Reklamlar

Archive

Posts Tagged ‘program’

Proje Yönetim Ofisi – Podcast

Reklamlar

Proje Yönetimi için Pratik Bilgiler – 7

    • Şirketler, kaynaklarını doğru hedeflere yönlendirebilmek için “Portföy Yönetimi”’ne önem vermelidir.
    • Bir şirkette portföy, şirketin stratejik kararlarına göre şekillenir.
    • Kaynakların ne kadarının hangi projeye ya da operasyonel işlere ne kadar kaynak ayrılacağı gibi kararlar stratejik kararlardır ve üst yönetimce verilmelidir.
  • Portföy – Program – Proje Yönetimi arasında uyumu oluşturmaktan üst yönetim ve yetkileri çerçevesinde Proje Yönetim Ofisleri sorumludur.

Proje Yönetimi için Pratik Bilgiler – 6

    • Birden fazla projenin bir arada yönetilmesi için “Program Yönetimi”’ne ihtiyaç vardır.
    • Projeler arasında ilişkilerin kurulması gerekir.
    • Bu ilişkiler kaynak kısıtından veya işlerin sıralanması açısından zorunlu olabilir.
  • Stratejilerin programlara dönüştürülmesi için üst yönetimin farkındalık düzeyi yüksek olmalıdır.

Proje Portföy Yönetimi Eğitimimiz UDEMY.com’da

59 – Herkes Proje Yöneticisi olabilir mi?

Bu videodaki hediyeyi kaçırmayın.

52 – Proje Yürütme Komitesi

1.3.4.1.4. Proje Ofisi Kurmak Yetmez

1.3.4. Proje Yönetim Ofisleri

1.3.3. Projeler ve Stratejik Planlama

1.3.2. Portföy Yönetimi

1.3.1. Program Yönetimi

1.3. Organizasyonel Proje Yönetimi

Proje Yönetimi Sohbetleri -2

MS Project Server 2010 ile Portföy Yönetimi

Proje Yönetim Ofisi mi, Proje Destek Ofisi mi?

Son zamanlarda çok sık karşılaştığım bir durum üzerine yazmak istiyorum, bugün. Proje Ofisi’nden ne anlıyor ve ne bekliyoruz?

Öncelikle şunu belirltmem gerekir; Proje Ofisleri pek çok firmada yoğun bir şekilde konuşulmakta ve yavaş yavaş hayata geçirmek için adımlar atılmakta. Eğitim verdiğimiz ve Proje Ofisi’nin ne olduğunu anlattığımız kurumlar yavaş yavaş Proje Ofisi’ni kuruyor, yazılımla destekliyor, sorumlular atıyor, görevler yüklüyor ve doğal olarak PO’nun çalışma biçimiyle ilgili sorunlar yaşamaya da başlıyorlar.

Bu sorunların en başında Proje Ofisi’nin yapacağı işin ne olacağının tam olarak netleşmemesinden kaynaklandığını gözlemliyoruz.

PMI’ın tanımlarında yer alan Proje Yönetim Ofisi için kabaca “projelere yukarıdan bakan bir göz” tanımı vardır. Böylece kaynak yüklemesini projelerin önemine göre değiştirebilir, projelerin metoda uygun ilerleyip, ilerlemediğini denetleyebilir, projelerin ilerlemeleriyle ilgili düzgün veri toplanıp, toplanmadığını kontrol eder. Birden fazla projeden oluşan Programların koordineli yönetilmesini sağlar, vb.

Yukarıdaki ifadeler kitabi tanımlardı. Olması gereken… en azından PMI’ın dile getirdiği bu ifadelerle özetlenebilir…

Peki karşılaştığımız durum ne?

Evet, bir Proje Ofisi kurulsun fakat projelere yukarıdan bakmasın da, Proje Yöneticisi’nin hemen bir adım gerisinden baksın. Daha açık ifadeyle, Proje Yöneticisi’nin eli ayağı olsun; Proje planlarını Proje Yöneticisi’nden aldığı bilgiler çerçevesinde hazırlasın, bunları bir Web platformunda yayınlasın, sonra da proje devam ederken, ilerlemeleri takip etsin ve gelişmeleri anında proje planına yansıtsın. Evet, bu da Proje Ofisi için biçilen bir görev olabilir. Sonuçta, Proje Ofisi’nden ne yapmasını isteyeceğiniz, kurumunuzun kararıdır. Bu yapıya Proje Destek Ofisi demek sanırım daha doğru olur.

Temel sorun şurada;

Proje Ofisi kurulurken, Üst Yönetim’in aklında veya hayalindeki Proje Destek Ofisi kurulması yönünde ve bu Destek Ofisi’nin, Proje Yöneticilerine, planlamada, takipte sürekli destek olacağını umut ediyorken, bu Ofisi’e seçilenler de Proje Yönetim Ofisi gibi çalışaklarını düşünüyor. Her ne kadar Ofise, resmi olarak, Proje Yönetim Ofisi’nin rol ve sorumlukları yazılsa bile, Üst Yönetim, fiilen Proje Destek Ofisi’nin işlerinin yapılmasını istiyor. Bu durum da başta Ofisin iş yükünü, Ofisin çalışan eleman sayısını, Ofis elemanlarının gerekli olan teknik bilgi birikimine sahip olup, olmamalarını etkilediğinden önemli bir bocalama yaşanıyor.

Bu yüzden, şirketinizde eğer bir Proje Ofisi kurulacağına dair bir sinyal aldıysanız, Üst Yönetim ile bu durum açık ve net baştan konuşmak gerekir. Proje Ofisi dendiğinde, beklenen DESTEK OFİSİ mi, YÖNETİM Ofisi mi?

Tutkulu PY’den Mektup – 3

Sevgili Proje Koçu,

Bir kaç aydır Proje Ofisini kurma sürecindeyiz. Üst yönetimin proje ofisinden beklentileri çok ve bu ofisi etkinleşitrme görevi de benim.

Çalışmalara ilk başladığımızda önemli işler gerçekleştirdik; Bir metot hazırlama çalışmasıyla başladık, rol ve sorumlulukları tanımladık, proje yöneticilerimize MS Project eğitimleri aldırdık ve hatta Project Server kurduk. Görüldüğü gibi herşey hazır fakat hiç birşey istediğimiz gibi yürümüyor.

Örneğin,

  • Proje Yöneticileri’nin projeleriyle ilgili gelişmeleri Proje Ofisi ile paylaşmaları gerekirken yine eskisi gibi Genel Müdürümüzle görüşüyorlar.
  • Proje ilerleme bilgilerinin Proje Ofisi’ne aktarılması gerekirken, Proje Ofisi’ne bilgi vermeden, Müşteri, şirketimizin Genel Müdürü ve Takım Üyeleri kendi aralarında eski yöntemlerle projeleri takip ediyorlar.
  • MS Project’in yeterince verimli kullanılmıyor. Takım Üyeleri işlerine Project Server üzerinden hem bakmıyorlar, baksalar bile düzenli gerçekleşme verileri girmiyorlar.
  • Metot içinde tanımladığımız formlar, dokümanlar yeterince etkin kullanılmıyor ve dokümantasyon da eksiklikler kalıyor. Bunların tamamlandığını inceleme görevi de bende… fakat Proje Yöneticileri’ne “bu formları, dokümanları doldurun” dediğim de insanlar, bana düşman gözüyle bakıyorlar.

İnanın, önceden yakın olduğum arkadaşlarım bile şimdi benden uzak duruyor, sanki onların projelerdeki başarısızlıklarını üst yönetime raporlayan kişiymişim gibi görülüyorum. Çok zor durumdayım, başka iş aramayı bile düşündüm. Sizce ne yapmalıyım?

Rumuz: Tutkulu PY

– – – – – – – –

Sevigili Tutkulu PY,

Proje Ofisini kurmak gerçekten zor bir süreçtir. Proje Ofisi’ni kurma görevinin bir kişinin üzerinde olması, işi daha da zorlaştırır. “Proje Ofisi’ni kurmak”, deyince pek çok kişi “evin bir odasına kütüphane kurmak” gibi bir şey anlar halbuki Proje Ofisi kurmak şirket içinde kültürel bir değişimdir. Bu yüzden, bu iş “hadi yarın Proje Ofisi kuruyoruz” demekle olmaz.

Şu anda yaşadıklarınız doğal bir süreç. Eğer Üst Yönetim bu konuda daha bilinçlenirse, Proje Ofisi’ne etkinleştirilmesi konusunda daha fazla destek olacaktır.

Proje Yöneticileri ise önce Proje Ofisi’nin faydalarını görmek isterler. Bu yüzden Proje Ofisi, proje yöneticilerinin işini kolaylaştırmalıdır. Planlama sürecinde, geçmişteki verilere ulaşmada, planları güncellemede, ortak kaynakların iş yüklerinin düzenlenmeside Proje Ofisi, Proje Yöneticilerine yardımcı olabilir.

Lütfen ümitsizliğie kapılmayın; her fırsatta Proje Ofisi’nin yardımcı, destek bir birim olduğunu dile getirin ve önce güven aşılayın; Zaman içinde (fakat çok kısa değil) Proje Ofisi’nin etkinliğinin arttığını göreceksiniz. Proje Ofisi kurma konusunda hem üst yönetim hem de siz sabırlı olmanız gerekir.

Proje Koçu

Neden Proje Ofisine İhtiyacımız Var?

Üst Yönetim projelerin tamamının ne durumda olduğunu tek bir merkezden sorgulamak istiyorsa,

Sınırlı sayıdaki ortak kaynakların Proje Yöneticileri tarafından paylaşılması gerekiyorsa ve bu paylaşımda kurum içinde sorunlar yaşanıyorsa,

Projelerin kendi aralarında etkileşimi varsa ve bunun etkin yönetilmesi gerekiyorsa,

Proje öncelikleri karışıyor ve bu çatışmalara sebep oluyorsa,

Kurum içinde ortak bir Proje Yönetim kültürü yoksa,

Proje kayıtları ortak bir merkezde değil de herkesin şahsi bilgisayarında veya aklındaysa,

Takım üyeleri projelere harcadıkları eforlarının performanslarına yansımadığını düşünüyorsa,

Proje Yöneticileri ile Departman Yöneticileri arasında kaynak paylaşımında sorunlar yaşanıyorsa,

sizin de Proje Ofisine ihtiyacınız var.

Öğrenilen Dersleri Nasıl Saklıyorsunuz? – Proje Yönetimi 2.0

Öğrenilen dersleri çıkarmak, genellikle bir projenin kapanış işlemi olarak bilinir fakat projenin belirli aşamaları tamamlandığında da yapılması gereken önemli bir işlemdir, aslında.

Projenin kapanışı esnasında bir kapanış sunumu hazırlanır. Sunumun sonlarına doğru bir sayfa da öğrenilen derslere yer verilir. Çok fazla etliye sütlüye bulaşmayan bir sayfa olur bu… “Şöyle şöyle yapsaydık, daha iyi olurdu” gibi ifadeler vardır. Sunumun tamamlanmasıyla o öğrenilen dersler de kapatılır ve bu sunumda arşiv de yerini alır. Eğer bir daha kimse bu sunumu açmazsa o oğrenilen derslerden de fayda beklenemez.

Halbuki, blog veya wiki sayfaları bu konuda inanılmaz büyük faydalar sağlayabilir. Kurum veya proje çalışanlarınıza özel (isterseniz ücretsiz) bir blog sayfası açarsınız, sadece yönetici ve takım üyelerine giriş ve takip izni verirsiniz ve her türlü gelişmeyi bu blog veya wiki sayfası üzerinden takip edersiniz.

Blog sayfalarını rahatlıkla bulabilirsiniz ama ben wiki için www.wetpaint.com u tavsiye ederim. Kullanmaya başlarsanız, bloglara göre farkı anlayacaksınız.

Projenizin adını içeren bir blog sayfası: http://projem.blogspot.com üzerinde takım üyeleri yaptıkları işleri paylaşsınlar, projedeki ilerleme kayıtlarını resim veya video ile desteklesinler. Girdikleri bilgilere anahtar kelimeler eklesinler ki bilgi ve kayıtları aramak kolaylaşsın. Yazılan her türlü bilgi, hem konusuna hem gönderene hem de zamana göre kategorize edilsin. Proje ilerleme bilgileri sadece proje yöneticilerinin değil herkesin kontrolüne ve takibine açık olsun. Yazımın başında da belirttiğim gibi özellikle Öğrenilen Dersler diye bir kategori altında takım üyelerinin edindikleri deneyimler, problemleri çözme yöntemleri, müşteri veya tedarikçi davranış ve tutumları ve daha pek çok konu kayıt altına alınıp, sonraki proje yöneticilerinin kullanımına sunulabilir.

Günümüzde sosyal ağların oluşmasına sebep olan etken WEB 2.0 olarak adlandırılıyor. Aynı yazılım platformları ile Proje Yönetimi yapmak ise Project Management 2.0 olarak biliniyor. Bu teknolojileri en kısa zamanda kullanarak, kurum içinde çok önemli değişiklikler yapabilirsiniz. Project Management 2.0’ı hemen kullanmaya başlamanızı tavsiye ederim.

Proje Koordinatörü Kimdir?

Eğitimlerimde organizasyon yapılarını incelerken veya rol ve sorumlulukları konuşurken bu soruyu sorarım.

Herkesin aklına doğal olarak, bütün projeleri bir arada yöneten, üst düzey bir yönetici gelir. Evet, iş hayatımızda koordinatörlük, yüksek yetki gerektiren bir iştir, bu yüzden de üst yönetim yetkilerine sahip birisi tarafından yapılmalıdır.

Fakat benim sorum” PMI terminolojisine göre Proje Koordinatörü kimdir?” aslında…

PMI’a göre Proje Koordinatörü’nün, Proje Yöneticisi kadar yetkisi yoktur. Hafif Matris Organizasyonlarda ortaya çıkan bir görevdir. Proje Yöneticisi gibi planı hazırlar, atamaları yapar, gerekli parasal ihtiyacı belirler fakat takım üyeleri üzerinde, kapsam kontrolünde, bütçe yönetiminde Proje Yöneticisi kadar yetkisi yoktur.

PMI’ın Hafif Matris Organizasyonlarda tanımladığı bir diğer görev ise Proje Asistanlığı’dır. Bu görev de takım içindeki koordine etme fonksiyonunu gerçekleştirir.

PMI, Proje Koordinatörünün, Proje Asistanın’dan farkını tek bir cümleyle açıklıyor. “Koordinatör, asistana göre proje ilerlemelerini daha üst yönetime raporlayan kişidir.”

Demek ki proje koordinatörü deyince artık aklımıza üst yönetimden birileri gelmeyecek. “Peki, işyerinizdeki bugüne kadar hep Proje Koordinatörü olarak adlandırdığınız üst düzey yöneticinize ne isim vereceğiz?” diye sorduğunuzu duyuyorum. PMI’a göre projeleri bir arada götürmek Proje Yönetimi’nin yanısıra Strateji Yönetimiyle de ilgilenmeyi gerektirir. Böyle bir iş Proje Ofisi tarafından yapılmalıdır.

Tedarikçilerinizi de Proje Yönetim Süreçlerine Dahil Edin

Plan yapmaya karşı en büyük isteksizlik sebebi, planların ne kadar detaylı yapılsa da sonradan sapacağı ve tutmayacağı endişesidir.

Doğru bir tespit belki fakat planlar tutmayacak diye de hiç plan yapmamak yanlış bir hareket. Zaten amacımız planladığımızla gerçekleşen arasındaki farkları bulup, gelecekde daha iyi planlar yapmak olmalı.

Bununla birlikte, planlamada pek çok proje yöneticisi, tedarikçisinden şikayet etmekte. Kendi tedarikçilerinin Proje Yönetimi kültüründen bir haber olduğundan bahsetmektedir. Yani, Proje Yöneticileri diyor ki “biz aslında Proje Yönetimini harfiyen yerine getirebiliriz ama  şu tedarikçiler işi bozuyor… !” Peki madem öyle, o zaman tedarikçilerimizi de bu işin içine katalım… O da kendi tedarikçisini zorlasın. Böylece dalga dalga herkes Proje Yönetimi’ni içselleştirsin.

Özellikle büyük firmalar; satın alma yaptıkları tedarikçilerinden sadece fiyat ve ürün kalitesi bilgisi istemekle yetinmesin. Tedarikçilerinizi Proje Yönetimi açısından da değerlendirin.

Örneğin: Tedarikçileriniz için şunu sorgulayın. Bu kriterlere uyan tedarikçileri tercih etmeye gayret gösterin veya tedarikçilerinizi bu çerçevede geliştirin.

  • Tedarikçimizin Proje Yönetimi metodları var mı?
  • Tedarikçi firmada Proje Yöneticileri, uluslararası bir sertfikaya sahip mi?
  • Tedarikçimizin bundan önceki projeleri ile ilgili referansları kimler? (Referanslarla bilfiil konuşun ve Proje Yönetimi açısından değerlendirme alın)
  • Tedarikçimiz proje planlarını hangi detayda paylaşacaklar?
  • Tedarikçimiz Proje Yönetimi yazılımı kullanıyor mu?
  • Tedarikçimizin kullandığı Proje Yönetimi yazılımı ile bizim sistemimiz entegre olur mu?
  • Tedarikçi firma, Projenin takibini şefaf olarak gerçekleştirmeye açık mı?

Proje Ofisi Hakkında Yapılan Araştırma Sonuçları

Bu yazımda Proje Ofisi kuran kurumlarla ilgili 14 farklı ülkede 249 katılımcı ile yapılan bir araştırma sonuçlarını paylaşmak istiyorum.

%72’si Proje Ofislerinin stratejik açıdan kurumlarına değer kattığını söylüyor.

%90’dan fazlası kurumun bütün projelerinin Proje Ofisi tarafından takip edilebilmesini sağlayacak şekilde yapılandığını belirtiyor. Bu çerçevede, yeni proje seçiminde, varolanların devam etmesi, durdurulması veya ertelenemesi konusunda üst yönetime destek niteliğinde karar vermede yardımcı da olmaktadır, diyenlerin sayısı da benzerlik gösteriyor.

Araştırmaya katılanların %40’ı Proje Ofisi’ni 3 yıldır kullanırken, %35’i 5 yıldan daha uzun süredir, Proje Ofisi’ne sahip.

Araştırmaya katılanların

  • %17’si herhangi özel bir Proje Yönetimi yazılımı yerine Excel kullanmakta,
  • %26’I Microsft Project/Server kullanarak, projelerini takip etmekte,
  • %12’si kendi oluşturdukları yazılımı kullanmakta,
  • %45’si de farklı yazılım veya sistemler kullanarak projelerini takip etmektedirler.

Proje Ofisi’ni Kurum Geneline Tanıtmak ve Etkinleştirme Adımları

Bir Proje Ofisini kurmak diğer organizasyon yapılarını kurmakla benzer süreçlere sahiptir fakat kurum içinde diğer birimlerin oluşturulmasına göre daha fazla tepki çeker.

Proje Ofisi’nden öncelikle beklentileri kısa, orta ve uzun vadede tanımlamak gerekir. Proje Ofisi’nin kurulmasının hemen ardından kurum içindeki tüm projelerin merkezi bir yerden yönetileceğine inanmak ve böyle bir beklenti içine girmek, üst yönetimi hayal kırıklığına uğratır. Bu yüzden kısa, orta ve uzun vadede, Proje Ofisi’nin üstleneceği rol, sorumluluk alanları ve yetki düzeyi, çalışma şartları ve alanları belirlenmeli ve bu süreç baştan sona bir proje olarak ele alınmalıdır.

Proje Ofisi Tipleri yazımdaki ifadelerden yararlanarak, Proje Ofisinden beklentilerinizi belirleyiniz.

Proje Ofisi’nin kurulması ve diğer birimler tarafından kabul görmesi için öncelikle Proje Ofisi’nin kendisini kanıtlaması gerekmektedir. Eğer diğer birimleri Proje Ofisi’nin kendileri için faydalı olacağını görürlerse daha fazla destek verecekler ve zamanla da Proje Ofisi’nin yetkilerinin artırılmasını kabulleneceklerdir.

Bu çerçevede Proje Ofisi, kurum içindeki farklı Proje Yöneticilerine özellikle ilk aşamalarda aşağıdaki konularda destek olmalıdır.

  • Arşiv tutma ve arşiv bilgilerini Proje Yöneticileri ile paylaşma.
  • Kurumun farklı birimlerden yapılan projeleriyle ilgili haber kaynağı olma ve ilerlemeleri, elde edilen kazanımları, kurum geneline tanıtma.
  • Proje Yönetimi üzerine eğitim almak isteyen kişilere destek olma.
  • Proje yarışmaları düzenleyerek, konuya ilgi uyandırma.
  • Benzer sektörlerdeki uygulamalar hakkında Proje Yöneticileri’ni bilgilendirme
  • Proje Yönetimi metodunu oluşturma ve bunu tüm proje paydaşlarına aktarma
  • Proje Yönetimi yazılımları hakkında kuurm genelinde bilgi merkezi olma ve insanların yazılımları pratik kullanabilmesi için destek olma

Bu ifadelerden da anlaşılacağı gibi Proje Ofisi kısa ve orta vadede Proje Yönetimini kurum içinde sevdirmek zorundadır. Eğer daha başlangıçta diğer departmanlara “bütün projeler bu Ofis tarafından yönetilir” şeklinde zorlayıcı bir dayatma gelirse, olumsuz yönde tepki doğar ve mevcut ilerleyen projeler bile durma noktasına gelir.

Orta ve uzun vadede Proje Ofisi’ne olan güven artacaktır, bu sayede de, projelerin performansı, ortak kaynakların Ofis tarafından paylaştırılması, projelerin önceliklendirilmesi, master planın takibi gibi ekstra yetkiler de  Proje Ofisi’ne kolaylıkla verilebilecektir.

(Resim “ne alaka!” diyebilirsiniz. Çok hoşuma gitti. “Bir kurdeleyi aynı anda en fazla kaç kişi kesebilir ki” diye geçende aklıma gelmişti. Haberlerde görüyordum, eskiden bu kurdeleleri hep bir kişi keserdi, şimdi o kurdelenin arkasında bir sürü adam dikiliyor

Kurumsal Proje Yönetimi Ofisi’nin Hedefleri

  • Kurum genelinde projelerin etkin yönetilmesi amacıyla dünya sınıfında bir proje yönetimi metodolojisini oluşturmak ve devamını sağlamak.
  • Proje yöneticilerine eğitim vermek, sertifika almaları için motive etmek ve profesyonel proje yöneticiliğini bir kariyer hedefi olarak kurum içinde tanıtmak.
  •   Kurumsal hedefler ile projelerin hedeflerini inceleyerek, öncelik sırasını oluşturmak ve kurum içindeki kaynakları projelerin önceliğine göre dağıtmak.
  • Projeler için kontrol, koordinasyon merkezi olma görevini üstlenmek.
  • Projeler arasındaki iletişimin doğru çalışmasını sağlamak
  • Müşteri tatminini de artırmak ve müşterinin projeye olan desteğini sağlamak için müşteriye yönelik Proje Yönetimi ve metodlar konusunda farkındalık eğitimleri yapmak  Müşterinin proje yönetim sürecini daha iyi anlamasını sağlamak.
  • Projelerde yapılan ortak süreçlerin daha hızlı ve problemsiz yapılması için bilgi paylaşımında bulunmak.
  • Projeleri zaman, kapsam, maliyet, kalite, risk vb. konularda genel olarak sürekli izlemek ve proje yöneticilerine yönlendirme danışmanlığı sunmak.

Web Tabanlı PY Yazılımlarının Faydaları

Gelişen teknolojiyle günümüzde Web tabanlı Proje Yönetimi yazılımları bir hayli artmış durumdadır. Web tabanlı bir proje yönetimi yazılımı aşağıdaki avantajları sağlayacaktır.

  • Proje takımı üyeleri arasında iletişimin hızlanması bir web tabanlı yazılımın sunduğu en önemli avantajdır. Böylece kişilerde dünyanın neresinde olursa olsun, projelerinin durumlarıyla ilgili bilgileri girebilir veya projelerini takip edebilirler.
  • Risk ve sorunların merkezi bir sistemden takip edilmesi kolaylaşır.
  • Proje takımı üyeleri bir merkezden geçmiş projelerle ilgili bilgi araştırmasını yapabilir. Ulaşabilecekleri veriler, yetkilere göre tanımlanabilir.
  • Proje Yönetimi süreci otomasyona dökülerek, tüm sürecin izlenmesi sağlanır ve dokümanların da kayıt altında tutulması mümkün olur.
  • Kısıtlı kaynaklar hem proje, hem program hem de portföy yönetimi çerçevesinde ele alınarak, değişen stratejilere gore kaynak ataması şekillendirilir.
  • Proje kapsamında, zaman programında, maliyette ve risklerde oluşan değişiklikler kayıt altında tutulacak ve projenin aldığı yön takip edilebilecektir.
  • Proje Yönetimi süreçleriyle kurumun diğer süreçlerinin entegrasyonu kolaylaşabilir. Örneğin; Takım üyelerinin maliyeti muhasebe biriminden gelen maaş bilgilerine bağlanabilir
  • Her proje için Öğrenilen Dersler çıkarılacak ve kayıt altına alınacaktır.
  • Web tabanlı bir proje yönetimi yazılımının kurum içine entegre edilmesi, şirket çalışanlarının bu kültürü benimsemesinden, yazılımın kuruma özel hale getirilmesine kadar detaylı bir Proje Yönetimi çalışması gerektirir.
  • Eğer doğru adımlar ile bu proje yönetilmez ise elinizde çok kapsamlı fakat etkin olarak kullanılamayan bir yazılım kalır. İnsanlar ihtiyaç duyduğu için değil de zorunluluktan dolayı yazılımın bir kaç fonksiyonunu kullanır. Bu durum, kurumunuzda sadece bürokrasinin artmasına sebep olur.

Project Server 2007 Ekranları

Kaç Adet Proje Çoktur?

Proje Yöneticileri çok fazla projeyi aynı anda idare etmek zorunda kalabilir. Koordinasyondaki gecikmelerden dolayı projelerde hatalar, eksiklikler çıkmaya başlar. Çünkü kilometre taşları her projede ayrı ayrı her gün biraz daha yaklaşmakta, üstüne üstlük de müşteri sürekli değişiklik isteklerinde bulunmaktadır.
 
Peki bir proje yöneticisinin kontrol edebileceğinden fazla olan proje sayısı veya kapasitesini aşan proje adedi kaçtır?
Önereceğim yöntem aslında oldukça basittir. Bir kontrol listesi hazırlayın. Bu kontrol listesinin her gün, her proje için tekrar tekrar üzerinden geçin. Eğer bu kontrol listesini bütün projeler için gerçekleştirececek zaman bulamıyorsanız, bu kapasitenizin üzerinde bir iş yüküyle karşılaştığınız ve projelerin arkasında kaldığınızın bir göstergesidir. Eğer bütün kontrol listesini tamamlayıp, değişiklikleri geleceğe yansıtabiliyorsanız, bu durumda projenin önündesiniz ve projeyi siz yönetiyorsunuz demektir.
 
Kontrol listesinin içeriğinde neler var?
  1. O güne ait projemde fiilen çalışması gerekenlerle irtibat kurmak ve gidişatı öğrenmek
  2. Müşterilerimle görüşülmesi gereken konuları çıkartmak ve müşterilerle görüşmeleri organize etmek
  3. Yaklaşan riskleri gözden geçirmek ve sorumluları haberdar etmek. Yeni riskleri analiz edip, risk planlarını güncellenmek
  4. Tamamlanan işlerin bütün proje üzerindeki etkisini incelemek ve değişiklikleri ilgili kişilere haber vermek
  5. Proje Sponsoruyla görüşülmesi gereken konuları çıkarıp, projenin genel durumu hakkında bilgi vermek
 
Bu kontrol listesini genişletmek tabi ki elinizde. Projenin önünde gidebilmenin yolu proje takibine önemli bir zaman ayırmaktan geçmektedir. Pek çok kaynakta da ifade edildiği gibi Proje Yöneticisi ağırlıklı olarak koordinasyonu gerçekleştirmelidir. Proje Yöneticisi teknik olarak proje içindeki işlere odaklandığında projeyi yönetmek için yapması gereken kontrol listesi aktivitelerini yapmaya zaman bulamayacaktır, bu da projenin kontrolden çıktığının bir göstergesidir.

Program Yöneticisi

Program Yöneticisi, projeler arasında koordinasyon sağlamak ve oluşabilecek riskler ile sorunlara çare bulmak amacıyla görevlendirilir.

Programın tutarlı olması ve farklı projelerin aynı anda entegre biçimde yürütülmesi Program Yöneticisi’nin sorumlulukları arasındadır. Projelerin de öncelik sıralarının belirlenmesi, projeler arasındaki ortak faaliyetlerin bir arada gerçekleştirilmesi ve projeleri ayrı ayrı yönetmektense bir arada yönetmenin faydalarından daha fazla yararlanmak için Proje Ofisi ve Program Yöneticisi etkin olarak görevlendirilmelidir.

Bir Program Yöneticisi’nin temel sorumlulukları:

·     Projeler arasındaki ilişkileri gözlemlemek, projelerin aşamalarındaki durumlarını takip etmek ve projeler arasındaki ilişkilerde yaşanabilecek çatışma ortamlarının çözümünde etkin olmak

·     Projelerin önem sırasını belirlemek;

·     Proje Yöneticilerinin, yönetimsel anlamda kaliteye dikkat edip, etmedikleri konusunda takipçi olmak.

·     Projelerden yola çıkarak, kurumun parasal ve diğer kaynaklarının hangi kategorideki projelere nasıl pay edildiğini ölçümlemek ve analiz etmek.

·     Programa dahil olan tedarikçilerin yönetiminden sorumlu olmak;

·     Program tarafları arasında iletişimin etkin olarak sağlandığından emin olmak

·     Projeler arasındaki öncüllük, ardıllık durumlarını oluşturmak ve Proje Yöneticilerini haberdar etmek.

·     Projeleri ortak olarak etkileyebilecek riskleri takip etmek ve Proje Yöneticileri önlem alma, çözüm yöntemleri geliştirme gibi konularda bilgilendirmek

·     Programın ilerleyişiyle ilgili raporlar üretmek ve Üst Yönetimden projeler detayında karar noktalarında destek almak.

Proje Ofisleri

Kurum hedef ve önceliklerine, planlanan bütçe içinde zamanında varmak adına, Proje Yönetim sistematiğini yaymayı hedefleyen fonksiyonel bir birim/departman…

 

Neler Yapar:

         Proje Yönetim metodolojilerini, standart ve süreçlerini oluşturmak

         Proje Yönetim yazılımlarını belirlemek, geliştirmek

         Proje Yönetim şablonlarını geliştirmek

         Kurum içinde Proje Yönetim  becerilerini geliştirmek

         Plan oluşturmak, kurum içinde izlenebilir kılmak, güncellemek

         Proje önceliklerini belirlemek ve kaynakları bu önceliklere göre yönlendirmek

 

 

Genel Uygulama Tipleri ve Etkinlik Seviyeleri

Seviye 1 – Kütüphane

         Kurumun, projelerle ilgili bilgi ve haber kaynağı

         Proje kayıtlarının tutulduğu merkez

         Yeni araç ve şablonların test merkezi

 

Genelde düşük değerli projelerin uygulandığı veya geçişe direnç olan kurumlarda başlangıç aşaması olarak görülebilir.

 

Seviye 2 – Koçluk

 

          Proje Yönetim uygulamalarından ve kalitesinden sorumlu

          Araç, süreç, standartlar ve  metodoloji desteği sağlar

          Projelere uygulama açısından danışmanlık desteği sunar.

 

Seviye 3 – Yönetimi

         Proje Yöneticilerinin bağlı olduğu fonksiyonel merkez

         Tüm sözleşmeli projelerin yönetiminden sorumlu departman

Sohbete başla
Merhaba, bana hızlıca ulaşın.