Reklamlar

Archive

Archive for Şubat 2009

Müzakere Taktikleri- 4

Adalet Kriteri
Bir paylaşımın adil olup, olmadığının sorgulanması veya durumu bir hakeme götürmek
“İşi biz getireceğiz, sadece %10 mu teklif ediyorsunuz? Bu şartlar altında çalışamayız”
“Hakkımız olan payı istiyoruz kardeşim….”

Sahte Kimlik
Gerçekte olmadığı bir kimliğe bürünerek, karşı tarafı etkileme yöntemi
“Ben Oxford’da okurken, haftasonlarımızı hep New York’ta geçirirdik. Güzel yerlerdi.”

Kompliman
Karşı tarafı pohpohlamak, yağ çekmek, olduğundan daha yüksek gösterip, bir şeyi elde etmek
“Aman efendim, üzerinize o kadar yakıştı ki bence hiç çıkarmayın. Sanki sizin için dikilmiş, kollar, omuz … tam üzerinize oturdu”

Seçime Zorlama
Karşı tarafın yanaşmayacağı iki seçenekten birisini zorla seçtirme. İki durumda tercih edilemeyecek kadar kötü fakat kötünün iyisini seçmeye zorlama
“Ekonomik kriz nedeniyle, ya maaşlarınızı yarı yarıya indireceğiz ya da %50’nizi işten çıkaraağız. Hangisini tercih edersiniz?”

Karmaşık Para
Satış yapan kişinin karmaşık fiyat analizleri yaparak, alınıcının aklını karıştırması yöntemi.

“Parayı peşin ödemeyin, ben size %5 faizle bir ödeme planı çıkarayım. 3 ayda bir olacak şekilde ara ödemeler planlayalım. Vadeli ödeyerek, siz de zorlanmamış olursunuz.

Parçalara Ayırma
Müzakerede anlaşılan bir konunun daha detaylara inerek, detayların netlik kazanmasını sağlama

“Bu bilgisayarı aldığınızda, Windows XP, optik mouse, klavye, 17” monitör, kamera ve printer da sizin olacak”

İyi Polis/Kötü Polis
Özellikle şirkete eleman alımlarında kullanılır. Mülakatı yapan iki kişiden birisi agresif (saldırgan) diğeri yumuşak huylu rol üstlenir ve mülakata gelen kişiyi saldırgan olan zorlarken, yumuşak huylu olan şirketin güzel yüzünü gösterir. Böylece mülakata gelen kişi kurum hakkında olumlu/olumsuz karmaşık duygular hissederek, mülakkattan ayrılır.

Reklamlar
Kategoriler:İletişim Etiketler:, ,

Proje Portföy Yazılımı Seçerken… – 1

Bir Proje Portföy Yönetimi yazılımı seçerken seçim sürecini bir proje olarak ele almalısınız. Bu süreçte iyi bir proje yönetimi uygulaması, ihtiyacınız olan yazılımı belirlemede büyük fayda sağlayacaktır.

Çok geniş fonksiyonlu bir yazılım satın alırsanız ihtiyaçlarınızın çok ötesinde bir ürünle karşılaşabilirsiniz. Bu yüzden öncelikle temel ihtiyaçlarınızı (olmaz ise olmazlarınızı düşünmeli ve belgelemelisiniz) Unutmayınız ki uygulayamayacak düzeyde ortaya koyduğunuz istekler, ek masraf yaratacak ve satın aldığınız ürünü verimsiz kullanmanıza sebep olacaktır..Ayrıca kurum içinde karmaşık bir bürokrasi de yaratacaktır. Bu çerçevede özellikle proje taraflarının belirlenmesi ve onların proje yönetimi ihtiyaçlarını, sorgulayarak veya gözlemleyerek, çıkarmak gerekir.

Müzakere Taktikleri – 3

Zaman Sınırı Belirleme

Bir aksiyonun bir tarihe bağlanmasını sağlamak.

“Projemizin zamanında bitebilmesi için o mal mutlaka yarın elimde olmalı.”

 

Geciktirme Yöntemi

Herhangi bir konuda baskı hissedilmesi halinde müzakereyi ötelemek.

“Konuyla ilgili detay bilgim yok, ilgili kişiyle görüşüp, sizi bilgilendireceğim”

 

Böl ve Fethet

Karşı tarafın grup üyelerini tartıştırarak, kendi isteğini kabul ettirme. Bu yöntemde karşı taraftaki takım üyeleri arasında bir anlaşmazlık olduğunu bulmak ve anlaşmazlık konusunu alevlendirerek, ekibi bölmek esastır. Bölünen ekip sinerjisini kaybeder savunma gücünü büyük oranda kaybeder.

 

Kıyamet Günü

Karşı tarafın değerlendirdiği seçeneklerin ne kadar kötü olduğuna ikna edip, kendi yöntemini iyi gösterme.

“A ve B Projelerini yapmak şirketimiz için yıkım olur. Kriz esnasında kesinlikle C Projesine önem vermeliyiz”

 

Çift Taraflı Ajan

Karşı tarafın içine bir ajan yerleştirme/bulma ve talepleri karar vericilere onaylatmak için ajanın desteğini alma. (Etik açıdan doğru olmamakla birlikte burada amacımız bu yöntemleri sizlerle paylaşıyor olmak) Bu yöntemin yasal sonuçları olabilir.

 

Olumsuz Yanıt

Gelen talebi geri çevirme.

“Üzgünüm, bu talebinizi gerçekleştirmemiz mümkün değil.”

 

Boş Söz

Karşı tarafı o sırada ikna etmek ve kabulleniyormuş gibi görünmek için tutamayacağı sözler verip, konuların havada kalmasını sağlamak.

“Tabi efendim, siz ürünümüzü satınaldıktan sonra elemanlarımız size 7 gün 24 saat hizmet vermeye devam edecek.”

 

Artan Talep

Bir talebi karşı tarafa kabul ettirdikten sonra daha büyük talepte bulunmak.

“Öğle yemeklerini iyileştirme teklifimizi geri çevirmediğiniz için teşekkür ederiz, bir de şu zam konusunu bir konuşsak, nasıl olur?”

Kategoriler:İletişim Etiketler:,

Risk Kategorileri ve Tehdit Indeksi

Projeyi etkileyebilecek Riskleri aşağıdaki gibi kategorilendirmek mümkündür.

  • Teknik – Kalite Riskleri
  • Finansal Riskler
  • İş – Yatırım Riskleri
  • İnsan Kaynakları Riskleri
  • Tedarikçi Riskleri
  • Çevresel Riskler

Kategorilendirme sayesinde her risk bir sınıfa ait olacak ve yapılan analizler neticesinde karşılaştırılabilir daha anlamlı verilere ulaşılacaktır.

Peki, analizler nasıl yapılmalıdır? Sorusuna da kısaca cevap arayalım.

Bu çalışmayı ilk defa yapacaksanız, doğru yapıp, yapmadığınız konusunda önemli şüphelere kapılırsınız, hiç dert etmeyin… Uygulamalarınız artıkça doğru yolu bulmak mümkün olacaktır.

Öncelikle yapılması gereken riskleri tanımlamak. Risk Tanımlamada dikkat etmeniz gereken soru şudur;

“Bir aktivite veya ardışık (arka arkaya yapılacak) aktiviteler grubunda gecikmeye, maliyet artışına, kalite düşüşüne veya kapsam azalmasına/artmasına sebep olabilecek olaylar nelerdir?”

“Bir tedarikçimin malı planladığımdan daha geç göndermesi” durumu veya “belirli bir döenemde yapılması gereken bir kaç aktivite için X departmanının yeterince insan kaynağı ayıramaması durumu” örnek olarak verilebilir.

Benzer riskleri tanımlayıp, kategorize ettikten sonra her kategori içindeki risklerin Tehdit Indeksini hesaplamak, mümkündür.

·     Etki Gücü: Yukarıda tanımladığınız risk durumu gerçekleşirse ilgili aktivitenizini özellikle süre veya parasal açıdan ne kadar etkiler? Bu sorunun cevabı sayısal olmalıdır. Örneğin: “3 gün, 2 hafta, 1ay, 300 TL, 200€ gibi”

·     Olasılık: Geçmişteki deneyimlerinizi veya varsa yazılı kayıtları inceleyerek, tanımladığınız riskin çıkma olasılığını % cinsinden tahmin etmeniz gerekmektedir. Örneğin “A tedarikçi firması geçtiğimiz 10 mal gönderiminin 2 tanesini geciktirmişti; bu durumda bir sonraki mal talebimizde malın gecikme olasılığı %20’dir” diyebiliriz.

Bundan sonrası oldukça basittir. Kategorize ettiğiniz her risk için Etki Gücü ve Olasılık değerlerini çarparak, risklerin ayrı ayrı Tehdit Indekslerini bulabilirsiniz. En yüksek değeri alan projenizi en çok tehdit edecek olan risktir. Büyükten küçüğe göre sıralayarak, hangi riske öncelikle tedbir almanız gerektiği ortaya çıkacaktır.

Son söz; Risk Değerlendirme Toplantıları, proje devam ettiği sürece en fazla 15 günde bir yapılıp, eski riskler çıkarılmalı, yenileri eklenmeli ve Tehdit Indeksleri tekrar değerlendirilmelidir.

Müzakere Taktikleri – 2

20/02/2009 2 yorum

Böl-Sat

Önce müşterinin ihityacı olan esas kalem üzerine odaklanılır daha sonra da o ihtiyacı tamamlayan ekstralar tanıtılarak, satılmaya çalışılır.

“Bilgisayara karar verdiğinize göre bunun yanında size bir de printer gerekecektir”

“Çocukları okuldan alır mısın… Hazır çıkmışken marketten de yoğurt ve ekmek alınacak”

 

Önce Sen

Karşıdakine güvenilmemesi durumu halinde kullanılır.

“Önce sen parayı hesabıma yatır, ben malı sonra gönderirim.”

 

Açık Kartlar

Karşıdakinin önceden bilmediği bir bilgiyi doğru ve tam olarak aktarmak.

“Bakın, ben size işin doğrusunu anlatayım…”

 

Müzakereci Değiştirme

Önceki müzakereci ile karşı taraf arasında bir çatışma olması halinde müzakereci değiştirilip, müzakere sürecini yeniden başlatma.

“Dün toplantıya katılan Ahmet Bey’in bugün işi çıktı, O’nun yerine ben katılıyorum…”

 

Standardı Değiştirme

İnsanların zihinlerindeki standart tanımı değiştirerek, önerdiğiniz şeyin çok güzel olduğuna ikna etme yöntemi

“Dizüstü bilgisayar alacağınıza, gözlerinizi yormamak için, ben size masaüstü geniş ekranlı, rahat çalışabilecğiniz daha hızlı ve geniş hafızalı bir bilgisayar tavsiye ederim.”

 

Doğruyu Onaylama

Karşı tarafın tamamladığını iddia ettiği olayları onaylama.

Bir olay karşısında şaşkınlığa düşerek, doğruluğu onaylatma ihtiyacı

“Bakalım, ödevlerini doğru yapmış mısın?”

“Bütün parayı şu külüstür arabaya yatırdığına inanamıyorum!”

 

Gündem Kontrolü

Toplantılar esnasında konuşulan konuların baştan planlananlarla gözden geçirilmesi. Katılımcılardan gelecek talep ile yeni gündem maddelerinin eklenmesine veya eklenmememsine karar verme.

 

Birikimi Ortaya Koyma

Bir müzakere esnasında titri işaret etmek.

“Siz kimsiniz, beyefendi… Ben bu konuda doktora yaptım, senelerimi verdim ben bu işe…”

Kategoriler:İletişim Etiketler:, ,

Müzakere Taktikleri – 1

Müzakerede karşılaşacağımız veya kullanabileceğimiz bazı taktikler vardır. Bu taktikleri gündelik hayatımızın her anında aslında yaşamaktayız. Yine de başlıkları bilmemiz iletişim esnasında daha bilinçli olmamızı sağlayabilir.

 

Müzayede

Bir şeyin birden fazla kişi tarafından talep edilmesi durumunda kişileri biraraya getirip, karşılaştırma yöntemi

 

Satıcı olarak ihaleye giren firmaların en düşük teklif verenin işi alması gibi…

 

Kötü Şöhret Kazanmak

Kişinin isteğinin yerine gelmesi durumunda diğer kişilerin bu durumdan memnun olmaması hali.

 

“A Firması ile ortaklık kurarsak, şu anda ortağımız olan B Firması bu durumdan pek hoşlanmayabilir”

 

Daha İyi Teklif

Birisi bir şey teklif ettiğinde, başka birisinden daha iyi teklif aldığınızı söyleyin.

 

“Çok pahalı, sizden daha düşük teklif verenler de var”

 

Bundan Daha İyisi

Gelen bir fiyat indirimi teklifi karşısında “bundan daha iyisini yapabilrsiniz“ deyin.

 

Meğilli Seçim Sunma

Karşıya seçim sunma fakat seçimlerden hangisini tercih ettiğinizi ifade (ima) etme.

 

 “Sinemaya gitmeye ne dersin? İstersen tiyatroya veya  konser de olabilir.”

 

Büyük Balık

Konuşma ve davranışlarla ulaşılamaz olarak gözükmek. Telefonlara doğrudan çıkmayıp, dolaylı ve arayan için zahmetli bir süreçten sonra çıkmak. Küçümser davranışlar sergilemek, karşıdaki küçük dağlar benim eserimdir, imajı oluşturmak.

 

Blöf

Doğru olmayan bir konuda karşıdakini etkilemek ve sitediğini elde etme gayreti.

 

“Evet bu evi beğendim ama benzer bir ev için daha düşük fiyat veren vardı”

 

İlişkiyi Koparmak

Müzakereden çekilme

 

“Bu toplantı bizim için bitmiştir”

 

 

MS Project ile Üç Nokta Tahmini

Danışman olarak görev aldığım, bir proje planı geliştirme çalışmasında aktivitelerin süreleri tahminlenmesi adımına gelmiştik.

 

WBS oluşturması, aktivite tanımlaması ve hatta aktiviteler arasındaki sıralamaları oluşturma süreçlerini oldukça hızlı ilerlenmiş, 230 aktiviteli bir proje planını iki gün içinde netliğe kavuşturmuştuk. İki gün boyunca projede görev alacak birimlerin temsilcleri (5 kişilik bir ekip) planın detaylı oluşturulması için sabırla planlama sürecine katkıda bulunmuşlardı.

 

Fakat süre tahminleme çalışmasına geldiğimizde daha 7. aktivitede her kafadan farklı sesler çıkmaya başlamıştı, zaman ilerliyor fakat aktivitelerin ne kadar sürede yapılacağına dair net bir tahmin geliştirilemiyordu. Verilen süre tahminleri üzerinde özellikle işi fiilen yapacaklar itiraz ediyor, riskleri de düşünerek, o aktivitelerin sürelerinin uzaması gerektiğini savunuyorlardı. Yöneticiler ise projenin süresinin uzun çıkacağından çekinerek, en kısa süreyi tahmin olarak yazmaktan yanaydı.

 

Yukarıdaki senaryoda herkes kendi açısından haklı gözükmekte fakat buna rağmen proje yönetimi açısından böyle bir ortam da bile ortak akıl geliştirmek mümkün. Özellikle bir işin süresi ile ilgili geçmişte deneyimler mevcutsa, bu deneyimlerden yararlanarak, yeni projelerin aktivitelerinin süreleri daha kolay ve güvenilir tahmin edilebilir.

 

Proje yönetiminde Üç Nokta Tahmini olarak bilinen yaklaşım geçmişteki deneyimlerin en  kısa (iyimser), yaklaşık ve en uzun(kötümser) değerlerini alarak, bunlardan tek bir ortalama değer oluşturmayı hedefler.

 

Formülasyon açısından da oldukça kolaydır. Bir işin ortalama süresi (x)

 

X = (İyimser + 4*Yaklaşık + Kötümser)/6 şeklindedir. Böylece süre tahmininin içine iyimser, kötümser deneyimler de eklenmiş olur.

 

MS Project’te bu verileri girmek için öncelikle Araç Çubuklarının arasına PERT Analysis araç çubuğunu eklemek gerkmektedir.

 

  menu1

 PERT Analysis araç çubuğu aşağıdaki gibidir.menu2

 

Yukarıdaki araç çubuğunun en sağında yer alan PERT Enty Sheet butonuna tıklanır. Karşınıza yeni bir tablo açılacaktır.

 

 menu3

 

Yazılı olan aktivite için iyimser, yaklaşık ve kötümser süre değerlerini ilgili kolonlara girmek gerekir.

 

menu4

 

Yukarıdaki verilerin ilgili formülle hesaplanması için PERT menu5Analysis araç çubuğunun içinde  (Calculate PERT) butonuna bir kez basılır ve aşağıdaki uyarı ile karşılaşılır. 

menu6 

 

Bu uyarıya da Yes denildikten sonra aktivitenin süre kolonu verilen üç değere göre hesaplandığı görülür.

 

İşte yukarıdaki adımları gerçekleştirerek, bütün proje taraflarını memnun edecek bir yöntemle aktivite süre tahminlerini gerçekleştirdik. Böyle bir uygulamaya kimse itiraz etmedi.

Kategoriler:ms project Etiketler:, ,
%d blogcu bunu beğendi: