Archive

Posts Tagged ‘risk’

İş Güvenliği ve Yapay Zeka Projeleri

İş güvenliği eksikliklerinden dolayı her sene 2,5 milyon insan hayatını kaybetmektedir.

İş güvenliği için yürütülen projeler ile ilgili araştırma yaparken yapay zekanın iş güvenliğini de nasıl olumlu etkilediğini bu videoda göreceksiniz.

Belirsizlikleri Azaltmak için Ağ Diyagramları

Bir projede belirsizlikleri azaltmak için proje yönetiminin getirdiği en önemli kuralı unutmayınız. Projenin ağ diyagramını hazırlamak ve aktiviteler arasında bir sıralama oluşturmak

131- Varsayım Tuzağı

115- Proje Çalışmalarını İzlemek ve Kontrol Etmek – Risk Kontrolleri


Sosyal sorumluluk projemize katılmak ister misiniz? www.patreon.com/projeyonetimi

Buradan elde edilen gelirin tamamını üniversite öğrencilerine Proje Yönetimi ve Microsoft Project eğitimlerimizi vermek amacıyla kullanacağız ve destek verenlere düzenli olarak bilgi vereceğiz.

82- Projelere Yanlış Varsayımlarla Başlamak

Proje Yönetimi Podcast 10. Bölüm

Bu hafta konuğum Danışmanlarımızdan Birsen DEMİRHAN, PMP, RMP…

Kendisiyle Risk Yönetimi’ni konuştuk.

Projelerde riskler nasıl yönetilir, risk kategorileri, önleme yöntemleri, risk yönetimi üzerine kariyer imkanları…

İyi dinlemeler.

Youtube Kanalıma Üye olmak için – https://www.youtube.com/user/gokremtekir

Categories: Podcast Tags: , ,

Risklerin İzlenmesi ve Kontrolü – PMBOK

images-4Proje boyunca risk önleme yöntemlerinin uygulanması, tanımlanmış risklerin izlenmesi, yeni risklerin saptanması işlemlerini içerir.

Risk önleme yöntemleri, proje boyunca yürütülür.

  • Proje varsayımlarının hala geçerli olması,
  • Risk yönetimi politikalarının ve prosedürlerinin izlenmesi,
  • Maliyet ve zaman çizelgesi için beklenmedik durum yedeklerinin risklere göre değerlendirilmesi

gibi işlemler bu süreç içinde yürütülür.

Risklerin izlenmesi ve Kontrol Edilmesi süreci;

  • alternatif stratejilerin seçilmesini,
  • bir beklenmedik durum ya da geri çekilme planının yürütülmesini,
  • düzeltici eylemde bulunulmasını ve proje yönetimi planının değiştirilmesini

de içerir.

Riskin sorumlusu, proje yöneticisine, önleme yöntemlerinin etkinliği, önceden tahmin edilememiş etkiler hakkında periyodik olarak rapor verir.

Risklerin İzlenmesi ve Kontrol Edilmesi, gelecekteki projelerde kullanılmak üzere projenin alınan dersler veritabanları ve risk yönetimi şablonları gibi organizasyonel süreç varlıklarının güncellenmesini de içerir.

———————————–

Trafik Sorusu – Bundan sonra yazılarımın altına bir trafik sorusu ekleyeceğim.

Cevabı için QR kodu çözücüsüne ihtiyacınız olacaktır.

trafik 1

trafik1cevap

 

 

Kasabayı Boşaltma Planı

images-1Hani Amerikan felaket filmleri vardır: Yanardağ patlayacaktır, deprem yaklaşmaktadır, büyük bir kasırga vardır veya katil karıncalar, köpekbalığı vs. bir kasabanın başına musallat olacaktır.

Tam da o sırada belediye veya valilik seçimleri vardır. Etrafta beyaz mavi balonlar süslenmiştir.

Ve tabiki araştırmacı, bütün karşı koymalara rağmen doğru bildiğini söylemekten çekinmeyen bir esas oğlan ve o kadar insan içinde kendisine inanan güzel bir esas kız.

Yavaş yavaş olaylar gelişir; Vali/Belediye Başkanı adayı esas oğlana inanmaz, halkı galyana getirmemek gerekir falan derken… Bir tip belirir… Şişman, çirkin, ölmekten korkan ve çabuk panik olan bir tip ve zaten ilk ölen de o olur. Bu tip, filmin bir sahnesinde şerifin odasına girer ve herkesin arasından geçip, odadaki dolaplara yönelir ve der ki: “KASABAYI BOŞALTMA PLANLARINI İNCELEYELİM”

Her ne kadar bugüne kadar filmlerde bu planın nasıl bir içeriğe sahip olduğunu görmesek de, bu ifade, şerifin odasında böyle bir risk önleme planı olduğunu bütün dünyaya anlatmaktadır.

İşte sorum şu; Risklerinizi tanımlayıp, önleme faaliyetlerini belirliyor musunuz?

Bir arkadaşımın çalıştığı işyerinde mesai saatleri içinde rassal zamanlarda alarm çalıyordu. Bu alarmın çalmasını herkes çok kanıksamıştı ve kimse duymuyordu bile. Çalan sirenin, sistemin test edilmesinden dolayı çaldığı fikri herkese yerleşmişti. Hatta sireni dikkate alarak, panik olan misafirler alay konusu oluyordu. Tahmin edeceğiniz gibi bir gün gerçekten bir felaket oldu ve fabrikanın belirli bir bölümünde yangın başladı… Sirenler devreye girdi ama bu sefer deneme amaçlı değildi. Olay anlaşıldığında tam bir panik yaşandı. Aslında yangın küçük bir bölümdeydi fakat insanların yaşadıkları panik yüzünden kaçma ve dışarı çıkma telaşıyla birbirlerine zarar verenler oldu. Halbuki, böyle bir felaket anında ortamı boşaltmanın nasıl yapılacağı bir kaç kez tatbik edilmiş olsa karmaşa nispeten daha az yaşanacaktı.

KASABAYI BOŞALTMA PLANINI HAZIRLAYIN ve sakın o şişman, çirkin, ilk panik olan kişi olmayın.

Categories: Proje Risk Yönetimi Tags: , ,

Kriz Projeleri

Her akşam haberlerde ABD ve Avrupa’daki kriz hakında yorumlar  duyuyoruz. İlk başlarda dünya tersine dönüyor diye düşünmüştüm. Çocukluğumdan beri hasta adam olan hep bizdik, onlarsa hep sağlıklı, gürbüz kişilerdi.

Peki, etrafımızda bu kadar hasta varken bu hastalıklar  bize bulaşmaz mi? Ne yazık ki biz de şifayı kapacağız.

İşte risk yönetimi için bir fırsat. Riski hepimiz görüyoruz. Ekonomik krizin çıkma durumu.

Bu riski göz göre göre önleme ve düzeltme yöntemlerini düşünmezsek, işte o zaman kaybımız büyük olur.

Ekonomik krizi önleme imkanımız yok fakat kriz öncesinde neler yapmalıyız, kriz süresince neler yapabiliriz ve bu krizden nasıl daha güçlü çıkabiliriz diye düşünmek için zamanımız var.

* Krizi yönetmede size destek olacak çekirdek bir ekip belirleyin. Bu süreç bir proje olarak ele alınmalıdır ve bu yüzden bir takım çalışması gerektirir.

* Şirketinizin eksik gördüğünüz, geliştirilmesi gerektiğini düşündüğünüz yanlarını listeleyin. Normal zamanda kurum içinde yapılan operasyonel hataların neler olduğunu, bu hataların temel sebeplerini dikkatle inceleyin.

* Bu eksiklikleri listeleyip, önem sırasına dizin.

* En üstteki problemden başlayarak, bunların çözümü için yeni projeler açın ve düzenli olarak takip edin.

Ekonomik krizler şirketlerde muhakkak ki küçülme anlamına gelir fakat kriz sonrasına daha güçlü çıkmak için de bir fırsattır. Kriz süresince;

* İş süreçleri yeniden gözden geçirilir ve düzenlenir.
* Personelin becerilerini geliştirmek için en uygun zaman aralığı bu dönemdir.
* Kurum içinde yeni sistemlerin kurulması, test edilmesi için gerekli süre mevcuttur.
* İşlerin yoğunluğundan verimsizliği görülen fakat düzeltmeye fırsat bulunamayan süreçlerin temizlenmesi için en rahat dönem, bu dönemdir.
* Kriz sonrası için yeni ürün, yeni pazar araştırmaları bu dönemde yürütülebilir.

Projelerin hayati olmayanları rafa kalkarken, kriz sonrasına daha güçlü girmemizi sağlayacak projeler gündeme gelir.

Ekonomik kriz, herkes için zorluk demek ama kapitalizmin de bir gerekliliği. Madem seçtiğimiz model budur, o zaman sevdiğimiz gülün dikenine de katlanacağız. Önemli olan krize ne kadar hazırlıklıyız. Krizi fırsata çevirip, rakiplerimize göre krizden daha avantajlı çıkabilir miyiz?

Categories: Proje Risk Yönetimi Tags: , ,

Müşteri Projenin Başarısından Sorumlu mudur?

Müşteri, projedeki bütün sorumlulukları tamamen proje ekibine devrederek ve yeterince proje yönetimi süreçlerine dahil olmayarak, projenin başarısını riske atabilir.

İşte bu yazımda, müşteri durumunda olan paydaşların da proje yönetimi sürecindeki görevlerini ve tutumlarını ele almak istedim.

Projenin en başı (başlangıç süreci); Müşteri, proje yöneticisinden bir şey ister fakat ne istediğini aslında kendisi de tam bilmez, veya anlatamaz. İşte bu süreç en sancılı olan ve projelerde de belirsizliklerin sayısının en fazla olduğu döneme karşılık gelir. Bu süreçte proje yöneticisinin ihtiyaçları ortaya çıkarabilmesi için hem çok soru sorması, hem de geçmişteki (kurumsal/bireysel) deneyimlerden yararlanması gerekir. İhtiyaçların netleşmesi, detaylı planın güvenilir olmasını sağlayacaktır.

Müşteri açısından baktığımızda da;

  • Gereksinimler hakkında detay bilgi vermeme. Eğer, müşteri gereksinimlerini başlangıçta plana tam yansıt(a)madıysa, en tehlikeli sonuca hazır olun: KAPSAM KAYMASI
  • Gözden geçirme çalışmalarına müşteriden son sözü söyleyeceklerin olabildiğince proje yürütme sürecinde katılımlarını sağlamak. Yetkisi yeteri düzeyde olmayan müşteri temsilcileri proje ekibiyle uzun süre çalışırlar, belirli noktaya projeyi getirirler. Tam o sırada yukarıdan daha yetkili birisi o saate kadar konuşulanların tam zıttı bir istekte bulunur.  Herşeyi sil baştan düşünmek gerekir.
  • Genellikle işi en iyi bilen işi yapan kişinin kendisidir. Bu yüzden, ortaya çıkacak ürünü kullanacak olanın da fikirlerini almak gerekir. İşi yapan kişiler, genellikle yetki açısından düşük seviyede olduklarından çoğu zaman proje yöneticisi veya müşteriyi temsil eden yönetici bu detayı görmez ve son kullanıcı düşünmeden bir ürün ortaya çıkarırlar. Sonuçta ne yazık ki ortaya çıkan ürün ihtiyaçlara karşılık vermemektedir.
  • Müşteriyi de proje planlamaya, takip süreçlerine dahil etmek çok önemlidir. Bir proje ekibinin planı tek başına yapması yerine müşterinin desteğini alarak, yapması, projenin daha fazla sahiplenilmesini sağlar, katılımı artırır.
  • Projenin başarısı sadece projeyi yürüten ekibin başarısı olarak değil, müşterinin de başarısı olarak lanse edilmelidir. Yine ortaya çıkan ürünün müşteri tarafından sahiplenilmesi ve hatta etkin olarak kullanlımasını sağlar.

——————-o————————

Cumhuriyet Bayramınız Kutlu Olsun.

Tipi

Chicago “Çalışkan Kent” diye ün yapmıştır; özellikle belediyede hemen her türlü iş zamanında yapılır, çöpler düzenli toplanır, caddeler iyi temizlenir ve diğer belediye işleri savsaklanmaz. Şubat 1978’de Chicago şiddetli bir kar fırtınasına yakalandı. Kentin kar sorumlusu işlerin altından kalkamadı diye eleştirildi.

Efsanevi Belediye Başkanı Richard J. Daley’in ölümünden sonra yerine geçen Michael A. Bilandic hava koşullarının ani değişimiyle kentin bir daha böyle kötü bir sürprize yakalanmamasını sağlamak konusunda kararlıydı.

Nisan 1978’de Bilandic bir komisyon kurarak benzer bir durumda kar fırtınasıyla nasıl mücadele edileceğinin bir planının çıkarılmasını istedi. Komisyonun başkanlığına getirilen avukat Kenneth Sain deneyimli bir yerel yöneticiydi ve 1977’deki istifasına kadar Daley ve Bilandic’le birlikte çalışmıştı. Bir dizi araştırmadan sonra Sain kentin karla mücadelesini yapacak yeni firmasının seçildiğini ilan etti; uzun yıllardır bu işi yapan Barton-Aschmann Asociates yerine başka bir firma ile anlaşma yapılmıştı.

Aralık ayının ilk günü Chicago’ya yağan kar yaklaşık 30 santimetreyi bulmuştu. Sonra kar yağışı daha da arttı ve kar kalınlığı bazı bölgelerde 45 santimi geçti. Tam o sıralarda, 23 Aralıkta da komisyon 23 sayfalık son raporunu yayımladı ve belediye firmaya 90 bin dolar ödeme yaptı. Rapor güya bazı önlemler ve malzeme alımını içeriyor ve karla mücadele açısından izlenecek yeni politikalar öngörüyordu. Caddeler ve meydanlar hızla temizlendi ve karla nasıl başa çıktık diye herkes sevinçle birbirini kutladı.

Yılbaşı gecesi yine kar yağdı ve kalınlığı 30 santimi bulunca kentin sorunları da yine baş gösterdi. Temizlik ve Sağlık Müdürü Emmit Garrity yönetimindeki çalışmalar ciddi eleştirilere maruz kaldı, çünkü karla mücadele programının öngörüleri çerçevesinde yollardaki araçların çekilerek karın temizlenmesi bir haftayı bulmuştu. Çalışmalar en sonunda tamamlanmıştı ama bu arada 12 Ocak günü de kentin tarihindeki en büyük kar fırtınası kapıya dayanmıştı.

14 Ocak 1978 tarihli Chicago Tribüne gazetesinin manşeti “TİPİ…” idi. Son üç gün içinde kente yağan karın kalınlığı 70 santime yaklaşmıştı. Şiddetli kar yağışı, soğuk ve hızı saatte 80 kilometreyi aşan rüzgar kentteki yaşamı felç etmişti. Uluslararası O’Hare Havaalanı kapandı ve kent içi trafik durdu.

Olağanüstü durum ilan eden Belediye Başkanı Bilandic arabaların yollardan çekilmesi çağrısı yaptı. Arabaların okulların bahçelerine ve park alanlarına çekilmesini isteyen Blandic karların temizlenmesi için yolların boşaltılması gerektiğini belirtiyordu. Belediye başkanının istekleri polis tarafından zorla uygulanacak ve yollarda bırakılan arabalara ceza kesilecekti.

Ancak Bilandic’in park alanı olarak kullanılmasını önerdiği 103 yerden çok azı karlardan temizlenmiş ve halkın kullanımına uygun durumdaydı. Arabalar kar tepelerinin altında kalmış ve kar temizleme makineleri caddelerden geçemediği için yan sokaklar iyice kardan geçilmez duruma gelmişti. Park alanlarıyla ilgili kendisine yanlış bilgi veren görevlileri cezalandıran Bilandic halktan özür diledi.

Ayrıca yollardaki karla başa çakacak miktarda araç da yoktu. Çevredeki kentlerden araç ve personel yardımı istendi. Yardım çağrısına Quebec’ten bile yanıt geldi ama Chicago’daki görevliler kendilerinin kullanılmadığını iddia ettiler. Hiçbir şey yapmadan saatte 57 dolar para alıyorlardı. İşlerine arabalarıyla gidemeyen halk toplu taşım araçlarına yöneldi. Otobüs sistemi de özel arabalardan daha iyi durumda değildi. Caddelerin birçoğunda ancak bir şeritten trafik işleyebiliyordu.

Otobüs tarifeleri bir kenara bırakıldı, üç saate kadar gecikmeler meydana geliyordu. Trenler düzensiz de olsa çalışıyor ama sık sık sorun çıkıyordu. Kentteki raylı sistem de felç olmuş, onlara elektrik sağlayan sistem de göçmüştü. Gerekli bakım yapılmadığı ve ihtiyaç duyulan malzemeler daha önce sağlanmadığı için zaten iki hat daha önceden iptal edilmişti. En sonunda tek bir hattın kardan temizlenmesi becerilerek kısmen hizmete sokulması başarıldığında kar fırtınası da hafiflemişti. Ama bu arada kentteki kar kalınlığı da iki metreyi geçmişti. Yaşlılar evlerinde hapis kaldılar.

Karda yürümeye çalışan birçoğu kayarak düşmüş ve sakatlanmıştı. Çöp toplanması durmuştu. Ayın son günü geldiğinde kentin merkezi ve çevresi hala kardan temizlenememişti. Belediye Başkanı Bitandic karla mücadelede yardıma ihtiyacı olanlar için bir telefon hattı kurmak istedi ama 5.5 milyon nüfus için elinde sadece bir numara vardı. Belediye Başkanının kurduğu komisyon o kadar laf üretmişti ama kent tipiyle başa çıkacak gibi görünmüyordu.

Tüm bunlar olurken Bilandic çeşitli radyo ve televizyon programlarına çıkarak halkı sakinleştirmeye ve yapılabilecek her şeyin yapılmakta olduğuna ikna etmeye uğraşıyordu. Editörlere gönderilen ilk mektuplar kara yenik düşen kentte belediye başkanının istifasını istiyordu. 19 Ocakta halk Sain komisyonunun hazırladığı planı görmek istedi.

İstemeden de olsa belediye planı basına verdiğinde kıyamet koptu; 23 sayfalık raporda genel hatlarıyla bir şeyler söyleniyor ve ardından da çalışanlar işverenlerinin emirlerine uygun davranmalı, karla mücadele sorumlularıyla ilişki kurulmalı gibi çok basit öneriler ve bazı formların nasıl doldurulacağını gösteren örnekler yer alıyordu.

Karları eritmek için tuz atılacak ve temizlenecek güzergahları gösteren 184 harita vardı ama belediye bu haritaların komisyon tarafından yapılmadığını zaten daha önce belediyedeki uzmanlar tarafından yapılmış olduğunu açıkladı. Rapor ne belediyenin park alanlarını belirtiyordu, ne de alınması gereken yeni makinelerden söz ediyordu.

En ciddi suçlama ise Anthony Mazza adında bir kar işçisinden geldi; Mazza komisyon raporunun kendisinin 1973’te hazırladığı master tezinin bir kopyası olduğunu iddia ediyordu. Tüm rapor tam bir rezaletti ve Belediye Meclisi Kenneth Sain’e ödemeyi durdurmaya karar verdi. Ancak bu noktada Sain ile Belediye Başkam Bilandic arasındaki işbirliğinin ve anlaşmanın sadece bundan ibaret olmadığı açığa çıktı.

Emniyet örgütünün bomba ve kundakçılıkla uğraşan bölümünün de yeniden düzenlenmesi için hazırlatılan bir rapor daha vardı. Bir üçüncü rapor da polis ve itfaiye arasındaki işbirliğinin nasıl olması gerektiğini ele alıyordu. Sonuçta toplam olarak Sain belediye için 9 rapor hazırlamış ve karşılığında 242 bin dolar almıştı. Tabii skandal Bilandic’i güç durumda bıraktı ve itibarı zedelendi.

Şubatta yapılan aday belirleme toplantısında Demokrat Parti içindeki rakibi Jane Byrne karşısında kaybetmesi için iki hafta önce yaşanan felaketin ve rezaletin hatırlatılmasına bile gerek kalmadı. Böylece 1978 kışında Sain ve şirketinin karla ilgili olarak Chicago’da yaptığı en etkili iş Belediye Başkanı Michael Bilandic’i karın içine gömmek olmuştu.

 

Categories: Proje Risk Yönetimi Tags: , , , ,

Risk Yanıt Planlarının Oluşturulması

Risk Yanıtlarının Planlanması, fırsatları çoğaltmaya ve proje hedeflerinin karşı karşıya olduğu tehditleri azaltmaya yönelik seçenekleri ve eylemleri geliştirme sürecidir. Bu süreç, Niteliksel veya Niceliksel Risk Analizinin Yapılması sürecinden sonra yürütülür.

Süreç, üzerinde anlaşılan ve finanse edilen risk yanıtlarının her biri için, sorumluluk üstlenecek bir kişinin (“risk yanıtı sahibi”) belirlenmesini ve atanmasını da içerir.

Risk Yanıtlarının Planlanması sürecinde, riskler önceliklerine göre ele alınır ve gereken kaynaklar ve aktiviteler, bütçeye, zaman çizelgesine ve proje yönetimi planına eklenir.

Neye İhtiyacımız Var? (Girdiler)

Risk Listesi

Risk Yönetim Planı

Nasıl Yapılır? (Araç ve Teknikler)

Tehditler için kullanılabilecek stratejiler;

  • Kaçınma
  • Devir
  • Azaltma
  • Kabul Etme

Fırsatla için kullanılabilecek stratejiler;

  • Yararlanma
  • Paylaşma
  • Geliştirme
  • Kabul Etme

Ortaya Ne Çıkar? (Çıktılar)

Bu çalışmanın sonunda projedeki risklere karşılık geliştirilecek stratejiler belirlenmiş olur.

Proje Yönetim Planı detayında kapsam, zaman çizelgesi, bütçe, kalite planları, insan kaynağı ihtiyacı, iletişim ve/veya tedarik gibi bütün bilgi alanlarında tekrar güncellemeler yapmak gerekebilir.

Niteliksel Risk Analizinin Yapılması – PMBOK

Risklerin, projeyi tehdit etme derecelerini ortaya çıkarmak amacıyla yapılan bir analizdir. Bu analizi yapmak kolay ve kısa süren bir çalışma gerektirir fakat çıkan sonuçlar projenin maliyetinin artışını veya zamanının ne kadar gecikeceğine dair bir sonuç  vermez. Bu yüzden, risklerin tehdit ölçümlemesine göre büyükten küçüğe sıralanması için kullanılır.

Neye İhtiyacımız Var? (Girdiler)

Risk Listesi

Risk Yönetim Planı

Kapsam Bildirimi

Nasıl Yapılır? (Araç ve Teknkler)

Aşağıdaki gibi bir matrise ihtiyacınız var.

images-7

Ortaya Ne Çıkar? (Çıktılar)

Risk listesinde yer alan bütün riskleri aldıkları puanlara göre yukarıdan aşağıya sıralırsınız ve risk listesi güncellenmiş olur.

10 İşaret

1– Müşteriniz veya tedarikçiniz telefonlarınıza çıkmıyorsa…

2– Müşteriniz veya tedarikçiniz yolladığınız mesajlarınıza geri dönmüyorsa…

3- Takım üyeleriniz projeye değil de, idari işlerine daha fazla zaman ayırıyorsa…

4 –  Maliyet ve Zaman Performans Indeksleri (CPI & SPI) negatif ise…

5- Üst Yönetimin, projeye olan desteğinin azaldığını hissediyorsanız…

6- Siz kendiniz, projeye olan inancınızı kaybettiyseniz…

7- Başta söz verilen kaynaklar, zamanında projeye verilmiyorsa…

8- Proje toplantılarına katılanlarda motivasyon düşüklüğü seziyorsanız…

9- Proje kapsamı üzerinde zaman geçmesine rağmen belirsizlikler çoksa…

10- Projedeki riskleri düşündükçe, başarının imkansız olduğunu görüyorsanız…

Bir Projenin Süresi Nasıl Kısaltılır?

Proje sponsoru, sizi Proje Yöneticisi olarak görevlendirdi ve projenin planını en kısa zamanda hazırlamanızı istedi. Proje sponsoru proje süresi ile ilgili de hiç bir kısıt belirtmedi.

Projenin zaman planını hazırladınız ve projenizin 100 gün süreceğini belirlediniz ve planı sponsora sundunuz.

Proje sponsoru, süreye baktı ve “100 gün fazla olmuş, 75 günde bitirin bu projeyi” diye bir talimat verdi.

Projeyi 100 günden, 75 güne indirmek için hangi stratejiyi kullanırsınz?

a)   “Tecrübeyle geliştirdiğim SABUNLAMA tekniklerini kullanır, planı ayarlarım.”

b)   “75 gün sorun değil. Ben aslında 50 günde bitirecektim, sponsora 100 demiştim.”

c)   “Planı yönetimin istediği şekle getiririm, proje ilerlemeye başlayınca zaten yine 100 güne uzar, hatta 150 bile olabilir.”

d)   “Maliyet veya Risk artışı seçeneklerini sponsorun onayına sunarım.”

Tabi ki sorunun cevabı: D

1 – Bir projenin süresini kısaltmak için Kritik Yol’daki aktiviteler üzerinde kaynak artırma yöntemine başvururuz. Kaynak Yükleme (CRASHING) olarak bilinen bu teknik, projede maliyet artırır. Bu tekniği kullanırken proje maliyetini en az artıracak faaliyetten kısaltmaya başlamak en doğru yaklaşımdır.

2- Eğer, maliyet artırmadan proje süresi kısaltılmak istenirse o zaman yine Kritik Yol’daki aktivitelerden ardışık olan iki faaliyeti Paralel Yürütme (FAST-TRACKING) suretiyle, proje süresi kısaltılabilir. Ardışık yapılması gereken iki aktiviteyi bile bile paralel yürütmek bir takım riskler almak anlamına gelir.

Proje Yöneticisi, doğru ve gerçekçi planı yapıp, daha sonra projeyi kısaltması gerekirse maliyet veya risk artıran seçenekleri açık ve net olarak sponsorun onayına sunmalıdır.

Risklerin Tanımlanması – PMBOK

Projeyi etkileyebilecek risklerin belirlenmesi, ve bunların belgelenmesi sürecidir.

Risklerin tanımlanmasına, proje yöneticisi, proje ekibi üyeleri, risk yönetim ekibi (atanmışsa), müşteriler, proje ekibi dışından konu uzmanları, son kullanıcılar, başka proje yöneticileri ve risk yönetimi uzmanları  katılabilir. Proje personelinin tamamı riskleri tanımlamaya teşvik edilmelidir.

Risklerin Tanımlanması tekrarlanan bir süreçtir çünkü proje yaşam döngüsü ilerledikçe yeni riskler fark edilebilir ya da ortaya çıkabilir.

Neye İhtiyacımız Var? (Girdiler)

Risk Yönetim Planı

Aktivite Maliyet Tahminleri

Aktivite Süre Tahminleri

Kapsam Temel Çizgisi

Paydaş Listesi

Nasıl Yapılır? (Araç ve Teknikler)

Eldeki plana bakarak, özellikle bir aktivitenin içinde o aktivitenin süresini uzatacak veya maliyetini artıracak herhangi bir risk olup, olmadığı sorgulanır.

Büyük projelerde ayda veya iki haftada bir kez, Risk Değerlendirme Toplantıları yapılır. Bu toplantılarda amaç riskleri belirlemek ve özellikle işi yapacaklar ile işi planlayanlar arasındaki varsayımları gözden geçirmektir.

PMI, bu bölümde pek çok teknik önermiştir fakat ben bu detayları yazıp da kafa karıştırmak istemiyorum. Yukarıda belirttiğim gibi düzenli olarak, gündemin tamamen riskler olduğu bir toplantı bile organize edilse proje paydaşları arasında hem projeye olan güven artar, hem daha şeffaf bir yönetim sağlanır hem de pek çok risk daha oluşmadan, ekip tarafından yok edilir.

Ortaya Ne Çıkar? (Çıktılar)

Risk Tanımlama sürecinin çıktısı Risk Kayıtlarıdır. Proje paydaşları tarafından dile getirilmiş tüm riskler kayda geçmiş ve herkes tarafından bilinir hale gelmiştir.

Sırada bu risklerin hangisinin daha tehditkar olduğunu bulmak, kalmıştır.

Projelerin İnsan Hayatına Etkisi

TANDIR TOPRAĞI 6 KİŞİYE MEZAR OLDUhttp://www.bugun.com.tr/haber-detay/126345-tandir-topragi-6-kisiye-mezar-oldu-haberi.aspx

UYDURUK BENTLERİN MÜTEAHHİTLERİ BEŞ YILLA KURTULDU – http://www.radikal.com.tr/Radikal.aspx?aType=RadikalDetay&ArticleID=1022866&CategoryID=77

—————–O——————–

Evimin sokağından bundan 2 ay önce İSKİ Müteahhiti kanalizasyon hattı geçirdi. Çalışmaları tam bir felaketti. İş makinası operatörü, ne vatandaşın sınır duvarına, ne de belediyenin bahçe için ördüğü sınır duvarlara dikkat etmeksizin çalıştı. Bu arada dikkatsizliklerinden dolayı 4-5 ağaç kökünden söküldü. Adam sanki altındaki araçla doğadan öç almaya çalışır gibi iş yapıyordu.

İşlerini bitirdikten sonra kaba toprağı örtüp gittiler. Geçen yağmurlarda o kaba toprak çöktü ve yolun ortasında 2 metre çapında bir delik açıldı. Yine geldiler, bu sefer siyah bir toprak – mıcır karışımı atıp gittiler. 2 aydır ne asfalta gelen var ne de verdikleri zararı nasıl tazmin edeceklerini soran. Arasam ilgili kimseyi de bulamam büyük ihtimalle…

Halbuki İGDAŞ da benzer şekilde iş yaptırıyor ama o müteahhit çok daha düzenli ve daha dikkatli iş yaptıklarını gözlemliyorum.

Yukarıdaki haberleri internette biraz araştırınca onlarcası karşımıza çıkıyor. Cezalar caydırıcı değil, en azından bir oto kontrol yöntemi kurulmasını öneriyorum. İşini iyi yapmayan müteahhitler internet üzerinden, tartışma gruplarında paylaşılsın, duyurulsun. İşini iyi yapanlarla, yapmayanlar mutlaka ayrılsın ve bilinsin.

Ben artık hem işi yapan tarafta hem işi yaptıran tarafta Proje Yöneticisi, Proje Sponsoru, Proje Planı, İlerleme Raporu gibi şeyleri internet üzerinden görmeyi hayal ediyorum.

Bir PAYDAŞ olarak çok şey mi istiyorum?

Risk Yönetiminin Planlanması – PMBOK

PMBOK’ın içinde Risk Yönetimi bölümünün içinde 6 adet alt süreç bulunur. Bunlar sırasıyla;

11.1. Risk Yönetiminin Planlanması

11.2. Risklerin Tanımlanması

11.3. Niteliksel Risk Analizinin Yapılması

11.4. Niceliksel Risk Analizinin Yapılması

11.5. Risk Yanıtlarının Planlanması

11.6 Risklerin İzlenmesi ve Kontrolü

Bu yazımda birinci alt süreci açıklamak istiyorum;

Risk yönetiminin planlanması aslında özetle “bir risk yönetme metoduna karar vermektir” diyebiliriz.

Daha açıkça ifade etmek gerekirse, proje yönetim takımı, proje özelinde riskleri yönetmek için hangi adımlardan geçeceklerini bu süreç içinde karara bağlarlar.

  • Riskleri belirlemek için düzenli toplantı mı yapılacak?
  • Bu toplantılara kimler katılmalı?
  • Risklerin tehdit etme şiddetleri nasıl belirlenecek?
  • Riskler on üzerinden mi puanlanacak yoksa, düşük, orta, yüksek diye mi tanımlanacak? Bu kavramlardan ne anlmak gerekir?
  • Risklerin durumunu kim takip edecek? Gelişmeler, kime nasıl haber verilecek?
  • Risk yönetimi için istatistiki bilgi kullanılacak mı?

Yukarıda da ifade ettiğim gib; Proje özelinde Riskleri Yönetmek istiyoruz fakat nasıl yöneteceğimizin ekiple kararını verme süreci içindeyiz; işte bu işleme “Risk Yönetiminin Planlanması” adı verilir.

Risk Yönetimini ne kadar detaylı yapacağınız, projedeki risklerin şiddetleri ve olasılıklarıyla alakalıdır. Eğer tehdit edici faktörler yüksekse ve bu faktörlerin oluşması halinde büyük kayıplar olacaksa bu durumda Risk Yönetimi için hatırı sayılır zaman ve efor ayırmanız gerekir.

Müşteri için Doğru Şeyler Yapmak

  • Proje Kapsamını Müşteriye Doğru Anlatmak: Proje Yöneticisi, müşterisine müzakereler sonucu ulaştığı kapsamı açık ve net olarak, anlatmak zorundadır. Kapsamda belirsizlikler olsa dahi bu belirsizliklerin de neler olduğu konusunda iki tarafta hemfikir olmalıdır. Kapsamda değişiklikler oldukça veya kapsamdaki belirsizlikler ortadan kalktıkça müşteri gelişmelerden haberdar edilmeli ve kapsamı kontrol altında tutabilmek için Proje Yöneticisi azami gayreti göstermelidir.
  • Riskleri Dikkatli Takip Etmek: Proje Yöneticisi, kendisinin ve ekibinin geçmiş deneyimlerini proje planına yansıtabilmelidir. Geçmişte yaşanan olumsuzlukları yok etmek için Risk Yönetimi’ne önem vermelidir. Projesi için yapacağı düzenli Risk Değerlendirme Toplantıları ile risklere nitel veya nicel tehdit değerleri verip, önlem alınması gereken durumları sorgulamalıdır.
  • Etkili İletişime Önem Vermek: Müşteriniz, sizin onun işiyle ne kadar uğraştığınızı merak eder. Bir hayli zaman harcayıp, uğraşsanız bile eğer müşteriyi bu konuda bilgilendirmesseniz, onun işini arka plana attığınızı düşünecektir. Bu yüzden olumlu ve olumsuz gelişmeleri, uğraşlarınızı, yapabildiklerinizi ve yapamdıklarınızı eğer düzenli olarak bildirirseniz, başarı için toleranslarınız artar.
  • Proje İlerlemesini Raporlamak: Müşteri istediği bir anda kendi projesinin ne durumda olduğunu görmek ister. Bunun için de şeffaf bir Proje Yönetimi’nin olmasını ister. Projenin gelişmesini görmek için herhangi bir kimseye sormadan bir kaç tıkla ve çok kısa bir zaman içinde gelişme raporuna kolayca ulaşma talebi olur. Şeffaf bir Proje Yönetimi yapısını sağlamak için gerekli alt yapı çalışmalarına başlayın. Bu sayede müşteri size olan güveni de artacaktır.

Özet

Müşteri için doğru şeyleri yapmak, müşterinin her istediğini yapmak anlamına gelmez. Müşterinizi Proje Yönetimi’nin nimetlerinden faydalandırabilirseniz, başarı kendi kendine gelecektir.

Tutkulu PY’den Mektup

Sevgili Proje Koçu,

Benim proje sponsorum tam bir problem. Hiç bir durum raporunu, değişiklik taleplerini okumuyor ve yeterince ilgilenmiyor. Yürütme komitesi toplantılarında problemleri açık açık söylememe izin vermiyor ve işin kötü yanı problemlerimi düzeltmek için kendisi de çok fazla zaman ayırmıyor.

Sponsorumla projeyle ilgili bir toplantı istesem, bana çok kısa zaman ayırıyor. Ayırdığı zamanda da araya telefonlar giriyor, cep telefonuyla oynuyor. Buna karşılık işlerin kötü gitmesiyle birlikte müşteriden gelen br şikayet olması durumunda hemen beni suçluyor ve projeyi iyi yönetemediğimden, beceriksizliğimden bahsedip, moralimi bozuyor.

Bana ne önerirsiniz? Sizce ayrılmalı mıyım?

Rumuz: Tutkulu PY

Sevgili Tutkulu PY,

Sakın ayrılma, her zaman bir umut vardır, bunu unutma.

Öncelikle, senin sponsorun, kendisinin proje başarısındaki etkisinden ve rolünden haberdar değil. Biz bunlara: “Proje Yöentiminden bir haber Sponsor” diyoruz.

Yukarıda da belirttiğim gibi bir sponsor projenin başarısında çok etkilidir. Eğer Proje Yöneticisi ile Proje Sponsoru, Proje Yöentimi adına ortak dili konuşmuyor ise, ortak bir metodoloji ile projeyi takip edemiyorlarsa senin yaşadığın problemler ortaya çıkar. Proje Sponsorunun, projedeki rolü aktivite bazlı değil, stratejik açıdan düşünülmelidir.

Proje sponsorunu teknik detaylarla boğma. O’nun istediği olabildiğince genel bilgiler olacaktır. Bununla birlikte eğer Proje Sponsorun ile senin projeye bakışın açısında farklılıklar görüyorsan, O’nu sen eğiteceksin. Proje yönetimi adına kullandığın en temel araçları kendisine tanıt ve bu kayıtlar üzerinden projenin takip edilemsini sağla.

  • Kapsam Bildirimi– Kendisine projenin hedefleri, ana aşamaları, teslimatları, kısıt ve varsayımları göster.
  • Proje Planı– Ana şalamaları zaman programı üzerinde göster. Detaylara girip de sponsorunu boğma.
  • Kilometretaşları – Kendisine projenin önemli noktalarını anlat. Hangi tarihlerde kendisine ihtiyaç duyacağınızı açıkla. Proje başarısı için kendisinin bu kilometretaşlarını takip etmesi gerektiğini söyle.
  • Güncelleme – Kendisinin ne sıklıkta proje ile ilgli güncelleme istediğini sor.
  • Değişiklik Yönetimi– Projede herhangi bir nedenle bir değişiklik, problem olacağını proje planı üzerinden örneklerlele anlat. Bir aktivitede oluşabilecek bir gecikmenin pek çok faktörü etkileyebileceğini söyle
  • Risk Yönetimi– Kendisinin düzeltmesi gereken risklerden bahset ve bunlar için destek iste. Proje Yöneticisi olarak kendi sorumluluğundaki riskleri kendin halletmeye çalış.

Yukarıdaki anlatımların 15-30 dakikayı geçmesin fakat mutlaka bu söylediklerini yazılı hale getir ve kendisiyle paylaş. Okumayabilir, ama sen bunları kayıt altına almak zorundasın.

İmza: Proje Koçu

Teknik Risklerin Değerlendirilmesi

Herhangi bir projenizi ele alarak bu sorulara cevap veriniz. Her verdiğiniz “Hayır” cevabı teknik açıdan daha fazla problemle karşılaşacğınız anlamına gelecektir.

 

  • Proje paydaş analizi yapıldı mı?
  • Paydaş analizine göre proje İhtiyaçlarının Toplanması gerçekleştirildi mi?
  • Ürün kapsamı ile Proje kapsamı örütüşüyor mu?
  • Proje Yönetimi metodu belirlendi mi?
  • Proje paydaşları, Proje Yönetimi Metodunu biliyor mu?
  • Proje teslimatlarının gözden geçirilmesi ve değerlendirilmesinin nasıl yapılacağı belli mi?
  • Teslimatları değerlendirecek ve onaylayacak kişiler açıkça tanımlandı mı?
  • Projenin ardından ürüne destek verecek ekip tanımlandı mı?
  • Proje ile ilgili çıkan problemleri ve çözüm yöntemlerini kayıt altına alacak araçlar kullanılıyor mu?

Finansal Risklerinin Değerlendirilmesi

Düzenli yapılacak, Risk Değerlendirme Toplantılarında Finansal risklerinizi belirlemek amacıyla aşağıdaki soruları puanlayarak, cevaplayınız. 

Artık puanlamayı size bırakıyorum. Aşağıdakilerden istediğiniz başlıkları alınız. Kurumunuzdaki önemine göre kendiniz puanlar türetin ve projelerinizi bu punlama sistemine göre değerlendirin.

  • Projenin nakit akışı çıkarıldı mı?
  • Projeye fon sağlanması gereken dönemler çıkarıldı mı?
  • Fon kaynakları belirlendi mi?
  • Maliyet tahminleri, aktivite detayında yapıldı mı?
  • Projenin Fayda/Maliyet Analizi yapıldı mı?
  • Maliyet artış dönemleri ve tahmini artış miktarları proje bütçesine eklendi mi?
  • Bütçe aşımı durumunda Proje Organizasyonunda yetkinin kimde olduğu belirlendi mi?
  • Proje devam ederken gerçekleşen maliyetlerinin, planlarla karşılaştırılması için gerekli takip ve kontrol sistemi kurludu mu?

Kaynak Risklerinin Değerlendirilmesi

Düzenli yapılacak, risk değerlendirme toplantılarında Kaynakları ne kadar etkin yönettiğinizi sorgulamak amacıyla aşağıdaki soruları puanlayarak, cevaplayınız.

  • Proje için ihtiyaç duyulacak kilit kaynaklar belirlendi mi? (1…5)
  • Proje takımı üyelerinde olması gereken kabiliyet / beceri / yetkinlik belirlendi mi? (1…5)
  • Proje takım üyeleri kendilerine verilen rol ve sorumluluğu net olarak biliyor mu? (1…5)
  • Projenin gerektirdiği eğitim gereksinimi karşılandı mı? (1…5)
  • Projeyi tamamlamak için yeterli işgücü mevcut mu? (1…5)
  • Kritik Kaynakların izin / mazaret ihtimali / ayrılma durumlarına karşı önlemler düşünüldü mü ? (1…5)
  • Kaynakların iş yükü dağılımını gösterir kaynak histogramı mevcut mu? (1…5)

35 üzerinden kaç aldınız? (100’e oranlayıp lütfen Yorum bölümüne yazınız)

 

Zaman Riskinin Değerlendirilmesi

Düzenli yapılacak, risk değerlendirme toplantılarında Zamanı ne kadar etkin yönettiğinizi sorgulamak amacıyla aşağıdaki soruları puanlayarak, cevaplayınız.

  • Aktivite detayını gösteren bir proje planı mevcut mu? (1…5)
  • Tahminler aktivite detayında mı yapıldı? (1…5)
  • Kritik Yol Analizi yapıldı mı? (1…5)
  • Tamamlanan işler ile planlanan işler düzenli olarak karşılaştırılyor mu? (1…5)
  • Mevcut sapma miktarlarına dikkat ederek, geleceğe yönelik önlemler alınıyor mu?  (1…5)

 

25 üzerinden kaç aldınız? (100’e oranlayıp lütfen Yorum bölümüne yazınız)

Categories: Proje Risk Yönetimi Tags: ,

Temmuz 2009 Bulmacası – Risk Yönetimi

mr_crosswordBundan sonra düzenli olarak her ay PMBOK 2008’den derleyeceğim terimleri bir bulmaca haline getirip, blog sayfama eklemeyi planlıyorum.

Bu ayın konusu Risk Yönetimi.

Sorular ve doğal olarak cevaplar İnglizce’dir. Aşağıdaki pdf dosyasını indirin. Print edip, çözün.

Cevapları: Gelecek ay (Hangi gün olur bilemiyorum.)

Risk Management

Categories: Bulmaca Tags: , , ,

“Dedikodu vatana ihanettir”

no_chatSovyetler Birliği’nde iş yerlerinde kullanılan yandaki resimde “Boş Konuşmayın. Dedikodu vatan ihanettir” şeklinde bir ifade yazıyormuş. Biraz ağır bir söylem bence ve sanırım bu afişi hazırlatanlar büyük ihtimalle dedikodunun hedefi olmuştu ki vatana ihaneti dedikodu yapmakla eşleştirmişler.

Yine de bu konu üzerine iş hayatında herkesin iyi-kötü mutlaka bir anısı vardır.

En meşhur anılardan bir tanesi televizyonlarımızda da reklam olarak seyretmiştik. Hani 2 genç, erkekler tuvaletinde, yaşlı kurt (yöneticilerini) hakkında ileri-geri konuşurlarken, birden sifon sesi duyulur. Hakkında atıp, tuttukları yönetici birden karşılarına çıkıverir ve bu iki genç yerin dibine girer. (Benzer bir olay üniversite yıllarımda benim de başıma gelmişti,. İş hayatına girmeden önce çok önemli bir deneyim kazanmıştım ama yaşlı kurt hocam da beni çok zorlamıştı.) 

Peki birisi hakkında e-mail yazarak, dedikodu yaptınız mı? İşte bu en tehlikelisi… Söz uçar ama yazıyı reddetme şansınızda yoktur. Bu tarz dedikodu da yakayı ele verenlerin genellikle yaptığı hata gelen maili dedikodu yapacağı kişiye gönderirken Forward yerine ya Reply ya da Reply All butonuna basarlar. Send tuşuna basınca da başlarından kaynar sular dökülür. Hatta bir keresinde internete kablolarla bağlıyken (wireless yokken) bir bankacı bayan göndermemesi gereken bir mesajı gönderince, mesajı durdurmak için su hortumunu kıvırır gibi data kablosunu kıvırmış mesaj gitmesin diye… 🙂 

Bir başka hikaye de şudur; Pazarlamadan sorumlu iki kişi, müşteri firmanın yerinde bir toplantı düzenlerler. Toplantı çok başarılı geçer ve pazarlama sorumlusu iki arkadaş müşteriyi ikna ederek, ürünlerinin satışıyla ilgili el sıkışırlar. Toplantı salonundan ayrıldıktan sonra asansöre binen iki arkadaşımız daha asansörde başarılarını kutlamaya başlarlar. Yaptıkları el-kol hareketleri, söyledikleri sözler, asansörün içindeki güvenlik kamerası tarafından da seyredilmektedir. Ofislerine döndüklerinde müşteri şikayetinin kendilerinden önce geldiğini öğrenirler ve başarı, etik kurallara uyulmadığı için başarısızlığa dönüşür. 

Öğrenilen Ders

WC’de dedikodu yapma.

Yazdığın e-mailde argo kullanmadığından emin ol.

Yollayacağın e-mailin doğru kişilere adresli olduğundan emin ol.

Müşteri firmanın sahasındayken etik kurallara daha fazla riayet et.

Kıvrık hortumdan  su geçmez ama e-mail geçer.

Kalitesizliğin Maliyeti

Bugünkü yazım, düşük kalite üzerine olacak fakat kalitesiz üründen ziyade kalitesiz proje yönetimini ele almak istiyorum.

Kalite aslında göreceli bir kavram. Üstlenilen riskin büyüklüğü ve sonuçlarının etkisine gore kalite kriterleri de yükselmekte. Hatta “kalitede sınır var mıdınr?” Şeklinde bir soruya “Hayır” cevabı rahatlıkla verilebilir.

Peki, proje süreçlerinin planlandığı gibi yürümemesi ne tip sorunlara yol açar? İşleri daha hızlı bitirmek adına yeterli kontrollerden geçirmezsek veya test sürecini kısaltırsak, bu bizi daha sonra nasıl etkilyecektir? İşte bu sorulara cevabın neticesinde kalitesiz iş çıkarmanın maliyetini bulacaksınız. Çoğu zaman aynı işi tekrar ele almak suretiyle, ek efor, düzeltmeler yapabilmek adına eksta insan kaynağı, veya malzeme maliyeti, en kötüsü de özellikle dış müşteriye karşı prestij kaybı olarak yansıyacaktır.

PMI, bu konuda güzel bir örnek veriyor. Özetle; Proje ürünün sınıfını  (grade) yükseltmeniz daha fazla müşteriye ulaşmanızı sağlayabilir, hatta ürünün fiyatının artmasını da sağlar. Fakat o ürün kalitesiz ise başınız çok ağrır. Bunun yerine daha az fonksiyonlu fakat çalışan bir ürün çok daha kolay satılabilir ve kurum olarak güveninizin de sarsılmamasını sağlar.

Düşük kalitenin arkasındaki söylemlere baktığımızda şu ifadelerle karşılaşıyoruz.

  • Bana test etme süresi verilmediği için ben de test etmeye zaman bulamadım.
  • Elimde üç kişi var, siz bende 10 kişinin yapacağı işi istiyorsunuz.
  • Bana kurumun şablonlarını kullanmamı söylediler. Şablon hatalıysa ben ne yapabilirim?
  • Bana kimse işimi nasıl yapacağıma dair bir yol göstermedi ki ben de bildiğim gibi yaptım.
  • Bu şartlar altında çalışan kişi veya kişiler ister istemez kaliteden ödün vermek zorunda kalıyorlar.

Kaliteyi hayatımızın her alanına yerleştirirken, projeleri de kaliteden mahrum bırakmayalım.

Categories: Proje Kalite Yönetimi Tags: ,

Risk Kategorileri ve Tehdit Indeksi

Projeyi etkileyebilecek Riskleri aşağıdaki gibi kategorilendirmek mümkündür.

  • Teknik – Kalite Riskleri
  • Finansal Riskler
  • İş – Yatırım Riskleri
  • İnsan Kaynakları Riskleri
  • Tedarikçi Riskleri
  • Çevresel Riskler

Kategorilendirme sayesinde her risk bir sınıfa ait olacak ve yapılan analizler neticesinde karşılaştırılabilir daha anlamlı verilere ulaşılacaktır.

Peki, analizler nasıl yapılmalıdır? Sorusuna da kısaca cevap arayalım.

Bu çalışmayı ilk defa yapacaksanız, doğru yapıp, yapmadığınız konusunda önemli şüphelere kapılırsınız, hiç dert etmeyin… Uygulamalarınız artıkça doğru yolu bulmak mümkün olacaktır.

Öncelikle yapılması gereken riskleri tanımlamak. Risk Tanımlamada dikkat etmeniz gereken soru şudur;

“Bir aktivite veya ardışık (arka arkaya yapılacak) aktiviteler grubunda gecikmeye, maliyet artışına, kalite düşüşüne veya kapsam azalmasına/artmasına sebep olabilecek olaylar nelerdir?”

“Bir tedarikçimin malı planladığımdan daha geç göndermesi” durumu veya “belirli bir döenemde yapılması gereken bir kaç aktivite için X departmanının yeterince insan kaynağı ayıramaması durumu” örnek olarak verilebilir.

Benzer riskleri tanımlayıp, kategorize ettikten sonra her kategori içindeki risklerin Tehdit Indeksini hesaplamak, mümkündür.

·     Etki Gücü: Yukarıda tanımladığınız risk durumu gerçekleşirse ilgili aktivitenizini özellikle süre veya parasal açıdan ne kadar etkiler? Bu sorunun cevabı sayısal olmalıdır. Örneğin: “3 gün, 2 hafta, 1ay, 300 TL, 200€ gibi”

·     Olasılık: Geçmişteki deneyimlerinizi veya varsa yazılı kayıtları inceleyerek, tanımladığınız riskin çıkma olasılığını % cinsinden tahmin etmeniz gerekmektedir. Örneğin “A tedarikçi firması geçtiğimiz 10 mal gönderiminin 2 tanesini geciktirmişti; bu durumda bir sonraki mal talebimizde malın gecikme olasılığı %20’dir” diyebiliriz.

Bundan sonrası oldukça basittir. Kategorize ettiğiniz her risk için Etki Gücü ve Olasılık değerlerini çarparak, risklerin ayrı ayrı Tehdit Indekslerini bulabilirsiniz. En yüksek değeri alan projenizi en çok tehdit edecek olan risktir. Büyükten küçüğe göre sıralayarak, hangi riske öncelikle tedbir almanız gerektiği ortaya çıkacaktır.

Son söz; Risk Değerlendirme Toplantıları, proje devam ettiği sürece en fazla 15 günde bir yapılıp, eski riskler çıkarılmalı, yenileri eklenmeli ve Tehdit Indeksleri tekrar değerlendirilmelidir.

Project Server 2007 Ekranları

Program Yöneticisi

Program Yöneticisi, projeler arasında koordinasyon sağlamak ve oluşabilecek riskler ile sorunlara çare bulmak amacıyla görevlendirilir.

Programın tutarlı olması ve farklı projelerin aynı anda entegre biçimde yürütülmesi Program Yöneticisi’nin sorumlulukları arasındadır. Projelerin de öncelik sıralarının belirlenmesi, projeler arasındaki ortak faaliyetlerin bir arada gerçekleştirilmesi ve projeleri ayrı ayrı yönetmektense bir arada yönetmenin faydalarından daha fazla yararlanmak için Proje Ofisi ve Program Yöneticisi etkin olarak görevlendirilmelidir.

Bir Program Yöneticisi’nin temel sorumlulukları:

·     Projeler arasındaki ilişkileri gözlemlemek, projelerin aşamalarındaki durumlarını takip etmek ve projeler arasındaki ilişkilerde yaşanabilecek çatışma ortamlarının çözümünde etkin olmak

·     Projelerin önem sırasını belirlemek;

·     Proje Yöneticilerinin, yönetimsel anlamda kaliteye dikkat edip, etmedikleri konusunda takipçi olmak.

·     Projelerden yola çıkarak, kurumun parasal ve diğer kaynaklarının hangi kategorideki projelere nasıl pay edildiğini ölçümlemek ve analiz etmek.

·     Programa dahil olan tedarikçilerin yönetiminden sorumlu olmak;

·     Program tarafları arasında iletişimin etkin olarak sağlandığından emin olmak

·     Projeler arasındaki öncüllük, ardıllık durumlarını oluşturmak ve Proje Yöneticilerini haberdar etmek.

·     Projeleri ortak olarak etkileyebilecek riskleri takip etmek ve Proje Yöneticileri önlem alma, çözüm yöntemleri geliştirme gibi konularda bilgilendirmek

·     Programın ilerleyişiyle ilgili raporlar üretmek ve Üst Yönetimden projeler detayında karar noktalarında destek almak.

Krizde Şirketinizi Geliştirin

Kriz döneminde, kurum içindeki süreçlerin yeniden tanımlanması, belirsiz yetki ve sorumlulukların netleştirilmesi, bilgi – ürün akışının yeniden gözden geçirilmesi gibi iyileştirici projeler hayata geçirilmelidir.

Krizler özellikle donanım altyapısının iyileştirilmesi için yeni fırsatlar sunar. Otomobil ve araçların yenilenmesi, eski teknolojili donanımın  yenilenmesi krizden faydalanmanın bir diğer yoludur. Bu çerçevede Donanım Altyapısı Geliştirme Projesi başlatılabilir.

İşlerin yoğun olduğu dönemde bir türlü hayata geçirmeye fırsat bulamadığınız Bilgi İşlem Projeleri hayata geçirilebilir. Yazılım paket fiyatlarında önemli avantajlar sağlayabilirsiniz. İşlerin azlığından dolayı bu yeni yazılımlara geçiş kolay olacaktır. Yoğun iş dönemlerinde kullanıcılardan hem mevcut işlerini yapmaları, hem de yeni yazılımı öğrenmeleri beklenir. Bu yüzden pek çok proje başarısız olur. Krizi fırsata çevirmek için Bilgi İşlem Projeleri önemlidir.

Mevcut insan kaynağı farklı alanlarda eğitilerek, yetenek ve bilgi birikiminin artırılması sağlanabilir. Böylece personel kalitesinin artırılması mümkün olacaktır.

Görüldüğü gibi kriz döneminde şirketlerimizin yapabileceği pek çok proje vardır. İnsana yapılan yatırım çalışanlar için de motivasyon ve şirkete bağlılık yaratacaktır. Uzun vadede hem çalışanlar, hem de kurumlar krizden fayda sağlamış olur.

Sürekli Risk Yönetimi

Risk yönetimi projenin başından sonuna kadar rutin aralıklarla yapılması gereken bir süreçler içerir.

Risk yönetimi, risk tanımlama, nitel ve nicel risk analizi, risklere yanıt planı oluşturmak, planları hayata geçirmek ve izlemek gibi süreçleri içerir.

  1. Başlangıçta proje takımı, potansiyel risk başlıklarını belirler.
  2. Kabaca her belirlelenen risk için önleme faaliyetleri ve düzeltme faaliyetleri belirlenir.
  3. Risklerin tehdit katsayısı sayısal olarak ortaya konur; bunun yanısıra riskin aciliyeti, sorumlusu, tetikleyicileri gibi konular da ele alınır.
  4. Risklerin proje süresini ve bütçesini ne kadar etkileyeceği belirlenir.
  5. Risk Yanıtlama Planı içindeki önleme faaliyetleri, aktivite listelerinin arasına eklenir. Proje kapsamı, zaman çizelgesi ve bütçesi tekrar revize edilir.
  6. Kapatılan riskler gelecekte öğrenilen derslerin içine girmek üzere arşivlenir.
  7. Proje takımı iki haftada bir risklerin durumunu değerlendirmek ve yeni risklerin varlığını sorgulamak için bir araya gelir.