Archive
Microsoft Project – Çiftli Görünüm
Microsoft Project’te Tablolar
Microsoft Project’te Bunları Yapmayın
1.4. Microsoft Project – Görev (Task) Görünümleri
Kanalımıza abone olunuz, yeni videolarımızdan haberiniz olsun. https://www.youtube.com/channel/UChrSUYENaqZ_Z4DaJTHR9Lg
Proje Yönetimi – Microsoft Project – PMP Hazırlık Online Eğitimlerimiz için info@projeyonetimi.com hesabı ile iletişime geçebilirsiniz.
1.3. View (Görünüm) Konusuna Giriş
Youtube kanalımıza üye olarak, yeni gelecek videolardan anında haberdar olabilirsiniz.
Aşağıdaki eğitimlerin Canlı Online açık kurslarımıza katılabilirsiniz. (info@projeyonetimi.com) (0546 684 00 85 – 86 – 87)
Proje Yönetimi Sertifika Programı (10 gün)
Microsoft Project ile Proje Yönetimi (2 gün)
PMP Hazırlık Eğitimi (5 gün)
1.2. Microsoft Project’in Genel Yapısı
Kanalımıza abone olmayı , videolarımızı beğenmeyi ve kendi sosyal ağlarınızda paylaşmayı lütfen unutmayınız.
1.1. Microsoft Project Giriş
İstanbul Kurumsal Gelişim’in Youtube Kanalı yayın hayatına başlamıştır.
İlk dersimiz Ali Oturaklı Hocamız tarafından hazırlanan MS Project eğitimidir.
Yeni Ürün Geliştirme Proje Şablonu – MS Project Formatında
UDEMY – Hayatımız Proje: Proje Yönetimi Başvuru Kaynağı
- Videolu Anlatım: 2 saat, 15 dakika
- IndirilebilirPDF ve Microsoft Project dosyaları
- Konu sonlarında pekiştirme amaçlı 16 adet soru ve cevapları,
- Eğitim sonunda UDEMY Sertifikası
- Ömür boyu kullanım garantisi
- Mobil Araçlardan her an ulaşabilme
- Gelişen içerik
- 2 PDU Kazanma imkanı,
Proje Yönetimi Podcast – 11- Microsoft Project
Bu bölümde Adem Çamurcu ile Microsoft Project, Project Server ve Microsoft’un yeni proje yönetimi araçları üzerine sohbet ettik.
İyi dinlemeler.
Youtube Kanalıma Üye olmak için – https://www.youtube.com/user/gokremtekir
2014-2020 Tatilleri MS Project’te
Aşağıdaki linkten indireceğiniz MS Project dosyanın içinde 2014 – 20120 arasındaki, 1 Ocak, 23 Nisan, 1Mayıs, 19 Mayıs, 30 Ağustos, 29 Ekim, Şeker ve Kurban Bayramları tatil olarak belirlenmiştir.
Tools-Change Working Time komutuna giderek tatil bilgilerini görebilirsiniz.
Aşağıdaki dosyayı kullanmanız halinde tatil bilgileri hazır bir şablonu kullanarak, projeninizi planlıyor olacaksınız.
Projelerinizde başarılar.
https://drive.google.com/file/d/0B7D6LXAQUXk-bWZCb1RSNWw3aWs/view?usp=sharing
MS Project ile Proje Planlama
MS Project Görev Türleri
MS Project 2013 ile Gelen Yenilikler 1
Eğitmenlerimizden Adem Çamurcu tarafından oluşturulan videolarda MS Project 2013 ile gelen yenilikleri görebilirsiniz.
MS Project 2013 İlk İzlenimlerim
Microsoft Project 2013’ün 60 günlük deneme versiyonuu dün itibariyle bilgisayarıma kurdum ve bu hafta sonunda yapacağım eğitimi yeni versiyon üzerinden sunacağım.
MS Project 2013 ile ilgili ilk izlenimlerimi de aşağıda paylaşmak istiyorum.
Öncelikle ilk dikkatimi çeken şey; MS Project ilk açılışta kullanıcıdan Windows Hesabıyla bir açılış yapmasını istiyor. Windows kullanıcı kod ve şifrenizi girerek, MS Project’i açıyorsunuz ve sonraki açılışlarda sağ üst köşede kullanıcı adı hep gözüküyor. Sanki bilgisayarınzda bir program değil de internet üzerinden bir web sitesine bağlanmış gibi hissediyorsunuz ve aşağıda görselini koyduğum ekranlar karşınıza çıkıyor.
Şablonlardan da dosya açıp, onların üzerinden çalışmanız mümkün.
Daha sonrasında karşınıza bir yönlendirme ekranı geliyor ve proje planınızı oluşturmanız için hangi adımlardan geçeceğinizi resimlerle anlatan bir kılavuz karşınıza çıkıyor. Adım adım ilerlediğinizde aşağıdaki ekranlarla karşılaşıyorsunuz.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
MS Project’in kullanım ekranı eski versiyonlara göre biraz soluk gözüküyor. Yukarıda da ifade ettiğim gibi sanki tasarıma çok önem verilmemiş ve online bir web sitesi üzerinden bir yazılım kullanıyormuşum izlenimi oluşuyor, insanda…
Örnek bir görsel aşağıdaki gibidir:
MS Project 2013’ün en önemli özelliği (MS Project 2010’da tamamen bozulmuştu) Raporlama özelliği… 2010 ve daha eski versiyonlarda grafiksel raporlar için sürekli Excel’e veri taşıma zorunluluğu vardı fakat 2013 versiyonunda grafiksel raporlar için artık Excel’e gerek duyulmayacak.
Ayrıca bu raporları ekranda göründüğü biçimde kopyalayıp, istediğiniz bir başka programa yapıştırabiliyorsunuz. Eski versiyonlarda raporlar için pdf dönüştürücü olmadan MS Project’in dışına raporları çıkaramıyordunuz.
Raporlardan bir kaç örnek:
Maliyet Durum Raporu
Kaynak Durum Raporu
Proje Efor – Adam*Saat
Kritik Aktiviteler
Kayan Aktiviteler
Son olarak da bu raporlama yapısını düzenlemek için muazzam bir detay yapı MS Project 2013’ün içine eklenmiş durumda… Bunun da bir görselini aşağıda görebilirsiniz.
MS Project 2013 Geliyor
Microsoft, Project 2013 versiyonunu çıkarmaya hazırlanıyor.
MS Project 2013’deki yenilikler için tıklayın.
veya
http://www.microsoft.com/project/en-us/preview/project-benefits.aspx
Project Server Kullanımı ve Sistem Yönetimi Açık Kurs Eğitimleri
İstanbul Kurumsal Gelişim olarak konularımızın arasına eklediğimiz iki yeni açık kursumuzu daha duyurmaktan mutluluk duyarım.
Microsoft Project Server 2010 Kullanarak İleri Düzey Proje Yönetimi Uygulamaları
Amaç
Project Server projelerin izlenmesi ve takip süreçlerinde daha az efor harcayarak verimliliği artırmaktadır. Ayrıca proje ekip üyeleri arasındaki iletişim için de etkin bir araçtır. Bu eğtimle proje yöneticilerinin çoklu proje yönetim ortamı olan Project Server uygulamasını etkin kullanabilmesi amaçlanmaktadır.
Kimler katılmalı
Bu eğitim project server uygulamasını kullanan proje yöneticileri içindir. Eğitime katılabilemek için Microsoft Project 2010 Professional Kullanarak Proje Planlaması, Yürütmesi, Kontrolü ve Analizi ( Başlangıç ve İleri Düzey) eğitimine katılmış olmak gerekmektedir.
Eğitim Süresi: 1 gün / Eğitim Saatleri: 09:30 – 17:30
Microsoft Project Server 2010 Sistem Yönetimi Eğitimi
Bu eğitim proje yönetim ofisi, program yönetimi ve benzeri görevlerde yer alan uzmanlara yöneliktir. Katılımcıların aşağıdaki konularda bilgi sahibi olmasında fayda vardır:
- Windows Server 2008,
- Internet Information Services (IIS),
- Microsoft Windows SharePoint Portal 2010,
- Microsoft Project Professional 2010,
- Office Web components and messaging and collaboration platforms,
MS Project’te İlerleme Çizgileri (Progress Lines)
MS Project’te içinde bulunduğunuz güne göre projenizin hangi aşamasının ileride veya gerisinde olduğunu görmek amacıyla İlerleme Çizgilerini (Progress Lines) kullanabilirsiniz.
Gantt Görünümündeyken takvimin üzerinde mouse sağ tuşuna basın ve açılan menüden Progress Lines seçin. Sonra da aşağıdaki adımlardan geçerek ilerleme çizgilerini Gantt üzerinde göstermeye başlayın. Bugüne göre hangi aşamanızın veya aktivitenizin ne kadar geride olduğunu artık görsel olarak inceleyebilirsiniz.
MS Project’teki Trafik Lambaları
Bugün MS Project’te çok az bilinen bir özellikten bahsetmek istiyorum.
MS Project ile kolonlara formüller girmek ve çıkan sonuçları belirli kriterlere göre trafik lambaları yakmak mümkün. İşte bugün bu konudan bahsedeceğim.
Varsayalım ki aşağıdaki gibi bir projeniz var.
1- İçinde bulunduğum gün aktivitelerin başlangıç tarihine yaklaştıkça MS Project bize uyarıda bulunsun istiyorum. Öncelikle, bulmam gereken; Aktivitelerin başlangıç tarihleri ile içinde bulunduğum gün arasındaki farktır. Bunun için MS Project’e yeni bir kolon ekleyelim. Aşağıdaki gibi Start kolonunun üzerindeyken mouse sağ tuş yap “Insert Coloumn” işaretleyin.
2- Number 1 kolonunu ekleyin.
3- Number1 kolonunu tekrar işaretleyin ve mouse’un tekrar sağ tuşuna basın.
Açılan menüde Custom Fields ı işaretleyin
Bu işlemden sonra aşağıdaki pencere ile karşılaşacaksınız.
4- Yukarıdaki pencerede belirtildiği gibi Formula butonuna tıklmaanız gerekir ve aşağıdaki gibi bir pencere karşınıza çıkacaktır. Bu pencereye şu formülü yazın:
Abs( [Start] – [Current Date] )
5- OK’I seçip de tabloya baktığınızda değerlerin hesaplandığını göreceksiniz.
6- Şimdi Custom Fields’ı tekrar açın ve Grapical Indicator kolonuna tıklayın.
7- Yeni açılacak pencereyi aşağıdaki gibi yapılandırın.
8 – OK’lere basarak Gantt diyagramına dönün.
9 – 2012 yılında bütün projelerinizin zamanında, bütçesinde ve kapsamında bitmesini dilerim.
İki Projeyi MS Project ile Karşılaştırmak
İki proje planı arasındaki farkları en kolay nasıl karşılaştırırsınız? Bugün MS Project 2010 ile bunun nasıl yapılacağını anlatacağım.
Aslında bu özellik 1995’teki MS Project versiyonunda bile yer almaktaydı fakat araç çubuklarının içinde bir buton olarak durduğu için çok fazla dikkat çekmezdi.
Neyse… versiyon 2010 için konuşalım.
Önce basit bir proje planı hazırlıyoruz ve bu planı kaydediyoruz.
Şimdi ikinci proje planımızı hazırlayalım. Bu biraz daha kötümser olsun. Sonra bu dosyayı da başka bir isimle kaydedin.
Şimdiii… bu iki plan arasındaki farkları görmek için Project menüsünü işaretleyin ve Compare Projects butonunu tıklayın
Karşınıza bir pencere belirecektir. Bu pencereden eski versiyonlu proje planını da seçiniz.
OK tuşuna bastığınızda iki proje planının karşılaştırılmış halini içeren yeni bir proje dosyası açılacaktır.
MS Project'i Daha Verimli Kullanmak
“Yaklaşan Dalga Planlama” Yöntemini Kullanın
Özellikle uzun vadeli projelerde, projenin gelecekteki tüm detaylarını bilemeyeceğimiz için plan seviyesini öngörebildiğimiz döneme kadar detaylandırılmalıdır. Belirli Kilometre Taşlarına ulaştıkça, projenin geri kalanı tekrar detaylandırılarak, ilerlenmelidir. Aksi halde, her kilometre taşına ulaşıldığında projenin ilerideki tüm detayları değiştirilmek zorunda kalınabilir. Bu da planlama için harcanan eforun ve zamanın gereksiz yere uamasına sebep olur.
İş Kırılım Yapısına Dikkat
Proje planını tüm paydaşların daha rahat anlayabilmesi için projeyi aşamalara bölmek ve bu aşamaların alt detaylarını oluşturarak, planı şekillendirmek çok doğru bir yöntemdir.
Böylece süre, maliyet ve sorumluluklar proje aşamaları detayında görülmüş olur.
Bağlantılara Dikkat
Proje planındaki tüm kilometre taşlarının ve aktivitelerin mutlaka en az 1 adet öncülü ve bir adet de ardılı olmak zorundadır. Bu proje yönetiminin bir kuralıdır.
Özet görevler ise kesinlikle bağlanmamalıdır.
MS Project’teki Kaynaklar, Sorumlular Değildir
Yine çok sık yapılan bir hata; MS Project’te bir aktiviteye kaynak ataması yapmak, fiilen çalışacak kişiyi atamak anlamına gelir. Sorumlu atamak için farklı yöntemler kullanmak gerekmektedir.
Temel Plan Eksikliği
Pek çok MS Project kullanıcısı Temel Plan (Baseline) özelliğini bilmez. Bu durumda planlanan ile gerçekleşen arasındaki farkı takip etmek mümün değildir.
Baseline – (Temel Plan) ve ayrıca Tracking Gantt (İzleme Gantt Öğesi) ifadelerini MS Project içinde araştırın.
Proje İlerlemesinin MS Project’e Yansıtılması
Proje içinde fiilen gerçekleştirilen tüm aktiviteler, MS Project üzerinde çok hızlı biçimde işlenmeli ve projenin ilerleyişi MS Project ile takip edilmelidir. Yapılan işlerin kayıtlarının geç girilmesi, projenin gidişatını geç öğrenmemize ve projenin kontrolümüzden çıkmasına sebep olacaktır.
MS Project 2010’da Timeline
Aşağıda bir proje planı örneği yer almaktadır.
Gantt Chart görüntüsünün hemen üzerinde yer alan “TIMELINE” görüntüsüne dikkat.
Bu görüntü, projenizin içinde sizin için önemli olan faaliyetleri ve/veya kilometretaşlarını gösterme özelliğine sahiptir.
Öncelikle, “TIMELINE” görüntüsü nasıl açılır?
View menüsüne tıkladığınızda araç çubuklarının arasında (sağa doğru) Timeline Checkbox işaretlemeniz gerekir.
Bundan sonrası çok kolay.
Sizin için önemli olan herhangi bir aktiviteye/kilometretaşına iki kere tıklayıp, Bilgi Penceresini açın. Açılmışı aşağıda…
Yukarıda görüldüğü gibi Display on Timeline Checkbox işaretlediğinizde bu aktivitenin izdüşümü TIMELINE görüntüsü üzerinde gözükecektir.
PDF Formatında çizimli anlatım için
MS Project'te Süresi Kendi Kendine Değişen Aktivite
Aşağıdaki soruya lütfen dikkat. Bu soru dün bana bir e-mail ile geldi ve ben de aşağıdaki gibi cevapladım.
1- Başlangıç tarihini plandaki “x” görevinden, bitiş tarihini plandaki “y” görevinden, süreyide bu iki tarih arasındaki farktan hesaplayan bir görev yazılabilir mi, ve bu göreve kaynak atanabilir mi?
Bu şekilde çalışan bir aktivite hazırladım, aşağıdaki linki tıklayarak, ilgili faaliyeti görebilirsiniz.
İndirdiğiniz dosyada X veya Y akitivtelerinin süresine, zamanına dokunabilirsiniz. A aktivitesinin süresi, X ve Y aktivitelerinin tarihlerine göre kendi kendine değişecektir. A aktivitesine kaynak da atayabilirsiniz.
Yöntem şu: X aktivitesinin “Start” değerini copy deyip, A aktivitesinin Start değerine Paste Special’ı seçin. Açılan pencerede sol üst köşeden link verin. Aynı şekilde Y’nin Finish değerini kopyalayı, yine A’nın Finish değerine Paste Special yapın ve yine linkleyin.
Download: xy
MS Project Server 2010'u Tanıyalım
Microsoft Project 2010’u Taniyalim
Proje Yönetimini Bilmeyen MS Project Anlatmasın Lütfen
Dün (adı bende kalsın) bir şirkete MS Project Server’ı eğitimi için gittim. Eğitim sabahı eğitimi organize eden arkadaşlarımızdan önce şirketle ilgili kısa bir bilgi aldım. Daha sonra şirketlerindeki MS Project ile ilgili daha önce aldıkları eğitimlerden bahsettiler; Microsoft’un Sertifikalı eğitim firmalarından bir tanesi MS Project’i anlatmak üzere bir eğitmen göndermiş fakat eğitimden hiç memnun kalınmadığı için yarıda kesilmiş, bir başka eğitmenle tekrar denenmiş, ne yazık bu da memnuniyetsizlikten dolayı yarıda kesilmiş. Gelen eğitmen hem Proje Yönetimi hem de yazılımla ilgili yeterli bilgiye sahip değilmiş.
Yarıda kesilen eğitimlerden aldıkları bilgilerle bir proje planı yapmış, arkadaşlarımız fakat hiç eğitim almasalar da (bir iki saatlik karıştırmayla) zaten o planı yaparlardı.
Dün hem yaptıkları planları gözden geçirip, düzeltmeler yaptık, hem MS Project Server’ın etkinleştirilmesi için gerekli yöntemleri konuştuk hem de yazılımların teknik detaylarını inceledik.
Sözün özü, MS Project Lisansı satmakla iş bitmiyor, (buradan ilgililere sesleniyorum :)), Proje Yönetimi kurallarını bilmeyenler MS Project’i yanlış anlatıyor ve bir çok firmayı da Microsoft Project’ten soğutuyor. Bu yüzden, Türkiye’de bir çok büyük firma farklı yazılımları satın aldı ve kullanıyor. MS Project de yanlış politikalardan dolayı pazar payını kaybediyor.
Anlayana…
MS Project 2010 – Task Mode
MS Project 2010 Eğitimlerimiz
İstanbul Kurumsal Gelişim olarak, Aralık ayından itibaren MS Project/Server 2010 eğitimlerimiz başlamıştır. Açık kurs veya kuruma özel olarak 3’er günlük eğitimler, proje yöneticilerine yöneliktir.
Bunun yanısıra, Project Server 2010 eğitimlerimizde Aralık 2010’dan itibaren kurumlara özel olarak gerçekleştirilecektir. Bu eğitim 3 alt başlıkta sunulmaktadır.
Project Server 2010 Kurulum eğitimi – 2 gün – Katılımcı Profili: Bilgi İşlem
Project Server 2010 Sistem Yönetimi – 2 gün – Katılımcı Profili: Bilgi İşlem, Proje Ofisi
Project Server 2010 Kullanıcı Eğitimi – 0,5 gün – Katılımcı Profili: Proje Takım Üyeleri
Detaylı bilgi için: 0216 – 456 60 50 ile irtibata geçebilirsiniz.
MS Project'te Kaynak Tipleri
MS Project’te 3 tip kaynak bulunmaktadır.
Work: İnsan kaynağı için kullanılır
Material: Malzeme kaynağı için kullanılır
Cost: Sözleşme ile kurumunuza iş yapan tedarikçiler için kullanılabilir.
Resource Sheet görüntüsündeki tanımlanma şekli aşağıdaki gibidir.
Aktivitelere, kaynakları atadıktan sonra maliyetler de aşağıdaki gibi gözükmektedir. Özellikle Cost tipindeki kaynağın maliyeti aktivitenin süresine bağlı olmadığı için istenilen rakam elle girilebilmektedir. Böylece, tedarikçilere hangi aktivitelerin sonunda ödeme yapılacağı, hem nakit akışına hem de bütçeye eklenmiş olur .
MS Project’te Periyodik Aktiviteler
Düzenli olarak yapılacak aktiviteleri aşağıdaki adımları izleyerek, planınıza ekleyebilirsiniz.
MS Project Kullanımı için Gereksinim Belirleme
Bu gereksinim belirleme sorularının amacı;
- MS Project Professional / Project Server lisanslarında sayılara karar vermek
- Gerekli eğitim içeriğine karar vermek
- Katılımcı sayılarına karar vermek
ve şirketinizde fayda/maliyet avantajı sağlamaktır. Aşağıdaki sorulara cevap vererek, sonuçları bize gönderdiğiniz takdirde, size özel eğitim ve lisanslama ihtiyaçlarını söyleyebiliriz.
Deneyimlerimize göre bir çok şirket MS Project’ten tam olarak neler beklemesi gerektiğini bilmeden, lisanslama ve eğitim sürecine girdiği için parasal açıdan önemli maliyetlere katlanmak zorunda kalıyor. Bu maliyetlere karşılık elde edilen faydanın yükseltilmesi amacıyla İKG olarak, yardımcı olmak isteriz.
Sorular
Adınız:
Soyadınız:
Firma Adı:
Tel No:
E-mail:
MS Project, aktivitelerin süre, başlangıç, bitiş tarihlerini göstersin. (Evet / Hayır)
MS Project, projede çalışan insan kaynağımızın detaylı bilgilierini göstersin. (Evet / Hayır)
MS Project, tedarikçilerimizin detaylı bilgilerini göstersin. (Evet / Hayır)
MS Project, aktivitelerin maliyetlerini göstersin. (Evet / Hayır)
MS Project, gerekli olan insan kaynağı ihtiyacını göstersin. (Evet / Hayır)
MS Project, gerekli olan malzeme ihtiyacını göstersin. (Evet / Hayır)
MS Project, tedarikçilerin işlerini göstersin. (Evet / Hayır)
MS Project, tedarikçilere yapacağımız ödeme planını göstersin. (Evet / Hayır)
MS Project planı yaparken, işlerimizi kendi çalışanlarımıza atıyoruz. (Evet / Hayır)
MS Project planı yaparken, işlerimizi tedarikçilerimize atıyoruz. (Evet / Hayır)
MS Project planlarını e-mail ile paylaşmak istiyoruz ve bu bizim için yeterli. (Evet / Hayır)
MS Project planlarını web platformundan paylaşmak istiyoruz. (Evet / Hayır)
Gerçekleşme verilerini telefon, e-mail yolu ile alıyor ve güncelliyoruz ve bu bizim için yeterli. (Evet / Hayır)
Gerçekleşme verilerini web platformundan toplamak istiyoruz. (Evet / Hayır)
Proje bilgilerimizi web platformu üzerinden üst yönetime açmak istiyoruz. (Evet / Hayır)
Proje bilgilerimizi web platformu üzerinden müşterimize açmak istiyoruz. (Evet / Hayır)
Proje bilgilerini güvenli biçimde internet ortamına açmak istiyoruz. (Evet / Hayır)
Ortak kaynak kullanımı açısından sorunlar yaşıyoruz ve bunu ortak bir web platformu üzerinden takip etmek istiyoruz. (Evet / Hayır)
Projelerinizi ortak takip eden Proje Ofisininz mevcut mu? (Evet / Hayır)
Proje Ofisinizde kaç kişi görevli?
Proje yöneticilerinizin sayısı kaç kişi?
Projelerde kullanılan ortak kaynak sayısı kaç kişi?
Bir sene içinde MS Project kullanarak, yönetmeyi hedeflediğiniz proje sayısı kaç adet?
Eklemek istediğiniz notlar:
MS Project ‘ten Excel’e Nakit Akışı
Bu konuyu önceden yazmıştım ama şimdi görsel hale getirdim.
MS Project Kullanımında Yapılan Hatalar
- Satın alma aktiviteleri.
- Eğer bir ürünün satın alınması 90 gün sürecekse, satın alma aktivitesi yazıp, 90 gün süre vermek ve hatta bir de satın almadan sorumlu kişiyi atamak önemli bir yanlıştır. Çünkü MS Project o satın almadan sorumlu kişiyi 90 gün boyunca 8 saat çalışacak şekilde anlar. Sanki satın alma sorumlusu satın almıyor da tedarikçinin işini yapıyor gibi bir sonuç çıkar.
- Rutin işler
- Proje Yöneticisi, projesini yönetmek adına harcadığı eforu göstermek için projenin başından sonuna kadar bir aktivite çizer. Bu aktiviteye de kendisini tam zamanlı atar. Böylece MS Project’in hesaplamaya çalıştığı Kritik Yol ortadan kalkar.
- Süreç Haritası Oluşturma Gayretleri
- Bazı kullanıcılardan gelen talep, MS Project’i, MS Visio gibi kullanma gayreti olduğunu gösteriyor. Neden aktivitelerin bağlantıları geriye doğru yapılamıyor? gibi sorularla karşılaşıyorum. Bunun cevabı aslında basit: Visio, mantıksal diyagramlar kurar ve süreç haritalarını çizersiniz, MS Project’te ise Network diyagramı oluşturursunuz ve işin içine zaman girdiği için oklar geri dönemez.
- Özet Görevleri Bağlama
- Hemen hemen tüm MS Project kullancılarında istisnasız gördüğüm hata Summary Task bağlantıları. ÖZET GÖREVLERE ÖNCÜL – ARDIL TANIMLAMAYIN.
- Eksik Öncül – Ardıl
- PMI’ın son PMBOK’ta da en sonunda yer verdiği her aktivitenin en az 1 öncülü 1 ardılı olsun ifadesi MS Project kullananlar için çoğu zaman dikkat edilmiyor.
- Aktiviteye kaynak atamada sağ taraftaki Resouce Name kolonu sorumlu tanımlamak için değil, işi yapacak kişiyi tanımlamak için kullanılır.
- Resource Sheet’de Max Units. kolonununun kullanımı. “Bu kaynak bu projede %50 zaman ayıracak” diye düşünüp, Max Units değerini %50 yazmak da bir başka hata… O kaynak için %100 yazın, aktivitelere atarken %50 veya daha az performans ile atayın.
- Makinaları Material tipinde tanımlamak ve atamak, diğer bir hata
- Aktivitelerin Task Type ifadelerini Fixed Duration yapmak, aktiviteyi erken bitirme ihtimalinizi ortadan kaldırır.
- Aktivitelerin başlangıç veya bitiş tarihlerini elle girivermek. (Madem aktivitelerin tahilerini siz biliyorsunuz, o zaman MS Projcet’e ne gerek var? Önünüze bir takvim alın, üzerini işaretleyin)
- MS Porject’i olmayanlar için planı Excel olarak kaydetmek ve başkalarına bu şekilde göndermek. Tabi gönderdiğiniz kişi hiç bir şey anlamaz çünkü İş Kırılım Yapısı kaybolmuştur.
Diğer hataları da eğitimlerimizde konuşalım.
MS Project’i bir de bizden dinleyin.
Microsoft Project’te Gridlines – Klavuz Çizgileri
MS Project’te 2010-2015 Arasındaki Tüm Tatiller
Aşağıdaki linkten indireceğiniz dosyanın içinde 2010-2015 arasındaki, Yılbaşı, 23 Nisan, 1Mayıs, 19 Mayıs, 30 Ağustos, 29 Ekim, Şeker ve Kurban Bayramları tatil olarak belirlenmiştir.
Aşağıdaki dosyada Tools-Change Working Time komutuna giderek tatil bilgilerini görebilirsiniz.
Bu tatili projeleriniz için şablon dosya olarak kabul edip, bundan sonraki projelerinizin bitiş tarihlerini daha gerçekçi bulmanız mümkün olacaktır.
2010-2015 Takvim Bilgileri
MS Project’te Toplam/Serbest Bolluk
MS Project üzerinden Kritik Yol Analizi ve buna bağlı olarak aktivitelerin Toplam ve Serbest Bolluklarını en kolay “Detail Gantt” görüntüsü ile görebilirsiniz. (Türkçe versiyonda: Ayrıntlı Gantt Grafiği)
Eğer kullandığınız tabloya Total Slack ve Free Slack (Tr: Toplam Bolluk ve Serbest Bolluk) kolonlarını da eklerseniz, kritik olmayan aktivitelerin ne kadar kayabileceğine dair tüm bilgiye ulaşmış olursunuz.
İşte bir örnek
MS Project’te Filtreleme
MS Project ile çok fazla aktiviteli bir proje planı hazırlandığında, bunların proje boyunca takip önemli bir sorun olmaktadır. Bu yüzden MS Project’in filtreleme özelliğinin çok etkin kullanılabilmesi gerekmektedir.
Filtreler, isteğinize göre belirli özellikteki aktiviteleri veya kaynakları sadece Proje Yöneticisinin bilgisine sunan araçlardır. Örneğin, 1000’lerce aktivitesi olan bir projenin sadece tamamlanmış işlerini veya gelecek hafta yapılacak işlerini veya sadece Ali’nin çalışacağı işlerin filtrelenmesini isteyebilirsiniz.
MS Project’te bazı filtreler standart olarak hazırlanmıştır. Neleri filtreleyebileceğinizi görmek için Filtreler seçim kutusunu tıklamanız gerekmektedir.
Resimde de görüldüğü gibi pek çok filtre bu liste içinde hazır bulunmaktadır.
Bu filtrelerin hazırlandığı bir ortam vardır. Bu sayede varolan filtreleri kendi isteğinize göre kişiselleştirebilir veya kendiniz de yepyeni bir filtre oluşturabilirsiniz.
Aşağıdaki menüyü takip edin.
Açılan sayfa aşağıdaki gibi olacaktır.
Completed Tasks filtresini seçip, Edit tuşuna basarsanız, bu filtrenin nasıl yapıldığını göreceksiniz.
Yukarıdan da görüldüğü gibi bir işin % Tamamlanma miktarı 100’e eşitse o iş bitmiştir ve bu filtre ile tamamlanan işler ekranda gösterilecektir.
Pekiala, yeni bir filtre yapalım mı?
Tabi sizlerin ne tip filtrelere ihtiyacınız olduğunu bilemem ama ben en azından bir örnekle filtrelemenin mantığını daha iyi anlatmak istiyorum.
Bizim örneğimizde istediğimiz bir kaynağın, belirli günler arasında başlayacak işlerini göstersin. Yani daha net ifade ile Ali’nin Kasım 2009’da başlayacak işlerini göstersin.
Yukarıdaki filtreyi deneyin. MS Project’in size toplam 3 soru soracağını görecek ve programı artık daha interaktif kullanmaya başlayacaksınız.
İşte Project 2010
Project 2010 Beta versiyonu yayınlandı.
Öncelikle dikkati çeken menüler oluyor. Diğer Office 2007 ürünleri gibi araç çubukları tamamen değiştirilmiş.
Aşağıdaki görüntüde farkedilen diğer bir özellik ise iki aktivitede kaynak çakışması inkicator kolonunda kırmızı insan resmi olarak gözüküyor.
Kaynakların iş yüklerini düzenlemek için çok büyük bir kolaylık gelmiş. Aşağıdaki görüntüde aktiviteleri mouse’la hareket ettirerek, diğer kaynaklara aktarabileceğiniz gibi mevcut kaynağın boş günlerine de aktiviteyi kaydırabilirsiniz.
Timeline özelliği Project 2010’a yeni eklenmiş. Bütün projenin özet ilerlemesini, önemli aktiviteleri veya kilometretaşlarını proje planının üzerinde görmek mümkün.
Benim en sevdiğim özelliklerden biri ise Tümden Gelim yöntemi ile Tüme Varım Yöntemlerinin otomatik karşılaştırılması. “İnşallah Planları” ile Gerçekçi Planlar” artık daha net ortaya çıkabilecek.
Microsoft Project 2010 Duyuruldu
17 Eylül 2009 günü Microsoft tarafından yapılan bir duyuru ile MS Project 2010 ile ilgili ilk bilgilendirme yapıldı.
Videodan izlediğim kadarıyla “SÜPER” özellikler eklenmiş.
Kesinlikle izlemenizi tavsiye ederim.
MS Project’te Kilometretaşları
PMBOK’a göre bir “Kilometretaşı Raporu”, üst yönetime özet bilgi vermek için sunulur. Böylece üst yönetime, projenin ara hedefleri de sunulmuş olur.
MS Project’te proje planı hazırlarken, projenizin ikinci satırına (1. satırda projenin adı yazıyor) “Proje Başlangıcı” diye bir aktivite yazmanızı ve bunun da süresini “0” (sıfır) yapmanızı tavsiye ediyorum. Benzer şekilde planın en son aktivitesi de “Proje Teslimi”, “Proje Kapanışı” gibi ifadelerden birini yazarak, bunu da kilometretaşı olarak, gösterin.
Bunun yanısıra, proje içindeki ana aşamalrın da özellikle son aktivitelerini kilometretaşı olarak, göstermenizde fayda var. Böylece, projenin hangi aşaması hangi tarihte bitecek, bir diğer ifadeyle, projenin ara hedeflerine hangi tarihlerde ulaşılabilecek, bilgisini görmek koalylaşacaktır.
Projenin gerçekleşme verilerini toplarken de eğer aktivite sürelerinde herhangi bir sapma var ise, gelen değişikliklerin hangi ara hedefleri, ne kadar etkilediğini de kolaylıkla görebilirsiniz.
Bunun için MS Project’in filtreler bölümünde “Milestone” veya raporlar bölümündeki “Milestone Report” araçlarını kullanmanızı işinizi kolaylaştıracaktır.
MS Project'teki "?"
MS Project’te çok merak edilen aslında oldukça basit bir konuya temas etmek istiyorum. Başlıktan da anlaşılacağı gibi Duration kolonunda gözüken “?” – soru işareti- ne anlama gelmektedir?
“?” – soru işareti-, o aktivitenin tahmini olduğunu gösteren bir işarettir.
Eğer o aktiviteye iki kere tıklarsanız, karşınıza Task Information penceresi gelecek ve sağ üst köşede “estimated” checkbox’ının işaretli olduğunu göreceksiniz. Checkbox kapanınca “?” de gidecektir.
Peki, ne anlama geliyor? Anlamı şu; “?” varsa, işe atanan kaynağa, “bu işin 4 günde yapılacağını tahmin ediyorum” diyorsunuz yoksa “bu işi 4 günde yap” diyorsunuz. Bu kadar basit aslında…
Projesinde “?” işaretlerini topluca kaldırmak isteyenler olabilir. Bununla her satır için tek tek uğraşan kişilerle tanıştım, halbuki şöyle bir kolaylık var (Siz de denemiş olabilirsiniz, tek olmadığınızı bilin…:) ). Eğer adı “estimated” olan bir kolonu tablonuza eklerseniz, bütün satırların “Yes” olduğunu göreceksiniz. İlk baştakini “No“‘ya çevirip, geri kalanı da aşağıya doğru kopyalarsanız, bütün “?“‘den kurtulursunuz.
Yeni yazdığınız aktivitelere de “?” gelmesini istemiyorsanız, o zaman Tools – Options – Schedule sekmesinden en alttaki “New tasks have estimated durations” seçeneğini kapatın.
