Reklamlar

Archive

Posts Tagged ‘Proje Yönetim Ofisi’

ÜST YÖNETİM İÇİN PROJE YÖNETİMİ

Projelerde, şirketlerin üst yönetimlerine veya proje sponsorlarına düşen görevler nelerdir? Bu videoda bir projenin başarısından sadece ekip ve proje yöneticisi sorumlu tutulabilir mi, yoksa üst yönetimin de sorumluluğu var mıdır, sorusuna birlikte cevap arayacağız.

Reklamlar

45- Şirketi Proje Ofisine Hazırlamak

44 – Proje Yönetimi Ofisi veya Destek Ofisi

Proje Yönetim Ofisi – Podcast

Proje Yönetimi için Pratik Bilgiler – 8

    • Proje Yönetim Ofisleri (PYO) arşiv merkezidir.
    • PYO’lar, metotların bekçisidir.
    • PYO’lar, kurum içinde projelerin görünürlülüğünü sağlarlar
    • PYO’lar, projeler arasındaki iletişim merkezidir.
    • PMI tarafından tanımlanan 3 tip PYO vardır.
  • Kurum içi standartların, şablonların, araç ve tekniklerin geliştirilmesinden ve yaygınlaştırılmasından sorumludurlar.

1.3.4.1.4. Proje Ofisi Kurmak Yetmez

1.3.4.1.3. Şirketi Proje Ofisine Hazırlamak

1.4.3.1.2. Proje Destek Ofisi mi, Yönetim Ofisi mi?

1.3.4. Proje Yönetim Ofisleri

1.3.2. Portföy Yönetimi

Proje Dokümantasyonu Eğitimi

Yepyeni bir eğitim programını daha portföyümüze dahil ettik. Eylül ayına (yeni döneme) daha hızlı bir giriş yapmak için tamamen ihtiyaçlara yönelik eğitim programlarımızı bir bir duyuruyoruz.

Bu çerçevede yeni dönemde “Proje Dokümantasyonu” adlı yeni bir eğitime başlıyoruz.

Bu eğitimin amacı, kurumda Proje Yönetimi sürecinde kullanılan veya kullanılması gereken-önerilen dokümantasyon hakkında örneklerle birlikte derinlemesine bilgi aktarımıdır. Profesyonel anlamda kullanılan doküman şablonları üzerinden kurumsal hafızanın ve ortak bir dilin oluşturulması hedeflenmektedir.

Eğitimin Süresi: 2 gün

Eğitim Konu Başlıkları;

  • Proje öncesi ve başlangıç aşaması dokümanlarının hazırlanması
    • Proje talep formunun hazırlanması
    • Proje Seçim ve Önceliklendirme Tablosunun hazırlanması
    • Gereksinim analizi dokümanının hazırlanması
    • Paydaş Analizi dokümanının hazırlanması
    • Proje Başlatma Belgesinin hazırlanması
  • Proje Kapsam Yönetimi dokümanlarının hazırlanması
    • Proje Kapsam Dokümanının hazırlanması
  • Proje Zaman Yönetimi dokümanlarının hazırlanması
    • Zaman Çizelgesi(Gantt Grafiği) Hazırlama
  • Proje Maliyet Yönetimi dokümanlarının hazırlanması
    • Bütçe dokümanının
      •  Aktivite Bazlı
      • Kaynak Bazlı
    • Nakit Akışı dokümanının hazırlanması
  • Proje Kalite Yönetimi dokümanlarının hazırlanması
    • Kalite Planı
    • Kalite Kontrol – Pareto Grafiği
  • Proje İletişim Planı dokümanının hazırlanması
  • Proje İnsan Kaynakları Yönetimi dokümanlarının hazırlanması
    • RACI dokümanının hazırlanması
    • Rol ve Sorumluluklar dokümanının hazırlanması
    • Proje Organizayon Şemasının Hazırlanması
  • Proje Tedarik Yönetimi dokümanlarının hazırlanması
    • Malzeme tedarik dokümanının hazırlanması
    • Dış Kaynak Tedarik dokümanının hazırlanması
  • Proje Risk Yönetimi dokümalarının hazırlanması
    • Risk Kontrol Listesi
    • Risk Kayıtları
    • Risk Olasılık-Etki analizi(Nitel Analiz)
    • Risk analizi (Nicel analiz)
    • Risk Etki Skalası
    • Risk Yanıtlama Formu
  • Proje Kontrol dokümanlarının hazırlanması
    • Proje Ekibi Durum Raporlama
    • Proje Durum Raporu
    • Yönetim Durum Raporu
    • Problem Takip
    • Toplantı notu
    • Değişiklik Talep Formu ve Değişiklik Kaydı
    • Alınan Dersler
    • Proje Kapanış Raporu

Proje Yönetimi Eğitimleri ve Proje Ofisleri Üzerine Araştırma Sonuçları

Proje Yönetimi Eğitimleri ve Proje Yönetimi Ofisleri hakkında yapılan bir araştırma raporunu Savaş Şakar benimle paylaştı.

Ben de Proje Yönetimi eğitimlerinin faydalarını gösteren  ve Proje Ofisi kurma aşamasında olan firmaların hızlıca inceleyebilmesi için en önemli bölümleri sunum haline getirdim.

Raporun orjinali ikinci sayfadaki linkte mevcuttur.

Project Management Trainings Survey

View more PowerPoint from Gokrem Tekir

Proje Yönetiminin Hakettiği Saygı

Güzel bir araştıma: İncelenmesini Tvasiye Ederim.

Kaynak: Tıklayın

Proje Yönetim Ofisi mi, Proje Destek Ofisi mi?

Son zamanlarda çok sık karşılaştığım bir durum üzerine yazmak istiyorum, bugün. Proje Ofisi’nden ne anlıyor ve ne bekliyoruz?

Öncelikle şunu belirltmem gerekir; Proje Ofisleri pek çok firmada yoğun bir şekilde konuşulmakta ve yavaş yavaş hayata geçirmek için adımlar atılmakta. Eğitim verdiğimiz ve Proje Ofisi’nin ne olduğunu anlattığımız kurumlar yavaş yavaş Proje Ofisi’ni kuruyor, yazılımla destekliyor, sorumlular atıyor, görevler yüklüyor ve doğal olarak PO’nun çalışma biçimiyle ilgili sorunlar yaşamaya da başlıyorlar.

Bu sorunların en başında Proje Ofisi’nin yapacağı işin ne olacağının tam olarak netleşmemesinden kaynaklandığını gözlemliyoruz.

PMI’ın tanımlarında yer alan Proje Yönetim Ofisi için kabaca “projelere yukarıdan bakan bir göz” tanımı vardır. Böylece kaynak yüklemesini projelerin önemine göre değiştirebilir, projelerin metoda uygun ilerleyip, ilerlemediğini denetleyebilir, projelerin ilerlemeleriyle ilgili düzgün veri toplanıp, toplanmadığını kontrol eder. Birden fazla projeden oluşan Programların koordineli yönetilmesini sağlar, vb.

Yukarıdaki ifadeler kitabi tanımlardı. Olması gereken… en azından PMI’ın dile getirdiği bu ifadelerle özetlenebilir…

Peki karşılaştığımız durum ne?

Evet, bir Proje Ofisi kurulsun fakat projelere yukarıdan bakmasın da, Proje Yöneticisi’nin hemen bir adım gerisinden baksın. Daha açık ifadeyle, Proje Yöneticisi’nin eli ayağı olsun; Proje planlarını Proje Yöneticisi’nden aldığı bilgiler çerçevesinde hazırlasın, bunları bir Web platformunda yayınlasın, sonra da proje devam ederken, ilerlemeleri takip etsin ve gelişmeleri anında proje planına yansıtsın. Evet, bu da Proje Ofisi için biçilen bir görev olabilir. Sonuçta, Proje Ofisi’nden ne yapmasını isteyeceğiniz, kurumunuzun kararıdır. Bu yapıya Proje Destek Ofisi demek sanırım daha doğru olur.

Temel sorun şurada;

Proje Ofisi kurulurken, Üst Yönetim’in aklında veya hayalindeki Proje Destek Ofisi kurulması yönünde ve bu Destek Ofisi’nin, Proje Yöneticilerine, planlamada, takipte sürekli destek olacağını umut ediyorken, bu Ofisi’e seçilenler de Proje Yönetim Ofisi gibi çalışaklarını düşünüyor. Her ne kadar Ofise, resmi olarak, Proje Yönetim Ofisi’nin rol ve sorumlukları yazılsa bile, Üst Yönetim, fiilen Proje Destek Ofisi’nin işlerinin yapılmasını istiyor. Bu durum da başta Ofisin iş yükünü, Ofisin çalışan eleman sayısını, Ofis elemanlarının gerekli olan teknik bilgi birikimine sahip olup, olmamalarını etkilediğinden önemli bir bocalama yaşanıyor.

Bu yüzden, şirketinizde eğer bir Proje Ofisi kurulacağına dair bir sinyal aldıysanız, Üst Yönetim ile bu durum açık ve net baştan konuşmak gerekir. Proje Ofisi dendiğinde, beklenen DESTEK OFİSİ mi, YÖNETİM Ofisi mi?

Tutkulu PY’den Mektup – 3

Sevgili Proje Koçu,

Bir kaç aydır Proje Ofisini kurma sürecindeyiz. Üst yönetimin proje ofisinden beklentileri çok ve bu ofisi etkinleşitrme görevi de benim.

Çalışmalara ilk başladığımızda önemli işler gerçekleştirdik; Bir metot hazırlama çalışmasıyla başladık, rol ve sorumlulukları tanımladık, proje yöneticilerimize MS Project eğitimleri aldırdık ve hatta Project Server kurduk. Görüldüğü gibi herşey hazır fakat hiç birşey istediğimiz gibi yürümüyor.

Örneğin,

  • Proje Yöneticileri’nin projeleriyle ilgili gelişmeleri Proje Ofisi ile paylaşmaları gerekirken yine eskisi gibi Genel Müdürümüzle görüşüyorlar.
  • Proje ilerleme bilgilerinin Proje Ofisi’ne aktarılması gerekirken, Proje Ofisi’ne bilgi vermeden, Müşteri, şirketimizin Genel Müdürü ve Takım Üyeleri kendi aralarında eski yöntemlerle projeleri takip ediyorlar.
  • MS Project’in yeterince verimli kullanılmıyor. Takım Üyeleri işlerine Project Server üzerinden hem bakmıyorlar, baksalar bile düzenli gerçekleşme verileri girmiyorlar.
  • Metot içinde tanımladığımız formlar, dokümanlar yeterince etkin kullanılmıyor ve dokümantasyon da eksiklikler kalıyor. Bunların tamamlandığını inceleme görevi de bende… fakat Proje Yöneticileri’ne “bu formları, dokümanları doldurun” dediğim de insanlar, bana düşman gözüyle bakıyorlar.

İnanın, önceden yakın olduğum arkadaşlarım bile şimdi benden uzak duruyor, sanki onların projelerdeki başarısızlıklarını üst yönetime raporlayan kişiymişim gibi görülüyorum. Çok zor durumdayım, başka iş aramayı bile düşündüm. Sizce ne yapmalıyım?

Rumuz: Tutkulu PY

– – – – – – – –

Sevigili Tutkulu PY,

Proje Ofisini kurmak gerçekten zor bir süreçtir. Proje Ofisi’ni kurma görevinin bir kişinin üzerinde olması, işi daha da zorlaştırır. “Proje Ofisi’ni kurmak”, deyince pek çok kişi “evin bir odasına kütüphane kurmak” gibi bir şey anlar halbuki Proje Ofisi kurmak şirket içinde kültürel bir değişimdir. Bu yüzden, bu iş “hadi yarın Proje Ofisi kuruyoruz” demekle olmaz.

Şu anda yaşadıklarınız doğal bir süreç. Eğer Üst Yönetim bu konuda daha bilinçlenirse, Proje Ofisi’ne etkinleştirilmesi konusunda daha fazla destek olacaktır.

Proje Yöneticileri ise önce Proje Ofisi’nin faydalarını görmek isterler. Bu yüzden Proje Ofisi, proje yöneticilerinin işini kolaylaştırmalıdır. Planlama sürecinde, geçmişteki verilere ulaşmada, planları güncellemede, ortak kaynakların iş yüklerinin düzenlenmeside Proje Ofisi, Proje Yöneticilerine yardımcı olabilir.

Lütfen ümitsizliğie kapılmayın; her fırsatta Proje Ofisi’nin yardımcı, destek bir birim olduğunu dile getirin ve önce güven aşılayın; Zaman içinde (fakat çok kısa değil) Proje Ofisi’nin etkinliğinin arttığını göreceksiniz. Proje Ofisi kurma konusunda hem üst yönetim hem de siz sabırlı olmanız gerekir.

Proje Koçu

Neden Proje Ofisine İhtiyacımız Var?

Üst Yönetim projelerin tamamının ne durumda olduğunu tek bir merkezden sorgulamak istiyorsa,

Sınırlı sayıdaki ortak kaynakların Proje Yöneticileri tarafından paylaşılması gerekiyorsa ve bu paylaşımda kurum içinde sorunlar yaşanıyorsa,

Projelerin kendi aralarında etkileşimi varsa ve bunun etkin yönetilmesi gerekiyorsa,

Proje öncelikleri karışıyor ve bu çatışmalara sebep oluyorsa,

Kurum içinde ortak bir Proje Yönetim kültürü yoksa,

Proje kayıtları ortak bir merkezde değil de herkesin şahsi bilgisayarında veya aklındaysa,

Takım üyeleri projelere harcadıkları eforlarının performanslarına yansımadığını düşünüyorsa,

Proje Yöneticileri ile Departman Yöneticileri arasında kaynak paylaşımında sorunlar yaşanıyorsa,

sizin de Proje Ofisine ihtiyacınız var.

Proje Koordinatörü Kimdir?

Eğitimlerimde organizasyon yapılarını incelerken veya rol ve sorumlulukları konuşurken bu soruyu sorarım.

Herkesin aklına doğal olarak, bütün projeleri bir arada yöneten, üst düzey bir yönetici gelir. Evet, iş hayatımızda koordinatörlük, yüksek yetki gerektiren bir iştir, bu yüzden de üst yönetim yetkilerine sahip birisi tarafından yapılmalıdır.

Fakat benim sorum” PMI terminolojisine göre Proje Koordinatörü kimdir?” aslında…

PMI’a göre Proje Koordinatörü’nün, Proje Yöneticisi kadar yetkisi yoktur. Hafif Matris Organizasyonlarda ortaya çıkan bir görevdir. Proje Yöneticisi gibi planı hazırlar, atamaları yapar, gerekli parasal ihtiyacı belirler fakat takım üyeleri üzerinde, kapsam kontrolünde, bütçe yönetiminde Proje Yöneticisi kadar yetkisi yoktur.

PMI’ın Hafif Matris Organizasyonlarda tanımladığı bir diğer görev ise Proje Asistanlığı’dır. Bu görev de takım içindeki koordine etme fonksiyonunu gerçekleştirir.

PMI, Proje Koordinatörünün, Proje Asistanın’dan farkını tek bir cümleyle açıklıyor. “Koordinatör, asistana göre proje ilerlemelerini daha üst yönetime raporlayan kişidir.”

Demek ki proje koordinatörü deyince artık aklımıza üst yönetimden birileri gelmeyecek. “Peki, işyerinizdeki bugüne kadar hep Proje Koordinatörü olarak adlandırdığınız üst düzey yöneticinize ne isim vereceğiz?” diye sorduğunuzu duyuyorum. PMI’a göre projeleri bir arada götürmek Proje Yönetimi’nin yanısıra Strateji Yönetimiyle de ilgilenmeyi gerektirir. Böyle bir iş Proje Ofisi tarafından yapılmalıdır.

Tedarikçilerinizi de Proje Yönetim Süreçlerine Dahil Edin

Plan yapmaya karşı en büyük isteksizlik sebebi, planların ne kadar detaylı yapılsa da sonradan sapacağı ve tutmayacağı endişesidir.

Doğru bir tespit belki fakat planlar tutmayacak diye de hiç plan yapmamak yanlış bir hareket. Zaten amacımız planladığımızla gerçekleşen arasındaki farkları bulup, gelecekde daha iyi planlar yapmak olmalı.

Bununla birlikte, planlamada pek çok proje yöneticisi, tedarikçisinden şikayet etmekte. Kendi tedarikçilerinin Proje Yönetimi kültüründen bir haber olduğundan bahsetmektedir. Yani, Proje Yöneticileri diyor ki “biz aslında Proje Yönetimini harfiyen yerine getirebiliriz ama  şu tedarikçiler işi bozuyor… !” Peki madem öyle, o zaman tedarikçilerimizi de bu işin içine katalım… O da kendi tedarikçisini zorlasın. Böylece dalga dalga herkes Proje Yönetimi’ni içselleştirsin.

Özellikle büyük firmalar; satın alma yaptıkları tedarikçilerinden sadece fiyat ve ürün kalitesi bilgisi istemekle yetinmesin. Tedarikçilerinizi Proje Yönetimi açısından da değerlendirin.

Örneğin: Tedarikçileriniz için şunu sorgulayın. Bu kriterlere uyan tedarikçileri tercih etmeye gayret gösterin veya tedarikçilerinizi bu çerçevede geliştirin.

  • Tedarikçimizin Proje Yönetimi metodları var mı?
  • Tedarikçi firmada Proje Yöneticileri, uluslararası bir sertfikaya sahip mi?
  • Tedarikçimizin bundan önceki projeleri ile ilgili referansları kimler? (Referanslarla bilfiil konuşun ve Proje Yönetimi açısından değerlendirme alın)
  • Tedarikçimiz proje planlarını hangi detayda paylaşacaklar?
  • Tedarikçimiz Proje Yönetimi yazılımı kullanıyor mu?
  • Tedarikçimizin kullandığı Proje Yönetimi yazılımı ile bizim sistemimiz entegre olur mu?
  • Tedarikçi firma, Projenin takibini şefaf olarak gerçekleştirmeye açık mı?

Proje Ofisi Hakkında Yapılan Araştırma Sonuçları

Bu yazımda Proje Ofisi kuran kurumlarla ilgili 14 farklı ülkede 249 katılımcı ile yapılan bir araştırma sonuçlarını paylaşmak istiyorum.

%72’si Proje Ofislerinin stratejik açıdan kurumlarına değer kattığını söylüyor.

%90’dan fazlası kurumun bütün projelerinin Proje Ofisi tarafından takip edilebilmesini sağlayacak şekilde yapılandığını belirtiyor. Bu çerçevede, yeni proje seçiminde, varolanların devam etmesi, durdurulması veya ertelenemesi konusunda üst yönetime destek niteliğinde karar vermede yardımcı da olmaktadır, diyenlerin sayısı da benzerlik gösteriyor.

Araştırmaya katılanların %40’ı Proje Ofisi’ni 3 yıldır kullanırken, %35’i 5 yıldan daha uzun süredir, Proje Ofisi’ne sahip.

Araştırmaya katılanların

  • %17’si herhangi özel bir Proje Yönetimi yazılımı yerine Excel kullanmakta,
  • %26’I Microsft Project/Server kullanarak, projelerini takip etmekte,
  • %12’si kendi oluşturdukları yazılımı kullanmakta,
  • %45’si de farklı yazılım veya sistemler kullanarak projelerini takip etmektedirler.

Proje Ofisi’ni Kurum Geneline Tanıtmak ve Etkinleştirme Adımları

Bir Proje Ofisini kurmak diğer organizasyon yapılarını kurmakla benzer süreçlere sahiptir fakat kurum içinde diğer birimlerin oluşturulmasına göre daha fazla tepki çeker.

Proje Ofisi’nden öncelikle beklentileri kısa, orta ve uzun vadede tanımlamak gerekir. Proje Ofisi’nin kurulmasının hemen ardından kurum içindeki tüm projelerin merkezi bir yerden yönetileceğine inanmak ve böyle bir beklenti içine girmek, üst yönetimi hayal kırıklığına uğratır. Bu yüzden kısa, orta ve uzun vadede, Proje Ofisi’nin üstleneceği rol, sorumluluk alanları ve yetki düzeyi, çalışma şartları ve alanları belirlenmeli ve bu süreç baştan sona bir proje olarak ele alınmalıdır.

Proje Ofisi Tipleri yazımdaki ifadelerden yararlanarak, Proje Ofisinden beklentilerinizi belirleyiniz.

Proje Ofisi’nin kurulması ve diğer birimler tarafından kabul görmesi için öncelikle Proje Ofisi’nin kendisini kanıtlaması gerekmektedir. Eğer diğer birimleri Proje Ofisi’nin kendileri için faydalı olacağını görürlerse daha fazla destek verecekler ve zamanla da Proje Ofisi’nin yetkilerinin artırılmasını kabulleneceklerdir.

Bu çerçevede Proje Ofisi, kurum içindeki farklı Proje Yöneticilerine özellikle ilk aşamalarda aşağıdaki konularda destek olmalıdır.

  • Arşiv tutma ve arşiv bilgilerini Proje Yöneticileri ile paylaşma.
  • Kurumun farklı birimlerden yapılan projeleriyle ilgili haber kaynağı olma ve ilerlemeleri, elde edilen kazanımları, kurum geneline tanıtma.
  • Proje Yönetimi üzerine eğitim almak isteyen kişilere destek olma.
  • Proje yarışmaları düzenleyerek, konuya ilgi uyandırma.
  • Benzer sektörlerdeki uygulamalar hakkında Proje Yöneticileri’ni bilgilendirme
  • Proje Yönetimi metodunu oluşturma ve bunu tüm proje paydaşlarına aktarma
  • Proje Yönetimi yazılımları hakkında kuurm genelinde bilgi merkezi olma ve insanların yazılımları pratik kullanabilmesi için destek olma

Bu ifadelerden da anlaşılacağı gibi Proje Ofisi kısa ve orta vadede Proje Yönetimini kurum içinde sevdirmek zorundadır. Eğer daha başlangıçta diğer departmanlara “bütün projeler bu Ofis tarafından yönetilir” şeklinde zorlayıcı bir dayatma gelirse, olumsuz yönde tepki doğar ve mevcut ilerleyen projeler bile durma noktasına gelir.

Orta ve uzun vadede Proje Ofisi’ne olan güven artacaktır, bu sayede de, projelerin performansı, ortak kaynakların Ofis tarafından paylaştırılması, projelerin önceliklendirilmesi, master planın takibi gibi ekstra yetkiler de  Proje Ofisi’ne kolaylıkla verilebilecektir.

(Resim “ne alaka!” diyebilirsiniz. Çok hoşuma gitti. “Bir kurdeleyi aynı anda en fazla kaç kişi kesebilir ki” diye geçende aklıma gelmişti. Haberlerde görüyordum, eskiden bu kurdeleleri hep bir kişi keserdi, şimdi o kurdelenin arkasında bir sürü adam dikiliyor

Keramet ne Kavukda, ne Yazılımda…

imgres-1Nasrettin Hoca’ya bir komşusu Farsça mektup getirmiş. “Hoca Efendi, senin okuman yazman vardır, şunu bir okuyuver”  demiş. Hoca, mektuba bir düzden bakmış, bir tersten fakat okumak ne mümkün. Utana, sıkıla mektubu “okuyamayacağım” deyip, komşusuna geri uzatmış. Komşusu da “eh Hoca Efendi, başındaki kavuğundan utan” deyince, Hocamız da kavuğu çıkarıp, adama uzatmış “keramet kavuktaysa al sen başına tak da oku bakalım” demiş.

1990’larda yoğunlaşan ERP yazılımları kurumlara çoğu zaman sihirli bir değnek olarak tanıtıldı. Daha süreçlerini bile çıkaramamış hatta yasal mevzuatların bile tam oturmadığı bazı sektörlerde yapılan ERP Projeleri verimsiz bir araç olarak rafa kaldırıldı.

Peki, bu yaşanan derslerden neler öğrenildi. Çevremdeki gelişmeleri Proje Yönetimi açısından gün gün takip ediyorum. Proje Yönetimi bilincinin oturmadığı pek çok şirket, rakip firmada kullanılmaya başlandı diye bazı PY Yazılımlarına çok yüksek bedellerle satın alıyorlar. Aynı ERP Programı satın alımındaki benzer davranışlar sergileniyor. Yine büyük beklentiler, umutlar söz konusu… Sanki o Proje Yönetimi yazılımı gelecek ve bundan sonra bütün projeler zamanında ve bütçesinde bitecek, herşey kontrol altına girecek.

Proje Yönetimi felsefesi gelişmemiş ve şirket kültürü bu disiplini kabul etmiyor ise dünyanın en iyi yazılımı bile çare olmayacaktır. Önce kültürel gelişim için çaba harcayın sonra yazılım için para harcayın. Yani keramet Hoca’nın kavuğunda olmadığı gibi yazılımda da değildir.

Kurumsal Proje Yönetimi Ofisi’nin Hedefleri

  • Kurum genelinde projelerin etkin yönetilmesi amacıyla dünya sınıfında bir proje yönetimi metodolojisini oluşturmak ve devamını sağlamak.
  • Proje yöneticilerine eğitim vermek, sertifika almaları için motive etmek ve profesyonel proje yöneticiliğini bir kariyer hedefi olarak kurum içinde tanıtmak.
  •   Kurumsal hedefler ile projelerin hedeflerini inceleyerek, öncelik sırasını oluşturmak ve kurum içindeki kaynakları projelerin önceliğine göre dağıtmak.
  • Projeler için kontrol, koordinasyon merkezi olma görevini üstlenmek.
  • Projeler arasındaki iletişimin doğru çalışmasını sağlamak
  • Müşteri tatminini de artırmak ve müşterinin projeye olan desteğini sağlamak için müşteriye yönelik Proje Yönetimi ve metodlar konusunda farkındalık eğitimleri yapmak  Müşterinin proje yönetim sürecini daha iyi anlamasını sağlamak.
  • Projelerde yapılan ortak süreçlerin daha hızlı ve problemsiz yapılması için bilgi paylaşımında bulunmak.
  • Projeleri zaman, kapsam, maliyet, kalite, risk vb. konularda genel olarak sürekli izlemek ve proje yöneticilerine yönlendirme danışmanlığı sunmak.

Öğrenilen Dersler Raporu

Projelerde genellikle proje kapanışında hazırlanan bu rapor için aslında PMI, her aşamanın kapanmasında hazırlanmasını önerir. Özellikle uzun projelerde, projenin sonunu beklemek, öğrenilmiş olan derslerin unutulması anlamına gelecektir.

Aşama sonlarına ulaşıldığı iyi giden olayları da, kötü giden olayları da bu rapora ekleyebilirsiniz. Genel olarak içerik aşağıdaki başlıkları içerebilir.

·        Açıklamalarıyla birlikte planlardan sapmaya sebep olan olaylar.

·        Teknik olarak kullanılan yöntem ve araçların sunduğu faydalar, zorluklar, eksiklikler

·        İlerideki aşamalarda değiştirilmesini önereceğiniz, süreçler, iş akışlar, sure ve maliyet tahminleri, riskler.

·        Tamamlanan aşamanın başka bir projede tekrar karşımıza çıkması durumunda neyi farklı yapardık sorusuna cevap.

·        Proje taraflarıyla ilgili alınan dersler. Tarafların geçmiş aşamadaki tutum ve davranışlarının sonraki aşamalara nasıl yansıyabileceğine dair tahminler ve sonraki aşama sorumlularına uyarılar.

Bilgi Kaynakları:

  • Süreçleri gözlemleme
  • Günlük alınan kayıtlar
  •  Düzenli yapılan toplantı notları

Son söz:

Projelerden toplanan öğrenilen dersler, Proje Ofisi birimi tarafından kalite kriteri olarak dönüştürülür. Böylece yeni projeler, proje yöneticilerine atanırken her aşamanın, hatta aktivitenin dikkat edilmesi gereken, geçmişte yapılmış hataları da proje yöneticisine sunulmuş olur. Böylece, farklı takım üyelerinin aynı hataya bir daha düşmesi engellenir.

 

Proje Yönetimi Kültürü

Bir şirkette Proje Yönetimi kültürünü yerleştirmek zaman ve sabır ister. Öncelikle projelerde görev alacakların Proje Yönetimi disiplinin varlığından haberdar olmaları gerekmektedir. Proje Yönetiminin günümüzde sadece tecrübelerden elde edilen bir bilgi birikimi olmadığını, Proje Yönetiminin bir takım disiplinlerin bütünleşik olarak yönetimi ile mümkün olduğunu bilmeleri gerekmektedir.

Proje Yönetimini bir şirkete adapte etmenin en önemli aracı bir Proje Ofisini resmi olarak kurmaktır ve Kültürel Değişim Projesinin sorumluluğunu da bu Ofise vermek önemli bir adımdır.

Sonraki adımlar şu şekilde sıralanabilir.


Proje Yöneticilerinin ve projelere destek olan kişilerin rol ve sorumluluklarını açıkça tanımlayın.

 
Proje Yönetimi konusunda farkındalığı artırmak adına iç veya dış destekli eğitimler organize edin.  Özellikle Proje Yöneticilerine ve Departman Yöneticilerine özelleştirilmiş eğitimler organize edin.

Projelerinizin geçtiği süreçleri yazılı hale getirerek, eksik yanları belirleyin ve bu süreçleri daha da iyileştirerek, kuruma özel metodunuzu geliştirin.

 
Proje Yönetimi’nin faydalarını gördükçe bunları “yaşanmış örnek” olarak sunumlar hazırlayın/hazırlatın ve bunları kurum genelinde düzenli aralıklarla yapacağınız oturumlarda tartışmaya açın.


Projelerde etkin, istekli, hevesli çalışan takım üyelerini proje yöneticisi olmak üzere yetiştirin. Proje Yöneticiliğini bir kariyer hedefi olarak kurum geneline tanıtın.

 

Tabi ki yazılacak daha çok şey var, fakat yukarıdaki adımları bir şirket politikası olarak oturtmaya karar verirseniz, geri kalan süreç kendiliğinden gelecektir.

Web Tabanlı PY Yazılımlarının Faydaları

Gelişen teknolojiyle günümüzde Web tabanlı Proje Yönetimi yazılımları bir hayli artmış durumdadır. Web tabanlı bir proje yönetimi yazılımı aşağıdaki avantajları sağlayacaktır.

  • Proje takımı üyeleri arasında iletişimin hızlanması bir web tabanlı yazılımın sunduğu en önemli avantajdır. Böylece kişilerde dünyanın neresinde olursa olsun, projelerinin durumlarıyla ilgili bilgileri girebilir veya projelerini takip edebilirler.
  • Risk ve sorunların merkezi bir sistemden takip edilmesi kolaylaşır.
  • Proje takımı üyeleri bir merkezden geçmiş projelerle ilgili bilgi araştırmasını yapabilir. Ulaşabilecekleri veriler, yetkilere göre tanımlanabilir.
  • Proje Yönetimi süreci otomasyona dökülerek, tüm sürecin izlenmesi sağlanır ve dokümanların da kayıt altında tutulması mümkün olur.
  • Kısıtlı kaynaklar hem proje, hem program hem de portföy yönetimi çerçevesinde ele alınarak, değişen stratejilere gore kaynak ataması şekillendirilir.
  • Proje kapsamında, zaman programında, maliyette ve risklerde oluşan değişiklikler kayıt altında tutulacak ve projenin aldığı yön takip edilebilecektir.
  • Proje Yönetimi süreçleriyle kurumun diğer süreçlerinin entegrasyonu kolaylaşabilir. Örneğin; Takım üyelerinin maliyeti muhasebe biriminden gelen maaş bilgilerine bağlanabilir
  • Her proje için Öğrenilen Dersler çıkarılacak ve kayıt altına alınacaktır.
  • Web tabanlı bir proje yönetimi yazılımının kurum içine entegre edilmesi, şirket çalışanlarının bu kültürü benimsemesinden, yazılımın kuruma özel hale getirilmesine kadar detaylı bir Proje Yönetimi çalışması gerektirir.
  • Eğer doğru adımlar ile bu proje yönetilmez ise elinizde çok kapsamlı fakat etkin olarak kullanılamayan bir yazılım kalır. İnsanlar ihtiyaç duyduğu için değil de zorunluluktan dolayı yazılımın bir kaç fonksiyonunu kullanır. Bu durum, kurumunuzda sadece bürokrasinin artmasına sebep olur.

Proje Portföy Yazılımı Seçerken – 2

Kurumsal Proje Yönetimi Yazılımı seçerken içinde bulunduğunuz durumu belirlemeni gerekmektedir. Şu anki mevcut sisteminizde projelerin yönetilmesinde ne tip sorunlarla karşılaşmaktasınız.? Mevcut sistem beklentilerinizi hangi açılardan karşıalayamıyor? Beklentileriniz sadece projelerin zaman açısından mı takibi yoksa maliyet, kapsam, risk, dokümantasyon gibi takip etmek istediğiniz başka konularda var mı? Şu anda eksikliğini hissettiğiniz konuları mutlaka yazılı hale getirin, gereksinimlerinizi gruplandırın ve kontrol listesi biçiminde bir sorgulama aracı oluşturun. Özellikle sunumunu izlediğiniz yazılımların özelliklerini sorgulamak ve ortak bir filtreden geçirmek için bu araç işinize yarayacaktır.

Proje Portföy Yazılımı Seçerken… – 1

Bir Proje Portföy Yönetimi yazılımı seçerken seçim sürecini bir proje olarak ele almalısınız. Bu süreçte iyi bir proje yönetimi uygulaması, ihtiyacınız olan yazılımı belirlemede büyük fayda sağlayacaktır.

Çok geniş fonksiyonlu bir yazılım satın alırsanız ihtiyaçlarınızın çok ötesinde bir ürünle karşılaşabilirsiniz. Bu yüzden öncelikle temel ihtiyaçlarınızı (olmaz ise olmazlarınızı düşünmeli ve belgelemelisiniz) Unutmayınız ki uygulayamayacak düzeyde ortaya koyduğunuz istekler, ek masraf yaratacak ve satın aldığınız ürünü verimsiz kullanmanıza sebep olacaktır..Ayrıca kurum içinde karmaşık bir bürokrasi de yaratacaktır. Bu çerçevede özellikle proje taraflarının belirlenmesi ve onların proje yönetimi ihtiyaçlarını, sorgulayarak veya gözlemleyerek, çıkarmak gerekir.

Proje Ofisi Tipleri

İki tip proje ofisi vardır. – size ait olanlar ve size ait olmayanlar.

Söylemek istediğim aslında şu; Bir şirkette etkin olarak çalışan Proje Ofisi yapısı bir başka şirkete birebir otrutulması mümkün değildir. Mutlaka bir takım değişiklikler yapmak gerekcektir.

 

Bu yüzden, Proje Ofislerini tarifleyen tek bir şablon yoktur. Kullanım biçimlerine göre Proje Ofisleri’nin aşağıdaki vasıflara sahip olduğu görülmektedir.

 

·     Arşivleyici PO

·     Destekleyici PO

·     Kontrol Edici PO

·     Yönlendirici PO

·     Yardımcı PO

·     Sanal PO

·     İdareci PO

·     Stratejist PO

·     Proje Bazlı PO

·     Özel Amaçlı PO

·     Yatırım Planlayan PO

·     Kaynak Takip Eden PO

·     Sözleşme Takip Eden PO

·     Lokal PO

·     Global PO

 

Yukarıdaki özelliklere sahip Proje Ofisleri arasında mutlaka benzer faaliyetleri yerine getirenler mevcut fakat yine de aralarında kullnaım alanlarına göre değişiklikler vardır..

 

Bu tanımlardan yola çıkarak iki önemli sonuca ulaşabilir miyiz?

1.  “Doğru” veya “Mükemmel” Proje Ofisi yoktur, sadece kuruma özel Proje Ofisi vardır. Bu yüzden, Proje Ofisi size özeldir, bir başka kurumun Proje Ofisiyle benzer faaliyetler gösterebilir fakat birebir aynısı olamaz.

2.  Proje Ofisleri kurum içindeki projeleri sayısına, büyüklüklerine, önem derecelerine göre yapılandırılır veya zamanla yapıları değiştirilir. Doğal olarak, şirketin büyümesiyle veya proje yönetimi açısından gelişmesiyle Proje Ofislerine yüklenecek sorumluluklar da artacaktır, böylece Proje Ofisleri zaman içinde yukarıda saydığımız özellikleri daha da kapsayacak hale gelecektir.

 

Proje Ofisi olanlara bir soru “Sizin Proje Ofisleriniz yukarıdaki özelliklerden hangilerine sahip?”

 

Proje Ofisi olmayanlara bir soru “Proje Ofisi kurmak isteseniz yukarıdakilerden hangi özellikleri Proje Ofisinizde görmek istersiniz?”

Project Server 2007 Ekranları

Program Yöneticisi

Program Yöneticisi, projeler arasında koordinasyon sağlamak ve oluşabilecek riskler ile sorunlara çare bulmak amacıyla görevlendirilir.

Programın tutarlı olması ve farklı projelerin aynı anda entegre biçimde yürütülmesi Program Yöneticisi’nin sorumlulukları arasındadır. Projelerin de öncelik sıralarının belirlenmesi, projeler arasındaki ortak faaliyetlerin bir arada gerçekleştirilmesi ve projeleri ayrı ayrı yönetmektense bir arada yönetmenin faydalarından daha fazla yararlanmak için Proje Ofisi ve Program Yöneticisi etkin olarak görevlendirilmelidir.

Bir Program Yöneticisi’nin temel sorumlulukları:

·     Projeler arasındaki ilişkileri gözlemlemek, projelerin aşamalarındaki durumlarını takip etmek ve projeler arasındaki ilişkilerde yaşanabilecek çatışma ortamlarının çözümünde etkin olmak

·     Projelerin önem sırasını belirlemek;

·     Proje Yöneticilerinin, yönetimsel anlamda kaliteye dikkat edip, etmedikleri konusunda takipçi olmak.

·     Projelerden yola çıkarak, kurumun parasal ve diğer kaynaklarının hangi kategorideki projelere nasıl pay edildiğini ölçümlemek ve analiz etmek.

·     Programa dahil olan tedarikçilerin yönetiminden sorumlu olmak;

·     Program tarafları arasında iletişimin etkin olarak sağlandığından emin olmak

·     Projeler arasındaki öncüllük, ardıllık durumlarını oluşturmak ve Proje Yöneticilerini haberdar etmek.

·     Projeleri ortak olarak etkileyebilecek riskleri takip etmek ve Proje Yöneticileri önlem alma, çözüm yöntemleri geliştirme gibi konularda bilgilendirmek

·     Programın ilerleyişiyle ilgili raporlar üretmek ve Üst Yönetimden projeler detayında karar noktalarında destek almak.

Project Server’da Kurumsal Kaynak Merkezi

res-centerProject Server konusunda bilgilendirme yazı dizime devam ediyorum. bu konudaki bir önceki yazım Kurumsal Projeler hakkındaydı. Şimdi ise Kurumsal Kaynaklardan bahsetmek istiyorum.

Project Server kullanan bir firmanın en büyük beklentisi projelerde ortak olarak kullanılacak kaynakların hangi dönemlerde darboğaza girdiğini tespit etmektir.

Sınırlı sayıda kaynakla yapılmayı bekleyen pek çok projenin doğru bir planlamayla daha gerçekçi süre ve maliyet tahminleri ortaya çıkacaktır. Bu yüzden Project Server üzerinde Kurumsal Kaynaklar önce tanımlanır sonra da Proje Yöenticilerinin kullanımına sunulur.

Proje Yöneticileri kendi ihtiyaç duyacakları kaynakları MS Project Professional 2007‘de Resource Sheet görüntüsüne geçerek, Insert – New Resources From – Project Server seçeneğinden kurumsal kaynakların tamamını görür ve kendi ihtiyaç duyacağı kaynakları projesine almaya başlar.

Kurumsal Kaynakları atadıktan sonra eğer bazı kaynaklar aynı dönemde diğer projelerde de görevlere atanmış ise o kaynaklar üzerinde darboğaz olacağı kaynakların kırmızı gözükmesinden anlaşılacaktır.

Project Server üzerinde ise Kurumsal Kaynakların tamamının hangi dönemde kapasitelerini aştığını gösteren grafiksel raporlar alınabilmektedir.

PMI’a Göre Matris Organizasyonlar – PMBOK

Bir şirkette fonksiyonel yapılanmanın yanısıra  projelerin yönetilmesi için de ayrı bir takım oluşturma işlemi gerçekleştiriliyorsa, bu durumda şirkette Matris Organizasyonun varlığından söz edilebilir.

PMI’a göre Matris Organizasyonlar üçe ayrılır.

 

Zayıf Matris Organizasyonlarda proje koordinasyonu, departman yöneticilerinden alınmış ve takım üyelerine bırakılmıştır. Bu tarz bir organizasyonda Proje Yönetimi çok etkin değildir. Proje takımını oluşturan kişilerden hiçbirisi Proje Yöneticisi ünvanını taşımaz. Proje Asistanı veya Proje Koordinatörü vasıflarıyla projenin gidişatı konusunda üst yönetimi bilgilendiren bir kişi mevcuttur.

 

Dengeli Matris Organizasyonda ise Proje Takımına, Proje Yöneticisi liderlik eder. Böylece projenin başarısından sorumlu ve ekibi yönlendirme yetkisine sahip bir kişi tanımlanmıştır. Proje Yönetimi’nin önem kazandığı ve Proje Yönetimi kültürünün oluştuğu şirketlerde etkili bir yönetim tarzıdır.

Güçlü Matris Organizasyonda ise Proje Yöneticileri’nin temel görevi proje yönetmektir. Proje Yöneticileri, Proje Ofisi’ne bağlı olup, Proje Ofisi’nin de bir departman yöneticisi bulunmaktadır. Böylece proje yöneticilerinin diğer birimlerle çalışması esnasında yaşanan kaynak kısıtı sorunu bu şekilde azaltılır. Özellikle projelerin şirket için hayati önem taşıdığı şirketlerde etkin olarak kullanılır.

PMI’a Göre Fonksiyonel Organizasyon

Fonksiyonel Organizasyon

Bir ürünün çok fazla değişikliğe uğramadan üretildiği ortamlarda etkin olarak kullanılan organizasyon yapısıdır. Şirketin operasyonel işlerini yerine getirecek departmanlar tanımlanmıştır. Departmanların yetki ve sorumlulukları belirlidir. Personel, o departmanın ihtiyaç duyduğu uzmanlığa sahip kişilerden oluşur.

Bu organizasyon tipinde kurum genelinde yapılan projelerin idaresi ve kontrolü proje yöneticilerindedir.

Fonksiyonel organizasyonlarda emir-komuta zinciri belirgindir, kişiler bir uzmanlık alanında gelişme gösterirler, sorumluluk ve yetki alanlarında çok fazla çatışma olmaz.

Buna karşılık departman yöneticileri hem idari işleri hem de projeleri yönetmeleri gerektiği için iş yükleri artar. Projeler, departman işlerinin ardına atıldığından sürekli ötelenir. Projeleri üstlenen birey veya birim açıkça tanımlanmadığından projeler sürüncemede kalır ve etkin ilerleme kaydedilemez.

PMI’a Göre Proje Bazlı Organizasyon – PMBOK

screenshotProje bazlı organizasyonlarda Proje Yöneticilerinin Yetki ve Sorumluluk alanları oldukça geniştir. Bir şirketin proje bazlı organizasyon tipinde faaliyet göstermesi projelerin kurum içindeki önemiyle yakından ilgilidir. Eğer şirket temel kazancını proje yaparak kazanıyorsa, bu durumda doğal olarak, proje bazlı çalışmak zorunda ve organizasyonu da proje bazlı kurgulamak zorundadır.

Bu organizasyon tipinde kontrol ve yönetim, proje yöneticilerinde olduğu gibi çalışanlar arasında hedef odaklı çalışma alışkanlığı doğmuştur. Buna karşılık, proje yöneticileri çok fazla idari süreçlere dahil olmak zorunda kalabilirler. Ayrıca çalışanlar da tek bir konuda uzman olmaktan uzaklaşırlar hatta her işi yapan kişiler haline dönüşebilirler.

Uzmanlığı olan kişiler için de özelikle şirketteki proje miktarı azalması durumunda, kaynakların verimsiz kullanılması sorunu ortaya çıkar.

Proje Ofisleri

Kurum hedef ve önceliklerine, planlanan bütçe içinde zamanında varmak adına, Proje Yönetim sistematiğini yaymayı hedefleyen fonksiyonel bir birim/departman…

 

Neler Yapar:

         Proje Yönetim metodolojilerini, standart ve süreçlerini oluşturmak

         Proje Yönetim yazılımlarını belirlemek, geliştirmek

         Proje Yönetim şablonlarını geliştirmek

         Kurum içinde Proje Yönetim  becerilerini geliştirmek

         Plan oluşturmak, kurum içinde izlenebilir kılmak, güncellemek

         Proje önceliklerini belirlemek ve kaynakları bu önceliklere göre yönlendirmek

 

 

Genel Uygulama Tipleri ve Etkinlik Seviyeleri

Seviye 1 – Kütüphane

         Kurumun, projelerle ilgili bilgi ve haber kaynağı

         Proje kayıtlarının tutulduğu merkez

         Yeni araç ve şablonların test merkezi

 

Genelde düşük değerli projelerin uygulandığı veya geçişe direnç olan kurumlarda başlangıç aşaması olarak görülebilir.

 

Seviye 2 – Koçluk

 

          Proje Yönetim uygulamalarından ve kalitesinden sorumlu

          Araç, süreç, standartlar ve  metodoloji desteği sağlar

          Projelere uygulama açısından danışmanlık desteği sunar.

 

Seviye 3 – Yönetimi

         Proje Yöneticilerinin bağlı olduğu fonksiyonel merkez

         Tüm sözleşmeli projelerin yönetiminden sorumlu departman