Yetişkinler Nasıl Öğrenir?

Kurumunuzun İnsan Kaynakları sizi bir eğitime göndermeye karar verdi veya bir eğitim talebiniz kabul oldu ve kaydınız gerçekleştirildi. Bir yetişkin olarak bir konuda eğitimden en yüksek faydayı nasıl elde edebilirsiniz?

Burada yazacaklarım, çoğunuzun öğrencilik yıllarında öğretmenlerden düzenli olarak duyduğunuz yöntemler olacak, aslında.

Fakat üniversiteden uzaklaşalı belirli bir süre geçtikten sonra iş ve aile telaşı içinde zihin yoruluyor ve öğrencilik yıllarındaki kadar konulara kolay odaklanılamıyor.

Buna karşılık şirketler eğitime bir bedel ödediği için eğitimden en fazla faydayı elde etmeyi hedefliyorlar. İşte, bu noktada katılımcıların, kurum tarafından organize edilen eğitimlere ayrı bir önem vermesi gerekiyor.

Aşağıdaki noktalara dikkat ettiğiniz taktirde alacağınız eğitimden en yüksek verimi almak mümkün olacaktır.

Eğitim Öncesi Yapılması Gerekenler

Programlanan eğitimin başlangıç-bitiş zamanlarını kontrol edin.
Programlanan eğitimin yerini kontrol edin.
Programlanan eğitimin amacını ve içeriğini okuyun.
Eğitmen hakkında internetten bilgi edinin yoksa eğitimi organize eden birimden özellikle talep edin.
Katılacağınız eğitimin konusu ile ilgili internetten araştırma yapın. Bulduğunuz bilgilerin çıktısını alıp, eğitim ortamında yanınızda bulundurun.
Eğtimi verecek firma ile ilgili inceleme yapın.
Katılacağınız eğitimle ilgili kişisel ve kurumsal beklentilerinizi tanımlayın.

Eğitim Süreci

Eğitim yerine zamanında ulaşın.
Eğitim için mutlaka yanınızda kalem, not defteri vb. bulundurun.
Eğitmene kendinizi ve beklentilerinizi açık olarak anlatın.
Eğitim esnasında anlatılan konuları yazın. Yazarak, öğrenmek en iyi yoldur.
Eğitimde aktif ve katılımcı olun.

Eğitim Sonrası

Eğitimden kısa bir zaman sonra anlatılan konuları tekrar edin.
Çevrenizde bir kişiye öğrendiğiniz konuları özetle anlatın. Anlatmak, öğrenmeyi kolaylaştırır.
Aldığınız eğitimle ilgili her türlü soru için eğitmenle ve uzmanlarla iletişime geçmekten çekinmeyin.

MS Project’te Aktivitelerinize Doküman Ekleyin

Varsayın ki bir projede satın alma işlemi gerçekleştirdiniz ve Excel’de hazırlanmış bir sipariş formunuz bilgisayarınızda kayıtlı veya bazı aktivitelerin neticesinde ortaya teknik resimler çıktı ve bu resimler Autocad formatında yine bilgisayarınızda bir yerlerde kayıtlı.

İşte bu proje içindeki farklı formatlardaki dosyaları, proje aktivitelerinizle eşleştrimek isteyebilirsiniz. Böylece hangi faaliyette hangi dokümanın doldurulduğunu veya oluştuğunu daha kolay takip etme imkanı bulursunuz.

Bunun için aşağıdaki adımları takip etmeniz yeterlidir.

Öncelikle hangi aktiviteye doküman ekleyecekseniz, o aktiviteye iki kere tıklayarak, TASK INFORMATION penceresini açınız. NOTES sekmesine geçip, aşağıda görüldüğü gbi INSERT OBJECT butonuna tıklayınız.

Karşınıza aşağıdaki pencere gelecektir. Sol kenardaki “Create From File” sekmesini seçin.

BROWSE tuşuna basarak, ekleyeceğiniz dosyanın bilgisayardaki yerini bulun.

Yukarıdaki pencereden istediğiniz dosyayı seçin ve INSERT butonuna basın.

TASK INFORMATION penceresine tekrar ulaştığınızda ilgili dosyanın NOTES alanına eklendiğini göreceksiniz.

MS Project'te Aktivitelerinize Doküman Ekleyin

Bunun için aşağıdaki adımları takip etmeniz yeterlidir.

Karşınıza aşağıdaki pencere gelecektir. Sol kenardaki “Create From File” sekmesini seçin.

BROWSE tuşuna basarak, ekleyeceğiniz dosyanın bilgisayardaki yerini bulun.

Yukarıdaki pencereden istediğiniz dosyayı seçin ve INSERT butonuna basın.

TASK INFORMATION penceresine tekrar ulaştığınızda ilgili dosyanın NOTES alanına eklendiğini göreceksiniz.

Ey Proje Yöneticisi!

Organize etme bencerisine sahip olmalısın.
İletişime çok fazla önem vermelisin.
Müşterilerine karşı her zaman dürüst olmalısın.
Sonuca ulaşmak için geçilmesi gereken adımları net ortaya koymalısın.
Müşteriyle çalışmayı bilmelisin.
Projenin arkasındaki senaryoyu çok iyi bilmeli ve anlamalısın.
Uygulama esnasında çıkabiliecek teknik sorunları önceden görüp, sorumlu birimleri önceden uyarmalı ve desteklerini istemelisin.
Her türlü olumsuzluğu dokümante etmekten çekinmememlisin. Bu olumsuzluklardan gelecekte hem kendin hem de diğer proje yöneticilerinin yararlanmasını sağlamalısın.
Projenle ilgili adil olmayan ifadelere karşı projenin sağlayacağı faydaları savunmaya hazır olmalısın.
Her zaman beklenmeyeni beklemelisin.

PMP Audit Hakkında

FROM: Nurettin Selsil

DATE: Thu, 8 May 2009

SUBJECT: Denetim hakkinda soru…

Merhaba,

Gectigimiz hafta PMP sinavina basvurdum ve maalesef denetime

(audit) takildim. Aranizda bu asamaya takilip da tamamlayanlar varsa, fikir alisverisnde bulunmak isterim.

Mesela yaptigim her proje icin beyan ettigim yoneticiden islak imzali bir form istiyorlar. Bu formun zarfa konmasi ve muhurlenmesi gerekiyormus. Muhurden kasit nedir? Herhalde mumla kapatilip kabartma muhur basilmasi olmasa gerek. 🙂

——-o——–

FROM: Salih Öztop

DATE: Thu, 7 May 2009

SUBJECT: Re: Denetim hakkinda soru…

Merhaba
Taze denetimden gecmis biri olarak cevaplarimi listeliyorum. Oncelikle yaptigin strese degmeyecek panige gerek yok. Evraklari Belcikaya gonderdigimin ertesi gunu auditi gectim.

Sirketin antetli zarfi da olabilir ama normal bir zarfa evrakalri ilgili yonetici koyacak ve zarfin kapatilmis olan kismina tam bu yapiskanin oldugu yer sirketin adinin yazili oldugu KASE ile muhurleyecek. Sirketin adi yazar bu kasede. Ayni kasenin oldugu yere imza da atmasini tavsiye ederim. Amac kapatildiktan sonra acilmadigini garanti etmek.

Imza zarflarin arkasina degil, acilmadigini gostermek icin muhrun/kasenin uzerine yapilmali.

Kolay gelsin

————-o————-

FROM: Yasin Durgut

DATE: Thu, 8 May 2009

SUBJECT: Re: Denetim hakkinda soru…

Selamlar,

ben de denetlemeden geçmiş bir kişi olarak Salih Bey’in yazdıklarını teyit edebilirim. Online başvuru sırasında ne beyan etmişseniz bunu yazılı olarak da beyan etmeniz bekleniyor. Bu beyanı da pojede çalıştığınız amirinizden bekliyorlar. Yaptığınız işlei beyan eder formları ve gerektiğinde temas kurulacak iletişim bilgileri kısımlarını doldurup bir zarfa koyup, zarfın kapatıldıktan sonra, zarfın ön yüzündeki kapak kısmı kaşelenmeli ve ıslak imzalanmalı. Böylece amirin beyanını PMP adayı görmeden yani zarf açılmadan doğrudan ilgili PMI merkeze ulaştırılması gerekli. Ben hatırladığım kadarıyla Amerika’ya kargoyla göndermiştim ama PMI’in diğer kontak merkezleri mevcut. Yaklaşık 5 gün içinde denetlemeden geçtiğimi ve prometrik’ten sınav zamanını belirleyebileceğimi bildirir mail aldım,

kolay gelsin,

yasin durgut

—————o—————–

FROM: Emrah Ulaşer

DATE: Thu, 8 May 2009

SUBJECT: Re: Denetim hakkinda soru…

Merhaba ,

Ben audit e düştüğümde yaptığım aşağıdakilerdi.Gönderdikten 1 hafta sonra cevabı alabildim.

*Dökümanları yazıldığı şekilde doldurun , ve ilgili kişilere imzalatın.

*Her belirttiğiniz proje için hazırladığınız dökümanları ayrı zarflara koyun.

*Her bir zarfı kapatıp zarfın tam kapandığı kısma , iki tarafada taşacak şekilde ilgili yöneticinize imzalatın.

*Eğitim aldığınız yerden aldığınız sertifikaların ing. lerini isteyin.

iyi çalışmalar….

Emrah

————–o————–

Kurumsal Proje Yönetimi Ofisi’nin Hedefleri

Kurum genelinde projelerin etkin yönetilmesi amacıyla dünya sınıfında bir proje yönetimi metodolojisini oluşturmak ve devamını sağlamak.
Proje yöneticilerine eğitim vermek, sertifika almaları için motive etmek ve profesyonel proje yöneticiliğini bir kariyer hedefi olarak kurum içinde tanıtmak.
Kurumsal hedefler ile projelerin hedeflerini inceleyerek, öncelik sırasını oluşturmak ve kurum içindeki kaynakları projelerin önceliğine göre dağıtmak.
Projeler için kontrol, koordinasyon merkezi olma görevini üstlenmek.
Projeler arasındaki iletişimin doğru çalışmasını sağlamak
Müşteri tatminini de artırmak ve müşterinin projeye olan desteğini sağlamak için müşteriye yönelik Proje Yönetimi ve metodlar konusunda farkındalık eğitimleri yapmak Müşterinin proje yönetim sürecini daha iyi anlamasını sağlamak.
Projelerde yapılan ortak süreçlerin daha hızlı ve problemsiz yapılması için bilgi paylaşımında bulunmak.
Projeleri zaman, kapsam, maliyet, kalite, risk vb. konularda genel olarak sürekli izlemek ve proje yöneticilerine yönlendirme danışmanlığı sunmak.

Aktivite Sıralama- 2 – PMBOK

Aktivite Sıralama – 1 yazımda bir proje içinde aktivitelerin sıralanmasının ne kadar önemli olduğunu belirtmiştik.

Bu yazımda ise aktivitelerin sıralanması için ihtiyacımız olanları, sıra oluşturma yöntemlerini ve neticede ortaya ne çıkacağını anlatmaya çalışacağım.

Neye İhtiyaç Duyarız?

PMBOK 2008 referans alarak Aktivite Sıralama konusunu incelediğimizde öncelikle tabi ki Aktivite Listesine ihtiyaç duyulur. Bu aktivitelerin Özelliklerine de dikkat etmek gerekmektedir çünkü işlerin doğası gereği hangi sırada yapılacağına da karar vermek daha kolay olur.

Ayrıca, projedeki kilometretaşları da bazı aşamaların ilk veya son aktivitesi olacağından dolayı sıralama çalışmasına başlamadan önce gerekli olan bilgiler arasındadır.

Aktivite Sıralama Nasıl Yapılır?

Projedeki tüm aktiviteler ve kilometretaşlarının hangi sırada yapılacağını belirlemek için aktiviteleri post-it’lere yazmak ve yapılış sırasına göre beyaz bir tahtaya yapıştırıp, aralarına da başlatma sırasına göre (FS, SS, FF) oklarla bağlantılar çizmek, işinizi bir hayli kolaylaştıracaktır.

Aktiviteler ve kilometretaşları arasına konulan okların üzerine artı(+)veya eksi (-)bir rakam yazarak da aktiviteler arasında Lag – Lead Time ifadelerini tanımlamış olursunuz.

PMBOK 2008, aktivite sıralamada, her aktivitenin en az 1 adet öncülü ve ardılı olması gerektiği konusunda uyarıda bulunmaktadır.

Ortaya Ne Çıkar?

Yukarıdaki işlemler tamamlandığı takdirde, Projenin Ağ Diyagramı (Network) ortaya çıkacaktır.

Proje Yönetiminde adı geçen Ağ Diyagramları, kesinlikle Süreç Yönetimindeki İş Akış’ları (Work-Flow) ile karıştırılmamalıdır. Ağ Diyagramları, projenin gerçekçi ve ulaşılabilir süresini bulabilmek amacıyla kullanılacağından, İş Akışlarından farklı bir gösterime sahip olurlar.

İş Akışları, süreçlerin akışındaki mantığı anlatmayı hedefler, Ağ Diyagramları ise aktivitelerin birbirlerini zaman ekseninde hangi sırada takip edeceğini gösterir.

Bulmaca: Kapsam Yönetimi

Bu linke tıklayınız, lütfen: scopequiz

PMP Bulmaca

Bu linke tıklayın, lütfen: puzzle

Önemsiz Proje Yoktur

Bazı proje yöneticileri çok önemli projelerde görev almak ister, bazıları istemez, bazıları da hiç ilgilenmez. İlk gruptakiler kendilerini üst yönetime kendini göstermek ister, ikinci gruptakiler çok fazla merkezde olmaktan ve gözönünde olmaktan çekinirler, sonuncu grup için ise farketmez. Peki, bir projeyi çok önemli yapan nedir?

Açıkçası, her organizasyon projesine önem verirken, kurumuna sağlayacağı faydayı değerlendirir. Bu yüzden bazı projelerin önemi diğerlerine göre daha fazladır.

Fakat, bugüne kadar önemli projelerde görev almadığınızı düşünüyorsanız, sakın meraklanmayın. Önemli projelerde neden görev alamamanızın sebeplerini araştırın ve elinizdeki projeleri önemli hale getirin. Evet, bu mümkün ve sizin elinizde…

Her zaman üzerinde çalıştığınız projelerin kurumunuz için önemli olduğunu ifade edin. Proje kelimesinin bir gelişme, bir ilerleme yaratmak için yapıldığını asla unutmayın. Bu gelişmeyi etrafınıza tanıtmak sizin en önemli görevinizdir. Mutlaka yazılı olarak bir proje planı hazırlayın ve projeye dahil olacak kişilere planınızı açıklayın. Projenizden bahsederken, sürekli nihai hedefi ve kuruma sağlayacağı faydaları dile getirin ve proje taraflarının desteğini almak adına sürekli motivasyon aracını kullanın. Projenizi başarıya ulaştırmak için iletişime önem verin ve projenin reklamını yapmayı unutmayın.

Internet Üzerinden Proje Yönetimi

Ben, Google Project’in çıkmasını beklerken (hatta Google’ın fikirler bölümüne bu konuda mesaj bile bırakmışken) Microsoft’un aşağıdaki sitesi bir hayli dikkatimi çekti. http://workspace.office.live.com

Şablonlar içinden çalışma ortamı seçmek mümkün.

Proje Çalışma Ortamı seçildiğinde projeler içinde olması gereken powerpoint, word, excel, not, katılımcılar, yapılacaklar listesi gibi şablon dosyalar mevcuttur.

Proje Zamanlaması ile aktivitelerinizi belirleyip, zaman programı oluşturabilmek mümkündür.

Proje içine yeni dosya eklemek mümkün.

MS Project 2010 Geliyor

Önümüzdeki yılın ilk yarısında MS Project 2010’nun çıkarılacağı duyuruldu.

We’re announcing that Microsoft will begin releasing new versions of Office-related products this year. Exchange 2010 will be the first product in this lineup, entering beta for customers to download today. Exchange 2010 will become available in the second half of 2009. Office 2010 — including Office Web applications, SharePoint Server 2010, Visio 2010 and Project 2010 — will enter a technical preview in the third quarter of 2009 and will release to manufacturing in the first half of 2010.

Gereksinimlerin Kullanımı

2002 yılının Standish Raporunda yer alan önemli bir grafik.

Müşterilerin yüzde kaçı talep ettikleri projeleri gerçekten kullanıyor?

Buna benzer bir değerlendirmeyi şirketinizdeki iç müşterileriniz için gerçekleştirin. Talep etmesine rağmen proje ürününü kullanmayan müşterilerinizin yeni taleplerini bu sonuçlara göre tekrar değerlendirin.

Aktivite Sıralama – 1 – PMBOK

PMBOK’taki süreçleri anlattığım yazı dizisine bugün de bir ekleme yapmak istiyorum. Bu konuyla ilgili bir önceki yazımda ele aldığım Aktivite Tanımlama işleminden hemen sonra yapılması gereken önemli planlama adımı da Aktivite Sıralama’dır.

Aktivite Sıralama bir projenin gerçekçi ve ulaşılabilir zaman çizelgesi oluşturulabilmesi için çok fazla önem verilmesi gereken bir çalışmadır. Bu yüzden projedeki aktivite sayısı kaç olursa olsun, her aktivitenin sıralama çalışmasında ayrı ayrı ele alınması gerekmektedir.

Aktivite Sıralamada bilinmesi gereken iki tane terim vardır: Öncül ve Ardıl. Bunun yanısıra öncül ve ardıl aktivitelere uygulanmak üzere bağlantı tipleri de şu şekilde karşımıza çıkar:

Tamamlanınca – Başlasın (Finish-to-Start)

Başlayınca – Başlasın (Start-to-Start)

Tamamlanınca – Tamamlansın (Finish-to-Finish)

Bilinmesi gereken diğer iki terim ise Öteleme ve Geri Çekme Zamanı olarak karşımıza çıkacaktır.

Öteleme Zamanı: Bir aktivitenin tamamlanmasından sonra belirli bir sürenin geçmesi gerekiyorsa plana eklenmelidir.

Geri Çekme Zamanı: Bir aktivite bitmeden belirli bir süre önce ardıl aktivite başlayabiliyorsa bu durum plana eklenmelidir.

Bir sonraki yazımda Aktivite Sıralama için Neler Gerekli, Nasıl Yapılır, Ortaya Ne Çıkar sorularına cevap arayacağız.

Ürün, Proje ve Proje Yönetimi Başarısı

Projelerin başarısı sürekli tartışmaya açılmaktadır. Başarı tanımı kişiden kişiye ve projeden projeye değişen bir ifadedir.

Kimi projelerde zaman en önemli kirter iken, kimisinde maliyet, kimisinde de kapsam veya kalite, başarı kriteri olarak ön plana çıkar.

Yukarıdaki dört etken acaba proje başarısını anlatmakta yeterli midir? Dört kritere uyarak ortaya çıkan bir ürünün müşteri memnuniyetini sağlamaktan uzak kalması sözkonusu mu? Buna karşılık geciken ve maliyet artan bir projenin müşteri tarafından çok beğenilmesi ve başarılı görülmesi mümkün müdür?

Bu soruların cevabı Başarı denen tanımı üçe bölerek, arayabilirz.;

Ürün Başarısı

Proje Başarısı

Proje Yönetimi Başarısı

Eğer her biri projelerde ayrı ayrı tanımlanabilirse ve üzerinde düşünülebilirse Proje Taraflarının Başarı tanımları da daha net ortaya çıkarılabilir.

Ürün Başarısı: Proje neticesinde ortaya çıkacak bir ürünün müşteri tarafından kabul edilebilir özelliklere sahip olması ürün başarsını tanımlamamızı sağlar.

Her projenin başlangıcı hedeflenen ürünü iyi tanımlamak ile başlar. Eğer ürünün kullanılacağı yer, talep edecek kişiler, ürünün satış bedeli, ürünün kullanım ömrü, bakım maliyetleri gibi konularda yeterli araştırma yapılmamış ise proje neticesinde ortaya çıkacak ürün beklenen performansı sergilemeyecektir. Ürünü iyi bir şekilde anlatmak, tanımlamak, ihtiyaçlarını ortaya çıkarmak projeye müşteri sıfatıyla katılan kişilerin sorumluluğundadır. Buradaki eksik bilgilendirme, yanlış yönlendirme, yukardaki çalışmalar için yeterli zamanı ayırmama ürünü başarısızlığa iter.

Bu noktada; Proje Yöneticisini veya Projeyi başarısız olarak görmek hatadır.

Proje Başarısı: Projenin başarısından Proje Yöneticisi sorumludur. PMI’a göre proje yönetiminde 8 tane bilgi alanı vardır ve bu bilgi alanları bir Proje Yöneticisinin mutlaka yönetmesi gereken disiplinlerdir.

Müşteriden gelen talebe göre Proje Yöneticisi proje planını oluştrur ve planladığı faaliyetleri gerçekleştirdikçe proje ilerler.

Proje içinde oluşabilecek değişiklikler proje planına hızla yansıtılır ve gelen değişiklik duurmlarına göre etkilenen diğer süreçler planda revize edilir. Örneğin ürüne yeni bir fonksiyon ekleme talebi geldiğinde bu kapsam değişikliği anlamına gelir, bundan dolayı, süre veya maliyetteki değişiklik proje planına yansıtılır.

Kapsamda bir değişiklik olsa dahi, müşteri ile el sıkışarak, ilerlendiği sürece proje maliyetini, süresini ve kalite kriterlerini sağladığı ölçüde projenin başarısından bahsedebiliriz ve ölçümleyebiliriz.

Proje Yönetimi Başarısı: PMI’ın bilgi alanlarından bir tanesi Proje Yönetiminin başarısını ölçümlemek üzere önemli ifadeler içerir. Bu bilgi alanı Kalite Yönetimi’dir.

Öncelikle bir projede kaliteden bütün tarafların sorumlu olduğunu söylemek gerekir.

Proje Yönetiminin başarısını ölçümlemek için kuruma özel bir PY metoduna ihtiyaç vardır. Böylece Proje Yöneticileri, projelerini yönetirken hangi adımlardan geçmeleri gerektiğini bilecekler ve tüm projeler için önceden belirlenmiş olan noktalarda onay mekanizmasını çalıştırmış olacaklardır.

Proje metoda uygun ilerlediğinde Proje Yönetimi başarısından bahsedebiliriz. Proje veya ürün başarısız olsa dahi, başarısızlık sebeplerini dokümante etmek, bunlardan bir takım dersler çıkarmak, sonraki proje yöneticilerine değerli bilgiler bırakmak, Proje Yönetimi’nin başarısıdır.