje Yönetimini bir şirkete adapte etmenin en önemli aracı bir Proje Ofisini resmi olarak kurmaktır ve Kültürel Değişim Projesinin sorumluluğunu da bu Ofise vermek önemli bir adımdır.

Sonraki adımlar şu şekilde sıralanabilir.


Proje Yöneticilerinin ve projelere destek olan kişilerin rol ve sorumluluklarını açıkça tanımlayın.

 
Proje Yönetimi konusunda farkındalığı artırmak adına iç veya dış destekli eğitimler organize edin.  Özellikle Proje Yöneticilerine ve Departman Yöneticilerine özelleştirilmiş eğitimler organize edin.

Projelerinizin geçtiği süreçleri yazılı hale getirerek, eksik yanları belirleyin ve bu süreçleri daha da iyileştirerek, kuruma özel metodunuzu geliştirin.

 
Proje Yönetimi’nin faydalarını gördükçe bunları “yaşanmış örnek” olarak sunumlar hazırlayın/hazırlatın ve bunları kurum genelinde düzenli aralıklarla yapacağınız oturumlarda tartışmaya açın.


Projelerde etkin, istekli, hevesli çalışan takım üyelerini proje yöneticisi olmak üzere yetiştirin. Proje Yöneticiliğini bir kariyer hedefi olarak kurum geneline tanıtın.

 

Tabi ki yazılacak daha çok şey var, fakat yukarıdaki adımları bir şirket politikası olarak oturtmaya karar verirseniz, geri kalan süreç kendiliğinden gelecektir.

Projelerde İletişimin Önemi

Belki de uzun yıllardır proje yönetme tecrübesine sahipsiniz. Teknik olarak pek çok ürünün ortaya çıkmasında önemli roller üstlendiniz. Teknik bilgi birikiminiz sayesinde kurumunuza önemli kazançlar sağladınız. Peki, bu teknik bilgi birikimi sizi iyi bir proje yöneticisi yapar mı?

Projeler yapısı itibariyle farklı disiplinlerden insanların bir arada çalışmasını zorunlu kılar. Proje ekibine katılan heterojen bir grubun proje hedefleri için farklı bakış açılara da sahip olacağı açıktır. İşte bu kişilerin ve fikirlerin veya ihtiyaçların bir arada yönetilmesi Proje Yöneticisinin görevidir. Bu çerçevede “Proje Yöneticisi, ekip içindeki iletişimi etkin olarak yönetmelidir” diyebiliriz.

İletişim, yönetilmesi en zor olan disiplindir. Çünkü projeye dahil olan insan sayısı artıkça bireyler arasındaki iletişim kanallarının sayısı katlanarak artar. Örneğin, 4 kişilik bir ekipte 6 adet iletişim kanalı varken, 5 kişilik bir ekipte 10 adet iletişim kanalı mevcuttur. (n*(n-1)/2)

Bunun yanısıra iletişimin bir çok aracı vardır; Sözlü, yazılı, vücut dili, söylemdeki vurgu, mimik hareketleri, ima etme vb. araçlar iletişimin takibini de zorlaştırmaktadır.

Projelerin başarısız olmasının arkasındaki en önemli problem iletişime gerektiği kadar önem vermemektir. Yanlış anlama, yanlış bilgi aktarma, iletişime kapalı olan insanlar, bireysel çatışmalar, kültürel farklılıklar projenin herhangi bir aşamasını kolayca planların dışına itebilir. Fark edilmesi zor olduğu gibi hatanın sorumlusunu bulmak da çoğu zaman mümkün değildir.

Proje Yöneticilerine Özel Blog Sayfası

Bazı insanlar vardır, hiçbir iş yapmazlar ama öyle bir anlatırlar ki duyduğunuzda “çalışırken ben hiç görmedim ama demek ki karşıdaki küçük dağları demek O yaratmış” dersiniz, bazı insanlar da vardır iş yaparlar ama dile getirmekten hoşlanmazlar, yaptıklarının görülmesini, farkedilmesini beklerler. Sizce hangisi daha hızlı kariyer basamaklarında yükselir?

Artık Proje Yöneticileri’nin, Takım Üyelerinin kendilerini ve yaptıklarını gerek yazı ile gerek resimleri ile anlatacağı bir sosyal ağ hizmete girdi.

Herkes üye olabilir. Çalıştığı projelerden, deneyimlerinden, gelecek hedeflerinden bahsedebilir. Projelerde öğrendiklerini başkalarıyla paylaşabilir ve daha nice Proje Bazlı çalışan kişilerle tanışma imkanı bulabilir.

En azından bitirdiğiniz projelerin neler olduğunu, projenin hangi süreçlerinde hangi görevi üstlenerek, çalıştığınız bile yazsanız, ileride kariyer gelişiminiz için kendinizle ilgili tecrübeler listesini web ortamında sunmuş olursunuz..

Sizleri Proje Yöneticileri’nin Blog Sayfasına Davet Ediyorum http://projeyoneticileri.ning.com

Etkili Toplantı

“TOPLANTI, TOPLANTI, YİNE TOPLANTI… TOPLANTILARDAN ZAMAN BULUP DA İŞ YAPMAYA VAKİT YOK”:

 Kimbilir işyerinizde kaç kez bu tip yakınmalar duymuşsunuzdur. Belki de bizzat kendiniz toplantıların yoğunluğundan yakınıyorsunuzdur. Kötü yönetilen, kötü planlanan, iyi hazırlanılmamış toplantılar, insan kaynağının önemli bir zaman dilimini yok etmektedir.

Bu konuda bir kaç ipucu toplantıların daha verimli geçmesini sağlayabilir;

Toplantı Duyurusu : Toplantıların başarılı sona erebilmesi için katılımcılara önceden toplantıların gündemi ile ilgili bilgi verilmesi oldukça önemlidir. Katılımcıların hazırlanması gereken konularda açıkça toplantı duyurusunda belirtilmelidir. Katılımcıların hazırlanması için gerekli zaman dilimi mutlaka göz önüne alınmalıdır.

Katılımcılara, toplantının yapılacağı yer, tarih ve saat bilgileri de eksiksiz olarak
iletilmelidir.

Toplantı Zamanları : Katılımcıların motivasyonunu etkileyecek önemli faktörlerden bir tanesi de toplantı zamanlarıdır. Mesai çıkışına yakın veya bir tatil arifesinde planlanan toplantıların verimsiz geçme ihtimali yüksektir.

Toplantı Ortamının Hazır Olması : Toplantıdan önce, toplantı esnasında lazım olacak araç – gerecin kontrolü ve tedariği de önemlidir. Hazırlığı yapılmamış bir toplantı salonu, toplantının bölünmesine veya geç başlamasına sebep olabilir.

Zamanında Başlama : Toplantılara mutlaka zamanında başlayın. Geç kalanlara bir açıklama yaparak, toplantının bölünmesine izin vermeyin. Bu konudaki ciddiyet, katılımcıların da toplantıya tam zamanında gelme konusunda hassasiyet göstermelerine sebep olur.

Toplantı Liderini Belirleyin : Bir toplantı bir kişinin liderliğinde yürütülmeli ve bunu da bütün katılımcılar önceden bilmelidirler. Genelde önerilen; toplantıyı talep eden kişinin toplantı liderliğini üstlenmesidir. Toplantı Liderinin amacı, konuşmaların gündem maddesi üzerinde yoğunlaştırmaya çalışmaktır.

Toplantı Amaçlarına Yönelik Tartışmalar : 650 yönetici üzerinde yapılan bir araştırmada, toplantı esnasında karşılasılan en büyük problemin “konudan sapma” olduğu belirlenmiştir. Toplantı liderinin ve katılımcıların toplantı gündemine sadık kalması ve problemin özüne yönelik tartışmaların yapılması önemlidir. Pek çok yönetici, toplantılarda genelde problemlerin etrafında döndüklerini, hiç bir zaman öze inemediklerinden yakınır.

Toplantının Bölünmemesi : Toplantı esnasında yapılan çay, kahve, kuru pasta
ikramlarını kaldırın. Katılımcıların dikkatini dağıtan bu uygulamalar, 1 saatten fazla sürecek toplantılarda periyodik aralar verilerek, toplantı salonunun dışında
gerçekleştirilmelidir. (Böylece önemli evraklar da çay, kahve dökülmelerine karşı
korunmuş olur.)

Katılımcıların Ortak Hedeflerde Buluşması : Toplantının başarısı, katılımcılar arasında fikirlerin ve bilgilerin açıkça dolaşmasına bağlıdır. Katılımcılar, kişisel çatışmalarından veya ast-üst bürokrasiden kaçınmalı, problemlere odaklanmalıdırlar. Bu ortamda toplantı liderinin etkinliği önemlidir.

Toplantının Ulaştığı Başarının Özetlenmesi : Toplantının hedeflerine ulaşıldığında, kilit noktalar ve önemli görev/sorumluluk/yetki atamaları tamamlandığında, bütün bu verilerin özetlenmesi ve bir toplantı raporunun hazırlanması gerekebilir. Bu aynı zamanda toplantının başarısını simgeler.

Toplantının Sonlandırılması : Toplantı lideri olarak, katılımcıların da güvenini kazanmak adına toplantıyı önceden duyurulan saatte bitirmeye özen gösterin. Unutmayın ki, katılımcılarda iş programlarının, bu toplantının bitim saatine göre ayarlamış olabilirler.  Eğer tartışma konuları henüz bitmemiş ise toplantıya o sırada devam etmek yerine ortak olarak belirlenecek başka bir tarih ve saatte buluşmak daha faydalı olacaktır.

Toplantı liderinin sorumluluğu buna benzer toplantı yönetmeliklerine uyulmasını
sağlamaktadır. Bu yönetmelikler toplantı salonlarına asılarak, katılımcıların uyması gereken basit kurallar hatırlatılmış olacaktır. Toplantıların verimliliğinin, kurumun temel hedeflerine ulaşmadaki başarısını direk etkileyeceği unutmamak gerekir.

Projeniz Açık Olsun…

Proje planları tüm yönleriyle herkes tarafından görülebilir olmalıdır. Proje takım üyeleri, üst yönetim, müşteri herhangi bir anda projenin ilerlemesiyle ilgili özellikle ana kilometretaşlarını ve teslimatlarla ilgili mevcut ilerleyişi takip edebilmelidir.

Proje takım üyelerinin ve fonksiyon yöneticilerinin desteğini alabilmek ve motivasyonu proje boyunca yüksek tutabilmenin yolu planın herkesin ulaşabileceği bir ortamda yayınlamaktan geçer.

Üst Yönetim de yine planların açık olmasından dolayı proje ekibinin performansını daha kolay takip edebileceği için herhangi bir gecikmeyi de kolayca analiz edebilecektir.

Müşteri açısından bakıldığında, projesini şeffaf olarak yöneten kurumlar gelecekte müşteriler tarafından daha fazla tercih edilecektir.

Proje Durum Raporu Nasıl Hazırlanır?

Bir projenin yöneticiliğine atandınız, projeniz başladı ve bir takım gelişmeler oldu. Bir kaç gün sonra üst yönetim projenin nasıl gittiğine dair bir durum raporu isterse, bu rapora hangi bilgileri koymak gerekir? Açıkçası bu raporun içeriğiyle ilgili şablon bir belge yok fakat bazı önerileri aşağıda görebilirsiniz. .

Yönetim Açısından Bakış

Eğer projeniz önemliyse, yöneticiler, projenin gelişimiyle ilgili detay bilgi beklerler. Mükemmel hazırlanmış bir durum raporu, üst düzey yöneticilerin projenin ilerleyişiyle ilgili doğru bilgilenmesini sağlayan ve projenin gidişatını anlatan bir rapor olmalıdır. Rapor, genel durumdan detaya doğru ilerlemelidir. Böylece ilk bakışta projenin genel durumu görülebilirken, arka sayfalarda daha detay verilere ulaşılır.

Varolan Durum

Projenin durumunu raporlayabilmek için üç adet bileşeni dikkatle incelemek gerekir:

  • Genel DurumProjenin genel ilerleme durumunu bilmek zorundasınız. Üst Yönetim, bir projenin zor durumda olup, olmadığını, planlanana oranla gerçekleşen arasındaki farkları genel olarak bilmek ister.
  • Kilometre taşlarıProjenizin belirli ara sonuçları (ara ürünleri) belirli tarihlerde üretilmiş olmalıdır. Üst Yönetim, hangi kilometre taşının tamamlandığını, hangilerine ne kadar yaklaşıldığını veya hangilerinde kayma yaşandığını görmek ister. Bu sayede projenin biraz daha detayda incelenmesi sağlanır.
  • Problemler Projeler ilerlerken baştan düşünülmeyen ve yönetimin kararıyla şekillenecek bazı konular, proje ekibinin karşısına çıkar. Proje yöneticisi, Durum Raporunda Üst Yönetim’in bu engeller hakkında doğru karar verebilmesi için problemleri net bir şekilde açıklamalıdır.

Durum Raporunun Oluşturulması

Yukarıdada ifade edildiği gibi Durum Raporları projenin genelini anlatarak başlamalı ilerleyen sayfalarda detayları anlatmalıdır.

Projenin Genel Durumu – “Yönetici olarak, bu genel durumdan memnunsam, raporun gerisini okumama gerek kalmayacaktır.”

Projenin Genel Durumunu Anlatan Ana Kilometre taşları Genel durumda sorun olduğunu gördüğüm için acaba hangi kilometre taşında sorun var? Sorunlu olan kilometre taşı kimin (hangi departmanın) sorumluluğunda? Kilometre taşının içinde bulunduğu proje aşaması nedir ve projenin genel durumunu etkileyecek mi?”

Problemler – “Özellikle problemli olan ana aşamalar ve kilometre taşları için problemin kaynağı nedir? İyi bir proje yöneticisi, Üst Yönetimin karar bağlayacağı konuları önem sırasına göre yazması gerekir. Hangi problem, projeyi daha fazla etkileyecekse o ilk sırada yer almalı, önem sırası azaldıkça geriye doğru sıralanmalıdır. İyi bir proje yöneticisi sadece problemi yazmakla kalmamalı, Üst Yönetim’in vereceği kararın neler olabileceğini, bu kararların avantaj ve dezavantajlarını da rapora eklemelidir..

Rapor Detayı

Proje Yönetimi yazılımlarını da yardımıyla bir proje durum raporu 30 dakikalık bir sürede yazılabilir fakat üst yöneticinin raporu okumak için 30 dakika ayıracağını düşünmeyiniz. Bu süre çok daha kısa olacaktır.

Detayları lafı uzatmadan nasıl vermek gerekir?

  • İmleme İşaretleri (Bullets) kullanın. Düz yazı okumak sıkıcıdır.
  • Gereksiz başlık ve kolon kullanmaktan kaçının. Tarih: 7/4/2008 ifadesi aslında sadece 7/4/2008‘i anlatmaktadır.
  • Kısaltmaları kullanın. Kurum içinden genel olarak bilinen kısaltmaları kullanarak, raporu olabildiğince kısa tutun.

Genel Durumu Anlatan Temel Veriler

  • Projenin Adı
  • Projenin Kodu (Kurum içinde tanımlanmışsa)
  • Genel Durumu Anlatan Gösterge (yeşil, sarı, kırmızı)
  • Bugüne kadar ulaşılması gereken % oran (planlanan tamamlanış)
  • Şu anda fiilen projenin % kaçında olduğunuz
  • Planın kaç gün ilerisinde veya gerisinde olduğunuzu gösteren ifade
  • Karşılaşılan engellerin ana başlıkları önem sırasına göre dizimi

Kilometre taşlarını Anlatan Temel Verileri

  • Kilometre taşının adı
  • Hedef Tarih
  • Gerçekleşen Tarih
  • Mevcut Duruma Göre Tarih
  • Tarih Farkı (Mevcut Tarihle Hedef Tarih arasındaki fark)

Kilometre taşlarının durumu da projenin genel durumu gibi yeşil, sarı ve kırmızı renklerle gösterilmeli ve olabildiğince kolay anlaşılabilir hale getirilmelidir.

Problemlemleri Anlatan Temel Veriler

The final portion of your status report is to list the major issues your project faces. Important data that we need on your issues:

  • Problemin Kısa Tanımı ve Açıklaması.
  • Problemin Ortaya Çıkış Tarihi ve Zamanı üzerinden hayli zaman geçmesine rağmen çözülmeyen sorunlar, yeni sorunlar yaratabilir, bu yüzden sorunların ne zamandan beri gündemde durduğu takip edilmelidir.
  • Önem ve Aciliyet DüzeyiYukarıda da ifade ettiğimiz gibi hem önem hem de aciliyet açısından üst yönetimin kararını bekleyen konuların sıralanması ve projenin bu problemelerden en az etkilenerek, ilerletilmesi gerekir..
  • Problemin Sahibi Problem kim veya hangi departmanla ilgili.
  • Çözüm ÖnerileriProje Yöneticisi, kendisi veya ekibinin problemle ilgili önerilerini avantaj ve dezavantajları da ifade ederek, raporuna eklemelidir. Aksi takdirde, sanki sadece şikayet eden ama çözüm geliştiremeyen bir yönetici durumuna düşer. Bu üst yönetimin kesinlikle istemediği bir şeydir; Üst Yönetimin temel fonksiyonu stratejik kararlara imza atmak, projelere politik açıdan destek vermek ve ekibin tıkandığı noktalarda yolu açmak olarak özetlenebilir. Bu yüzden çıkan sorunlarla ilgili çözüm önerilerini de proje yöneticisi başta olmak üzere proje yönetim takımından beklerler.

Öğrenilen Dersler Neden Önemlidir?

Organizasyonlar sadece kar amacıyla değil, kendilerine deneyim katacak konularda da projeler üreterek, uzun vadede bunları kazanca dönüştürmeyi hedeflerler. Başarılı veya başarısız biten her türlü proje aslında proje yöneticisine önemli deneyimler kazandırır.

PMI’ın kapanış sürecinde “yönetimsel kapanış” işleminin önemli gayeleri vardır. Kurum içinde projenin resmi kabulünü gerçekleştirmek ve ürünü fiilen kullanıma geçirmek amaçlardan biriyken, diğeri de proje kayıtlarının arşivlenmesini sağlayarak, kurum deneyiminin artmasına katkıda bulunmak, şeklinde ifade edilebilir.

Proje arşivlerinin içinde projeye dahil olan kişiler, planlardaki revizyon kayıtları, gerçekleşmelerle planların karşılaştırılması vb. olarak sayılabilir.

Öğrenilen dersler de proje arşivlerindendir PMI’a göre Öğrenilen Dersler, neyin doğru neyin yanlış gittiğini analiz etmek amacıyla hazırlanan kayıtlardır. Öğrenilen Dersler, proje aşamaları tamamlandıkça belgelenmelidir. Böylece organizasyonun öğrenme hızını geliştirir. Bu kayıtların Proje Ofisi gibi bir merkezde toplanıyor ve daha sonra tekrar proje yöneticilerinin kullanımına sunuluyor olması, çok daha koordineli bir çalışma yaratacağından öğrenime daha fazla katkı sağlayacaktır.

Öğrenilen Derslerin sonraki proje yöneticilerine fayda sağlayabilmesi için yazım biçimi de çok önemlidir. Makale şeklinde yazılan Öğrenilen Derslerin hem yazımı hem de okunması zordur. Bu yüzden aslında Öğrenilen Dersler, sonraki proje yöneticilerinin kolay kullanılabilmesi amacıyla “Kontrol Listesi – Checklist” haline dönüştürülmelidir. Öğrenilen Dersler artıkça Kontrol Listesi de genişleyecek ve gelecekte bir proje yöneticisi kendisinden önce ne tip hatalar yapılmışsa bu hatalara düşmemek için tüm detayları kontrol ederek, gerekli doğrulamaları gerçekleştirmiş olacaktır. Kontrol Listeleri, PMI’ın Proje Kalite Yönetimi bilgi alanı içinde detaylı ele alınmaktadır.

Sohbete başla
Merhaba, bana hızlıca ulaşın.