Reklamlar

Archive

Posts Tagged ‘rapor’

Performansın Raporlanması – PMBOK

images-3Durum raporları, ilerleme ölçümleri ve öngörüler gibi performans bilgilerinin toplanması ve dağıtılması sürecidir.

Performansın raporlanması süreci, gerek projedeki ilerlemenin ve performansın anlaşılması ve iletilmesi, gerekse proje sonuçlarının öngörülmesi amacıyla temel çizgi verilerinin ve gerçekleşen verilerin karşılaştırmalı olarak periyodik bir şekilde toplanmasını ve analiz edilmesini içerir.

  • Yüzde tamamlanma,
  • Kapsam, Zaman, Maliyet, Kalite ile ilgili detaylar,
  • Geçmiş performansın analizi,
  • Risklerin ve sorunların mevcut durumu,
  • Zaman dilimi içerisinde tamamlanan çalışma,
  • Bir sonraki zaman diliminde tamamlanacak çalışma,
  • Zaman dilimi içerisinde onaylanan değişikliklerin özeti,
  • Gözden geçirilmesi ve tartışılması gereken diğer ilgili bilgiler.

Eksiksiz bir rapor, proje tamamlama öngörülerini de (zaman ve maliyet dahil) içermelidir. Bu raporlar düzenli olarak ya da istisnai durumlarda hazırlanabilir.

Performans Raporlarına temel oluşturacak veriler temelde 4 süreç içinden gelmektedir. Bu süreçler:

  • Kapsamın Kontrolü
  • Zaman Çizelgesi Kontrolü
  • Maliyetlerin Kontrolü
  • Kalite Kontrolü

Özellikle Zaman Çizelgesi Kontrolü ve Maliyetlerin Kontrolü süreçlerinden gelen veriler, Performansın Raporlarının içinde kullanılmaktadır. Bu verileri hatırlayalım:

  • Zaman Çizelgesi Varyansı
  • Zaman Çizelgesi Performans İndeksi
  • Maliyet Varyansı
  • Maliyet Performans İndeksi

Bütün bunların yanı sıra geleceğe yönelik tahminler de Performans Raporlarının içinde yer alır. Bu verilerin de sayısal olanları şunlardır:

  • Tamamlanma için Gerekli Maliyet
  • Tamamlanma Noktasındaki Maliyet
  • Tamamlanma Noktasındaki Fark

olarak adlandırılır.

——————–

trafik 2cevap2

Reklamlar

Proje Performansını Ölçmek

Varsayın ki mahallenizin kasabına gittiniz. Girer girmez selamlaşıp, bir iki hoş sohbetin ardından 1 kg kuşbaşı et istediniz.

Kasap, arkasında yer alan büyük buzdolabını açtı, asılı duran etten sizin ihtiyacınız kadar olan bir parçayı kesti ve dönüp, tezgahının üzerine serdiği ambalajın içine koydu. Sonra da başladı eti kuşbaşı kuşbaşı doğramaya.

İşini bitirdikten sonra bir sağ eliyle ambalajı havaya kaldırdı, bir sol eliyle havaya kaldırdı. “Tamam abi, bir kilo kuşbaşın hazır, borcun 40 TL” dedi.

40 TL’yi kasaba gönül rahatlığıyla verebilir misiniz?

Yüzünüzde bir endişe oluştuğunu farkeden kasap, “abi inanmıyorsan al bir de sen bak… vallahi de billahi de bu 1 kg’dur. Hatta çoğu vardır, azı yoktur.” demeye başladı.

Doğal olarak, gözünüz bir tartı aleti, baskül arar. “Mümkünse tartabilir misiniz?” diye sorarsınız, çünkü verdiğiniz paranın karşılığında tam olarak aldığınızdan emin olmak istersiniz.

“Ya abi, bu sabah tartı aleti bozuldu, bizim çırakla tamire yolladım. Bir iki gün böyle idare edecez artık.” dese ne yapardınız?

Hepimizin üzerinde hemfikir olduğu birimler (kg, metre, litre…) olmasa ölçmek de mümkün olmazdı ve ticaret de bu seviyelere gelmezdi.

Yukarıda ölçü birimlerinin önemini basit bir örnekle anlattıktan sonra (detaylı bilgi için bkz: ilkokul 2 – 3 ders notları 🙂 ) konuyu projelere getirelim.

Projenin maliyetini hesaplarken, projenin zaman içindeki performansını denetlerken hangi ölçü birimi kullanılmalıdır?

Projenin gidişatını herhangi bir anda üst yönetime raporlamanız gerekiyor? Hangi bilgileri, hangi bilgilerle karşılaştırarak, rapor hazırlayacaksınız? Neye göre ileride veya geride olduğunuz söyleyeceksiniz?

İşte bu performansı tanımlamak ve başkalarının da anlayacağı şekilde raporlayabilmek için   herkesin üzerinde hem fikir olduğu ölçü birimlerine ve bunların ölçüm sonuçlarını doğru algılayabilecek bilgi birikimine ihtiyaç vardır.

Eğer şu üçlüden herhangi birisi eksikse o projenin ileride veya geride olduğunu tartamaz ve hatta kimseye de anlatamazsınız: Ölçü biriminiz, ölçebilecek aracınız, ölçüm sonuçlarını yorumlayabilecek bilgi birikimi.

Yukarıdaki soruları akıllarda bir soru işareti oluşturmak amacıyla şimdilik cevapsız bırakıyorum. Bir başka yazıda bu konuyu tekrar ele alırız. O zamana kadar projeleriniz için aşağıda daha açık hale getirdiğim soruları düşünmenizi rica ederim;

  • Projenizde çalışanlar size hangi ölçü birimine göre işlerinin ne kadarının tamamlandığına dair bilgi veriyor?
  • Siz gelen bilgileri, hangi bilgilerle karşılaştırıyorsunuz?
  • Karşılaştırma esnaısnda kullandığınız matematiksel formüller nelerdir?
  • Karşılaştırma sonunda çıkan sonuçları yorumlama yönteminiz nedir?
  • Bu bilgileri üst yönetimle (sponsorla, müşteriyle) nasıl paylaşıyorsunuz? Raporlama biçimi, sıklığı vb.
  • Çıkan sonuçlardan yararlanarak, projenize yeni bir yön verebiiliyor musunuz?

Yoksa kasabın yaptığı gibi eti bir sağ elinizle bir de sol  elinizle havaya kaldırarak mı projenin durumunu belirliyorsunuz?

Müşteri için Doğru Şeyler Yapmak

10/05/2010 2 yorum
  • Proje Kapsamını Müşteriye Doğru Anlatmak: Proje Yöneticisi, müşterisine müzakereler sonucu ulaştığı kapsamı açık ve net olarak, anlatmak zorundadır. Kapsamda belirsizlikler olsa dahi bu belirsizliklerin de neler olduğu konusunda iki tarafta hemfikir olmalıdır. Kapsamda değişiklikler oldukça veya kapsamdaki belirsizlikler ortadan kalktıkça müşteri gelişmelerden haberdar edilmeli ve kapsamı kontrol altında tutabilmek için Proje Yöneticisi azami gayreti göstermelidir.
  • Riskleri Dikkatli Takip Etmek: Proje Yöneticisi, kendisinin ve ekibinin geçmiş deneyimlerini proje planına yansıtabilmelidir. Geçmişte yaşanan olumsuzlukları yok etmek için Risk Yönetimi’ne önem vermelidir. Projesi için yapacağı düzenli Risk Değerlendirme Toplantıları ile risklere nitel veya nicel tehdit değerleri verip, önlem alınması gereken durumları sorgulamalıdır.
  • Etkili İletişime Önem Vermek: Müşteriniz, sizin onun işiyle ne kadar uğraştığınızı merak eder. Bir hayli zaman harcayıp, uğraşsanız bile eğer müşteriyi bu konuda bilgilendirmesseniz, onun işini arka plana attığınızı düşünecektir. Bu yüzden olumlu ve olumsuz gelişmeleri, uğraşlarınızı, yapabildiklerinizi ve yapamdıklarınızı eğer düzenli olarak bildirirseniz, başarı için toleranslarınız artar.
  • Proje İlerlemesini Raporlamak: Müşteri istediği bir anda kendi projesinin ne durumda olduğunu görmek ister. Bunun için de şeffaf bir Proje Yönetimi’nin olmasını ister. Projenin gelişmesini görmek için herhangi bir kimseye sormadan bir kaç tıkla ve çok kısa bir zaman içinde gelişme raporuna kolayca ulaşma talebi olur. Şeffaf bir Proje Yönetimi yapısını sağlamak için gerekli alt yapı çalışmalarına başlayın. Bu sayede müşteri size olan güveni de artacaktır.

Özet

Müşteri için doğru şeyleri yapmak, müşterinin her istediğini yapmak anlamına gelmez. Müşterinizi Proje Yönetimi’nin nimetlerinden faydalandırabilirseniz, başarı kendi kendine gelecektir.

MS Project’in Kendi Raporları

Kategoriler:ms project Etiketler:

Tutkulu PY’den Mektup

Sevgili Proje Koçu,

Benim proje sponsorum tam bir problem. Hiç bir durum raporunu, değişiklik taleplerini okumuyor ve yeterince ilgilenmiyor. Yürütme komitesi toplantılarında problemleri açık açık söylememe izin vermiyor ve işin kötü yanı problemlerimi düzeltmek için kendisi de çok fazla zaman ayırmıyor.

Sponsorumla projeyle ilgili bir toplantı istesem, bana çok kısa zaman ayırıyor. Ayırdığı zamanda da araya telefonlar giriyor, cep telefonuyla oynuyor. Buna karşılık işlerin kötü gitmesiyle birlikte müşteriden gelen br şikayet olması durumunda hemen beni suçluyor ve projeyi iyi yönetemediğimden, beceriksizliğimden bahsedip, moralimi bozuyor.

Bana ne önerirsiniz? Sizce ayrılmalı mıyım?

Rumuz: Tutkulu PY

Sevgili Tutkulu PY,

Sakın ayrılma, her zaman bir umut vardır, bunu unutma.

Öncelikle, senin sponsorun, kendisinin proje başarısındaki etkisinden ve rolünden haberdar değil. Biz bunlara: “Proje Yöentiminden bir haber Sponsor” diyoruz.

Yukarıda da belirttiğim gibi bir sponsor projenin başarısında çok etkilidir. Eğer Proje Yöneticisi ile Proje Sponsoru, Proje Yöentimi adına ortak dili konuşmuyor ise, ortak bir metodoloji ile projeyi takip edemiyorlarsa senin yaşadığın problemler ortaya çıkar. Proje Sponsorunun, projedeki rolü aktivite bazlı değil, stratejik açıdan düşünülmelidir.

Proje sponsorunu teknik detaylarla boğma. O’nun istediği olabildiğince genel bilgiler olacaktır. Bununla birlikte eğer Proje Sponsorun ile senin projeye bakışın açısında farklılıklar görüyorsan, O’nu sen eğiteceksin. Proje yönetimi adına kullandığın en temel araçları kendisine tanıt ve bu kayıtlar üzerinden projenin takip edilemsini sağla.

  • Kapsam Bildirimi– Kendisine projenin hedefleri, ana aşamaları, teslimatları, kısıt ve varsayımları göster.
  • Proje Planı– Ana şalamaları zaman programı üzerinde göster. Detaylara girip de sponsorunu boğma.
  • Kilometretaşları – Kendisine projenin önemli noktalarını anlat. Hangi tarihlerde kendisine ihtiyaç duyacağınızı açıkla. Proje başarısı için kendisinin bu kilometretaşlarını takip etmesi gerektiğini söyle.
  • Güncelleme – Kendisinin ne sıklıkta proje ile ilgli güncelleme istediğini sor.
  • Değişiklik Yönetimi– Projede herhangi bir nedenle bir değişiklik, problem olacağını proje planı üzerinden örneklerlele anlat. Bir aktivitede oluşabilecek bir gecikmenin pek çok faktörü etkileyebileceğini söyle
  • Risk Yönetimi– Kendisinin düzeltmesi gereken risklerden bahset ve bunlar için destek iste. Proje Yöneticisi olarak kendi sorumluluğundaki riskleri kendin halletmeye çalış.

Yukarıdaki anlatımların 15-30 dakikayı geçmesin fakat mutlaka bu söylediklerini yazılı hale getir ve kendisiyle paylaş. Okumayabilir, ama sen bunları kayıt altına almak zorundasın.

İmza: Proje Koçu

Proje Raporları

Projeleri belirli fazlara bölerek, yönetimi ve takibi kolaylaştırmak mümkündür. Bu sayede bir sonraki aşamada yapılacak işlemler daha net görülebilir.

 Bir diğer yandan, projenin en başındayken, sonraki aşamalar için çok detaylı plan yapmakta her zaman anlamlı değildir. Süreçler yaşandıkça ve bir takım belirsizlikler ortadan kalktıkça sonraki aşamaları detaylandırmak planların daha gerçekçi olmasını sağlar.

Sonraki aşamaları planlayabilmek içinse bitirilen aşama ile ilgili önemli çıktılara ulaşmak gerekir. Böylece hem bir sonraki aşamaya geçip, geçmeyeceğinize karar verirsiniz hem de yapılacak işleri netleştirirsiniz. Aşama sonlarında ara ürün olarak mutlaka bazı çıktılar oluşacaktır ama önceden belirleyeceğimiz raporlar da  bize sonraki aşamada karşılaşacaklarımızla ilgili önemli ipuçları verir.

Aşağıdaki proje hayat döngüsünde hangi aşamada hangi bilgileri içeren raporların üretilmesi gerektiğine dair bir gösterim var. Kendi kurmunuzda aşamalarını tanımlayıp, benzer biçimde bir gösterim kullanırsanız, projenin aşamalarını ve çıktılarını anlamak daha kolaylaşacaktır.

asama-raporlari

MS Project'te Aktivitelerinize Doküman Ekleyin

Varsayın ki bir projede satın alma işlemi gerçekleştirdiniz ve Excel’de hazırlanmış bir sipariş formunuz bilgisayarınızda kayıtlı veya bazı aktivitelerin neticesinde ortaya teknik resimler çıktı ve bu resimler Autocad formatında yine bilgisayarınızda bir yerlerde kayıtlı.

İşte bu proje içindeki farklı formatlardaki dosyaları, proje aktivitelerinizle eşleştrimek isteyebilirsiniz. Böylece hangi faaliyette hangi dokümanın doldurulduğunu veya oluştuğunu daha kolay takip etme imkanı bulursunuz.

Bunun için aşağıdaki adımları takip etmeniz yeterlidir.

Öncelikle hangi aktiviteye doküman ekleyecekseniz, o aktiviteye iki kere tıklayarak, TASK INFORMATION penceresini açınız. NOTES sekmesine geçip, aşağıda görüldüğü gbi INSERT OBJECT butonuna tıklayınız.

not-1

Karşınıza aşağıdaki pencere gelecektir. Sol kenardaki “Create From File” sekmesini seçin.

not-2

BROWSE tuşuna basarak, ekleyeceğiniz dosyanın bilgisayardaki yerini bulun.

not-3

Yukarıdaki pencereden istediğiniz dosyayı seçin ve INSERT butonuna basın.

TASK INFORMATION penceresine tekrar ulaştığınızda ilgili dosyanın NOTES alanına eklendiğini göreceksiniz.

not-4

%d blogcu bunu beğendi: