Arşiv

Posts Tagged ‘paydaş’

117- Proje Çalışmalarını İzlemek ve Kontrol Etmek -Paydaş Kontrolleri


Sosyal sorumluluk projemize katılmak ister misiniz? www.patreon.com/projeyonetimi

Buradan elde edilen gelirin tamamını üniversite öğrencilerine Proje Yönetimi ve Microsoft Project eğitimlerimizi ücretsiz sunmak amacıyla kullanacağız ve destek verenlere düzenli olarak bilgi vereceğiz.

Kategoriler:Proje Paydaş Yönetimi Etiketler:, ,

Proje Yönetimi için Pratik Bilgiler – 14

  • Üst yönetimin, müşterinin, departman yöneticilerinin, tedarikçilerin, kamu kuruluş yetkililerinin, sivil toplum kuruluş yetkililerinin, son kullanıcının da bir projede paydaş olabileceği unutulmamalıdır.
  • Proje yönetim planı hazırlanırken sadece ekip üyelerini paydaş olarak görmek yeterli değildir.
  • Paydaşların sayısının fazla olması iletişim hatalarını artırır.
  • Paydaş sayısı artıkça proje yöneticisi daha fazla iletişim ve koordinasyona önem vermelidir.
  • Bir proje yöneticisi zamanının %75-%90 ‘ını iletişim ve koordinasyon ile geçirir.

Proje Yönetimi için Pratik Bilgiler – 11

  • Proje paydaşları, projeden olumlu veya olumsuz etkilenen kişi veya kurumlardır.
  • Paydaşlar, projenin en başında belirlenmelidir.
  • Paydaşlar belirlendikten sonra ilgilerine, güçlerine göre analiz edilmelidir.
  • Paydaşlar özelliklerine göre gruplandırılmalıdır.
  • Her bir paydaş ile kurulacak iletişim metodu belirlenmelidir.

2.4.3. Paydaşlar – Müşteri – Fonksiyon Yöneticileri

2.4. Proje Paydaşları

Tutkulu PY’den Mektup – 4

Sevgili Proje Koçu,

Proje planlamanın önemli olduğunu biliyoruz, eksikliğini ben ve projelerde çalışan herkes mutlaka hissediyor fakat bu planlama işini bir türlü yapamıyoruz.

Benim şu anda üzerinde çalıştığım bir proje var. Bu proje şirketimin neredeyse tüm departmanlarını ilgilendiriyor. Planı hazırlayabilmem için o departmanlardan yetkili kişilerin desteğine ihtiyacım var. Bu çerçevede geçen hafta herkesin katılımının olacağı bir toplantı tertip ettim. Amacım yarım günlük bir oturum ile öncelikle projenin İş Kırılım Yapısını çıkarmayı hedeflemekti. Gelin, görün ki; o yarım gün her kafadan bir ses çıktı ve planın “p”’ sini yapamadan toplantı bitti. Her gelen “bu iş böyle olmaz”, “bu bize uymaz”, “nasılsa bu planlar daha çoook değişir”, “boşuna planla uğraşmayalım, nasılsa sapar”, “bu tip şeyler herşeyin düzenli olduğu şirketlerde olur” gibi sözlerle bütün motivasyonumu yok etti.

Bu sözlerin yanısıra, konu bir ara şirketin prosedürel süreçlerindeki aksaklıklara da kaydı ve başta şikayetler sonra suçlamalar derken, toplantı bitti.

Böyle bir durumda siz olsanız ne yapardımız?

Rumuz: Tutkulu PY

————————————

Sevgili Tutkulu PY,

Planlamaya İş Kırılım Yapısı ile başlayıp, kapsamı netleştirme niyetin çok doğru ve yerinde. İş Kırılım Yapısın, bütün proje paydaşlarının doğru iletişim kurabilmesi, projenin çıktılarını aynı şekilde anlayabilmeleri açısından çok çok önemli fakat “İş Kırılım Yapısını bütün paydaşlar biraraya gelerek, hazırlar” diye bir kural yok.

Madem ki, projen şirkette pek çok kişiyi etkilemektedir bu durumda, seninle birlikte planı yapmaktan ve takip etmekteden sorumlu olacak bir çekirdek ekip (Proje Yönetim Takımı) kurulmalıdır. Sen ve bu çekirdek ekip öncelikle İş Kırılım Yapısını kendi aranızda bir hazırlayın. Çekirdek ekip, çok büyük olmamalı (mümkünse 4-7 kişi yeterli). Az sayıdaki kişiyi yönetmeniz daha kolay olacaktır. İKY çıktıktan sonra paydaşların geneline bir sunumla İKY’nin ne olduğunu, amacını, neleri hedeflediğinizi bir sunumla anlatırsınız.

Daha sonra da planlama çalışmasının devamı yine bu çekirdek ekip tarafından geliştirilir. Bu çekirdek ekibe, yürütme, kontrol ve kapanış süreçlerinde de mutlaka ihtiyaç duyacaksın. Bu ekibin, projeye daha fazla zaman ayırmasını sağlamak için üst yönetimin desteği gerekebilir. Yani söylemek istediğim, özellikle büyük projelerde Proje Yöneticisi’nin yanısıra Proje Yönetimi Takımı da üst yönetim tarafından resmen atanır, yarı veya tam zamanlı Proje Yönetimi faaliyetlerine destek olur.

Son olarak, çekirdek ekibine birbiriyle iyi anlaşacağını düşündüğün, tecrübesine güvendiğin, sorun değil, çözüm üreten kişileri seçebilirsen, plan çok kısa zamanda ortaya çıkacak ve genel olarak da kabul görecektir.

Proje Koçu