Reklamlar

Archive

Archive for Ağustos 2009

PMP Sınavında Değişiklik Var mı?

Bilindiği gibi PMI, 2008’in son günü PMBOK 2008’i piyasaya sundu ve yeni sınavın Temmuz 2009’dan sonra geçerli olacağını söyledi.

PMBOK”ları karşılaştırdğımzda %15 ila %20’lik bir fark olduğunu gördük. Bu demek oluyor ki sorularda da bu oranda farklılıklar oluşacaktır. Bir diğer ifadeyle soruların %80 civarında bir değişikliğe uğramadığı rahatlıkla söylenebilir.

Rita Mulcahy tarafından yeni basılan kitaba gözgezdirdiğimizde bu varsayımımızın doğru olduğunu gördük.

Önceki yazılarımda değişikliklerden bahsetmiştim. Bu sefer de hiç değişikliğe uğramayanları ifade edeyim. Zaman, maliyet, kalitede neredeyse hiçdeğişiklik yok. Entegrasyon, İnsan kaynakları, İletişim bilgi alanlarında küçük değişiklikler varken, en büyük değişiklik Kapsam ve Satın Alma yönetiminde karşımıza çıkıyor. Profesyonel sorumlulukla ilgili yine hiç bir değişiklik yok.

Bu yüzden “ben eski PMBOK’a hazırlanmıştım, şimdi yenisine en baştan mı hazırlanmam gerekir?” sorusunun cevabı, “hayır”‘dır.

Yakın zamanda PMP olmak isteyenlere duyurulur.

Reklamlar

MS Project'teki "?"

MS Project’te çok merak edilen aslında oldukça basit bir konuya temas etmek istiyorum. Başlıktan da anlaşılacağı gibi Duration kolonunda gözüken “?” – soru işareti- ne anlama gelmektedir?

“?” – soru işareti-, o aktivitenin tahmini olduğunu gösteren bir işarettir.

Eğer o aktiviteye iki kere tıklarsanız, karşınıza Task Information penceresi gelecek ve sağ üst köşede “estimatedcheckbox’ının işaretli olduğunu göreceksiniz. Checkbox kapanınca “?” de gidecektir.

Peki, ne anlama geliyor? Anlamı şu; “?” varsa, işe atanan kaynağa, “bu işin 4 günde yapılacağını tahmin ediyorum” diyorsunuz yoksa “bu işi 4 günde yap” diyorsunuz. Bu kadar basit aslında…

Projesinde “?” işaretlerini topluca kaldırmak isteyenler olabilir. Bununla her satır için tek tek uğraşan kişilerle tanıştım, halbuki şöyle bir kolaylık var (Siz de denemiş olabilirsiniz, tek olmadığınızı bilin…:) ). Eğer adı “estimated” olan bir kolonu tablonuza eklerseniz, bütün satırların “Yes” olduğunu göreceksiniz. İlk baştakini “No“‘ya çevirip, geri kalanı da aşağıya doğru kopyalarsanız, bütün “?“‘den kurtulursunuz.

Yeni yazdığınız aktivitelere de “?” gelmesini istemiyorsanız, o zaman Tools – Options – Schedule sekmesinden en  alttaki “New tasks have estimated durations” seçeneğini kapatın.

Zaman Çizelgesi Geliştirme – PMBOK

lookcpProjenin aktiviteleri ortaya çıkarıldıktan, gerekli sıralama işlemi yapıldıktan ve aktiviteler için ihtiyaç duyulacak kaynak ve süre tahminleri yapıldıktan sonra tüm faaliyetler, biz Zaman Diyagramı (Gantt Chart) üzerinde gösterilir. Böylece Proje Yöneticisinden, takım üyelerine kadar, üst yönetimden, müşteriye kadar tüm proje taraflarının proje planını daha net okuyabilecekleri bir hale dönüştürmüş oluruz.

Neye İhtiyacımız Var?

Zaman diyagramını oluşturabilmek için elinizin altında durması gerekenlerin listesi şunlardır.

Aktivite listesi

Ağ Diyagramı

Aktivite Kaynak İhtiyacı

Kaynakların Takvimleri

Aktivite Süre Tahminleri

Proje Tanımlama Dokümanı

Nasıl Yapılır?

Aslında oldukça basit; Aktivitelerin sıralamasına bakarak, verdiğiniz süre tahminlerini tek tek bir takvimin üzerine çizdiğinizde işte size bir Gantt Chart.

Evet, aslında yukarıdaki ifadem çok fazla gözünüzü korkutmamak için yazılmış bir ifade.

PMI’a göre bu bölüm içinde detaylı analizler yatıyor ki bunlardan en önemlisi Kritik Yol Analizi fakat bu konuyu başka bir yazıya bırakmayı düşünüyorum.

Ne Çıkar?

Bunun da cevabını yukarıda vermiş olduk. Bir Zaman Diyagramı (Çubuk Diyagram – Gantt Chart)

Artık, takvim üzerinde hangi aktivite ne zaman başlayıp, bitecek bellidir. Sorumlular da böylece ilgili proje içinde hangi tarihlerde görev alacaklarını biliyorlardır ve şahsi zaman planlarını da buna göre tekrar düzenlemeleri veya güncellemeleri gerekmektedir.

Kategoriler:Proje Zaman Yönetimi Etiketler:, , ,

Planlı Bakım Projeleri

Bundan 1,5 veya 2  sene önce yazdığım ama blog sayfama koymadığım bu yazımı bugün bilgisayarımın köşe, bucağını temizlerken buldum ve burada yer alması gerektiğini düşündüm. Esas uzun başlık aşağıdaki gibidir. Bu yazıyı PETKİM Holding AŞ’de fabrikaların bakım proje planlarını yaparken, yazmış ve o dönemde bir,  iki dergide yayınlanmıştı.

Fabrikaların “Planlı Bakım Projeleri”’nde Microsoft Project’in Kullanımı ile Sağlanacak Faydalar

Fabrikalar için planlı bakımlar çok dikkatle yönetilmesi gereken ve çok dinamik bir çalışma ortamının olduğu önemli projelerdir.  Bu projeleri önemli hale getiren etken, bakımın süresidir. Planlı bakım esnasında, bakımın yapılacağı fabrika üretime tamamen durdurulur ve eskiyen veya aşınan parçaların kontrolü ve değiştirilmesi, gerekli yerlerin temizliğinin yapılması eksilen yağ vb. gibi malzemelerin tamamlanması, planlı bakım projelerinde gerçekleştirilen aktivitelerin arasındadır.

Planlı bakım esnasında fabrika (belirli bir kısmı veya tamamı) duruşa geçtiğinden üretim gerçekleşmeyecek ve bir üretim kaybı yaşanacaktır. Bundan dolayı planlı bakımın en hızlı biçimde tamamlanması fabrikanın toplam üretim miktarının artması anlamına gelecektir.

Bir planlı bakım sürecini daha detaylandırmak gerekirse;

Kapsam Tanımlama ilk adım olarak düşünülmelidir. Planlı bakım projesini yönetecek olan proje yöneticisi, hangi makine ve parçalarda öncelikli bakımın yapılacağını/parça değişeceğini kapsamın öncelikli maddeleri olarak belirlemelidir. Makine ve parçalarla ilgili teknik bilgileri içeren kullanma kılavuzları bakımların hangi periyotlarla yapılması gerektiğine dair bilgiler içerir.

Bunun yanı sıra ikincil öneme sahip bakımı yapılacaklar da kapsam da yerini alır. Böylece proje esnasında aciliyeti yüksek olan makineden, düşüğe doğru bir sıralama Kapsam Tanımında netleşmiş olur.

Planlama Süreci: Bu adımdan itibaren Microsoft Project ile detaylı planlar hazırlanabilir.

Fabrika bakım süresinin olabildiğince kısa tutulması istendiğinden kaynakların önemli bir miktarı 24 saatlik takvime göre çalışırlar. Hatırı sayılır bir kısmı 16 saatlik takvimden çalışır. Küçük bir bölümü (destek birimler) ise 8 saatlik plana uygun çalışır. Bu yüzden öncelikle MS Project’te bu işleyişi içerecek takvimler tanımlanmalıdır.

Daha sonra fabrikanın duruş anı bir kilometre taşı olarak düşünülebilir fakat bakıma fiilen başlamak için gereken süreler de plana girmelidir. Örneğin, bir fırının durdurulmasından sonra soğuması, hatlardaki sıvı, buhar veya kimyasalların boşaltılması, bakım öncesi temizlik işleri gibi faaliyetler ön hazırlık aşaması olarak, düşünülmeli ve planda da bu şekilde yer almalıdır.

Plan bundan sonra daha detay aktivitelerin ve WBS yapısının oluşturulmasıyla devam edecektir. Özellikle Kapsam Tanımlamada önemi ve aciliyeti yüksek olan makine ve parçaların demontajları, atölyelerde bakımlarının yapılması, değişikliklerin gerçekleştirilmesi, tekrar monte edilmesi, testlerinin yapılması ve devreye alma gibi süreçler, ekipmanlar bazında tek tek detaylı olarak belirlenecek faaliyetlerdir. Faaliyetlerin detaylandırılması önemli avantajları vardır. Bu sayede işlerin sorumluları netleşecek, malzeme ve eleman gereksinimi daha kolay tahmin edilecektir.

Bir sonraki adımda Microsoft Project ile fabrikadaki mevcut kaynakları bakım projesine atama işlemi yapılacaktır. İlgili planlı bakım için değişmesi gereken parçaların neler olduğu önceki deneyimlerden veya kılavuzlardan bakılarak atanmalıdır. Böylece aktivitelere insan kaynağının yanı sıra malzeme kaynağı da atanmış olur ve planlı bakım maliyetinin daha doğru çıkarılması sağlanır. Kaynak atamalarının neticesinde planlı bakımın eldeki mevcut kaynaklarla ne kadar sürede ve kaça bitirilebileceğine dair sonuçlar ortaya çıkar. Eğer, ortaya çıkan süre, fabrikanın planlı bakım için ayırdığı süreden fazla ise proje yöneticisi dış kaynak, fazla mesai gibi seçenekleri de plana dahil etmek zorunda kalacaktır ve proje yönetimi açısından süre, maliyet, kapsam üçgeni arasında bir dengeleme yapması gerekecektir.

Planı hazırlanan bir bakım projesinde MS Project’ten şu bilgilere ulaşılabilir.

  • Planlı bakım süresi, başlangıç ve bitiş tarihleri
  • Planlı bakımın toplam maliyet ve toplam adam(makine)*saat değerleri
  • Aktiviteler arasındaki öncüllük ve ardıllık ilişkisi
  • Kaynaklara atanan iş yükleri ve toplam yaratacakları maliyetler
  • Kaynakların bugün/yarın/bu hafta/bu ay vb. yapmaları gereken işler listesi
  • Periyodik (Günlük/Haftalık/Aylık) nakit akışı
  • Herhangi bir aktiviteye atanan kaynakların detaylı maliyetleri veya efor bilgileri
  • Herhangi bir kaynağa atanan işlerin detaylı zaman programı, maliyet ve efor bilgileri
  • Projenin Kritik Yolu
  • Mevcut insan kaynağı miktarı ile gerekli olan insan kaynağı miktarı ve aradaki fark
  • Planlı Bakım esnasında gerekecek malzeme miktarları ve bunların tahmini maliyetleri
  • Mekan / Ekipman / Sorumlu Birim gibi projeye özel yapılacak ek tanımlamalarla aktivitelerin gruplanması veya filtrelenmesi

Bu bölüme kadar “Planlı Bakım Projesi”’nin Microsoft Project programında planlanmasıyla elde edilebilecek bilgilerin neler olduğu incelendi. Bundan sonra da projenin fiilen yürütülmesi ve kontrolü ile ilgili Microsoft Project’ten elde edilecek veriler incelenecektir.

Uygulama – Kontrol Süreçleri: Planlı Bakım Projesi’nin tüm detayları çıkarıldıktan sonra projenin nihai (referans) planı Microsoft Project üzerinde kaydedilir. Bundan sonra “fiilen duruş” ile planlı bakım aktiviteleri gerçekleştirilmeye başlanır.

Planlı Bakım Projelerinde genellikle kaynaklar 3 vardiya (24 saat) esasına göre çalıştıklarından Microsoft Project’e de veri girişlerinin paralel hızda olması gerekmektedir. Bu durumda fabrikanın farklı sahalarında fiilen yapılan işler Proje Yönetim Ekibine doğru ve eş zamanlı olarak akmalı, Proje Yönetim Ekibi de Planlı Bakımın hangi aşamasında olduğunu Microsoft Project üzerinden takip edebilmelidir.

Planlı Bakım Projelerinde, ne kadar çok ekipman gözden geçirilirse fabrikanın üretim esnasında o kadar az sorunla karşılaşacağı kesindir. Bu yüzden projenin ilk andan itibaren bir yazılım ile takibi çok önem kazanmaktadır. Eğer herhangi bir iş gecikirse, bu işin bütün projeyi ne kadar öteleyeceği daha projenin başından itibaren kontrol altında tutulmalıdır ve ona göre proje kapsamının değişeceği fabrikayı işleten ekibe (müşteriye) bildirilebilir. Bununla birlikte gerekli olan insan, malzeme, makine kaynaklarının referans plana göre kayan işlerinin ve yeni zaman planlarının güncellenerek, kendilerine hızlı bir şekilde bildirilmesi sağlanacaktır. Buna benzer aşağıdaki başlıklar yine Microsoft Project kullanıldığı takdirde elde edilebilecek bir takım önemli bilgilerdir. 

  • Planlı Bakım için Süre, Başlama Bitiş, Maliyet, Efor bilgilerinin plan ile gerçekleşmeler arasındaki farkların incelenmesi
  • Planlı bakıma dahil olan farklı birimlerin iş yüklemelerindeki değişiklerin bildirilmesi
  • Gerçekleşme verileri geldikçe, proje kapsamının sürekli olarak gözden geçirilmesi ile bir sonraki planlı bakıma bırakılacak makine ve ekipmanların neler olacağına karar verilmesi
  • Gecikmelerden dolayı projenin uzama riskine karşılık ek ne kadar dış kaynağa veya fazla mesaiye ihtiyaç duyulacağı
  • Tahmin edilen gerekli malzeme miktarı/maliyeti ile fiilen harcanan malzemenin karşılaştırılması ve gelecekteki bakım projeleri için referans oluşturmasının sağlanması
  • Saha / Ekipman / Makine bazlı toplam maliyet veya efor bilgilerine eş zamanlı ulaşım

Genellikle Planlı Bakım Projelerinde karşılaşılan sorunlar ise şu şekilde gözlemlenmektedir.

  • Planlı bakım projesinin tanımlı bir sorumlusunun (Proje Yöneticisinin) olmaması
  • Ekiplerin, diğer ekiplerden bağımsız yapacakları işleri çıkarmış olması
  • Ekipler arasında uyumsuzluk. Senkronizasyon eksiklikleri
  • Gerçekçi planlı bakım maliyetlerini tahmin edememek
  • Gerekli ekipmanların planlama eksikliğinden dolayı tahmin edilememesi ve malzeme siparişlerinde gecikme. Bu bakım süresinin uzaması veya parça değişmemesinden dolayı üretime yüksek riskle başlamaya sebep olacaktır.
  • Ekiplerin bireysel işlerinin tek bir plan altında toplanmamasından dolayı projenin genel olarak başarısını ölçümleyememek
  • Sınırlı sayıda iş makinesi, uzman formen/mühendis gibi kaynakların verimli kullanılamaması
  • Saatlik çalışan dış kaynağın (tedarikçi, taşeron, danışman) verimsiz kullanılması. Ekipler arasındaki uyumsuzluktan dolayı dış kaynaklara ödenen maliyetlerin yükselmesi söz konusu olabilir.

Bütün bunların yanı sıra Planlı Bakım Projelerinde de tek bir elden planın yapılmaması ve koordine edilmemesinden dolayı ekipler arasında iletişim problemleri, insanları sorumlulukları üzerinden atma eğilimleri, çalışanlarda stresin yükselmesi, motivasyonun düşmesi gibi sonuçlar ortaya çıkacaktır.

Planlı Bakım Projelerini diğer projelerden zor kılan en önemli etkenlerden birisi de planlı bakıma dahil olan kaynak sayısıdır. Büyük bir fabrikada bu sayı yüzlerle ifade edilebilir. Örneğin, 15 gün boyunca 24 saat çalışılan bir ortamda 300 kişiyi idare edebilmek için koordinasyona dolayısıyla planlamaya büyük önem verilmelidir.

Son olarak, yazılım dünyasında Bakım üzerine uzmanlaşan pek çok programın olduğunu da mutlaka ifade etmek gerekir. Bunlar hem planlı bakımları hem de arızi duruşları planlamada, istatistiki veri tutmada çok etkili yazılımlardır. Bu noktada Microsoft Project’in kesinlikle bir Bakım Yönetimi yazılımı olmadığını da önemle belirtmek gerekir. Eğer herhangi bir Bakım Yönetim yazılımı firmanızda yok ise Microsoft Project, Planlı Bakım projelerini yönetmekte Proje Yöneticilerine yukarıda bahsedilen faydalar sağlayacak bir Proje Yönetimi yazılımıdır.

Ağustos 2009 Ayın Projesi – Restaurant Açma Projesi

20/08/2009 29 yorum

Sertifika Programı katılımcılarımızdan Boran Bardız Bey tarafından hazırlanan proje planı aşağıdadır. Restaurant açmayı düşünenlerin kullanabileeceği güzel bir şablon.

Restaurant Acma Projesi-Agustos 2009

Ağustos 2009 Bulmacası – Satın Alma Yönetimi

mr_crosswordAğustos ayı bulmacasını nihayet hazırlayabildim.

Bu ayki bulmacamızın içeriği Satın Alma yönetimi. Aşağıdaki linkten indirebilirsiniz.

Procurement Management

Geçen ayki Risk Yönetimi bulmacasının çevapları da Risk Management (answer key) burada.

İyi eğlenceler…

Kategoriler:Bulmaca Etiketler:, , , , , , ,

İletişim Risklerinin Değerlendirilmesi

Düzenli yapılacak, Risk Değerlendirme Toplantılarında İletişim risklerinizi belirlemek amacıyla aşağıdaki soruları puanlayarak, cevaplayınız.

  • Proje hedefleri baştan net olarak belrilendi mi?
  • Proje hedefleri ölçülebilir mi?
  • Proje hedefleri proje takımına ve proje paydaşlarına açıkça anlatıldı mı?
  • Proje takımı ve paydaşları hedefleri anladı ve hedefler üzerinde mutabakata vardı mı?
  • Bütün proje tarafları tanımlandı mı?
  • Proje paydaş analizi gerçekleştirildi mi?
  • Proje ilerlemesi proje paydaşlarına düzenli olarak sunuldu mu?
  • Proje için İletişim Yönetim Planı hazırlandı mı?
%d blogcu bunu beğendi: