Archive

Posts Tagged ‘kalite’

Proje Kalite Yönetimi Süreçleri

136 – Projelerde Kapsam ile Kalite Arasındaki İlişki

128- Müşteri Beklentisi ve Kalite

112- Proje Çalışmalarını İzlemek ve Kontrol Etmek – Kalite Kontrolleri


Sosyal sorumluluk projemize katılmak ister misiniz? www.patreon.com/projeyonetimi

Buradan elde edilen gelirin tamamını üniversite öğrencilerine Proje Yönetimi ve Microsoft Project eğitimlerimizi ücretsiz sunmak amacıyla kullanacağız ve destek verenlere düzenli olarak bilgi vereceğiz.

Kaoru Ishikawa Kimdir?

ishikawa_kaoruKaoru Ishikawa, Japonya’da toplam kalite yönetimine katkıda bulunan liderlerin başında gelmektedir.

1939 yılında Tokyo Üniversitesi, Uygulamalı Kimya Bölümü’nden mezun olan Ishikawa, kömür sıvılaştırma sektöründe çalışmaya başladı. Kısa bir süre sonra askerlik görevini yapmak üzere Deniz Kuvvetleri’ne subay olarak katıldı. Ordu’da fabrika inşaatından sorumlu olarak görev yaptı. Daha sonra 1947 yılında askerlik görevini tamamladıktan sonra Tokyo Üniversitesi’nde görev yapmaya başladı. Bir süre üniversitede bulunduktan sonra Japon Bilimadamları ve Mühendisler Birliği’nde kalite kontrol konusunda çalışmalara başladı. Bu kuruluşta “kalite çemberleri” konusunda önemli çalışmalar yaptı. İkinci dünya savaşı sonrasında ABD’ye gitti ve bu ülkede kalite konusunda araştırmalar yapan ünlü yönetim düşünürleri William Edwards Deming ve Joseph Juran ile tanıştı.

Ishikawa, kalite kontrol alanındaki çalışmaları ile Japonya’da kalite bilincinin yaygınlaşmasında önemli rol oynadı. Özellikle “kalite çemberleri” adı verilen kalite geliştirme ve problem çözme gruplarının bilimsel anlamda oluşturulmasında çok önemli katkıları oldu. Ishikawa, işletmelerde Toplam kalite yönetiminin daha etkin bir şekilde kullanılması ve çalışanların problemlerin çözümüne daha aktif bir şekilde katılmasını amaçlayan kalite çemberlerini 1962 yılında geliştirdi. [1] Ishikawa’ya göre bir organizasyonda kalite sorunları kalite geliştirme araçları ile çözülebilir. Bunun için organizasyonda neden-sonuç diyagramı, dağılma diyagramı, pareto diyagramı, kalite çemberleri, histogram vesaire istatistiksel araçların kullanımının önemli olduğunu savundu. Bu araçlardan neden-sonuç diyagramı Ishikawa tarafından geliştirilmiştir. Bu nedenle, toplam kalite yönetimi literatüründe neden-sonuç diyagramı “Ishikawa diyagramı” olarak da adlandırılır.[2]

Detay için: http://tr.wikipedia.org/wiki/Kaoru_Ishikawa

Kalite Kontrolün Gerçekleştirilmesi – PMBOK

images-1Performansı değerlendirmek ve gerekli değişiklikleri tavsiye etmek üzere, kalite aktivitelerinin yürütülmesinin sonuçlarını izleme ve kaydetme sürecidir. Kalite kontrol, proje boyunca yürütülür.

Kalite standartları proje süreçlerini ve ürün hedeflerini içerir.

Proje sonuçları, teslimatların yanı sıra maliyet ve zaman çizelgesi performansı gibi proje yönetim sonuçlarını kapsar.

Kalite kontrolü, çoğu zaman, kalite kontrol bölümü ya da benzer bir ad taşıyan başka bir organizasyon birimi tarafından yürütülür.

Kalite kontrol aktiviteleri ile, düşük süreç ya da ürün kalitesinin nedenleri belirlenir ve bunları ortadan kaldırmaya yönelik eylemler yerine getirilir ve/veya tavsiye edilir.

Kalite Kontrolü gerçekleştirmek için aşama sonlarında ortaya çıkan teslimatlar ele alınır ve bu teslimatlar, bir takım araç ve teknikler kullanılarak, planlanan kalite standartlarına uyup, uymadığı denetlenir.

Bu araç ve tekniklerden bazıları şunlardır:

  • Neden – Sonuç diyagramları
  • Kontrol grafikleri
  • Akış şeması
  • Histogram
  • Pareto grafiği
  • Eğilim grafiği
  • Dağılım şeması
  • İstatistiksel örnekleme
  • Tetkik

—————————————–o————————————

trafik3 trafikcevap4

Yönetim Planları – 4 (Son)

PMI’ın  üzerinde özellikle durduğu diğer Yönetim Planları aşağıdaki gibidir.

Gereksinim Yönetim Planı: Müşteriden ihtiyaçları toplarken kullanılacak yöntemlerin neler olacağını, gereksinimleri toplamaktan, onaylamaktan, kontrol etmekten hem proje ekibi tarafında, hem de müşteri tarafında sorumlu olanların kimler olduğunu  tanımlayan belgedir.

Gereksinimlerde değişiklik önerilerinin nasıl toplanacağı, nasıl kayıt edileceği, nasıl değerlendirileceği ve bunları yapmaktan kimlerin sorumlu ve yetkili olduğu bu belgede ifade edilir.

Değişiklik Yönetim Planı: Projede bir değişiklik isteği gelmesi veya bir değişikliğin gerçekleşmesi halinde Proje Yöneticisi ve çekirdek takımın hangi süreçleri geçeceğini anlatan belgedir.

Özellikle, kapsamla ilgili gelebilecek değişikliklerde Proje Yöneticisinin yetkilerini aşan bir takım kararları vermekle karşı karşıya kalırsa, bu kararların alınmasındaki adımları ve sorumlu ve yetkili kişi veya grupları (örneğin: Değişiklik Onay Komitesi) işaret eder.

Yapılandırma (Konfigürasyon ) Yönetim Planı: Bu yönetim planı daha çok proje sonunda ortaya çıkacak ürünün teknik anlamda bir takım değişiklikler önerilmesi halinde, bu değişikliklerin nasıl gerçekleştirileceğini anlatan belgedir.

Ürünle ilgili bir değişiklik talebi gelirse, bu durumda ürünün kalite kriterlerinden, ürünü oluşturan parçaların teknik resimlerine, işlevlerine hangi adımlardan geçerek değişitirlecek, yetkili ve sorumlular kimler olacak gibi sorulara cevap bulmak için hazırlanmış bir politika belgesidir.

Süreç İyileştirme Planı: Bu plan, aslında şirketin mevcut iş yapma prosedürlerini, talimatlarını da ilgilendiren bir belgedir.

Projenin yapılması esnasında, şirketin mevcut süreçlerinde bir aksaklık gözlemlenirse, bu aksaklığı gidermek için hangi adımlardan geçileceğinin anlatıldığı belge “Süreç İyileştirme Planı”’dır.

Süreç iyileştirme planı, kurum genelinde ve proje içinde kaliteyi artırıcı özelliklere sahiptir. Bu yüzden, proje ekibi,bir iş yaparken, kolaylık (iyileştirme) bulursa, bu kolaylığı, işi operasyonel yapan kişilerin kullanabileceği şekile dönüştürmesi gerekir. İşte bu iyileştirmelerin nasıl yapılacağı ve kimin bu değişiklik önerilerini inceleyip, kabul edeceği bu belgede yer alır.

Yönetim Planları – 2

Kalite Yönetim Planı

Kalite yönetimi planında, proje yönetim ekibinin, projeyi yürüten organizasyonun kalite politikasını

nasıl uygulayacağı açıklanır. Proje yönetimi planının bir bileşen i ya da alt planıdır.

Kalite Yönetim Planı, “Kalitenin Planlanması” sürecinin bir çıktısıdır.

Kalite Yönetim Planının içinde gerek ürünle ilgili kalite kriterlerinin nasıl oluşturulması gerektiği, gerekse proje yönetimi metoduna uyum kriterlerinin neler olması gerektiği ifade edilir. Böylece kalite yönetiminin politikası tanımlanmış olur.

Bir projede kaliteden herkes sorumludur.

Personel Yönetim Planı

Proje yönetimi planındaki insan kaynakları planının bir parçası olan personel yönetimi planında, insan kaynakları gereksinimlerinin ne zaman ve nasıl karşılanacağı açıklanır.  Sürmekte olan ekip üyesi alımlarını ve gelişim eylemlerini yönlendirmek için plan proje boyunca sürekli olarak güncellenir. Personel yönetimi planında şu başlıklar göz ününde bulundurulmalıdır:

–          Personel alımı

–          Kaynak takvimleri

–          Personelin görevine son verme planı

–          Eğitim ihtiyaçları

–          Takdir ve ödüller

–          Mevzuata uyum

–          Emniyet

 

İletişim Yönetim Planı

 

Bir projenin başarısızlığının en büyük sebebi iletişim hatalarıdır. Bu yüzden aynı kapsam, zaman, maliyet, kalite gibi iletişim de detaylı olarak planlanmalı ve takımla paylaşılmalıdır.

 

İletişim yönetimi planında genellikle şunlar sunulur:

–  Paydaş iletişimi gereksinimleri;

–  iletilecek bilgiler (dil, format, içerik ve ayrıntı düzeyi dahil);

–  Bu bilgilerin dağıtılmasının nedenleri;

–  Gerekli bilgilerin dağıtılması için zaman çerçevesi ve sıklık;

–  Bilgileri iletmekten sorumlu kişi;

–  Gizli bilgilerin açıklanması için yetki vermekten sorumlu kişi;

–  Bilgileri alacak kişi ya da gruplar;

–  Bilgileri iletmekte kullanılacak metotlar ya da teknolojiler; örneğin, kısa not, e-posta ve/veya basın açıklamaları;

–  Zaman ve bütçe de dahilolmak üzere, iletişim aktivitelerine tahsis edilecek kaynaklar;

–  Alt kademelerde çözülemeyen sorunların üst kademelere iletilmesi için, zaman çerçevelerini ve yönetim zincirlerini (yönetici adlarını) içeren üst kademelere ulaşma süreci;

–  Proje ilerledikçe ve geliştikçe iletişim yönetimi planını güncelleme ve netleştirme metodu;

–  Sık kullanılan terimlerin tanımlandığı bir sözlük;

–  Projedeki bilgi akışını gösteren akış şemaları, mümkün olan yetkilendirme sıralamasını da içeren iş akışları, rapor listeleri, toplantı planları vb.;

–  Genellikle belirli yasa ya da düzenlemelerden, teknolojilerden, organizasyon politikalarından vb.türetilen iletişim kısıtları.

Altın Kaplama Yasak

PMP sınavına hazırlananlar bilirler. PMI sınavda bu konuyla ilgili en az bir soru sorar. Bence bu konuyu sınava hazırlanmayanların da bilmesi gerekir.

Nedir bu Altın Kaplama (Gold Plating) ?

Öncelikle Altın Kaplama, Proje Kapsam ve Kalite Yönetimi ile ilgili bir konudur. Özetle şu; Eğer müşterinize Kapsam veya Kalite açısından anlaşmanızın haricinde “jest amacıyla” bir ekstra sunarsanız, bu Altın Kaplama olarak anılır.

Ve Altın Kaplama, PMI’a göre kesinlikle yapılmamalıdır çünkü projenin kapsamının kaymasına veya gereksiz ekstraların ortaya çıkmasına sebep olur.

Peki ya gerçekten proje ortasında baştan müşteriyle konuşmadığımız bir konuda müşterinin ihtiyacını farkedersek ne yapmalıyız?

Yapılacak işlem basit; Bu ihtiyacı “jest yapmış” gibi göstermek yerine, müşterimizi çağıracağız, kapsama yeni bir içeriğin daha eklenmesi gerektiğini söyleyeceğiz, (gerekirse ek süre veya maliyetin olduğunu söyleyeceğiz) kabul ederse, Proje Gereksinim Dokümanı, Proje Kapsam Bildirimi, İş Kırılım Yapısı, güncellenecek, ek süre ve maliyet ihtiyacı doğarsa, bu planlar da güncellenecek ve proje yeni kapsamıyla kaldığı yerden devam edecek.

Kapsam ile Kalitenin İlişkisi

Bir projenin kapsamının daralması, kalitesinin düşmesi anlamına gelir mi? Bu soruyu duyan pek çok kişi bir tereddüt yaşıyor. Bu soruya evet veya hayır demek kolay değil. Ben konuya “algı meselesi” olarak bakıyorum.

PMBOK’ta çok beğendiğim bir örnek vardır. Bir yazılım satın aldığınızı düşünün; Satan kuruluş, bu yazılımın çok fazla fonksiyonu olduğunu söylemiş olsun. Yani bir yazılım alarak, şirketinizdeki pek çok meseleyi tek bir merkezden halledeceksiniz. Bir taşla bir sürü kuş vuracaksınız. Firmaya inandınız ve yazılım satın aldınız, diyelim. Yazılıma baktığınızda gerçekten bir çok fonksiyonu var fakat çalıştırdığınızda yanlış sonuçlar veriyor, hatalı işlemler yapıyor veya çok geç yapıyor, kimi zaman hiç yapmıyor.

Böyle bir ürünü mü tercih edersiniz, yoksa daha dar fonksiyonlu ama en azından istediğiniz gibi hatasız çalışan bir ürünü mü?

Bence kapsam ile kalite arasındaki farkı en iyi anlatan örnek budur.

Çıkan sonuç: kapsamı geniş tutup, zamanında yetiştirmek adına kalitesiz, bir şey yapmaktansa, daha dar kapsamlı fakat kalite kriterlerinden ödün verilmemiş bir proje çok daha başarılı görülecektir.

Bazen Proje Yöneticisi zamanı baskısı yüzünden kaliteden feragat etmeyi tercih ediyor. Halbuki, müşteri ile açıkça konuşmalı, beklentilerin bir bölümünü bir sonraki faza aktarmanın daha doğru olacağına, kalitenin vazgeçilmez bir başarı göstergesi olduğuna ikna etmelidir.

Burada iletişim çok büyük önem taşıyor çünkü eğer Proje Yöneticisi, müşteriye haber vermeden kapsamı daraltırsa, müşteri gözündeki algı, ürünün kalitesinden feragat edildiği yönünde olacaktır. Müşteri gözündeki kapsam ve kalite algısını oluşturmak ve yönlendirmek, Proje Yöneticisinin görevleri arasındadır.

Kalite Planlama – PMBOK

Projenin veya ürünün ihtiyaç duyduğu kalite kritelerinin belirlenmsi ve dokümante edilmesi Kalite Planlama olrak bilinir. Proje Yöneticisi, projesinin kaliteli yönetilmesi için ve müşterinin ihtiyacı olan ürünün istenen kaliteye ulaşabilmesi için kalite planlamasına çok önem vermelidir.

PMI da, bu yüzden Kalite Yönetimine ayrı bir önem verir; “Kalite Yönetiminden kim sorumludur” şeklinde bir PMP’lik sorusunun cevabı “Herkes” olarak işaretlenmelidir.

 Neye İhtiyacımız Var?

Gereksinim Listesi, Kapsam Tanımı, İş Kırılım Yapısı, projenin kapsamını anlatacağı için Kalite Planlama için gereklidir.

Ayrıca, proje paydaşlarını da bilmemiz gerekir ki beklentilere göre kalite planları değişikliğe uğrayabilir.

Kalite için ayırabileceğiniz bütçeyi ve yanısıra kalite kriterlerinin hangi aktivitelerde uygulanacağını bilmek için zaman planı da girdilerimiz arasındadır.

 Nasıl Yapılır?

Bu konuda bir çok teknik sıralanmıştır.

Fayda/Maliyet Analizi: Kalitede sınır yoktur. Sınır kalite için harcayabileceğiniz bedeldir. Bu yüzden maliyet ile fayda arasındaki ilişkiye bakarak, kalite seviyesi belirlenir.

Bazı istatistiksel yöntemler. Örneğin; kontrol grafikleri, istatistiksel örnekleme gibi.

Bunun haricinde, kıyaslama, deney tasarımı, akış diyagramı oluşturma gibi teknikler de kalite planlama da kullanılır.

 Ortaya Ne Çıkar?

Bu sürecin çıktısı çok önemlidir. Proje Yönetim Takımı, kalite planı hazırlayarak, proje içindeki işlerin, teslimatların olmasını istedikleri özellikleri ortaya çıkarmış olacaktır.

Daha açıkçası, işlerin yapılış şekilleri veya ara hedeflerde ortaya çıkacak sonuçların nitelikleri. Örneğin bir araştırma ve veri toplama aşamasının nasıl yapılacak ve çıktısı ne olacak bilgisi aşağıdaki gibi planlanabilir.

  • En az 1.000 kişi ile mülakat yapılacak.
  • Mülakatları psikolog uzmanlar gerçekleştirecek.
  • Araştırmada şu sorulara yer verilecek.
  • Araştırma sonuçları şu formatta, şu yetkiliye raporlanacak.

Ocak 2010 Bulmacası – Kalite Yönetimi

Bu yılın ilk bulmacası Kalite Yönetimi üzerine…

Quality Management

İyi eğlenceler. 🙂

Geçen ay ki Maliyet Yönetimi cevapları için aşağıdaki bağlantıya tıklayın, lütfen.

Cost Management (answer key)

Categories: Bulmaca Tags: , , , , ,

Deming ve Proje Yönetimi

Sürekli Gelişim, iyi yapılan Kalite Yönetim sürecinin bir çıktısıdır.  Bu sürecin en iyi anlatıldığı gösterim Deming Döngüsü olarak bilinir. 

Deming Döngüsü temelde 4 tane sürecin ardışık biçimde yürütülmesiyle gerçekleşmektedir.

Planla bu döngünün ilk aşamasıdır. Temel hedefler ve amaçlar bu adımda belirlenir ve gerekli kaynaklar düşünülür. Bu aşamada problemin alt kırılımına inip, problemin çözümüne yönelik işler ortaya çıkarılır. Problemin nasıl çözüleceği ve başarıya hangi kriterlerle ulaşılacağı karar verilmiş olmalıdır.

Yap, planlamanının uygulama aşamasıdır. Yapılan işler düzenli olarak raporlanır ve kontrol için kayıt edilir.

Kontrol et, Deming döngüsünün kotrol etme sürecidir. Söylediklerimizi yaptık mı? Proje hedeflerine ulaştık mı? Planların gerçekleşmelerle karşılaştırılması yapılır.

Uygulama, Kontrol sonuçlarına göre yeni durum uygulamaya alınacak mı yoksa eski yöntem mi kullanılacak?  Süreci daha da iyileştirmek için yeni bir döngü hayata geçirilecek midir? Yeni sonucu uygulayacak ve kontrol edecek kim olduğuna karar verme ve yeni sistemi müşteriye teslim etme gerçekleştirilir.

Deming döngüsü bütün sektörlerde uygulanabilir özelliktedir. Anlaşılması kolay ve hızlı uygulanabilir olmasından dolayı çok geniş kabul görmüştür.

Deming döngüsünden faydalanarak, Project Management Institute, bütün projeler için uygulanabilir süreç grupları hazırlamıştır. Bu süreç grupları Deming döngüsüne doğal olarak büyük benzerlik gösterir fakat daha detaylı olarak hazırlanmıştır.

Kalitesizliğin Maliyeti

Bugünkü yazım, düşük kalite üzerine olacak fakat kalitesiz üründen ziyade kalitesiz proje yönetimini ele almak istiyorum.

Kalite aslında göreceli bir kavram. Üstlenilen riskin büyüklüğü ve sonuçlarının etkisine gore kalite kriterleri de yükselmekte. Hatta “kalitede sınır var mıdınr?” Şeklinde bir soruya “Hayır” cevabı rahatlıkla verilebilir.

Peki, proje süreçlerinin planlandığı gibi yürümemesi ne tip sorunlara yol açar? İşleri daha hızlı bitirmek adına yeterli kontrollerden geçirmezsek veya test sürecini kısaltırsak, bu bizi daha sonra nasıl etkilyecektir? İşte bu sorulara cevabın neticesinde kalitesiz iş çıkarmanın maliyetini bulacaksınız. Çoğu zaman aynı işi tekrar ele almak suretiyle, ek efor, düzeltmeler yapabilmek adına eksta insan kaynağı, veya malzeme maliyeti, en kötüsü de özellikle dış müşteriye karşı prestij kaybı olarak yansıyacaktır.

PMI, bu konuda güzel bir örnek veriyor. Özetle; Proje ürünün sınıfını  (grade) yükseltmeniz daha fazla müşteriye ulaşmanızı sağlayabilir, hatta ürünün fiyatının artmasını da sağlar. Fakat o ürün kalitesiz ise başınız çok ağrır. Bunun yerine daha az fonksiyonlu fakat çalışan bir ürün çok daha kolay satılabilir ve kurum olarak güveninizin de sarsılmamasını sağlar.

Düşük kalitenin arkasındaki söylemlere baktığımızda şu ifadelerle karşılaşıyoruz.

  • Bana test etme süresi verilmediği için ben de test etmeye zaman bulamadım.
  • Elimde üç kişi var, siz bende 10 kişinin yapacağı işi istiyorsunuz.
  • Bana kurumun şablonlarını kullanmamı söylediler. Şablon hatalıysa ben ne yapabilirim?
  • Bana kimse işimi nasıl yapacağıma dair bir yol göstermedi ki ben de bildiğim gibi yaptım.
  • Bu şartlar altında çalışan kişi veya kişiler ister istemez kaliteden ödün vermek zorunda kalıyorlar.

Kaliteyi hayatımızın her alanına yerleştirirken, projeleri de kaliteden mahrum bırakmayalım.

Categories: Proje Kalite Yönetimi Tags: ,