Tag: PMBOK

PMBOK Hakkında Genel Bilgiler

PMBOK 2008 (4.Baskı) hakkında bana gelen soruları biraraya getirdim ve bu yazımla topluca cevaplamak istedim.

1- PMBOK’ın Türkçesi var mı? Evet var. Satın almak isteyenler buradan sipariş verebilir.

2- PMBOK, bir metot mudur? Hayır. PMBOK, metot oluşturmak isteyen bir kurum için klavuz niteliğindedir.

3- PMBOK’ın içeriği hakkında:

  • PMBOK, ortak bir dil birliği yaratmayı hedefler. Farklı ülkelerden, farklı alanlardan olan proje yöneticileri veya paydaşları arasında ortak bir terminoloji kullanılmasını sağlar.
  • Kitap 3 ana kısımdan oluşur.
  • 1. Kısımın da altında iki bölüm vardır. 1. Bölüm, genel tanımları, 2. bölüm, organizasyon yapılarını anlatır.
  • 2. Kısımın altında 3. bölüm yer alır ve proje süreç gruplarını anlatır. Süreç grupları ise 5 adettir; Başlatma – Planlama – Yürütme – Kontrol –  Kapanış
  • 3. Kısım altında 9 adet bilgi alanı bölümleri vardır ve kitabın %65 – %70’ini bu kısım oluşturur. PMP sınavı açısından da bu kısım büyük önem taşımaktadır.
  • 3. Kısım, proje yönetirken 9 bilgi alanının (disiplinin) detaylı olarak anlatır. Bunlar; Entegrasyon, Kapsam, Zaman, Maliyet, Kalite, İnsan Kaynakları, İletişim, Risk ve Tedarik Yönetimleridir.
  • 9 Bilgi alanın altında alt süreçler vardır ve bu alt süreçler toplam 42 adettir. Örneğin: Kalite Yönetimi altında Kalite Planlama, Kalite Güvence ve Kalite Kontrol alt süreçleri mevcuttur.
  • Her alt sürecin içinde de Girdiler – Araç ve Teknikler – Çıktılar vardır. Örneğin Kalite Planlama alt sürecinin girdilerinin arasında Kapsam Temel Çizgisi, Paydaş Listesi, Maliyet Perf. Temel Çizgisi vb., Araç ve Teknikleri arasında Fayda-Maliyet Analizi, Kalitenin Maliyeti, Kontrol Grafikleri vb. ve Çıktıları arasında da Kalite Yönetim Planı, Kalite Ölçütleri, Kalite Kontrol Listeleri vb. yer alır.

4- PMBOK’ta yazan herşey bir projede uygulanır mı? Bu pek mümkün değil ve gerekli de değil fakat kurumunuza bir metot hazırlamaya karar verdiğinizde yararlanabileceğiniz en kapsamlı proje yönetimi kaynağı PMBOK’tır.

5- Bir proje yönetirken, PMBOK’ı bir el altı kitabı olarak kullanabilir miyiz? Kesinlikle evet. Hatta bunu şiddetle denemenizi tavsiye ederim. Projede yaşadığınız bir olayı (değişiklik talebi, çatışma ortamı, stres artması, ekibin yeni kurulması ve takım geliştirme vs.) PMBOK içinde arayıp, bulun ve PMBOK’a bakarak, başınıza gelen olay hakkında neler yazıyor, bir inceleyin. Bundan sonra nasıl hareket etmeniz gerektiğine dair yollar bulacaksınız.

6- PMP olduktan sonra PMBOK’a hiç bakmadım. Gerçek hayattaki projeler ile kitapta yazanlar birbirini tutmuyor? İşte bu en sevdiğim ifade; Bravo büyük tespit. Madem yine bildiğin gibi proje yönetecektin, madem PMBOK’ı anlamamakta ısrar ediyorsun niye boşuna 555$ verdin ey güzel kardeşim..? 3 sene sonra sakın yenileme…

Aaa bir de aklımdayken…  PMP olmadığı halde, PMP olduğunu iddia ederek, bazı güzide  Üniversitelerimizle anlaşıp, eğitim vermeye ve hatta  İKG’nin bilgilerini kullanmaya kalkan taklitçilerimizden sakının…. bu tip şeyleri yazmayı pek sevmem ama haksız rekabet de canımı sıkıyor. 😦

Bir kişinin soyadını https://certification.pmi.org/registry.aspx bu adrese yazın, gerçekten PMP olup, olmadığını görün.

Tedarik Yönetiminin Planlanması

Tedarik Yönetiminin Planlanması, projenin satın alma kararlarının belgelenmesi, yaklaşımın belirginleşmesi ve potansiyel satıcıların belirlenmesi sürecidir. Bu süreçte, proje ekibi neleri kendi yapacağına, neleri dışarıdan (ürün/hizmet) tedarik edeceğine karar verir.

Satın alma/tedarik işlemleri, satın alma departmanının sorumluluğunda  yürütülür fakat bu sürecin planlanmasından başta proje yöneticisi olmak üzere proje yönetim ekibi sorumludur.

Eğer iyi bir tedarik planı yok ise proje yöneticisi satın alma departmanının kapısını yumurta kapıya gelince çalar. Satın almanın gecikmesi ayrıdır, satın almanın planlanmaması apayrıdır; Doğal olarak, sorumluları da değişkendir.

Neye ihtiyacımız var?

Tedarik planı hazırlayabilmek için özellikle Kapsam Temel Çizgisi (İş Kırılım Yapısının çıktısı) elimizin altında olmalıdır. Böylece projenin ara teslimatlarını görmüş oluruz.

Gereksinim dokümantasyonu, müşteriden gelen ihtiyaçların yazılı olduğu doküman.

İşbirliği anlaşmaları; Eğer şirketinizin belirli ürün veya hizmeti satın aldığı anlaşmalı bir kurum varsa bu durum tedarik planlamayı etkileyecektir.

Bunların haricinde özetle, aktivite kaynak gereksinimleri, risk listesi, maliyet tahminleri, zaman çizelgesi, risklere bağlı sözleşme kararları gibi başlıklar tedarik planlamada gereklidir.

Nasıl Yapılır?

Yap – Satın Al Analizi: Proje ekibi proje içindeki ihtiyaçlarını tek tek ortaya çıkarır ve sonrasında ekibin kendisinin mi bu ürünleri üreteceğine yoksa dışarıdan mı tedarik edeceğine karar verir.

Sözleşme Türleri: PMI, bu bölüme oldukça fazla önem vermiştir ve alıcı ve satıcı arasında yapılabilecek sözleşme tiplerini anlatır. Bunları daha detaylı olarak başka bir yazımda ele alacağım fakat bu sözleşme tiplerinin isimleri şöyledir; sabit fiyatlı sözleşmeler, maliyet geri ödemeli sözleşmeler, süre ve malzeme sözleşmeleri.

Ne Çıkar?

Tedarik yönetim planı: Tedarik yönetimi planı, tedarik belgelerinin geliştirilmesinden sözleşmenin sona ermesine kadar tedarik süreçlerinin nasıl yönetileceğini tanımlar.

Tedarik çalışma bildirimleri: tedarik kalemini, olası satıcıların ürünleri, hizmetleri ya da sonuçları sağlayıp sağlayamayacaklarını belirleyebilmelerine izin verecek düzeyde ayrıntılı bir şekilde tanımlar.

Yap – Satın al kararları: “Yap ya da satın al” kararları, hangi proje ürünlerinin,  hizmetlerinin ya da sonuçlarının proje organizasyonunun dışından elde edileceği ve hangilerinin organizasyon içinde proje ekibi tarafından yürütüleceği konusunda varılan kararları belgeler.

Tedarik Belgeleri: Olası satıcılardan teklif istemek için tedarik belgeleri kullanılır. Farklı türde tedarik belgeleri için, bilgi talebi, ihaleye davet, teknik teklif talebi, fiyat talebi, ihale bildirimi, müzakereye davet gibi terimler kullanılır.

Kaynak seçimi kriterleri: Seçim kriterleri genellikle tedarik talebi belgelerinde belirtilir. Bu kriterler satıcıların tekliflerini derecelendirmek ya da puanlamak için geliştirilir ve kullanılır.

İletişimin Planlanması – PMBOK

Proje paydaşlarının bilgi ihtiyaçlarının belirlenmesi ve bir iletişim yaklaşımının tanımlanması sürecidir.

İletişimin Planlanması süreci, paydaşların bilgi ve iletişim ihtiyaçlarına yanıt vermek için yürütülür; örneğin, kimin hangi bilgiye ne zaman ihtiyaç duyacağı , bu bilgilerin onlara nasıl ve kimin tarafından verileceği gibi konularda kararlar alınır.

İletişimin yanlış planlanması veya hiç planlanmaması mesajların iletilmesinde gecikmelere, hassas bilgilerin yanlış yerlere gönderilmesine ve bazı paydaşlara eksik bilgi gönderilmesine yol açabilir.

Etkin iletişim, bilginin doğru içerikte, doğru zamanda ve doğru etkiyi yaratacak şekilde sunulması demektir.

Verimli iletişim ise sadece gerekli bilgilerin sunulması anlamına gelir.

Neye İhtiyacımız Var?

İletişimin planlanabilmesi için öncelikle Paydaş Listesi elinizin altında olmalıdır. Paydaş Listesi’ni inceleyerek, hangi paydaşı nasıl yönteceğinize dair bir strateji geliştirmelisiniz. Geliştirdiğiniz stratejilerde hangi paydaşa hangi bilgileri göndereceğinizi veya hangi bilgileri alacağınızı belirlemekte yardımcı olacaktır.

Nasıl Yapılır?

İletişim Analizi ve İletişim Teknolojisini belirleyerek, iletişim planına ulaşılabilir. Yapılması gereken şey, proje sürecinde Gantt Şemasına da bakarak, öncelikle Major Toplantıların (Üst Yönetime, Sponsora) zamanına, katılımcılarına, yerine, gündemine karar vermek, daha sonra  Minor Toplantıların sıklıklarını belirlemek ve aynı şekilde olmazsa olmaz katılımcıları, gündem konularını belirlemek olarak özetlenebilir.

Ayrıca bilgi akışında kullanılacak araçlar, teknoloji, formlar, yazılımlar da netleştirilir. Bu araçların neler olduğu proje ekibine tanıtılmalıdır.

Ortaya Ne Çıkar?

İletişim planı, herkesin baktığında bu projede iletişimin nasıl yapılacağını anlaması gereken bir doküman olmalıdır.

İçinde örneğin;

  • Takım üyeleri gerçekleşme verilerini ne sıklıkta Proje Yöneticisine ve nasıl aktaracaklardır?
  • Proje Yöneticisi, üst yönetimi veya müşteriyi ne sıklıkta ve hangi bilgi içeriği sunarak bilgilendirecektir.
  • Üretilen bilgiler nasıl arşivlenecektir.
  • Rapor formatları, sıklığı, kimden kime gönderileceğine dair yaklaşım.
  •  ve daha fazlası…

Mart 2010 Bulmacası – İnsan Kaynakları Yönetimi

Bu ayın konusu İnsan Kaynakları Yönetimi.

Projeye dahil olacak bireylerin seçiminden, etkin kullanımına, eğitiminden, motivasyon konularına kadar geniş yelpazede bir proje yöneticisinin bilmesi gereken konular bu süreç altında ele alınır.

  • İnsan Kaynakları Planının Geliştirilmesi
  •  Proje Ekibinin Oluşturulması
  •  Proje Ekibinin Geliştirilmesi
  •  Proje Ekibinin Yönetilmesi

 Human Resouce Management

Ocak Ayı’daki Kalite Yönetimi’nin cevabı: Quality Management (answer key)

Kapsam ile Kalitenin İlişkisi

Bir projenin kapsamının daralması, kalitesinin düşmesi anlamına gelir mi? Bu soruyu duyan pek çok kişi bir tereddüt yaşıyor. Bu soruya evet veya hayır demek kolay değil. Ben konuya “algı meselesi” olarak bakıyorum.

PMBOK’ta çok beğendiğim bir örnek vardır. Bir yazılım satın aldığınızı düşünün; Satan kuruluş, bu yazılımın çok fazla fonksiyonu olduğunu söylemiş olsun. Yani bir yazılım alarak, şirketinizdeki pek çok meseleyi tek bir merkezden halledeceksiniz. Bir taşla bir sürü kuş vuracaksınız. Firmaya inandınız ve yazılım satın aldınız, diyelim. Yazılıma baktığınızda gerçekten bir çok fonksiyonu var fakat çalıştırdığınızda yanlış sonuçlar veriyor, hatalı işlemler yapıyor veya çok geç yapıyor, kimi zaman hiç yapmıyor.

Böyle bir ürünü mü tercih edersiniz, yoksa daha dar fonksiyonlu ama en azından istediğiniz gibi hatasız çalışan bir ürünü mü?

Bence kapsam ile kalite arasındaki farkı en iyi anlatan örnek budur.

Çıkan sonuç: kapsamı geniş tutup, zamanında yetiştirmek adına kalitesiz, bir şey yapmaktansa, daha dar kapsamlı fakat kalite kriterlerinden ödün verilmemiş bir proje çok daha başarılı görülecektir.

Bazen Proje Yöneticisi zamanı baskısı yüzünden kaliteden feragat etmeyi tercih ediyor. Halbuki, müşteri ile açıkça konuşmalı, beklentilerin bir bölümünü bir sonraki faza aktarmanın daha doğru olacağına, kalitenin vazgeçilmez bir başarı göstergesi olduğuna ikna etmelidir.

Burada iletişim çok büyük önem taşıyor çünkü eğer Proje Yöneticisi, müşteriye haber vermeden kapsamı daraltırsa, müşteri gözündeki algı, ürünün kalitesinden feragat edildiği yönünde olacaktır. Müşteri gözündeki kapsam ve kalite algısını oluşturmak ve yönlendirmek, Proje Yöneticisinin görevleri arasındadır.

Kalite Planlama – PMBOK

Projenin veya ürünün ihtiyaç duyduğu kalite kritelerinin belirlenmsi ve dokümante edilmesi Kalite Planlama olrak bilinir. Proje Yöneticisi, projesinin kaliteli yönetilmesi için ve müşterinin ihtiyacı olan ürünün istenen kaliteye ulaşabilmesi için kalite planlamasına çok önem vermelidir.

PMI da, bu yüzden Kalite Yönetimine ayrı bir önem verir; “Kalite Yönetiminden kim sorumludur” şeklinde bir PMP’lik sorusunun cevabı “Herkes” olarak işaretlenmelidir.

 Neye İhtiyacımız Var?

Gereksinim Listesi, Kapsam Tanımı, İş Kırılım Yapısı, projenin kapsamını anlatacağı için Kalite Planlama için gereklidir.

Ayrıca, proje paydaşlarını da bilmemiz gerekir ki beklentilere göre kalite planları değişikliğe uğrayabilir.

Kalite için ayırabileceğiniz bütçeyi ve yanısıra kalite kriterlerinin hangi aktivitelerde uygulanacağını bilmek için zaman planı da girdilerimiz arasındadır.

 Nasıl Yapılır?

Bu konuda bir çok teknik sıralanmıştır.

Fayda/Maliyet Analizi: Kalitede sınır yoktur. Sınır kalite için harcayabileceğiniz bedeldir. Bu yüzden maliyet ile fayda arasındaki ilişkiye bakarak, kalite seviyesi belirlenir.

Bazı istatistiksel yöntemler. Örneğin; kontrol grafikleri, istatistiksel örnekleme gibi.

Bunun haricinde, kıyaslama, deney tasarımı, akış diyagramı oluşturma gibi teknikler de kalite planlama da kullanılır.

 Ortaya Ne Çıkar?

Bu sürecin çıktısı çok önemlidir. Proje Yönetim Takımı, kalite planı hazırlayarak, proje içindeki işlerin, teslimatların olmasını istedikleri özellikleri ortaya çıkarmış olacaktır.

Daha açıkçası, işlerin yapılış şekilleri veya ara hedeflerde ortaya çıkacak sonuçların nitelikleri. Örneğin bir araştırma ve veri toplama aşamasının nasıl yapılacak ve çıktısı ne olacak bilgisi aşağıdaki gibi planlanabilir.

  • En az 1.000 kişi ile mülakat yapılacak.
  • Mülakatları psikolog uzmanlar gerçekleştirecek.
  • Araştırmada şu sorulara yer verilecek.
  • Araştırma sonuçları şu formatta, şu yetkiliye raporlanacak.

Neden PMP Sertifikası Almalıyım? -2

Çok basit ve kısa süren bir araştırma. Siz de kolayca yapabilirsiniz.

 Az önce www.kariyer.net sitesine girdim. Saddece İstabul için önce “Proje Yöneticisi” kelimesini kullanarak, verilen iş ilanlarını döktüm. 2010 yılı itibariyle 100 adet içnde “Proje Yöneticisi” kelimesi içeren ilan buldum.

Daha sonra “PMP” ifadesi içeren iş ilanlarını araştırdım. 26 adet buldum. Tek tek inceledim iki ilanda “PMP” ifadesini farklı anlamda kullanmış. Yani 24 ilan PMP sertifikasına sahip Proje Yöneticisi arayışında.

 Bu da ilanların %24’ü eder. Bu sayının PMBOK’ın ve PMP sınavının Türkçeleşmesiyle daha da artacağını sanıyorum.

Ve Karşınızda PMBOK 2008 Türkçe

Bugün Türk Telekom’dan Program ve Proje Yönetimi Direktörlüğü Başkanı Kamil Yılmaz Bey ile yaptığımız toplantı sonunda kendisi bana Türkçe PMBOK 2008’i hediye etti.

Türk Telekom, PMBOK 2008 Türkçe kitabı bütün il kütüphanelerine, tüm üniversitelere, kamu kuruluşlarına, sivil toplum örgütlerine ücretsiz olarak gönderiyor.

Türk Telekom PMBOK’ı, Türkçeleştirerek, ülkemizde proje yönetimi adına önemli bir adım atmış oldu.

Kıtabı satın almak isteyenlerin PMI Türkiye ile irtibata geçmeleri gerekmektedir.

Bu yıl sonu itibariyle sınavın da Türkçe olacağını Kamil Bey’den öğrenmiş bulunmaktayım. Bu bilgiyi de paylaşmaktan mutluluk duyarım.

Kasım 2009 Bulmacası – Zaman Yönetimi

mr_crosswordSon anda yetiştirdim. 🙂 Kasım ayından çıkmadan bu bulmacayı yayınlamayı da başardım. Bu ay eğitimlerle oldukça meşguldüm. Bu yüzden blog sayfama çok fazla zaman ayıramadım. Bugün bayramın 3.günü ve ben saat 22:00’de Zaman Yönetimi konulu bulmacayı bayram için geldiğim Eskişehir’de hazırladım.

Time Management

Ve geçen ayın Genel Çerçeve (Framework) bulmacasının cevap anahtarını da bu linkten bulabilirsiniz:  Framework (answer key)

Yeni bulmacada herkese başarılar ve iyi eğlenceler dilerim.

Maliyet Tahminleme – PMBOK

PMI’ın Planlama Sürecinde ve Maliyet Yönetimi Bilgi Alanı içinde anlattığı maliyet tahminlemenin amacı; Proje aktivitelerinin ihtiyaç duyduğu parasal miktarı bulmak ve projenin hem toplam hem de belirli zaman dönemleri için gerekli olan parasal kaynak ihtiyacının üst yönetime sunulmasıdır.

Bu çalışmanın da tekrarlanan olduğunu unutmamak gerekir. Projenin başında kabaca yapılan maliyet tahmini, iş planları detaylandıkça daha da netleşecek ve sapma ihtimali azalacaktır.

Neye İhtiyacımız Var?

Maliyet tahminleme için projenizin hangi aşamalardan geçeceğini mutlaka bilmelisiniz. Bu yüzden projenizin kapsamı netleşmiş ve İş Kırılım Yapısı ortaya çıkmış olmalıdır.

Bunun yanı sıra projenizin detay aktivitelerini de bir zaman diyagramı üzerinde görmeniz gerekmektedir.

Böylece detayları daha bilinmeyen/belirlenmemiş aşamalar için ve detayları ortaya çıkmış aktiviteler için zaman ekseni üzerinde maliyet tahmin etmek mümkün olacaktır.

Nasıl Yapılır?

Geçmişteki deneyimlere dönüp, bakmak en kolay yöntemdir. Hızlı bir tahmin geliştirme imkanı sunar fakat kesinliği hakkında aynı şeyleri söyleyemeyiz.

Bir tahminleme tekniği Parametrik Tahminlemedir. Oldukça basittir. 1 metrekare 5 TL’e boyanıyorsa, 100 metrekare kaça boyanır, şeklinde bir hesapla maliyet tahminlenir.

Aşağıdan yukarıya tahminleme de bir diğer yaklaşımdır. Her detay aktivite için tek tek harcanacak insan kaynağı eforu, makina saati ve malzeme bilgisi düşünülerek, her işin maliyeti ayrı ayrı tahmin edilir. Uzun ve zor bir çalışma gerektirebilir fakat kesine yakın sonuç bulmanızı sağlar. Sapma ihtimali çok daha az olacaktır. Oluşan farklılıkların sebepleri de daha net ortaya çıkacaktır.

Tedarikçilerden fiyat toplama da işlerin fiyatını tahminlemek için kullanılabilir bir yöntemdir.

Ne Çıkar?

Maliyet tahminleme ile projedeki tüm aktivitelerin maliyet tahminleri ortaya çıkmış olacaktır.

Projeler İlerledikçe Gelişir…

PMI’ın, projelerin geneli için ifade ettiği bir tanım vardır. Bu tanım, “proje” tanımının içinde doğrudan yer almadığından kimi zaman gözden kaçar. PMI derki: Projeler İlerledikçe Gelişir. Orjinal ifadesiyle “Progressive Elaboration” projelerin doğasında olan bir özelliktir.

Bundan önceki yazılarımda belirttiğim bir konu vardı. Projelerde belirsizliklerin zamanla azalacağı hakkında… İşte, belirsizliklerin zamanla azalması projelerin de zamanla gelişimini sağlar. (Gelişim deyince sadece ilerleme, tamamlanma anlamında kullanmıyorum.)

Örneğin, proje yöneticisi, belirsizliklerin en fazla olduğu anda bir süre veya maliyet tahmini geliştirirse, bunun gerçekçiliği ne kadar doğru olabilir? Kapsamı tam belirleyemeden yapılan süre ve maliyet tahminleri, kapsam netleştikçe revize olmak zorundadır. Kapsamın zamanla artması durumu varsa, süre ve maliyet hedeflerinin buna bağlı olarak revize edilmesi kaçınılmazdır. Kapsamın genişlemesi veya daralmasına göre diğer hedeflerde yapılacak revizelerin de bir Proje Yönetimi metodu içinde yer alması sağlanabilir. Bunların müşteriden, üst yönetimden, sponsordan kapsamla ilgili teyit alma ve buna karşılık zaman, maliyet hedeflerinin nasıl değiştiğini izah etme noktalarıdır. Bu yöntem sayesinde Kapsam’ın netleştirilmesi ve hatta proje taraflarınca Kapsam’ın Doğrulanması sağlanmaktadır.

Yukarıdaki tanıma ek olarak, müşteriden gelecek değişikliklerin de ekstra bir maliyeti olacaktır. Değişiklik istekleri başta gelirse, yaratacağı maliyet düşük iken sona doğru gelecek bir değişiklik isteğinin yaratacağı maliyet çok daha yüksek olacaktır.

Proje Yöneticisi için ise plan hazırlarken “Progressive Elaboration” ifadesini anlamış olması çok önemlidir. Bu kavramın anlatmak istediği; Proje Yöneticisi tarafından yakın gelecek detaylı planlanmalı, uzak gelecekteki detay seviyesi ise çok fazla olmamalı çünkü bir takım ara hedeflerin çıktısı bilmeden, uzak gelecekteki detayları planlamak zaman ve efor kaybı olacaktır. İşte, “ara hedef” diye de ifade ettiğim tanım, kapsamın doğrulanması ile söz konusudur.

Kapsam Doğrulama, aslında projenin adım adım sağlıklı gelişmesi sağlayan önemli bir işlemdir. Proje Yöneticisi, Müşteri (veya diğer taraflar) tarafından yeterince önemsenmez ise  projede ilerleme görülemez, bu da belirsizliklerin yüksek kalmasına, değişiklik isteklerinin çok pahalıya mal olmasına, projenin sadece kabaca planlarının yapılmasına sebep olacaktır.