Arşiv

Posts Tagged ‘plan’

105 – Gerçekleşme Verilerini Toplamak

Kategoriler:Video Etiketler:, , , , ,

103- Planlı Yaşamak

102 – Detaylı Plan Hazırlamanın Faydaları

101 – Detaylı Planlama

84 – Plan Yapmadan Proje Yönetmek Mümkün mü?

Plan Yapmadan Proje Yönetmek Mümkün mü?

Verdiğim eğitimlerin en başında (daha tanışma esnasında) katılımcılar, projelerde planlamanın, insanlarla iletişimin ve proje takibinin öneminden özenle bahsederler.

Daha sonra örnekler yapmaya başlayınca, planlamanın “sözde” değil özde önemli olduğunu ve hatta bir proje yöneticisinin planlamaya, proje takibine önemli bir zaman ayırması gerektiğini gördüklerinde, belki de gözleri korktuğu için, “planlamaya bu kadar zaman ayıramayız” şeklinde bir yorum yaparlar. 

Daha acımasız yorumlar da gelir; Mesela: “bu eğitim bizim ihtiyaçlarımıza karşılık gelmiyor. Bize, daha az planlama yaparak, projelerimizi yönetebileceğimiz bir yöntem gerekiyor.”

Veya bir başkası;

“bizim projeler çok farklı, bize özel bir planalama ve takip yöntemlerinin anlatıldığı bir eğitim gerekiyor.”

Veya bir başkası;

“Planlama önemli ama bizim bu kadar zamanımız yok.”

Veya bir başkası ve benim en çok sevdiğim;

“Bu eğitim çok teknik, bu yüzden bize uygun değil” – bu yorumu çok seviyorum çünkü teknik (elle tutulur, gözle görülür, ölçülebilir) şeyler anlatmaktan hoşlanıyorum ve bu yorum benim doğru işi yaptığımı bana tekrar tekrar hatırlatıyor ve “aman bu katılımcılar bu kadar teknik anlamazlar, daha basit anlatayım.” diye hiç bir zaman da kaygım olmuyor, olmayacaktır da. Bildiğimi, eğmeden, bükmeden anlatıyorum.

Psikoloji,sosyoloji bilimlerinin alt detaylarında yer alan liderlik, motivasyon, ekip yönetme gibi konuların uzmanı değilim ama tabiki bu konular üzerinde önemle durduğum zamanlar da oluyor. Fakat beşeri (insani) özellikleri ölçümlemenin zor olduğunu herkes bilir. Bu yüzden, ben eğitimlerimde katılımcılarıma elle tutulur sonuçlar vermeyi hedefliyorum. Benim verdiğim bir eğitimden sonra kimse şunu diyemez: “Hoca çok güzel anlattı ama bunları nasıl uygulayacağız, anlamadık.”

Dediğim gibi; benim eğitimime katılan bir kişi,  bir projede kapsam, zaman, maliyet, kalite, insan kaynakları, iletişim, risk, tedarik planlarının nasıl hazırlanması gerektiğini uygulayarak, öğrenir. İş yerinde uygular veya uygulamaz o başka ama know-how’dan daha önemli olan do-how’ı alarak eğitimden ayrılır.

Neyse, sonuç olarak, plan yapmadan proje yönetmek mümkün degildir. Begenseniz de, begenmeseniz de…

Kategoriler:Eğitim Etiketler:, ,

MS Project'i Daha Verimli Kullanmak

“Yaklaşan Dalga Planlama” Yöntemini Kullanın

Özellikle uzun vadeli projelerde, projenin gelecekteki tüm detaylarını bilemeyeceğimiz için plan seviyesini öngörebildiğimiz döneme kadar detaylandırılmalıdır. Belirli Kilometre Taşlarına ulaştıkça, projenin geri kalanı tekrar detaylandırılarak, ilerlenmelidir. Aksi halde, her kilometre taşına ulaşıldığında projenin ilerideki tüm detayları değiştirilmek zorunda kalınabilir. Bu da planlama için harcanan eforun ve zamanın gereksiz yere uamasına sebep olur.

İş Kırılım Yapısına Dikkat

Proje planını tüm paydaşların daha rahat anlayabilmesi için projeyi aşamalara bölmek ve bu aşamaların alt detaylarını oluşturarak, planı şekillendirmek çok doğru bir yöntemdir.

Böylece süre, maliyet ve sorumluluklar proje aşamaları detayında görülmüş olur.

Bağlantılara Dikkat

Proje planındaki tüm kilometre taşlarının ve aktivitelerin mutlaka en az 1 adet öncülü ve bir adet de ardılı olmak zorundadır. Bu proje yönetiminin bir kuralıdır.

Özet görevler ise kesinlikle bağlanmamalıdır.

MS Project’teki Kaynaklar, Sorumlular Değildir

Yine çok sık yapılan bir hata; MS Project’te bir aktiviteye kaynak ataması yapmak,  fiilen çalışacak kişiyi atamak anlamına gelir. Sorumlu atamak için farklı yöntemler kullanmak gerekmektedir.

Temel Plan Eksikliği

Pek çok MS Project kullanıcısı Temel Plan (Baseline) özelliğini bilmez. Bu durumda planlanan ile gerçekleşen arasındaki farkı takip etmek mümün değildir.

Baseline – (Temel Plan) ve ayrıca Tracking Gantt (İzleme Gantt Öğesi) ifadelerini MS Project içinde araştırın.

Proje İlerlemesinin MS Project’e Yansıtılması

Proje içinde fiilen gerçekleştirilen tüm aktiviteler, MS Project üzerinde çok hızlı biçimde işlenmeli ve projenin ilerleyişi MS Project ile takip edilmelidir. Yapılan işlerin kayıtlarının geç girilmesi, projenin gidişatını geç öğrenmemize ve projenin kontrolümüzden çıkmasına sebep olacaktır.

Kategoriler:MS Project Etiketler:, , ,