İnsan Kaynakları Yönetiminin Planlanması

Projeye ait rollerin, sorumlulukların, gerekli becerilerin ve raporlama ilişkilerinin belirlenmesi ve belgelenmesi ve personel yönetimi planının geliştirilmesi sürecidir. Bu süreçle, proje yöneticisi, başarı için gerekli olan insan kaynağı becerilerini, miktarını ve istediği kişilerin proje için ne kadar zaman ayırması gerektiğine dair planı oluşturacaktır. Bunların yanı sıra, ekip üyelerini motive etmek için ne gibi yöntemler kullanması gerektiğine karar verecek, takım üyelerine ekip ruhu aşılaması için neler yapması gerektiğini düşünecektir.

Neye İhtiyacımız Var? Aktivite Kaynak  İhtiyacı, ve şirketin organizasyon yapısı, bu süreç için önemli girdilerdendir. Aktivite Kaynak İhtiyacı;  Proje Zaman Yönetimi bilgi alanı içinde ele alınır ve her aktivite için gerekli olan kaynak ihtiyacını belirleme sürecidir. Şirketin organizasyon yapısı ise projeye kaynak bulmada proje yöneticisinin işini kolaylaştırabilir de, zorlaştırabilir de… Eğer şirket dengeli veya güçlü matris organizasyon yapısını kullanıyor ise bu durum proje yöneticisinin de başarıya ulaşma ihtimalini artıracaktır.

Nasıl Yapılır? İnsan Kaynağı ihtiyacını belirlemek için aşağıdaki yöntemler kullanılabilir. Projeye özel bir organizasyon yapısı: Proje ekibi, kurumun mevcut organizasyon yapısnın dışında bir hiyerarşi ile yönetilmesi gerekebilir. Matris tabanlı şemalar: En çok kullanılan yöntem, sorumluluk atama matrisidir. Bu matris ile projenin hangi aşamalarından kimlerin/hangi departmanların ne derece sorumlu olduğu belirlenir. Metin halinde görev tanımlarının yazılması: Projede çalışanların, görev ve sorumluluklarında hiç bir açık kalmayacak şekilde yazılı hale getirmek amacıyla kullanılır. Diğer yöntemlere göre daha resmi tanımların çıkmasını sağlar. Bireyler arası sosyal ilişki ağları: Hepimiz insanız, doğal olarak, sevdiğimiz, güvendiğimiz kişilerle çalışmak isteriz. Birey olarak sevmediğimiz, haz almadığımız kişilerle aynı ortamda bulunmak bile istemeyiz. Bu yüzden, beşer-i ilişkiler proje için gerekli kaynakları düşünürken, proje yöneticisini ister istemez yönlendirir.

Ortaya Ne Çıkar? Roller ve Sorumluluklar: Projeyi tamamlamak için proje yöneticisinin ihtyiaç duyduğu kaynakların rolleri ve sorumluluklaı belirginleşir. Proje için organizasyon şemasına karar verilir ve bu bilgi proje ekip üyelerine duyurulur. Personel yönetim planı: Bu plan ile proje yöneticisi, ihtiyaç duyacağı kaynakların hangi departmanlardan, hangi dönemlerde gelmesi gerektiğini netleştirir. Ayrıca ekip üyelerinin projeden ne zaman çıkarılacağı da bu plana eklenir. Ayırca, ekibin eğitim ihtiyaçları, takdir ve ödül politikası, yasalara uyum (sigortalama, sözleşme) ve insan kaynakları için alınması gereken emniyet  ve tedbirler de İnsan Kaynakları Planı içinde yer alır.

Dinamikler 2010 – Öğrenilen Dersler

İstanbul Proje Yönetim Derneği tarafından 11. düzenlenen Dinamikler Kongresinin bu seneki konusu “Öğrenilen Dersler”di. 2-3 Nisan 2010 tarihlerinde İstanbul Intercontinental Otel’inde kongre gerçekleştirildi

Kongre konusu Öğrenilen Derler olunca ben de bu kongreden öğrendiklerimi beni takip edenlerle paylaşmak istedim.

Öncelikle tabi ki kongrenin düzenlenmesinde emeği geçen herkese şahsen teşekkür etmek isterim.

 Öğrendiğim Dersler:

 Biz, İstanbul Kurumsal Gelişim olarak, kongrede stant açmadık, sadece ben, bireysel olarak katıldım. Açıkçası bize stant ücretleri yüksek gelmişti.

 Katılımcı sayısının 300-350 arasında olduğunu gözlemledim. Zaten 350 kişi olduğu birinci günün sabahında da açılış konuşmacıları tarafından dile getirildi.

 Sunumlara yoğun bir şekilde katıldım. Bazı sunumları kısaca kaleme almak istiyorum.

 Yapı Sektöründe Öğrenilmiş Dersler: Bir Veritabanı Uygulaması – Haluk DOĞANÇAY tarafından yapılan bu sunum bence çok önemli bir sunumdu fakat tam anlamıyla gümbürtüye gitti.

 İnşaat – Taahhüt Sektörü için Web 2.0 uygulamalarını bir örnekle dinleme imkanı bulacaktık fakat organizasyon hatası, bu sunumun geç başlamasına ve erken bitmesine sebep oldu.

 Ulvi KARAŞAHİN, ADALET BAKANLIĞI – Adelet Bakanlığı Bilgi İşlem Daire Başkanlığından bir hakim, Adalet Bakanlığında yapılan UYAP projesini çok yönlü olarak anlattı. Kamu kuruluşlarının bu tip projeleri tanıtması bence çok önemli. Hatta bu konuda “Proje Açılımı İstiyorum” diye bir yazım vardı.

 MARMARAY PROJESİ: Arkeoloji Dersleri Hüseyin BELKAYA – Süper bir sunumdu. Ben, daha çok Marmaray Projesi’nin ne aşamada olduğunu öğreneceğimizi zannediyordum fakat projenin Arkeolojik açıdan ne kadar önemli olduğunu öğrendim. Espirili ve sıkmayan bir anlatımla herkesin ilgisini çekti.

 Levent Karadağ – TBD Başkanı – Levent Bey’i ismen tanıyordum. Dernek olarak yaptıkları çalışmaları ve ülkemizde bilişim hangi seviyede olduğunu öğrenme imkanı buldum.

 11 Yıllık Öğrenilmiş Dersler Ve Gelecek 11 Yıla Başlarken – Ahmet N.TAŞPINAR  – Derneğin, geçmiş 11 yılını değerlendirdi ve üye sayısnın yıllara göre nasıl değiştiğini rakamlarla açıkladı. Tarafsız (eğitim ve danışmanlık firmalarına aynı mesafede) bir dernek yönetiminin, taraflı yönetimlere göre nasıl daha başarılı olduğunu da sunumuna ekleseydi bence öğrenilen dersler listesi tam olacaktı.

 Mustafa ÇAĞAN, Microsoft Türkiye – Bu sunumda proje yönetimi adına çok fazla bir şey duymadım ama dünyanın gelecekteki durumunu görmemiz açısından ve yatırım kararlarını verirken Microsoft hangi faktörlere bakıyor sorusunu öğrenmiş olduk.

 Bir Proje Portföy Yönetim Aracı İmplementasyonu Masalı – Mahir Orat – 4S, Ayşe Birinci – TEB– Süper bir sunum daha … Bir proje yönetimi yazılımının nasıl uygulamaya geçirildiği, herkesin ilgisini çekecek şekilde anlatılmış. Yukarıdaki “MASAL” ifadesine dikkatinizi çekerim çünkü sunum gerçekten “Bir varmış, bir yokmuş…” diye başlıyor. Sunumun her anı önceden çalışılmış. Mahir Bey’i, Teknoloji Holding’den tanırım ki paralel iş ilişkilerimizden dolayı pek çok ortamda karşılaşıyoruz. Ayşe Hanım’ı da ismen tanıyordum, tanışma fırstı buldum. İkisinin de titiz ve özenli çalışması mükemmel öğrenilen derslerin çıkmasına sebep olmuş. Ha bu arada Masal (Sunum) – “3 Elma düşmüş…” diye bitiyor ve o elmalardan tüm proje paydaşlarının neler öğrendiği anlatılıyor.

 Kongrenin bence Öğrenilen Dersler temasına uyan en iyi sunumuydu.

 Yabancılar Kategorisi – İsimlerini aklımda tutmaya bile çalışmadığım  3-4 Amerikalı’nın sunumuna girdim. Tam bir felaketti. Sahneye çağrılırken büyük övgüler yağdırıldı ama tek kelimeyle sunumlarının içi bom boştu.

 Evet, aralarda eğitimlerimden tanıdğım pek çok kişiyle karşılaşma imkanım oldu. Bence bu tip kongreler sosyalleşmek adına çok iyi oluyor. Ben de hem kendi adıma, hem de kurumum adına bunu yaptım.

 Rakibim olan firmaların stantlarını gezdim, sektörüme yeni adıma atan insanlarla tanıştım, hatta Sayın Faruk Budak Bey’den bir hediye bile aldım. Sonuçta benim adıma güzel ve verimli bir kongre oldu.

İstanbul Kurumsal Gelişim’in Blog Sayfası Açıldı

1 Nisan 2010 tarihi itibariyle İstanbul Kurumsal Gelişim’in Blog sayfasını resmen duyuruyoruz.

Şirketimizin blog sayfasında, yaptığımız eğitimler, eğitmenlerimizin paylaşımları, kendi içimizdeki organizasyonlar, kurumumuzdan çeşitli haberleri görmeniz mümkün olacak.

Blog sayfamızı ziyaret etmek için http://blog.projeyonetimi.com ve eğer kayıt akışına abone olmak isterseniz de bu linki kullanabilirsiniz. (http://blog.projeyonetimi.com/?feed=rss2)

Mart 2010 Bulmacası – İnsan Kaynakları Yönetimi

Bu ayın konusu İnsan Kaynakları Yönetimi.

Projeye dahil olacak bireylerin seçiminden, etkin kullanımına, eğitiminden, motivasyon konularına kadar geniş yelpazede bir proje yöneticisinin bilmesi gereken konular bu süreç altında ele alınır.

  • İnsan Kaynakları Planının Geliştirilmesi
  •  Proje Ekibinin Oluşturulması
  •  Proje Ekibinin Geliştirilmesi
  •  Proje Ekibinin Yönetilmesi

 Human Resouce Management

Ocak Ayı’daki Kalite Yönetimi’nin cevabı: Quality Management (answer key)

E-Ticaret Projeleri

Pazarlamada, teknolojiyi daha yoğun kullanma isteği günümüzde, şirketlerin internete ve teknolojiye önem vermesinde önemli bir etken haline geldi.

Bu konuda profesyonel olan ve iyi iş yapanları bulmak pek kolay olmuyor. Konusunun uzmanı olan kişi ve kuruluşları, bu konudaki ihtiyaç sahiplerine duyurmakta fayda olduğunu düşünüyorum.

Eğer, E-Ticaret Projesi gibi bir projeye girmek üzereyseniz ve destek alabileceğiniz güvenilir ve profesyonel birilerini arıyorsanız, Turuncu Tasarım ihtiyaçlarınıza cevap verebilecek bir kuruluş.

Özellikle ihtiyaca göre E-Ticaret paketleri oluşturmuşlar ve sisteminizin hem kuruluş sürecinde, hem de sonrasında destek alma açısından rahatlıkla çalışabiileceğiniz bir şirket.

Ayrıca, kurumunuzun diğer teknolojik ihtiyaçlarını da karşılayabilmekteler. Kurumsal Portal Paketler sayfasını da incelemenizi tavsiye ederim.

Aslan Kralın Toplantısı

Ormanlar kralı aslan yıllık izine çıkacakmış. Yerine vekalet edecek bir hayvan düşünmeye başlamış. Vekili kendisi kadar atak ve hareketli bir hayvan olmalıymış. Aklına tavşan gelmiş. Hemen tavşanı çağırmış yanına ve “ben yıllık izindeyken yerime sen vekalet edeceksin” diye buyurmuş

Aslan kral ormanda bir toplantı düzenlemiş ve “ben yokken, tavşan ormanın kralıdır” diye bütün hayvanlara duyurmuş. Tabiki bütün hayvanlar kralın emrine boyun eğmişler.

 Ertesi gün kral yıllık izine çıkmış ve tavşanın da kralllık dönemi başlamış. Krallık dönemi başlar başlamaz da tavşan, ormanı teftişe çıkmış. Gezerken kurnaz tilkiyi görmüş. Tilkinin, bir hayvana tuzak kurduğunu farketmiş. Tam o sırada tilkinin arkasından yaklaşıp, ensesine bir tokat patlatmış. “Kim o benim enseme vurmaya cesa…” derken arkasına dönmüş, bir de bakmış ki tavşan. Hiç sesini çıkaramamış. Bunun üzerine tavşanın kendine güveni gelmiş.

 Yine tavşan gezerken, çakalı görmüş. Çakal, tam bir leş yemeye hazırlanırken, tavşan arkasından gelmiş ve ensesine sağlam bir tokat yapıştırmış. “Ulan ben seni…” diye söze başlayan çakal, arkasında tavşanı görünce birden sesi soluğu kesilmiş. Tavşanın iyice güveni artmış.

 Tavşan teftişe devam etmiş Bu sefer karşısına ayı çıkmış. Ayı bir ağaçtaki bal kovanına uzanıyormuş ki tavşan, zıplayıp, ayının ensesine okkalı bir şamar yapıştırmış. Ayı neye uğradığını şaşırmış ve hışımla arkasını dönmüş. Bakmış ki tavşan. Bir eliyle tavşanı sıkı sıkıya tutmuş, diğer eliyle de başlamış tavşanı pataklamaya. Tasvşan öyle bir dayak yemiş ki yüzü gözü yamulmuş. Ayının, siniri geçince tavşanı bırakmış ve sinirli sinirli oradan uzaklaşmış.

 Tavşan, ayının arkasından bağırmış: “Ayı oğlu ayı, dünkü toplantıya niye gelmedin?”

Tutkulu PY’den Mektup – 2

Sevgili Proje Koçu,

Bundan 3 ay önce üst yönetim tarafından şirketim için önemli bir projeye, proje yöneticisi olarak atandım. Gerekli hazırlıkları yaptıktan sonra atandığım projenin 1 sene süreceği ve 10 kişi ile çalışmam gerektiğini hesapladım ve üst yönetime bu konuda bilgi verdim.

Üst yönetimimden tam destek aldım. 10 kişilik bir ekip oluşturuldu ve projemiz için 1 sene süre kabul edildi. Ekip üyeleri başta çok heyecanlı ve istekliydi. Yönetimin de tam desteğini almış görünüyorduk.

Bir ay sonra ekip üyelerimden bir tanesini yeni başlayan bir başka projeye atandığını söyleyen bir e-mail aldım. Artık 9 kişi kalmıştık. Çok fazla problem etmedim, eksilen 1 kişinin işlerini üstlenebilirdik.

Aradan bir ay daha geçti, geçmedi bir takım arkadaşım işten ayrıldı. İkinci ayın sonunda 8 kişi kalmıştık.

Aradan bir ay daha geçti ki takım üyelerimizden bir tanesinden 3 aydır hiç verim alamadığımı farkettim. Bu da 7 kişi kaldığımız anlamına geliyordu. Şimdi ben, proje yöneticisi olarak koordinasyon görevinden çok, proje işlerini yapmakla uğraşıyorum.

Size sorum şu; planları değiştirmeli miyim? Yani 1 senelik süre hedefini 10 kişinin sürekli çalışacağını varsayarak, belirlemiştim. Şimdi 7 kişiyiz ve yavaş yavaş zaman programının gerisine düşme riskimiz ortaya çıkmaya başladı. Bu durumda olan birisine ne önerirsiniz?

Rumuz: Tutkulu PY

————————————-

 Sevgili Tutkulu PY,

Proje planını sadece Zaman Diyagramı olarak düşünme. Bu pek çok kişinin yaptığı bir hatadır. Proje planı, zaman, maliyet, kapsam, insan kaynakları, iletişim vb. ile bir bütün olarak düşünülmelidir.

Yani, bu faktörlerden bir tanesi değişse, bir diğer faktörün değişeceği açıktır. Özellikle İnsan Kaynakları sayısı, doğal olarak, zamanı, maliyeti ve hatta kaliteyi etkileyebilir. Bu gözle değerlendir, lütfen. Eksilen 3 kişiden boşalan aktivitelerin neler olduğunu ortaya çıkar. Kalan 7 kişi ile bu aktivitelerin kimler tarafından yapılacağını belirle ve sürelerini yeniden tahminle. Eğer kaynak darboğaz sorunu ile karşılaşırsan, kaynak dengeleme işlemini yapmayı unutma. Kritik yola da dikkat et, diyeceğim ama boşver kafanı çok karıştırma…

İşte, bu işlemlerin sonunda proje süresini yeniden ortaya çıkar ve son halini üst yönetime götür ve uzama söz konusu ise sebeplerini açık ve net olarak, ortaya koy. Onay aldıktan sonra yeni planı proje ekip üyeleriyle paylaş ve yoluna devam et.

Yolun açık olsun.

Proje Koçu

Kapsam ile Kalitenin İlişkisi

Bir projenin kapsamının daralması, kalitesinin düşmesi anlamına gelir mi? Bu soruyu duyan pek çok kişi bir tereddüt yaşıyor. Bu soruya evet veya hayır demek kolay değil. Ben konuya “algı meselesi” olarak bakıyorum.

PMBOK’ta çok beğendiğim bir örnek vardır. Bir yazılım satın aldığınızı düşünün; Satan kuruluş, bu yazılımın çok fazla fonksiyonu olduğunu söylemiş olsun. Yani bir yazılım alarak, şirketinizdeki pek çok meseleyi tek bir merkezden halledeceksiniz. Bir taşla bir sürü kuş vuracaksınız. Firmaya inandınız ve yazılım satın aldınız, diyelim. Yazılıma baktığınızda gerçekten bir çok fonksiyonu var fakat çalıştırdığınızda yanlış sonuçlar veriyor, hatalı işlemler yapıyor veya çok geç yapıyor, kimi zaman hiç yapmıyor.

Böyle bir ürünü mü tercih edersiniz, yoksa daha dar fonksiyonlu ama en azından istediğiniz gibi hatasız çalışan bir ürünü mü?

Bence kapsam ile kalite arasındaki farkı en iyi anlatan örnek budur.

Çıkan sonuç: kapsamı geniş tutup, zamanında yetiştirmek adına kalitesiz, bir şey yapmaktansa, daha dar kapsamlı fakat kalite kriterlerinden ödün verilmemiş bir proje çok daha başarılı görülecektir.

Bazen Proje Yöneticisi zamanı baskısı yüzünden kaliteden feragat etmeyi tercih ediyor. Halbuki, müşteri ile açıkça konuşmalı, beklentilerin bir bölümünü bir sonraki faza aktarmanın daha doğru olacağına, kalitenin vazgeçilmez bir başarı göstergesi olduğuna ikna etmelidir.

Burada iletişim çok büyük önem taşıyor çünkü eğer Proje Yöneticisi, müşteriye haber vermeden kapsamı daraltırsa, müşteri gözündeki algı, ürünün kalitesinden feragat edildiği yönünde olacaktır. Müşteri gözündeki kapsam ve kalite algısını oluşturmak ve yönlendirmek, Proje Yöneticisinin görevleri arasındadır.

Enerji Sektöründe Proje Yönetimi

İstanbul Kurumsal Gelişim olarak Türkiye’de bir ilke daha imza attık ve “Enerji Sektöründe Proje Yönetimi” konulu ilk açık kursumuzu gerçekleştrdik. Enerji sektöründen farklı firmaların katılımcıları ile temelde aşağıdaki konular incelendi.

Genel Bakış

  • Yenilenebilir Enerji
  • Yenilenebilir Enerji Türleri
  • Dünya ve Türkiye Enerji Piyasası
  • Büyüme ve Enerji İhtiyacı
  • Türkiye’de Yenilenebilir Enerji Potansiyeli
  • Dünya’da ve Türkiye’de Yenilenebilir Enerji Politikaları

Rüzgar Enerjisi

  • Rüzgar Enerjisi Sektörü
  • Rüzgar ve Özellikleri
  • Rüzgar Ölçümü
  • Rüzgar Türbini ve Komponentleri
  • Şebeke Bağlantısız ve Şebeke Bağlantılı Rüzgar Enerjisi Sistemleri
  • Rüzgar Enerjisi Sistemi Komponentleri
  • Rüzgar Elektrik Santrali
  • Rüzgar Elektrik Santrali Proje Planlama ve Yönetimi
  • Rüzgar Elektrik Santrali İşletme ve Bakım
  • Denizüstü (Offshore) Rüzgar Elektrik Santrali
  • Rüzgar Enerjisi Sistemlerinin Ekonomisi ve Finansmanı
  • Rüzgar Enerjisi Hukuki Süreçler
  • Rüzgar Enerjisi ve Çevre
  • Binaya Entegre Rüzgar Enerjisi (BERE) Sistemleri

Güneş Enerjisi

  • Güneş Enerjisi Sektörü
  • Güneş Pili (PV)
  • Şebeke Bağlantısız ve Şebeke Bağlantılı Güneş Pili Sistemleri ve Komponentleri
  • Güneş Pili Elektrik Santrali Proje Planlama ve Yönetimi
  • Güneş Pili Elektrik Santrali İşletme ve Bakım
  • Diğer Güneş Enerjisi Teknolojileri; Konsantre Güneş Enerjisi (CSP) Sistemleri
  • Güneş Enerjisi Sistemleri Ekonomisi ve Finansmanı
  • Güneş Enerjisi Hukuki Süreçler
  • Binaya Entegre Güneş Enerjisi (BEGE) Sistemleri

Geleceğe Bakış

  • Enerji Verimliliği
  • Yeşil Sertifikalar
  • Karbon Kredileri
  • Gelecekte Yenilenebilir Enerji
  • Yeni Teknolojiler

Projenin Ortasında Proje Yöneticisi Olmak

Bir projenin ortasında proje yöneticisinin değiştiğini varsayalım ve yeni proje yöneticisi olarak da siz atandınız. Projeye atanmanızın farklı sebepleri olabilir. Örneğin:

  • Önceki proje yöneticisi, ekibi ve projeyi etkin yönetememiş, olabilir
  • Önceki proje yöneticisi, müşterinin güvenini kaybetmiş, olabilir.
  • Önceki proje yöneticisinin projeyi yönlendirecek yeterli tecrübesinin olmadığı görülmüş, olabilir

Sorun ne olursa olsun, projeyi devralmak ve ileri götrmek için bazı adımlardan geçmek gerekiyor. Bir projeyi yarısından itibaren devraldığınızda şu adımları uygulamaya gayret gösterin.

  1. Proje planı: Önceki proje yöneticisinden veya takım üyelerinden proje planını isteyin. Projenin amaç ve kapsamı hakkında detaylı bilgi almaya çalışın.
  2. Yapılan işler: Bu zamana kadar yapılan işleri ve ulaşılan kilometretaşlarının neler olduğunu öğrenin.
  3. Proje takımı ile iletişim: Proje takımı başarısız bir proje süreci yaşadıysa kaybolan motivasyonu tekrar yükseltmeniz gerekecektir. Bu yüzden kendinizi en kısa zamanda ekibe tanıtın ve çalışma yönteminizi aktarın.
  4. Proje ofisinden detaylı bilgi alın: Etkin çalışan bir proje ofisi var ise bu ofisten projenin durumu, müşterinin beklentileri konusunda en güncel durumu öğrenmeye çalışın.
  5. Planlar güncel değil veya eksikse: Bir tarih belirleyip, bu tarihten sonrası için yepyeni bir plan hazırlayın ve bunu ekip üyeleriyle paylaşın. Bu motivasyonu yükseltecek ve sorumlukları netleştirecektir. Asla geçmişte yaşananları, planlamaya da çalışmayın.
  6. Müşteriyle tanışın: Yeni proje yöneticisi olarak, müşteriyle tanışıp, ihtiyaçlarını tekrar değerlendirin. Beklentileri netleştirip, önceki proje yöneticisi ile uzlaşılamayan konular varsa bunları ortaya çıkarın.
  7. Toplantıları bir düzene oturtun: Kendi üst yönetiminizle, müşteri ile ve ekibinizle yapacağınız toplantıları bir düzene oturtun. İletişime önem verin ve bunu tüm paydaşlara hissettirin. Bu pek çok problemi ortaan kaldıracaktır.

Kalite Planlama – PMBOK

Projenin veya ürünün ihtiyaç duyduğu kalite kritelerinin belirlenmsi ve dokümante edilmesi Kalite Planlama olrak bilinir. Proje Yöneticisi, projesinin kaliteli yönetilmesi için ve müşterinin ihtiyacı olan ürünün istenen kaliteye ulaşabilmesi için kalite planlamasına çok önem vermelidir.

PMI da, bu yüzden Kalite Yönetimine ayrı bir önem verir; “Kalite Yönetiminden kim sorumludur” şeklinde bir PMP’lik sorusunun cevabı “Herkes” olarak işaretlenmelidir.

 Neye İhtiyacımız Var?

Gereksinim Listesi, Kapsam Tanımı, İş Kırılım Yapısı, projenin kapsamını anlatacağı için Kalite Planlama için gereklidir.

Ayrıca, proje paydaşlarını da bilmemiz gerekir ki beklentilere göre kalite planları değişikliğe uğrayabilir.

Kalite için ayırabileceğiniz bütçeyi ve yanısıra kalite kriterlerinin hangi aktivitelerde uygulanacağını bilmek için zaman planı da girdilerimiz arasındadır.

 Nasıl Yapılır?

Bu konuda bir çok teknik sıralanmıştır.

Fayda/Maliyet Analizi: Kalitede sınır yoktur. Sınır kalite için harcayabileceğiniz bedeldir. Bu yüzden maliyet ile fayda arasındaki ilişkiye bakarak, kalite seviyesi belirlenir.

Bazı istatistiksel yöntemler. Örneğin; kontrol grafikleri, istatistiksel örnekleme gibi.

Bunun haricinde, kıyaslama, deney tasarımı, akış diyagramı oluşturma gibi teknikler de kalite planlama da kullanılır.

 Ortaya Ne Çıkar?

Bu sürecin çıktısı çok önemlidir. Proje Yönetim Takımı, kalite planı hazırlayarak, proje içindeki işlerin, teslimatların olmasını istedikleri özellikleri ortaya çıkarmış olacaktır.

Daha açıkçası, işlerin yapılış şekilleri veya ara hedeflerde ortaya çıkacak sonuçların nitelikleri. Örneğin bir araştırma ve veri toplama aşamasının nasıl yapılacak ve çıktısı ne olacak bilgisi aşağıdaki gibi planlanabilir.

  • En az 1.000 kişi ile mülakat yapılacak.
  • Mülakatları psikolog uzmanlar gerçekleştirecek.
  • Araştırmada şu sorulara yer verilecek.
  • Araştırma sonuçları şu formatta, şu yetkiliye raporlanacak.