Reklamlar

Arşiv

Archive for Kasım 2008

İletişimin Önemi

Posted by Picasa
Reklamlar
Kategoriler:İletişim

Projelerin Kaderi

Posted by Picasa
Kategoriler:Proje Yönetimi

Beyin Fırtınası Örneği

Kategoriler:İlginç

Kaynak Maliyetlerinin Artması

MS Project’te kaynakların belirli dönemlerde artacak maliyetlerini planın içine yansıtmak gerekebilir.

View menüsünden Resource Sheet görüntüsünü açtıktan sonra herhangi bir kaynağa iki kere tıklayarak, Task Information penceresine ulaşırsınız. Bu alanı aşağıdaki gibi doldurursanız, zamları tanımlamış olursunuz.

Kategoriler:MS Project

Eskişehir – Bilecik Arasında Gidip, Gelen Hasta Adam

Babamın anlattığı bu hikaye ne zaman aklıma gelse kendi kendime gülümserim ve arkadaşlarımla birlikte olduğum toplantılarda anlatmaktan çok hoşlanırım.

Yıllar önce babam, Bilecik’te elektrik direklerinin dikildiği bir şantiyede şef olarak görev yaparken bir ustası varmış. Adamcağız, bir sabah uyanmış ki çok kötü hasta. Ateşi yüksek, başı dönüyor, midesi alt üst durumda… felaket bir halde… Sabahleyin, babamın yanına gidiyor ve “ben hastayım, evim de Bozüyük’de, evime gideyim de 1-2 gün dinleneyim. İyileşir, iyileşmez dönerim” diyor. Tabi babam da izin veriyor. Adamcağız, Bilecik’ten Eskişehir’e giden minibüse biniyor, arada Bozüyük’de inecek… Böylece 1 – 1,5 saatlik Bozüyük yolculuğuna başlıyor. (Aslında Bozüyük – Bilecik arası normal arabayla 45 dakika mesafedir ama minibüs dura kalka gittiği için yol şartlarından dolayı da 1,5 saate yakın yolun sürdüğü olur) Yalnız, ustabaşımız hasta olduğundan muavine “eğer uyursam beni mutlaka Bozüyük’de indir” diye de tembih ediyor. Daha sonra da başını oturduğu koltuğun başına yaslıyor ve hastalığın etkisiyle de derin bir uykuya dalıyor. Aradan epey bir zaman sonra minibüsün durduğunu farkederek, gözünü açıyor ve ne görsün! Minibüs Eskişehir otogarına park etmiş, beklemekte… içeride kendisinden başka kimse yok. Adam hemen muavini bulup, çıkışıyor”niye beni Bozüyük’de uyandırmadın” diye. Muavin sus, pus. Neyse, adamcağız ne yapsın tabi, ayakta duracak hali yok, yine aynı minibüse binip, yine muavine binbir tembihte bulunuyor ve yine başını koltuğa koyup, derin bir uykuya dalıyor. Aradan uzun bir zaman geçip de gözünü açtığında yine ne görsün, minibüs bu sefer de Bilecik otogarına kadar gelmiş. Artık muavine söylecek bir şey yok. Adam binbir kızgınlıkla şantiyenin yolunu tutuyor. Şantiyeye geldiğinde zaten akşam olmuş ve çalışanlar hareketli geçen bir günün ardından akşam yemeğine oturmuşlar. Babam, ustabaşını karşısında görünce iyileştiğini düşünüyor. Tabi adamcağız, başına gelenleri anlatınca herkes basıyor kahkahayı.

O ustabaşının denk getiremediği Bozüyük’ten ne zaman geçsem bu komik hikayeyi hatırlarım.

Kategoriler:İlginç

Microsoft Project Kendi Kendine Öğrenmek mi yoksa Eğitim Almak mı?

Bana Gelen Bir E-Mail Şöyle Diyordu: Şirketimiz, Microsoft Project Server kullanmaya başlıyor. Departman yöneticimiz beni MS Project ile ilgili bir eğitime göndermeyi düşünüyor. Kendi kendime öğrendiğim ve uzun zamandır da kullandığım MS Project için bir eğitim sizce gerekli midir?

Cevabım Şu Şekilde oldu: MS Project’in eğitimini ürünü doğru kullanmak için almanızda fayda var. Pek çok sınıfta özellikle IT kökenli katılımcılar başlangıçta MS Project’in eğitimine geldikleri için bir sıkıntı duyarlar; Çünkü kullandıkları çok gelişmiş yazılımların yanı sıra MS Project oldukça basit bir program gibi gözükmektedir fakat eğitimin sonunda düşünceleri tamamen değişmiş olarak ayrılırlar.

MS Project’i kendi kendine öğrenen birisinin düştüğü hatalar aşağıda sırlanabilir.

  1. Seçenekler (Options) özelliklerini tanımama ve projelerle ilgili yorumlarda eksiklikler.
  2. Takvim kullanımında tanımlama hatası ki çoğu zaman proje süre bilgisinin yanlış çıkmasına sebep olmaktadır.
  3. Aktivitelerin başlangıç ve bitiş tarihlerini doldurmak.
  4. Yönetilmesi mümkün olmayacak detayda iş ayrışım yapısı kurgulama.
  5. Kaynakların aktivitelere atanmasında MS Project’in hesaplarını doğru anlayamama ve doğal olarak kaynak ihtiyacını doğru belirleyememe.
  6. Aktivitelere kaynakları tam zamanlı atama ve kaynakların gereksiz yara fazla yüklenmesine sebep olma.
  7. Göstermelik proje planı hazırlama fakat takibi MS Project ile yap(a)mama.
  8. Gerçekleşmeyen aktivitelerin yeniden planlanmaması
  9. Planlama-Gerçekleşme ve Kontrol fonksiyonu yerine bir zaman sonra projede yapılan işlerin kaydının tutulduğu bir yazılım olarak MS Project’i kullanma.

Yukarıdaki kullanım biçimleri MS Project’in potansiyelinin çok azının kullanılmasına sebep olmaktadır. Microsoft Project diğer Office ürünleriyle eşdeğer tutulmamalıdır. Proje Yönetimi açısından geliştirilmiş metodlara (belirli bir sırada ve yöntemle) göre veri girilmesi gerekmekte ve bu sayede doğru sonuçlara ulaşmak mümkün olmaktadır. Bu yüzden eğitimlerde;

  • Veri işleme sırası,
  • Yazılımın arkasındaki proje yönetimi kavramı,
  • MS Project’in kapasitesi,
  • Zaman ve kaynak planlamada esas alınacak yöntemler,
  • Projelerin planlanmasının yanısıra takibi ve kontrolünün nasıl gerçekleşeceğinin belirlenmesi.

gibi konularda bilgiler aktarılmaktadır.

Kategoriler:MS Project

Planlarken Nelere Dikkat Etmek Gerekir?

İçinde bulunduğum sektörden dolayı, proje çalışmalarıyla ilgili pek çok proje yöneticisinden farklı biçimlerde geri bildirimler topladım. Bu deneyimleri bu sayfalarda paylaşmak yeni proje yoneticileri için faydalı olacaktır, diye düşünüyorum.Aldığım geri bildirimleri hakkında aslında onlarca kitap veya makale vardır fakat benim kaleme aldıklarımın milli özelliklerimizden de kaynaklandığını söyleyebilirim.

1- Yazmaktan Kaçınma: Proje Yöneticilerinin %90’ı proje yönetiminde dokümantasyonun ne kadar önemli olduğunu bilmelerine rağmen yine aynı oranda kişi bunun bütün proje çalışanları tarafından yapılamayacağını savunmaktalar. Günlük yapılan işlerle ilgili bilgilerinin proje yöneticisine aktarımı, problemlerin ve çözüm yöntemlerinin kayıt altına alınması gibi değer yaratmadığı düşünülen işler, hep bürokrasi olarak görülmekte… Bence yazmaya karşı olmamızın arkasında okumayı sevmeme özelliğimiz var. Okumayı sevmeyen bir toplum, yazmaya da sıcak bakmıyor. Halbuki yazarak, gelecekteki pek çok proje yöneticisine adayına eşi bulunmaz bir kaynak bırakmış oluruz.

2- Bilgilerin Bireyde Kalması: İyi bir dokümantasyon olmayınca yapılan proje çalısmalarına dair bilgilerin eksikliği kaçınılmaz olur. Bilgiler tam olsa dahi proje kayıtlarının belirli bir disipline göre oluşturulması, daha sonra o projeyi inceleyecek olanların okumasını kolaylaştırır. Bu duruma ek olarak, proje bilgilerinin de şirkete ait ortak bir kütüphanede tutulması kurumsallaşmanın en önemli kuralıdır. Fakat gelin görün ki proje yöneticilerine “proje bilgilerini ortak tuttuğunuz bir merkez (Proje Ofisi) var mı yoksa herkes proje bilgilerini kendi bilgisayarında mı tutuyor?” diye sorduğumda “biz genelde aklımızda tutuyoruz” şeklinde cevaplar alıyorum. Tabi bu yüzden firma hep bireylere muhtaç kalıyor ve kurumsallaşamıyor. Benzer hatalar tekrar tekrar yaşanıyor. 2-3 sene önce bir proje başarısız olmuş ise bunun sebepleri bilinemediğinden şirkete yeni gelenler aynı hataları yaşayarak, başarısızlığa ilerliyor ve şirket kaynakları boşa harcanmaya devam ediyor.Burada kendi düşüncem olarak bir konuyu paylaşmak isterim; Millet olarak tembel olduğumuzu asla söyleyemeyiz, söyleyenlere de kesinlikle karşıyım hatta çok çalışkanız, projeleri zamanında bitirmek için sabahlıyoruz, Cumartesi, Pazar’ımız şirkette geçiriyoruz… ama bizim en büyük sorunumuz verimsiz çalışmak, geçmişten ders almadan aynı hataları tekrar tekrar yaşayarak hem zamanımızı hem de kaynaklarımızı heba ediyoruz. Verimsiz çalışmamıza sebep olan bir diğer hatamız da proje hedeflerimizi koymayı bilmiyoruz. Hedefi tüm açılarıyla değerlendirmeden, aklımıza geleni direk hayata geçirmek için işe girişiyoruz. Zaman ilerleyince işin farklı boyutları olduğunu anlayıp, bu ana kadar yaptığımız pek çok işin gereksizliğini farkediyoruz. Çalışkan olma özelliğimize aslında doğru hedef koymayı ve planlama alışkanlığını da eklesek, kaynaklarımızdan alacağımız verim kat ve kat artacaktır.

3- Projelerin Başarısızlığının Arkasında Gerçekçi Olmayan Hedefler de Vardır: Konuştuğum proje yöneticilerinin pek çoğunun atladığı en onemli konunun bu olduğunu düşünüyorum. Proje yöneticilerimiz işlerin içine çok girdiklerinden olsa gerek üst yönetimin isteklerinin aslında eldeki kaynaklarla mümkün olmadığını görememeye başlıyorlar. İlginç olan şu; bu mümkün olmayan isteği yerine getiremediklerinde de kendilerini başarısız olarak kolayca kabulleniyorlar. Bir proje yöneticisi anlattığı bir hikayede şöyle diyor: “Üst yönetimin isteğini ancak 6 ayda yapabileceğime dair bir plan oluşturdum ama yönetim o işin 2 ayda bitmesini istedi. 2 ay sonra projeyi bitirdik ve iç müşteriye teslim ettik.” Sonrasını şöyle anlatıyor, proje yöneticisi: “Kendi departmanımızdan iki kişiyi o iç müşterimizin yanına yolladık. O iki kişi bir sene boyunca yaptığımız ürünü düzeltmek için uğraştı. Kısa sürede bitti ama kalite tamamen rafa kaldırılmıştı. Bu da aslında, başta planladığımız maliyetlerin daha fazla olmasına sebep oldu.”

4- Bitiş Zamanına Göre Yapılan Planlar: Yukarıdaki “Gerçekçi Olmayan Hedefler” hatasının üzerine Proje Yöneticilerinin de yaptığı önemli bir planlama hatası karşımıza çıkıyor. Bu hata proje yöneticilerinin üst yönetimden gelen bitiş zamanını (deadline) dikkate alarak, yaptıkları planlama çalışması hatası. Proje yöneticileri proje aktivitelerini Gantt diyagramı üzerinde göstermek amacıyla ya Excel ya da MS Project gibi programları kullanarak plan yapmaya çalışırlar. Bu çalışma esnasında aktiviteler öncelikle tek tek çıkarılır ve işlerin sırasının nasıl olacağı düşünülerek, bu aktivitelerin sürelerini Proje Bitiş Tarihini (deadline) aşmayacak biçimde plan yaparlar. Eğer olur da aşarsa, en uzun gözüken aktivitelerin sağından solundan kırparak Proje Bitiş Tarihine uygun hale getirilir. Bu çalışmalar ilginç plan görüntülerinin oluşmasına sebep oluyor çoğu zaman; Örneğin projenin başındaki aktiviteler uzun Bitiş Tarihine yaklaştıkça aktivitelerin boyları kısalmış hale gelmiş veya bir aktivitenin süresinin kısalması mümkün olmamasına rağmen sırf proje Bitiş Tarihine denk gelsin diye sıkıştırılmış aktivite grupları oluşturulmuş. Doğal olarak, böyle bir planla projeye başlayınca o kısa çizilen aktiviteler de ileriki günlerde uzamaya başlar. İşin kötü yanı, proje yöneticileri bu iki tarih arasına aktiviteleri sıkıştırırken bunu tamamen üst yönetimin onayından geçirmek adına yaparlar. Çünkü proje yöneticileri, eğer (üst yönetim tarafından belirlenmiş) Bitiş Tarihini geçen bir planı üst yönetime sunsalar, bunun onaydan geçmeyeceğini bilirler. Bu yüzden geçekçi planlar yerine iki tarih arasına sıkıştırılan planlar ortaya çıkar.Halbuki, proje yöneticisinin görevi proje yönetimi araçlarını etkin bir şekilde kullanarak, gerçekçi bir plan ortaya çıkarmak ve bu planı kullanarak, üst yönetimi ikna etmektir. Karar vericiler de bilmelidir ki eğer bu gerçekçi plandan daha kısa bir süre hedefleniyorsa bu ya maliyetleri, ya kapsamı ya da kaliteyi etkileyecektir. Doğru plan yapmak proje yöneticisinin, alternatiflerin içinden seçim yapmak üst yönetimin sorumluluğunda olmalıdır.

Kategoriler:Proje Yönetimi