Son anda yetiştirdim. 🙂 Kasım ayından çıkmadan bu bulmacayı yayınlamayı da başardım. Bu ay eğitimlerle oldukça meşguldüm. Bu yüzden blog sayfama çok fazla zaman ayıramadım. Bugün bayramın 3.günü ve ben saat 22:00’de Zaman Yönetimi konulu bulmacayı bayram için geldiğim Eskişehir’de hazırladım.
Ve geçen ayın Genel Çerçeve (Framework) bulmacasının cevap anahtarını da bu linkten bulabilirsiniz: Framework (answer key)
Yeni bulmacada herkese başarılar ve iyi eğlenceler dilerim.
29.Kasım.2008 tarihinde bu blog sayfamdaki ilk yazımı yayınladım. İlk günün heyecanı ile bir kaç yazıyı bir günde yayınlamıştım. Sonra iş yoğunluğumun el verdiği ölçüde yazılarıma devam ettim.
Ben yazdıkça blog sayfama olan ilgi arttı, ilgi arttıkça ben daha çok yazmak istedim ve bir senenin sonuna geldiğimde toplam 193 adet yazı yayınlamıştım ve 26 adet yazılarım üzerine yorum almıştım. Özel mail adresime gelenler hariç…
Bu yüzden öncelikle siteme giren, sitemin gelişmesi için katkıda bulunan, yorum bırakan ve düzenli olarak takip eden herkese teşekkürler…
Sitemle ilgili 1 senenlik istatistikleri bu yazımda paylaşmak istiyorum fakat istatistik bilgilerimi 11.Ocak.2009’dan itibaren tuttuğumu da söylemem gerekir.
İlk bilgi aylık ziyaretçi sayısı
1 yıl içinde toplam 12450 kişi sitemi ziyaret etti.
En çok ziyaret eden 15 ülke sıralaması
Türkiye’den en çok ziyaret eden 15 şehir ve şehirlerin dağılımı
Siteme ziyaret çeken Anahtar Kelimeler
Sürekli Gelişim, iyi yapılan Kalite Yönetim sürecinin bir çıktısıdır. Bu sürecin en iyi anlatıldığı gösterim Deming Döngüsü olarak bilinir.
Deming Döngüsü temelde 4 tane sürecin ardışık biçimde yürütülmesiyle gerçekleşmektedir.
Planla bu döngünün ilk aşamasıdır. Temel hedefler ve amaçlar bu adımda belirlenir ve gerekli kaynaklar düşünülür. Bu aşamada problemin alt kırılımına inip, problemin çözümüne yönelik işler ortaya çıkarılır. Problemin nasıl çözüleceği ve başarıya hangi kriterlerle ulaşılacağı karar verilmiş olmalıdır.
Yap, planlamanının uygulama aşamasıdır. Yapılan işler düzenli olarak raporlanır ve kontrol için kayıt edilir.
Kontrol et, Deming döngüsünün kotrol etme sürecidir. Söylediklerimizi yaptık mı? Proje hedeflerine ulaştık mı? Planların gerçekleşmelerle karşılaştırılması yapılır.
Uygulama, Kontrol sonuçlarına göre yeni durum uygulamaya alınacak mı yoksa eski yöntem mi kullanılacak? Süreci daha da iyileştirmek için yeni bir döngü hayata geçirilecek midir? Yeni sonucu uygulayacak ve kontrol edecek kim olduğuna karar verme ve yeni sistemi müşteriye teslim etme gerçekleştirilir.
Deming döngüsü bütün sektörlerde uygulanabilir özelliktedir. Anlaşılması kolay ve hızlı uygulanabilir olmasından dolayı çok geniş kabul görmüştür.
Deming döngüsünden faydalanarak, Project Management Institute, bütün projeler için uygulanabilir süreç grupları hazırlamıştır. Bu süreç grupları Deming döngüsüne doğal olarak büyük benzerlik gösterir fakat daha detaylı olarak hazırlanmıştır.
Malcolm Knowles, tarafından pedagoji (çocuk öğrenimi) referans alınarak hazırlanmıştır. Knowles Teorisi “yetişkinlerin öğrenmesi için aşağıdaki başlıklara dikkat edilmelidir” der.
İş koyunu ve iş tavuğu, bir toplantıda bir araya gelmişler. Tavuk, koyuna restoran açma fikrinden bahsetmiş ve bu konuda ortak aradığını fakat hiç ortak bulamadığını söylemiş ve hemen koyuna ortaklık teklif etmiş. Koyun da fikri kabul etmeden önce tavuğa restorant’ta ne satabileceklerini sormuş. Tavuk, “Yumurtalı Kavurma” diye cevap vermiş. Tabi yine olumsuz cevap almış.
Ana Fikir: Bir işbirlikteliği yapıyorsanız, kendinizi Tavuk, karşınızdakini de Koyun zannetmeyin.
Proje Sponsorunun Not Defterinden
X Projesinden Öğrendiğim Ders: Projeye atadığım yöneticinin iletişim becerisine dikkat etmeliyim.
X Projesine atanan Proje Yöneticisi iyi bir insan, bugüne kadar kendisine verilen işleri sorunsuz şekilde haletti. Bu, O’nun ilk Proje Yöneticilik deneyimi fakat gözlemlediğim kadarıyla Proje Takım Üyeleriyle yeteri düzeyde iletişim kuramıyor. Takım üyeleri, tedarikçiler ve müşteri arasında koordinasyon eksiklikleri yaşanıyor. Bu da aktivitelerin gecikmesine sebep oluyor.
Düzeltme Yöntemleri:
Kritik projelere iletişimi güçlü Proje Yöneticisi atamak.
Proje Yöneticilerinin, İletişim Becerilerini artırıcı önlemler almak. (Eğitimler Planlamak)
Yeni/Deneyimsiz Proje Yöneticilerine kapsamı dar ve kurum içi yapılan projelerin sorumluluğunu vermek.
PMI’ın Planlama Sürecinde ve Maliyet Yönetimi Bilgi Alanı içinde anlattığı maliyet tahminlemenin amacı; Proje aktivitelerinin ihtiyaç duyduğu parasal miktarı bulmak ve projenin hem toplam hem de belirli zaman dönemleri için gerekli olan parasal kaynak ihtiyacının üst yönetime sunulmasıdır.
Bu çalışmanın da tekrarlanan olduğunu unutmamak gerekir. Projenin başında kabaca yapılan maliyet tahmini, iş planları detaylandıkça daha da netleşecek ve sapma ihtimali azalacaktır.
Neye İhtiyacımız Var?
Maliyet tahminleme için projenizin hangi aşamalardan geçeceğini mutlaka bilmelisiniz. Bu yüzden projenizin kapsamı netleşmiş ve İş Kırılım Yapısı ortaya çıkmış olmalıdır.
Bunun yanı sıra projenizin detay aktivitelerini de bir zaman diyagramı üzerinde görmeniz gerekmektedir.
Böylece detayları daha bilinmeyen/belirlenmemiş aşamalar için ve detayları ortaya çıkmış aktiviteler için zaman ekseni üzerinde maliyet tahmin etmek mümkün olacaktır.
Nasıl Yapılır?
Geçmişteki deneyimlere dönüp, bakmak en kolay yöntemdir. Hızlı bir tahmin geliştirme imkanı sunar fakat kesinliği hakkında aynı şeyleri söyleyemeyiz.
Bir tahminleme tekniği Parametrik Tahminlemedir. Oldukça basittir. 1 metrekare 5 TL’e boyanıyorsa, 100 metrekare kaça boyanır, şeklinde bir hesapla maliyet tahminlenir.
Aşağıdan yukarıya tahminleme de bir diğer yaklaşımdır. Her detay aktivite için tek tek harcanacak insan kaynağı eforu, makina saati ve malzeme bilgisi düşünülerek, her işin maliyeti ayrı ayrı tahmin edilir. Uzun ve zor bir çalışma gerektirebilir fakat kesine yakın sonuç bulmanızı sağlar. Sapma ihtimali çok daha az olacaktır. Oluşan farklılıkların sebepleri de daha net ortaya çıkacaktır.
Tedarikçilerden fiyat toplama da işlerin fiyatını tahminlemek için kullanılabilir bir yöntemdir.
Ne Çıkar?
Maliyet tahminleme ile projedeki tüm aktivitelerin maliyet tahminleri ortaya çıkmış olacaktır.
Kitap okumanın ne kadar önemli olduğunu hepimiz biliriz fakat pek kitap okuyan bir millet değiliz, açıkçası. Bazen zamansızlıktan, bazen kitap fiyatlarından dem vurarak, kitap okumaya mazeretler buluruz.
Benim son zamanlarda kullandığım bir yazılım mevcut. Word veya Pdf formatındaki dokümanları kopyalıyorsunuz ve bu yazılım size sesli olarak okuyor. İngilizce içn bu özellik Adobe Acrobat’ın içinde var olan bir özellik, aslında fakat Türkçe’de bu “DosyaOkur” adlı program ile mümkün. Hatta isterseniz, yazıları MP3 veya Wav formatında çevirebilir daha sonra bir MP3 Player ile yolda giderken, akşam dinlenirken veya herhangi boş zamanınızda dinleyebilirsiniz.
Ben, bu programı uzun uzun yazılmış ödevleri okumakta da pardon dinlemekte de kullanır oldum. Böylece bilgisayara bakıp, gözlerimin zorlanmasını da engellemiş oluyorum.
Bu programı www.gvz.com.tr adresinden sipariş vermek mümkün. Programı satın aldıktan sonra bir CD gelecek ve kurulumu yaptıktan sonra programı kullanabilir hale geleceksiniz.
Bilgisayar ortamında çok fazla yazı okumak zorunda kalanlara kesinlikle tavsiye ederim.
MS Project ile çok fazla aktiviteli bir proje planı hazırlandığında, bunların proje boyunca takip önemli bir sorun olmaktadır. Bu yüzden MS Project’in filtreleme özelliğinin çok etkin kullanılabilmesi gerekmektedir.
Filtreler, isteğinize göre belirli özellikteki aktiviteleri veya kaynakları sadece Proje Yöneticisinin bilgisine sunan araçlardır. Örneğin, 1000’lerce aktivitesi olan bir projenin sadece tamamlanmış işlerini veya gelecek hafta yapılacak işlerini veya sadece Ali’nin çalışacağı işlerin filtrelenmesini isteyebilirsiniz.
MS Project’te bazı filtreler standart olarak hazırlanmıştır. Neleri filtreleyebileceğinizi görmek için Filtreler seçim kutusunu tıklamanız gerekmektedir.
Resimde de görüldüğü gibi pek çok filtre bu liste içinde hazır bulunmaktadır.
Bu filtrelerin hazırlandığı bir ortam vardır. Bu sayede varolan filtreleri kendi isteğinize göre kişiselleştirebilir veya kendiniz de yepyeni bir filtre oluşturabilirsiniz.
Aşağıdaki menüyü takip edin.
Açılan sayfa aşağıdaki gibi olacaktır.
Completed Tasks filtresini seçip, Edit tuşuna basarsanız, bu filtrenin nasıl yapıldığını göreceksiniz.
Yukarıdan da görüldüğü gibi bir işin % Tamamlanma miktarı 100’e eşitse o iş bitmiştir ve bu filtre ile tamamlanan işler ekranda gösterilecektir.
Pekiala, yeni bir filtre yapalım mı?
Tabi sizlerin ne tip filtrelere ihtiyacınız olduğunu bilemem ama ben en azından bir örnekle filtrelemenin mantığını daha iyi anlatmak istiyorum.
Bizim örneğimizde istediğimiz bir kaynağın, belirli günler arasında başlayacak işlerini göstersin. Yani daha net ifade ile Ali’nin Kasım 2009’da başlayacak işlerini göstersin.
Yukarıdaki filtreyi deneyin. MS Project’in size toplam 3 soru soracağını görecek ve programı artık daha interaktif kullanmaya başlayacaksınız.
Öğrenilen dersleri çıkarmak, genellikle bir projenin kapanış işlemi olarak bilinir fakat projenin belirli aşamaları tamamlandığında da yapılması gereken önemli bir işlemdir, aslında.
Projenin kapanışı esnasında bir kapanış sunumu hazırlanır. Sunumun sonlarına doğru bir sayfa da öğrenilen derslere yer verilir. Çok fazla etliye sütlüye bulaşmayan bir sayfa olur bu… “Şöyle şöyle yapsaydık, daha iyi olurdu” gibi ifadeler vardır. Sunumun tamamlanmasıyla o öğrenilen dersler de kapatılır ve bu sunumda arşiv de yerini alır. Eğer bir daha kimse bu sunumu açmazsa o oğrenilen derslerden de fayda beklenemez.
Halbuki, blog veya wiki sayfaları bu konuda inanılmaz büyük faydalar sağlayabilir. Kurum veya proje çalışanlarınıza özel (isterseniz ücretsiz) bir blog sayfası açarsınız, sadece yönetici ve takım üyelerine giriş ve takip izni verirsiniz ve her türlü gelişmeyi bu blog veya wiki sayfası üzerinden takip edersiniz.
Blog sayfalarını rahatlıkla bulabilirsiniz ama ben wiki için www.wetpaint.com u tavsiye ederim. Kullanmaya başlarsanız, bloglara göre farkı anlayacaksınız.
Projenizin adını içeren bir blog sayfası: http://projem.blogspot.com üzerinde takım üyeleri yaptıkları işleri paylaşsınlar, projedeki ilerleme kayıtlarını resim veya video ile desteklesinler. Girdikleri bilgilere anahtar kelimeler eklesinler ki bilgi ve kayıtları aramak kolaylaşsın. Yazılan her türlü bilgi, hem konusuna hem gönderene hem de zamana göre kategorize edilsin. Proje ilerleme bilgileri sadece proje yöneticilerinin değil herkesin kontrolüne ve takibine açık olsun. Yazımın başında da belirttiğim gibi özellikle Öğrenilen Dersler diye bir kategori altında takım üyelerinin edindikleri deneyimler, problemleri çözme yöntemleri, müşteri veya tedarikçi davranış ve tutumları ve daha pek çok konu kayıt altına alınıp, sonraki proje yöneticilerinin kullanımına sunulabilir.
Günümüzde sosyal ağların oluşmasına sebep olan etken WEB 2.0 olarak adlandırılıyor. Aynı yazılım platformları ile Proje Yönetimi yapmak ise Project Management 2.0 olarak biliniyor. Bu teknolojileri en kısa zamanda kullanarak, kurum içinde çok önemli değişiklikler yapabilirsiniz. Project Management 2.0’ı hemen kullanmaya başlamanızı tavsiye ederim.
Her şey açılıyor; İyi, güzel, ama hiç “projeleri de açalım” diyen yok.
Ben de demokratik hakkımı kullanmak istiyorum ve devletimden “Proje Açılımı” bekliyorum. “Proje Açılımı” ile ne demek istiyorum? İsteğim aslında oldukça basit; Kamuda yapılan projelerin planlarının bir web platformu üzerinde yayınlanmasını ve gerçekleşmelerinin de aynı platform üzerinden halka açık hale getirilmesini istiyorum.
Madem, şeffaf, demokratik, hesap verilebilir bir kamu düzeni istiyoruz, bu durumda tüm KİT’lerde ve belediyelerde yapılan projeleri de takip edilebilir olması gerekir diye düşünüyorum. Çünkü o projelerin çoğu bizim vergilerimizle veya kamu adına alınan borçlarla yapılıyor. Bu durumda bizlerin de bu projeleri takip ve kontrol etme hakkı olması gerekir.
msproject@yahogroups.com üzerinden her 10 günde bir Türkiye’deki proje haberlerini yayınlıyorum. Takip edenler, bilir, projelere verilen önem ülkemizde her ay artıyor. Projelerin başlamasına verilen önemin, planlama, uygulama ve vatandaşlar tarafından da kontrol edilebilir olmasına, Kamu Kuruluşlarımızın daha fazla önem vermesi gerektiğini, bir vatandaş olarak, düşünmekteyim.
Hatta bu sayede ülkemizdeki kazanım aslında kat ve kat artacaktır. Çünkü başarılı proje örnekleri Kamu Kuruluşlarımız, Belediyelerimiz arasında paylaşılacak, bir projede yapılan hataların, bir başka projede tekrar etme riski azaltılacaktır. Proje planlarını gittikçe gelişecek ve şablon planlar oluşacak ve zamanla bunlar da gelişecektir. Kaynak israfları azalacak, işini iyi yapan Tedarikçiler, diğer Kamu Kuruluşları tarafından da öncelikli tercih edilecektir.
Belki yakın zamanda ütopik gibi gözükebilir fakat bu hep rahatsız olduğumuz; Asfalt dökme sonra bir diğer kurumun asfaltı kırması, sonra yine asflatlama, sonra yine kırma gibi israf yaratan uygulamalar da ortadan kalkacaktır. Yeter ki, Kamu Kuruluşlarımızın hepsi Proje Yönetimine önem versin. Biraz planlama ile daha verimli bir kamu düzeni oluşturulabilir.
İşte Ekim ayı bulmacası….
PMBOK 2008, 1. ve 2. Chapter’larını açın ve çözmeye başlayın. Kolay gelsin, iyi eğlenceler. 🙂
Geçen haftanın Entegrasyon Yönetimi bulmacasnıın cevapları da burada… Integration Management (answer
Project 2010 Beta versiyonu yayınlandı.
Öncelikle dikkati çeken menüler oluyor. Diğer Office 2007 ürünleri gibi araç çubukları tamamen değiştirilmiş.
Aşağıdaki görüntüde farkedilen diğer bir özellik ise iki aktivitede kaynak çakışması inkicator kolonunda kırmızı insan resmi olarak gözüküyor.
Kaynakların iş yüklerini düzenlemek için çok büyük bir kolaylık gelmiş. Aşağıdaki görüntüde aktiviteleri mouse’la hareket ettirerek, diğer kaynaklara aktarabileceğiniz gibi mevcut kaynağın boş günlerine de aktiviteyi kaydırabilirsiniz.
Timeline özelliği Project 2010’a yeni eklenmiş. Bütün projenin özet ilerlemesini, önemli aktiviteleri veya kilometretaşlarını proje planının üzerinde görmek mümkün.
Benim en sevdiğim özelliklerden biri ise Tümden Gelim yöntemi ile Tüme Varım Yöntemlerinin otomatik karşılaştırılması. “İnşallah Planları” ile Gerçekçi Planlar” artık daha net ortaya çıkabilecek.
Gökrem Tekir Blog Sayfası 