Reklamlar

Arşiv

Archive for the ‘Proje Kapsam Yönetimi’ Category

5.2.2.1 Görüşmeler

Bimgres-1ilgi Alanı: Kapsam Yönetimi Bilgi Alanı

Süreç Grubu: Planlama

Süreç Adı: Gereksinimlerin Toplanlaması

Gereksinimleri toplamak için paydaşlarla doğrudan konuşarak onlardan bilgi almaya yönelik resmi ya da gayri resmi bir yaklaşımdır.

Gereksinimleri toplamak amacıyla sorulacak sorular önceden hazırlanmış olabileceği gibi anlık ihtiyaç sorgulama işlemi de yapılabilir.

Gereksinimleri toplamak için kilit paydaşlarla (Bkz: 13.1.Paydaşların Belirlenmesi) bir araya gelmek, görüşmenin verimini artıracaktır. Teknik konuların konuşulacağı görüşme sürecinde o konuya hakim kişilerin de proje yöneticisi tarafından önceden organize edilmiş olmalıdır.

Görüşmelerde dile getirilen gereksinimler mutlaka yazılı hale getirilmeli, kilit paydaşların ifade ettiklerinin doğru anlaşıldığından Proje Yöneticisi emin olmalıdır.

Görüşmelerin sonucunda elde net veriler oluşmalıdır. Varsayımlara dayanan ifadelerin açıklığa kavuşturulması gerekmektedir.

Reklamlar

5.2.2.11 Belge Analizi

23/04/2016 1 yorum

Gereksinim Toplama sürecinde kullanılsı önerilen araç ve tekniklerden birisidir. Kilit paydaşların ihtiyaçlarını belirlemek amacıyla ortaya çıkarılmış pek çok belge (doküman) gözden geçirilebilir.

Analiz edilebilecek belgelerden bazıları şunlardır:

  • iş planları,
  • pazarlama broşürleri,
  • antlaşmalar,
  • teklif talebi,
  • güncel süreç akışları,
  • mantıksal veri modelleri,
  • iş kuralları havuzu,
  • uygulama yazılımı dokümantasyonu,
  • iş süreci ya da ara yüz dokümantasyonu,
  • kullanım durumları,
  • diğer gereksinimlerin dokümantasyonu,
  • sorun kayıtları,
  • politikalar,
  • prosedürler ve
  • kanunlar, tüzükler, kurallar gibi düzenleyici dokümantasyon, vb.

Odak Gruplar

screenshotPMBOK’ta Kapsam Yönetimi Bilgi Alanı içinde Gereksinimlerin Toplanması sürecinde geçen Odak Grup’un tanımı bugünkü yazımızın konusu.

Odak group çalışması, nitel araştırma yöntemlerinin en sık kullanılanlarından biridir. 6-7 kişilik grupların bir araya gelerek, bir moderatör başkanlığında araştırma konusu olan konuyla ilgili 1-1,5 saat kadar konuşmalarını içeren bir araştırma/veri toplama yöntemidir. Genellikle yeni ürün çalışmalarında, yeni reklam lansmanlarından önce, tüketicilerin bunlara ne gibi tepkiler vereceğini anlamakta kullanılır. Örneğin henüz çekilmemiş bir reklamın storyboard’u gösterilerek, tüketicilerin bu reklamdan neler anladıkları, onlara yanlış gelen bir yerin olup, olmadığı, mesajı anlayıp, anlamadıkları araştırılır. Genel sohbet havasında geçer. Burada moderatörün görevi, konuyla ilgili sorular sormak ve gruptaki herkesin sohbete katılmasını sağlamaktır. Ayrıca insanların farklı yönlere sapmamasını ve genel konudan uzaklaşmamasını sağlamak yine moderatörün görevidir.

Odak group çalışmaları, genelde büyükçe bir masa etrafında yapılır, çalışma sırasında çaylar içilip börekler yenilebilir. özellikle araştırma şirketi binalarında özel odak group odaları vardır ve bu odaların bir duvarı boydan boya aynayla kaplıdır. Bu aynanın arkasındaki odada, şirket yetkililerinin oturup çalışmayı izlemesi ve önemli noktaları not alması sıkça karşılaşılan bir durumdur.

Kaynak: EkşiSözlük

Kapsamın Kontrolü – PMBOK

complete_puzzle_green1Kapsamın Kontrolü, proje ve ürün kapsamının durumunun izlenmesi ve kapsam temel çizgisi esas alınarak değişikliklerin yönetilmesi sürecidir.

İş Kırılım Yapısı ile ortaya çıkan kapsam temel çizgisi ile mevcut kapsam arasındaki farklar, Kapsamın Kontrolü süreci işletilerek, ortaya çıkarılır.

Kapsamda değişikliklerden dolayı projenin süresi uzamış veya maliyetleri değişmiş olabilir. Üst Yönetim, projenin süresinin veya maliyetinin neden artığını sorgulayacaktır; İşte bu noktada proje yöneticisi Kapsamın Kontrolü sürecini gerçekleştirerek, süre veya maliyet artış sebebini kapsamdaki hangi değişikliten dolayı gerçekleştiğini açık ve net olarak anlatabilecektir.

Bu sürecin sonunda İş Kırılım Yapısı ile mutabık kalınan kapsama göre nelerin değiştiği Proje Sponsoruna, Müşteriye veya Üst Yönetime raporlanır fakat rapor matematiksel içerğie sahip olmayacaktır. Sadece başta anlaşılan teslimatlara ek olarak nelerin girdiği veya nelerin çıkarıldığı üzerine bir rapor olacaktır.

Kapsam Kontrolü ile Kapsam Doğrulama süreçleri birbirinden çok farklıdır. PMP sınavında bu iki süreç arasındaki farklar da soru olarak gelebilmektedir.

Kapsamın Doğrulanması – PMBOK

verify-12Kapsamın Doğrulanması, tamamlanan proje teslimatlarının kabulünü resmileştirme sürecidir. Kapsamı doğrulamak, teslimatları müşteri ya da sponsorla birlikte gözden geçirmek ve müşteri ya da sponsor tarafından resmi kabulünün sağlanmasını içerir.

Kapsamın Doğrulanması, kalite kontrolünden sonra gerçekleştirlir.

Kapsamın doğrulanması birincil olarak teslimatların kabulüyle ilgiliyken, kalite kontrolü birincil olarak teslimatların doğruluğu ve teslimatlar için belirlenen kalite gereksinimlerinin karşılanmasıyla ilgilidir.

Kapsamın Doğrulanması ile bir aşamanın teslimatı ortaya çıkacak ve müşteri tarafından da kabul edilecektir. Bu yüzden, projenin ya da bir fazın kapanış süreçleri başlatılabilir. Eğer Kapsam Doğrulanması süreci olumsuz tamamlanırsa (müşteri ürünü kabul etmesse) bu durumda Entegre Değişiklik Kontrolü süreci başlayacak ve proje yönetim planları tekrar güncellenecektir.

Kapsamın Doğrulama sürecinin tek bir araç ve tekniği vardır: O da “Tetkik”‘tir (Gözden geçirme, adım adım doğrulama, denetim ifadeleri de aynı anlama gelmektedir.)

PMP sınavı için Kapsam Kontrolü, Kapsamın Doğrulanması ve Kalite Kontrolü süreçlerinin detayları hakkında zorlayıcı sorular çıkmaktadır. Bu üç sürecin detaylarını iyi anlamak gerekir.

İş Kırılım Yapısı Yoksa…

Bir projede İş Kırılım Yapısı hazırlanmamış ise aşağıdaki sorunları yaşarsınız.

● Sürekli projeye yeni eklemelerin gelmesi ve bunun sonunun kestirilememesi

● Tanımlanamayan görev atamaları, tanımlanamayan hedefler ve teslimatlar

● Projede kapsam kayması veya yönetilemeyen ve çok sık değişen kapsam

● Bütçe aşımları

● Beklenen teslimatlar için hedeflenen zamanın sürekli kayması

● Kapsamdaki sapma miktarının raporlanamaması

● Paydaşlar arasında rol ve sorumlulukların tam olarak anlaşılamaması ve işlerin havada kalması

● Proje ekibinde motivasyon düşüşü

● Paydaşlar arasında çatışmanın artması

Ayrıştırma

 

PMBOK’ta iki süreç içinde kullanılan bir araç ve teknik olarak geçer.

Birinci kullanım yeri; İş Kırılım Yapısı Oluşturma, ikinci kullanım yeri; Aktivite Tanımlama’dır.

Bir projede işleri bölerken “Daha fazla iş mi yaratıyorum?” diye sorun. Eğer, detaylandırılan işin gerektirdiği efor, bu işi tanımlamak, kaynak atamak ve takip etmek gibi faaliyetlerin getirdiği eforlardan daha az ise, detaylandırmak bize bir kazanç sağlamayacak hatta işimizi zorlaştıracaktır.

Burada önemli olan şey şudur; Detaylandırdığınız da o işe atadığınız kişi veya kişiler size yaptıkları işle ilgili gerçekleşme verilerini verecekler ve siz de bu faaliyetleri kontrol edebilecek misin? Kontrol edemeyecekseniz, hiç detaylandırmayın. Attığınız taş, ürküttüğünüz kurbağa değsin.

Ayrıca, işe atadığınız kişiler, işin nasıl yapıldığını zaten biliyorsa, bu kişilere işin kırılımını çıkarmak da gereksiz olacaktır. Hatta, bu insanlardan tepki de alabilirsiniz. Dikkat!

%d blogcu bunu beğendi: