Kendi PMBOK’ınızı Kendiniz Yazın

00101388701_lrgEğitimlerde hep şunu ifade ederim; “Burada anlatacaklarım bir metot içinde olması gereken en önemli başlıklardır. Bu eğitimden sonra lütfen şirketinizde veya departmanınızda kendinize özel bir metot geliştiriniz.”

Son zamanlarda, bunun daha kolay yapılabilmesi için PMBOK’ın özetini çıkarma ödevi veriyorum.

Yani;

Siz kurumunuza veya departmanınıza bir Proje Yönetimi Metodu kazandırmak istiyorsanız, açın PMBOK’ı ve kendi şirketinizin ihtiyaçlarına göre PMBOK’ı özetleyin ve hatta kişiselleştirin.

PMBOK’ın ilk iki bölümü kavramlardır. Bu bölümlerden yararlanarak, kurumunuz içinde Proje Yönetimi adına bir ortak dil oluşturun.

Üçüncü bölüm süreçleri anlatır. Siz de kendi süreçlerinizi düşünerek, bu bölümde özet bir süreç haritası ortaya koyabilirsiniz.

Dördüncü bölümden, onüçüncü bölüme kadar ise bilgi alanlarıdır. Dördüncü bölümü (Entegrasyon Yönetimini) öncelikle atlayıp, beşinci bölüme (Kapsam Yönetimi) geçin. Siz kapsamı nasıl tanımlarsınız, kapsam yönetme politikanız nedir gibi soruları kurumunuza özel çıkarın.

Aynı şekilde 13. Bölüme kadar ilerleyin. Herşeyi  birebir almayın. Örneğin 8.Bölüm Kalite Yönetiminde bahsedilen pek çok araç ve teknik var. Eğer seri imalat yapmıyorsanız, pek çoğu sizin için gereksiz olacaktır.

Buna karşılık PMBOK’ta yer almayan ama kurumunuzda tanımlanmış bir takım Kalite Planlama ve Kontrol Yöntemleri olabilir. Bu yöntemleri kendi PMBOK’ınıza ekleyin.

Dördüncü Bölüm (Entegrasyon Yönetimi) 5.Bölümden 13.Bölüme kadar olan bölümlerin bileşkesi olduğu için bu bölümü sona bırakın. Bütün bu çalışmanın sonunda kurumunuza özel bir Proje Yönetimi Metodu geliştirmiş olacaksınız. Proje Yöneticilerinizle paylaşın ve metoda uyulması için yapılacaklar hakkında pratik bilgiler verin.

Koçluk

PMBOK’ta yer alan bir proje yöneticisi yetkinliği ise Koçluk’tur. Koçluk, Kişilerarası İlişki Becerileri bölümünün son konusudur.

“Koçluk proje ekibinin daha yüksek seviyelerde yetkinlik ve performansiara çıkarılmasının bir yöntemidir. Koçluk güçlendirme ve gelişme yoluyla insanların potansiyellerini fark etmeleri için onlara yardım etmektir. Koçluk projenin başarılı olmasını sağlamak için yeni beceriler oluşturmak ya da becerilerini geliştirmek veya zenginleştirrnek için ekip elemaniarına yardım etmek amacıyla kullanılır. Koçluk birçok çeşitli şekil ve yaklaşımlar biçiminde olabilir. Bazı durumlarda, teknik becerileri artırmak veya ekip oluşturma çabalarına yardımcı olmak ve tutarlı kişilerarası etkileşimleri sağlamak için resmi veya resmi olmayan eğitimler geliştirilebilir.

Koçluk ayrıca zayıf performansa değinmek ve ekip elemanlarının becerilerindeki eksiklikleri aşmasına yardımcı olmak için de kullanılır. Koçluk, danışmanlıktan farklıdır. Danışmanlık, ekip elemanlarının bir şeyi “yapamayacağı”ndan ziyade “yapmayacağı” durumlar üzerine odaklanır. Ekip elemanının, beceri, bilgi veya deneyim eksikliğine bağlı olarak beklentileri gerçekleştirmediği veya yerine getirmediği bir durum söz konusuysa ekip elemanının becerisini geliştirebilmesine yardımcı olmak ve böylece “yapamaz” durumunu “yapabilir”e dönüştürmek için koçluktan faydalanılabilir.

Koçluk ekipler için güçlü bir motivasyon sağlayıcı olabilir. Ekipler becerilerini, güvenlerini geliştirdikçe zorlayıcı veya çaba gerektiren görevler üstlenme istekleri de artar. Bu, daha etkili ve üretken ekiplere yol açabilir. “

Proje Çalışma Bildirimi

Proje Çalışma Bildirimleri, Entegrasyon Yönetimi Bilgi Alanı içindeki “Proje Başlatma Belgesinin Geliştirilmesi” Sürecinin girdilerinden bir tanesidir. Bu da demek oluyor ki bir projenin başlatılmasında önemli bir etkendir.  Bu yazımda hem PMBOK’taki tanımı paylaşmak, hem de örnek “Proje Çalışma Bildirimi” sunmak istiyorum.

Bkz – 4.1.1.1. Proje Çalışma Bildirimi

Proje çalışma bildirimi bir projede sunulacak ürünlerin, hizmetlerin ya da sonuçların tanımlarını içerir.

Organizasyon içi projelerde, projenin başlatıcısı ya da sponsoru, iş ihtiyaçları, ürün ya da hizmet gereksinimlerine bağlı olarak çalışma bildirimini sunar.

Organizasyon dışı projelerde ise çalışma bildirimi, bir ihale belgesinin, örneğin teknik teklif talebi, bilgi talebi veya fiyat teklif talebi belgelerinin bir parçası ya da bir sözleşmenin bir parçası olarak müşteriden alınabilir.

Çalışma bildiriminde şunlar ele alınır:

İş ihtiyacı. Bir organizasyonun iş ihtiyacı, pazardaki talebe, teknolojik ilerlemeye, yasal bir şarta, devlet düzenlemesine ya da çevresel hususlara bağlı olabilir. Genellikle, iş ihtiyacı ve fayda-maliyet analizi , projeyi doğrulayacak iş gerekçesinin içinde yer alır.

Ürün kapsamının tanımı. Ürün kapsamının tanımı, projeyle oluşturulması amaçlanan ürün, hizmet ya da sonuçların özelliklerini belgeler. Tanım, oluşturulan ürünler, hizmetler ya da sonuçlar ve projenin ele alacağı iş ihtiyacı arasındaki ilişkiyi de belgelemelidir.

Stratejik plan. Stratejik plan organizasyonun stratejik vizyonunu , amaçlarını ve hedeflerini belgeler ve üst düzeyde misyon bildirimini içerebilir. Tüm projeler, organizasyonunun stratejik planıyla uyumlu olmalıdır. Projelerin stratejik plan ile uyumlu olması, her projenin organizasyonun genel hedeflerine katkıda bulunmasını sağlar.

Şablon Bir Çalışma Bildirimi: SOWPLAN

Bir Çalışma Bildirimi Hazırlarken Dikkat edilmesi gerekenler: SOW Sample

Kaynaklar:

1- PMBOK 5

2- http://www.ncmahq.org

3- http://www.epmo.scio.nc.gov

Faydalı Linkler:

1 – http://www.projectsmart.co.uk/writing-the-project-statement-of-work.php

2- http://construction.about.com/od/Procurement-Process/a/Statement-Of-Work-Sow.htm

3- http://en.wikipedia.org/wiki/Statement_of_work

Odak Gruplar

screenshotPMBOK’ta Kapsam Yönetimi Bilgi Alanı içinde Gereksinimlerin Toplanması sürecinde geçen Odak Grup’un tanımı bugünkü yazımızın konusu.

Odak group çalışması, nitel araştırma yöntemlerinin en sık kullanılanlarından biridir. 6-7 kişilik grupların bir araya gelerek, bir moderatör başkanlığında araştırma konusu olan konuyla ilgili 1-1,5 saat kadar konuşmalarını içeren bir araştırma/veri toplama yöntemidir. Genellikle yeni ürün çalışmalarında, yeni reklam lansmanlarından önce, tüketicilerin bunlara ne gibi tepkiler vereceğini anlamakta kullanılır. Örneğin henüz çekilmemiş bir reklamın storyboard’u gösterilerek, tüketicilerin bu reklamdan neler anladıkları, onlara yanlış gelen bir yerin olup, olmadığı, mesajı anlayıp, anlamadıkları araştırılır. Genel sohbet havasında geçer. Burada moderatörün görevi, konuyla ilgili sorular sormak ve gruptaki herkesin sohbete katılmasını sağlamaktır. Ayrıca insanların farklı yönlere sapmamasını ve genel konudan uzaklaşmamasını sağlamak yine moderatörün görevidir.

Odak group çalışmaları, genelde büyükçe bir masa etrafında yapılır, çalışma sırasında çaylar içilip börekler yenilebilir. özellikle araştırma şirketi binalarında özel odak group odaları vardır ve bu odaların bir duvarı boydan boya aynayla kaplıdır. Bu aynanın arkasındaki odada, şirket yetkililerinin oturup çalışmayı izlemesi ve önemli noktaları not alması sıkça karşılaşılan bir durumdur.

Kaynak: EkşiSözlük

Twitter Soruları – @gokremtekir

images

Twitter üzerinden bana mesaj atmak isterseniz: @gokremtekir

Proje ekibinizin motivasyonu, zamanla nasıl değişiyor? #projeyönetimi

Şirketinizde işle ilgili başlayan çatışmalar, bireysel çatışmaya dönüşüyor mu? #projeyönetimi

Proje yöneticisi ekip üyelerini performanslarına göre başarı veya performans puanı atayabiliyor mu? #projeyönetimi

Ekip üyelerine aynı anda iki farklı projeden iş gelirse, hangi proje yöneticisinin işi önce yapılıyor? #projeyönetimi

Şirketinizde geçen senelerde yapılan tüm proje kayıtlarına (proje yönetimi açısından) nasıl ve nereden ulaşılabiliyor? #projeyönetimi

Proje yönetimi yazılımı amaç mıdır, araç mıdır? #projeyönetimi

Proje yönetimi üzerine yazılmış herhangi bir kitap okudunuz mu? #projeyönetimi

Projelerinizde kritik yol analizinden faydalanıyor musunuz? #projeyönetimi

Projenizde kaliteden kim sorumlu? #projeyönetimi

Projenizde riskleri değerlendirmek adına toplantı yapar mısınız? #projeyönetimi

Projenizde herhangi bir anda zaman ve/veya mali açıdan planlanana göre % kaçta olduğunuzu görebiliyor musunuz? #projeyönetimi

Projenizde takım üyelerinizden, proje ilerlemeleri hakkında düzenli olarak geri-bildirim alabiliyor musunuz? #projeyönetimi

Ekibiniz, projede görev almaktan memnun mu? #projeyönetimi

Proje ekibinizin bu hafta içinde hangi aktiviteleri yapacaklarını biliyor musunuz? #projeyönetimi

Ekip üyeleriniz projedeki faaliyetleri üstlenmek ve yapmak açısından ne kadar hevesli? #projeyönetimi

Proje ekibinizde takım ruhunu hissedebiliyor musunuz? #projeyönetimi

Şirketinizde yazılı bir proje yönetimi metodunuz var mı? #projeyönetimi

Proje yönetiminde kullandığınız form, rapor vb. standart mı? #projeyönetimi

Bir projeyi planlarken geçmişteki projelerin öğrenilmiş derslerinden yararlanır mısınız? #projeyönetimi

Siz geleceğe öğrenilmiş ders bırakır mısınız? #projeyönetimi

Bir projenin başarılı olmasını nasıl tanımlarsınız? #projeyönetimi

Bir proje yöneticisinin başarılı olmasını nasıl tanımlarsınız? #projeyönetimi

Projelerinizde kazanılmış değer analizinden faydalanıyor musunuz? #projeyönetimi

Sizce proje yöneticisinin beşeri özellikleri, başarıyı etkiler mi? Proje yöneticisi nasıl bir insan olmalı? #projeyönetimi

Proje yöneticisi olduğunuza emin misiniz? Proje Koordinatörü veya Hızlandırıcısı olabilir misiniz? #projeyönetimi

Sizce proje yöneticisi herşeyi bilmek zorunda mıdır? #projeyönetimi

Projelerinizi MS Project gibi bir proje yönetim yazılımı ile planlayıp, takip ediyor musunuz? #projeyönetimi

Projenizde “İletişim Yönetim Planı” adıyla bir planınız var mı? İletişim yazılı olarak planlanır mı? #projeyönetimi

Şirketinizde tanımlı Risk Kırılım Yapısı var mı? #projeyönetimi

Proje yönetiyor musunuz, proje yapıyor musunuz? Zamanınızın % kaçı yönetmek, %kaçı yapmakla geçiyor? #projeyönetimi

Siz iyi bir proje yöneticisi misiniz? “İyi bir proje yöneticisiyim” demek için nelere dikkat etmek gerekir? #projeyönetimi

“Maliyet Yönetim Planı” adıyla bir planınız var mı? #projeyönetimi

Nitel Risk Analizi mi, Nicel Risk Analizini mi daha çok tercih edersiniz? #projeyönetimi

Proje risklerinizi iş riski ve saf risk olarak iki başlık altında inceler misiniz? #projeyönetimi

Projeleri başlatma sürecinde ve aşama geçişlerinde Paydaş Analizi yapar mısınız? #projeyönetimi

“Kapsam Yönetim Planı” adıyla bir planınız var mı? #projeyönetimi

“Zaman Çizelgesi Yönetim Planı” adıyla bir planınız var mı? #projeyönetimi

Projelerinizin veya fazların sonunda öğrenilen dersleri yazar mısınız? Evetse, kim hazırlar, nerede ve nasıl arşivlenir? #projeyönetimi

Şirketinizde Proje Başlatma Belgesi (Project Charter) yayınlanır mı? Evetse, kim yayınlar? #projeyönetimi

PMI’a göre siz hangi organizasyon yapısındasınız? #projeyönetimi

Şirketinizde projelerin yönetimi için Değişiklik Onay Komitesi var mıdır? Kimlerden oluşur? #projeyönetimi

Şirketinizde Proje Ofisinin görev tanımı nedir? #projeyönetimi

Şirketinizde Proje Sponsorunun görev tanımı nedir? #projeyönetimi

Şirketinizde Proje Yöneticisinin görev tanımı nedir? #projeyönetimi

Orkestra Şefi Ne İş Yapar?

sef“Orkestra Şefi ne iş yapar ki? Elinde bir sopa salla-dur. Sanki o olmasa müzisyenler, çalamayacak?” diye düşünürdüm, küçükken…

“Peki, Proje Yöneticisi ne iş yapar ki? Elinde telefon lak lak, ya da toplantı toplantı gezer, bütün işleri de ekibe yıkar.” diye düşünülür genelde, fakat  proje yöneticisinin yapması gereken iş gerçekten budur, aslında.

Eğer bir orkestra şefi, müzisyenlerin müzik çalması için yardıma gider ve müzik çalma işini kendisi üstlenirse, gözünden kaçırdığı diğer müzisyenler ya farklı telden çalar, ya da hiç çalmaz.

Vikipedi’den Orkestra Şefini biraz daha iyi tanıyalım, ona göre de Proje Yöneticilerimizin görev tanımlarını bir daha değerlendirelim.

Orkestra şefliği (orkestra yönetmenliği olarak da bilinir), toplu çalınmak üzere bestelenmiş yapıtların seslendirilmesinde müzik topluluğunu (örn. orkestra, koro vb) yönetme eylemi. Bir şefin en başta, topluluğun bütün üyelerinin aynı tempoda çalabilmesi için müziğin vuruşlarını belirtmesi gerekir. Bu ritmik vuruşun parça boyunca korunması bir dizi el ve kol hareketiyle sağlanır.

Yaklaşık iki yüzyıl boyunca şefler ölçüyü, vuruşları ve tempoyu vermek için sağ ellerindeki batonu, farklı partilerin parçaya girişini ve nüanslarını göstermek için de sol ellerini kullandılar.

Orkestra yönetmenliği uzmanlık gerektiren bir müzik etkinliği durumuna ancak 19. yüzyıl başlarında geldi. Daha 15. yüzyılda Vatikan’daki Sistina Korosu’nun icralarında, kulakla işitilebilecek bir ritmi sürdürmek için kağıttan bir rulo (ya da uzun bir sopa, bir değnek) vuruluyordu.

Bach ve Handel‘in çağında (17. yüzyıl sonları ile 18. yüzyıl başları) önemli bir müzikçinin görevi yalnızca kendinden istenen müziği bestelemek değil, aynı zamanda o müziği org ya da klavyenin başındaki besteci-şef taburesinden yönetmekti. Paris Operası’nda yönetmenlik görevi birinci kemanların şefine verilmişti. Elindeki keman yayını şef batonu yerine de kullanan bu yönetmenin başlıca sorumluluğu toplulukla birlikte iyi bir yorumu gerçekleştirmekti; şeflik etmek ancak ikinci sırada gelirdi.

19. yüzyılda, yeni bir tür müzikçi olan besteci-yönetmenler yetişti. Bu tür müzikçilere örnek olarak Carl Maria von Weber, Hector Berlioz, Felix Mendelssohn Bartholdy ve Richard Wagner gösterilebilir. Bunlar, yorum üzerinde tam bir denetim kuran, yapıtlara yaratıcı bir bakış açısı getiren müzikçilerdi. Bazen bu yeni tür müzikçiler, dönemin müzik beğenisinin dışında kalmış yapıt ve bestecileri tanıtmayı da üstleniyorlardı. Örneğin Mendelssohn, o günlerde eski moda ve akademik sayılan Johann Sebastian Bach‘ın müziğini yeniden yaygınlaştırmıştı. Besteci, icracı ve dinleyici arasındaki bu çok önemli rolleriyle şefler, müzikçi olarak saygın bir konum kazandılar.

20. yüzyıl başlarının orkestra şefleri, kusursuz bir yoruma ulaşma çabasıyla müzikçiler üzerinde kurdukları kesin denetimle ün kazandılar. Bu dönemde bir konseri çekici kılan şeyin, şefin kişiliği olduğuna inanılıyordu. Ama yüzyılın ortalarına doğru, bestecinin üslubuna uygun biçimde çaldırma ve orkestrada bütünlük sağlama, şeflerde daha çok aranan nitelikler oldu.

Hızlı Not Alma Yazılımı

Yine Ipad kullanıcıları için iki adet yazılımdan bahsetmek istiyorum. Bence bu iki yazılım da proje yöneticilerinin eli-kulağı olacak nitelikte…

Birincisi UPAD: Ben el yazısını, klavye yazısına tercih eden birisiyim ve notlarımı olabildiğince el yazımla almaya önem veririm. Belki de elimle yazdığımda daha akılda kalıcı olduğunu düşündüğüm içindir. Bugüne kadar çok fazla yazılım denedim ama UPAD’den daha iyisini görmedim.

İster düz kağıda yazın, ister bir pdf dosyasını aktarıp, dosya üzerinde notlar alın, isterseniz bir resim üzerinde notlar tutun. Çok başarılı bir uygulama…

İkincisi Evernote: Yine çok hızlı notlar alabileceğiniz, fakat klavye yazısını destekleyen bir uygulama… Özellikle  ben bu yazılımı, garanti belgeri, faturalar, dekontlar, önemli fişler, vergi borçlarının dekontlarını arşivlemede kullanıyorum. Notlarınıza anahtar kelimeler (tag) atayabiliyorsunuz.

Notları belirli kategorilere göre ayırıp, bu belgeleri ilgili kişilerle de paylaşıma açabiliyorum.

Mobil Risk Yönetimi Yazılımı

Bu sefer de yine Ipad’de çalışan Risk Yönetimi yazılımından bahsedelim.

Risk Register +

Bir kaç görseli yine aşağıda paylaşıyorum.

Birinci görselde riskleri etkileri ve olaslıkları açısından dört ayrı bölgede gösterirken, ikinci resimde sıcaklık haritası görseli yer almakta… Risk sağ üst köşeye yakınsa tehlikesi yüksek anlamına gelmekte…

Ününcü resim, risklerin tanımlandığı sayfayı anlatmaktadır.

Dördüncü resim ise risklere bir sorumlu atayıp, kendisine mail ile haber verilmesinin de mümkün olduğu bir ekran gösterilmektedir.

IMG_0719

 

IMG_0720

 

IMG_0722

 

 

 

 

2014-2020 Tatilleri MS Project’te

Aşağıdaki linkten indireceğiniz MS Project dosyanın içinde 2014 – 20120 arasındaki, 1 Ocak, 23 Nisan, 1Mayıs, 19 Mayıs, 30 Ağustos, 29 Ekim, Şeker ve Kurban Bayramları tatil olarak belirlenmiştir.

Tools-Change Working Time komutuna giderek tatil bilgilerini görebilirsiniz.

Aşağıdaki dosyayı kullanmanız halinde tatil bilgileri hazır bir şablonu kullanarak, projeninizi planlıyor olacaksınız.

Projelerinizde başarılar.

https://drive.google.com/file/d/0B7D6LXAQUXk-bWZCb1RSNWw3aWs/view?usp=sharing

 

 

 

Planlı Yaşamak

Öncelikle kalem ve kağıt: Planlı yaşamanın birinci kuralı mutlaka yazmaktan geçiyor ve anında yazmak. Bunun için yanınızda mutlaka bir kalem taşımalısınız. Ben bu işi Ipad’imle yapıyorum. Asla yanımda ayırmıyorum. Modern insanın mutlaka sürekli yanında kalemi olmalı diye düşünüyorum.

Anında Yazmak: Gün içinde akla onlarca şey geliyor veya pekçok kişi ile iletişim halinde oluyoruz. Aklımıza gelen parlak bir fikir olabiliyor veya daha sonra yapmamız gereken bir işi anında yazıya dökmek, hem beynin daha az yorulmasını, hem de verimliliği artırıyor.

Haftayı Planlamak: İki gün arayla önümdeki bir haftanın işlerine göre yapmam gereken hazırlık var mı diye düşünmek. Bir hafta içinde şehir dışı işim varsa ulaşım (uçak vb.) veya konaklamayı organize etmek

Yarını Planlamak: Her akşam ertesi günün işleri, kimlerle görüşeceğim, nereye gitmem gerekiyor, açık adres, iletişim bilgisi gibi detayları gözden geçiririm.

Saatlik Planlama: Gün içünde yapılacak işleri öncelik sırasına göre zaman dilimleri içine yerleştirip, sırayla tamamlama ve bitenleri listeden çıkarmak.

Hava Durumunu İncelemek: İki, üç gün arayla önümüzdeki 15 günün hava tahminlerini incelerim. Yağmur yağma olasılıklarını gözönünde bulundurmaya gayret ederim.

Gerekli Araç ve Gereçlerin Koordinasyonu: Yapacağım işe göre yanımda olması gereken evrak, kayıt, dosya vs. önceden mutlaka hazırlanmasını sağlarım.

İlgili Kişilerin Organizasyonu: Planlanan işim bir başkasını da ilgilendiriyorsa teyitleşmek ve kendi hazırlıklarım hakkında o kişiyi bilgilendirmek, daha sonra oluşacak yanlış anlamaları engelliyor.

Arabayı Gölgeye Bırakmak: Eğer arabamı açık bir alana sabahleyin bırakmak ve akşama almak zorundaysam, sabahtan gölgelerin nereye denk geldiğine ve güneşin akşama nereye düşeceğine dikkat ederim. Sabahtan güneşin alnına bırakırım ama bilirim ki öğleden sonra o bıraktığım yer gölge olacaktır ve ben arabayı alana kadar bir nebze olsun soğuyacaktır. Camları da hafif açık bırakmanızı tavsiye ederim.

Planlı yaşamayı alışkanlık haline getiren bir kişi zaten etrafındakileri de planlı olmaya zorluyor ve daha az yorularak, daha çok iş yapıyor.