Reklamlar

Archive

Posts Tagged ‘planlama’

24- Proje Yönetimi Süreçleri -2

Reklamlar

MS Project ile Proje Planlama

Kategoriler:ms project Etiketler:, ,

MS Project'i Daha Verimli Kullanmak

“Yaklaşan Dalga Planlama” Yöntemini Kullanın

Özellikle uzun vadeli projelerde, projenin gelecekteki tüm detaylarını bilemeyeceğimiz için plan seviyesini öngörebildiğimiz döneme kadar detaylandırılmalıdır. Belirli Kilometre Taşlarına ulaştıkça, projenin geri kalanı tekrar detaylandırılarak, ilerlenmelidir. Aksi halde, her kilometre taşına ulaşıldığında projenin ilerideki tüm detayları değiştirilmek zorunda kalınabilir. Bu da planlama için harcanan eforun ve zamanın gereksiz yere uamasına sebep olur.

İş Kırılım Yapısına Dikkat

Proje planını tüm paydaşların daha rahat anlayabilmesi için projeyi aşamalara bölmek ve bu aşamaların alt detaylarını oluşturarak, planı şekillendirmek çok doğru bir yöntemdir.

Böylece süre, maliyet ve sorumluluklar proje aşamaları detayında görülmüş olur.

Bağlantılara Dikkat

Proje planındaki tüm kilometre taşlarının ve aktivitelerin mutlaka en az 1 adet öncülü ve bir adet de ardılı olmak zorundadır. Bu proje yönetiminin bir kuralıdır.

Özet görevler ise kesinlikle bağlanmamalıdır.

MS Project’teki Kaynaklar, Sorumlular Değildir

Yine çok sık yapılan bir hata; MS Project’te bir aktiviteye kaynak ataması yapmak,  fiilen çalışacak kişiyi atamak anlamına gelir. Sorumlu atamak için farklı yöntemler kullanmak gerekmektedir.

Temel Plan Eksikliği

Pek çok MS Project kullanıcısı Temel Plan (Baseline) özelliğini bilmez. Bu durumda planlanan ile gerçekleşen arasındaki farkı takip etmek mümün değildir.

Baseline – (Temel Plan) ve ayrıca Tracking Gantt (İzleme Gantt Öğesi) ifadelerini MS Project içinde araştırın.

Proje İlerlemesinin MS Project’e Yansıtılması

Proje içinde fiilen gerçekleştirilen tüm aktiviteler, MS Project üzerinde çok hızlı biçimde işlenmeli ve projenin ilerleyişi MS Project ile takip edilmelidir. Yapılan işlerin kayıtlarının geç girilmesi, projenin gidişatını geç öğrenmemize ve projenin kontrolümüzden çıkmasına sebep olacaktır.

Kategoriler:ms project Etiketler:, , ,

Buralarda Yenisiniz Galiba…

Proje Yöneticisi olarak atandığınız ilk proje mi? Hayırlı olsun. Bu üst yönetimin size olan güveninin de bir göstergesi.

Evet, şimdi ekibi toplama ve onları bir plan çerçevesinde çalıştırma zamanı…

Kimleri mi çağıracaksınız? Proje için bir çekirdek ekip kurarak, başlayabilirsiniz.

Proje amaçlarını iyi anlamanız gerekir ki diğerlerine de siz anlatabilin. Eğer eksik veya tutarsız bilgi verecek olursanız, ekibin size olan güvenini daha ilk başta kaybedersiniz.

Hedefi anlattıktan sonra proje kapsamını çekirdek ekibinizle netleştireceksiniz.

Ve sonra detaylı plan çıkacak… Bunun için uğraşıyorsunuz ama plan yapmaya kimsenin zamanı yok. Kimse size detaylarda neler yapıalcağını söylemiyor. Bilgi almak için soruyorsunuz fakat yapılan işlerin tanımı olmadığı için kimse net bir şey söyleyemiyor. Planları herkes aklında tutmakla övünüyor. Olabilir, moralinizi bozmayın.

Bir kaç kez bilgi almak için insanların peşinde koşturduktan sonra baktınız ki olacak gibi değil, “bari plan bölye kabaca kalsın”, dediniz. Hatta siz planı yapmakla uğraşırken, birileri çoktan proje faaliyetlerine başlamış, bazı kilometre taşlarına bile ulaşmışlar. Olsun, moral bozmak yok.

Bir sabah işe geldiğinizde öğreniyorsunuz ki, geçen hafta müşteri, bir proje takım üyesi, proje sponsoru, size hiç haber vermeden bazı konularda anlaşmışlar, projenin yönünü birlikte değiştirmişler ve öyle devam ediyorlar. Siz yine onların peşinden koşup, projenin nasıl şekil değiştirdiğini öğrenmeye çalışıyorsunuz. Bu da normal ve asla moral bozmak yok.

Bir gün, elinizde bilgisayar, bilgisayarda MS Project. Plan yok ama kendinizi herkesin peşinde koşan projede yapılan işleri günlük tutar gibi MS Project’e işleyen bir kişi olarak mı buldunuz? E, bu da normal, buralarda yenisiniz galiba…  🙂

Tutkulu PY’den Mektup – 4

Sevgili Proje Koçu,

Proje planlamanın önemli olduğunu biliyoruz, eksikliğini ben ve projelerde çalışan herkes mutlaka hissediyor fakat bu planlama işini bir türlü yapamıyoruz.

Benim şu anda üzerinde çalıştığım bir proje var. Bu proje şirketimin neredeyse tüm departmanlarını ilgilendiriyor. Planı hazırlayabilmem için o departmanlardan yetkili kişilerin desteğine ihtiyacım var. Bu çerçevede geçen hafta herkesin katılımının olacağı bir toplantı tertip ettim. Amacım yarım günlük bir oturum ile öncelikle projenin İş Kırılım Yapısını çıkarmayı hedeflemekti. Gelin, görün ki; o yarım gün her kafadan bir ses çıktı ve planın “p”’ sini yapamadan toplantı bitti. Her gelen “bu iş böyle olmaz”, “bu bize uymaz”, “nasılsa bu planlar daha çoook değişir”, “boşuna planla uğraşmayalım, nasılsa sapar”, “bu tip şeyler herşeyin düzenli olduğu şirketlerde olur” gibi sözlerle bütün motivasyonumu yok etti.

Bu sözlerin yanısıra, konu bir ara şirketin prosedürel süreçlerindeki aksaklıklara da kaydı ve başta şikayetler sonra suçlamalar derken, toplantı bitti.

Böyle bir durumda siz olsanız ne yapardımız?

Rumuz: Tutkulu PY

————————————

Sevgili Tutkulu PY,

Planlamaya İş Kırılım Yapısı ile başlayıp, kapsamı netleştirme niyetin çok doğru ve yerinde. İş Kırılım Yapısın, bütün proje paydaşlarının doğru iletişim kurabilmesi, projenin çıktılarını aynı şekilde anlayabilmeleri açısından çok çok önemli fakat “İş Kırılım Yapısını bütün paydaşlar biraraya gelerek, hazırlar” diye bir kural yok.

Madem ki, projen şirkette pek çok kişiyi etkilemektedir bu durumda, seninle birlikte planı yapmaktan ve takip etmekteden sorumlu olacak bir çekirdek ekip (Proje Yönetim Takımı) kurulmalıdır. Sen ve bu çekirdek ekip öncelikle İş Kırılım Yapısını kendi aranızda bir hazırlayın. Çekirdek ekip, çok büyük olmamalı (mümkünse 4-7 kişi yeterli). Az sayıdaki kişiyi yönetmeniz daha kolay olacaktır. İKY çıktıktan sonra paydaşların geneline bir sunumla İKY’nin ne olduğunu, amacını, neleri hedeflediğinizi bir sunumla anlatırsınız.

Daha sonra da planlama çalışmasının devamı yine bu çekirdek ekip tarafından geliştirilir. Bu çekirdek ekibe, yürütme, kontrol ve kapanış süreçlerinde de mutlaka ihtiyaç duyacaksın. Bu ekibin, projeye daha fazla zaman ayırmasını sağlamak için üst yönetimin desteği gerekebilir. Yani söylemek istediğim, özellikle büyük projelerde Proje Yöneticisi’nin yanısıra Proje Yönetimi Takımı da üst yönetim tarafından resmen atanır, yarı veya tam zamanlı Proje Yönetimi faaliyetlerine destek olur.

Son olarak, çekirdek ekibine birbiriyle iyi anlaşacağını düşündüğün, tecrübesine güvendiğin, sorun değil, çözüm üreten kişileri seçebilirsen, plan çok kısa zamanda ortaya çıkacak ve genel olarak da kabul görecektir.

Proje Koçu

Tedarik Yönetiminin Planlanması

Tedarik Yönetiminin Planlanması, projenin satın alma kararlarının belgelenmesi, yaklaşımın belirginleşmesi ve potansiyel satıcıların belirlenmesi sürecidir. Bu süreçte, proje ekibi neleri kendi yapacağına, neleri dışarıdan (ürün/hizmet) tedarik edeceğine karar verir.

Satın alma/tedarik işlemleri, satın alma departmanının sorumluluğunda  yürütülür fakat bu sürecin planlanmasından başta proje yöneticisi olmak üzere proje yönetim ekibi sorumludur.

Eğer iyi bir tedarik planı yok ise proje yöneticisi satın alma departmanının kapısını yumurta kapıya gelince çalar. Satın almanın gecikmesi ayrıdır, satın almanın planlanmaması apayrıdır; Doğal olarak, sorumluları da değişkendir.

Neye ihtiyacımız var?

Tedarik planı hazırlayabilmek için özellikle Kapsam Temel Çizgisi (İş Kırılım Yapısının çıktısı) elimizin altında olmalıdır. Böylece projenin ara teslimatlarını görmüş oluruz.

Gereksinim dokümantasyonu, müşteriden gelen ihtiyaçların yazılı olduğu doküman.

İşbirliği anlaşmaları; Eğer şirketinizin belirli ürün veya hizmeti satın aldığı anlaşmalı bir kurum varsa bu durum tedarik planlamayı etkileyecektir.

Bunların haricinde özetle, aktivite kaynak gereksinimleri, risk listesi, maliyet tahminleri, zaman çizelgesi, risklere bağlı sözleşme kararları gibi başlıklar tedarik planlamada gereklidir.

Nasıl Yapılır?

Yap – Satın Al Analizi: Proje ekibi proje içindeki ihtiyaçlarını tek tek ortaya çıkarır ve sonrasında ekibin kendisinin mi bu ürünleri üreteceğine yoksa dışarıdan mı tedarik edeceğine karar verir.

Sözleşme Türleri: PMI, bu bölüme oldukça fazla önem vermiştir ve alıcı ve satıcı arasında yapılabilecek sözleşme tiplerini anlatır. Bunları daha detaylı olarak başka bir yazımda ele alacağım fakat bu sözleşme tiplerinin isimleri şöyledir; sabit fiyatlı sözleşmeler, maliyet geri ödemeli sözleşmeler, süre ve malzeme sözleşmeleri.

Ne Çıkar?

Tedarik yönetim planı: Tedarik yönetimi planı, tedarik belgelerinin geliştirilmesinden sözleşmenin sona ermesine kadar tedarik süreçlerinin nasıl yönetileceğini tanımlar.

Tedarik çalışma bildirimleri: tedarik kalemini, olası satıcıların ürünleri, hizmetleri ya da sonuçları sağlayıp sağlayamayacaklarını belirleyebilmelerine izin verecek düzeyde ayrıntılı bir şekilde tanımlar.

Yap – Satın al kararları: “Yap ya da satın al” kararları, hangi proje ürünlerinin,  hizmetlerinin ya da sonuçlarının proje organizasyonunun dışından elde edileceği ve hangilerinin organizasyon içinde proje ekibi tarafından yürütüleceği konusunda varılan kararları belgeler.

Tedarik Belgeleri: Olası satıcılardan teklif istemek için tedarik belgeleri kullanılır. Farklı türde tedarik belgeleri için, bilgi talebi, ihaleye davet, teknik teklif talebi, fiyat talebi, ihale bildirimi, müzakereye davet gibi terimler kullanılır.

Kaynak seçimi kriterleri: Seçim kriterleri genellikle tedarik talebi belgelerinde belirtilir. Bu kriterler satıcıların tekliflerini derecelendirmek ya da puanlamak için geliştirilir ve kullanılır.

İletişimin Planlanması – PMBOK

Proje paydaşlarının bilgi ihtiyaçlarının belirlenmesi ve bir iletişim yaklaşımının tanımlanması sürecidir.

İletişimin Planlanması süreci, paydaşların bilgi ve iletişim ihtiyaçlarına yanıt vermek için yürütülür; örneğin, kimin hangi bilgiye ne zaman ihtiyaç duyacağı , bu bilgilerin onlara nasıl ve kimin tarafından verileceği gibi konularda kararlar alınır.

İletişimin yanlış planlanması veya hiç planlanmaması mesajların iletilmesinde gecikmelere, hassas bilgilerin yanlış yerlere gönderilmesine ve bazı paydaşlara eksik bilgi gönderilmesine yol açabilir.

Etkin iletişim, bilginin doğru içerikte, doğru zamanda ve doğru etkiyi yaratacak şekilde sunulması demektir.

Verimli iletişim ise sadece gerekli bilgilerin sunulması anlamına gelir.

Neye İhtiyacımız Var?

İletişimin planlanabilmesi için öncelikle Paydaş Listesi elinizin altında olmalıdır. Paydaş Listesi’ni inceleyerek, hangi paydaşı nasıl yönteceğinize dair bir strateji geliştirmelisiniz. Geliştirdiğiniz stratejilerde hangi paydaşa hangi bilgileri göndereceğinizi veya hangi bilgileri alacağınızı belirlemekte yardımcı olacaktır.

Nasıl Yapılır?

İletişim Analizi ve İletişim Teknolojisini belirleyerek, iletişim planına ulaşılabilir. Yapılması gereken şey, proje sürecinde Gantt Şemasına da bakarak, öncelikle Major Toplantıların (Üst Yönetime, Sponsora) zamanına, katılımcılarına, yerine, gündemine karar vermek, daha sonra  Minor Toplantıların sıklıklarını belirlemek ve aynı şekilde olmazsa olmaz katılımcıları, gündem konularını belirlemek olarak özetlenebilir.

Ayrıca bilgi akışında kullanılacak araçlar, teknoloji, formlar, yazılımlar da netleştirilir. Bu araçların neler olduğu proje ekibine tanıtılmalıdır.

Ortaya Ne Çıkar?

İletişim planı, herkesin baktığında bu projede iletişimin nasıl yapılacağını anlaması gereken bir doküman olmalıdır.

İçinde örneğin;

  • Takım üyeleri gerçekleşme verilerini ne sıklıkta Proje Yöneticisine ve nasıl aktaracaklardır?
  • Proje Yöneticisi, üst yönetimi veya müşteriyi ne sıklıkta ve hangi bilgi içeriği sunarak bilgilendirecektir.
  • Üretilen bilgiler nasıl arşivlenecektir.
  • Rapor formatları, sıklığı, kimden kime gönderileceğine dair yaklaşım.
  •  ve daha fazlası…
%d blogcu bunu beğendi: