Maliyet Tahminleme – PMBOK

PMI’ın Planlama Sürecinde ve Maliyet Yönetimi Bilgi Alanı içinde anlattığı maliyet tahminlemenin amacı; Proje aktivitelerinin ihtiyaç duyduğu parasal miktarı bulmak ve projenin hem toplam hem de belirli zaman dönemleri için gerekli olan parasal kaynak ihtiyacının üst yönetime sunulmasıdır.

Bu çalışmanın da tekrarlanan olduğunu unutmamak gerekir. Projenin başında kabaca yapılan maliyet tahmini, iş planları detaylandıkça daha da netleşecek ve sapma ihtimali azalacaktır.

Neye İhtiyacımız Var?

Maliyet tahminleme için projenizin hangi aşamalardan geçeceğini mutlaka bilmelisiniz. Bu yüzden projenizin kapsamı netleşmiş ve İş Kırılım Yapısı ortaya çıkmış olmalıdır.

Bunun yanı sıra projenizin detay aktivitelerini de bir zaman diyagramı üzerinde görmeniz gerekmektedir.

Böylece detayları daha bilinmeyen/belirlenmemiş aşamalar için ve detayları ortaya çıkmış aktiviteler için zaman ekseni üzerinde maliyet tahmin etmek mümkün olacaktır.

Nasıl Yapılır?

Geçmişteki deneyimlere dönüp, bakmak en kolay yöntemdir. Hızlı bir tahmin geliştirme imkanı sunar fakat kesinliği hakkında aynı şeyleri söyleyemeyiz.

Bir tahminleme tekniği Parametrik Tahminlemedir. Oldukça basittir. 1 metrekare 5 TL’e boyanıyorsa, 100 metrekare kaça boyanır, şeklinde bir hesapla maliyet tahminlenir.

Aşağıdan yukarıya tahminleme de bir diğer yaklaşımdır. Her detay aktivite için tek tek harcanacak insan kaynağı eforu, makina saati ve malzeme bilgisi düşünülerek, her işin maliyeti ayrı ayrı tahmin edilir. Uzun ve zor bir çalışma gerektirebilir fakat kesine yakın sonuç bulmanızı sağlar. Sapma ihtimali çok daha az olacaktır. Oluşan farklılıkların sebepleri de daha net ortaya çıkacaktır.

Tedarikçilerden fiyat toplama da işlerin fiyatını tahminlemek için kullanılabilir bir yöntemdir.

Ne Çıkar?

Maliyet tahminleme ile projedeki tüm aktivitelerin maliyet tahminleri ortaya çıkmış olacaktır.

Kitap Dinlemek İster misiniz?

Kitap okumanın ne kadar önemli olduğunu hepimiz biliriz fakat pek kitap okuyan bir millet değiliz, açıkçası. Bazen zamansızlıktan, bazen kitap fiyatlarından dem vurarak, kitap okumaya mazeretler buluruz.

Benim son zamanlarda kullandığım bir yazılım mevcut. Word veya Pdf formatındaki dokümanları kopyalıyorsunuz ve bu yazılım size sesli olarak okuyor. İngilizce içn bu özellik Adobe Acrobat’ın içinde var olan bir özellik, aslında fakat Türkçe’de bu “DosyaOkur” adlı program ile mümkün. Hatta isterseniz, yazıları MP3 veya Wav formatında çevirebilir daha sonra bir MP3 Player ile yolda giderken, akşam dinlenirken veya herhangi boş zamanınızda dinleyebilirsiniz.

Ben, bu programı uzun uzun yazılmış ödevleri okumakta da pardon dinlemekte de kullanır oldum. Böylece bilgisayara bakıp, gözlerimin zorlanmasını da engellemiş oluyorum.

Bu programı www.gvz.com.tr adresinden sipariş vermek mümkün. Programı satın aldıktan sonra bir CD gelecek ve kurulumu yaptıktan sonra programı kullanabilir hale geleceksiniz.

Bilgisayar ortamında çok fazla yazı okumak zorunda kalanlara kesinlikle tavsiye ederim.

MS Project’te Filtreleme

MS Project ile çok fazla aktiviteli bir proje planı hazırlandığında, bunların proje boyunca takip önemli bir sorun olmaktadır. Bu yüzden MS Project’in filtreleme özelliğinin çok etkin kullanılabilmesi gerekmektedir.

Filtreler, isteğinize göre belirli özellikteki aktiviteleri veya kaynakları sadece Proje Yöneticisinin bilgisine sunan araçlardır. Örneğin, 1000’lerce aktivitesi olan bir projenin sadece tamamlanmış işlerini veya gelecek hafta yapılacak işlerini veya sadece Ali’nin çalışacağı işlerin filtrelenmesini isteyebilirsiniz.

MS Project’te bazı filtreler standart olarak hazırlanmıştır. Neleri filtreleyebileceğinizi görmek için Filtreler seçim kutusunu tıklamanız gerekmektedir.

filtre 1

Resimde de görüldüğü gibi pek çok filtre bu liste içinde hazır bulunmaktadır.

Bu filtrelerin hazırlandığı bir ortam vardır. Bu sayede varolan filtreleri kendi isteğinize göre kişiselleştirebilir veya kendiniz de yepyeni bir filtre oluşturabilirsiniz.

Aşağıdaki menüyü takip edin.

filtre 2

Açılan sayfa aşağıdaki gibi olacaktır.

filtre 3

Completed Tasks filtresini seçip, Edit tuşuna basarsanız, bu filtrenin nasıl yapıldığını göreceksiniz.

filtre 4

Yukarıdan da görüldüğü gibi bir işin % Tamamlanma miktarı 100’e eşitse o iş bitmiştir ve bu filtre ile tamamlanan işler ekranda gösterilecektir.

Pekiala, yeni bir filtre yapalım mı?

Tabi sizlerin ne tip filtrelere ihtiyacınız olduğunu bilemem ama ben en azından bir örnekle filtrelemenin mantığını daha iyi anlatmak istiyorum.

Bizim örneğimizde istediğimiz bir kaynağın, belirli günler arasında başlayacak işlerini göstersin. Yani daha net ifade ile Ali’nin Kasım 2009’da başlayacak işlerini göstersin.

filtre 5

Yukarıdaki filtreyi deneyin. MS Project’in size toplam 3 soru soracağını görecek ve programı artık daha interaktif kullanmaya başlayacaksınız.

Öğrenilen Dersleri Nasıl Saklıyorsunuz? – Proje Yönetimi 2.0

Öğrenilen dersleri çıkarmak, genellikle bir projenin kapanış işlemi olarak bilinir fakat projenin belirli aşamaları tamamlandığında da yapılması gereken önemli bir işlemdir, aslında.

Projenin kapanışı esnasında bir kapanış sunumu hazırlanır. Sunumun sonlarına doğru bir sayfa da öğrenilen derslere yer verilir. Çok fazla etliye sütlüye bulaşmayan bir sayfa olur bu… “Şöyle şöyle yapsaydık, daha iyi olurdu” gibi ifadeler vardır. Sunumun tamamlanmasıyla o öğrenilen dersler de kapatılır ve bu sunumda arşiv de yerini alır. Eğer bir daha kimse bu sunumu açmazsa o oğrenilen derslerden de fayda beklenemez.

Halbuki, blog veya wiki sayfaları bu konuda inanılmaz büyük faydalar sağlayabilir. Kurum veya proje çalışanlarınıza özel (isterseniz ücretsiz) bir blog sayfası açarsınız, sadece yönetici ve takım üyelerine giriş ve takip izni verirsiniz ve her türlü gelişmeyi bu blog veya wiki sayfası üzerinden takip edersiniz.

Blog sayfalarını rahatlıkla bulabilirsiniz ama ben wiki için www.wetpaint.com u tavsiye ederim. Kullanmaya başlarsanız, bloglara göre farkı anlayacaksınız.

Projenizin adını içeren bir blog sayfası: http://projem.blogspot.com üzerinde takım üyeleri yaptıkları işleri paylaşsınlar, projedeki ilerleme kayıtlarını resim veya video ile desteklesinler. Girdikleri bilgilere anahtar kelimeler eklesinler ki bilgi ve kayıtları aramak kolaylaşsın. Yazılan her türlü bilgi, hem konusuna hem gönderene hem de zamana göre kategorize edilsin. Proje ilerleme bilgileri sadece proje yöneticilerinin değil herkesin kontrolüne ve takibine açık olsun. Yazımın başında da belirttiğim gibi özellikle Öğrenilen Dersler diye bir kategori altında takım üyelerinin edindikleri deneyimler, problemleri çözme yöntemleri, müşteri veya tedarikçi davranış ve tutumları ve daha pek çok konu kayıt altına alınıp, sonraki proje yöneticilerinin kullanımına sunulabilir.

Günümüzde sosyal ağların oluşmasına sebep olan etken WEB 2.0 olarak adlandırılıyor. Aynı yazılım platformları ile Proje Yönetimi yapmak ise Project Management 2.0 olarak biliniyor. Bu teknolojileri en kısa zamanda kullanarak, kurum içinde çok önemli değişiklikler yapabilirsiniz. Project Management 2.0’ı hemen kullanmaya başlamanızı tavsiye ederim.

“Proje AÇILIMI” İstiyorum

Her şey açılıyor; İyi, güzel, ama hiç “projeleri de açalım” diyen yok.

Ben de demokratik hakkımı kullanmak istiyorum ve devletimden “Proje Açılımı” bekliyorum. “Proje Açılımı” ile ne demek istiyorum? İsteğim aslında oldukça basit; Kamuda yapılan projelerin planlarının bir web platformu üzerinde yayınlanmasını ve gerçekleşmelerinin de aynı platform üzerinden halka açık hale getirilmesini istiyorum.

Madem, şeffaf, demokratik, hesap verilebilir bir kamu düzeni istiyoruz, bu durumda tüm KİT’lerde ve belediyelerde yapılan projeleri de takip edilebilir olması gerekir diye düşünüyorum. Çünkü o projelerin çoğu bizim vergilerimizle veya kamu adına alınan borçlarla yapılıyor. Bu durumda bizlerin de bu projeleri takip ve kontrol etme hakkı olması gerekir.

msproject@yahogroups.com üzerinden her 10 günde bir Türkiye’deki proje haberlerini yayınlıyorum. Takip edenler, bilir, projelere verilen önem ülkemizde her ay artıyor. Projelerin başlamasına verilen önemin, planlama, uygulama ve vatandaşlar tarafından da kontrol edilebilir olmasına, Kamu Kuruluşlarımızın daha fazla önem vermesi gerektiğini, bir vatandaş olarak, düşünmekteyim.

Hatta bu sayede ülkemizdeki kazanım aslında kat ve kat artacaktır. Çünkü başarılı proje örnekleri Kamu Kuruluşlarımız, Belediyelerimiz arasında paylaşılacak, bir projede yapılan hataların, bir başka projede tekrar etme riski azaltılacaktır. Proje planlarını gittikçe gelişecek ve şablon planlar oluşacak ve zamanla bunlar da gelişecektir. Kaynak israfları azalacak, işini iyi yapan Tedarikçiler, diğer Kamu Kuruluşları tarafından da öncelikli tercih edilecektir.

Belki yakın zamanda ütopik gibi gözükebilir fakat bu hep rahatsız olduğumuz; Asfalt dökme sonra bir diğer kurumun asfaltı kırması, sonra yine asflatlama, sonra yine kırma gibi israf yaratan uygulamalar da ortadan kalkacaktır. Yeter ki, Kamu Kuruluşlarımızın hepsi Proje Yönetimine önem versin.  Biraz planlama ile daha verimli bir kamu düzeni oluşturulabilir.

İşte Project 2010

Project 2010 Beta versiyonu yayınlandı.

Öncelikle dikkati çeken menüler oluyor. Diğer Office 2007 ürünleri gibi araç çubukları tamamen değiştirilmiş.

Aşağıdaki görüntüde farkedilen diğer bir özellik ise iki aktivitede kaynak çakışması inkicator kolonunda kırmızı insan resmi olarak gözüküyor.

project 2010_a

Kaynakların iş yüklerini düzenlemek için çok büyük bir kolaylık gelmiş. Aşağıdaki görüntüde aktiviteleri mouse’la hareket ettirerek, diğer kaynaklara aktarabileceğiniz gibi mevcut kaynağın boş günlerine de aktiviteyi kaydırabilirsiniz.

project 2010_b

Timeline özelliği Project 2010’a yeni eklenmiş. Bütün projenin özet ilerlemesini, önemli aktiviteleri veya kilometretaşlarını proje planının üzerinde görmek mümkün.

project 2010_c

Benim en sevdiğim özelliklerden biri ise Tümden Gelim yöntemi ile Tüme Varım Yöntemlerinin otomatik karşılaştırılması. “İnşallah Planları” ile Gerçekçi Planlar” artık daha net ortaya çıkabilecek.

 

Projeler İlerledikçe Gelişir…

PMI’ın, projelerin geneli için ifade ettiği bir tanım vardır. Bu tanım, “proje” tanımının içinde doğrudan yer almadığından kimi zaman gözden kaçar. PMI derki: Projeler İlerledikçe Gelişir. Orjinal ifadesiyle “Progressive Elaboration” projelerin doğasında olan bir özelliktir.

Bundan önceki yazılarımda belirttiğim bir konu vardı. Projelerde belirsizliklerin zamanla azalacağı hakkında… İşte, belirsizliklerin zamanla azalması projelerin de zamanla gelişimini sağlar. (Gelişim deyince sadece ilerleme, tamamlanma anlamında kullanmıyorum.)

Örneğin, proje yöneticisi, belirsizliklerin en fazla olduğu anda bir süre veya maliyet tahmini geliştirirse, bunun gerçekçiliği ne kadar doğru olabilir? Kapsamı tam belirleyemeden yapılan süre ve maliyet tahminleri, kapsam netleştikçe revize olmak zorundadır. Kapsamın zamanla artması durumu varsa, süre ve maliyet hedeflerinin buna bağlı olarak revize edilmesi kaçınılmazdır. Kapsamın genişlemesi veya daralmasına göre diğer hedeflerde yapılacak revizelerin de bir Proje Yönetimi metodu içinde yer alması sağlanabilir. Bunların müşteriden, üst yönetimden, sponsordan kapsamla ilgili teyit alma ve buna karşılık zaman, maliyet hedeflerinin nasıl değiştiğini izah etme noktalarıdır. Bu yöntem sayesinde Kapsam’ın netleştirilmesi ve hatta proje taraflarınca Kapsam’ın Doğrulanması sağlanmaktadır.

Yukarıdaki tanıma ek olarak, müşteriden gelecek değişikliklerin de ekstra bir maliyeti olacaktır. Değişiklik istekleri başta gelirse, yaratacağı maliyet düşük iken sona doğru gelecek bir değişiklik isteğinin yaratacağı maliyet çok daha yüksek olacaktır.

Proje Yöneticisi için ise plan hazırlarken “Progressive Elaboration” ifadesini anlamış olması çok önemlidir. Bu kavramın anlatmak istediği; Proje Yöneticisi tarafından yakın gelecek detaylı planlanmalı, uzak gelecekteki detay seviyesi ise çok fazla olmamalı çünkü bir takım ara hedeflerin çıktısı bilmeden, uzak gelecekteki detayları planlamak zaman ve efor kaybı olacaktır. İşte, “ara hedef” diye de ifade ettiğim tanım, kapsamın doğrulanması ile söz konusudur.

Kapsam Doğrulama, aslında projenin adım adım sağlıklı gelişmesi sağlayan önemli bir işlemdir. Proje Yöneticisi, Müşteri (veya diğer taraflar) tarafından yeterince önemsenmez ise  projede ilerleme görülemez, bu da belirsizliklerin yüksek kalmasına, değişiklik isteklerinin çok pahalıya mal olmasına, projenin sadece kabaca planlarının yapılmasına sebep olacaktır.

Üç Nokta Tahmini

PMBOK’ın süre tahminlemede önerdiği tekniklerden biridir.

Proje Yöneticisi bir işin süresini tahmin ederken, eğer kendi deneyimlerine güvenmiyorsa veya süre tahminiyle ilgili fikir danışması gerektiğini düşünüyorsa, bu teknik oldukça etkilidir.

Bu tekniğe göre, işi öncelikle detaylı olarak tanımlaması gerekiyor. Daha sonra işle ilgili bilgi sahibi olan, işin yapısını anlayabilecek kişileri seçmek ve onlara bu işin ne kadar süreceğini üç farklı açıdan sormak gerekmektedir.

Bu üç farklı durum; iyimser (herşey yolunda giderse), yaklaşık (normal şartlar altında), kötümser (herşey ters giderse) olarak tanımlanır.

Yukarıdakı esaslara göre, tahminde bulunacak kişilerin kimsenin yorumlarından
etkilenmemiş olması, yani tamamen bağımsız olmaları gerekmektedir.

Ali KAPTAN, yukarıdaki esaslara göre 5 kişilik bir tahminleyici grubu belirledi ve
kendilerinden, açıkca tanımlanmış aktivite için farklı durumları gözönüne alarak, 3 tane değer vermelerini istedi.

Tahminleyicilerden gelen veriler şu şekilde oldu:

(Gün)

İyimser (a)

Yaklaşık (b)

Kötümser (c)
Tahminleyici 1

2

3

5
Tahminleyici 2

1

2

6
Tahminleyici 3

6

8

10
Tahminleyici4

4

7

15
Tahminleyici 5

2

5

9
ORTALAMA

3

5

9

Gelen verilerden İyimser, Yaklaşık ve Kötümser değerlerin ortalaması alınmıştır.

Üç Nokta tahmini sayesinde tahminleyicilerin kişisel görüşlerinden kaynaklanan subjektif davranışlar da yok edilmektedir. Doğal olarak, bu teknikte olabildiğince çok veri toplanmasında fayda vardır.

Bu ortalama değerleri kullanarak da bir aralık tahminleme çalışması yapılabilir.

X, Ortalamaların Ortalaması olmak üzere;
X= (ORTa + 4*ORTb + ORTc) / 6
X= (3 + 4x 5 + 9) / 6
X= 32 / 6 = 5,3 gun

S, Standart Sapma olmak üzere;

S= (ORTc – ORTb) / 6
S= (9 – 3) / 6
S= 6 / 6 = 1

Sonuç olarak; bu aktivite 5,3+1 veya 5,3-1 gün arasında gerçekleşme olasılığı yüksektir.

4,3 ile 6,3 gün arasında gerçekleşmesini bekleyeceğimiz gibi, işin 5,3 günde bitmesini isteyebilir fakat 6,3 günde bitse de bu durumu yadırgamamamız gerektiğini biliriz.

Yukarıdaki örnek oldukça basit olarak hazırlanmış olmakla birlikte, istatistik kitaplarında oldukca yoğun işlemlerle karşılaşılır.

Tabiki bir projede yüzlerce aktivite olduğunu düşündüğümüzde bu çalışmanın oldukca fazla zaman kaybettireceği açıktır. Fakat bu yöntemin tüm aktivitelere uygulanması yerine, riskli gözüken aktivitelerde veya önemli proje aşamaları için uygulanmasında büyük yararlar sağlanabilir.

Yapılacak daha yoğun istatistiksel çalışmalar sonucunda projelerin üç farklı durum için tamamlanma süreleri, aktivitelerin kritik yola girme olasılıkları gibi bilgilerin ortaya
çıkarılabileceği gibi, PY için de alternatif planlar yaratılmış olacak ve proje sürecindeki gelişmeler dikkate alınarak, hangi önleyici veya düzeltici faaliyetlerin devreye girmesi gerektiğine karar verilecektir.

Yukarıda tanımlanan yöntem yalnızca bir araç olup, kesin doğru verilere ulaşmanızı
sağlamayabilir. Fakat projelerde genelde dikkate alınmayan farklı durumların ele
alınmasında yardımcı olacaktır.

Bu teknik, Microsoft Project 2007 yazılımı tarafından da desteklenmektedir ve projeniz için iyimser, yaklaşık ve kötümser senaryolar geliştirmenize yardımcı olur.

Proje Koordinatörü Kimdir?

Eğitimlerimde organizasyon yapılarını incelerken veya rol ve sorumlulukları konuşurken bu soruyu sorarım.

Herkesin aklına doğal olarak, bütün projeleri bir arada yöneten, üst düzey bir yönetici gelir. Evet, iş hayatımızda koordinatörlük, yüksek yetki gerektiren bir iştir, bu yüzden de üst yönetim yetkilerine sahip birisi tarafından yapılmalıdır.

Fakat benim sorum” PMI terminolojisine göre Proje Koordinatörü kimdir?” aslında…

PMI’a göre Proje Koordinatörü’nün, Proje Yöneticisi kadar yetkisi yoktur. Hafif Matris Organizasyonlarda ortaya çıkan bir görevdir. Proje Yöneticisi gibi planı hazırlar, atamaları yapar, gerekli parasal ihtiyacı belirler fakat takım üyeleri üzerinde, kapsam kontrolünde, bütçe yönetiminde Proje Yöneticisi kadar yetkisi yoktur.

PMI’ın Hafif Matris Organizasyonlarda tanımladığı bir diğer görev ise Proje Asistanlığı’dır. Bu görev de takım içindeki koordine etme fonksiyonunu gerçekleştirir.

PMI, Proje Koordinatörünün, Proje Asistanın’dan farkını tek bir cümleyle açıklıyor. “Koordinatör, asistana göre proje ilerlemelerini daha üst yönetime raporlayan kişidir.”

Demek ki proje koordinatörü deyince artık aklımıza üst yönetimden birileri gelmeyecek. “Peki, işyerinizdeki bugüne kadar hep Proje Koordinatörü olarak adlandırdığınız üst düzey yöneticinize ne isim vereceğiz?” diye sorduğunuzu duyuyorum. PMI’a göre projeleri bir arada götürmek Proje Yönetimi’nin yanısıra Strateji Yönetimiyle de ilgilenmeyi gerektirir. Böyle bir iş Proje Ofisi tarafından yapılmalıdır.

PMBOK 2008'de Düzeltmeler

1- Sayfa 75:- Bölüm 4.1.1.1 (3rd bullet): Aşağıdaki gibi değişmiştir.

Strategic Plan: The strategic plan documents the organization’s strategic goal. Therefore, all projects should be aligned with the strategic plan.

2- Sayfa 120: Figure 5-10 aşağıdaki biçimde değiştirilmiştir.

02.09

 

 

 

 

 

3- Sayfa:162: Bölüm 6.6.2.1 (2. paragraf) : “data” ifadesini “date” olarak değiştirin.

4- Sayfa 173: Bölüm 7.1.2.6 (2. paragraf): “schedule documentation” ifadesini “cost documentation” olarak değiştirin.

5- Sayfa 211 – Figure 8.15, aşağıdaki gibi değişmiştir.

03.09

6- Sayfa 248- Bölüm 10.1.2.1 (1.cümle): “process” ifadesini “technique” olarak değiştirin.

7- Sayfa 292 – Figure 11-10: “relative scale” ifadesini “numerical scale” olarak değiştirin.

8- Sayfa 337 – Bölüm 12.3.1.2 – “Conduct procurements” ifadesini “Administrer procurements” olarak değiştirin.

9- sayfa 342 – Bölüm 12.4 (3. paragraf, 3. cümle) – “project” ifadesini “contrtact” olarak değiştirin

10- sayfa 428- Human Resource Plan tanımında ikinci cümlenin en sonuna “management plan” ifadesini ekleyin.

MS Project’te Kilometretaşları

PMBOK’a göre bir “Kilometretaşı Raporu”, üst yönetime özet bilgi vermek için sunulur. Böylece üst yönetime, projenin ara hedefleri de sunulmuş olur.

MS Project’te proje planı hazırlarken, projenizin ikinci satırına (1. satırda projenin adı yazıyor) “Proje Başlangıcı” diye bir aktivite yazmanızı ve bunun da süresini “0” (sıfır) yapmanızı tavsiye ediyorum. Benzer şekilde planın en son aktivitesi de “Proje Teslimi”, “Proje Kapanışı” gibi ifadelerden birini yazarak, bunu da kilometretaşı olarak, gösterin.

Bunun yanısıra, proje içindeki ana aşamalrın da özellikle son aktivitelerini kilometretaşı olarak, göstermenizde fayda var. Böylece, projenin hangi aşaması hangi tarihte bitecek, bir diğer ifadeyle, projenin ara hedeflerine hangi tarihlerde ulaşılabilecek, bilgisini görmek koalylaşacaktır.

Projenin gerçekleşme verilerini toplarken de eğer aktivite sürelerinde herhangi bir sapma var ise, gelen değişikliklerin hangi ara hedefleri, ne kadar etkilediğini de kolaylıkla görebilirsiniz.

Bunun için MS Project’in filtreler bölümünde “Milestone” veya raporlar bölümündeki “Milestone Report” araçlarını kullanmanızı işinizi kolaylaştıracaktır.