Daha önceki bir yazımda proje yapmak ile proje yönetmek arasındaki farkı anlatmaya çalışmıştım. Bugün ise proje yazmak ile proje yönetmek arasındaki farkı dile getirmek istiyorum.

Google’da “proje yazmak” diye arama yapınca bir proje teklifi nasıl yazılacağının anlatıldığı birçok bilgiye ulaşıyorsunuz. İngilizce’de benzer  bir kaynağa “write a project proposal” diye araştırma yaparak ulaşabilirsiniz. Yani aslında literatürde “proje yazmak” diye bir ifade yok, doğrusu “proje teklifi yazmak” olmalı ama neyse, konumuz bu değil.

Kamu kuruluşlarımızda “proje yazma” konusunda AB mevzuatına uygun eğitimler verildiğini gözlemliyorum fakat “proje yönetimi” konusunda yeterli bilgi artışı ne yazık ki aynı miktarda gerçekleşmiyor . Bu yüzden bu konu başlığını paylaşmak istedim.

Projeyi yazan kişi planı öyle güzel hazırlayabilir ki ilgili fonu almada hiç bir zorlukla karşılaşmaz fakat gelen fonu o proje içinde etkin bir şekilde yönetebilmesi gerekmektedir. İşte bu noktada proje yönetimi süreci başlar.

İlk soru şu: Proje yöneticisi, (projeyi yazan) projeyi yönetmek için gerekli yetkiye sahip midir? Bir kamu kuruluşunda çalışan bir memur, kendisinden daha üst mevkiide bulunan amirlerine veya aynı seviyedeki bir başka birim elemanına iş atayabilecek midir? Daha da zor olanı ya proje farklı kamu kuruluşlarının organizasyonunu içeriyorsa, o zaman bu görev atama nasıl yürüyecektir? Proje yazarken bunları çok kolay olacakmış gibi yazmak mümkün fakat mevcut devlet hiyerarşisi içinde proje yönetmek, yazmaktan çok daha zor hale gelmektedir.

İşin sahiplenilmesi bir diğer sorun: Fonksiyonel organizasyon yapısının doğası gereği proje işleri çalışanlar için tamamen ek iş yükü olarak gözükür. Çünkü o projede fiilen görev almanın kendilerine getireceği. hiç bir fayda yoktur veya gelecek faydadan yararlanamayacaklarını düşünürler. Eğer yine birden fazla kamu kuruluşu projeye dahil olursa o zaman projenin sahiplenilmesi daha da zorlaşır. Projeyi bir kurumun üzerine yıkma eğilimi gelişebilir.

Proje sponsoru kim? Yine birden fazla kamu kuruluşunun dahil olduğu projelerde projeyi sahiplenecek, politik destek sağlayacak kişi kimdir ve yetki seviyesi nedir? Proje sponsoru olan kişi, proje sponsorluğu konusunda ne düzeyde bilgiye sahiptir? Proje yöneticisine nasıl destek vermesi gerekir? gibi bilgilerin yeterince açık olmadığını veya Proje Yönetimi açısından da bu konuların taraflarca yeterince anlaşılamadığını gözlemliyorum.

Mesele sadece proje teklifini yazıp, parayı almak olmamalıdır. O projeyi başarıyla tamamlamak sonraki fonların gelmesi için güven oluşturacaktır. Bu yüzden, projelerin paydaşları arasında proje yönetimi açısından ortak bir bilinç oluşturmadan proje yönetmek, başarı şansını azaltır ve sonraki daha yüksek mebşağlı fonların da önünü kesebilir.