Hızlı Not Alma Yazılımı

Yine Ipad kullanıcıları için iki adet yazılımdan bahsetmek istiyorum. Bence bu iki yazılım da proje yöneticilerinin eli-kulağı olacak nitelikte…

Birincisi UPAD: Ben el yazısını, klavye yazısına tercih eden birisiyim ve notlarımı olabildiğince el yazımla almaya önem veririm. Belki de elimle yazdığımda daha akılda kalıcı olduğunu düşündüğüm içindir. Bugüne kadar çok fazla yazılım denedim ama UPAD’den daha iyisini görmedim.

İster düz kağıda yazın, ister bir pdf dosyasını aktarıp, dosya üzerinde notlar alın, isterseniz bir resim üzerinde notlar tutun. Çok başarılı bir uygulama…

İkincisi Evernote: Yine çok hızlı notlar alabileceğiniz, fakat klavye yazısını destekleyen bir uygulama… Özellikle  ben bu yazılımı, garanti belgeri, faturalar, dekontlar, önemli fişler, vergi borçlarının dekontlarını arşivlemede kullanıyorum. Notlarınıza anahtar kelimeler (tag) atayabiliyorsunuz.

Notları belirli kategorilere göre ayırıp, bu belgeleri ilgili kişilerle de paylaşıma açabiliyorum.

Mobil Risk Yönetimi Yazılımı

Bu sefer de yine Ipad’de çalışan Risk Yönetimi yazılımından bahsedelim.

Risk Register +

Bir kaç görseli yine aşağıda paylaşıyorum.

Birinci görselde riskleri etkileri ve olaslıkları açısından dört ayrı bölgede gösterirken, ikinci resimde sıcaklık haritası görseli yer almakta… Risk sağ üst köşeye yakınsa tehlikesi yüksek anlamına gelmekte…

Ününcü resim, risklerin tanımlandığı sayfayı anlatmaktadır.

Dördüncü resim ise risklere bir sorumlu atayıp, kendisine mail ile haber verilmesinin de mümkün olduğu bir ekran gösterilmektedir.

IMG_0719

 

IMG_0720

 

IMG_0722

 

 

 

 

2014-2020 Tatilleri MS Project’te

Aşağıdaki linkten indireceğiniz MS Project dosyanın içinde 2014 – 20120 arasındaki, 1 Ocak, 23 Nisan, 1Mayıs, 19 Mayıs, 30 Ağustos, 29 Ekim, Şeker ve Kurban Bayramları tatil olarak belirlenmiştir.

Tools-Change Working Time komutuna giderek tatil bilgilerini görebilirsiniz.

Aşağıdaki dosyayı kullanmanız halinde tatil bilgileri hazır bir şablonu kullanarak, projeninizi planlıyor olacaksınız.

Projelerinizde başarılar.

https://drive.google.com/file/d/0B7D6LXAQUXk-bWZCb1RSNWw3aWs/view?usp=sharing

 

 

 

Planlı Yaşamak

Öncelikle kalem ve kağıt: Planlı yaşamanın birinci kuralı mutlaka yazmaktan geçiyor ve anında yazmak. Bunun için yanınızda mutlaka bir kalem taşımalısınız. Ben bu işi Ipad’imle yapıyorum. Asla yanımda ayırmıyorum. Modern insanın mutlaka sürekli yanında kalemi olmalı diye düşünüyorum.

Anında Yazmak: Gün içinde akla onlarca şey geliyor veya pekçok kişi ile iletişim halinde oluyoruz. Aklımıza gelen parlak bir fikir olabiliyor veya daha sonra yapmamız gereken bir işi anında yazıya dökmek, hem beynin daha az yorulmasını, hem de verimliliği artırıyor.

Haftayı Planlamak: İki gün arayla önümdeki bir haftanın işlerine göre yapmam gereken hazırlık var mı diye düşünmek. Bir hafta içinde şehir dışı işim varsa ulaşım (uçak vb.) veya konaklamayı organize etmek

Yarını Planlamak: Her akşam ertesi günün işleri, kimlerle görüşeceğim, nereye gitmem gerekiyor, açık adres, iletişim bilgisi gibi detayları gözden geçiririm.

Saatlik Planlama: Gün içünde yapılacak işleri öncelik sırasına göre zaman dilimleri içine yerleştirip, sırayla tamamlama ve bitenleri listeden çıkarmak.

Hava Durumunu İncelemek: İki, üç gün arayla önümüzdeki 15 günün hava tahminlerini incelerim. Yağmur yağma olasılıklarını gözönünde bulundurmaya gayret ederim.

Gerekli Araç ve Gereçlerin Koordinasyonu: Yapacağım işe göre yanımda olması gereken evrak, kayıt, dosya vs. önceden mutlaka hazırlanmasını sağlarım.

İlgili Kişilerin Organizasyonu: Planlanan işim bir başkasını da ilgilendiriyorsa teyitleşmek ve kendi hazırlıklarım hakkında o kişiyi bilgilendirmek, daha sonra oluşacak yanlış anlamaları engelliyor.

Arabayı Gölgeye Bırakmak: Eğer arabamı açık bir alana sabahleyin bırakmak ve akşama almak zorundaysam, sabahtan gölgelerin nereye denk geldiğine ve güneşin akşama nereye düşeceğine dikkat ederim. Sabahtan güneşin alnına bırakırım ama bilirim ki öğleden sonra o bıraktığım yer gölge olacaktır ve ben arabayı alana kadar bir nebze olsun soğuyacaktır. Camları da hafif açık bırakmanızı tavsiye ederim.

Planlı yaşamayı alışkanlık haline getiren bir kişi zaten etrafındakileri de planlı olmaya zorluyor ve daha az yorularak, daha çok iş yapıyor.

Çalışma Performans Verisi – Bilgisi – Raporu

Bugün bahsedeceğim konu biraz detay ve teknik. PMBOK’ın herhangi bir versiyonunu okumamış olan bir kişi aşağıda yazacaklarıma bir anlam veremeyebilir.

PMBOK 4 versiyonunda Çalışma Performans Bilgisi ve Raporu diye iki başlık vardı. Yeni PMBOK’ta bunlara bir  de “Veri” eklendi…

Yeni PMBOK’a göre hangisi ne anlama geliyor, basitçe inceleyelim.

Projede çalışan takım üyeleri, işlerini yaptıkça Proje Yöneticisine, işe ne zaman başlayıp, bitirdiklerini, işin ne kadar sürdüğünü, ne kadar efor harcadıklarını ve o iş için ne kadar para harcadıklarına dair veri aktarmalıdırlar. Toparlarsak, “Çalışma Performans Verileri” denince aşağıdaki başlıklar akla gelir.

  • Ortaya Çıkan Teslimatlar
  • Fiili Başlangıç Tarihi
  • Fiili Bitiş Tarihi
  • Fiili Süre
  • Fiili Efor
  • Fiili Maliyet
  • % Tamamlanma Miktarı
  • Sapma Sebepleri

PMBOK’a göre bu veriler, 4.3. Proje Çalışmalarının Yürütülmesi sürecinde ortaya çıkar.

Daha sonra;

Bu veriler proje yöneticisi tarafından değerlendirilir ve Çalışma Performans Bilgisine dönüştürülür. Bu dönüştürme aslında planla – fiiliyatı karşılaştırmaktan başka bir şey değildir ve özetle bu dönüştürme işlemi aşağıdaki süreçlerin işletilmesiyle gerçekleşir. Bu süreçlerin sonunda Proje Yöneticisi sapma miktarlarına dair fikir sahibi olmuştur ve veriler artık bilgiye dönüşmüştür.

5.5. Kapsam Kontrolü

6.7. Zaman Çizelgesi Kontrolü

7.4. Maliyetlerin Kontrolü

Son işlem; Proje Yöneticisinin bu bilgiyi raporlaması ve ilgili aksaklıkları daha yüksek makamlarla paylaşması gerekir. Bu yüzden, bilgiler, rapor haline dönüşmelidir. İşte bu işlem de PMBOK’ta 4.4 Proje Çalışmalarının İzlenmesi ve Kontrolü sürecinde içinde gerçekleşir ve Proje Yöneticisi her bir bilgi alanındaki sapma miktarlarını, sebepleriyle birlikte rapor haline getirir.

Peki bu raporları kime gönderir? Bu sorunun cevabı için yine PMBOK’ta 10.1. İletişim Yönetiminin Planlanması başlığı içinde yer alır. İletişim Yönetim Planında hazırlanması gereken rapor tipleri, kimlere, hangi sıklıkta gönderilmesi gerektiğine dair plan yapılmış olmalıdır.

Yukarıda bahsettiğim bu akış, belirli periyotlarla projenin başından sonuna kadar sürekli tekrar eder. Böylece   takım üyeleri, proje yöneticisine, proje yöneticisi de sponsora veya üst yönetime düzenli olarak, projenin ilerlemesi hakkında blgi vermiş olur.

Yukarıdaki bilgi akışında oluşabilecek en ufak kesinti, proje takibini ve dolayısıyla başarısını olumsuz etkiler.

Son sözler

1- İletişim hataları projelerin başarısızlığında %60-%70 etkilidir.

2- Takip edemeyecekseniz, boşuna planlamayın.

10.2. İletişimin Yönetilmesi – PMBOK 5

PMBOK 4’te yer alan ve Bilgilerin Dağıtılması – PMBOK olarak geçen sürecin adı yeni PMBOK’ta İletişimin Yönetilmesi olarak değiştirildi.

Tanımı ise; İletişim yönetim planı çerçevesinde bilgilerin oluşturulması, toplanması, dağıtılması, depolanması ve nihai olarak tanzim edilmesi gibi işlemleri içeren bir süreçtir.

Neye ihtiyacımız var?

  • İletişim Yönetim Planı
  • Çalışma Performans Raporları

Nasıl yapılır?

  • İletişim teknolojisi
  • İletişim modelleri
  • İletişim yöntemleri
  • Bilgi yönetim sistemleri
  • Performans raporlama

Ortaya ne çıkar?

  • Proje iletişimi

PMBOK 5’deki Değişiklikler

Bu yazımda PMBOK 5’de değişen ifadeleri ve süreçleri kabaca tanıtacağım. Daha sonraki yazılarımda ttüm süreçleri daha detaylı anlatmaya başlayacağım.

Önce  çıkan süreç var mı?

  •  İletişim Yönetimi bilgi alanındaki “Performansın Raporlanması” süreci artık tamamen çıkarıldı.

Yeni Eklenen Süreçler Nelerdir?

  • Kapsam Yönetiminin Planlanması
  • Zaman Çizelgesi Yönetiminin Planlanması
  • Maliyet Yönetiminin Planlanması
  • İletişimin Kontrolü
  • Paydaş Yönetiminin Planlanması
  • Paydaş Katılımının Kontrolü

İçeriği aynı ama Adı Değişenler

  • Kapsam Doğrulama –>Kapsam Onaylama
  • Bilgilerin Dağıtılması –> İletşimin Yönetimi
  • Paydaş Beklentilerinin Yönetilmesi –> Paydaş Katılımının Yönetilmesi

Süreç isimlerinin haricinde önemli bir değişiklik de Çalışma Performans Verileri, Çalışma Performans Bilgileri ve Çalışma Performans Raporları olarak üç ayrı tanımın ortaya çıkması… Eski PMBOK’ta Yürütme sürecinden “Çalışma Performans Bilgileri” ortaya çıkardı… İşte bu kavram yeni PMBOK’ta üçe bölündü.

Bu kavramların ne anlama geldiğini bir başka yazımda ele almayı düşünüyorum. Daha net fikir verebilmem için tamamen bunlara odaklanmış bir yazı yazmam gerekecektir.

 

 

 

– PMBOK 5 Geçiş Projesi – Tamamlandı

00101388701_lrgİstanbul Kurumsal Gelişim olarak 1.Haziran 2013 itibariyle PMBOK 5’e göre eğitimlerimizi vermeye başlayacağız.

PMBOK 5’e Geçiş Projesi Kapsamında Neler Yaptık?

  • Değişen kavramlar belirlendi.
  • Değişen süreçler belirlendi.
  • Tüm eğitimlerin sunum dosyaları güncellendi.
  • PMP Hazırlık Eğitimi soruları baştan sona gözden geçirildi ve güncellendi.
  • Web sitemizde eğitim içerikleri güncellendi.
  • Örnek amaçlı kullanılan dokümanlar yeni PMBOK’a göre güncellendi.
  • Pazarlama Dept ve Eğitmenlere güncellemeler hakkında düzenli bilgi aktarıldı.
  • PMBOK 4 üzerinden eğitim devam eden katılımcılara değişiklikler hakkında bilgiler verildi.

 

PMBOK 5 – İngilizce Baskıda Çok Küçük Hatalar

PMBOK 5’e göre tüm dokümanlarımızı güncelleme ve eğitimlerimizi yeni PMBOK’a göre hazırlama çalışmalarımız tüm hızıyla devam ediyor.

1.6.2013’den itibaren İstanbul Kurumsal Gelişim olarak vereceğimiz tüm Proje Yönetimi – MS Project ve PMP Hazırlık eğitimlerinde yeni PMBOK’ı referans alarak yapacağız.

Tabi bu sırada çok küçük olmakla birlikte PMBOK’ta bir takım baskı hataları da gözümüzden kaçmıyor.

Eğer yeni PMBOK elinizde varsa aşağıdaki hataları düzeltmenizi tavsiye ederim.

1 – Sayfa 53 – Figure 3.3. – “Executing Process Group”‘dan aşağı – sağa doğru giden okun üzerinde yazan ifadelerin 3. satırında “Work Performance Information” yerine “Work Performance Data” yazmalıydı.

2- Sayfa 53 – Figure 3.3. –  Enterprise/Organization kutusundan aşağıya inen çizgi üzerinden “Teaming Agreement” ifadesi tamamen silinmeli. Artık böyle bir kavram yok.

3 – Sayfa 53 – Figure 3.3. –   “Stakeholder Management Strategy” ifadesi tamamen silinmeli. Artık böyle bir kavram yok.

4- Sayfa 158  – Fig. 6-10 – Sağdaki çizimde “SS – 15” yazan ifade “SS + 15” olarak basılmalıydı.

5- Sayfa 317 – Figure 11.4 – Yanlış basılmış. Bu grafiğin yerine Risk Kırılım Yapısının anlatıldığı başka bir grafik basılmalıydı. Bkz: PMBOK 4 – Fig.11-4

Proje Ya da Fazın Kapatılması – PMBOK

Proje Yönetimi Süreç  Gruplarındaki tüm aktiviteleri sonuçlandırma sürecidir. Proje yöneticisi, projeyi kapatırken tüm proje çalışmalarının tamamlandığından ve projenin hedefine ulaştığından emin olmak için daha önceki faz kapanışlarına ilişkin tüm bilgileri gözden geçirir.

Proje kapsamı proje yönetimi planına göre ölçüldüğü için, proje yöneticisi projenin kapanışını gerçekleştirmeden önce çalışmaların tamamlandığını kontrol etmek üzere proje yönetim planını incelemelidir.

Buna projenin ya da fazın idari kapanışı için gerekli tüm aktiviteler dahildir. Süreçte adım adım izlenen metodolojilerle şu konular ele alınır:

• Faz ya da projenin tamamlanma ya da çıkış kriterlerini karşılamak için gerekli eylemler ve aktiviteler;

• Projenin ürünlerini, hizmetlerini ya da sonuçlarını bir sonraki faza ya da üretime ve/veya operasyonlara aktarmak için gerekli eylemler ve aktiviteler;

• Proje ya da faz kayıtlarının toplanması, projenin başarısının ya da başarısızlığının denetlenmesi, alınan derslerin bir araya getirilmesi ve organizasyonun gelecekteki kullanımına yönelik olarak proje bilgilerinin arşivlenmesi için gerekli aktiviteler.

Tedariklerin Kapanışı – PMBOK

images-6Tedariklerin Kapanışı, proje kapsamındaki tüm tedariklerin kapanması sürecidir. Tedariklerin Kapanış süreci, henüz çözüme kavuşturulmamış itirazların sonlandırılması, kayıtların nihai sonuçları yansıtacak şekilde güncellenmesi ve bu bilgilerin gelecekte kullanılmak üzere arşivlenmesi gibi idari aktiviteleri de kapsar.

Tedariklerin kapanışı sürecinde proje ya da proje fazı için geçerli olan tüm sözleşmeler ele alınır.

Çok fazlı projelerde, sözleşmenin süresi sadece projenin belli bir fazını kapsayabilir. Bu tür durumlarda, Tedariklerin kapanışı süreciyle projenin bu fazı için geçerli tedarik ilişkisi sona erdirilir.

Çözüme kavuşturulmayan itirazlar daha sonra hukuk davalarına konu olabilir.

Tarafların erken fesih durumundaki hakları ve sorumlulukları, sözleşmenin fesih maddesinde düzenlenir.

—————————-o————————–

trafik5trafikcevap1