Projelerde İletişimin Önemi

Belki de uzun yıllardır proje yönetme tecrübesine sahipsiniz. Teknik olarak pek çok ürünün ortaya çıkmasında önemli roller üstlendiniz. Teknik bilgi birikiminiz sayesinde kurumunuza önemli kazançlar sağladınız. Peki, bu teknik bilgi birikimi sizi iyi bir proje yöneticisi yapar mı?

Projeler yapısı itibariyle farklı disiplinlerden insanların bir arada çalışmasını zorunlu kılar. Proje ekibine katılan heterojen bir grubun proje hedefleri için farklı bakış açılara da sahip olacağı açıktır. İşte bu kişilerin ve fikirlerin veya ihtiyaçların bir arada yönetilmesi Proje Yöneticisinin görevidir. Bu çerçevede “Proje Yöneticisi, ekip içindeki iletişimi etkin olarak yönetmelidir” diyebiliriz.

İletişim, yönetilmesi en zor olan disiplindir. Çünkü projeye dahil olan insan sayısı artıkça bireyler arasındaki iletişim kanallarının sayısı katlanarak artar. Örneğin, 4 kişilik bir ekipte 6 adet iletişim kanalı varken, 5 kişilik bir ekipte 10 adet iletişim kanalı mevcuttur. (n*(n-1)/2)

Bunun yanısıra iletişimin bir çok aracı vardır; Sözlü, yazılı, vücut dili, söylemdeki vurgu, mimik hareketleri, ima etme vb. araçlar iletişimin takibini de zorlaştırmaktadır.

Projelerin başarısız olmasının arkasındaki en önemli problem iletişime gerektiği kadar önem vermemektir. Yanlış anlama, yanlış bilgi aktarma, iletişime kapalı olan insanlar, bireysel çatışmalar, kültürel farklılıklar projenin herhangi bir aşamasını kolayca planların dışına itebilir. Fark edilmesi zor olduğu gibi hatanın sorumlusunu bulmak da çoğu zaman mümkün değildir.

Yönetme Fonksiyonunu Sorumluluk Devrederek, Kolaylaştırın

Delegasyon, proje hedeflerine ulaşmak için öncelikle aktivitelerin tanımlnması ve işlerin en iyi kişilere atanmasıyla başlar. Fakat sonuçların düzenli olarak takip edilmesi, Proje Yöneticisinin görevidir.

Etkili delegasyon için aşağıdaki adımları kullanılmalıdır.

1. Projenin hedefini, kapsamını, önemini ve bitiş tarihini herkesin katılımıyla tanımlayın.

2. Her işin tamamlanması için sorumluyu, gerekli kaynakları, destek elemanlarını, kontrolörleri belirleyin. Aksi takdirde, ekipklerin birbirlerinden istedikleri yardım talepleri yeterli desteği görmeyebilir.

3. Bir işin tamamlanmasıyla hangi sonuca ulaşılması gerektiğine dair standartları belirleyin. Sorumlular, ilgili faaliyeti bitirdiklerinde çıkacak sonucun hangi faaliyette ve kimin tarafından kullanılacağını bilsin.

4. Proje taraflarını, riskleri veya sorunları zamanında haber vermeleri için motive edin. Eğer kişiler riskleri ve problemleri paylaştıklarında, cezalandırılacaklarını düşünürlerse, zamanında bilgi vermezler ve küçük bir problem erken müdahele edilmediği için daha büyük sorunlara yol açar.

5. Proje Yöneticilerini delege etmesi konusunda motive edin. Özellikle ekip sayısının arttığı projelerde Proje Yöneticisi, koordinasyonu, iletişimi, plan, uygulama ve kontrol sürecini takip eden bir kişi olmalıdır. PY, proje için ayırdığı zamamnın %60-%90’ını iletişime zaman ayırarak, geçirmelidir.

Yamyam

3 yamyam bir fabrikaya işe girerler. Patron, kimseyi rahatsız etmeyecekleri konusunda söz aldıktan sonra onları diğer çalışanlarla tanıştırır.

Aradan 1 ay geçtikten sonra patron yamyamları odasına çağırır ve işlerindeki performanslarından çok memnun olduğunu belirtir. Fakat fabrikanın kapıcısının bir kaç gündür kayıp olduğunu, bu konuda herhangi birisinin fikri olup, olmadığını sorar. Yamyamlar “hayır” anlamında başlarını sallarlar ve dışarı çıkarlar.

Dışarı çıkınca lider yamyam, diğerlerine sorar. “Hangi salak yedi kapıcıyı?” Bir tanesi mahsun mahsun yere bakarak “ben” der. Lider yamyam azarlar biçimde çıkışır: “seni şaşkın hiç kapıcı yenir mi? ben 3 tane Proje Yöneticisi yedim, kimsenin ruhu duymadı.”

Kapsam Tanımlama

Projenin veya ürünün detaylı tanımını geliştirme sürecine Kapsam Belirleme denmektedir. Bu süreç PMBOK’ın Kapsam Yönetimi Bilgi Alanında ve Planlama Süreç Grubunda yer almaktadır.

Proje başarısı için kısıt ve varsayımların belirlendiği projenin ana aşamalarının ve kilometre taşlarının yer aldığı bir döküman üzerinde proje tarafları mutabakat sağlamalıdır. Kapsam Belirleme proje planlama sürecinde kısıt veya varsayımların değişmesiyle tekrar gözden geçirilmek ve revize edilmek durumunuda kalabilir.

Neye İhtiyacımız Var? (Girdiler)

Proje Başlatma Belgesi ve Gereksinim Dökümanı, Kapsam Belirlemek için gerekli olan ön koşul dokümanlardır. Projenin hem kabul edilmiş olması hem de proje paydaşlarıyla müzakereler yapılarak, genel olarak ihtiyaçların toplanmış olması gerekmektedir.

Nasıl Yapılır? (Teknikler)

Ürün Analizi yapılarak proje taraflarını ihtiyaç duydukları ürünün fonksiyonlarını belirleme işlemi gerçekleştirilebilir ayrıca teknik bilgi birikimi fazla olan uzman kişilerin yardımıyla alternatif ürün seçenekleri oluşturulur.

Ne Çıkar? (Çıktılar)

Daha teknik gözle bakan kişilerin katılımıyla projenin amacı, proje teslimatları, kabul kriterleri, çerçevesi, kısıtları, varsayımları ortaya çıkarılmış olur. Bu ifadelerin yazılı olduğu belge Proje Tanımlama Dokümanı olarak bilinir. .

Program Yöneticisi

Program Yöneticisi, projeler arasında koordinasyon sağlamak ve oluşabilecek riskler ile sorunlara çare bulmak amacıyla görevlendirilir.

Programın tutarlı olması ve farklı projelerin aynı anda entegre biçimde yürütülmesi Program Yöneticisi’nin sorumlulukları arasındadır. Projelerin de öncelik sıralarının belirlenmesi, projeler arasındaki ortak faaliyetlerin bir arada gerçekleştirilmesi ve projeleri ayrı ayrı yönetmektense bir arada yönetmenin faydalarından daha fazla yararlanmak için Proje Ofisi ve Program Yöneticisi etkin olarak görevlendirilmelidir.

Bir Program Yöneticisi’nin temel sorumlulukları:

· Projeler arasındaki ilişkileri gözlemlemek, projelerin aşamalarındaki durumlarını takip etmek ve projeler arasındaki ilişkilerde yaşanabilecek çatışma ortamlarının çözümünde etkin olmak

· Projelerin önem sırasını belirlemek;

· Proje Yöneticilerinin, yönetimsel anlamda kaliteye dikkat edip, etmedikleri konusunda takipçi olmak.

· Projelerden yola çıkarak, kurumun parasal ve diğer kaynaklarının hangi kategorideki projelere nasıl pay edildiğini ölçümlemek ve analiz etmek.

· Programa dahil olan tedarikçilerin yönetiminden sorumlu olmak;

· Program tarafları arasında iletişimin etkin olarak sağlandığından emin olmak

· Projeler arasındaki öncüllük, ardıllık durumlarını oluşturmak ve Proje Yöneticilerini haberdar etmek.

· Projeleri ortak olarak etkileyebilecek riskleri takip etmek ve Proje Yöneticileri önlem alma, çözüm yöntemleri geliştirme gibi konularda bilgilendirmek

· Programın ilerleyişiyle ilgili raporlar üretmek ve Üst Yönetimden projeler detayında karar noktalarında destek almak.

PMI’a Göre Matris Organizasyonlar – PMBOK

Bir şirkette fonksiyonel yapılanmanın yanısıra projelerin yönetilmesi için de ayrı bir takım oluşturma işlemi gerçekleştiriliyorsa, bu durumda şirkette Matris Organizasyonun varlığından söz edilebilir.

PMI’a göre Matris Organizasyonlar üçe ayrılır.

Zayıf Matris Organizasyonlarda proje koordinasyonu, departman yöneticilerinden alınmış ve takım üyelerine bırakılmıştır. Bu tarz bir organizasyonda Proje Yönetimi çok etkin değildir. Proje takımını oluşturan kişilerden hiçbirisi Proje Yöneticisi ünvanını taşımaz. Proje Asistanı veya Proje Koordinatörü vasıflarıyla projenin gidişatı konusunda üst yönetimi bilgilendiren bir kişi mevcuttur.

Dengeli Matris Organizasyonda ise Proje Takımına, Proje Yöneticisi liderlik eder. Böylece projenin başarısından sorumlu ve ekibi yönlendirme yetkisine sahip bir kişi tanımlanmıştır. Proje Yönetimi’nin önem kazandığı ve Proje Yönetimi kültürünün oluştuğu şirketlerde etkili bir yönetim tarzıdır.

Güçlü Matris Organizasyonda ise Proje Yöneticileri’nin temel görevi proje yönetmektir. Proje Yöneticileri, Proje Ofisi’ne bağlı olup, Proje Ofisi’nin de bir departman yöneticisi bulunmaktadır. Böylece proje yöneticilerinin diğer birimlerle çalışması esnasında yaşanan kaynak kısıtı sorunu bu şekilde azaltılır. Özellikle projelerin şirket için hayati önem taşıdığı şirketlerde etkin olarak kullanılır.

Proje Yöneticilerine Özel Blog Sayfası

Bazı insanlar vardır, hiçbir iş yapmazlar ama öyle bir anlatırlar ki duyduğunuzda “çalışırken ben hiç görmedim ama demek ki karşıdaki küçük dağları demek O yaratmış” dersiniz, bazı insanlar da vardır iş yaparlar ama dile getirmekten hoşlanmazlar, yaptıklarının görülmesini, farkedilmesini beklerler. Sizce hangisi daha hızlı kariyer basamaklarında yükselir?

Artık Proje Yöneticileri’nin, Takım Üyelerinin kendilerini ve yaptıklarını gerek yazı ile gerek resimleri ile anlatacağı bir sosyal ağ hizmete girdi.

Herkes üye olabilir. Çalıştığı projelerden, deneyimlerinden, gelecek hedeflerinden bahsedebilir. Projelerde öğrendiklerini başkalarıyla paylaşabilir ve daha nice Proje Bazlı çalışan kişilerle tanışma imkanı bulabilir.

En azından bitirdiğiniz projelerin neler olduğunu, projenin hangi süreçlerinde hangi görevi üstlenerek, çalıştığınız bile yazsanız, ileride kariyer gelişiminiz için kendinizle ilgili tecrübeler listesini web ortamında sunmuş olursunuz..

Sizleri Proje Yöneticileri’nin Blog Sayfasına Davet Ediyorum http://projeyoneticileri.ning.com

Üniversiteli Gençlere Tavsiyeler

İçinde bulunduğumuz dönemde Proje Yönetimi çok önemli hale geldi. Gelecek çok daha proje bazlı çalışmayı zorunlu kılacak.

Yani okuldan mezun olduktan sonra hangi sektörde çalışacağınız artık önemli değil; Her durumda projelere dahil olmanız, sonra da projeleri yönetmeniz istenecektir. Bu yüzden, boşa zaman geçirmeden Proje Yönetimine öğrencilik yıllarınızda önem vermenizi tavsiye ederim.

* PMI’yı tanıyın. Kütüphanenizde PMNetwork Dergisi geliyorsa mutlaka takip edin.

* PMBOK adlı kitabı mezun olmadan önce mutlaka okumuş olun.

* Proje Yönetimi Bilgi Alanlarının neler olduğunu öğrenmiş olun. İçeriğini bilin.

* Proje Yönetimi üzerine geliştirilen metodların neler olduğunu öğrenin. (PRINCE2, Agile, Scrum, Kanban)

* Microsoft Project programını kullanmayı mutlaka öğrenin.

* Stajlarınızda projelere dahil olun.

* Bitirme ödevinizi mutlaka proje yönetimi üzerine alın..

İş aramaya başladığınızda tecrübesiz olduğunuz için iş bulmanız zor olacaktır fakat öğrencilik yıllarınızda proje yönetimi üzerine yapacağınız her türlü etkinlik size avantaj sağlayacaktır.

PMI’a Göre Proje Bazlı Organizasyon – PMBOK

Proje bazlı organizasyonlarda Proje Yöneticilerinin Yetki ve Sorumluluk alanları oldukça geniştir. Bir şirketin proje bazlı organizasyon tipinde faaliyet göstermesi projelerin kurum içindeki önemiyle yakından ilgilidir. Eğer şirket temel kazancını proje yaparak kazanıyorsa, bu durumda doğal olarak, proje bazlı çalışmak zorunda ve organizasyonu da proje bazlı kurgulamak zorundadır.

Bu organizasyon tipinde kontrol ve yönetim, proje yöneticilerinde olduğu gibi çalışanlar arasında hedef odaklı çalışma alışkanlığı doğmuştur. Buna karşılık, proje yöneticileri çok fazla idari süreçlere dahil olmak zorunda kalabilirler. Ayrıca çalışanlar da tek bir konuda uzman olmaktan uzaklaşırlar hatta her işi yapan kişiler haline dönüşebilirler.

Uzmanlığı olan kişiler için de özelikle şirketteki proje miktarı azalması durumunda, kaynakların verimsiz kullanılması sorunu ortaya çıkar.

Gereksinimlerin Toplanması – PMBOK

Kapsam Yönetimi Bilgi Alanında ve Planlama Sürecinde yer alan yeni bir başlık Gereksinimlerin Toplanması (Collect Requirements) olarak PMBOK 2008’de yerini almıştır. 2004 versiyonunda bu bölümün yerine Kapsam Planlama başlığı olduğunu hatırlatalım. En önemli ve bence en iyi değişiklik açıkçası burası olmuştur. Çünkü pek çok kişi Kapsam Planlama çok soyut bir kavramdı ve anlaşılması zordu.

Gereksinimlerin Toplanması tanım olarak, proje hedeflerine ulaşmak için proje paydaşlarının ihtiyaçlarını belirleme ve dokümante etme süreci olarak geçmektedir. Projenin başarısı hem projeden, hem de üründen beklentilerin doğru anlaşılması ve bunların etkin bir şekilde yönetimiyle ilişkilidir.

Neye İhtiyacınız Var? (Girdiler)

Gereksinimleri belirlerken en önemli girdi Proje Başlatma Belgesi‘dir. Başlamasına üst yönetim tarafından karar verilen projenin daha detayda gereksinimlerini belirlemek, projenin kapsamını netleştirmek adına önemlidir. Gereksinimleri belirlerken projeye paydaş (Bkz: Paydaşların Belirlenmesi) olacak kişilerin ihtiyaçlarının netleşmesi sağlanacaktır.

Nasıl Yapılır? (Teknikler)

– Mulakat: Taraflarla yapılacak bire bir görüşmeler.

– Odak Grup: Grup kurularak ve mulakata göre daha fazla tartışmanın yaşandığı bir yönlendiricinin başkanlığında idare edilen toplantılar.

– Rehberli Çalıştaylar: Farklı beklentileri olan proje taraflarından aynı anda beklentileri toplama yöntemi. Böylece beklentilerin farklılaştığı noktaları belirleme ve bir ortak payda bulma süreci

– Yaratıcılık Teknikleri: Beyin Fırtınası, Delphi Tekniği, Zeka Haritası vb…

– Grup Karar Verme Teknikleri: Fikir Birliği, Oy Çokluğu, Çoğunluğun Benimsemesi ve Diktatörlük

– Anket ve Araştırma: Yazılı araştırma formları proje taraflarına sunulur ve gelen sonuçlardan gereksinimler netleştirilir.

– Gözlem: Proje Taraflarının ihtiyaçları gözlemlenerek, belirlenmeye çalışılır.

– Prototip: Gereksinimler proje tarafları üzerinde örnek bir uygulamayla denenir. Geneln geri bildirimler projeye başlamadan önce önemli ipuçları verecektir.

Ne Çıkar? (Çıktılar)

Gereksinim Dokümanı – Proje taraflarının ihtiyaçlarını anlatan bir belge ortaya çıkmalıdır.

Neden PMP Sertifikası Almalıyım?

Bu yılbaşı itibariyle dünya genelinde PMP sertifikasına sahip kişi sayısı 306.706 kişi olarak PMI tarafından duyurulmuştur.Özellikle 2000 yılından sonra Proje Yönetimine olan ilgi önceki senelere göre hızlı bir artış göstermiştir. En önemli etkenin 2000 yılına geçerken dünyadaki tüm firmaların Y2K Projesini yürütmeleri oldukça önemli bir etkendir. Özellikle global şirketler dünyanın farklı yerlerindeki şirketlerinde aynı standartta Proje Yönetimi uygulamasına önem vermek zorunda kalmış ve Proje Yönetiminde ortak bir dil birliğinin veya metodunun ne kadar önemli olduğu ortaya çıkmıştır.

Ülkemizde halen 500 civarında PMP sertifikasına sahip kişi bulunmaktadır. Dünyada kariyer gelişimi için kullanılan bu sertifika tahminize göre önümüzdeki 3-4 yıl içinde proje bazlı çalışan kuruluşların işe alımların da ilk soracakları sertifika olacaktır. Sonuçta, rekabet sadece kurumlar arasında yaşanmıyor, bireyler arasında da daha iyi şartlarda işlerde çalışmak için kişiler kendilerinde bir farklılık yaratmak zorundadır. Bunun için gayret göstermek, zaman ve para harcama kaçınılmazdır. Fakat neticede rekabet avantajı sağlayarak, hem daha iyi şartlarda iş bulmak hem de bilgi birikimini artırarak daha verimli çalışma ortamları yaratmış oalcaklardır.

Proje bazlı çalışmak bundan 10 sene öncesine göre çok daha tercih edilen bir çalışma biçimi haline gelmiştir, önümüzdeki yıllar da ise çok daha talep görecek bir yönetim şeklidir. Doğal olarak, şirketlerin önümüzdeki yıllarda Profesyonel Proje Yöneticilerine çok daha fazla ihtiyaçları olacaktır. Ülkemizde kariyer gelişimini hedefleyen ve özellikle yabancı kökenli şirketlerde çalışmayı düşünen gençlere tavsiye edeceğim bu sertifika için en kısa zamanda PMBOK’ı tedarik etmelerini ve okumaya başlamalarını tavsiye ederim.

Proje Yapmak mı, Proje Yönetmek mi?

Hepimizin bildiği gibi Proje Yöneticisi projenin çıktılarından sorumludur. Proje Yöneticiliği pozisyonu temelde bu amaç için oluşturulmuştur. Bu çerçevede özellikle projenin planlanması, uygulaması, kontrolü ve kapanışı süreçlerinden PY sorumludur. Fakat bu durum PY’nin proje içindeki işleri yapması anlamına gelmez.

Proje Yönetmek tam zamanlı bir iş olduğunda proje yöneticisinden teknik analiz yapmasını , tasarım, üretim, test gibi işleri beklemek ve istemek projenin yönetim fonskioynuun sekteye uğramasına sebep olur. Eğer PY, teknik detaylara fazlasıyla gömülürse yukarıda saydığımız planlama, uygulama, kontrol süreçlerine zaman bulamaz ve projeyi yönetmekten çok , projeyi yapmaya odaklaır. Proje Yöneticiliği özellikle farklı talepleri olan proje taraflarının ihtiyaçlarını, belirli bir zaman ve bütçe içinde, mutabık kalınan bir kapsam dahilinde ortaya çıkarmak amacıyla vardır. Bu çerçevede PY özellikle koordinasyona odaklanmalı ve planlardaki herhangi bir değişikliğin projenin bir başka tarafını nasıl etkilediğini entegre (bir bütün) olarak düşünüp, yansımalarını çok hızlı biçimde etkilenecek kişilere, üst yönetime, sponsora, vs. haber vermelidir. Bu yüzden PY, proje için ayırdığı zamanının ağırlıklı bir bölümünü İLETİŞİMe odaklanarak geçirmelidir.

Proje içinde yaşanan iletişim sorunları pek çok projenin başarısızlık sebebidir bu yüzden, iletişim yönetimine özel bir önem vermek gerekir; Yanlış anlama, yanlış anlatma, bilgi vermeme, eksik bilgi verme, yanlış yorumlama vb. gibi sebeplerden pek çok projede gecikme veya kalite düşmesi yaşanır.

Araştırmalar, projelerdeki başarısızlığın arkasındaki %60’lık payın, iletişimin etkin yönetilmemesinden kaynaklandığını göstermektedir.

Müşterilerinizi Proje Süreçlerine Dahil Edin…

Eğer mümkünse, müşteri durumunda olan kişinin de proje süreçlerine dahil olmasına izin verin. Bü yüzden özellikle plan içinde müşteriye düşen görev ve sorumlulukları açıkça belirleyin ve bu görevlerin artmasını sağlayın ve bundan çekinmeyin. Müşterinin kendine düşen sorumlukları yerine getirmesi, projenin ilerleyişiyle ilgili daha fazla bilgi edinmesine imkan sağlayacaktır. Böylece keyfi talep değişikliklerinin önüne geçilebilir. Ayrıca projeden ürüne geçişin de daha yumuşak ve sancısız olmasını sağlayacaktır.