Archive

Posts Tagged ‘proje sunumu’

MS Project’te Aşamaları Renklendirmek

Bir projenizi aşağıdaki gibi görmek ister misiniz?                    

 

 

Renk formatı dinamiktir ve aşama sürelerinin uzaması veya kısalmasıyla değişecektir.

 

1.  İlk önce proje aşamalarını isimlerini belirleyin: Örnek

 

– Planning
– Execution
– Closure

 

2.  Kilometre taşı isimlerini ve kısaltma karakterlerini belirleyin. Örnek:

 

Kilometre TaşıKısaltma
– Planning Complete – PC
– Execution Complete – EC
– Closure Project – CP

 

3.  MS Project’i açın

 

4.  Aşağıdaki gibi proje aşamalarınızı oluşturun.

 

 

5.  Kilometre taşlarınızı belirleyin ve bunları seçip, sağ tuşa tıklayarak, Task Information menüsünü açın.

 

 

6.  Seçtiğiniz kilometre taşları için aşağıdaki pencereden “Roll up to Gantt bar to Summary” ifadesini işaretleyin.

 

 

7.  OK’e tıkladığınızda bu kilometre taşları artık, özet görev üzerine yerleşik olarak, gözükür.

 

 

8.  Gantt Chart görüntüsünün takvim alanı üzerinde sağ tuşa tıklayarak, Bar Styles menüsünü açın.

 

 

9.  Aşağıda görüldüğü gibi *Rolled Up Milestone satırına tıklayın ve aynı pencerenin hemen altında yer alan Text sekmesini (TAB) işaretleyin. Altta açılan satırlardan Bottom karşısına “Name” alanını seçin.

 

 

10.  OK’e basarak, yukarıdaki Aşamanın kilometre taşlarının altında kısaltmaların gözüktüğünü farkedeceksiniz.

 

 

11.  Üç adet kolon ekleyin. Adları sırasıyla Flag 1, Flag 2, and Flag 3 olsun. (Kolon eklemek için herhangi bir kolonun gri başlığı üzerindeyken sağ tuşa basıp, “Insert Coloumn” menüsünü seçmeniz gerekmektedir. Açılan pencerede Field: Flag1 … olmalı.) Ek Bilgi: Flag kolonları sadece Yes/No değeri alabilir.

 

 

12.  Flag1 kolonununun üzerindeyken tekrar sağa tıklayın ve açılan menüden Customize Fields seçeneğini işaretleyin.

 

13.  Açılan pencerede Rename butonuna basarak, “Planning Flag” yazın.

 

 

14.  OK

 

15.  Formula butonuna tıklayın.

 

16.  Boş alana şu formülü yazın: [Name]=“Planning”

 

 

17.  OK tuşuna basınca yukarıdaki pencere kapanacaktır.

 

18.  Ekranda açık kalan Customize Field penceresinde “Calculation for task and group summary rows”, alanında “Use Formula” seçeneğini işaretleyin.

 

 

19.  OK

 

20.  “Yes” ifadesi Planlama aşamasının olduğu satırda Flag1 için otomatikman gözükecektir.

 

 

21.  Flag 2’yi sağ tıklayın ve Customize Fields menüsünü seçin.

 

22.  Rename butonuna basarak şu şekilde değiştirin: “Execution Flag”

 

23.  OK.

 

24.  Formula butonuna tıklayın.

 

25.  Boş alana şu formülü yazın: [Name]=“Execution”

 

26.  OK.

 

27.  “Calculation for task and group summary rows” alanında da “Use Formula” işaretleyin.

 

28.  OK

 

29.  Flag 3’e sağ tıklayın ve Customize Fields menüsünü seçin.

 

30.  Rename butonuna basarak şu şekilde değiştirin: “Closure Flag”

 

31.  OK.

 

32.  Formula butonuna basın.

 

33.  Boş alana şu formülü yazın: [Name]=“Closure”

 

34.  OK

 

35.  “Calculation for task and group summary rows” alanında da “Use Formula” işaretleyin.

 

36.  OK

 

 

37.  Flag 1,2,3 alanlarını gizleyebilirsiniz.

 

38.  Show Outline Level 1’e tıklayın. (Alt detayları kapantın)

 

 

 

39.  Gantt chart görüntüsünde takvim üzerine tekrar sağ tuşa tıklayarak, Bar Styles menüsünü açın.

 

40.  Name kolonunda Summary’e tıklayın.

 

41.  Cut Row butonuna tıklayın.

 

42.  4 kere Paste Row butonuna tıklayın.

 

 

 

43.  İkinci sıradaki “Summary” ifadesini “Rolled Up Summary Planning” olarak değiştirin.

  

 

44.  Show For kolonunda ise, Summary den sonra bir virgül koyun ve “Rolled up” ifadesini açılan listeden seçin. Sonra yine bir virgül koyun, Flag 1 alanını yine açılan listeden seçin ve en sonunda Rolled up Summary Planning ifadesini tıklayın.

 

 

45.  Daha aşağıdaki Bars sekmesinden başlangıç, orta çizim ve son için farklı bir renk seçimi yapın.

 

 

46.  43 -45’i adımları 3. ve 4. satırlardaki Summary için tekrar edin.

 

47.  Her bir aşamanın altında aşama isimlerini de göstermek için Text sekmesine tıklayın.

 

48.  Yukarıdan Rolled Up Summary Planning ifadesine tıklayıp, aşağıda Bottom alanına Name seçin.

 

 

 

49.  Yukarıdan Rolled Up Summary Executing ifadesine tıklayıp, aşağıda Bottom alanına Name seçin.

 

50.  Yukarıdan Rolled Up Summary Closure ifadesine tıklayıp, aşağıda Bottom alanına Name seçin.

 

51. OK

 

52. Şimdi bunu kendi projeleriniz için kişiselleştirin.

 

 

Proje Durum Raporu Nasıl Hazırlanır?

Proje ilerleme raporunda hangi bilgiler yer almalıdır?

Durum raporu, üst düzey yöneticilere projenin ilerleyişini anlatan bir rapor olmalıdır. Rapor, genel durumdan detaya doğru ilerlemelidir. Böylece ilk bakışta projenin genel durumu görülür, arka sayfalarda detay verilere ulaşılır.

Projenin durumunu raporlayabilmek için üç adet bileşeni dikkatle incelemek gerekir:

  • Genel Durum

    • Projenin Adı

    • Projenin Kodu (Kurum içinde tanımlanmışsa)

    • Genel Durumu Anlatan Gösterge (yeşil, sarı, kırmızı)

    • Bugüne kadar ulaşılması gereken % oran (planlanan tamamlanış)

    • Şu anda fiilen projenin % kaçında olduğunuz

    • Planın kaç gün ilerisinde veya gerisinde olduğunuzu gösteren ifade

    • Karşılaşılan engellerin ana başlıkları önem sırasına göre dizimi

    • Bugüne kadar harcanması gereken bütçe ile gerçekleşen maliyetin karşılaştırılması

  • Kilometre TaşlarıProjenizin ara hedeflerine ulaşabildiniz mi? Üst Yönetim, hangi kilometre taşının tamamlandığını, hangilerine ne kadar yaklaşıldığını veya hangilerinde sapma yaşandığını görmek ister. 

    • Üst Yönetimin Sorması Gereken Soru: Hangi kilometre taşında sorun var? Sorunlu olan kilometre taşı kimin (hangi departmanın) sorumluluğunda? Kilometre taşının içinde bulunduğu proje aşaması nedir ve bu, projenin genel durumunu etkileyecek mi?”

      • Kilometre taşının adı

      • Hedef Tarih

      • Gerçekleşen Tarih

      • Mevcut Duruma Göre Yeni Tarih

      • Tarih Farkı (Mevcut Tarihle, Hedef Tarih arasındaki fark)

  • Problemler Proje ilerlerken baştan düşünülmeyen problemler veya yönetimin zaman içinde vereceği kararlarla şekillenecek detaylar olabilir. Durum Raporunda üst yönetimin bu konulardan haberdar edilir ve doğru karar verilebilmesi için problemleri açıklanır.

    • Üst Yönetimin Sorması Gereken Soru:  “Özellikle problemli olan ana aşamalar ve kilometre taşları için problemin kaynağı nedir?

    • Hangi problem, projeyi daha fazla etkileyecekse o ilk sırada yer almalı, önem sırası azaldıkça geriye doğru sıralanmalıdır.

    • İyi bir proje yöneticisi sadece problemi yazmakla kalmamalı, üst yönetimin vereceği karar alternatiflerinin neler olabileceğini, bu kararların avantaj ve dezavantajlarını da rapora eklemelidir.

      • Problemin Kısa Tanımı ve Açıklaması.

      • Problemin Ortaya Çıkış Tarihi ve Zamanı üzerinden hayli zaman geçmesine rağmen çözülmeyen sorunlar, yeni sorunlar yaratabilir, bu yüzden sorunların ne zamandan beri gündemde durduğu takip edilmelidir.

      • Önem ve Aciliyet DüzeyiHem önem, hem de aciliyet açısından üst yönetimin kararını bekleyen konuların sıralanması ve projenin bu problemelerden en az etkilenerek, ilerletilmesi gerekir.

      • Problemin Sahibi Problem kim veya hangi departmanla ilgili.

      • Çözüm ÖnerileriProje Yöneticisi, kendisi veya ekibinin problemle ilgili önerilerini avantaj ve dezavantajları da ifade ederek, raporuna eklemelidir. Aksi takdirde, sanki sadece şikayet eden ama çözüm geliştiremeyen bir yönetici durumuna düşer. Bu üst yönetimin kesinlikle istemediği bir şeydir; Üst Yönetimin temel fonksiyonu stratejik kararlara imza atmak, projelere politik açıdan destek vermek ve ekibin tıkandığı noktalarda yolu açmak olarak özetlenebilir. Bu yüzden çıkan sorunlarla ilgili çözüm önerilerini de proje yöneticisi ve takımdan beklerler.

Raporda Şunlara da Dikkat

  • Hedef odaklı yazı: İmalardan uzak durunuz. Söylemek istediğinizi sözü dolaştırmadan aktarınız

  • İmleme İşaretleri (Bullets) kullanın. Düz yazı okumak sıkıcıdır.

  • Gereksiz başlık ve kolon kullanmaktan kaçının. Tarih: 7/4/2008 ifadesi aslında sadece “7/4/2008″ ‘i anlatmaktadır.

  • Kısaltmaları kullanın. Kurum içinden genel olarak bilinen kısaltmaları kullanarak, raporu olabildiğince kısa tutun.