Proje Ekibinin Geliştirilmesi – PMBOK

Proje performansını artırmak amacıyla ekip üyelerinin yetkinlikleri, ekip içi etkileşimi ve genel ortamının iyileştirilmesi sürecidir.

Ekip çalışması projenin başarısı için kritik bir faktördür

Proje yöneticileri ekip çalışmasını kolaylaştıracak bir ortam yaratmalıdır.

Proje yöneticileri, heyecan verici görevler ve fırsatlar sunarak, zamanında geribildirim ve gerektiğinde destek sağlayarak ve iyi performansı takdir ederek ve ödüllendirerek sürekli olarak ekibi motive etmelidir.

Neye İhtiyacımız Var?

Personel Atamaları: Yürütme Süreç Grubunda, Proje Ekibi Oluşturulması sürecinin en önemli çıktısıdır.

Nasıl Yapılır?

Kişiler arası ilişki becerileri: Liderlik, ekip kurma, motivasyon, iletişim, etkileme, karar alma, siyasi ve kültürel farkındalık ve uzlaşma (BKZ: EK G – PMBOK, Sf. 417)

Eğitim: Proje yöneticisinin en önemli görevlerinden birisi de kaynakların gelişimine katkıda bulunmaktır.

Ekip Kurma Aktiviteleri – Tuckman Teorisine göre bireyler belirli aşamaların sonunda ekip olurlar. Bu aşamalar sırasıyla; Oluşum, Karmaşa, Düzenleme, Performans, Çözülme olarak tanımlanmıştır

Temel Kurallar: Proje yöneticisinin otoritesini sağlamlaştıracak bir takım adımlardır. Örneğin: Her yazışmada Proje Yöneticisi cc’e konmalıdır.

Bir Arada Çalışma: Karargah uygulaması. Bu uygulama ile proje takım üyeleri fiziksel anlamada tek bir yerde çalışacaklar ve gerekirse proje ile ilgili toplantılar, kararlar, dokümanlar, planlar hep bu oda içinde kalacaktır.

Takdir ve Ödüller: Proje ekibini motive etmenin en etkili yolu takdir ve ödül sistemini etkin bir şekilde çalıştırmaktır.

Ortaya Ne Çıkar?

Ekip performansında gelişmeler gözlemleniyorsa bu süreç gerekli etkiyi yapmıştır, diyebiliriz.

Bakılması gereken kriterler;

• Kişilerin görevleri daha etkin bir şekilde yapmalarını sağlayacak beceri iyileşmeleri,

• Ekibin bir ekip olarak daha iyi bir performans göstermesine katkıda bulunacak yetkinlik iyileşmeleri,

• Personel devir oranı azalması,

• Ekibin birliktelik duygusunun gelişmesi ve bu sayede ekip üyelerinin bilgilerini ve deneyimlerini paylaşarak genel proje performansını iyileştirmeleri.

PMBOK’12 ve PMP Sınavı

4 sene daha geçti.

PMI klasiği haline gelen 4 senede bir PMBOK’ın güncellenmesi uygulaması, bu senenin sonu itibariyle yine yaşanacak.

5. Versiyon için genel değerlendirmeler Mart – Nisan ayları içinde toplandı ve artık büyük ihitimalle basım aşamasına geçilmiştir.

Yeni kitapla birlikte tabiki PMP Sınavı da değişecek. PMI, yeni PMBOK’ı satışa sunduktan sonra 6 ay süreyle eski kitabı referans alacaktır. Bu da demek oluyor ki Temmuz 2013 itibariyle sınava girecekler yeni PMBOK’a göre çalışmak zorundadır.

Fakat bu arada PMBOK’ın farklı dillerle yayınlandığı gösteren sayfasında halen Türkçe’sinin olmaması da dikkatimizden kaçmıyor.

Bir de… yeni (5.Baskı)’nın Türkçe’ye çevrilmesini kim üstlenecek? Geçen baskı Türk Telekom’un sponsorluğunda gerçekleşmişti. Bu sefer çeviri işini PMI mı üstlenecek yoksa yine bu konuda bir sponsora mı ihtiyaç var? PMI-TR, herhalde bu konuda açıklama yapacaktır.

 

 

PMBOK'ı Bırakmayın

PMP Sertifikasını ne zaman aldınız?

Sertifikaya hak kazandıktan sonra PMBOK’a hiç baktınız mı?

PMBOK, bir proje yöneticisinin her zaman elinin altında olması gereken bir ipucu kitabı…

Projenizde, bir elemanınız istediğiniz performansta değil mi? 9.3.2.

Bir kişi işini geciktirdi mi? 6.6.3

Müşteri ek işler mi yapmanızı istiyor? 5.5.3.1

Ürününüz kalite kontrolden mi geçecek? 8.3.2

Maliyetler, beklentilerinizi aşıyor mu? 7.3.3.1

Müşteri, teslimatı kabul etmedi mi? 5.4 – 4.5

Proje yöneticisi olarak atandınız, şimdi ne yapmanız gerekiyor? 4.1. – 10.1

PMBOK’ı açın ve ilgili bölüme bakın. Tecrübeniz artıkça, PMBOK size daha anlamlı gelmeye başlayacaktır. Projelerinizde PMBOK’ta ifade edilen teknkleri ne kadar çok uygulamaya gayret ederseniz, o kadar doğru bir yönetim sergilemiş olursunuz.

“Pratikle, teori, birbirine uymuyor?” demeyelim, uydurmaya gayret edelim.

Kazanılmış Değer – Basit Hesaplar – 2

Bir önceki yazımda Kazanılmış Değer ile ilgili Planlanan Değer, Kazanılmış Değer ve Gerçekleşen Maliyet kavramlarını tanıtmıştım.

Eğtiim programımdaki yoğunluktan dolayı 20 gün sonra bu konuyu tekrar ele almaya fırsat buldum.

Bir önceki yazımda ifade ettiğim rakamları kullanarak, bugün durum değerlendirmesi yapalım.

  • Planlanan Değer = 80 TL
  • Kazanılmış Değer = 40 TL
  • Gerçekleşen Maliyet = 60 TL

Bu rakamlara göre projemizin ne durumda olduğunu yorumlamaya çalışalım. Bu yorumlamayı öncelikle zaman açısından değerlendirelim ve iki kavram tanımlayalım;

Zaman Çizelgesi Varyansı (ZÇV): Planladığımız zamana göre ne kadar ileride veya geride olduğumuzu parasal olarak gösterecektir.
Zaman Çizelgesi Performans Endeksi (ZÇPE) = Planladığımız zamana göre yüzde ne kadar ileride veya geride olduğumuzu gösterecektir.

Formüller:

  • ZÇV = KD – PD = 40TL – 80TL = -40 TL < ; 0; Bu durum plana göre zamanda geride olduğumuzu gösterir. Planladığımızdan 40 TL daha az iş yapılmış. Zamanın gerisindeyim.
  • ZÇPE = KD/PD = 40/80 = %50 < ; 1; Planladığımızın %50'sini gerçekleştirmişiz.

Maliyet Varyansı (MV): Elimize geçen işin değerine karşılık cebimizden çıkan parasal değerin karşılaştırılması
Maliyet Performans Endeksi (MPE): Elimize geçen işin değeri ile cebimizden çıkan değerin yüzdesel karşılaştırılması. (Verdiğim 1 TL’e karşılık kaç TL’lik iş aldığım)

Formüller:

  • MV = KD – GM = 40TL – 60TL = -20TL < ; 0; Elde ettiğim ürüne karşılık 20 TL daha fazla cebimden para çıkmış durumda. Bütçenin üstündeyim.
  • MPE = KD/GM = 40/60 = %67 < ; 1; Verdiğim 1 TL'e karşılık 67 kuruşluk iş alıyorum.

Kazanılmış Değer – Basit Çok Basit – 1

Kazanılmış Değer Analizi üzerine bugüne kadar hiç yazı yazmadım. Proje Yönetimi üzerine olabildiğince basit bilgiler paylaşmayı hedefledim. bu yüzden açıkçası Kazanılmış Değer konusunu anlaması, anlatması diğer konulara göre nispeten zor olduğu için hiç girişimde bulunmamıştım.

Ama günümüzde proje yönetimi bilncinin belirli bir düzeye geldiğini düşünüyorum.. Bundan 10 sene önce kavramların oturması için uğraşırken, bugün hangi metotların daha etkili olacağını tartışıyoruz. Metotların içindeki teknikleri detaylı ele alıyoruz. Bu durumda “Kazanılmış Değer” konusunu da yavaş yavaş ele almaya başlayabiliriz. Basit olabildiğince basit bir şekilde ve tabiki bir örnekle önce kavramları anlatmaya çalışayım.

Önce Kavramlar

Planlanan Değer – PD: işin yapılması için vermeyi kabul ettiğiniz parasal değer.

Kazanılmış Değer – KD: Planladığınız işin % kaçının tamamlandığı

Gerçekleşen Maliyet – GM: Cebinizden çıkan değer.

Örnek

Ali bugün 8 saat çalışacak. Çalıştığı her saat için 10 TL ücret alacak. Bu durumda gün sonunda Ali bizden kaç TL alacak?

PD = 8 saat * 10 TL = 80 TL

—–

8 saat geçti ve akşam oldu… Ali’ye sorduk: “Bugün kaç saat çalıştın Ali?”

Ali: “6 saat çalıştım, kalan 2 saatte de başka bir işe bakmam gerekti” dedi.

Demek ki: Ali’ye kaç TL vermemiz gerekir?

GM= 6 saat * 10 TL = 60 TL

——

Ali’ye 60 TL’sini verirken, “iş nasıl gidiyor” diye sordum. Ali de dedi ki “İşin yarısı bitti.”

İşte bu ifade KAZANILMIŞ DEĞER; Planladığım 80 TL’lik işin yarısını, henüz bitirmiş.

KD = 8 saat * %50 * 10 TL = 40 TL

Şimdilik bu kadar bilgi yeterli… Sonraki yazılarımda bu değerlerden yararlanarak, bir takım değerlendirmeler yaparız.

 

 

 

 

PDU Paketi – Excel Tabloları ile Proje Yönetimi

Sekinci paketimiz, Savaş Şakar tarafından hazırlanan, 30 PDU değerinde “Excel ile Proje Yönetimi ve Metodoloji Geliştirme”. Bu paketimiz kapsamında, PMP sertifikalı katılımcımız, proje talebinin yapılması, değerlendirilmesi, planlanması, uygulaması  ve kontrolü ile ilgili Excel üzerinde gerekli tabloların hazırlanması ile ilgili konuları öğrenir.

PMBOK içinde geçen bir çok form, doküman, tablo formatları danışmanın gözetiminde biçim ve içerik açısından hazırlanır. Böylece kurum özel Proje Yönetimi dokümantasyon eksikliği giderilmiş olur.

Steve Jobs

Bir şeyi çok istediğinizde ama gerçekten çok istediğinizde hatta tutkunuz haline geldiğinde, elinizden gelen tüm gayreti gösteririsiniz ve sonucunda başarılı olursunuz. Bunun hazzı paha biçilmezdir. Peki ya tutkunuz “Dünyayı Değiştirmek” olsaydı, yine başarılı olabilr miydiniz?

Kim ne derse desin tutkuların peşinden gitmek, çevresini etkilemek, insanları inandırmak ve hedefe doğru yönlendirmek: Steve Jobs.

Steve Jobs’un hayatını anlatan kitabı okumanızı tavsiye ediyorum.

Bir şirkette birimler arasında koordinasyon eksiklikleri yaşıyorsanız, bu kitabı okuyun. Bildiğini, inandığını dosdoğru söylemenin avantaj ve dezavantajlarını görün. Yaptığınız işi baştan sona bir bütün halinde düşünmenin önemini görün. Yapmış olmak için değil, mükemmel yapmak için verilen uğraşın yarattığı değeri bu kitapta okuyun.

ve “bir şey daha”

Sağlığın hiç bir şeyden önemli olmadığını, olamayacağını bu kitap sayesinde bir kez daha hatırlayın.

İki Yeni PDU Toplama Paketi

Eğitmenlerimizden Burcu Oğuz ve Murat Sandıkçıoğlu tarafından özenli bir çalışma sonucu iki yeni PDU (Professional Development Unit) Toplama Paketi daha PMP’lerimizin tercihine sunulmuştur.

Ülkemizdeki PMP Sertifikasına sahip proje yöneticilerinin PDU toplamasına yardımcı olmak ve proje yönetimiyle ilgili bilgierini artırmak amacıyla 2011 yılında başladığımız uygulamada bugün itibariyle toplam 7 farklı konuda “PDU Toplama Paketleri” oluşturulmuştur.

Bu Paketlerle Nasıl PDU Kazanılıyor?

  1. PMP Sertifikasına sahip bir kişi İKG merkeziyle irtibata geçiyor.
  2. İhtiyaç duyduğu sayıda PDU’a göre paket alternatiflerinin içinden bir tanesini seçiyor.
  3. Seçilen pakete göre İKG, bir danışman görevlendiriyor.
  4. Danışman ve PMP’miz paketin içeriğine göre (1 – 6 hafta arası) iletişim halinde oluyorlar ve danışmanın vereceği ödevler yapılıyor.
  5. Çalışmanın tamamlanması ve danışmanın onay vermesiyle İKG, PMP’mize bir sertifika gönderiyor.
  6. PMP’miz de PMI’ın sitesine girip, İKG’den aldığı paketi beyan ediyor ve eksik PDU’sunu tamamlamış oluyor.

Detay: http://www.gokremtekir.com/index.php/pdu-toplama-paketleri/

 

Project Server Kullanımı ve Sistem Yönetimi Açık Kurs Eğitimleri

İstanbul Kurumsal Gelişim olarak konularımızın arasına eklediğimiz iki yeni açık kursumuzu daha duyurmaktan mutluluk duyarım.

Microsoft Project Server 2010 Kullanarak İleri Düzey Proje Yönetimi Uygulamaları

Amaç

Project Server projelerin izlenmesi ve takip süreçlerinde daha az efor harcayarak verimliliği artırmaktadır. Ayrıca proje ekip üyeleri arasındaki iletişim için de etkin bir araçtır. Bu eğtimle proje yöneticilerinin çoklu proje yönetim ortamı olan Project Server uygulamasını etkin kullanabilmesi amaçlanmaktadır.

Kimler katılmalı

Bu eğitim project server uygulamasını kullanan proje yöneticileri içindir. Eğitime katılabilemek için Microsoft Project 2010 Professional Kullanarak Proje Planlaması, Yürütmesi, Kontrolü ve Analizi ( Başlangıç ve İleri Düzey) eğitimine katılmış olmak gerekmektedir.

Eğitim Süresi: 1 gün / Eğitim Saatleri: 09:30 – 17:30

Detay Bilgi İçin

 

Microsoft Project Server 2010 Sistem Yönetimi Eğitimi

Amaç
Kurumsal proje yönetiminin başarıyla yapılabilmesi, Project Server sisteminin çok iyi yönetilmesini gerektirir. Bu eğitimde Project Server sistemini yönetecekler kişilere sistemi planlamak, kurmak ve yönetmek için ihtiyaç duyacakları teknik bilgiler verilir. Ayrıca yapılan uygulamalarla bu bilgilerin pekişmesi sağlanır.Kimler katılmalı
Bu eğitim proje yönetim ofisi, program yönetimi ve benzeri görevlerde yer alan uzmanlara yöneliktir. Katılımcıların aşağıdaki konularda bilgi sahibi olmasında fayda vardır:
  • Windows Server 2008,
  • Internet Information Services (IIS),
  • Microsoft Windows SharePoint Portal 2010,
  • Microsoft Project Professional 2010,
  • Office Web components and messaging and collaboration platforms,
Eğitim Süresi: 2 gün / Eğitim Saatleri: 09:30 – 17:30

Detay Bilgi İçin

Proje Yönetimi Eğitimleri ve Proje Ofisleri Üzerine Araştırma Sonuçları

Proje Yönetimi Eğitimleri ve Proje Yönetimi Ofisleri hakkında yapılan bir araştırma raporunu Savaş Şakar benimle paylaştı.

Ben de Proje Yönetimi eğitimlerinin faydalarını gösteren  ve Proje Ofisi kurma aşamasında olan firmaların hızlıca inceleyebilmesi için en önemli bölümleri sunum haline getirdim.

Raporun orjinali ikinci sayfadaki linkte mevcuttur.

Project Management Trainings Survey

View more PowerPoint from Gokrem Tekir
Project Management Office Survey

View more PowerPoint from Gokrem Tekir

Baştan Sona Proje Yönetimi

Bir şirkette projelerin başarısı, kurum genelinde Proje Yönetimi hakında bilginin artmasıyla yakından ilişkilidir.

Deneyimlerimiz bu farkındalığın artmasının da bir süreç olduğunu göstermektedir. Bu yüzden (pek sevmiyoruz belki ama) biraz sabır gerektiğini özellikle altını çizmek gerekiyor.

Peki bu süreç nasıl işliyor. Kurumdan kuruma sıralamalarda değişiklikler olsa da genel akışı aşağıdaki gibi özetleyebiliriz.

1. Adım: Bilgilendirme: Kurum genelinden Proje Yönetimi farkındalığını artırmak amacıyla Proje Yönetimi eğitimleri ile Üst Yönetim, Proje Yöneticileri, Takım Üyeleri, İş Birimleri arasında ortak bir dil ve metot sunma adımıdır. – Proje Yöneticileri için 5 günlük Bronz Paket, Takım Üyeleri ve İş Birimleri için 2 günlük eğitim.

2. Adım:Proje Yöneticileri için MS Project: Proje Yöneticilerine, MS Project’in profesyonel bir biçimde kullanımını öğretme adımıdır. Metodu öğrenen Proje Yöneticileri daha hızlı bir biçimde plan hazırlayabilmeli ve bu planları bir bilgisayar programı aracılığıyla takip edebilmelidir. – Proje Yöneticileri için 3 günlük bir eğitim.

3. Adım: Proje Ofisi Kurma ve Proje Yönetim Metodu Geliştirme: Kurumun kendisine özel Proje Yönetimi metodunun nasıl oluşturulacağı, Proje Ofisi kurarken hangi adımlardan geçileceği, kullanılması gereken standartların tanıtılması – Üst Yönetim, Proje Yöneticileri için 3 günlük bir eğitim

4. Adım: Project Server’ın Kurulumu: Projelerin merkezi bir yapı üzerinden planlanabilmesi için Project Server’ın Bilgi İşlem ve Teknoloji açısından bir şirkete kurulması – Project Server’dan sorumlu olacak Bilgi İşlem Sorumlularına yönetlik gerçekleştirilecek 2 günlük bir eğitim.

5. Adım. Project Server’ın Yetkilendirilmesi: Paydaşların organizasyon içindeki mevkiilerine göre yetki ve izinlerin tanımlanması – Proje Yönetimi Ofisi üyelerine yönelik 3 günlük bir eğitim.

6. Adım: Proje Yöneticilerinin Project Server’ı Kullanması: MS Project Professional üzerinde yapılan proje planlarının Project Server’da yayınlanması, projelerin  web portal üzerinden takibi ve raporlanması – Proje Yöneticilerine yönelik 1 günlük bir eğitim.

7. Adım: Üst Yönetim ve Takım Üyelerinin Project Server Kullanımı: Projede görev alacak Proje Takım  Üyelerinin, gerçekleşme verilerinin nasıl girileceğini, Üst Yönetimin de hangi ekranlardan projeyi kontrol edebileceklerini öğrenmesi süreci – Üst Yönetim ve Takım Üyelerinin katılacağı 0,5 günlük bir eğitim.

8. Adım: PMP Sertifikası: Proje Yöneticileri ve Proje Yönetim Ofisi çalışanlarına yönelik PMP Sertifikası Sınavına Hazırlık Eğitimi – 3 gün

Eğer bir şirkette 10 adet Proje Yöneticisi olsa ve 15 kişilik de takım üyeleri olsa bu adımların geçilmesi esnaısnda aşağıdaki plan uygulanabilir.

Detaylı bilgi için: 0216- 456 60 50 – info@projeyonetimi.com

MS Project’te İlerleme Çizgileri (Progress Lines)

MS Project’te içinde bulunduğunuz güne göre projenizin hangi aşamasının ileride veya gerisinde olduğunu görmek amacıyla İlerleme Çizgilerini (Progress Lines) kullanabilirsiniz.

Gantt Görünümündeyken takvimin üzerinde mouse sağ tuşuna basın ve açılan menüden Progress Lines seçin. Sonra da aşağıdaki adımlardan geçerek ilerleme çizgilerini Gantt üzerinde göstermeye başlayın. Bugüne göre hangi aşamanızın veya aktivitenizin ne kadar geride olduğunu artık görsel olarak inceleyebilirsiniz.