Arşiv

Archive for the ‘Proje İletişim Yönetimi’ Category

121- Alınan Dersler


Sosyal sorumluluk projemize katılmak ister misiniz? www.patreon.com/projeyonetimi

Buradan elde edilen gelirin tamamını üniversite öğrencilerine Proje Yönetimi ve Microsoft Project eğitimlerimizi ücretsiz sunmak amacıyla kullanacağız ve destek verenlere düzenli olarak bilgi vereceğiz.

114- Proje Çalışmalarını İzlemek ve Kontrol Etmek – İletişim Kontrolleri


Sosyal sorumluluk projemize katılmak ister misiniz? www.patreon.com/projeyonetimi

Buradan elde edilen gelirin tamamını üniversite öğrencilerine Proje Yönetimi ve Microsoft Project eğitimlerimizi vermek amacıyla kullanacağız ve destek verenlere düzenli olarak bilgi vereceğiz.

Müzakere

Müzakere becerileri, bir proje yöneticisi için önemli bir gereksinimdir. Anlaşmazlıkların çözümünde avantajlı hale gelebilmek için müzakere tekniklerini bilmek gerekir.

“Uzlaşma; ödün vermek ya da anlaşmaya varmak amacıyla ortak ya da karşıt ilgi alanları olan tarafları bir araya getirme stratejisidir. Proje yönetiminin önemli bir parçası olan uzlaşma başarılı uygulandığı takdirde projenin başarı olasılığını artırır.

Aşağıdaki beceri ve davranış tarzları başarılı bir uzlaşmada yararlıdır:

  • Durumu analiz edin.
  • Gerek sizin gerekse onların istek ve ihtiyaçlarını ayırt edin.
  • Kişilerin konumları yerine ilgi alanları ve sorunlar üzerine odaklanın.
  • Çok isteyip, az verin; ama gerçekçi olun.
  • Bir taviz verdiğinizde, sadece boyun eğmek yerine sanki çok değerli bir şeyden vazgeçiyormuş gibi davranın.
  • Her iki taraf da kazandığını hissetmelidir. Bu her iki tarafın da kazandığı stil tercih edilir ancak her zaman sağlanamaz. Mümkünse diğertarafın sizin kendisinden yararlandığını düşünerek ayrılmasına izin vermeyin.
  • Dikkatli bir şekilde dinleyin ve kendinizi iyi ifade edin. “

10.2. İletişimin Yönetilmesi – PMBOK 5

PMBOK 4’te yer alan ve Bilgilerin Dağıtılması – PMBOK olarak geçen sürecin adı yeni PMBOK’ta İletişimin Yönetilmesi olarak değiştirildi.

Tanımı ise; İletişim yönetim planı çerçevesinde bilgilerin oluşturulması, toplanması, dağıtılması, depolanması ve nihai olarak tanzim edilmesi gibi işlemleri içeren bir süreçtir.

Neye ihtiyacımız var?

  • İletişim Yönetim Planı
  • Çalışma Performans Raporları

Nasıl yapılır?

  • İletişim teknolojisi
  • İletişim modelleri
  • İletişim yöntemleri
  • Bilgi yönetim sistemleri
  • Performans raporlama

Ortaya ne çıkar?

  • Proje iletişimi

Performansın Raporlanması – PMBOK

images-3Durum raporları, ilerleme ölçümleri ve öngörüler gibi performans bilgilerinin toplanması ve dağıtılması sürecidir.

Performansın raporlanması süreci, gerek projedeki ilerlemenin ve performansın anlaşılması ve iletilmesi, gerekse proje sonuçlarının öngörülmesi amacıyla temel çizgi verilerinin ve gerçekleşen verilerin karşılaştırmalı olarak periyodik bir şekilde toplanmasını ve analiz edilmesini içerir.

  • Yüzde tamamlanma,
  • Kapsam, Zaman, Maliyet, Kalite ile ilgili detaylar,
  • Geçmiş performansın analizi,
  • Risklerin ve sorunların mevcut durumu,
  • Zaman dilimi içerisinde tamamlanan çalışma,
  • Bir sonraki zaman diliminde tamamlanacak çalışma,
  • Zaman dilimi içerisinde onaylanan değişikliklerin özeti,
  • Gözden geçirilmesi ve tartışılması gereken diğer ilgili bilgiler.

Eksiksiz bir rapor, proje tamamlama öngörülerini de (zaman ve maliyet dahil) içermelidir. Bu raporlar düzenli olarak ya da istisnai durumlarda hazırlanabilir.

Performans Raporlarına temel oluşturacak veriler temelde 4 süreç içinden gelmektedir. Bu süreçler:

  • Kapsamın Kontrolü
  • Zaman Çizelgesi Kontrolü
  • Maliyetlerin Kontrolü
  • Kalite Kontrolü

Özellikle Zaman Çizelgesi Kontrolü ve Maliyetlerin Kontrolü süreçlerinden gelen veriler, Performansın Raporlarının içinde kullanılmaktadır. Bu verileri hatırlayalım:

  • Zaman Çizelgesi Varyansı
  • Zaman Çizelgesi Performans İndeksi
  • Maliyet Varyansı
  • Maliyet Performans İndeksi

Bütün bunların yanı sıra geleceğe yönelik tahminler de Performans Raporlarının içinde yer alır. Bu verilerin de sayısal olanları şunlardır:

  • Tamamlanma için Gerekli Maliyet
  • Tamamlanma Noktasındaki Maliyet
  • Tamamlanma Noktasındaki Fark

olarak adlandırılır.

——————–

trafik 2cevap2

Üst Yönetimle Toplantı için Kontrol Listesi

Proje yöneticisi olarak üst yönetimle bir toplantıya gireceksiniz. Hangi konularda hazırlıklı olmak gerekir?

* Toplantının amacı nedir?
* Toplantının çıktısı ne olacaktır? Anlaşma, orta yolu bulma, bilgilendirme
* O gün itibariyle planlanana karşı gerçekleşenler? Detay bilgiler hazır tutulmalı fakat gerektiği taktirde sunulmalı.
* Proje ekibinin gösterdiği gayretin sunumu: Ekibin gayretlerinin üst yönetim tarafından açıkça görülmesini sağlayın ki ekip içindeki motivasyon düşmesin.
* Mevcut durumda yaşanan problemler: teknik, parasal, tedarikçi, politik vb.
* Üst yönetimden bundan sonraki süreçte istenen desteğin açık ve net tanımı
* Karşılaşılma ihtimali olan risklerin tanımı, önleme ve düzeltme önerileriniz.
* Proje takım üyelerinin durumu. Değiştirilmesini istediğiniz takım üyesi var mı?
* Sponsorun beklentilerinin sorgulanması
* Müşteri beklentilerinde bir deşiklik oluşmuş ise sponsor ile paylaşılması ve proje yöneticisi olarak önerileriniz.

Yapılacaklar

* Toplantıya girmeden önce zaman, bütçe ve efor ilerlemeleri hakkında detaylı raporları mutlaka çıkarmış olun.
* Yapacağınız toplantı öncesinde ekip üyelerinin üst yönetimden aktarmak istedikleri konular hakkında bilgi almış olun.
* Yakın zamanda yapılmış ve yapılacak işler hakkında detaylı bilgiyi almış olun ki toplantı esnasında gündeme geldiğinde en doğru cevabı verebilin.

 

Örnek İletişim Planı

images-2Paydaş: Sponsor

Gerekli Bilgi: Üst seviye maliyet, zaman çizelgesi, kalite, performans,  ana sorunlar ve planlanan çözümler

Sıklık: Aylık

Paylaşım Şekli: Toplantı ve özet rapor

—-

Paydaş: Müşteri

Gerekli Bilgi: Üst seviye maliyet, zaman çizelgesi, kalite, performans,  ana sorunlar ve planlanan çözümler

Sıklık: Aylık

Paylaşım Şekli: Toplantı ve özet rapor

—-

Paydaş: Fonksiyon Yöneticisi

Gerekli Bilgi: Temel sorunlar ve kişisel performans

Sıklık: İki haftada bir

Paylaşım Şekli: E-mail

Paydaş: Finans

Gerekli Bilgi: Proje maliyet raporları

Sıklık: Aylık

Paylaşım Şekli: E-mail

Paydaş: Proje Yöneticisi

Gerekli Bilgi: Takım liderlerinden haftalık durum raporu

Sıklık: Haftalık

Paylaşım Şekli: E-mail ve haftalık durum toplantısı