Archive
51.Podcast – Proje Sponsoru
Podcast 50
47- Fonksiyonel Organizasyon Yapısı
Proje Yönetimi için Pratik Bilgiler – 16
- Proje Yöneticisi, bir projeyi entegre (9 bilgi alanını bütünleşik) bir biçimde yönetmekten sorumludur.
- Şirket içindeki organizasyon yapısı (dengeli/güçlü/proje bazlı), proje yöneticisininin ihtiyacı olan yetkiyi kullanabileceği biçimde şekillenmelidir.
- Proje Yönetimi Metodu yine proje yöneticisinin ihtiyacı olan yetkiyi verecek şekilde düzenlenmelidir.
- Organizasyon yapısı ve metot, proje yönetimi kurallarına göre şekillenmemiş bir firmada projenin başarısızlığından proje yöneticisi ve ekibi sorumlu tutulamaz.
43- Fonksiyonelden Matris Organizasyona Doğru Geçiş
PMBOK 6’da Organizasyon Yapıları
2.1.3. Organizasyon Yapıları Arasındaki Farklar
2.1.3. Proje Bazlı Organizasyon Yapısı
2.1.2.2. Dengeli – Güçlü Matris Organizasyon
2.1.1. Fonksiyonel Organizasyon Yapıları
1.3. Organizasyonel Proje Yönetimi
Fonksiyonel Organizasyondan Matris Organizasyona Doğru
Organizasyon yapıları hakında detaylı bilgileri aşağıdaki yazılarımda detaylı olarak paylaşmıştım.
Peki, son 4 -5 seneyi gözlemlediğinizde şirketlerin Fonksiyonel yapıdan, Matris yapılara doğru geçme eğiliminde olduğunu gözlemliyor musunuz? diye bir şey sorsam…
Aynı soruyu şu şekilde de sorabilirim: Şirketinizdeki son 5 seneyi düşününüz… Projelerinizin sayıları artıyor mu, azalıyor mu?
Eğer cevabınız “artıyor” şeklindeyse, matris yapıların daha fazla ihtiyaç haline geldiğini de gözlemliyorsunuzdur.
Fonksiyonel organizasyon, aslında, yönetimi en kolay olan organizasyon tipidir. Fonksiyonlar (departmanlar) çok net ayrılmış, görev tanımları net ve belirgin, sorumluluklar ise çok açıktır. Matris organizasyonlarda ise öncelikler karışmaya başlar, sorumluluklar ve yetkilerde kamaşıklıklar ortaya çıkar fakat projelerin sayıca artmasından dolayı veya projelerin ciroya olumlu etkilerinin beklenmesinden dolayı matris yapılara geçiş kaçınılmaz olarak gerçekleşir. Mesele, bu geçişi kontrol altında, başarıyla tamamlayabilmektir.
- Fonksiyonel yapılardan, matris yapılara geçişte şunlar yaşanabilir:
- Fonksiyon Yöneticileri arasında çatışmalar ve büyük tartışmalar, (Yetki-Sorumluluk karmaşası)
- Projeler sahipsiz kalması ve projeyi kimsenin üstlenmemesi,
- Projeyi 1-2 kişinin üstüne yıkmak suretiyle, kimsenin gerekli desteği vermememsi,
- Fonksiyonların işlerini içeren bir planın hazırlan(a)maması,
- Bireysel çabalar ile projenin ilerletilmeye çalışılması,
- Çabaların yeterince takdir görmemesi ve motivasyon bozuklukları,
- Projenin teknik bilgi birikiminin bazı kişilerde toplanması ve o proje için kişilere bağımlılık oluşması,
- Dokümantasyona zaman ayırmamak ve dokümante etmeyi gereksiz görmek, vb…
Matris yapılara geçiş, iyi yönetilmesi gereken bir süreçtir çünkü bu süreçte yetkilerin paylaşılması gerekecektir, proje yönetiminin önemi herkes tarafından anlaşılması sağlanacaktır, proje yönetmenin, uzmanlık gerektirdiğini herkesin kabullenmesi gerekecektir ve bu süreç şirketin büyüklüğüne göre uzun bir süre olabilir.
http://www.gokremtekir.com/index.php/2009/02/02/pmia-gore-fonksiyonel-organizasyon/
http://www.gokremtekir.com/index.php/2009/02/03/pmia-gore-matris-organizasyonlar/
http://www.gokremtekir.com/index.php/2009/01/30/pmia-gore-proje-bazli-organizasyon/
Proje Takımı Özellikleri
- Becerileri: Takım, proje için kullanılması gereken malzeme ve makinayı nasıl kullanacağını biliyor mu? Eğer proje için özel bir teknoloji bilmek gerekiyorsa, takım bu teknolojiyi kullanabilecek beceride mi?
- Öğrenmeye Açıklık: Takım yeni becerileri almaya açık mı? Teknolojinin gelişmesinden dolayı öğrenmeye açık olma hali, mevcut teknolojiyi bilmekten çok daha önemli olmuştur.
- Tecrübe: Ekip, benzer bir projede önceden görev almış mıdır? Ekip, geçmişteki projelerde problem, risk, karışıklık, hata, başarı ile tanışmış mıdır? Takım, zorluklara nasıl çareler üretmiştir?
- Hız: Takım, hızlı üretebiliyor mu? Bu bazen problemlere de yol açabilir çünkü hız kalitesiz iş çıkmasına sebep olabilir. Fakat acil durumlar için ekibin esnekliği ve hız önem arz eder.
- İletişime Verilen Önem: Proje takımı içinde iletişim ne kadar etkili? Takım üyeleri, birbirleriyle veya dikey yönde iletişime ne kadar önem vermekteler?
- Birliktelik: Birlikte yanlış yapmayı, bireysel olarak doğru yapmaya tercih ederiz. Hepimiz yanlış yaptığımızda önce güleriz, sonra öğreniriz, sonra da ortak kararla düzeltiriz
- Merak: Takım içinde merak uyandırabiliyor muyuz? Varsayımlarımız için sorular üretiyor, riskleri açıklıkla birlikte ele alıyor muyuz? Yeni yöntem ve buluşlar için motive edici bir yönetim sergiliyor muyuz? Bilinenler tekrar sorgulanıyor mu?
- Açıklık: Takım dışından olanlara veya dışarıdan gelen fikirlere ekip üyeleri ne kadar açık? Ekip üyeleri gelen fikirleri kabullenir gibi görünüp “bu bizde olmaz”, “ “bizim işler biraz farklı” şeklinde değişikliklere dirençle mi yaklaşıyorlar?
Proje Yönetim Ofisi mi, Proje Destek Ofisi mi?
Son zamanlarda çok sık karşılaştığım bir durum üzerine yazmak istiyorum, bugün. Proje Ofisi’nden ne anlıyor ve ne bekliyoruz?
Öncelikle şunu belirltmem gerekir; Proje Ofisleri pek çok firmada yoğun bir şekilde konuşulmakta ve yavaş yavaş hayata geçirmek için adımlar atılmakta. Eğitim verdiğimiz ve Proje Ofisi’nin ne olduğunu anlattığımız kurumlar yavaş yavaş Proje Ofisi’ni kuruyor, yazılımla destekliyor, sorumlular atıyor, görevler yüklüyor ve doğal olarak PO’nun çalışma biçimiyle ilgili sorunlar yaşamaya da başlıyorlar.
Bu sorunların en başında Proje Ofisi’nin yapacağı işin ne olacağının tam olarak netleşmemesinden kaynaklandığını gözlemliyoruz.
PMI’ın tanımlarında yer alan Proje Yönetim Ofisi için kabaca “projelere yukarıdan bakan bir göz” tanımı vardır. Böylece kaynak yüklemesini projelerin önemine göre değiştirebilir, projelerin metoda uygun ilerleyip, ilerlemediğini denetleyebilir, projelerin ilerlemeleriyle ilgili düzgün veri toplanıp, toplanmadığını kontrol eder. Birden fazla projeden oluşan Programların koordineli yönetilmesini sağlar, vb.
Yukarıdaki ifadeler kitabi tanımlardı. Olması gereken… en azından PMI’ın dile getirdiği bu ifadelerle özetlenebilir…
Peki karşılaştığımız durum ne?
Evet, bir Proje Ofisi kurulsun fakat projelere yukarıdan bakmasın da, Proje Yöneticisi’nin hemen bir adım gerisinden baksın. Daha açık ifadeyle, Proje Yöneticisi’nin eli ayağı olsun; Proje planlarını Proje Yöneticisi’nden aldığı bilgiler çerçevesinde hazırlasın, bunları bir Web platformunda yayınlasın, sonra da proje devam ederken, ilerlemeleri takip etsin ve gelişmeleri anında proje planına yansıtsın. Evet, bu da Proje Ofisi için biçilen bir görev olabilir. Sonuçta, Proje Ofisi’nden ne yapmasını isteyeceğiniz, kurumunuzun kararıdır. Bu yapıya Proje Destek Ofisi demek sanırım daha doğru olur.
Temel sorun şurada;
Proje Ofisi kurulurken, Üst Yönetim’in aklında veya hayalindeki Proje Destek Ofisi kurulması yönünde ve bu Destek Ofisi’nin, Proje Yöneticilerine, planlamada, takipte sürekli destek olacağını umut ediyorken, bu Ofisi’e seçilenler de Proje Yönetim Ofisi gibi çalışaklarını düşünüyor. Her ne kadar Ofise, resmi olarak, Proje Yönetim Ofisi’nin rol ve sorumlukları yazılsa bile, Üst Yönetim, fiilen Proje Destek Ofisi’nin işlerinin yapılmasını istiyor. Bu durum da başta Ofisin iş yükünü, Ofisin çalışan eleman sayısını, Ofis elemanlarının gerekli olan teknik bilgi birikimine sahip olup, olmamalarını etkilediğinden önemli bir bocalama yaşanıyor.
Bu yüzden, şirketinizde eğer bir Proje Ofisi kurulacağına dair bir sinyal aldıysanız, Üst Yönetim ile bu durum açık ve net baştan konuşmak gerekir. Proje Ofisi dendiğinde, beklenen DESTEK OFİSİ mi, YÖNETİM Ofisi mi?
Neden Proje Ofisine İhtiyacımız Var?
Üst Yönetim projelerin tamamının ne durumda olduğunu tek bir merkezden sorgulamak istiyorsa,
Sınırlı sayıdaki ortak kaynakların Proje Yöneticileri tarafından paylaşılması gerekiyorsa ve bu paylaşımda kurum içinde sorunlar yaşanıyorsa,
Projelerin kendi aralarında etkileşimi varsa ve bunun etkin yönetilmesi gerekiyorsa,
Proje öncelikleri karışıyor ve bu çatışmalara sebep oluyorsa,
Kurum içinde ortak bir Proje Yönetim kültürü yoksa,
Proje kayıtları ortak bir merkezde değil de herkesin şahsi bilgisayarında veya aklındaysa,
Takım üyeleri projelere harcadıkları eforlarının performanslarına yansımadığını düşünüyorsa,
Proje Yöneticileri ile Departman Yöneticileri arasında kaynak paylaşımında sorunlar yaşanıyorsa,
sizin de Proje Ofisine ihtiyacınız var.
İletişim Risklerinin Değerlendirilmesi
Düzenli yapılacak, Risk Değerlendirme Toplantılarında İletişim risklerinizi belirlemek amacıyla aşağıdaki soruları puanlayarak, cevaplayınız.
- Proje hedefleri baştan net olarak belrilendi mi?
- Proje hedefleri ölçülebilir mi?
- Proje hedefleri proje takımına ve proje paydaşlarına açıkça anlatıldı mı?
- Proje takımı ve paydaşları hedefleri anladı ve hedefler üzerinde mutabakata vardı mı?
- Bütün proje tarafları tanımlandı mı?
- Proje paydaş analizi gerçekleştirildi mi?
- Proje ilerlemesi proje paydaşlarına düzenli olarak sunuldu mu?
- Proje için İletişim Yönetim Planı hazırlandı mı?
Proje Yöneticisinin Gücü
Önceki yazılarımı takip edenler bilirler; “Proje Yöneticisi, proje için ayırdığı zamanının %60-90’ını iletişim, koordinasyon ile geçirmelidir”, şeklinde ifadelere yer vermiştim.
Bu duurmda Proje Yöneticisi işi yapandan ziyade yaptıran rolünü üstlenmeli ve proje yapmak yerine, yönetme fonksiyonunu yerine geitrmelidir.
Bu noktada “iyi de Proje Yöneticisi nasıl iş yaptırabilir?” gibi bir soru akla geliyor. İşte bu yazımda Proje Yöneticisinin iş yaptırabilmesi için kullanabileceği güçlerden bahsedeceğim. (Bu güçler Heroes dizisindeki güçler gibi değil ama yine de işe yarayabilir.)
Uzmanlık Gücü: Eğer bir kişinin konusunda uzman olduğunu görürseniz o kişiye saygı duyarsınız. Proje Yöneticisi de gerçekten konusunda uzman veya tecrübeliyse proje takımı daha kolay ikna edebilir. Bir proje ekibi kurulduğunda, ekip üyeleri öncelikle Proje Yöneticisinde bu özelliği ararlar. Kendilerine liderlik yapabilecek bir Proje Yöneticisi varsa projenin başarısına olan inanç da artar.
Yasal Güç: Proje Yöneticisi şirket içindeki organizasyon yapısında üst kademelerde yer alıyorsa bu Proje Yöneticisinin yasal gücü olduğu anlamına gelir. Emir-komuta zincirinde yukarıda yer almak proje faaliyetlerinin sorgusuz, sualsiz yapılmasını kolaylaştırır.
Ödüllendirme Gücü: Proje Yöneticisi, takım elemanlarına projenin başarısı karşısında bir ödül vaat ediyorsa, bu durumda da Ödüllendirme Gücünü kullandığını söyleyebiliriz. Proje Yöneticisi özellikle motivasyonu yüksek tutabilmek amacıyla bu gücü kullanır fakat bu gücü kullanabilmesi için Üst Yönetimin desteği gerekmektedir. Bu gücü kullanarak bitirilen projelerde takım üyelerine vaadedilen ödül mutlaka takdim edilmelidir aksi takdirde Proje Yöneticisi ve hatta kurum içinde güven bunalımı yaşanır.
Korkutma Gücü: Takım elemanlarını ceza ile korkutarak da proje işleri yaptırılabilir. Korkutma Gücü, proje takımında stresi yükselten ve motivasyonu düşüren bir faktördür.
Referans Gücü: Yasal Güce benzer bir durum mevcuttur. Proje Yöneticisi eğer üst düzey bir yöneticinin desteği ile projedeki işleri yaptırmaya çalışıyorsa Referans Gücünü kullandığı anlamına gelir. Şirketlerde stratejik açıdan önemli projelere kurum içinde baskısı hissedilen (sesi yüksek çıkan) Genel Müdür Yardımcıları, sponsor olarak atanır. Bu Genel Müdür Yardımcısının desteğini alan Proje Yöneticisi kimi zamanda Departman Müdürlerinden bile yüksek yetkilere sahip olur. Bu gücü kullananlar, projenin bir başının ve bir sonunun olduğunu unutmamaları gerekir.
Web Tabanlı PY Yazılımlarının Faydaları
Gelişen teknolojiyle günümüzde Web tabanlı Proje Yönetimi yazılımları bir hayli artmış durumdadır. Web tabanlı bir proje yönetimi yazılımı aşağıdaki avantajları sağlayacaktır.
- Proje takımı üyeleri arasında iletişimin hızlanması bir web tabanlı yazılımın sunduğu en önemli avantajdır. Böylece kişilerde dünyanın neresinde olursa olsun, projelerinin durumlarıyla ilgili bilgileri girebilir veya projelerini takip edebilirler.
- Risk ve sorunların merkezi bir sistemden takip edilmesi kolaylaşır.
- Proje takımı üyeleri bir merkezden geçmiş projelerle ilgili bilgi araştırmasını yapabilir. Ulaşabilecekleri veriler, yetkilere göre tanımlanabilir.
- Proje Yönetimi süreci otomasyona dökülerek, tüm sürecin izlenmesi sağlanır ve dokümanların da kayıt altında tutulması mümkün olur.
- Kısıtlı kaynaklar hem proje, hem program hem de portföy yönetimi çerçevesinde ele alınarak, değişen stratejilere gore kaynak ataması şekillendirilir.
- Proje kapsamında, zaman programında, maliyette ve risklerde oluşan değişiklikler kayıt altında tutulacak ve projenin aldığı yön takip edilebilecektir.
- Proje Yönetimi süreçleriyle kurumun diğer süreçlerinin entegrasyonu kolaylaşabilir. Örneğin; Takım üyelerinin maliyeti muhasebe biriminden gelen maaş bilgilerine bağlanabilir
- Her proje için Öğrenilen Dersler çıkarılacak ve kayıt altına alınacaktır.
- Web tabanlı bir proje yönetimi yazılımının kurum içine entegre edilmesi, şirket çalışanlarının bu kültürü benimsemesinden, yazılımın kuruma özel hale getirilmesine kadar detaylı bir Proje Yönetimi çalışması gerektirir.
- Eğer doğru adımlar ile bu proje yönetilmez ise elinizde çok kapsamlı fakat etkin olarak kullanılamayan bir yazılım kalır. İnsanlar ihtiyaç duyduğu için değil de zorunluluktan dolayı yazılımın bir kaç fonksiyonunu kullanır. Bu durum, kurumunuzda sadece bürokrasinin artmasına sebep olur.
Müzakere Taktikleri – 6
Yeni Sorun
Müzakere sürecinin ortasında içinde bulunulan durumu düşünmek ve durumu değerlendirmek amacıyla kullanılabilir. Müzakere tansiyonunu düşürmek de amaçlanabilir.
“Pardon, müdürüm arıyor, kendisiyle konuyu kısaca görüşüp, hemen geliyorum”
Oyuncu Takviyesi
Bir müzakerede işin daha uzmanı olan kişiyi ortama dahil ederek, müzakerenin devamını sağlamak.
“Yazılımın teknik yanıyla ilgili Bilgi İşlem birimimizden bir arkadaşımız da az sonra aramızda olacak”
Kemirmek
Karşı taraf için basit olduğunu bildiğimiz bir isteği de bütün isteklerin arasına sıkıştırmak.
“Kapsam ve süre konusunda hem fikiriz, siz de bize %1 simgesel bir indirim daha yapın da karşılıklı projeyi onaylayalım.”
Yetkim Yok
Müzakerecinin bir takım yetkileri olmadığı ifade ederek, karar anını ertelemesi
“Projeyle ilgili bu isteğini kabul etmem mümkün değil.Patronumuzla konuşup, size tekrar döneceğim.”
Müzakere Edilemez
Karşıdan gelen talebi doğrudan geri çevirme ve müzakere konusu bile edilemeyeceğini vurgulama.
– Şu tablonun fiyatı kaça acaba
– O bana eşimin hediyesi, süs amacıyla astım, satılık değildir, efendim.
Bunaltmak
Karşı tarafa çok fazla iş veya bilgi yüklemesi yaparak, bunaltmak ve karşı tarafı geri çekilmeye zorlamak.
“X ürünüyle ilgili müşterilerimizin bilgilerini istemiştiniz.Ben de size tüm müşteri portföyümüzün bilgilerini yolladım. İçinden merak ettiklerinizi bulup, çıkarırsınız.”
Fazlandırma
İlgili konuyu zamana bölerek, idare etmeyi önerme
“Önce projenin basit tarafını 1 ay içinde halledelim. Sonraki aşamaları da alacağımız sonuçlara göre yine zamana bölerek, gerçekleştiririz.
Müzakere Taktikleri – 5
Uzmana Başvuru
Eğer iki tarafın da çıkarlarını önemli ölçüde etkileyecek bir karar vermek gerekiyorsa bir anlaşmazlık veya bir konuyu onaylama/teyid amacıyla uzmana başvurma tercih edilebilir.
“Ben bu arabayı alacağım ama önce bizim tanıdık bir usta var; O’na bir gösterelim.”
Artan İletişim
Bütün ekip üyelerini ayrı ayrı ziyaret ederek, bir konu üzerinde ikna etmeye çalışma. Grup biraraya geldiğinde mutabakatın kolay sağlanması için ön hazırlık süreci.
Bazen büyük toplantılar öncesinde çatışacağı belli olan tarafları bir masaya oturtmadan önce belirli konularda hemfikir olunması için de yapılan ön ziyaret ve müzakere tekniği.
İçten Pazarlık
Aslında o sırada kabul etmeyeceği birşeyi kabul ediyormuş gibi davranma ve daha sonra vazgeçtiğini belirtme.
“Evet, toplantı esnasında öyle dedim ama şimdi şartlar değişti…”
Avukat Rolü
Müzakere ortamında avukat gibi davranarak, her türlü ifadeyi detaylı sorgulama yöntemi.
“Ama toplantımıza başlarken her türlü hizmeti vereceğinizi söylüyordunuz, şimdi şartlar öne sürmeye başladınız.”
Bilgi Sızdırma Yöntemi
Toplantıya katılan karşı tarafa doğru veya yanlış bilgiye sahip olması için bir takım kayıtların okunabilecek veya kopyalanabilecek şekilde bırakılması.
Karşı tarafa toplantı arasında doğru veya yanlış bilgiyi informal biçimde aktarma
İlişkilendirme
Durumun gelişimini şartlara bağlama yöntemi.
“Eğer, bana şimdi %25 indirim yaparsanız, nakit alabilirim fakat yapmazsanız 1 hafta sonra kredi kartımla gelmem gerekecek.”
Alçak Top
Alıcının düşük fiyat söylemesi ve yukarıya doğru çıkması durumu.
“Oğlum sabaha karşı 3’te evde olmak için izin istedi, ben gece 10’da evde olacaksın dedim. Gece yarısında anlaştık”
Projedeyiz (Yemekteyiz hesabı…)
Proje başlangıç toplantısından (kick-off meeting) hemen sonra kameralarımızı sırayla proje taraflarımıza çeviriyoruz. Bakalım Proje Yöneticisi ile ilgili neler diyecekler?
Genel Müdür: Proje Yöneticisinin hazırlıklarından çok tatmin olmadım. Projenin ne kadar kar edeceğini bir raporda istemiştim ama getirdiği rapor sanki alelacele hazırlanmış. Fizibilite için veriler çok gerçekçi gelmedi bana. Ayrıca hazırladığı sunum da çok amatörceydi…
İnsan Kaynakları Müdürü: Organizasyon tam bir felaketti. Proje Yöneticisi o kadar kişiyi küçücük bir salonda toplamıştı, sıkış tepiştik. Ayrıca, ikram diye getirilen kurabiyeler de çok kötüydü. Çay, kahve, su organizasyonu da oldukça sorunluydu. İlgili yerlere haber verilmemiş
Bilgi İşlem Müdürü: Ben projenin hedefini açıkçası tam anlamadım. İstekler doğru dürüst tanımlanmamıştı. Bizim departmandan ne kadar eleman ihtiyacı olacağına dair bir kestirim olmadığı gibi projenin kurum açısından da önemi tam net ortaya konamadı.
Finans Müdürü: Proje Yöneticisi, para ihtiyacını çok yüksek göstermiş. O parayla ne projeler yapılır. Planı yaparken bize de hiç sormuyorlar. Kafalarına göre maliyetleri yazıp, şişiriyorlar.
Satınalma Müdürü: Satınalınması gereken şeylerin neler olduğu belli değildi. Ne zaman sipariş verilmesi gerektiğine dair planda hiçbir bilgi yoktu. Yarın öbür gün yumurta kapıya dayanınca bize satınlma için acil acil diye yalvarırlar.
PMI’a Göre Matris Organizasyonlar – PMBOK
Bir şirkette fonksiyonel yapılanmanın yanısıra projelerin yönetilmesi için de ayrı bir takım oluşturma işlemi gerçekleştiriliyorsa, bu durumda şirkette Matris Organizasyonun varlığından söz edilebilir.
PMI’a göre Matris Organizasyonlar üçe ayrılır.
Zayıf Matris Organizasyonlarda proje koordinasyonu, departman yöneticilerinden alınmış ve takım üyelerine bırakılmıştır. Bu tarz bir organizasyonda Proje Yönetimi çok etkin değildir. Proje takımını oluşturan kişilerden hiçbirisi Proje Yöneticisi ünvanını taşımaz. Proje Asistanı veya Proje Koordinatörü vasıflarıyla projenin gidişatı konusunda üst yönetimi bilgilendiren bir kişi mevcuttur.
Dengeli Matris Organizasyonda ise Proje Takımına, Proje Yöneticisi liderlik eder. Böylece projenin başarısından sorumlu ve ekibi yönlendirme yetkisine sahip bir kişi tanımlanmıştır. Proje Yönetimi’nin önem kazandığı ve Proje Yönetimi kültürünün oluştuğu şirketlerde etkili bir yönetim tarzıdır.
Güçlü Matris Organizasyonda ise Proje Yöneticileri’nin temel görevi proje yönetmektir. Proje Yöneticileri, Proje Ofisi’ne bağlı olup, Proje Ofisi’nin de bir departman yöneticisi bulunmaktadır. Böylece proje yöneticilerinin diğer birimlerle çalışması esnasında yaşanan kaynak kısıtı sorunu bu şekilde azaltılır. Özellikle projelerin şirket için hayati önem taşıdığı şirketlerde etkin olarak kullanılır.
PMI’a Göre Fonksiyonel Organizasyon
Bir ürünün çok fazla değişikliğe uğramadan üretildiği ortamlarda etkin olarak kullanılan organizasyon yapısıdır. Şirketin operasyonel işlerini yerine getirecek departmanlar tanımlanmıştır. Departmanların yetki ve sorumlulukları belirlidir. Personel, o departmanın ihtiyaç duyduğu uzmanlığa sahip kişilerden oluşur.
Bu organizasyon tipinde kurum genelinde yapılan projelerin idaresi ve kontrolü proje yöneticilerindedir.
Fonksiyonel organizasyonlarda emir-komuta zinciri belirgindir, kişiler bir uzmanlık alanında gelişme gösterirler, sorumluluk ve yetki alanlarında çok fazla çatışma olmaz.
Buna karşılık departman yöneticileri hem idari işleri hem de projeleri yönetmeleri gerektiği için iş yükleri artar. Projeler, departman işlerinin ardına atıldığından sürekli ötelenir. Projeleri üstlenen birey veya birim açıkça tanımlanmadığından projeler sürüncemede kalır ve etkin ilerleme kaydedilemez.
PMI’a Göre Proje Bazlı Organizasyon – PMBOK
Proje bazlı organizasyonlarda Proje Yöneticilerinin Yetki ve Sorumluluk alanları oldukça geniştir. Bir şirketin proje bazlı organizasyon tipinde faaliyet göstermesi projelerin kurum içindeki önemiyle yakından ilgilidir. Eğer şirket temel kazancını proje yaparak kazanıyorsa, bu durumda doğal olarak, proje bazlı çalışmak zorunda ve organizasyonu da proje bazlı kurgulamak zorundadır.Bu organizasyon tipinde kontrol ve yönetim, proje yöneticilerinde olduğu gibi çalışanlar arasında hedef odaklı çalışma alışkanlığı doğmuştur. Buna karşılık, proje yöneticileri çok fazla idari süreçlere dahil olmak zorunda kalabilirler. Ayrıca çalışanlar da tek bir konuda uzman olmaktan uzaklaşırlar hatta her işi yapan kişiler haline dönüşebilirler.
Uzmanlığı olan kişiler için de özelikle şirketteki proje miktarı azalması durumunda, kaynakların verimsiz kullanılması sorunu ortaya çıkar.