Çalışma Performans Verisi – Bilgisi – Raporu

Bugün bahsedeceğim konu biraz detay ve teknik. PMBOK’ın herhangi bir versiyonunu okumamış olan bir kişi aşağıda yazacaklarıma bir anlam veremeyebilir.

PMBOK 4 versiyonunda Çalışma Performans Bilgisi ve Raporu diye iki başlık vardı. Yeni PMBOK’ta bunlara bir  de “Veri” eklendi…

Yeni PMBOK’a göre hangisi ne anlama geliyor, basitçe inceleyelim.

Projede çalışan takım üyeleri, işlerini yaptıkça Proje Yöneticisine, işe ne zaman başlayıp, bitirdiklerini, işin ne kadar sürdüğünü, ne kadar efor harcadıklarını ve o iş için ne kadar para harcadıklarına dair veri aktarmalıdırlar. Toparlarsak, “Çalışma Performans Verileri” denince aşağıdaki başlıklar akla gelir.

  • Ortaya Çıkan Teslimatlar
  • Fiili Başlangıç Tarihi
  • Fiili Bitiş Tarihi
  • Fiili Süre
  • Fiili Efor
  • Fiili Maliyet
  • % Tamamlanma Miktarı
  • Sapma Sebepleri

PMBOK’a göre bu veriler, 4.3. Proje Çalışmalarının Yürütülmesi sürecinde ortaya çıkar.

Daha sonra;

Bu veriler proje yöneticisi tarafından değerlendirilir ve Çalışma Performans Bilgisine dönüştürülür. Bu dönüştürme aslında planla – fiiliyatı karşılaştırmaktan başka bir şey değildir ve özetle bu dönüştürme işlemi aşağıdaki süreçlerin işletilmesiyle gerçekleşir. Bu süreçlerin sonunda Proje Yöneticisi sapma miktarlarına dair fikir sahibi olmuştur ve veriler artık bilgiye dönüşmüştür.

5.5. Kapsam Kontrolü

6.7. Zaman Çizelgesi Kontrolü

7.4. Maliyetlerin Kontrolü

Son işlem; Proje Yöneticisinin bu bilgiyi raporlaması ve ilgili aksaklıkları daha yüksek makamlarla paylaşması gerekir. Bu yüzden, bilgiler, rapor haline dönüşmelidir. İşte bu işlem de PMBOK’ta 4.4 Proje Çalışmalarının İzlenmesi ve Kontrolü sürecinde içinde gerçekleşir ve Proje Yöneticisi her bir bilgi alanındaki sapma miktarlarını, sebepleriyle birlikte rapor haline getirir.

Peki bu raporları kime gönderir? Bu sorunun cevabı için yine PMBOK’ta 10.1. İletişim Yönetiminin Planlanması başlığı içinde yer alır. İletişim Yönetim Planında hazırlanması gereken rapor tipleri, kimlere, hangi sıklıkta gönderilmesi gerektiğine dair plan yapılmış olmalıdır.

Yukarıda bahsettiğim bu akış, belirli periyotlarla projenin başından sonuna kadar sürekli tekrar eder. Böylece   takım üyeleri, proje yöneticisine, proje yöneticisi de sponsora veya üst yönetime düzenli olarak, projenin ilerlemesi hakkında blgi vermiş olur.

Yukarıdaki bilgi akışında oluşabilecek en ufak kesinti, proje takibini ve dolayısıyla başarısını olumsuz etkiler.

Son sözler

1- İletişim hataları projelerin başarısızlığında %60-%70 etkilidir.

2- Takip edemeyecekseniz, boşuna planlamayın.

10.2. İletişimin Yönetilmesi – PMBOK 5

PMBOK 4’te yer alan ve Bilgilerin Dağıtılması – PMBOK olarak geçen sürecin adı yeni PMBOK’ta İletişimin Yönetilmesi olarak değiştirildi.

Tanımı ise; İletişim yönetim planı çerçevesinde bilgilerin oluşturulması, toplanması, dağıtılması, depolanması ve nihai olarak tanzim edilmesi gibi işlemleri içeren bir süreçtir.

Neye ihtiyacımız var?

  • İletişim Yönetim Planı
  • Çalışma Performans Raporları

Nasıl yapılır?

  • İletişim teknolojisi
  • İletişim modelleri
  • İletişim yöntemleri
  • Bilgi yönetim sistemleri
  • Performans raporlama

Ortaya ne çıkar?

  • Proje iletişimi

PMBOK 5’deki Değişiklikler

Bu yazımda PMBOK 5’de değişen ifadeleri ve süreçleri kabaca tanıtacağım. Daha sonraki yazılarımda ttüm süreçleri daha detaylı anlatmaya başlayacağım.

Önce  çıkan süreç var mı?

  •  İletişim Yönetimi bilgi alanındaki “Performansın Raporlanması” süreci artık tamamen çıkarıldı.

Yeni Eklenen Süreçler Nelerdir?

  • Kapsam Yönetiminin Planlanması
  • Zaman Çizelgesi Yönetiminin Planlanması
  • Maliyet Yönetiminin Planlanması
  • İletişimin Kontrolü
  • Paydaş Yönetiminin Planlanması
  • Paydaş Katılımının Kontrolü

İçeriği aynı ama Adı Değişenler

  • Kapsam Doğrulama –>Kapsam Onaylama
  • Bilgilerin Dağıtılması –> İletşimin Yönetimi
  • Paydaş Beklentilerinin Yönetilmesi –> Paydaş Katılımının Yönetilmesi

Süreç isimlerinin haricinde önemli bir değişiklik de Çalışma Performans Verileri, Çalışma Performans Bilgileri ve Çalışma Performans Raporları olarak üç ayrı tanımın ortaya çıkması… Eski PMBOK’ta Yürütme sürecinden “Çalışma Performans Bilgileri” ortaya çıkardı… İşte bu kavram yeni PMBOK’ta üçe bölündü.

Bu kavramların ne anlama geldiğini bir başka yazımda ele almayı düşünüyorum. Daha net fikir verebilmem için tamamen bunlara odaklanmış bir yazı yazmam gerekecektir.

 

 

 

– PMBOK 5 Geçiş Projesi – Tamamlandı

00101388701_lrgİstanbul Kurumsal Gelişim olarak 1.Haziran 2013 itibariyle PMBOK 5’e göre eğitimlerimizi vermeye başlayacağız.

PMBOK 5’e Geçiş Projesi Kapsamında Neler Yaptık?

  • Değişen kavramlar belirlendi.
  • Değişen süreçler belirlendi.
  • Tüm eğitimlerin sunum dosyaları güncellendi.
  • PMP Hazırlık Eğitimi soruları baştan sona gözden geçirildi ve güncellendi.
  • Web sitemizde eğitim içerikleri güncellendi.
  • Örnek amaçlı kullanılan dokümanlar yeni PMBOK’a göre güncellendi.
  • Pazarlama Dept ve Eğitmenlere güncellemeler hakkında düzenli bilgi aktarıldı.
  • PMBOK 4 üzerinden eğitim devam eden katılımcılara değişiklikler hakkında bilgiler verildi.

 

PMBOK 5 – İngilizce Baskıda Çok Küçük Hatalar

PMBOK 5’e göre tüm dokümanlarımızı güncelleme ve eğitimlerimizi yeni PMBOK’a göre hazırlama çalışmalarımız tüm hızıyla devam ediyor.

1.6.2013’den itibaren İstanbul Kurumsal Gelişim olarak vereceğimiz tüm Proje Yönetimi – MS Project ve PMP Hazırlık eğitimlerinde yeni PMBOK’ı referans alarak yapacağız.

Tabi bu sırada çok küçük olmakla birlikte PMBOK’ta bir takım baskı hataları da gözümüzden kaçmıyor.

Eğer yeni PMBOK elinizde varsa aşağıdaki hataları düzeltmenizi tavsiye ederim.

1 – Sayfa 53 – Figure 3.3. – “Executing Process Group”‘dan aşağı – sağa doğru giden okun üzerinde yazan ifadelerin 3. satırında “Work Performance Information” yerine “Work Performance Data” yazmalıydı.

2- Sayfa 53 – Figure 3.3. –  Enterprise/Organization kutusundan aşağıya inen çizgi üzerinden “Teaming Agreement” ifadesi tamamen silinmeli. Artık böyle bir kavram yok.

3 – Sayfa 53 – Figure 3.3. –   “Stakeholder Management Strategy” ifadesi tamamen silinmeli. Artık böyle bir kavram yok.

4- Sayfa 158  – Fig. 6-10 – Sağdaki çizimde “SS – 15” yazan ifade “SS + 15” olarak basılmalıydı.

5- Sayfa 317 – Figure 11.4 – Yanlış basılmış. Bu grafiğin yerine Risk Kırılım Yapısının anlatıldığı başka bir grafik basılmalıydı. Bkz: PMBOK 4 – Fig.11-4

Proje Ya da Fazın Kapatılması – PMBOK

Proje Yönetimi Süreç  Gruplarındaki tüm aktiviteleri sonuçlandırma sürecidir. Proje yöneticisi, projeyi kapatırken tüm proje çalışmalarının tamamlandığından ve projenin hedefine ulaştığından emin olmak için daha önceki faz kapanışlarına ilişkin tüm bilgileri gözden geçirir.

Proje kapsamı proje yönetimi planına göre ölçüldüğü için, proje yöneticisi projenin kapanışını gerçekleştirmeden önce çalışmaların tamamlandığını kontrol etmek üzere proje yönetim planını incelemelidir.

Buna projenin ya da fazın idari kapanışı için gerekli tüm aktiviteler dahildir. Süreçte adım adım izlenen metodolojilerle şu konular ele alınır:

• Faz ya da projenin tamamlanma ya da çıkış kriterlerini karşılamak için gerekli eylemler ve aktiviteler;

• Projenin ürünlerini, hizmetlerini ya da sonuçlarını bir sonraki faza ya da üretime ve/veya operasyonlara aktarmak için gerekli eylemler ve aktiviteler;

• Proje ya da faz kayıtlarının toplanması, projenin başarısının ya da başarısızlığının denetlenmesi, alınan derslerin bir araya getirilmesi ve organizasyonun gelecekteki kullanımına yönelik olarak proje bilgilerinin arşivlenmesi için gerekli aktiviteler.

Tedariklerin Kapanışı – PMBOK

images-6Tedariklerin Kapanışı, proje kapsamındaki tüm tedariklerin kapanması sürecidir. Tedariklerin Kapanış süreci, henüz çözüme kavuşturulmamış itirazların sonlandırılması, kayıtların nihai sonuçları yansıtacak şekilde güncellenmesi ve bu bilgilerin gelecekte kullanılmak üzere arşivlenmesi gibi idari aktiviteleri de kapsar.

Tedariklerin kapanışı sürecinde proje ya da proje fazı için geçerli olan tüm sözleşmeler ele alınır.

Çok fazlı projelerde, sözleşmenin süresi sadece projenin belli bir fazını kapsayabilir. Bu tür durumlarda, Tedariklerin kapanışı süreciyle projenin bu fazı için geçerli tedarik ilişkisi sona erdirilir.

Çözüme kavuşturulmayan itirazlar daha sonra hukuk davalarına konu olabilir.

Tarafların erken fesih durumundaki hakları ve sorumlulukları, sözleşmenin fesih maddesinde düzenlenir.

—————————-o————————–

trafik5trafikcevap1

 

Tedarik İşlerinin İdaresi – PMBOK

images-5Tedarik ilişkilerinin idaresi, yüklenici performanslarının izlenmesi ve gerekli olduğunda değişikliklerin ve düzeltmelerin yapılması sürecidir

Hem alıcı hem de satıcı, benzer amaçlarla, tedarik sözleşmesini idare ederler. Taraflar, her iki tarafın da sözleşme çerçevesindeki yükümlülüklerini yerine getirmesini ve kendi yasal haklarının korunmasını sağlamak zorundadır.

Bu süreç, satıcının tedarik gereksinimlerini karşılaması ve alıcının da yasal sözleşme hükümleri gereğince hareket etmesini sağlamaya yöneliktir.

Sözleşme ilişkilerinin yasal nitelikte olmasından dolayı, proje yönetim ekibinin tedariklerin idaresiyle ilgili tüm eylemlerinin yasal sonuçlarından haberdar olmak zorundadır.

Neye İhtiyacımız Var? (Girdiler)

Proje Yönetim Planı

Tedarikçiden Gelecek Çalışma Performans Bilgileri

Nasıl Yapılır? (Teknikler)

Tedarikçi performansı gözden geçirilir.

Ödeme Sistemleri: Tedarikçi belirli kilometre taşlarına ulaştıkça hakediş şeklinde ödemeler yapılır.

İtirazların idaresi ve sözleşme değişiklik kontrol sistemi: Değişen şartlara veya projedeki ihtiyaçlara göre sözleşme zaman içinde değişikliğe uğrayabilir.

Ne Çıkar?

Tedarik Belgeleri: Fatura, irsaliye, dekont vb.

Tedarikçi hakkında elde edilen bilgiler, öğrenilen dersler, kurumsal kayıtlara eklenir.

——————————o——————————-

trafik 4trafikcevap2

 

Risklerin İzlenmesi ve Kontrolü – PMBOK

images-4Proje boyunca risk önleme yöntemlerinin uygulanması, tanımlanmış risklerin izlenmesi, yeni risklerin saptanması işlemlerini içerir.

Risk önleme yöntemleri, proje boyunca yürütülür.

  • Proje varsayımlarının hala geçerli olması,
  • Risk yönetimi politikalarının ve prosedürlerinin izlenmesi,
  • Maliyet ve zaman çizelgesi için beklenmedik durum yedeklerinin risklere göre değerlendirilmesi

gibi işlemler bu süreç içinde yürütülür.

Risklerin izlenmesi ve Kontrol Edilmesi süreci;

  • alternatif stratejilerin seçilmesini,
  • bir beklenmedik durum ya da geri çekilme planının yürütülmesini,
  • düzeltici eylemde bulunulmasını ve proje yönetimi planının değiştirilmesini

de içerir.

Riskin sorumlusu, proje yöneticisine, önleme yöntemlerinin etkinliği, önceden tahmin edilememiş etkiler hakkında periyodik olarak rapor verir.

Risklerin İzlenmesi ve Kontrol Edilmesi, gelecekteki projelerde kullanılmak üzere projenin alınan dersler veritabanları ve risk yönetimi şablonları gibi organizasyonel süreç varlıklarının güncellenmesini de içerir.

———————————–

Trafik Sorusu – Bundan sonra yazılarımın altına bir trafik sorusu ekleyeceğim.

Cevabı için QR kodu çözücüsüne ihtiyacınız olacaktır.

trafik 1

trafik1cevap

 

 

Performansın Raporlanması – PMBOK

images-3Durum raporları, ilerleme ölçümleri ve öngörüler gibi performans bilgilerinin toplanması ve dağıtılması sürecidir.

Performansın raporlanması süreci, gerek projedeki ilerlemenin ve performansın anlaşılması ve iletilmesi, gerekse proje sonuçlarının öngörülmesi amacıyla temel çizgi verilerinin ve gerçekleşen verilerin karşılaştırmalı olarak periyodik bir şekilde toplanmasını ve analiz edilmesini içerir.

  • Yüzde tamamlanma,
  • Kapsam, Zaman, Maliyet, Kalite ile ilgili detaylar,
  • Geçmiş performansın analizi,
  • Risklerin ve sorunların mevcut durumu,
  • Zaman dilimi içerisinde tamamlanan çalışma,
  • Bir sonraki zaman diliminde tamamlanacak çalışma,
  • Zaman dilimi içerisinde onaylanan değişikliklerin özeti,
  • Gözden geçirilmesi ve tartışılması gereken diğer ilgili bilgiler.

Eksiksiz bir rapor, proje tamamlama öngörülerini de (zaman ve maliyet dahil) içermelidir. Bu raporlar düzenli olarak ya da istisnai durumlarda hazırlanabilir.

Performans Raporlarına temel oluşturacak veriler temelde 4 süreç içinden gelmektedir. Bu süreçler:

  • Kapsamın Kontrolü
  • Zaman Çizelgesi Kontrolü
  • Maliyetlerin Kontrolü
  • Kalite Kontrolü

Özellikle Zaman Çizelgesi Kontrolü ve Maliyetlerin Kontrolü süreçlerinden gelen veriler, Performansın Raporlarının içinde kullanılmaktadır. Bu verileri hatırlayalım:

  • Zaman Çizelgesi Varyansı
  • Zaman Çizelgesi Performans İndeksi
  • Maliyet Varyansı
  • Maliyet Performans İndeksi

Bütün bunların yanı sıra geleceğe yönelik tahminler de Performans Raporlarının içinde yer alır. Bu verilerin de sayısal olanları şunlardır:

  • Tamamlanma için Gerekli Maliyet
  • Tamamlanma Noktasındaki Maliyet
  • Tamamlanma Noktasındaki Fark

olarak adlandırılır.

——————–

trafik 2cevap2

Kalite Kontrolün Gerçekleştirilmesi – PMBOK

images-1Performansı değerlendirmek ve gerekli değişiklikleri tavsiye etmek üzere, kalite aktivitelerinin yürütülmesinin sonuçlarını izleme ve kaydetme sürecidir. Kalite kontrol, proje boyunca yürütülür.

Kalite standartları proje süreçlerini ve ürün hedeflerini içerir.

Proje sonuçları, teslimatların yanı sıra maliyet ve zaman çizelgesi performansı gibi proje yönetim sonuçlarını kapsar.

Kalite kontrolü, çoğu zaman, kalite kontrol bölümü ya da benzer bir ad taşıyan başka bir organizasyon birimi tarafından yürütülür.

Kalite kontrol aktiviteleri ile, düşük süreç ya da ürün kalitesinin nedenleri belirlenir ve bunları ortadan kaldırmaya yönelik eylemler yerine getirilir ve/veya tavsiye edilir.

Kalite Kontrolü gerçekleştirmek için aşama sonlarında ortaya çıkan teslimatlar ele alınır ve bu teslimatlar, bir takım araç ve teknikler kullanılarak, planlanan kalite standartlarına uyup, uymadığı denetlenir.

Bu araç ve tekniklerden bazıları şunlardır:

  • Neden – Sonuç diyagramları
  • Kontrol grafikleri
  • Akış şeması
  • Histogram
  • Pareto grafiği
  • Eğilim grafiği
  • Dağılım şeması
  • İstatistiksel örnekleme
  • Tetkik

—————————————–o————————————

trafik3 trafikcevap4

Maliyetlerin Kontrolü – PMBOK

imagesProje bütçesini güncellernek üzere projenin mali açıdan durumunun izlenmesi ve değişikliklerin yönetilmesi sürecidir.

Bütçenin güncellenmesi, o güne kadar gerçekleşmiş maliyetlerin kaydedilmesini içerir.

Proje maliyet kontrolü şu öğeleri içerir:

• Onaylanan maliyet temel çizgisinde değişikliklere yol açan faktörlerin ele alınması,

• Tüm değişiklik taleplerinin zamanında işleme konmasının sağlanması,

• Gerçekleşen değişikliklerin, gerçekleştikleri sırada yönetilmesi,

• Maliyet harcamalarının gerek dönem gerekse proje bazında görülmesinin sağlanması,

• Onaylanan maliyet temel çizgisine göre farklılıkların belirlenmesi ve bunları anlamak için maliyet performansının izlenmesi,

• Çalışma performansının, harcanan fonlarla karşılaştırılarak izlenmesi,

gibi işlemleri içerir.

Maliyetlerin Kontrolü için iki temel sayısal gösterge mevcuttur:

  • Maliyet Varyansı
  • Maliyet Performans İndeksi

Bu göstergelerin de doğru hesaplanabilmesi için aktivite bazlı maliyetleme yapısının kullanılması ve takım üyelerinden düzenli olarak gerçekleşme verilerinin proje yöneticisine gelmesi gerekmektedir.