Reklamlar

Arşiv

Archive for Ağustos 2013

Çalışma Performans Verisi – Bilgisi – Raporu

Bugün bahsedeceğim konu biraz detay ve teknik. PMBOK’ın herhangi bir versiyonunu okumamış olan bir kişi aşağıda yazacaklarıma bir anlam veremeyebilir.

PMBOK 4 versiyonunda Çalışma Performans Bilgisi ve Raporu diye iki başlık vardı. Yeni PMBOK’ta bunlara bir  de “Veri” eklendi…

Yeni PMBOK’a göre hangisi ne anlama geliyor, basitçe inceleyelim.

Projede çalışan takım üyeleri, işlerini yaptıkça Proje Yöneticisine, işe ne zaman başlayıp, bitirdiklerini, işin ne kadar sürdüğünü, ne kadar efor harcadıklarını ve o iş için ne kadar para harcadıklarına dair veri aktarmalıdırlar. Toparlarsak, “Çalışma Performans Verileri” denince aşağıdaki başlıklar akla gelir.

  • Ortaya Çıkan Teslimatlar
  • Fiili Başlangıç Tarihi
  • Fiili Bitiş Tarihi
  • Fiili Süre
  • Fiili Efor
  • Fiili Maliyet
  • % Tamamlanma Miktarı
  • Sapma Sebepleri

PMBOK’a göre bu veriler, 4.3. Proje Çalışmalarının Yürütülmesi sürecinde ortaya çıkar.

Daha sonra;

Bu veriler proje yöneticisi tarafından değerlendirilir ve Çalışma Performans Bilgisine dönüştürülür. Bu dönüştürme aslında planla – fiiliyatı karşılaştırmaktan başka bir şey değildir ve özetle bu dönüştürme işlemi aşağıdaki süreçlerin işletilmesiyle gerçekleşir. Bu süreçlerin sonunda Proje Yöneticisi sapma miktarlarına dair fikir sahibi olmuştur ve veriler artık bilgiye dönüşmüştür.

5.5. Kapsam Kontrolü

6.7. Zaman Çizelgesi Kontrolü

7.4. Maliyetlerin Kontrolü

Son işlem; Proje Yöneticisinin bu bilgiyi raporlaması ve ilgili aksaklıkları daha yüksek makamlarla paylaşması gerekir. Bu yüzden, bilgiler, rapor haline dönüşmelidir. İşte bu işlem de PMBOK’ta 4.4 Proje Çalışmalarının İzlenmesi ve Kontrolü sürecinde içinde gerçekleşir ve Proje Yöneticisi her bir bilgi alanındaki sapma miktarlarını, sebepleriyle birlikte rapor haline getirir.

Peki bu raporları kime gönderir? Bu sorunun cevabı için yine PMBOK’ta 10.1. İletişim Yönetiminin Planlanması başlığı içinde yer alır. İletişim Yönetim Planında hazırlanması gereken rapor tipleri, kimlere, hangi sıklıkta gönderilmesi gerektiğine dair plan yapılmış olmalıdır.

Yukarıda bahsettiğim bu akış, belirli periyotlarla projenin başından sonuna kadar sürekli tekrar eder. Böylece   takım üyeleri, proje yöneticisine, proje yöneticisi de sponsora veya üst yönetime düzenli olarak, projenin ilerlemesi hakkında blgi vermiş olur.

Yukarıdaki bilgi akışında oluşabilecek en ufak kesinti, proje takibini ve dolayısıyla başarısını olumsuz etkiler.

Son sözler

1- İletişim hataları projelerin başarısızlığında %60-%70 etkilidir.

2- Takip edemeyecekseniz, boşuna planlamayın.

Reklamlar
Kategoriler:Proje Yönetimi
%d blogcu bunu beğendi: