Arşiv

Posts Tagged ‘takım’

74 – Proje Ekibi Olmak ya da Olmamak

Kategoriler:Proje Kaynak Yönetimi Etiketler:, ,

73- Projelerde Bir Arada Olmayan Ekibi Yönetmek

UDEMY Eğitimimizi Satın Almayı unutmayın: https://www.udemy.com/hayatmz-proje-proje-yonetimi-basvuru-kaynag/ – İndirim Kuponu: TATIL2018

 

İşe Yeni Başlamış Kişilerin Proje Ortamına Alınması

Kategoriler:Proje Yönetimi Etiketler:, ,

Proje Yönetim Ekibi

Bir proje yöneticisi, projedeki tüm konulara hakim olabilir mi? Projenin bütün detaylarını bilebilir mi?

Eğer her detayı yeterince bilemezse, bu durumda proje planını nasıl hazırlayacak? Hazırladığı plan ne kadar gerçekçi olur? Gerçekçi olmayan bir planı proje ekibi ne kadar kabullenir?

İşte bu sorulara karşılık PMI “Proje Yönetim Ekibi”‘ni işaret ediyor.

Proje aşamalarının planlanması, yürütülmesi, kontrol edilmesi ve kapatılması süreçlerinde Proje Yöneticisi hiç bir zaman yalnız değildir, yanında mutlaka farklı departmanların temsilcileri vardır. Bu takıma “liderlik ekibi”, “çekirdek ekip” gibi isimler de verilebilir.

Projenin detay planlarını çıkarmada, işlerin sürelerinin tahminlenmesinde, maliyetlerinin tahminlenmesinde, işi fiilen kimin yapacağının belirlenmesinde Proje Yöneticisi’ni yönlendiren bir ekip.

Eğer bu ekip, proje yöneticisini yalnız bırakır, planlamada veya takipde yeterince destek vermezler ise ve bu yüzden proje başarısızlığa uğrarsa sorumlu kesinlikle tek başına Proje Yöneticisi değildir. Sorumlu: Proje Yönetim Ekibi üyeleridir.

Başta dediğimiz gibi bir Proje Yöneticisi tüm detayları bilemeyebilir veya göremeyebilir, bu yüzden çekirdek ekip üyeleri de aynı Proje Yöneticisi’nin sponsor tarafından atanması gibi üst yönetimce atanır ve projenin önemine veya şirket organizasyon yapısına göre yeri geldiğinde proje yönetimi süreçleriyle tam zamanlı ilgilenir.

Kategoriler:Proje Kaynak Yönetimi Etiketler:,

Bireyden, Ekip Olmaya Giden Yol

İnsan Kaynakları Yönetimi Bilgi Alanı içinde Proje Ekibinin Geliştirilmesi alt süreci vardır. Bu bölüm (PMBOK 9.3.2.3) özellikle proje ekibini oluşturan bireylere ekip ruhunun nasıl aşılanması gerektiğine dair teknikler önerir.

Bu tekniklerin en önemlisi ise Bruce Tuckman tarafından ortaya atılmış olan “Grup Geliştirme Aşamaları” dikkat çekicidir.

Aşağıdaki sıralama bir proje için biraraya gelmiş kişilerin hangi aşamalardan geçerek ekip olabileceklerini çok güzel özetler.

Oluşum.(Forming) Bu aşamada ekip üyeleri birbirleriyle tanışır, proje hakkında bilgi alır ve resmi rollerini ve sorumluluklarını öğrenir. Ekip üyeleri bu aşamada genellikle bağımsız davranır ve çok açık olmazlar.

Karmaşa.(Storming) Bu aşamada ekip, proje çalışmalarını, teknik kararları ve proje yönetimi yaklaşımını ele almaya başlar. Ekip üyeleri işbirliğine ve farklı fikirlere ve  perspektiflere açık değillerse, ekip ortamı yıkıcı bir hale gelebilir.

Düzenleme.(Norming) Düzenlenme aşamasında, ekip üyeleri birlikte çalışmaya, çalışma alışkanlıklarına ve davranışlara uyum sağlamaya başlarlar ve bu durum ekibi destekler. Ekip üyeleri birbirlerine güvenmeye başlarlar.

Performans.(Performing) Performans aşamasına ulaşan ekipler iyi organize edilmiş bir birim olarak faaliyet gösterirler. Üyeler karşılıklı bağımlılık içerisinde çalışırlar ve sorunları kolay ve etkin bir şekilde ele alırlar.

Çözülme.(Adjourning) Çözülme aşamasına gelen ekip üyeleri proje çalışmalarını tamamlar ve başka çalışmalara geçerler.

Kategoriler:Proje Kaynak Yönetimi Etiketler:, , , ,

Tutkulu PY’den Mektup – 4

Sevgili Proje Koçu,

Proje planlamanın önemli olduğunu biliyoruz, eksikliğini ben ve projelerde çalışan herkes mutlaka hissediyor fakat bu planlama işini bir türlü yapamıyoruz.

Benim şu anda üzerinde çalıştığım bir proje var. Bu proje şirketimin neredeyse tüm departmanlarını ilgilendiriyor. Planı hazırlayabilmem için o departmanlardan yetkili kişilerin desteğine ihtiyacım var. Bu çerçevede geçen hafta herkesin katılımının olacağı bir toplantı tertip ettim. Amacım yarım günlük bir oturum ile öncelikle projenin İş Kırılım Yapısını çıkarmayı hedeflemekti. Gelin, görün ki; o yarım gün her kafadan bir ses çıktı ve planın “p”’ sini yapamadan toplantı bitti. Her gelen “bu iş böyle olmaz”, “bu bize uymaz”, “nasılsa bu planlar daha çoook değişir”, “boşuna planla uğraşmayalım, nasılsa sapar”, “bu tip şeyler herşeyin düzenli olduğu şirketlerde olur” gibi sözlerle bütün motivasyonumu yok etti.

Bu sözlerin yanısıra, konu bir ara şirketin prosedürel süreçlerindeki aksaklıklara da kaydı ve başta şikayetler sonra suçlamalar derken, toplantı bitti.

Böyle bir durumda siz olsanız ne yapardımız?

Rumuz: Tutkulu PY

————————————

Sevgili Tutkulu PY,

Planlamaya İş Kırılım Yapısı ile başlayıp, kapsamı netleştirme niyetin çok doğru ve yerinde. İş Kırılım Yapısın, bütün proje paydaşlarının doğru iletişim kurabilmesi, projenin çıktılarını aynı şekilde anlayabilmeleri açısından çok çok önemli fakat “İş Kırılım Yapısını bütün paydaşlar biraraya gelerek, hazırlar” diye bir kural yok.

Madem ki, projen şirkette pek çok kişiyi etkilemektedir bu durumda, seninle birlikte planı yapmaktan ve takip etmekteden sorumlu olacak bir çekirdek ekip (Proje Yönetim Takımı) kurulmalıdır. Sen ve bu çekirdek ekip öncelikle İş Kırılım Yapısını kendi aranızda bir hazırlayın. Çekirdek ekip, çok büyük olmamalı (mümkünse 4-7 kişi yeterli). Az sayıdaki kişiyi yönetmeniz daha kolay olacaktır. İKY çıktıktan sonra paydaşların geneline bir sunumla İKY’nin ne olduğunu, amacını, neleri hedeflediğinizi bir sunumla anlatırsınız.

Daha sonra da planlama çalışmasının devamı yine bu çekirdek ekip tarafından geliştirilir. Bu çekirdek ekibe, yürütme, kontrol ve kapanış süreçlerinde de mutlaka ihtiyaç duyacaksın. Bu ekibin, projeye daha fazla zaman ayırmasını sağlamak için üst yönetimin desteği gerekebilir. Yani söylemek istediğim, özellikle büyük projelerde Proje Yöneticisi’nin yanısıra Proje Yönetimi Takımı da üst yönetim tarafından resmen atanır, yarı veya tam zamanlı Proje Yönetimi faaliyetlerine destek olur.

Son olarak, çekirdek ekibine birbiriyle iyi anlaşacağını düşündüğün, tecrübesine güvendiğin, sorun değil, çözüm üreten kişileri seçebilirsen, plan çok kısa zamanda ortaya çıkacak ve genel olarak da kabul görecektir.

Proje Koçu

Proje Takımı Özellikleri

  • Becerileri: Takım, proje için kullanılması gereken malzeme ve makinayı nasıl kullanacağını biliyor mu? Eğer proje için özel bir teknoloji bilmek gerekiyorsa, takım bu teknolojiyi kullanabilecek beceride mi?
  • Öğrenmeye Açıklık: Takım yeni becerileri almaya açık mı? Teknolojinin gelişmesinden dolayı öğrenmeye açık olma hali, mevcut teknolojiyi bilmekten çok daha önemli olmuştur.
  • Tecrübe: Ekip, benzer bir projede önceden görev almış mıdır? Ekip, geçmişteki projelerde problem, risk, karışıklık, hata, başarı ile tanışmış mıdır? Takım, zorluklara nasıl çareler üretmiştir?
  • Hız: Takım, hızlı üretebiliyor mu? Bu bazen problemlere de yol açabilir çünkü hız kalitesiz iş çıkmasına sebep olabilir. Fakat acil durumlar için ekibin esnekliği ve hız önem arz eder.
  • İletişime Verilen Önem: Proje takımı içinde iletişim ne kadar etkili? Takım üyeleri, birbirleriyle veya dikey yönde iletişime ne kadar önem vermekteler?
  • Birliktelik: Birlikte yanlış yapmayı, bireysel olarak doğru yapmaya tercih ederiz. Hepimiz yanlış yaptığımızda önce güleriz, sonra öğreniriz, sonra da ortak kararla düzeltiriz
  • Merak: Takım içinde merak uyandırabiliyor muyuz? Varsayımlarımız için sorular üretiyor, riskleri açıklıkla birlikte ele alıyor muyuz? Yeni yöntem ve buluşlar için motive edici bir yönetim sergiliyor muyuz? Bilinenler tekrar sorgulanıyor mu?
  • Açıklık: Takım dışından olanlara veya dışarıdan gelen fikirlere ekip üyeleri ne kadar açık? Ekip üyeleri gelen fikirleri kabullenir gibi görünüp “bu bizde olmaz”, “ “bizim işler biraz farklı” şeklinde değişikliklere dirençle mi yaklaşıyorlar?