Proje Yönetimi – MS Project – PMP Hazırlık

Bir projenin kapsamının daralması, kalitesinin düşmesi anlamına gelir mi? Bu soruyu duyan pek çok kişi bir tereddüt yaşıyor. Bu soruya evet veya hayır demek kolay değil. Ben konuya “algı meselesi” olarak bakıyorum.

PMBOK’ta çok beğendiğim bir örnek vardır. Bir yazılım satın aldığınızı düşünün; Satan kuruluş, bu yazılımın çok fazla fonksiyonu olduğunu söylemiş olsun. Yani bir yazılım alarak, şirketinizdeki pek çok meseleyi tek bir merkezden halledeceksiniz. Bir taşla bir sürü kuş vuracaksınız. Firmaya inandınız ve yazılım satın aldınız, diyelim. Yazılıma baktığınızda gerçekten bir çok fonksiyonu var fakat çalıştırdığınızda yanlış sonuçlar veriyor, hatalı işlemler yapıyor veya çok geç yapıyor, kimi zaman hiç yapmıyor.

Böyle bir ürünü mü tercih edersiniz, yoksa daha dar fonksiyonlu ama en azından istediğiniz gibi hatasız çalışan bir ürünü mü?

Bence kapsam ile kalite arasındaki farkı en iyi anlatan örnek budur.

Çıkan sonuç: kapsamı geniş tutup, zamanında yetiştirmek adına kalitesiz, bir şey yapmaktansa, daha dar kapsamlı fakat kalite kriterlerinden ödün verilmemiş bir proje çok daha başarılı görülecektir.

Bazen Proje Yöneticisi zamanı baskısı yüzünden kaliteden feragat etmeyi tercih ediyor. Halbuki, müşteri ile açıkça konuşmalı, beklentilerin bir bölümünü bir sonraki faza aktarmanın daha doğru olacağına, kalitenin vazgeçilmez bir başarı göstergesi olduğuna ikna etmelidir.

Burada iletişim çok büyük önem taşıyor çünkü eğer Proje Yöneticisi, müşteriye haber vermeden kapsamı daraltırsa, müşteri gözündeki algı, ürünün kalitesinden feragat edildiği yönünde olacaktır. Müşteri gözündeki kapsam ve kalite algısını oluşturmak ve yönlendirmek, Proje Yöneticisinin görevleri arasındadır.