Reklamlar
Başlangıç > Proje İletişim Yönetimi > Proje Durum Raporu Nasıl Hazırlanır?

Proje Durum Raporu Nasıl Hazırlanır?


Bir projenin yöneticiliğine atandınız, projeniz başladı ve bir takım gelişmeler oldu. Bir kaç gün sonra üst yönetim projenin nasıl gittiğine dair bir durum raporu isterse, bu rapora hangi bilgileri koymak gerekir? Açıkçası bu raporun içeriğiyle ilgili şablon bir belge yok fakat bazı önerileri aşağıda görebilirsiniz. .

Yönetim Açısından Bakış

Eğer projeniz önemliyse, yöneticiler, projenin gelişimiyle ilgili detay bilgi beklerler. Mükemmel hazırlanmış bir durum raporu, üst düzey yöneticilerin projenin ilerleyişiyle ilgili doğru bilgilenmesini sağlayan ve projenin gidişatını anlatan bir rapor olmalıdır. Rapor, genel durumdan detaya doğru ilerlemelidir. Böylece ilk bakışta projenin genel durumu görülebilirken, arka sayfalarda daha detay verilere ulaşılır.

Varolan Durum

Projenin durumunu raporlayabilmek için üç adet bileşeni dikkatle incelemek gerekir:

  • Genel DurumProjenin genel ilerleme durumunu bilmek zorundasınız. Üst Yönetim, bir projenin zor durumda olup, olmadığını, planlanana oranla gerçekleşen arasındaki farkları genel olarak bilmek ister.
  • Kilometre taşlarıProjenizin belirli ara sonuçları (ara ürünleri) belirli tarihlerde üretilmiş olmalıdır. Üst Yönetim, hangi kilometre taşının tamamlandığını, hangilerine ne kadar yaklaşıldığını veya hangilerinde kayma yaşandığını görmek ister. Bu sayede projenin biraz daha detayda incelenmesi sağlanır.
  • Problemler Projeler ilerlerken baştan düşünülmeyen ve yönetimin kararıyla şekillenecek bazı konular, proje ekibinin karşısına çıkar. Proje yöneticisi, Durum Raporunda Üst Yönetim’in bu engeller hakkında doğru karar verebilmesi için problemleri net bir şekilde açıklamalıdır.

Durum Raporunun Oluşturulması

Yukarıdada ifade edildiği gibi Durum Raporları projenin genelini anlatarak başlamalı ilerleyen sayfalarda detayları anlatmalıdır.

Projenin Genel Durumu – “Yönetici olarak, bu genel durumdan memnunsam, raporun gerisini okumama gerek kalmayacaktır.”

Projenin Genel Durumunu Anlatan Ana Kilometre taşları Genel durumda sorun olduğunu gördüğüm için acaba hangi kilometre taşında sorun var? Sorunlu olan kilometre taşı kimin (hangi departmanın) sorumluluğunda? Kilometre taşının içinde bulunduğu proje aşaması nedir ve projenin genel durumunu etkileyecek mi?”

Problemler – “Özellikle problemli olan ana aşamalar ve kilometre taşları için problemin kaynağı nedir? İyi bir proje yöneticisi, Üst Yönetimin karar bağlayacağı konuları önem sırasına göre yazması gerekir. Hangi problem, projeyi daha fazla etkileyecekse o ilk sırada yer almalı, önem sırası azaldıkça geriye doğru sıralanmalıdır. İyi bir proje yöneticisi sadece problemi yazmakla kalmamalı, Üst Yönetim’in vereceği kararın neler olabileceğini, bu kararların avantaj ve dezavantajlarını da rapora eklemelidir..

Rapor Detayı

Proje Yönetimi yazılımlarını da yardımıyla bir proje durum raporu 30 dakikalık bir sürede yazılabilir fakat üst yöneticinin raporu okumak için 30 dakika ayıracağını düşünmeyiniz. Bu süre çok daha kısa olacaktır.

Detayları lafı uzatmadan nasıl vermek gerekir?

  • İmleme İşaretleri (Bullets) kullanın. Düz yazı okumak sıkıcıdır.
  • Gereksiz başlık ve kolon kullanmaktan kaçının. Tarih: 7/4/2008 ifadesi aslında sadece 7/4/2008‘i anlatmaktadır.
  • Kısaltmaları kullanın. Kurum içinden genel olarak bilinen kısaltmaları kullanarak, raporu olabildiğince kısa tutun.

Genel Durumu Anlatan Temel Veriler

  • Projenin Adı
  • Projenin Kodu (Kurum içinde tanımlanmışsa)
  • Genel Durumu Anlatan Gösterge (yeşil, sarı, kırmızı)
  • Bugüne kadar ulaşılması gereken % oran (planlanan tamamlanış)
  • Şu anda fiilen projenin % kaçında olduğunuz
  • Planın kaç gün ilerisinde veya gerisinde olduğunuzu gösteren ifade
  • Karşılaşılan engellerin ana başlıkları önem sırasına göre dizimi

Kilometre taşlarını Anlatan Temel Verileri

  • Kilometre taşının adı
  • Hedef Tarih
  • Gerçekleşen Tarih
  • Mevcut Duruma Göre Tarih
  • Tarih Farkı (Mevcut Tarihle Hedef Tarih arasındaki fark)

Kilometre taşlarının durumu da projenin genel durumu gibi yeşil, sarı ve kırmızı renklerle gösterilmeli ve olabildiğince kolay anlaşılabilir hale getirilmelidir.

Problemlemleri Anlatan Temel Veriler

The final portion of your status report is to list the major issues your project faces. Important data that we need on your issues:

  • Problemin Kısa Tanımı ve Açıklaması.
  • Problemin Ortaya Çıkış Tarihi ve Zamanı üzerinden hayli zaman geçmesine rağmen çözülmeyen sorunlar, yeni sorunlar yaratabilir, bu yüzden sorunların ne zamandan beri gündemde durduğu takip edilmelidir.
  • Önem ve Aciliyet DüzeyiYukarıda da ifade ettiğimiz gibi hem önem hem de aciliyet açısından üst yönetimin kararını bekleyen konuların sıralanması ve projenin bu problemelerden en az etkilenerek, ilerletilmesi gerekir..
  • Problemin Sahibi Problem kim veya hangi departmanla ilgili.
  • Çözüm ÖnerileriProje Yöneticisi, kendisi veya ekibinin problemle ilgili önerilerini avantaj ve dezavantajları da ifade ederek, raporuna eklemelidir. Aksi takdirde, sanki sadece şikayet eden ama çözüm geliştiremeyen bir yönetici durumuna düşer. Bu üst yönetimin kesinlikle istemediği bir şeydir; Üst Yönetimin temel fonksiyonu stratejik kararlara imza atmak, projelere politik açıdan destek vermek ve ekibin tıkandığı noktalarda yolu açmak olarak özetlenebilir. Bu yüzden çıkan sorunlarla ilgili çözüm önerilerini de proje yöneticisi başta olmak üzere proje yönetim takımından beklerler.
Reklamlar
  1. Henüz yorum yapılmamış.
  1. No trackbacks yet.

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Google fotoğrafı

Google hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

%d blogcu bunu beğendi: