Reklamlar

Arşiv

Posts Tagged ‘proje yöneticisi’

Proje Çalışmalarının Yönlendirilmesi ve Yönetilmesi

Reklamlar

Sponsor’un Kontrol Listesi

Bu zamana kadar ağırlıklı olarak bir Proje Yöneticisi’nin dikkat etmesi gerekenler üzerine yazılar yazdım. Bazı yazılarımda proje yönetiminin etkin olarak bir şirkette uygulanabilmesi için üst yönetimin de bu süreçleri bilmesi gerektiğinden bahsettim fakat bu yazımda bir Proje Sponsoru’nun proje yönetimi süreçleri içindeki görevini daha net tanımlamak istiyorum.

Öncelikle “bir projede Sponsor olmak kolay değildir” diyerek başlayalım. Sebebine gelince; Proje Sponsoru, üst yönetimden belirli bir meblağ parayı alır ve projenin yürütülmesi için proje yöneticisine aktarır. Eğer proje, başarılı olmaz ise proje sponsorunun karşı karşıya kalacağı kişiler, şirketin ya yönetim kurulu üyeleridir ya da genel müdürdür. Bu yüzden, sorumluluğunu anlamış olan bir sponsor, proje yöneticisine projenin hangi aşamasında finansal veya politik destek sağlaması gerektiğini bilmelidir.

Bu çerçevede, proje sponsoru aşağıdaki işlemleri tamamladığından emin olmalıdır:

* Bir proje yöneticisini ve çekirdek ekibi resmen projeye atamalı ve bunu olabildiğince geniş paydaşlara bizzat kendisi duyurmalıdır.

* Proje yöneticisine güven aşılamalı ve projede sorunlar çıktığında arkasında olduğunu hissettirmelidir.

* Projenin başlangıcında, proje yöneticisinin ekip tarafından kabullenilmesini sağlamalıdır.

* Projeye üst yönetimce önem verilidğini göstermek açısından kapsam toplantılarında bilfiil yer almalı ve kapsamın netleşmesinde yardımcı olmalıdır.

* Proje ilerleyişi hakkında proje yöneticisinden ne sıklıkta ve hangi formatta ilerleme raporu isteyeceğinin standardını belirlmelidir.

* Düzenli yapılacak bilgilendirme ve/veya onay, karar alma amacıyla yapılacak toplantılar konusunda proje yöneticisini bilgilendirmeli ve bu toplantılarda verilmesi gereken stratejik kararları netleştirmelidir.

Bir proje sponsoru ile bir proje yöneticisi, proje yönetimi açısından aynı dili konuştukları sürece projenin de başarılı olma şansı artar.

Proje Yönetimi ve Ortak Dil

Bundan üç veya dört yıl öncesine kadar proje yönetiminin sadece proje bazlı çalışan departmanların sorumluluğunda olduğu düşünülmekteydi. Özellikle içinde bilgi teknolojileri ile ilgili işler olan projelerde iç müşteri durumundaki iş birimleri sadece Bilgi İşlem Departmanından talepte bulunur, projenin önceliklendirilmesi, planlanması, yürütülmesi ve takibi konusunda hiçbir söz hakkına sahip olmazlardı.Bu yüzden, iş birimlerinin proje planlamasına, takip etmesine gerek olmadığı düşünülerek, bu birimlerde çalışan kişilerin Proje Yönetimi eğitimlerine de katılmalarına gerek duyulmazdı. Hatta, bazen bir birim yöneticisi tarafından eğitime gönderilen iş birimi temsilcileri “biz proje yönetmiyoruz ki, niye bu eğitimi almak zorunda kalıyoruz” şeklinde açıkça tepki de göstermekteydi.

Geçen zaman içinde Proje Yönetiminin herkesin aynı dili konuştuğu ortamlarda işe yaradığı anlaşıldı. İş birimleri ve üst yönetimin desteği olmadan ve hatta doğru yerde doğru desteği sunmadıkları sürece projelerin başarılı olamayacağı daha net görüldü.

İçinde bulunduğumuz 2012 ve geçtiğimiz 2011 yılı içinde başta Bankacılık sektörü olmak üzere Telekomünikasyon sektöründe yer alan firmaların iş birimlerinden Proje Yönetimi eğitimlerine katılımların artığını söylemekten memnuniyet duyuyorum. Hatta, bu birimlerden katılan pek çok kişi kesinlikle çok bilinçli olarak eğitimlere geliyor. Yani, projelerin bir ekip çalışması ile başarıya ulaşacağına, ortak dili konuşmanın önemine inanan kişiler… Daha da önemlisi bu katılımcılarımız da PMP sertifikası konusunda bilgi sahibi ve sınava girme motivasyonuna sahip kişiler oluyor.

Eksiklik nerede? Şu an eğitimlerimize katılanlar genellikle projeler daha iyi yönetilsin diye bilfiil projede çalışanlar ve iş birimi temsilcilerinden oluşuyor fakat bir projenin başarıya ulaşabilmesi için Üst Yönetimin de desteği de çok önem arz ediyor. Şirketlerin üst yönetim kadrolarının bir projede, proje yöneticisine ne zaman finansal ve politik destek sağlamaları gerektiği konusunda bilgi sahibi olması projenin başarısı açısından çok önemlidir.

Eğer proje yöneticileri, üst yönetimin desteğini alamıyorlarsa projenin başarı şansı yok gibidir. Bir şirketteki bütün projeler, şirketin stratejik kararlarına göre ortaya çıkar; Stratejiyi belirleyen de üst yönetim olduğuna göre aslında projeler üst yönetimin etkisiyle hayata geçer. Bu durumda, projelerin yönetilmesi için akla ve mantığa uygun kuralların (kabul görmüş metotların) uygulanmasını üst yönetim de desteklemelidir.

Sözün özü; Bir projenin başarısı üst yönetimden, son takım üyesine kadar herkesin aynı dili konuştuğu ortamlarda daha fazla garanti altına alınır. Şirketlerimizin üst yönetimlerini de Proje Yönetimi eğitimlerimize bekliyoruz.

Proje Yöneticisi – PMBOK

Proje yöneticileri, projeyi yürüten organizasyonun, proje hedeflerine ulaşma görevini verdikleri kişilerdir. Bu, önemli sorumluluklar ve değişen öncelikler içeren, oldukça güç ve önemli bir roldür. Esneklik, muhakeme yeteneği, güçlü liderlik ve proje yönetimi uygulamalarını çok iyi bilmeyi gerektirir. Bir proje yöneticisi, projenin ayrıntılarını anlayabilmeli, ama projeyi geniş bir bakış açısıyla yönetmelidir. Proje yöneticisi, projenin başarısından sorumlu kişi olarak, projenin tüm yönlerinden sorumludur. Bunlardan bazıları şunlardır:

  • Proje yönetimi planını ve tüm bağlantılı bileşen planlarını geliştirmek,
  • Projeninzamançizelgesivebütçesınırlarıiçerisindeilerlemesinisağlamak,
  • Riskleri saptamak, izlemek ve gerekenleri yapmak,
  • Proje ölçütlerinin tam ve zamanında bildirilmesini sağlamak.

Proje yöneticisi, tüm paydaşlarla, özellikle de proje sponsoruyla, proje ekibiyle ve diğer ana paydaşlarla iletişimden sorumlu olan başlıca kişidir. Proje yöneticisi, paydaşlar ile projenin kendisi arasındaki etkileşimlerin merkezinde yer alır.

Proje Yöneticisi işe alırken aradığınız özellikler nelerdir?

Yukarıdaki soruyu bir kaç gün önce gruplarda paylaşmıştım. Gelen cevapları bir araya getiriyorum; Proje Yönetisicisi olarak başvurmak isteyenlere yol göstereceğine inanıyorum.

——o——

“Öncelikle proje yönetimi konusunda yeteri kadar deneyimi olmasına bakarız. Ama daha da önemlisi, insan ilişkilerinde çok iyi olması, uzlaşmacı, diplomat, analitik düşünme, problem çözmeye yatkınlık, sabırlı, sinirlerine hakim olma özelliklerine de bakarız. Konuşma biçimini inceleriz; ses tonu, tınısı, frekansı bize pek çok bilgi verir. Ben merkezli / Takım çalışması merkezli olmasına bakarız. Son olarak da proje konusu hakkında deneyimine bakarız.

Temel hatlarıyla bunlardır bizim kriterlerimiz.

Kolay gelsin”

M. Haluk SARAN

Yönetim Müdürü

SARELSAN Ltd. Şti.

——o——

“Deneyim ve kişisel özellikler olarak iki başlıkta toplayabiliriz. Hangi sektörden geldiği, daha önce takım üyesi olarak çalıştığı ya da yönettiği projelerin türü, süresi ve cirosal büyüklüğü önemlidir. Firmamızın izlediği proje yönetim prensipleri ve kullanılan proje yönetim aracı hakkında bilgi sahibi olması önemlidir. Adayda mutlaka sertifikasyon(PMP, PRINCE2 vb.) aranmaz ancak kabul edilmesi durumunda sertifikasyonunu alması için teşvik edilir. Kişisel özellik ve yetenekler (iletişim yeteneği, analitik düşünme, problem çözme vb.) elbette büyük önem taşır ki mülakattaki sorular genellikle adaya bu özelliklerini ortaya koyabileceği fırsatı tanıyacak şekilde oluşturulur.

En az önemsenen kriter kişinin mezun olduğu bölümdür. Mutlaka “mühendislik bölümlerinden mezun olmalıdır” şeklinde bir şart koşulmaz.

Sevgiler, iyi çalışmalar.”

Aslı Aktulay

Pazarlama Projeler Müdürü

 Evyap A.Ş.

——o——

“İlk madde “Etkileyici” olması ….ikinci madde, deneyim. Çok çok deneyimli olması gerekmiyor. Ama deneyimli olsa da olmasa da her durumda etkileyici olması en önemli şey ..Etkileyici başlığı altındaki detaylar sıralanabilir…çalışkanlık,sempatiklik,,iletişim, uyum, ikna vs…bunlardan birkaçına sahip olur veya olmaz,,hepsine sahip olması beklenemez,,,ast olan etkilemesidir ve projeyi soruna kadar sağlıklı olarak yürütebilmesidir..”

Mükerrem Gökgün

Nexans Türkiye

——o——

“Proje yöneticisi öncelikle iletişimi güçlü ve ekip çalışmasına yatkın olmalı.Yaptığı işi sahiplenip başaracağına inanmalı ve bu inancı ekip ruhuna taşımalı(İyi bir lider) .
Başarı ,deadline ve sonuç odaklı olmalı.Aynı anda farklı işleri  yönetme becerisi olmalı, tecrübe önemli fakat kriter olarak tecrübe  yerine referans  daha iyi bir gösterge olabilir.
 (Uzun yıllar verimsiz çalışmış olabilir)
Yetkin,insancıl,ikna kabiliyeti yüksek ve uzlaşmacı olması önemli
Çok çok iyi bir cv bazen yanıltıcı olabilir, bu anlamda yukarıdaki özellikler cv’den öncelikli olmalı.

Saygılarımla,

İyi Çalışmalar
”

Nuray Sürmen

Müdür Yardımcısı – Assistant Manager 
Yatırım – İnvestment 
Aviva Sigorta A.Ş.

 ——o——

“Merhaba,

En onemli faktorlerden birisi de “Halo Effect” olmaması yani sadece teknik ozelliklerinden dolayı Prj Ynt olmamasıdır.

Bildigimiz gibi Prj Ynt’de aranacak en onemli ozellik iletisim kurabilmesidir.

Syg”

Cagatay

——o——

“Merhaba,

Bilisim ve Telekomunikasyon sektoru sirketlerinin ortak talepleri asagidaki gibi…

Teknik yetkinlikler:

PMP Sertifikasi

MS Project vb araclari kullanabiliyor olmak

Iyi derecede Ingilizce bilgisi

Kisisel yetkinlikler:

Farkli kulturlerle iletisim

Zor insanlarla basa cikma

Surec odaklilik

Self motivasyon

Butunlestirici liderlik”

Tugba AVCI

——o——

“Hem teknik ekip hem de müşteri ile rahat iletişim kurabilmesi için firmamızda Iletişim becerisi gelişmiş yazılımcılar proje yöneticisi yapılıyor.  Süreklilik sağlamak için de tüm çalışanlara her yıl iletişim, diksiyon, çatışma yönetimi vb.. eğitimler aldırılıyor.”

Pınar Şiro Dede

——o——

“sektörel ayrımlar olacaktır ancak proje yöneticisi iyi bir koordinasyon yetisine sahip olmalıdır. kaynakların en iyi idaresi için bunu elzem görüyorum.
ayrıca, farklı proje deneyimleride etkilidir. hep aynı tip işle uğraşmak belli bir süre sonra körlüğe yolaçabilir.”

Canan Avşar

——o——

“Hocam merhaba, dün PMP sertifikamı aldım. Emekleriniz ve yönlendirmeleriniz için çok teşekkürler! Hangi özellikleri ararım sorusuna gelince, kesinlikle iletişimi kuvvetli, insan ilişkileri iyi ve tuttuğunu koparan birini ararım. Selamlar”

Tuğba Topal – TTNET

——o——

“Bir Proje Yöneticisi pozisyonu için öncelikle daha önce yürüttüğü projeler, edindiği tecrübeler ve bunlardan çıkardığı dersler üzerine oldukça detaylı görüşme yapılmalıdır. Eğer, teslim edilmesi düşünülen projelerin yapısı, müşterisi ve sözleşme koşulları, adayın tecrübelerine uygun olabileceğini düşünülürse, mutlaka yetkinlikler bazında analiz yapılmalıdır. Özellikle, müşteri odakllılık, iş sonuçlarına odaklılık, liderlik ve takım kurma yetkinlik seviyesinin belirlenmesi gelecek performansı için önemli sinyaller verir. Eğer aday ile görüşme sonrası pozitif bir tablo ortaya çıkarsa mutlaka referans araştırmasını yapılmasını tavsiye ederim.”

Sedef Karagöz

——o——

” %30 teknik bilgi, %40 hızlı düşünme ve %40 çabuk karar verebilme yeteneği..”

Sunay Mutlu

——o——

“projenin müellifi eğer onun yöneticisi de olmuyorsa o proje için kılımı kıpırdatmam. Yani, projeyi yönetecek adam, o projenin müellifinden başkası olmamalıdır. Harc-ı alem, vaka-yı adiye, standart iş-oluş, vb. için bahsedilen bir proje için ise temel fizik ve matematik bilgisini beğendiğimi işe alırım. Başka bir kriter gözetmem.”

Tahsin Yılmaz

Lider

* Gününün %50-%75’ini işleriyle ilgili en temel 3-4 konuya ayırırlar

* Hem kendi hem de ekibinin zamanlarının ve enerjilerini en iyi nasıl kullanacağını planlarlar

* Geleceğe odaklanır ve strateji geliştirirler

* Ekip üyelerinin ve organizasyonun nasıl gelişmesi gereketiğini sorgular

* Ekip için ulaşılabilir hedef koymanın öneminin farkındadır

* Değişiklik önerilerine açıktır ve değişimin olması için ekibi motive eder

* Değişimin yapılacağı sürece ekibi dahil eder

* Kendisi ve ekibi için düzenli olarak, organizasyona hangi değerleri kattığnı sorgular

* Ekip içinde iletişimin önemini bilir ve destekler

* Hata yaptığında bunu kabullenir ve kendini geliştirmek için çaba sarfederk, takımına örnek olur

* Başarısızlık halinde ekip içinden birilerini suçlamak yerine nasıl ders alınması gerektiğini ekibine öğretir

* Dışarıdan gelecek tepkilere karşı ekibini korur

* Lider yaratır

PMBOK'ta Yer Alan “Yönetim Planları” Nedir? – 1

Kapsam Yönetim Planı

Proje kapsamının nasıl tanımlanacağını, geliştirileceğini, doğrulanacağını ve iş kırılım yapısının nasıl oluşturulacağını ve tanımlanacağını açıklayan ve proje kapsamının proje yönetim ekibi tarafından nasıl yönetileceği ve kontrol edileceği konularında yol gösteren bir belgedir. Proje yönetimi planının bir parçası ya da alt planıdır.

Örnek İfadeler:

  • İş kırılım yapısı Proje Yöneticisi ve çekirdek ekip tarafından oluşturulur.
  • İş kırılım yapısı Müşteri Temsilcisine ve Proje Sponsoruna onayı alınarak, geçerlilik kazanır.
  • Kapsam değişiklik önerileri, yazılı olarak, Proje Yöneticisine sunulmalıdır.
  • Kapsam değişiklikleri için Değişikik Onay Komitesi üyelerinin ortak mutabakatı gerekmektedir.
  • ….

Zaman Çizelgesi Yönetimi Planı

Proje zaman çizelgesini geliştirmek ve kontrol etmek için kriterleri ve aktiviteleri belirleyen belge. Proje yönetimi planının bir parçası ya da alt planıdır.

  • Projenin zaman planı MS Project üzerinden takip edilecektir.
  • Zaman Planı her hafta sonu gelen veriler ışığında güncellenir.
  • Zaman planındaki sapmalar sebepleriyle Proje Sponsoruna raporlanır.

Maliyet Yönetimi Planı

Proje maliyederini planlamak, yapılandırmak ve kontrol ermek için gerekli biçimi ortaya koyan ve aktiviteleri ve krirerleri belirleyen belgedir. Maliyet yönetimi planı, proje yönetimi planının bir parçası ya da alt planıdır.

  • Projenin parasal ihtiyacı aylık dönemler şeklinde Proje Yöneticisi tarafından çıkartılır.
  • Proje maliyet tahminleri 3’er aylık dilimler şeklinde detaylandırılır ve 3’er aylık dilimlerde güncellenir.
  • 5.000 TL altındaki ödemeler, faturaya istinaden Proje Yöneticisi tarafından gerçekleştirilebilir. Daha yüksek meblağlı ödemelerde Proje Sponsorunun onayı alınmalıdır.
  • Bütçe ile gerçekleşen arasındaki farklar Proje Yöneticisi ve Proje Sponsoru arasında aylık yapıalcak toplantılarla ele alınır ve sapma sebepleri raporlanır.
%d blogcu bunu beğendi: