Reklamlar

Arşiv

Archive for Nisan 2010

MS Project Kullanımı için Gereksinim Belirleme

Bu gereksinim belirleme sorularının amacı;

  • MS Project Professional / Project Server lisanslarında sayılara karar vermek
  • Gerekli eğitim içeriğine karar vermek
  • Katılımcı sayılarına karar vermek

ve şirketinizde fayda/maliyet avantajı sağlamaktır. Aşağıdaki sorulara cevap vererek, sonuçları bize gönderdiğiniz takdirde, size özel eğitim ve lisanslama ihtiyaçlarını söyleyebiliriz.

Deneyimlerimize göre bir çok şirket MS Project’ten tam olarak neler beklemesi gerektiğini bilmeden, lisanslama ve eğitim sürecine girdiği için parasal açıdan önemli maliyetlere katlanmak zorunda kalıyor. Bu maliyetlere karşılık elde edilen faydanın yükseltilmesi amacıyla İKG olarak, yardımcı olmak isteriz.

Sorular

Adınız:

Soyadınız:

Firma Adı:

Tel No:

E-mail:

MS Project, aktivitelerin süre, başlangıç, bitiş tarihlerini göstersin. (Evet / Hayır)

MS Project, projede çalışan insan kaynağımızın  detaylı bilgilierini göstersin. (Evet / Hayır)

MS Project, tedarikçilerimizin detaylı bilgilerini göstersin. (Evet / Hayır)

MS Project, aktivitelerin maliyetlerini göstersin. (Evet / Hayır)

MS Project, gerekli olan insan kaynağı ihtiyacını göstersin. (Evet / Hayır)

MS Project, gerekli olan malzeme ihtiyacını göstersin. (Evet / Hayır)

MS Project, tedarikçilerin işlerini göstersin. (Evet / Hayır)

MS Project, tedarikçilere yapacağımız ödeme planını göstersin. (Evet / Hayır)

MS Project planı yaparken, işlerimizi kendi çalışanlarımıza atıyoruz. (Evet / Hayır)

MS Project planı yaparken, işlerimizi tedarikçilerimize atıyoruz. (Evet / Hayır)

MS Project planlarını e-mail ile paylaşmak istiyoruz ve bu bizim için yeterli. (Evet / Hayır)

MS Project planlarını web platformundan paylaşmak istiyoruz. (Evet / Hayır)

Gerçekleşme verilerini telefon, e-mail yolu ile alıyor ve güncelliyoruz ve bu bizim için yeterli. (Evet / Hayır)

Gerçekleşme verilerini web platformundan toplamak istiyoruz. (Evet / Hayır)

Proje bilgilerimizi web platformu üzerinden üst yönetime açmak istiyoruz. (Evet / Hayır)

Proje bilgilerimizi web platformu üzerinden müşterimize açmak istiyoruz. (Evet / Hayır)

Proje bilgilerini güvenli biçimde internet ortamına açmak istiyoruz. (Evet / Hayır)

Ortak kaynak kullanımı açısından sorunlar yaşıyoruz ve bunu ortak bir web platformu üzerinden takip etmek istiyoruz. (Evet / Hayır)

Projelerinizi ortak takip eden Proje Ofisininz mevcut mu? (Evet / Hayır)

Proje Ofisinizde kaç kişi görevli?

Proje yöneticilerinizin sayısı kaç kişi?

Projelerde kullanılan ortak kaynak sayısı kaç kişi?

Bir sene içinde MS Project kullanarak, yönetmeyi hedeflediğiniz proje sayısı kaç adet?

Eklemek istediğiniz notlar:

Reklamlar
Kategoriler:Proje Yönetimi

Tutkulu PY’den Mektup – 3

19/04/2010 2 yorum

Sevgili Proje Koçu,

Bir kaç aydır Proje Ofisini kurma sürecindeyiz. Üst yönetimin proje ofisinden beklentileri çok ve bu ofisi etkinleşitrme görevi de benim.

Çalışmalara ilk başladığımızda önemli işler gerçekleştirdik; Bir metot hazırlama çalışmasıyla başladık, rol ve sorumlulukları tanımladık, proje yöneticilerimize MS Project eğitimleri aldırdık ve hatta Project Server kurduk. Görüldüğü gibi herşey hazır fakat hiç birşey istediğimiz gibi yürümüyor.

Örneğin,

  • Proje Yöneticileri’nin projeleriyle ilgili gelişmeleri Proje Ofisi ile paylaşmaları gerekirken yine eskisi gibi Genel Müdürümüzle görüşüyorlar.
  • Proje ilerleme bilgilerinin Proje Ofisi’ne aktarılması gerekirken, Proje Ofisi’ne bilgi vermeden, Müşteri, şirketimizin Genel Müdürü ve Takım Üyeleri kendi aralarında eski yöntemlerle projeleri takip ediyorlar.
  • MS Project’in yeterince verimli kullanılmıyor. Takım Üyeleri işlerine Project Server üzerinden hem bakmıyorlar, baksalar bile düzenli gerçekleşme verileri girmiyorlar.
  • Metot içinde tanımladığımız formlar, dokümanlar yeterince etkin kullanılmıyor ve dokümantasyon da eksiklikler kalıyor. Bunların tamamlandığını inceleme görevi de bende… fakat Proje Yöneticileri’ne “bu formları, dokümanları doldurun” dediğim de insanlar, bana düşman gözüyle bakıyorlar.

İnanın, önceden yakın olduğum arkadaşlarım bile şimdi benden uzak duruyor, sanki onların projelerdeki başarısızlıklarını üst yönetime raporlayan kişiymişim gibi görülüyorum. Çok zor durumdayım, başka iş aramayı bile düşündüm. Sizce ne yapmalıyım?

Rumuz: Tutkulu PY

– – – – – – – –

Sevigili Tutkulu PY,

Proje Ofisini kurmak gerçekten zor bir süreçtir. Proje Ofisi’ni kurma görevinin bir kişinin üzerinde olması, işi daha da zorlaştırır. “Proje Ofisi’ni kurmak”, deyince pek çok kişi “evin bir odasına kütüphane kurmak” gibi bir şey anlar halbuki Proje Ofisi kurmak şirket içinde kültürel bir değişimdir. Bu yüzden, bu iş “hadi yarın Proje Ofisi kuruyoruz” demekle olmaz.

Şu anda yaşadıklarınız doğal bir süreç. Eğer Üst Yönetim bu konuda daha bilinçlenirse, Proje Ofisi’ne etkinleştirilmesi konusunda daha fazla destek olacaktır.

Proje Yöneticileri ise önce Proje Ofisi’nin faydalarını görmek isterler. Bu yüzden Proje Ofisi, proje yöneticilerinin işini kolaylaştırmalıdır. Planlama sürecinde, geçmişteki verilere ulaşmada, planları güncellemede, ortak kaynakların iş yüklerinin düzenlenmeside Proje Ofisi, Proje Yöneticilerine yardımcı olabilir.

Lütfen ümitsizliğie kapılmayın; her fırsatta Proje Ofisi’nin yardımcı, destek bir birim olduğunu dile getirin ve önce güven aşılayın; Zaman içinde (fakat çok kısa değil) Proje Ofisi’nin etkinliğinin arttığını göreceksiniz. Proje Ofisi kurma konusunda hem üst yönetim hem de siz sabırlı olmanız gerekir.

Proje Koçu

İnsan Kaynakları Yönetiminin Planlanması

Projeye ait rollerin, sorumlulukların, gerekli becerilerin ve raporlama ilişkilerinin belirlenmesi ve belgelenmesi ve personel yönetimi planının geliştirilmesi sürecidir. Bu süreçle, proje yöneticisi, başarı için gerekli olan insan kaynağı becerilerini, miktarını ve istediği kişilerin proje için ne kadar zaman ayırması gerektiğine dair planı oluşturacaktır. Bunların yanı sıra, ekip üyelerini motive etmek için ne gibi yöntemler kullanması gerektiğine karar verecek, takım üyelerine ekip ruhu aşılaması için neler yapması gerektiğini düşünecektir.

Neye İhtiyacımız Var? Aktivite Kaynak  İhtiyacı, ve şirketin organizasyon yapısı, bu süreç için önemli girdilerdendir. Aktivite Kaynak İhtiyacı;  Proje Zaman Yönetimi bilgi alanı içinde ele alınır ve her aktivite için gerekli olan kaynak ihtiyacını belirleme sürecidir. Şirketin organizasyon yapısı ise projeye kaynak bulmada proje yöneticisinin işini kolaylaştırabilir de, zorlaştırabilir de… Eğer şirket dengeli veya güçlü matris organizasyon yapısını kullanıyor ise bu durum proje yöneticisinin de başarıya ulaşma ihtimalini artıracaktır.

Nasıl Yapılır? İnsan Kaynağı ihtiyacını belirlemek için aşağıdaki yöntemler kullanılabilir. Projeye özel bir organizasyon yapısı: Proje ekibi, kurumun mevcut organizasyon yapısnın dışında bir hiyerarşi ile yönetilmesi gerekebilir. Matris tabanlı şemalar: En çok kullanılan yöntem, sorumluluk atama matrisidir. Bu matris ile projenin hangi aşamalarından kimlerin/hangi departmanların ne derece sorumlu olduğu belirlenir. Metin halinde görev tanımlarının yazılması: Projede çalışanların, görev ve sorumluluklarında hiç bir açık kalmayacak şekilde yazılı hale getirmek amacıyla kullanılır. Diğer yöntemlere göre daha resmi tanımların çıkmasını sağlar. Bireyler arası sosyal ilişki ağları: Hepimiz insanız, doğal olarak, sevdiğimiz, güvendiğimiz kişilerle çalışmak isteriz. Birey olarak sevmediğimiz, haz almadığımız kişilerle aynı ortamda bulunmak bile istemeyiz. Bu yüzden, beşer-i ilişkiler proje için gerekli kaynakları düşünürken, proje yöneticisini ister istemez yönlendirir.

Ortaya Ne Çıkar? Roller ve Sorumluluklar: Projeyi tamamlamak için proje yöneticisinin ihtyiaç duyduğu kaynakların rolleri ve sorumluluklaı belirginleşir. Proje için organizasyon şemasına karar verilir ve bu bilgi proje ekip üyelerine duyurulur. Personel yönetim planı: Bu plan ile proje yöneticisi, ihtiyaç duyacağı kaynakların hangi departmanlardan, hangi dönemlerde gelmesi gerektiğini netleştirir. Ayrıca ekip üyelerinin projeden ne zaman çıkarılacağı da bu plana eklenir. Ayırca, ekibin eğitim ihtiyaçları, takdir ve ödül politikası, yasalara uyum (sigortalama, sözleşme) ve insan kaynakları için alınması gereken emniyet  ve tedbirler de İnsan Kaynakları Planı içinde yer alır.

Dinamikler 2010 – Öğrenilen Dersler

İstanbul Proje Yönetim Derneği tarafından 11. düzenlenen Dinamikler Kongresinin bu seneki konusu “Öğrenilen Dersler”di. 2-3 Nisan 2010 tarihlerinde İstanbul Intercontinental Otel’inde kongre gerçekleştirildi

Kongre konusu Öğrenilen Derler olunca ben de bu kongreden öğrendiklerimi beni takip edenlerle paylaşmak istedim.

Öncelikle tabi ki kongrenin düzenlenmesinde emeği geçen herkese şahsen teşekkür etmek isterim.

 Öğrendiğim Dersler:

 Biz, İstanbul Kurumsal Gelişim olarak, kongrede stant açmadık, sadece ben, bireysel olarak katıldım. Açıkçası bize stant ücretleri yüksek gelmişti.

 Katılımcı sayısının 300-350 arasında olduğunu gözlemledim. Zaten 350 kişi olduğu birinci günün sabahında da açılış konuşmacıları tarafından dile getirildi.

 Sunumlara yoğun bir şekilde katıldım. Bazı sunumları kısaca kaleme almak istiyorum.

 Yapı Sektöründe Öğrenilmiş Dersler: Bir Veritabanı Uygulaması – Haluk DOĞANÇAY tarafından yapılan bu sunum bence çok önemli bir sunumdu fakat tam anlamıyla gümbürtüye gitti.

 İnşaat – Taahhüt Sektörü için Web 2.0 uygulamalarını bir örnekle dinleme imkanı bulacaktık fakat organizasyon hatası, bu sunumun geç başlamasına ve erken bitmesine sebep oldu.

 Ulvi KARAŞAHİN, ADALET BAKANLIĞI – Adelet Bakanlığı Bilgi İşlem Daire Başkanlığından bir hakim, Adalet Bakanlığında yapılan UYAP projesini çok yönlü olarak anlattı. Kamu kuruluşlarının bu tip projeleri tanıtması bence çok önemli. Hatta bu konuda “Proje Açılımı İstiyorum” diye bir yazım vardı.

 MARMARAY PROJESİ: Arkeoloji Dersleri Hüseyin BELKAYA – Süper bir sunumdu. Ben, daha çok Marmaray Projesi’nin ne aşamada olduğunu öğreneceğimizi zannediyordum fakat projenin Arkeolojik açıdan ne kadar önemli olduğunu öğrendim. Espirili ve sıkmayan bir anlatımla herkesin ilgisini çekti.

 Levent Karadağ – TBD Başkanı – Levent Bey’i ismen tanıyordum. Dernek olarak yaptıkları çalışmaları ve ülkemizde bilişim hangi seviyede olduğunu öğrenme imkanı buldum.

 11 Yıllık Öğrenilmiş Dersler Ve Gelecek 11 Yıla Başlarken – Ahmet N.TAŞPINAR  – Derneğin, geçmiş 11 yılını değerlendirdi ve üye sayısnın yıllara göre nasıl değiştiğini rakamlarla açıkladı. Tarafsız (eğitim ve danışmanlık firmalarına aynı mesafede) bir dernek yönetiminin, taraflı yönetimlere göre nasıl daha başarılı olduğunu da sunumuna ekleseydi bence öğrenilen dersler listesi tam olacaktı.

 Mustafa ÇAĞAN, Microsoft Türkiye – Bu sunumda proje yönetimi adına çok fazla bir şey duymadım ama dünyanın gelecekteki durumunu görmemiz açısından ve yatırım kararlarını verirken Microsoft hangi faktörlere bakıyor sorusunu öğrenmiş olduk.

 Bir Proje Portföy Yönetim Aracı İmplementasyonu Masalı – Mahir Orat – 4S, Ayşe Birinci – TEB– Süper bir sunum daha … Bir proje yönetimi yazılımının nasıl uygulamaya geçirildiği, herkesin ilgisini çekecek şekilde anlatılmış. Yukarıdaki “MASAL” ifadesine dikkatinizi çekerim çünkü sunum gerçekten “Bir varmış, bir yokmuş…” diye başlıyor. Sunumun her anı önceden çalışılmış. Mahir Bey’i, Teknoloji Holding’den tanırım ki paralel iş ilişkilerimizden dolayı pek çok ortamda karşılaşıyoruz. Ayşe Hanım’ı da ismen tanıyordum, tanışma fırstı buldum. İkisinin de titiz ve özenli çalışması mükemmel öğrenilen derslerin çıkmasına sebep olmuş. Ha bu arada Masal (Sunum) – “3 Elma düşmüş…” diye bitiyor ve o elmalardan tüm proje paydaşlarının neler öğrendiği anlatılıyor.

 Kongrenin bence Öğrenilen Dersler temasına uyan en iyi sunumuydu.

 Yabancılar Kategorisi – İsimlerini aklımda tutmaya bile çalışmadığım  3-4 Amerikalı’nın sunumuna girdim. Tam bir felaketti. Sahneye çağrılırken büyük övgüler yağdırıldı ama tek kelimeyle sunumlarının içi bom boştu.

 Evet, aralarda eğitimlerimden tanıdğım pek çok kişiyle karşılaşma imkanım oldu. Bence bu tip kongreler sosyalleşmek adına çok iyi oluyor. Ben de hem kendi adıma, hem de kurumum adına bunu yaptım.

 Rakibim olan firmaların stantlarını gezdim, sektörüme yeni adıma atan insanlarla tanıştım, hatta Sayın Faruk Budak Bey’den bir hediye bile aldım. Sonuçta benim adıma güzel ve verimli bir kongre oldu.

Kategoriler:Etkinlik Etiketler:, , ,
%d blogcu bunu beğendi: