Archive

Archive for the ‘Proje Kapsam Yönetimi’ Category

137- Projeyi Kapsamında Tutmak ve Odaklanmak

Anlatan: Savaş ŞAKAR – savassakar.com

136 – Projelerde Kapsam ile Kalite Arasındaki İlişki

135- Projeyi Detaylandırmaktan Anladığımız

134 – Tutkulu Proje Yöneticisinden Mektup

133- İş Kırılım Yapısı Yoksa

132- İş Kırılım Yapısı Ne İşe Yarar?

131- Varsayım Tuzağı

130- Uzman Görüşü

129- Odak Gruplar

128- Müşteri Beklentisi ve Kalite

125- Beyin Fırtınasını Doğru Yapmak

124- Altın Kaplama Yasak


123- Kapsam Nasıl Yönetilmelidir?


Sosyal sorumluluk projemize katılmak ister misiniz? www.patreon.com/projeyonetimi

Buradan elde edilen gelirin tamamını üniversite öğrencilerine Proje Yönetimi ve Microsoft Project eğitimlerimizi ücretsiz sunmak amacıyla kullanacağız ve destek verenlere düzenli olarak bilgi vereceğiz.

5.2.2.1 Görüşmeler

Bimgres-1ilgi Alanı: Kapsam Yönetimi Bilgi Alanı

Süreç Grubu: Planlama

Süreç Adı: Gereksinimlerin Toplanlaması

Gereksinimleri toplamak için paydaşlarla doğrudan konuşarak onlardan bilgi almaya yönelik resmi ya da gayri resmi bir yaklaşımdır.

Gereksinimleri toplamak amacıyla sorulacak sorular önceden hazırlanmış olabileceği gibi anlık ihtiyaç sorgulama işlemi de yapılabilir.

Gereksinimleri toplamak için kilit paydaşlarla (Bkz: 13.1.Paydaşların Belirlenmesi) bir araya gelmek, görüşmenin verimini artıracaktır. Teknik konuların konuşulacağı görüşme sürecinde o konuya hakim kişilerin de proje yöneticisi tarafından önceden organize edilmiş olmalıdır.

Görüşmelerde dile getirilen gereksinimler mutlaka yazılı hale getirilmeli, kilit paydaşların ifade ettiklerinin doğru anlaşıldığından Proje Yöneticisi emin olmalıdır.

Görüşmelerin sonucunda elde net veriler oluşmalıdır. Varsayımlara dayanan ifadelerin açıklığa kavuşturulması gerekmektedir.

5.2.2.11 Belge Analizi

Gereksinim Toplama sürecinde kullanılsı önerilen araç ve tekniklerden birisidir. Kilit paydaşların ihtiyaçlarını belirlemek amacıyla ortaya çıkarılmış pek çok belge (doküman) gözden geçirilebilir.

Analiz edilebilecek belgelerden bazıları şunlardır:

  • iş planları,
  • pazarlama broşürleri,
  • antlaşmalar,
  • teklif talebi,
  • güncel süreç akışları,
  • mantıksal veri modelleri,
  • iş kuralları havuzu,
  • uygulama yazılımı dokümantasyonu,
  • iş süreci ya da ara yüz dokümantasyonu,
  • kullanım durumları,
  • diğer gereksinimlerin dokümantasyonu,
  • sorun kayıtları,
  • politikalar,
  • prosedürler ve
  • kanunlar, tüzükler, kurallar gibi düzenleyici dokümantasyon, vb.

Odak Gruplar

screenshotPMBOK’ta Kapsam Yönetimi Bilgi Alanı içinde Gereksinimlerin Toplanması sürecinde geçen Odak Grup’un tanımı bugünkü yazımızın konusu.

Odak group çalışması, nitel araştırma yöntemlerinin en sık kullanılanlarından biridir. 6-7 kişilik grupların bir araya gelerek, bir moderatör başkanlığında araştırma konusu olan konuyla ilgili 1-1,5 saat kadar konuşmalarını içeren bir araştırma/veri toplama yöntemidir. Genellikle yeni ürün çalışmalarında, yeni reklam lansmanlarından önce, tüketicilerin bunlara ne gibi tepkiler vereceğini anlamakta kullanılır. Örneğin henüz çekilmemiş bir reklamın storyboard’u gösterilerek, tüketicilerin bu reklamdan neler anladıkları, onlara yanlış gelen bir yerin olup, olmadığı, mesajı anlayıp, anlamadıkları araştırılır. Genel sohbet havasında geçer. Burada moderatörün görevi, konuyla ilgili sorular sormak ve gruptaki herkesin sohbete katılmasını sağlamaktır. Ayrıca insanların farklı yönlere sapmamasını ve genel konudan uzaklaşmamasını sağlamak yine moderatörün görevidir.

Odak group çalışmaları, genelde büyükçe bir masa etrafında yapılır, çalışma sırasında çaylar içilip börekler yenilebilir. özellikle araştırma şirketi binalarında özel odak group odaları vardır ve bu odaların bir duvarı boydan boya aynayla kaplıdır. Bu aynanın arkasındaki odada, şirket yetkililerinin oturup çalışmayı izlemesi ve önemli noktaları not alması sıkça karşılaşılan bir durumdur.

Kaynak: EkşiSözlük

Kapsamın Kontrolü – PMBOK

complete_puzzle_green1Kapsamın Kontrolü, proje ve ürün kapsamının durumunun izlenmesi ve kapsam temel çizgisi esas alınarak değişikliklerin yönetilmesi sürecidir.

İş Kırılım Yapısı ile ortaya çıkan kapsam temel çizgisi ile mevcut kapsam arasındaki farklar, Kapsamın Kontrolü süreci işletilerek, ortaya çıkarılır.

Kapsamda değişikliklerden dolayı projenin süresi uzamış veya maliyetleri değişmiş olabilir. Üst Yönetim, projenin süresinin veya maliyetinin neden artığını sorgulayacaktır; İşte bu noktada proje yöneticisi Kapsamın Kontrolü sürecini gerçekleştirerek, süre veya maliyet artış sebebini kapsamdaki hangi değişikliten dolayı gerçekleştiğini açık ve net olarak anlatabilecektir.

Bu sürecin sonunda İş Kırılım Yapısı ile mutabık kalınan kapsama göre nelerin değiştiği Proje Sponsoruna, Müşteriye veya Üst Yönetime raporlanır fakat rapor matematiksel içerğie sahip olmayacaktır. Sadece başta anlaşılan teslimatlara ek olarak nelerin girdiği veya nelerin çıkarıldığı üzerine bir rapor olacaktır.

Kapsam Kontrolü ile Kapsam Doğrulama süreçleri birbirinden çok farklıdır. PMP sınavında bu iki süreç arasındaki farklar da soru olarak gelebilmektedir.

Kapsamın Doğrulanması – PMBOK

verify-12Kapsamın Doğrulanması, tamamlanan proje teslimatlarının kabulünü resmileştirme sürecidir. Kapsamı doğrulamak, teslimatları müşteri ya da sponsorla birlikte gözden geçirmek ve müşteri ya da sponsor tarafından resmi kabulünün sağlanmasını içerir.

Kapsamın Doğrulanması, kalite kontrolünden sonra gerçekleştirlir.

Kapsamın doğrulanması birincil olarak teslimatların kabulüyle ilgiliyken, kalite kontrolü birincil olarak teslimatların doğruluğu ve teslimatlar için belirlenen kalite gereksinimlerinin karşılanmasıyla ilgilidir.

Kapsamın Doğrulanması ile bir aşamanın teslimatı ortaya çıkacak ve müşteri tarafından da kabul edilecektir. Bu yüzden, projenin ya da bir fazın kapanış süreçleri başlatılabilir. Eğer Kapsam Doğrulanması süreci olumsuz tamamlanırsa (müşteri ürünü kabul etmesse) bu durumda Entegre Değişiklik Kontrolü süreci başlayacak ve proje yönetim planları tekrar güncellenecektir.

Kapsamın Doğrulama sürecinin tek bir araç ve tekniği vardır: O da “Tetkik”‘tir (Gözden geçirme, adım adım doğrulama, denetim ifadeleri de aynı anlama gelmektedir.)

PMP sınavı için Kapsam Kontrolü, Kapsamın Doğrulanması ve Kalite Kontrolü süreçlerinin detayları hakkında zorlayıcı sorular çıkmaktadır. Bu üç sürecin detaylarını iyi anlamak gerekir.

İş Kırılım Yapısı Yoksa…

Bir projede İş Kırılım Yapısı hazırlanmamış ise aşağıdaki sorunları yaşarsınız.

● Sürekli projeye yeni eklemelerin gelmesi ve bunun sonunun kestirilememesi

● Tanımlanamayan görev atamaları, tanımlanamayan hedefler ve teslimatlar

● Projede kapsam kayması veya yönetilemeyen ve çok sık değişen kapsam

● Bütçe aşımları

● Beklenen teslimatlar için hedeflenen zamanın sürekli kayması

● Kapsamdaki sapma miktarının raporlanamaması

● Paydaşlar arasında rol ve sorumlulukların tam olarak anlaşılamaması ve işlerin havada kalması

● Proje ekibinde motivasyon düşüşü

● Paydaşlar arasında çatışmanın artması

Ayrıştırma

 

PMBOK’ta iki süreç içinde kullanılan bir araç ve teknik olarak geçer.

Birinci kullanım yeri; İş Kırılım Yapısı Oluşturma, ikinci kullanım yeri; Aktivite Tanımlama’dır.

Bir projede işleri bölerken “Daha fazla iş mi yaratıyorum?” diye sorun. Eğer, detaylandırılan işin gerektirdiği efor, bu işi tanımlamak, kaynak atamak ve takip etmek gibi faaliyetlerin getirdiği eforlardan daha az ise, detaylandırmak bize bir kazanç sağlamayacak hatta işimizi zorlaştıracaktır.

Burada önemli olan şey şudur; Detaylandırdığınız da o işe atadığınız kişi veya kişiler size yaptıkları işle ilgili gerçekleşme verilerini verecekler ve siz de bu faaliyetleri kontrol edebilecek misin? Kontrol edemeyecekseniz, hiç detaylandırmayın. Attığınız taş, ürküttüğünüz kurbağa değsin.

Ayrıca, işe atadığınız kişiler, işin nasıl yapıldığını zaten biliyorsa, bu kişilere işin kırılımını çıkarmak da gereksiz olacaktır. Hatta, bu insanlardan tepki de alabilirsiniz. Dikkat!

Altın Kaplama Yasak

PMP sınavına hazırlananlar bilirler. PMI sınavda bu konuyla ilgili en az bir soru sorar. Bence bu konuyu sınava hazırlanmayanların da bilmesi gerekir.

Nedir bu Altın Kaplama (Gold Plating) ?

Öncelikle Altın Kaplama, Proje Kapsam ve Kalite Yönetimi ile ilgili bir konudur. Özetle şu; Eğer müşterinize Kapsam veya Kalite açısından anlaşmanızın haricinde “jest amacıyla” bir ekstra sunarsanız, bu Altın Kaplama olarak anılır.

Ve Altın Kaplama, PMI’a göre kesinlikle yapılmamalıdır çünkü projenin kapsamının kaymasına veya gereksiz ekstraların ortaya çıkmasına sebep olur.

Peki ya gerçekten proje ortasında baştan müşteriyle konuşmadığımız bir konuda müşterinin ihtiyacını farkedersek ne yapmalıyız?

Yapılacak işlem basit; Bu ihtiyacı “jest yapmış” gibi göstermek yerine, müşterimizi çağıracağız, kapsama yeni bir içeriğin daha eklenmesi gerektiğini söyleyeceğiz, (gerekirse ek süre veya maliyetin olduğunu söyleyeceğiz) kabul ederse, Proje Gereksinim Dokümanı, Proje Kapsam Bildirimi, İş Kırılım Yapısı, güncellenecek, ek süre ve maliyet ihtiyacı doğarsa, bu planlar da güncellenecek ve proje yeni kapsamıyla kaldığı yerden devam edecek.

Kapsam ile Kalitenin İlişkisi

Bir projenin kapsamının daralması, kalitesinin düşmesi anlamına gelir mi? Bu soruyu duyan pek çok kişi bir tereddüt yaşıyor. Bu soruya evet veya hayır demek kolay değil. Ben konuya “algı meselesi” olarak bakıyorum.

PMBOK’ta çok beğendiğim bir örnek vardır. Bir yazılım satın aldığınızı düşünün; Satan kuruluş, bu yazılımın çok fazla fonksiyonu olduğunu söylemiş olsun. Yani bir yazılım alarak, şirketinizdeki pek çok meseleyi tek bir merkezden halledeceksiniz. Bir taşla bir sürü kuş vuracaksınız. Firmaya inandınız ve yazılım satın aldınız, diyelim. Yazılıma baktığınızda gerçekten bir çok fonksiyonu var fakat çalıştırdığınızda yanlış sonuçlar veriyor, hatalı işlemler yapıyor veya çok geç yapıyor, kimi zaman hiç yapmıyor.

Böyle bir ürünü mü tercih edersiniz, yoksa daha dar fonksiyonlu ama en azından istediğiniz gibi hatasız çalışan bir ürünü mü?

Bence kapsam ile kalite arasındaki farkı en iyi anlatan örnek budur.

Çıkan sonuç: kapsamı geniş tutup, zamanında yetiştirmek adına kalitesiz, bir şey yapmaktansa, daha dar kapsamlı fakat kalite kriterlerinden ödün verilmemiş bir proje çok daha başarılı görülecektir.

Bazen Proje Yöneticisi zamanı baskısı yüzünden kaliteden feragat etmeyi tercih ediyor. Halbuki, müşteri ile açıkça konuşmalı, beklentilerin bir bölümünü bir sonraki faza aktarmanın daha doğru olacağına, kalitenin vazgeçilmez bir başarı göstergesi olduğuna ikna etmelidir.

Burada iletişim çok büyük önem taşıyor çünkü eğer Proje Yöneticisi, müşteriye haber vermeden kapsamı daraltırsa, müşteri gözündeki algı, ürünün kalitesinden feragat edildiği yönünde olacaktır. Müşteri gözündeki kapsam ve kalite algısını oluşturmak ve yönlendirmek, Proje Yöneticisinin görevleri arasındadır.

Detaylı Plan Hazırlamanın Faydaları

Detaylı bir proje planı hazrılamanın avantajları;

1- Süre Tahminleme Kolaylaşır: Aşamaların detaylarına indikça aktivitelerin süre tahminlerini geliştirmek daha kolay olacaktır ve daha gerçekçi bir aşama hatta proje süresine ulaşmak mümkün olacaktır.

2- Maliyet Tahminleme Kolaylaşır: Detay aktivitelerde harcanacak işgücü daha iyi tahmin edilebileceği gibi, makina saati veya malzeme ihtiyacı da daha kolay görüleiblecek ve maliyetler daha kesin tahminlenebilecektir.

3- Delegasyon Kolaylaşır: Büyük bir iş paketini bir departmana atadıktan sonra o işin kimse tarafından üstlenilmediğine şahit olmuşsunuzdur. İşte, bunu ortadan kaldırmak için aktiviteleri detaylandırın ve doğrudan sorumlusunu dokümante edin.

4- Risk ve Problemler Daha Kolay Görülür: Hangi aşamada ve hangi aktivitelerde ne tip sorunların yaşanabileceği daha kolay tahmin edilir. Böylece önleme yöntemleri projenin içine daha kolay eklenir.

5- Proje Takibi Daha Kolaylaşır: Eğer detaylı bir plan yoksa projeler %10, %20, %30… diye hızlı bir şekilde ilerler, ta ki %90’a gelene kadar. Ondan sonra %91, %92, %%93… diye ilerlemeye başlar ve bir türlü %100 olmaz.

WBS Oluşturma – PMBOK

Bugünkü yazımda PMI’ın en fazla önem verdiği konuya odaklanmak istiyorum. Bütün PMBOK versiyonlarında WBS’in her zaman ayrı bir yeri vardı ve hatta PMP sınavına hazırlananlara “eğer şıklarda WBS’i görüyorsanız o şıkkı işaretleyin, ” denirdi.

Bu kadar önem verilen WBS (Work Breakdown Structure – İş Kırılım Yapısı) PMBOK’ta Kapsam Yönetimi Bilgi Alanında ve Planlama süreç grubu içinde yer almaktadır.  Tanım olarak da; Projeyi daha kolay yönetmek amacıyla projeyi teslimat odaklı düşünerek, bölümlendirme (ayrıştırma) işlemi olarak bilinir.

         Projenin bütün kapsamı oluşturulur ve özetlenir.

         İş ayrışım yapısı oluşturma sürecinde projenin teslimatları (deliverables) oluşturulur.

         WBS’te olmayan iş, proje kapsamı dışında sayılır.

         Projenin kapsamının netleşmesini sağlar.

WBS;

         Tarihler içeren bir “Proje takvimi” veya “Proje planı” değildir.

         İşler arasındaki bağımlılıkları (dependency) asla göstermez.

 Neye İhtiyacımız Var? (Girdiler)

Proje Tanımlama Dökümanı ve Gereksinim Dökümanı projenin ana aşamalarının belirlenmesi için elde tutulmalıdır. Böylece ayrıştırma işleminde hem projenin yönetimsel politikası hem de ortaya çıkacak ürünün yapısına bağlı olarak o projede ne detayda bir ayrışım gerçekleştirileceğine karar verilir.

Nasıl Yapılır? (Teknikler)

Tek yöntem ayrıştırma çalışmasıdır. Ayrıştırma çalışması ise yukarıdan aşağıya düşünülerek, proje öncelikle hangi aşamalardan geçeceğine karar verirlir. Daha sonra her bir aşama daha küçük iş paketlerine bölümlendirilir. PMI’a göre iş paketleri bir aktivite yerine geçmez, İş Paketleri, aktivite gruplarıdır. Aktivitelerin tanımlanması ise ileriki yazılarımda yer vereceğim bir konu olacaktır.

Önemli olan nokta; ayrıştırmada iş paketlerinin belirli, elle tututlur, gözle görülür ara çıktılara ulaşmasıdır. Böylece projenin ara hedeflerini konulmuş olur ve aşamaların başarıyla tamamlanıp, tamamlanmadığı kolayca ve objektif olarak değerlendirme imkanı doğar.

Ne Çıkar? (Çıktılar)

Proje aşamalandırılmış ve her aşamanın neticesinde hangi ara ürüne (rapor, ara mamül, onay, laboratuvar sonucu vs.) ulaşılacağı net olarak belirlenmiştir. Proje tarafları hangi aşamanın hangi sonuca ulaştığında başarılı olarak değerlendirileceğini biliyorlardır.

WBS oluşturma esnasında Proje Tanımlama Dokümanı (Kapsam Tanımlama) tekrar revize edilebilir. Bu revize işlemiyle birlikte Proje Kapsamı artık netleşmiş olur (Scope Baseline) ve bundan sonraki tüm detaylı planlama çalışmaları, proje taraflarının mutabık kaldıkları bu Proje Kapsamı referans alınarak, yapılacaktır.

Kapsam Tanımlama

Projenin veya ürünün detaylı tanımını geliştirme sürecine Kapsam Belirleme denmektedir. Bu süreç PMBOK’ın Kapsam Yönetimi Bilgi Alanında ve Planlama Süreç Grubunda yer almaktadır.

Proje başarısı için kısıt ve varsayımların belirlendiği projenin ana aşamalarının ve kilometre taşlarının yer aldığı bir döküman üzerinde proje tarafları mutabakat sağlamalıdır. Kapsam Belirleme proje planlama sürecinde kısıt veya varsayımların değişmesiyle tekrar gözden geçirilmek ve revize edilmek durumunuda kalabilir.

Neye İhtiyacımız Var? (Girdiler)

Proje Başlatma Belgesi ve Gereksinim Dökümanı, Kapsam Belirlemek için gerekli olan ön koşul dokümanlardır. Projenin hem kabul edilmiş olması hem de proje paydaşlarıyla müzakereler yapılarak, genel olarak ihtiyaçların toplanmış olması gerekmektedir.

Nasıl Yapılır? (Teknikler)

Ürün Analizi yapılarak proje taraflarını ihtiyaç duydukları ürünün fonksiyonlarını belirleme işlemi gerçekleştirilebilir ayrıca teknik bilgi birikimi fazla olan uzman kişilerin yardımıyla alternatif ürün seçenekleri oluşturulur.

Ne Çıkar? (Çıktılar)

Daha teknik gözle bakan kişilerin katılımıyla projenin amacı, proje teslimatları, kabul kriterleri, çerçevesi, kısıtları, varsayımları ortaya çıkarılmış olur. Bu ifadelerin yazılı olduğu belge Proje Tanımlama Dokümanı olarak bilinir. .

Gereksinimlerin Toplanması – PMBOK

Kapsam Yönetimi Bilgi Alanında ve Planlama Sürecinde yer alan yeni bir başlık Gereksinimlerin Toplanması (Collect Requirements) olarak PMBOK 2008’de yerini almıştır. 2004 versiyonunda bu bölümün yerine Kapsam Planlama başlığı olduğunu hatırlatalım. En önemli ve bence en iyi değişiklik açıkçası burası olmuştur. Çünkü pek çok kişi Kapsam Planlama çok soyut bir kavramdı ve anlaşılması zordu.

Gereksinimlerin Toplanması tanım olarak, proje hedeflerine ulaşmak için proje paydaşlarının ihtiyaçlarını belirleme ve dokümante etme süreci olarak geçmektedir. Projenin başarısı hem projeden, hem de üründen beklentilerin doğru anlaşılması ve bunların etkin bir şekilde yönetimiyle ilişkilidir.

Neye İhtiyacınız Var? (Girdiler)

Gereksinimleri belirlerken en önemli girdi Proje Başlatma Belgesi‘dir. Başlamasına üst yönetim tarafından karar verilen projenin daha detayda gereksinimlerini belirlemek, projenin kapsamını netleştirmek adına önemlidir. Gereksinimleri belirlerken projeye paydaş (Bkz: Paydaşların Belirlenmesi) olacak kişilerin ihtiyaçlarının netleşmesi sağlanacaktır.

Nasıl Yapılır? (Teknikler)

– Mulakat: Taraflarla yapılacak bire bir görüşmeler.

– Odak Grup: Grup kurularak ve mulakata göre daha fazla tartışmanın yaşandığı bir yönlendiricinin başkanlığında idare edilen toplantılar.

– Rehberli Çalıştaylar: Farklı beklentileri olan proje taraflarından aynı anda beklentileri toplama yöntemi. Böylece beklentilerin farklılaştığı noktaları belirleme ve bir ortak payda bulma süreci

– Yaratıcılık Teknikleri: Beyin Fırtınası, Delphi Tekniği, Zeka Haritası vb…

– Grup Karar Verme Teknikleri: Fikir Birliği, Oy Çokluğu, Çoğunluğun Benimsemesi ve Diktatörlük

– Anket ve Araştırma: Yazılı araştırma formları proje taraflarına sunulur ve gelen sonuçlardan gereksinimler netleştirilir.

– Gözlem: Proje Taraflarının ihtiyaçları gözlemlenerek, belirlenmeye çalışılır.

– Prototip: Gereksinimler proje tarafları üzerinde örnek bir uygulamayla denenir. Geneln geri bildirimler projeye başlamadan önce önemli ipuçları verecektir.

Ne Çıkar? (Çıktılar)

Gereksinim Dokümanı – Proje taraflarının ihtiyaçlarını anlatan bir belge ortaya çıkmalıdır.

Proje Yürütme Komitesi Sorumlulukları ve Rolü

  • Projeyi stratejik açıdan değerlendirmek: Projenin stratejik hedeflere ulaşmadaki payını düşünmeli ve projeleri bu gözle değerlendirerek, proje ekiplerine bir önem sırası belirtmelidir.
  • Projenin ihtiyacı olan stratejik kararları vermeli: Bu tarz kararlar Proje Yöneticisi’ne desteği sunmak adına önemlidir. Bu kararların gecikmesi projenin gecikmesine sebep olur. Bu kararların netleşmemesi ise projeler için belirsizlik ve risk olarak tanımlanır.
  • Proje planını onaylamalı: Proje yöneticilerinden gelen planların incelenmesi ve onay verilmesi, proje yöneticisinin ihtiyaç duyduğu kaynağı alması açısından yetki verilmesi anlamına da gelmektedir.
  • Proje uygulaması esnasında değişiklik isteklerinin kabul veya reddetmek.
  • Projenin tamamaen durdurulması kararını vermek.
  • Projenin ertelenmesi kararını vermek.
  • Proje Yöneticisini stratejik hedefler çerçevesinde yönlendirmek.
  • Düzenli olarak proje ilerleyişini ve çıkan problemleri gözden geçirmek ve projeyi istenilen hedeflere kanalize etmek.
  • Proje bütçesini takip etmek.
  • Proje risklerini takip etmek.
  • Kurum içi veya dışı politik proje yöneticisinin ihtiyaç duyacağı politik desteği sağlamak.

Detaylı Planlamanın Önemi

Proje Yöneticisinde olması gereken özellikler aşağıda göreceğiniz maddelerdir. Bunlar;

  • Liderlik
  • Motive Etme
  • İletişim Becerileri
  • İkna Gücü
  • Problem Odaklı olma, vs.

Bunların hepsine sahip olduğunuzu varsayalım ama ortada plan yok.

Projeniz için farklı departmanların yöneticilerinden kaynak talep ettiniz.

Size ilk sorulacak soru: Bizim departmandan hangi zaman dilimi için, hangi özellikte ve kaç kişi istiyorsun?

Vereceğiniz cevap: “Ama ben liderim” olamaz tabiki.

Böyle bir soru karşısında tatmin edici cevap veremezseniz istediğiniz kadar lider olun… anlamsız.

Proje Yöneticisi beşeri özelliklere sahip olsa da eğer elinde detaylı bir plan yoksa projesi için gerekli desteği alamaz.

Peki bu detaylı planın alt başlıkları nelerdir?

1 – Zaman Yönetimi çıktısı Gantt Diyagramı
2- Maliyet Yönetimi çıktısı Nakit Akışı
3- Kalite Yönetimi çıktısı Kalite Yönetim Planı
4- İnsan Kaynakları Yönetimi çıktısı İnsan Kaynağı Histogramı
5- İletişim Yönetimi çıktısı İletişim Yönetim Planı
6- Risk Yönetimi çıktısı Risk Yanıtlama Planı
7- Satın alma Yönetimi çıktısı Satınalma Yönetim Planı

Detaylı bir proje planı  paydaşları tatmin etmek ve projeye destek almak için ikna edici olur.

Kapsam Kaymasına Güzel Bir Örnek

Posted by Picasa