Arşiv
Proje Ya da Fazın Kapatılması – PMBOK
Proje Yönetimi Süreç Gruplarındaki tüm aktiviteleri sonuçlandırma sürecidir. Proje yöneticisi, projeyi kapatırken tüm proje çalışmalarının tamamlandığından ve projenin hedefine ulaştığından emin olmak için daha önceki faz kapanışlarına ilişkin tüm bilgileri gözden geçirir.
Proje kapsamı proje yönetimi planına göre ölçüldüğü için, proje yöneticisi projenin kapanışını gerçekleştirmeden önce çalışmaların tamamlandığını kontrol etmek üzere proje yönetim planını incelemelidir.
Buna projenin ya da fazın idari kapanışı için gerekli tüm aktiviteler dahildir. Süreçte adım adım izlenen metodolojilerle şu konular ele alınır:
• Faz ya da projenin tamamlanma ya da çıkış kriterlerini karşılamak için gerekli eylemler ve aktiviteler;
• Projenin ürünlerini, hizmetlerini ya da sonuçlarını bir sonraki faza ya da üretime ve/veya operasyonlara aktarmak için gerekli eylemler ve aktiviteler;
• Proje ya da faz kayıtlarının toplanması, projenin başarısının ya da başarısızlığının denetlenmesi, alınan derslerin bir araya getirilmesi ve organizasyonun gelecekteki kullanımına yönelik olarak proje bilgilerinin arşivlenmesi için gerekli aktiviteler.
Sponsor’un Kontrol Listesi
Bu zamana kadar ağırlıklı olarak bir Proje Yöneticisi’nin dikkat etmesi gerekenler üzerine yazılar yazdım. Bazı yazılarımda proje yönetiminin etkin olarak bir şirkette uygulanabilmesi için üst yönetimin de bu süreçleri bilmesi gerektiğinden bahsettim fakat bu yazımda bir Proje Sponsoru’nun proje yönetimi süreçleri içindeki görevini daha net tanımlamak istiyorum.
Öncelikle “bir projede Sponsor olmak kolay değildir” diyerek başlayalım. Sebebine gelince; Proje Sponsoru, üst yönetimden belirli bir meblağ parayı alır ve projenin yürütülmesi için proje yöneticisine aktarır. Eğer proje, başarılı olmaz ise proje sponsorunun karşı karşıya kalacağı kişiler, şirketin ya yönetim kurulu üyeleridir ya da genel müdürdür. Bu yüzden, sorumluluğunu anlamış olan bir sponsor, proje yöneticisine projenin hangi aşamasında finansal veya politik destek sağlaması gerektiğini bilmelidir.
Bu çerçevede, proje sponsoru aşağıdaki işlemleri tamamladığından emin olmalıdır:
* Bir proje yöneticisini ve çekirdek ekibi resmen projeye atamalı ve bunu olabildiğince geniş paydaşlara bizzat kendisi duyurmalıdır.
* Proje yöneticisine güven aşılamalı ve projede sorunlar çıktığında arkasında olduğunu hissettirmelidir.
* Projenin başlangıcında, proje yöneticisinin ekip tarafından kabullenilmesini sağlamalıdır.
* Projeye üst yönetimce önem verilidğini göstermek açısından kapsam toplantılarında bilfiil yer almalı ve kapsamın netleşmesinde yardımcı olmalıdır.
* Proje ilerleyişi hakkında proje yöneticisinden ne sıklıkta ve hangi formatta ilerleme raporu isteyeceğinin standardını belirlmelidir.
* Düzenli yapılacak bilgilendirme ve/veya onay, karar alma amacıyla yapılacak toplantılar konusunda proje yöneticisini bilgilendirmeli ve bu toplantılarda verilmesi gereken stratejik kararları netleştirmelidir.
Bir proje sponsoru ile bir proje yöneticisi, proje yönetimi açısından aynı dili konuştukları sürece projenin de başarılı olma şansı artar.
Entegre Değişiklik Kontrolünün Gerçekleştirilmesi – PMBOK
Entegre Değişiklik Kontrolünün Gerçekleştirilmesi, İzleme ve Kontrol sürecinin bir alt sürecidir.
Bu alt süreç Entegrasyon Yönetimi Bilgi Alanına aittir.
Tüm teslimatlara, şirketin süreç yapılarına, proje belgelerine ve planlara dair tüm değişiklik taleplerinin değerlendirilmesi, değişikliklerin onaylanması ve yönetilmesini içerir.
Değişikliklerin bütünleşik olarak yönetilmesindeki amaçlar aşağıdaki gibi sıralanabilir:
• Sadece onaylanan değişikliklerin uygulanmasını sağlamak.
•Değişiklik taleplerini hızla gözden geçirmek, analiz etmek ve onaylamak. Bu çok önemlidir, çünkü kararın yavaş alınması bir değişikliğin süresini, maliyetini ya da uygulanabilirliğini olumsuz yönde etkileyebilir.
• Sadece onaylanan değişikliklerin proje yönetimi planına ve proje belgelerine dahil edilmesini sağlayarak, temel çizgilerin bütünlüğünü korumak.
• Tavsiye edilen tüm düzeltici ve önleyici eylemleri gözden geçirmek, onaylamak ya da reddetmek.
• Projenin tamamındaki değişiklikleri koordine etmek (örneğin, bir zaman çizelgesi değişikliği önerisi, çoğu zaman maliyeti, riski, kaliteyi veya personel alımını etkiler);
• Değişiklik taleplerinin tüm etkilerini belgelemek.
Değişiklikler tüm paydaşlardan gelebilir. Bunlar sözlü olsa da daima yazılı olarak kayıtlara geçirilmelidir.
Proje yöneticisinin değişikliklere onay verme yetkisi olmadığı durumlarda bu süreçten sorumlu olan Değişiklik Kontrol Kurulu’dur.
PMP Sınavı için bu bölümle ilgili bilinmesi gereken detay şudur: Bu sürecin amacı, proje içindeki herhangi bir bilgi alanında oluşan değişikliğin, bir diğer bilgi alanında olan etkisini değerlendirmek ve buna göre planı güncellemektir.
Örneğin: Eğer projenin kapsamında bir genişleme olursa, bu durum projenin zamanını veya maliyetlini etkileyebilir. İşte bu süreç ile bütün proje bütünleşik olarak ele alınır ve sekiz bilgi alanından herhangi birisindeki değişikliğin diğer bilgi alanlarına olan etkisi değerlendirilir.
Proje Çalışmalarının İzlenmesi ve Kontrolü – PMBOK
Proje Yönetimi Planında tanımlanan performans hedeflerine ulaşmak üzere ilerlemeyi izleme, gözden geçirme ve düzenleme sürecidir.
Sürekli olarak yürütülecek bir izleme süreci, proje yönetim ekibinin projenin sağlığı konusunda fikir sahibi olmasını ve özel dikkat gerektirebilecek alanları saptayabilmesini sağlar.
Proje Çalışmalarının İzlenmesi ve Kontrolü sürecine şunlar dahildir:
• Gerçekleşen proje performansını proje yönetimi planıyla karşılaştırmak;
• Performansı değerlendirerek herhangi bir düzeltici ya da önleyici eylemin gerekli olup, olmadığını belirlemek
• Yeni riskleri saptayarak ve mevcut proje risklerini analiz ederek, bunların durumlarının raporlanmasını ve risk yanıt planlarından uygun olanların yürütülmesini sağlamak;
• Durum raporlamalarını, ilerleme ölçümlerini ve tahminleri destekleyecek bilgiler sağlamak;
• Eldeki maliyet ve zaman çizelgesi bilgilerini güncellemeye yönelik tahminler sağlamak;
• Onaylanan değişikliklerin uygulanışını izlemek.
PMP Sınavı için bilinmesi gereken detay şudur: Bu alt süreçte, her bir bilgi alanındaki sapmanın ne kadar olduğu kendi içinde değerlendirilir. Örneğin; Kapsam kontrolü ile kapsam kayması, zaman çizelgesi kontrolü ile zamandaki sapmalar veya maliyet kontrolü ile bütçe sapması bu sürecin altında değerlendirmeye tabi tutulur.
Projenin Yürütülmesinin Yönlendirilmesi ve Yönetilmesi
Bu zamana kadar, Blog sayfamda, PMBOK 2008’in Proje Başlatma ve Planlama Süreçlerinin alt süreçleri hakkında bilgiler paylaştım. En son 29 Temmuz 2011’deki “Proje Yönetim Planının Geliştirmesi – PMBOK 2008” yazımla birlikte Başlatma ve Planlama süreçlerinin tüm alt süreçlerinden Blog sitemin içinde bahsetmiş oldum.
Bugünden itibaren, Yürütme Süreç Grubu’nun detayındaki alt süreçleri tanıtmaya başlayacağım. Tabi ki ilk ele alınması gereken alt süreç Entegrasyon Yönetimi Bilgi Alanı içindeki “Projenin Yürütülmesinin Yönlendirilmesi ve Yönetilmesi”’dir. Bu süreç, hazırlanan plana göre proje içindeki aktivitelerin fiilen yapılmasını ve bunla ilgili konuları ele alır.
Projenin Yürütülmesinin Yönlendirilmesi ve Yönetilmesi
Projenin hedeflerine ulaşmak amacıyla proje yönetimi planında tanımlanan çalışmaların yerine getirilmesi sürecidir.
• Proje gereksinimlerini yerine getirmeye yönelik aktivitelerin gerçekleştirilmesi;
• Proje teslimatlarının üretilmesi;
• Proje için atanan ekip üyelerinin görevlendirilmesi , eğitilmesi ve yönetilmesi;
• Malzeme, araç, cihaz ve tesislerin elde edilmesi, yönetilmesi ve kullanılması;
• Planlanan yöntem ve standartların uygulanması;
• Proje ekibinin içindeki ve dışındaki proje iletişim kanallarının kurulması ve yönetilmesi ;
• Tahminleri kolaylaştırmak üzere, maliyet, zaman çizelgesi, teknik ilerleme, kalite açısından ilerleme ve durum gibi alanlardaki proje verilerinin üretilmesi;
• Değişiklik taleplerinin çıkarılması ve onaylanan değişikliklerin projenin kapsamına, planlarına ve ortamına uyarlanması;
• Risklerin yönetilmesi ve risk yanıt aktivitelerinin uygulanması;
• Satıcıların ve tedarikçilerin yönetilmesi;
• Alınan derslerin toplanması ve belgelenmesi ve onaylanan süreç iyileştirme aktivitelerinin uygulanması.
Neye İhtiyacımız var? (Girdiler)
Onaylanmış Değişiklik Talepleri
Nasıl Yapılır? (Araç ve Teknikler)
Uzman Görüşleri ve Proje Yönetimi Bilgi Sistemi
Ortaya Ne Çıkar? (Çıktılar)
Teslimatlar: Bir süreci, fazı ya da projeyi tamamlamak için üretilmesi gerekli olan her türlü ürüne, sonuca veya hizmete teslimat adı verilir.
Çalışma Performans Bilgileri: Proje aktivitelerine ilişkin bilgiler, proje ilerledikçe düzenli olarak toplanır.
Örnegin:
• Fiili Başlangıç Zamanı
• Fiili Bitiş Zamanı
• Fiili Süre
• Fiili Maliyet
• Fiili Efor
• Yüzde Tamamlanma Oranı
Proje Yönetim Planının Geliştirilmesi – PMBOK
PMBOK’taki tanıma göre:
“Proje Entegrasyon Yönetimi, Proje Yönetimi Süreç Grupları içindeki çeşitli süreçleri ve proje yönetimi aktivitelerini belirlemek, tanımlamak, birleştirmek ve koordine etmek için gerekli süreçleri ve aktiviteleri içerir.
Proje yönetimi bağlamında entegrasyon, projenin paydaş beklentileri başarıyla yönetilmek ve gereksinimler yerine getirilmek suretiyle tamamlanması açısından çok önemli olan birleştirme, pekiştirme ve bütünleştirme eylemlerini içine alır.
Proje Entegrasyon Yönetimi, kaynakların tahsisi konusunda seçimler yapmayı, birbiriyle çekişen hedefler ve alternatifler arasında koordinasyon sağlamayı ve proje yönetimi Bilgi Alanları arasındaki karşılıklı bağımlılıkları yönetmeyi gerektirir.”
Eğer PMBOK’ı birileri size önceden hiç tanıtmadıysa yukarıdaki üç paragrafta anlatılan ifadeleri anlamak zor gelebilir. Fakat ben, bu tanımları çok daha basite indirgemeye çalışacağım.
Eğer benim yazılarımı düzneli takip ediyoranız, PMI’ın 9 adet bilgi alanı olduğunu bilirsiniz. 8 tanesi; kapsam, zaman, maliyet, kalite, insan kaynakları, iletişim, risk ve tedariktir. Dokuzuncusu da Entegrasyon Yönetimi’dir. “Proje Yönetim Planının Geliştirilmesi” başlığı, Entegrasyon Yönetiminin bir alt sürecidir ve 8 adet bilgi alanı arasında bütünleştirme yapmayı sağlar.
Yani daha açıkçası,
Bir projenin kapsamı genişlerse ne olur? Ya zaman ya maliyet vb. değişir.
Projenin bütçesini kısılırsa ne olur? Ya kaliteden, ya kapsamdan ödün vermeniz gerekir.
Peki ya başta söz verilen bir insan kaynağı size zamanında verilmezse ne olur? Bir takım riskler almak zorunda kalabilirsiniz, bu da ya kaliteye, ya zamana, ya kapsama vb. bir yerlere ucu dokunur.
Bu durumda; Entegrasyon Yönetimi, diğer 8 bilgi alanı arasında br denge kurmayı hedefler. Bundan da doğal olarak sorumlu, Proje Yöneticisi’dir. Yine bu durumda Proje Yöneticisinin yaptığı iş aslında Entegrasyon Yönetimi’dir.
Proje Seçim Yöntemleri ve Nasıl?
PMI, bir proje yöneticisinden, proje seçim konusunda bir takım bilgilere sahip olmasını ister. Bu bilgiler Nicel ve Nitel Analiz olarak ikiye ayrılır.
Bu yazımda öncelikle Nicel (Sayısal) Analizlerle ilgili basit ve kolay bilgiler vermeye çalışacağım.
Net Bugünkü Değer: Projenin yatırım maliyeti ile ürünün yaşam döngüsü boyunca getireceği kazancın karşılaştırılıması esasına dayanır. Gelecekteki kazançların banka faiz oranları üzerinden bugüne indirgenmesi ve bugünkü yatırımın ile arasındaki farka bakılarak, bulunur.
İç Verim Oranı: Yapacağımız proje yatırımının, getirileri de gözönüne alınarak bulunan %’sel değerdir. Böylece “bu yatırımdan % kaç kazanmış olduk?” gibi bir sonuç verir. Hesabı biraz karışıktır. İki noktası belli doğru denklemi çizip, getiriyi sıfır yapan faiz oranını bulmak gerekir ki üniversite öğrencilerine derslerde zorluk olsun diye sorulabilecek sağlam sorulardandır. Excel’den yapmanızı tavsiye ederim.
Yatırımın Geri Dönüş Oranı: Bu da getiri ile maliyet farkını aldıktan sonra çıkan sonucun maliyete bölünmesiyle bulunur. Kolay bir formüldür.
Geri Dönüş Süresi: Gelecekteki kazançları bugüne çektiğimizde çıkan sonuçları toplaya toplaya ilerleriz. Hangi zamanda topladığımız değerler, yatırım bedelini geçtiyse, bu yatırımın geri dönüş süresini verir.
Evet bu bilgiler ışığında bir yatırımı değerlendirmek istediğinizi varsayalım artık yukarıdaki tanımları kullanarak (ki Excel’de formülleri hazır) bir yatırımı değerlendirebilirsiniz.
Artık tek yapmanız gereken, yatırım bedelini tahmin etmek, bu yatırım sayesinde gelecekte ne kazanacağınızı tahmin etmek, ha bir de bankaların önümüzdeki senelerde ne kadar faiz vereceğini bulmak. Bu kaddar kolay.
Bütün bunları nasıl mı bulacaksınız? Ben de öğrenciyken benzer bir soruyu sormuştum. Cevap: “Çalıştığınız şirketlerde bunları verecekler” şeklindeydi. “Eğer zaten bu bilgileri şirket içinde bilen birileri varsa beni niye işe alsınlar ki; bunu hesaplamak için ne endüstri mühendisine ihtiyaç duyarlar, ne iktisat mezununa, ne işletme; topu topu bir hesap makinası yeter” gibi bir soru o sırada aklıma gelmedi.
Sonra sonra öğrendim tabi ama biraz zor oldu…
Öğrencilere tavsiye: Siz de ileride zorlanmak istemiyorsanız, şimdiden, size bu konuları anlatanları zorlayın.
