Bundan 1,5 veya 2  sene önce yazdığım ama blog sayfama koymadığım bu yazımı bugün bilgisayarımın köşe, bucağını temizlerken buldum ve burada yer alması gerektiğini düşündüm. Esas uzun başlık aşağıdaki gibidir. Bu yazıyı PETKİM Holding AŞ’de fabrikaların bakım proje planlarını yaparken, yazmış ve o dönemde bir,  iki dergide yayınlanmıştı.

Fabrikaların “Planlı Bakım Projeleri”’nde Microsoft Project’in Kullanımı ile Sağlanacak Faydalar

Fabrikalar için planlı bakımlar çok dikkatle yönetilmesi gereken ve çok dinamik bir çalışma ortamının olduğu önemli projelerdir.  Bu projeleri önemli hale getiren etken, bakımın süresidir. Planlı bakım esnasında, bakımın yapılacağı fabrika üretime tamamen durdurulur ve eskiyen veya aşınan parçaların kontrolü ve değiştirilmesi, gerekli yerlerin temizliğinin yapılması eksilen yağ vb. gibi malzemelerin tamamlanması, planlı bakım projelerinde gerçekleştirilen aktivitelerin arasındadır.

Planlı bakım esnasında fabrika (belirli bir kısmı veya tamamı) duruşa geçtiğinden üretim gerçekleşmeyecek ve bir üretim kaybı yaşanacaktır. Bundan dolayı planlı bakımın en hızlı biçimde tamamlanması fabrikanın toplam üretim miktarının artması anlamına gelecektir.

Bir planlı bakım sürecini daha detaylandırmak gerekirse;

Kapsam Tanımlama ilk adım olarak düşünülmelidir. Planlı bakım projesini yönetecek olan proje yöneticisi, hangi makine ve parçalarda öncelikli bakımın yapılacağını/parça değişeceğini kapsamın öncelikli maddeleri olarak belirlemelidir. Makine ve parçalarla ilgili teknik bilgileri içeren kullanma kılavuzları bakımların hangi periyotlarla yapılması gerektiğine dair bilgiler içerir.

Bunun yanı sıra ikincil öneme sahip bakımı yapılacaklar da kapsam da yerini alır. Böylece proje esnasında aciliyeti yüksek olan makineden, düşüğe doğru bir sıralama Kapsam Tanımında netleşmiş olur.

Planlama Süreci: Bu adımdan itibaren Microsoft Project ile detaylı planlar hazırlanabilir.

Fabrika bakım süresinin olabildiğince kısa tutulması istendiğinden kaynakların önemli bir miktarı 24 saatlik takvime göre çalışırlar. Hatırı sayılır bir kısmı 16 saatlik takvimden çalışır. Küçük bir bölümü (destek birimler) ise 8 saatlik plana uygun çalışır. Bu yüzden öncelikle MS Project’te bu işleyişi içerecek takvimler tanımlanmalıdır.

Daha sonra fabrikanın duruş anı bir kilometre taşı olarak düşünülebilir fakat bakıma fiilen başlamak için gereken süreler de plana girmelidir. Örneğin, bir fırının durdurulmasından sonra soğuması, hatlardaki sıvı, buhar veya kimyasalların boşaltılması, bakım öncesi temizlik işleri gibi faaliyetler ön hazırlık aşaması olarak, düşünülmeli ve planda da bu şekilde yer almalıdır.

Plan bundan sonra daha detay aktivitelerin ve WBS yapısının oluşturulmasıyla devam edecektir. Özellikle Kapsam Tanımlamada önemi ve aciliyeti yüksek olan makine ve parçaların demontajları, atölyelerde bakımlarının yapılması, değişikliklerin gerçekleştirilmesi, tekrar monte edilmesi, testlerinin yapılması ve devreye alma gibi süreçler, ekipmanlar bazında tek tek detaylı olarak belirlenecek faaliyetlerdir. Faaliyetlerin detaylandırılması önemli avantajları vardır. Bu sayede işlerin sorumluları netleşecek, malzeme ve eleman gereksinimi daha kolay tahmin edilecektir.

Bir sonraki adımda Microsoft Project ile fabrikadaki mevcut kaynakları bakım projesine atama işlemi yapılacaktır. İlgili planlı bakım için değişmesi gereken parçaların neler olduğu önceki deneyimlerden veya kılavuzlardan bakılarak atanmalıdır. Böylece aktivitelere insan kaynağının yanı sıra malzeme kaynağı da atanmış olur ve planlı bakım maliyetinin daha doğru çıkarılması sağlanır. Kaynak atamalarının neticesinde planlı bakımın eldeki mevcut kaynaklarla ne kadar sürede ve kaça bitirilebileceğine dair sonuçlar ortaya çıkar. Eğer, ortaya çıkan süre, fabrikanın planlı bakım için ayırdığı süreden fazla ise proje yöneticisi dış kaynak, fazla mesai gibi seçenekleri de plana dahil etmek zorunda kalacaktır ve proje yönetimi açısından süre, maliyet, kapsam üçgeni arasında bir dengeleme yapması gerekecektir.

Planı hazırlanan bir bakım projesinde MS Project’ten şu bilgilere ulaşılabilir.

• Planlı bakım süresi, başlangıç ve bitiş tarihleri
• Planlı bakımın toplam maliyet ve toplam adam(makine)*saat değerleri
• Aktiviteler arasındaki öncüllük ve ardıllık ilişkisi
• Kaynaklara atanan iş yükleri ve toplam yaratacakları maliyetler
• Kaynakların bugün/yarın/bu hafta/bu ay vb. yapmaları gereken işler listesi
• Periyodik (Günlük/Haftalık/Aylık) nakit akışı
• Herhangi bir aktiviteye atanan kaynakların detaylı maliyetleri veya efor bilgileri
• Herhangi bir kaynağa atanan işlerin detaylı zaman programı, maliyet ve efor bilgileri
• Projenin Kritik Yolu
• Mevcut insan kaynağı miktarı ile gerekli olan insan kaynağı miktarı ve aradaki fark
• Planlı Bakım esnasında gerekecek malzeme miktarları ve bunların tahmini maliyetleri
• Mekan / Ekipman / Sorumlu Birim gibi projeye özel yapılacak ek tanımlamalarla aktivitelerin gruplanması veya filtrelenmesi

Bu bölüme kadar “Planlı Bakım Projesi”’nin Microsoft Project programında planlanmasıyla elde edilebilecek bilgilerin neler olduğu incelendi. Bundan sonra da projenin fiilen yürütülmesi ve kontrolü ile ilgili Microsoft Project’ten elde edilecek veriler incelenecektir.

Uygulama – Kontrol Süreçleri: Planlı Bakım Projesi’nin tüm detayları çıkarıldıktan sonra projenin nihai (referans) planı Microsoft Project üzerinde kaydedilir. Bundan sonra “fiilen duruş” ile planlı bakım aktiviteleri gerçekleştirilmeye başlanır.

Planlı Bakım Projelerinde genellikle kaynaklar 3 vardiya (24 saat) esasına göre çalıştıklarından Microsoft Project’e de veri girişlerinin paralel hızda olması gerekmektedir. Bu durumda fabrikanın farklı sahalarında fiilen yapılan işler Proje Yönetim Ekibine doğru ve eş zamanlı olarak akmalı, Proje Yönetim Ekibi de Planlı Bakımın hangi aşamasında olduğunu Microsoft Project üzerinden takip edebilmelidir.

Planlı Bakım Projelerinde, ne kadar çok ekipman gözden geçirilirse fabrikanın üretim esnasında o kadar az sorunla karşılaşacağı kesindir. Bu yüzden projenin ilk andan itibaren bir yazılım ile takibi çok önem kazanmaktadır. Eğer herhangi bir iş gecikirse, bu işin bütün projeyi ne kadar öteleyeceği daha projenin başından itibaren kontrol altında tutulmalıdır ve ona göre proje kapsamının değişeceği fabrikayı işleten ekibe (müşteriye) bildirilebilir. Bununla birlikte gerekli olan insan, malzeme, makine kaynaklarının referans plana göre kayan işlerinin ve yeni zaman planlarının güncellenerek, kendilerine hızlı bir şekilde bildirilmesi sağlanacaktır. Buna benzer aşağıdaki başlıklar yine Microsoft Project kullanıldığı takdirde elde edilebilecek bir takım önemli bilgilerdir. 

• Planlı Bakım için Süre, Başlama Bitiş, Maliyet, Efor bilgilerinin plan ile gerçekleşmeler arasındaki farkların incelenmesi
• Planlı bakıma dahil olan farklı birimlerin iş yüklemelerindeki değişiklerin bildirilmesi
• Gerçekleşme verileri geldikçe, proje kapsamının sürekli olarak gözden geçirilmesi ile bir sonraki planlı bakıma bırakılacak makine ve ekipmanların neler olacağına karar verilmesi
• Gecikmelerden dolayı projenin uzama riskine karşılık ek ne kadar dış kaynağa veya fazla mesaiye ihtiyaç duyulacağı
• Tahmin edilen gerekli malzeme miktarı/maliyeti ile fiilen harcanan malzemenin karşılaştırılması ve gelecekteki bakım projeleri için referans oluşturmasının sağlanması
• Saha / Ekipman / Makine bazlı toplam maliyet veya efor bilgilerine eş zamanlı ulaşım

Genellikle Planlı Bakım Projelerinde karşılaşılan sorunlar ise şu şekilde gözlemlenmektedir.

• Planlı bakım projesinin tanımlı bir sorumlusunun (Proje Yöneticisinin) olmaması
• Ekiplerin, diğer ekiplerden bağımsız yapacakları işleri çıkarmış olması
• Ekipler arasında uyumsuzluk. Senkronizasyon eksiklikleri
• Gerçekçi planlı bakım maliyetlerini tahmin edememek
• Gerekli ekipmanların planlama eksikliğinden dolayı tahmin edilememesi ve malzeme siparişlerinde gecikme. Bu bakım süresinin uzaması veya parça değişmemesinden dolayı üretime yüksek riskle başlamaya sebep olacaktır.
• Ekiplerin bireysel işlerinin tek bir plan altında toplanmamasından dolayı projenin genel olarak başarısını ölçümleyememek
• Sınırlı sayıda iş makinesi, uzman formen/mühendis gibi kaynakların verimli kullanılamaması
• Saatlik çalışan dış kaynağın (tedarikçi, taşeron, danışman) verimsiz kullanılması. Ekipler arasındaki uyumsuzluktan dolayı dış kaynaklara ödenen maliyetlerin yükselmesi söz konusu olabilir.

Bütün bunların yanı sıra Planlı Bakım Projelerinde de tek bir elden planın yapılmaması ve koordine edilmemesinden dolayı ekipler arasında iletişim problemleri, insanları sorumlulukları üzerinden atma eğilimleri, çalışanlarda stresin yükselmesi, motivasyonun düşmesi gibi sonuçlar ortaya çıkacaktır.

Planlı Bakım Projelerini diğer projelerden zor kılan en önemli etkenlerden birisi de planlı bakıma dahil olan kaynak sayısıdır. Büyük bir fabrikada bu sayı yüzlerle ifade edilebilir. Örneğin, 15 gün boyunca 24 saat çalışılan bir ortamda 300 kişiyi idare edebilmek için koordinasyona dolayısıyla planlamaya büyük önem verilmelidir.

Son olarak, yazılım dünyasında Bakım üzerine uzmanlaşan pek çok programın olduğunu da mutlaka ifade etmek gerekir. Bunlar hem planlı bakımları hem de arızi duruşları planlamada, istatistiki veri tutmada çok etkili yazılımlardır. Bu noktada Microsoft Project’in kesinlikle bir Bakım Yönetimi yazılımı olmadığını da önemle belirtmek gerekir. Eğer herhangi bir Bakım Yönetim yazılımı firmanızda yok ise Microsoft Project, Planlı Bakım projelerini yönetmekte Proje Yöneticilerine yukarıda bahsedilen faydalar sağlayacak bir Proje Yönetimi yazılımıdır.