Finansal Risklerinin Değerlendirilmesi

Düzenli yapılacak, Risk Değerlendirme Toplantılarında Finansal risklerinizi belirlemek amacıyla aşağıdaki soruları puanlayarak, cevaplayınız. 

Artık puanlamayı size bırakıyorum. Aşağıdakilerden istediğiniz başlıkları alınız. Kurumunuzdaki önemine göre kendiniz puanlar türetin ve projelerinizi bu punlama sistemine göre değerlendirin.

  • Projenin nakit akışı çıkarıldı mı?
  • Projeye fon sağlanması gereken dönemler çıkarıldı mı?
  • Fon kaynakları belirlendi mi?
  • Maliyet tahminleri, aktivite detayında yapıldı mı?
  • Projenin Fayda/Maliyet Analizi yapıldı mı?
  • Maliyet artış dönemleri ve tahmini artış miktarları proje bütçesine eklendi mi?
  • Bütçe aşımı durumunda Proje Organizasyonunda yetkinin kimde olduğu belirlendi mi?
  • Proje devam ederken gerçekleşen maliyetlerinin, planlarla karşılaştırılması için gerekli takip ve kontrol sistemi kurludu mu?

Kaynak Risklerinin Değerlendirilmesi

Düzenli yapılacak, risk değerlendirme toplantılarında Kaynakları ne kadar etkin yönettiğinizi sorgulamak amacıyla aşağıdaki soruları puanlayarak, cevaplayınız.

  • Proje için ihtiyaç duyulacak kilit kaynaklar belirlendi mi? (1…5)
  • Proje takımı üyelerinde olması gereken kabiliyet / beceri / yetkinlik belirlendi mi? (1…5)
  • Proje takım üyeleri kendilerine verilen rol ve sorumluluğu net olarak biliyor mu? (1…5)
  • Projenin gerektirdiği eğitim gereksinimi karşılandı mı? (1…5)
  • Projeyi tamamlamak için yeterli işgücü mevcut mu? (1…5)
  • Kritik Kaynakların izin / mazaret ihtimali / ayrılma durumlarına karşı önlemler düşünüldü mü ? (1…5)
  • Kaynakların iş yükü dağılımını gösterir kaynak histogramı mevcut mu? (1…5)

35 üzerinden kaç aldınız? (100’e oranlayıp lütfen Yorum bölümüne yazınız)

 

Zaman Riskinin Değerlendirilmesi

Düzenli yapılacak, risk değerlendirme toplantılarında Zamanı ne kadar etkin yönettiğinizi sorgulamak amacıyla aşağıdaki soruları puanlayarak, cevaplayınız.

  • Aktivite detayını gösteren bir proje planı mevcut mu? (1…5)
  • Tahminler aktivite detayında mı yapıldı? (1…5)
  • Kritik Yol Analizi yapıldı mı? (1…5)
  • Tamamlanan işler ile planlanan işler düzenli olarak karşılaştırılyor mu? (1…5)
  • Mevcut sapma miktarlarına dikkat ederek, geleceğe yönelik önlemler alınıyor mu?  (1…5)

 

25 üzerinden kaç aldınız? (100’e oranlayıp lütfen Yorum bölümüne yazınız)

Detaylı Plan Hazırlamanın Faydaları

Detaylı bir proje planı hazrılamanın avantajları;

1- Süre Tahminleme Kolaylaşır: Aşamaların detaylarına indikça aktivitelerin süre tahminlerini geliştirmek daha kolay olacaktır ve daha gerçekçi bir aşama hatta proje süresine ulaşmak mümkün olacaktır.

2- Maliyet Tahminleme Kolaylaşır: Detay aktivitelerde harcanacak işgücü daha iyi tahmin edilebileceği gibi, makina saati veya malzeme ihtiyacı da daha kolay görüleiblecek ve maliyetler daha kesin tahminlenebilecektir.

3- Delegasyon Kolaylaşır: Büyük bir iş paketini bir departmana atadıktan sonra o işin kimse tarafından üstlenilmediğine şahit olmuşsunuzdur. İşte, bunu ortadan kaldırmak için aktiviteleri detaylandırın ve doğrudan sorumlusunu dokümante edin.

4- Risk ve Problemler Daha Kolay Görülür: Hangi aşamada ve hangi aktivitelerde ne tip sorunların yaşanabileceği daha kolay tahmin edilir. Böylece önleme yöntemleri projenin içine daha kolay eklenir.

5- Proje Takibi Daha Kolaylaşır: Eğer detaylı bir plan yoksa projeler %10, %20, %30… diye hızlı bir şekilde ilerler, ta ki %90’a gelene kadar. Ondan sonra %91, %92, %%93… diye ilerlemeye başlar ve bir türlü %100 olmaz.

Tedarikçilerinizi de Proje Yönetim Süreçlerine Dahil Edin

Plan yapmaya karşı en büyük isteksizlik sebebi, planların ne kadar detaylı yapılsa da sonradan sapacağı ve tutmayacağı endişesidir.

Doğru bir tespit belki fakat planlar tutmayacak diye de hiç plan yapmamak yanlış bir hareket. Zaten amacımız planladığımızla gerçekleşen arasındaki farkları bulup, gelecekde daha iyi planlar yapmak olmalı.

Bununla birlikte, planlamada pek çok proje yöneticisi, tedarikçisinden şikayet etmekte. Kendi tedarikçilerinin Proje Yönetimi kültüründen bir haber olduğundan bahsetmektedir. Yani, Proje Yöneticileri diyor ki “biz aslında Proje Yönetimini harfiyen yerine getirebiliriz ama  şu tedarikçiler işi bozuyor… !” Peki madem öyle, o zaman tedarikçilerimizi de bu işin içine katalım… O da kendi tedarikçisini zorlasın. Böylece dalga dalga herkes Proje Yönetimi’ni içselleştirsin.

Özellikle büyük firmalar; satın alma yaptıkları tedarikçilerinden sadece fiyat ve ürün kalitesi bilgisi istemekle yetinmesin. Tedarikçilerinizi Proje Yönetimi açısından da değerlendirin.

Örneğin: Tedarikçileriniz için şunu sorgulayın. Bu kriterlere uyan tedarikçileri tercih etmeye gayret gösterin veya tedarikçilerinizi bu çerçevede geliştirin.

  • Tedarikçimizin Proje Yönetimi metodları var mı?
  • Tedarikçi firmada Proje Yöneticileri, uluslararası bir sertfikaya sahip mi?
  • Tedarikçimizin bundan önceki projeleri ile ilgili referansları kimler? (Referanslarla bilfiil konuşun ve Proje Yönetimi açısından değerlendirme alın)
  • Tedarikçimiz proje planlarını hangi detayda paylaşacaklar?
  • Tedarikçimiz Proje Yönetimi yazılımı kullanıyor mu?
  • Tedarikçimizin kullandığı Proje Yönetimi yazılımı ile bizim sistemimiz entegre olur mu?
  • Tedarikçi firma, Projenin takibini şefaf olarak gerçekleştirmeye açık mı?

NABUCCO Projesi

Türkiye’nin Doğu ile Batı arasında tarihi bir köprü görevi gördüğü anlaşma hayata geçti… Kafkaslar ile Hazar’daki doğalgazı Anadolu toprakları üzerinde Avrupa ülkelerine taşıyacak olan 8 milyar euro’luk dev projenin belkemiği Türkiye. İşte Nabucco hakkında merak ettiğiniz her şey…

1- Nabucco projesinin Türkiye için hayati anlamı, önemi ne olacak?

Dünya platformunda ve AB ilişkilerinde Türkiye adına çok önemli 3 katkısı var, projenin…

Birincisi Nabucco projesi Türkiye için bir güven projesi demek. AB gözü önünde, Amerika ve tüm ülkelerle ilişkilerde, özetle dünya platformunda Türkiye’ye duyulan güvenin en önemli göstergesi olarak tarihe geçecek.

İkincisi Türkiye dünyaya enerji geçiş güzergahında olduğunu kanıtlamış oldu. Tarih boyunca enerji kaynaklarının dünyanın kaderini değiştirdiği düşünülürse bu proje, Türkiye’nin vazgeçilmez konumunun altını çizdi. Bakü Tiflis Ceyhan ve Mavi Akım projeleri bu sürecin yolunu açmış oldu.

Üçüncüsü Avrupa Birliği ile Türkiye arasında imzalanan çok somut bir proje. Bu nedenle projenin Türkiye’nin AB yolunda en önemli ilerleme kriteri olacağı kaydediliyor.

2- Peki bu üç hayati önemi dışında proje Türkiye’ye neler getirecek?

1. Kış günlerinde yaşanan doğalgaz krizleri son bulacak. Doğalgaz ihtiyacının daha güvenli ve daha yeterli biçimde karşılanmasına hizmet edecek.

2. Ekonomik katkısı olacak. Türkiye hat projesinde 4-5 milyar euro’luk yatırım çekecek. Binlerce kişiye istihdam kapısı açılacak. Hat faaliyete geçtikten sonra da sürekli geçiş geliri sağlanacak.

3. Aynı zamanda toplamda 4.2 milyar euro’luk vergi elde edilecek. Enerji Bakanlığı, hattın en önemli kısmı topraklarımızdan geçtiği için Türkiye’nin sağlanan vergi gelirinin yüzde 60’ını almasını hedefliyor.

3- Proje adını nereden aldı?

Avrupa Komisyonu Başkanı Jos Manuel Barroso’nun da söylediği gibi Nabucco projesi, öyle zaman oldu ki, taraflara “Buraya kadarmış“ dedirtti.
10 Ekim 2002 gecesi Viyana’da, Verdi’nin Babil’i konu olan (Bugünkü Irak topraklarında) Verdi’nin “Nabucco Operası” izlendikten sonra; Avusturya, Türkiye, Romanya ve Bulgaristan arasında gaz anlaşması imzalandı.
O gün, projeye “Nabucco” adı kondu!
O gün, Irak’ı henüz devrilmemiş lideri Saddam Hüseyin yönetiyordu. Irak işgal edilmemişti. Bugün Irak, Amerika’nın kolunda Nabucco sahnesine çıkıyor.

4- Nabucco projesinin tarafları kim? Gazı alacaklar da verecekler de belli mi?

Türkiye’den Botaş, Bulgaristan’dan Bulgargaz, Romanya’dan Transgaz, Macaristan’dan MOL, Avusturya’dan OMV ve Almanya’dan RWE şirketleri eşit hisse ile projenin ortakları arasında yer alıyor. Nabucco projesinin altına imzasını koyanlar gazı alacak ülkeler… Gazı kimlerin vereceği ise henüz netlik kazanmadı. Dolayısıyla şimdilik anlaşmanın tek tarafı belli demek daha doğru olacak.

5- Anlaşmaya hangi ülkeler imza koydu?

Ortak bildiriye 5 ülkenin başbakanı, Türkiye Başbakanı Recep Tayyip Erdoğan, Avusturya Başbakanı Werner Faymann, Bulgaristan Başbakanı Sergei Stanishev, Macaristan Başbakanı Gordon Bajnai, Romanya Başbakanı Emil Boc imza koydu. AB Komisyonu Başkanı Jose Manuel Barroso da anlaşmayı imzaladı. İmza töreninde ayrıca Gürcistan Cumhurbaşkanı Mikheil Saakashvili ile Irak Başbakanı Nuri El-Maliki da katıldı.

6- Projeye enerji kaynağı sağlayacak ülkeler hangileri?

Projenin eleştirilen noktalarından biri de Nabucco için kaynak sağlayacak ülkelerin henüz netlik kazanmaması. Projeye kaynak sağlaması beklenen ülkelerin başında Azerbaycan, Türkmenistan ve Kazakistan geliyor. Bunların yanı sıra Mısır, Suriye, Gürcistan, Irak ve hatta İran ile Rusya’dan da doğalgaz sağlanması düşünülüyor.

7- AB projeye ne kadarlık yatırım yaptı?

AB projeye 250 milyon euro hibe etti.

8- Nabucco projesinden AB ülkeleri ne kazanacak?

Şu anda Avrupa’nın doğalgaz ihtiyacı yılda 500 milyar metreküp. Bunun 780 milyar metreküpe çıkması bekleniyor. Avrupa’nin yıllık doğalgaz ihtiyacının yaklaşık yüzde 5’ini Nabucco karşılayacak. Proje Avrupa Birliği ülkeleri için Rusya’ya karşı bir alternatif olarak görülüyor.

9- Nabucco, dünyanın ve Avrupa’nın dengelerini nasıl değiştirecek?

Gaz idaresi açısından yeni bir açılım bu. Rusya, Cezayir gibi tedarikçiler ön plandaydı. Şimdi Türkiye’nin gaz tedarikçisi bir oyuncu olarak yer alması ve bu çok önemli pastadan payını alması gündemde.

10- Toplam hat uzunluğu ne olacak?

Toplam hat uzunluğu 3 bin 300 kilometre olacak. Besleme hatlarıyla birlikte Türkiye’deki kısmının uzunluğu 1998 kilometre. Yani hattın yüzde 60’ı Türkiye toprakları üzerinde olacak. Bu anlamda bakıldığında Türkiye’ye projenin gövdesi demek yerinde olacak.

11- Projenin toplam maliyeti ne olacak?
Bugünkü maliyetlerle 7.9 milyar euro olarak öngörülüyor. Maliyetin yüzde 30’u paydaşlar tarafından karşılanacak. Bu da her ortak için 400 milyon Euro anlamına geliyor.

12- Bu yatırımın ne kadarı Türkiye içinde gerçekleşecek?

Yatırımın yarıdan çoğu, 4.8 milyar euro’luk kısmı Türkiye’de yapılacak.

13- Nabucco projesi ne zaman hayata geçirilecek?

Hattın yapımı 2011’de başlanacak, 2011-2014 yılları arasında gerçekleşecek.

14- Kaç kişi çalışacak?

İşin ve yatırımın ağırlığı Türkiye’de olacak. Hattın yapımında ilk etapta 5 bin kişi çalışacak. İstihdamın 15 bini bulması bekleniyor.

15- Proje bir hayal mi? Hayata geçirilebilecek mi?

Projede taraflar anlaşmaya imza koydu ama hala netlik kazanmayan konular var. Henüz hangi gazın ne kadara hangi ülkeye verileceği konusunda anlaşma sağlanmadı. Kaldı ki projeye kaynak saglayacak ülkeler de henüz netleşmedi. Bu konular önümüzdeki dönemde taraflar arasındaki müzakerelerde masaya yatırılacak. Henüz projede nasıl yol alınacağı belli değil. Bu belirsizlikler açısından bakıldığında projeyi bir hayal olarak değerlendirenler var. Başbakan Erdoğan da bu nedenle imza törenindeki konuşmasında projenin hayal olmadığının altını çizdi.

16- Türkiye topraklarından geçen gazın ne kadarını alacak?
Türkiye, Nabucco projesinde AB ile karşı karşıya gelmişti. “Geçen gazın yüzde 15’i ve geçiş ücretleri benim” demişti. Bu talepler henüz onaylanmadı. Topraklarından geçen gazın yüzde 15’ini alamazsa Türkiye’nin önemli ölçüde pozisyon kaybedeceğini düşünenler de var. Yüzde 15 kriteri Türkiye’nin gaz piyasasında oyuncu olup olmayacağını da belirleyecek. Yani bu kritere göre Türkiye ya oyuncu olacak ya ‘alıcı’ olarak kalacak.

17- Gaz nasıl paylaşılacak? Taraf ülkeler ne kadar gaz alacak? Gaz başka alıcılara da satılabilecek mi?

Nabucco kapasitesinin yüzde 50’si, “hükümetler arası anlaşmaya“ taraf olan; Türkiye, Bulgaristan, Romanya, Macaristan, Avusturya ve Almanya’nın içinde olduğu “alıcı“ konumundaki 6 paydaş ülkenin kuracağı yerel Nabucco şirketleri tarafından işletilecek. Diğer yüzde 50’si piyasaya açık olacak. Şimdiden bu kapasite için 16 firma ile görüşme yapılmaya başlandı, aralarında Türk konsorsiyumları da bulunuyor.

18- Güzergahtaki bölge halklarına katkısı ne olacak?

İstihdam bölge halkından sağlanılabileceği gibi hattın geçtiği yerlerde çevresel etkileri karşılamak için sosyal projeler yürütülebileceği de öngörülüyor. Bu faaliyetlerin güzergâhtaki yerleşim yerlerinde ekonomiyi canlandırması bekleniyor.

19- Gazdaki mevcut durum ne? Ne olacak?

Türkiye doğalgazı şu anda İran’dan ve Rusya’dan alıyor. Cezayir ve başka ülkelerde de sıvılaştırılmış gaz ithalatı var. Ancak kış aylarında sıkıntı çekiliyor. Türkiye’de 57 ilde ısınma doğalgazla yapılıyor. Halen doğalgaz gitmeyen 24 il var. Hatlar bu illere uzandıkça gaz ihtiyacı artacak. Nabucco, bu talep artışını karşılayacak. Türkiye, Nabucco hattından geçecek gazın yüzde 15’ini alma hakkına sahip olacak. Bu arz güvenliği açısından çok önemli bir adım olacak. Diğer yandan bu alımın indirimli fiyattan yapılması da tartışılıyor. Bu da gaz ithalatı maliyetini aşağı çekecek

Aktivite Süre Tahminleme – PMBOK

Proje planında aktivite listesi çıkarıldıktan ve kaynaklar tahminlendikten sonra aktivitelerin süreleri tahminlenmelidir.

PMBOK, Aktivite Tahminlemeyi şöyle tanımlar; “Her aktiviteye tamamlamak için  atanan kaynağa göre gerekli olan yaklaşık sürenin tahminlenme sürecidir”

Neye İhtiyacımız Var?

Aktivite Tanımlama neticesinden ortaya çıkan Aktivite Listesi bu süreç için bir girdi niteliğindedir. Diğer bir yandan aktivitelerin kendilerine özel durumları (bazı aktiviteler vardır, mesai dışında yapılması gerekir, bazıları özel insan veya makina kaynağı gerektirir, vb.) bilgisi de gerekli olacaktır.

Aktiviteleri yapabilecek kaynakların bilgisi de elimizin altında olmalıdır. Bu bilgi Aktivite Kaynaklarını Tahminleme çalışmasından gelecektir.

Nasıl Yapılır?

PMBOK’a göre Aktivite Süre Tahminleme için aşağıdaki yöntemler önerilebilir.

Uzmanlara sorma seçeneği, günlük hayatta zaten hepimizin uyguladığı bir teknik. Özellikle işi yapacak olan kişiye işin süresi sorulur. PMBOK’a göre en iyi süre tahminini, o işi yapan kişinin vereceği yönündedir.

Yukarıdan aşağıya tahminleme; geçmişteki deneyimlere dayanarak, geçmiş projelerin aşamalarının sürelerinin yeni projede de benzer şekilde olacağını varsayar ve ona göre bir tahminleme yaparsınız. Bir çeşit kıyaslama yöntemi de diyebiliriz.

Parametrik Tahminleme diye anılan bir teknik daha vardır. Bu bildiğimiz oran – orantı yöntemidir… 1 m kare duvarı bir usta 30 dakikada örerse, 500 m kare duvarı kaç dakika da örer? Şeklinde bir soru cümlesi ile açıklayabilirim.

Üç Nokta Tahmini ise olabildikçe çok kişiye sorun ve tek bir durumu değil, iyimser, yaklaşık ve kötümser durumları sorgulayın diyen önemli bir tekniktir. Daha sonra da istatistikten yararlanıp, tek bir ortalama değer ve hatta standart sapma bulmanızı sağlayan bir tekniktir. Bu yöntemi bir başka yazımda uzun uzadıya anlatacağım.

Ortaya Ne Çıkar?

Yukarıdaki çalışmaların neticesinde tabi ki her bir aktivitenin süreleri ortaya çıkacaktır. Artık her bir aktivitenin o işe atanan kaynak tanımları ve atanan kaynağa göre süre tahminleri tanımlanmıştır.

Artık bu bilgiler, Zaman Diyagramı (Gantt Chart) oluşturmak için yeterlidir.

MS Project’e Gerçekleşme Verileri Nasıl Girilir?

% Gerçekleşme

Aktiviteye iki kere tıklayarak General Sekmesinden işin % kaçı bittiyse giriniz.

yontem 1 

Actual Work – Remaining Work

 Yukarıda Gantt, alttaki görüntü Task Form iken, sağ tuş ile Resource Work seçeneğini işaretleyin ve fiili çalışma miktarını girin.

 yontem 2

Gün Gün Gerçekleşme Verisi Girme

 Task Usage görüntüsündeyken takvim üzerinde sağ tuşa tıklayın ve Actual Work alanını ekleyerek, kaynakların günlük çalışma miktarlarını işleyin.

 yontem 3

Actual Start ve Actual Duration

 Gantt Diyagramına aşağıdaki kolonları ekleyerek de gerçekleşme verilerini girebilirsiniz.

 yontem 4

Update Project

 Belirli bir zamana göre projeyi güncellemek istiyorsanız aşağıdaki resimleri takip edin.

yontem 5a

yontem 5b

Zam Dönemi ve MS Project

zam1 Temmuz 2009 itibariyle çok önemli bir konuyu gündeme taşımak istiyorum. Konumuz ZAM.

 Tabiki konuya Proje Yönetimi, hatta Microsft Project açısından bakacağız. Projemizde kaynaklarımızın maliyetlerinin artmasını nasıl programa gireceğimizi kısaca ifade edeceğim.  Konuyu patronunuza aynen şöyle anlatın.

“Bakın Sayın Patronum! Microsoft Project’te kaynaklarımızı tanımladığımız görüntüye geçip. View-Resource Sheet (Türkçe kullananlar için: Görünüm – Kaynak Sayfası) zam vermeye karar verdiğiniz kaynağa iki kere tıklıyorsuuz. Mesela ben zam alacağım, kendime iki kere tıklıyorum.

Sonrası çok kolay, açılan Resource Information (Kaynak Bilgi) penceresinde Cost (Maliyet) sekmesine de tıklıyorum. (Resimde görüldüğü üzere…) Hangi tarihlerden itibaren bana zam tanımlayacaksanız, önce zammın başlayacağı tarihi, arkasından zamlı fiyatı giriyoruz. Mümkünse fazla mesai de giriyoruz (bunu çok diretmiyorum, yani mümkünse…)

Sonra da OK butonuna basıyoruz, artık MS Project, işlerinin hangi tarihlere denk geldiğini görüyor ve yeni dönemdeki maliyet bedelini referans alarak, proje maliyeti hesaplıyor. Gördüğünüz gibi çok kolay.

Öğrendiniz değil mi? Pardon duyamadım. Şimdi o zammı geri mi alayım?!!! ”  🙂

Türkçe PMP Sınavı

26.06.2009 itibariyle Türk Telekom (Ankara) bünyesinde Proje Yönetimi eğitimlerine başladım. Eğitimin ardından, Proje Yönetimi’nin kuurm içinde gelişmesine önderlik eden Program ve Proje Yönetimi Direktörlüğü Başkanı Kamil Yılmaz Bey’in de odasında kısa bir toplantı gerçekleştirdik. Bu toplantı esnasında PMBOK 2008’in Türkçe olarak basılmış halini görme imkanı buldum. Türk Telekom, ülkemizde Proje Yönetimi bilncinin yaygınlaşması amacıyla önemli adımlar atıyor.Hem kendi içinde hem de çevresinde değişiklik süreçlerini başlatıyor ve takip de ediyor.

Kamil Bey, ayrıca, pek çok kişinin merak ettiği PMP Sınavının Türkçe olması konusunda ise somut olarak atılan adımlardan bahsetti. Son durum itibariyle, 2010 yılından itibaren PMP’lik sınavının Türkçe yapılabileceğine dair PMI’dan resmi onayın geldiğini öğrendim. Bununla birlikte, sorular PMI tarafından hazırlanacak fakat referans alınacak doküman, Telekom tarafından yayınlanacak PMBOK olacak.

Son bir bilgi daha, henüz tasarı aşamasında olduğunu tahmin ettiğim kaynağını veremeyeceğim bir haber. Kamuda Proje Yönetimi üzerine yeni bir kanun çıkıyor. Çıkacak kanuna göre belirli bedelin üzerindeki projelerin yönetilmesinden sorumlu olacak kamu personelinin ve tedarikçi firmadaki Proje Yöneticisi’nin  PMP veya PRINCE 2 sertifikasına sahip olma zorunluluğu geliyor. Baştan da belirttiğim gibi kesin değil, sadece bir duyum.

Bu gün kendimi gazeteci gibi hissettim. Demek ki hergün Ankara’da olsam neler yazacağım. 🙂

Proje Başlangıcında Kilit Süreçler

baslatmaHangi sektör olursa olsun bütün projelerin özelliklerinde bir takım ortak noktalar vardır. Özellikle bir projenin başlama sürecinde Üst Yönetim, Proje Yöneticisi, Takım Üyeleri, projenin hedeflerini, sonda ulaşacakları sonuçları düşünerek, başlarlar. Bu yüzden, ekibin adrenalin seviyesi başlangıçta yüksek ve hedefe odaklı çalışmaya motive olmuş durumdadır.

Sonra sonra, neden ekibin adrenalini düşmeye başlar? İşte bu yazıda, heyecanla başlanan bir projenin, daha başlangıcında heyecanın neden dağıldığını kısaca inceleyelim.

İş Stratejileri ile Uyum Sorunu: İlk başta yapılması düşünülen bir projenin belirli bir süre sonra kurumun stratejik hedefleriyle örtüşmediği farkedilirse, bu durum, projenin durdurulmasına sebep olabilir. Bu çerçevede, proje seçim yöntemleri mutlaka kurumun stratejik hedeflerini gözönüne alacak şekilde tasarlanmalıdır.

Müşteri Desteğinin Kaybolması: Talebin yapan iş birimi, projenin ilk aşamalarında kendilerine düşen faaliyetleri zamanında yapmazlar ise veya özellikle gereksinimlerin belirlenmesinde Proje Yöneticisi’ne gerekli desteği vermezler ise proje daha başlamadan, bitmek zorunda kalabilir. Eğer gereksinimler tam netleşmeden Proje Yöneticisi bir takım varsayımlara dayanarak, projeyi devam ettirirse, çıkan ürünün kalitesinde önemli problemler olacaktır. Bu da kimsenin üstlenmek istemeyeceği başarısız projeler listesinde yerini alacaktır.

Kaynak Eksikliği: Proje Yöneticisi, projesi için gerekli olan insan, makina, malzeme vb. ihtiyacını ortaya çıkarır. Her ne kadar kaynak açısından üst yönetimden teyid alarak, proje başlasa da zaman içinde o gerekli kaynaklar Proje Yöneticisi’ne sunulmayabilir. Bu da aktivitelerin gecikmesine ve hatta projenin tamamen rafa kaldırılmasına sebep olabilir.

Ortak Hedefler Üzerine Mutabakat Sağlayamamak: Projeye katılan farklı iş birimlerinin projeden beklentileri de farklı olabilir. Eğer, ortak bir hedef belirlenenmemiş ise proje de bir noktada kilitlenecektir. Bu problem için “Proje Taraflarının Analizi” oldukça işe yarayan bir yöntemdir.

Liderlik ve Koordinasyon Eksikliği: Bir proje ekibi ilk kurulduğnda ortak hedeflere odaklanmak kolay değildir. Ortak beklentileri oluşturmak ve birimler arasında koordinasyonu sağlamak Proje Yöneticisi’nin sorumluluğundadır. Eğer, proje tarafları koordinasyon veya iletişim de bir aksama görürlerse, projeye verecekleri desteği azaltırlar.

E-Learning Projeleri Artık Çok Kolay

myudutuOkulda anlattığınız konuları daha sonra öğrencilerinizle elektronik ortamda paylaşmak istiyorsanız veya şirketinize yeni alınan bir personelin oryantasyon eğitimimi elektronik ortamda yapılmasını istiyorsanız, bu artık ücretsiz olarak mümkün.

Kendi sesinizi, konuyla ilgili fotoğraf ve videoları kolayca ekleyebilir ve e-learning hazırlayıp, kendi sitenizden veya CD’lere yükleyerek, bu eğitimi paylaşabilirsiniz.

Hatta bu sistem Türkçe. www.myudutu.com

Konu sonlarında isterseniz, eğitime katılanları farklı biçimlerde öğrenme düzeylerini de sorgulayabilirsiniz.

Önce basit bir iki deneme yaparak, kullanımı öğrenmenizi tavsiye ederim. Aslında çok basit ama detaylı formlar mevcut. Daha sonra ayrıntılı bir e-learning için ne kadar efor ayıracağınızı mutlaka planlayın. Buna karşılık bu yöntemle elde edeceğeniz kazançları belirleyin. Eğer Fayda/Maliyet analizi yapmadan bu sürece girerseniz, zararlı çıkabilirsiniz çünkü Türkiye’de elektronik olarak öğrenmeye pek sıcak bakmıyoruz. Klasik yöntemi (bir eğitmen anlatır, öğrenci dinler) daha fazla tercih ediliyor. Araştırmaya, okuyarak, öğrenmeye alıştırılmadığımız için e-learning için yapılan yatırımlar ne yazık ki çoğu zaman bışa gidiyor.

Aktivite Kaynaklarını Tahminleme – PMBOK

Bu süreçte her bir aktivitenin başarıyla tamamlanabilmesi için gerekli olan insan, makina, malzeme kaynaklarının tahmin edilmesi işlemi gerçekleştirilir.

Bir projenin en başında birey olarak özellikle insan kaynağı belirlenemeyebilir. Bu yüzden özellikle insan kaynakları açısından hangi aktivitede hangi beceride insanlar gerektiği düşünülerek, plan yapılır, daha sonra ilgili departman yöneticilerinden gelen kaynak tahsisiyle birlikte bireyler netleşecektir.

Neye İhtiyaç Duyarız?

Aktivite listesi ve potansiyel kaynakların yoğunlukları (başka projelerde görevli olup, olmadıkları) bu süreç için en önemli girdilerdir.

Bunun yanısıra şirket içinde önceden tanımlı olan rol ve sorumluluklar hangi aktiviteyi kimin yapacağı yönünde işimizi kolaylaştırır. Örneğin, satın alma faaliyetleri, doğal olarak, Satın Alma Departmanı tarafından yapılacaktır.

Aktivite Kaynaklarını Tahminleme Nasıl Yapılır?

İlgili Departmanların Yöneticilerinin veya çekirdek ekibimizde bulunan departman temsilcilerinin desteğiyle hangi faaliyetin kimler tarafından yapılacağı tahmin edilmelidir.

Sektöre ait basılı dokümanlar bazı faaliyetler için ne kadar kaynak gerektiğine dair bilgileri içerebilir. Örneğin bir makinanın üretim kapasitesi, üretici firma tarafından standart olarak yayınlanmıştır.

Akitiviteleri daha detaylandırarak, yapılan tahminler daha gerçekçi olacaktır. Bu çerçevede detay seviyesini açmak bir teknik olarak, düşünülmelidir.

Son olarak, Proje Yönetimi yazılımları da geçmişteki projelere dair veriler tutacağından gelecekteki projelerin kaynak tahimnlemesinde yardımcı olacaktır.

Ortaya Ne Çıkar?

Aktivitelerin Kaynak İhtiyacı: Yukarıdaki yöntemleri kullanarak, her bir aktivitenin ihtiyacı olan kaynak gereksinimi ortaya çıkacaktır.

Kaynak Ayrışım Yapısı: Proje içinde kullanacağımız kaynaklara dair bir kategorize etme işlemi ile ihtiyacımız olan kaynakları sınıflandırmak mümkündür. Böylece bu projede, iş gücü, makina, malzeme, tedarikçi şeklinde kategoriler oluşturup, kaynakları bu kategoriler altında toplamak genel bakışı kolaylaştıracaktır.

Proje Ofisi Hakkında Yapılan Araştırma Sonuçları

Bu yazımda Proje Ofisi kuran kurumlarla ilgili 14 farklı ülkede 249 katılımcı ile yapılan bir araştırma sonuçlarını paylaşmak istiyorum.

%72’si Proje Ofislerinin stratejik açıdan kurumlarına değer kattığını söylüyor.

%90’dan fazlası kurumun bütün projelerinin Proje Ofisi tarafından takip edilebilmesini sağlayacak şekilde yapılandığını belirtiyor. Bu çerçevede, yeni proje seçiminde, varolanların devam etmesi, durdurulması veya ertelenemesi konusunda üst yönetime destek niteliğinde karar vermede yardımcı da olmaktadır, diyenlerin sayısı da benzerlik gösteriyor.

Araştırmaya katılanların %40’ı Proje Ofisi’ni 3 yıldır kullanırken, %35’i 5 yıldan daha uzun süredir, Proje Ofisi’ne sahip.

Araştırmaya katılanların

  • %17’si herhangi özel bir Proje Yönetimi yazılımı yerine Excel kullanmakta,
  • %26’I Microsft Project/Server kullanarak, projelerini takip etmekte,
  • %12’si kendi oluşturdukları yazılımı kullanmakta,
  • %45’si de farklı yazılım veya sistemler kullanarak projelerini takip etmektedirler.