Müzakere Taktikleri – 5

Uzmana Başvuru

 

Eğer iki tarafın da çıkarlarını önemli ölçüde etkileyecek bir karar vermek gerekiyorsa bir anlaşmazlık veya bir konuyu onaylama/teyid amacıyla uzmana başvurma tercih edilebilir.

 

“Ben bu arabayı alacağım ama önce bizim tanıdık bir usta var; O’na bir gösterelim.”

 

Artan İletişim

 

Bütün ekip üyelerini ayrı ayrı ziyaret ederek, bir konu üzerinde ikna etmeye çalışma. Grup biraraya geldiğinde mutabakatın kolay sağlanması için ön hazırlık süreci.

 

Bazen büyük toplantılar öncesinde çatışacağı belli olan tarafları bir masaya oturtmadan önce belirli konularda hemfikir olunması için de yapılan ön ziyaret ve müzakere tekniği.

 

İçten Pazarlık

 

Aslında o sırada kabul etmeyeceği birşeyi kabul ediyormuş gibi davranma ve daha sonra vazgeçtiğini belirtme.

 

“Evet, toplantı esnasında öyle dedim ama şimdi şartlar değişti…”

 

Avukat Rolü

 

Müzakere ortamında avukat gibi davranarak, her türlü ifadeyi detaylı sorgulama yöntemi.

 

“Ama toplantımıza başlarken her türlü hizmeti vereceğinizi söylüyordunuz, şimdi şartlar öne sürmeye başladınız.”

 

Bilgi Sızdırma Yöntemi

 

Toplantıya katılan karşı tarafa doğru veya yanlış bilgiye sahip olması için bir takım kayıtların okunabilecek veya kopyalanabilecek şekilde bırakılması.

 

Karşı tarafa toplantı arasında doğru veya yanlış bilgiyi informal biçimde aktarma

 

İlişkilendirme

 

Durumun gelişimini şartlara bağlama yöntemi.

 

“Eğer, bana şimdi %25 indirim yaparsanız, nakit alabilirim fakat yapmazsanız 1 hafta sonra kredi kartımla gelmem gerekecek.”

 

Alçak Top

 

Alıcının düşük fiyat söylemesi ve yukarıya doğru çıkması durumu.

 

“Oğlum sabaha karşı 3’te evde olmak için izin istedi, ben gece 10’da evde olacaksın dedim. Gece yarısında anlaştık”

WBS Oluşturma – PMBOK

Bugünkü yazımda PMI’ın en fazla önem verdiği konuya odaklanmak istiyorum. Bütün PMBOK versiyonlarında WBS’in her zaman ayrı bir yeri vardı ve hatta PMP sınavına hazırlananlara “eğer şıklarda WBS’i görüyorsanız o şıkkı işaretleyin, ” denirdi.

Bu kadar önem verilen WBS (Work Breakdown Structure – İş Kırılım Yapısı) PMBOK’ta Kapsam Yönetimi Bilgi Alanında ve Planlama süreç grubu içinde yer almaktadır.  Tanım olarak da; Projeyi daha kolay yönetmek amacıyla projeyi teslimat odaklı düşünerek, bölümlendirme (ayrıştırma) işlemi olarak bilinir.

         Projenin bütün kapsamı oluşturulur ve özetlenir.

         İş ayrışım yapısı oluşturma sürecinde projenin teslimatları (deliverables) oluşturulur.

         WBS’te olmayan iş, proje kapsamı dışında sayılır.

         Projenin kapsamının netleşmesini sağlar.

WBS;

         Tarihler içeren bir “Proje takvimi” veya “Proje planı” değildir.

         İşler arasındaki bağımlılıkları (dependency) asla göstermez.

 Neye İhtiyacımız Var? (Girdiler)

Proje Tanımlama Dökümanı ve Gereksinim Dökümanı projenin ana aşamalarının belirlenmesi için elde tutulmalıdır. Böylece ayrıştırma işleminde hem projenin yönetimsel politikası hem de ortaya çıkacak ürünün yapısına bağlı olarak o projede ne detayda bir ayrışım gerçekleştirileceğine karar verilir.

Nasıl Yapılır? (Teknikler)

Tek yöntem ayrıştırma çalışmasıdır. Ayrıştırma çalışması ise yukarıdan aşağıya düşünülerek, proje öncelikle hangi aşamalardan geçeceğine karar verirlir. Daha sonra her bir aşama daha küçük iş paketlerine bölümlendirilir. PMI’a göre iş paketleri bir aktivite yerine geçmez, İş Paketleri, aktivite gruplarıdır. Aktivitelerin tanımlanması ise ileriki yazılarımda yer vereceğim bir konu olacaktır.

Önemli olan nokta; ayrıştırmada iş paketlerinin belirli, elle tututlur, gözle görülür ara çıktılara ulaşmasıdır. Böylece projenin ara hedeflerini konulmuş olur ve aşamaların başarıyla tamamlanıp, tamamlanmadığı kolayca ve objektif olarak değerlendirme imkanı doğar.

Ne Çıkar? (Çıktılar)

Proje aşamalandırılmış ve her aşamanın neticesinde hangi ara ürüne (rapor, ara mamül, onay, laboratuvar sonucu vs.) ulaşılacağı net olarak belirlenmiştir. Proje tarafları hangi aşamanın hangi sonuca ulaştığında başarılı olarak değerlendirileceğini biliyorlardır.

WBS oluşturma esnasında Proje Tanımlama Dokümanı (Kapsam Tanımlama) tekrar revize edilebilir. Bu revize işlemiyle birlikte Proje Kapsamı artık netleşmiş olur (Scope Baseline) ve bundan sonraki tüm detaylı planlama çalışmaları, proje taraflarının mutabık kaldıkları bu Proje Kapsamı referans alınarak, yapılacaktır.

Üniversiteli Gençlere Tavsiyeler

İçinde bulunduğumuz dönemde Proje Yönetimi çok önemli hale geldi. Gelecek çok daha proje bazlı çalışmayı zorunlu kılacak.

Yani okuldan mezun olduktan sonra hangi sektörde çalışacağınız artık önemli değil; Her durumda projelere dahil olmanız, sonra da projeleri yönetmeniz istenecektir. Bu yüzden, boşa zaman geçirmeden Proje Yönetimine öğrencilik yıllarınızda önem vermenizi tavsiye ederim.

* PMI’yı tanıyın. Kütüphanenizde PMNetwork Dergisi geliyorsa mutlaka takip edin.

* PMBOK adlı kitabı mezun olmadan önce mutlaka okumuş olun.

* Proje Yönetimi Bilgi Alanlarının neler olduğunu öğrenmiş olun. İçeriğini bilin.

* Proje Yönetimi üzerine geliştirilen metodların neler olduğunu öğrenin. (PRINCE2, Agile, Scrum, Kanban)

* Microsoft Project programını kullanmayı mutlaka öğrenin.

* Stajlarınızda projelere dahil olun.

* Bitirme ödevinizi mutlaka proje yönetimi üzerine alın..

İş aramaya başladığınızda tecrübesiz olduğunuz için iş bulmanız zor olacaktır fakat öğrencilik yıllarınızda proje yönetimi üzerine yapacağınız her türlü etkinlik size avantaj sağlayacaktır.

Neden PMP Sertifikası Almalıyım?

 pmp

Bu yılbaşı itibariyle dünya genelinde PMP sertifikasına sahip kişi sayısı 306.706 kişi olarak PMI tarafından duyurulmuştur.Özellikle 2000 yılından sonra Proje Yönetimine olan ilgi önceki senelere göre hızlı bir artış göstermiştir. En önemli etkenin 2000 yılına geçerken dünyadaki tüm firmaların Y2K Projesini yürütmeleri oldukça önemli bir etkendir. Özellikle global şirketler dünyanın farklı yerlerindeki şirketlerinde aynı standartta Proje Yönetimi uygulamasına önem vermek zorunda kalmış ve Proje Yönetiminde ortak bir dil birliğinin veya metodunun ne kadar önemli olduğu ortaya çıkmıştır. 

 Ülkemizde halen 500 civarında PMP sertifikasına sahip kişi bulunmaktadır. Dünyada kariyer gelişimi için kullanılan bu sertifika tahminize göre önümüzdeki 3-4 yıl içinde proje bazlı çalışan kuruluşların işe alımların da ilk soracakları sertifika olacaktır. Sonuçta, rekabet sadece kurumlar arasında yaşanmıyor, bireyler arasında da daha iyi şartlarda işlerde çalışmak için kişiler kendilerinde bir farklılık yaratmak zorundadır. Bunun için gayret göstermek, zaman ve para harcama kaçınılmazdır. Fakat neticede rekabet avantajı sağlayarak, hem daha iyi şartlarda iş bulmak hem de bilgi birikimini artırarak daha verimli çalışma ortamları yaratmış oalcaklardır.

 

Proje bazlı çalışmak bundan 10 sene öncesine göre çok daha tercih edilen bir çalışma biçimi haline gelmiştir, önümüzdeki yıllar da ise çok daha talep görecek bir yönetim şeklidir. Doğal olarak, şirketlerin önümüzdeki yıllarda Profesyonel Proje Yöneticilerine çok daha fazla ihtiyaçları olacaktır. Ülkemizde kariyer gelişimini hedefleyen ve özellikle yabancı kökenli şirketlerde çalışmayı düşünen gençlere tavsiye edeceğim bu sertifika için en kısa zamanda PMBOK’ı tedarik etmelerini ve okumaya başlamalarını tavsiye ederim.

PMP® Sertifikası Başvuru Şartları

PMP® Sertifikasına başvurmak için aşağıdaki konularda başvuru sahibinin sağlaması gereken bazı şartlar vardır.

1. Eğitim düzeyiniz. Yüksek okul veya Üniversite mezunları sınava girebilir.

2. Geçmişteki Proje Yönetimi deneyiminiz: PMI®, 2 veya 4 senelik temel üniversite eğitimine dikkat ederek başvuran kişinin proje yönetimi tecrübe sahibi olmasını ister.

* Yüksekokul mezunları için 7.500 saatlik proje yönetimi tecrübe sahibi olması

* Üniversite menzunları için 4.500 saatlik proje yönetimi tecrübe sahibi olması

Proje Yönetimi deneyimi herhangi bir projede ve herhangi bir konuda görev alarak, kazanılabilir. Örneğin, proje zaman yönetim, maliyet yönetimi, risk yönetimi gibi konular olabilir. Bütün bu bilgilerin PMI® tarafından denetlenebileceğini unutmayınız.

3. Proje Yönetimi konusunda aldığınız eğitimler: Proje Yönetimi üzerine 35 saat eğitim almış olmak gerekmektedir. Bu eğitimleri aşağıdaki kurum veya kuruluşlardan almış olmanız PMI® için yeterlidir.

* Üniversiteden

* PMI’ın oanyladığı bir eğitim ve danışmanlık firmasından (Registered Education Provider-REP)

4. Son olarak PMI web sitesinde başvuru formunun neticesinde sınava giriş ücreti olarak da kredi kartınızdan $555 çekileceğini bildirmek isterim. Sınavı kazanamazsanız bir sene içinde toplam 3 kere sınava girme hakkınız bulunmaktadır ve daha sonraki sınav ücretleri $405 olarak değişmektedir.

İstanbul Kurumsal Gelişim PMP Eğitim Takvimi

Proje Başlatma Belgesinin Geliştirilmesi – PMBOK

PMBOK 2008, bildiğniz gibi 31.12.2008 tarihinde yayınlandı. Bir önceki baskıyla olan farklılıklardan daha önceki yazılarımdan bir tanesinde kısaca bahsetmiştim.

Bir yazı dizisiyle özellikle İngilizce olan PMBOK 2008’in önemli başlıklarını kısmen Türkçe’ye çevirmek ve okuyucularımla paylaşmak istiyorum.

PMI, bir projenin başlangıcında sürecinde en önemli işlemin Proje Başlatma Belgesi’nin hazırlanması olduğunu ifade eder.

Proje Başlatma Belgesi neden önemlidir?

Proje taraflarının ihtiyaç ve beklentilerini karşılayacak bir projenin tanıtımı yazılı olarak proje yöneticisine ve proje yöneticisini destekleyecek kişilere duyurulur. Böylece,

  • proje resmiyet kazanır.
  • proje yöneticisi üst yönetimden yetkiyi devralmış olur.

Proje henüz müşterinin dile getirdiği ihtiyaçlar çerçevesinde tanımlanmıştır. Üst Yönetim veya Proje Sponsoru bu dokümanı aşağıdaki başlıkları içerecek şekilde yayınlar.

  • Projenin amacı
  • Kabaca ihtiyaçlar
  • Çok genel proje tanımı
  • Karşılaşılabilecek riskler
  • Kilometre taşlarının neler olabileceği
  • Yaklaşık maliyet
  • Üst Yönetim adına destek alınacak kişi veya birimler
  • Atanan Proje Yöneticisi
  • Atanan Proje Sponsoru