Adana’daki Fatih Metro girişi resimden de anlaşılacağı üzere yolun ortasında duruyor.
Sonuç: Bu girişe araçlarıyla 2 Polis memuru düştü ve hayatlarını kaybettiler.
Kim onay verdi projenin bu haline?
Risk sorumlusu kim?
Neden önlem alınmadı?
Adana Metro’su hakkında zaten sabah akşam Nihat Sırdar yeterince ti’ye alıyor. Ben ne diyeyim ki…
Projeyi etkileyebilecek risklerin belirlenmesi, ve bunların belgelenmesi sürecidir.
Risklerin tanımlanmasına, proje yöneticisi, proje ekibi üyeleri, risk yönetim ekibi (atanmışsa), müşteriler, proje ekibi dışından konu uzmanları, son kullanıcılar, başka proje yöneticileri ve risk yönetimi uzmanları katılabilir. Proje personelinin tamamı riskleri tanımlamaya teşvik edilmelidir.
Risklerin Tanımlanması tekrarlanan bir süreçtir çünkü proje yaşam döngüsü ilerledikçe yeni riskler fark edilebilir ya da ortaya çıkabilir.
Neye İhtiyacımız Var? (Girdiler)
Nasıl Yapılır? (Araç ve Teknikler)
Eldeki plana bakarak, özellikle bir aktivitenin içinde o aktivitenin süresini uzatacak veya maliyetini artıracak herhangi bir risk olup, olmadığı sorgulanır.
Büyük projelerde ayda veya iki haftada bir kez, Risk Değerlendirme Toplantıları yapılır. Bu toplantılarda amaç riskleri belirlemek ve özellikle işi yapacaklar ile işi planlayanlar arasındaki varsayımları gözden geçirmektir.
PMI, bu bölümde pek çok teknik önermiştir fakat ben bu detayları yazıp da kafa karıştırmak istemiyorum. Yukarıda belirttiğim gibi düzenli olarak, gündemin tamamen riskler olduğu bir toplantı bile organize edilse proje paydaşları arasında hem projeye olan güven artar, hem daha şeffaf bir yönetim sağlanır hem de pek çok risk daha oluşmadan, ekip tarafından yok edilir.
Ortaya Ne Çıkar? (Çıktılar)
Risk Tanımlama sürecinin çıktısı Risk Kayıtlarıdır. Proje paydaşları tarafından dile getirilmiş tüm riskler kayda geçmiş ve herkes tarafından bilinir hale gelmiştir.
Sırada bu risklerin hangisinin daha tehditkar olduğunu bulmak, kalmıştır.
TANDIR TOPRAĞI 6 KİŞİYE MEZAR OLDU –http://www.bugun.com.tr/haber-detay/126345-tandir-topragi-6-kisiye-mezar-oldu-haberi.aspx
UYDURUK BENTLERİN MÜTEAHHİTLERİ BEŞ YILLA KURTULDU – http://www.radikal.com.tr/Radikal.aspx?aType=RadikalDetay&ArticleID=1022866&CategoryID=77
—————–O——————–
Evimin sokağından bundan 2 ay önce İSKİ Müteahhiti kanalizasyon hattı geçirdi. Çalışmaları tam bir felaketti. İş makinası operatörü, ne vatandaşın sınır duvarına, ne de belediyenin bahçe için ördüğü sınır duvarlara dikkat etmeksizin çalıştı. Bu arada dikkatsizliklerinden dolayı 4-5 ağaç kökünden söküldü. Adam sanki altındaki araçla doğadan öç almaya çalışır gibi iş yapıyordu.
İşlerini bitirdikten sonra kaba toprağı örtüp gittiler. Geçen yağmurlarda o kaba toprak çöktü ve yolun ortasında 2 metre çapında bir delik açıldı. Yine geldiler, bu sefer siyah bir toprak – mıcır karışımı atıp gittiler. 2 aydır ne asfalta gelen var ne de verdikleri zararı nasıl tazmin edeceklerini soran. Arasam ilgili kimseyi de bulamam büyük ihtimalle…
Halbuki İGDAŞ da benzer şekilde iş yaptırıyor ama o müteahhit çok daha düzenli ve daha dikkatli iş yaptıklarını gözlemliyorum.
Yukarıdaki haberleri internette biraz araştırınca onlarcası karşımıza çıkıyor. Cezalar caydırıcı değil, en azından bir oto kontrol yöntemi kurulmasını öneriyorum. İşini iyi yapmayan müteahhitler internet üzerinden, tartışma gruplarında paylaşılsın, duyurulsun. İşini iyi yapanlarla, yapmayanlar mutlaka ayrılsın ve bilinsin.
Ben artık hem işi yapan tarafta hem işi yaptıran tarafta Proje Yöneticisi, Proje Sponsoru, Proje Planı, İlerleme Raporu gibi şeyleri internet üzerinden görmeyi hayal ediyorum.
Bir PAYDAŞ olarak çok şey mi istiyorum?
PMBOK’ın içinde Risk Yönetimi bölümünün içinde 6 adet alt süreç bulunur. Bunlar sırasıyla;
11.1. Risk Yönetiminin Planlanması
11.2. Risklerin Tanımlanması
11.3. Niteliksel Risk Analizinin Yapılması
11.4. Niceliksel Risk Analizinin Yapılması
11.5. Risk Yanıtlarının Planlanması
11.6 Risklerin İzlenmesi ve Kontrolü
Bu yazımda birinci alt süreci açıklamak istiyorum;
Risk yönetiminin planlanması aslında özetle “bir risk yönetme metoduna karar vermektir” diyebiliriz.
Daha açıkça ifade etmek gerekirse, proje yönetim takımı, proje özelinde riskleri yönetmek için hangi adımlardan geçeceklerini bu süreç içinde karara bağlarlar.
Yukarıda da ifade ettiğim gib; Proje özelinde Riskleri Yönetmek istiyoruz fakat nasıl yöneteceğimizin ekiple kararını verme süreci içindeyiz; işte bu işleme “Risk Yönetiminin Planlanması” adı verilir.
Risk Yönetimini ne kadar detaylı yapacağınız, projedeki risklerin şiddetleri ve olasılıklarıyla alakalıdır. Eğer tehdit edici faktörler yüksekse ve bu faktörlerin oluşması halinde büyük kayıplar olacaksa bu durumda Risk Yönetimi için hatırı sayılır zaman ve efor ayırmanız gerekir.
Düzenli yapılacak, Risk Değerlendirme Toplantılarında İletişim risklerinizi belirlemek amacıyla aşağıdaki soruları puanlayarak, cevaplayınız.
Herhangi bir projenizi ele alarak bu sorulara cevap veriniz. Her verdiğiniz “Hayır” cevabı teknik açıdan daha fazla problemle karşılaşacğınız anlamına gelecektir.
Düzenli yapılacak, Risk Değerlendirme Toplantılarında Finansal risklerinizi belirlemek amacıyla aşağıdaki soruları puanlayarak, cevaplayınız.
Artık puanlamayı size bırakıyorum. Aşağıdakilerden istediğiniz başlıkları alınız. Kurumunuzdaki önemine göre kendiniz puanlar türetin ve projelerinizi bu punlama sistemine göre değerlendirin.
Düzenli yapılacak, risk değerlendirme toplantılarında Kaynakları ne kadar etkin yönettiğinizi sorgulamak amacıyla aşağıdaki soruları puanlayarak, cevaplayınız.
35 üzerinden kaç aldınız? (100’e oranlayıp lütfen Yorum bölümüne yazınız)
Düzenli yapılacak, risk değerlendirme toplantılarında Zamanı ne kadar etkin yönettiğinizi sorgulamak amacıyla aşağıdaki soruları puanlayarak, cevaplayınız.
25 üzerinden kaç aldınız? (100’e oranlayıp lütfen Yorum bölümüne yazınız)
Projeyi etkileyebilecek Riskleri aşağıdaki gibi kategorilendirmek mümkündür.
Kategorilendirme sayesinde her risk bir sınıfa ait olacak ve yapılan analizler neticesinde karşılaştırılabilir daha anlamlı verilere ulaşılacaktır.
Peki, analizler nasıl yapılmalıdır? Sorusuna da kısaca cevap arayalım.
Bu çalışmayı ilk defa yapacaksanız, doğru yapıp, yapmadığınız konusunda önemli şüphelere kapılırsınız, hiç dert etmeyin… Uygulamalarınız artıkça doğru yolu bulmak mümkün olacaktır.
Öncelikle yapılması gereken riskleri tanımlamak. Risk Tanımlamada dikkat etmeniz gereken soru şudur;
“Bir aktivite veya ardışık (arka arkaya yapılacak) aktiviteler grubunda gecikmeye, maliyet artışına, kalite düşüşüne veya kapsam azalmasına/artmasına sebep olabilecek olaylar nelerdir?”
“Bir tedarikçimin malı planladığımdan daha geç göndermesi” durumu veya “belirli bir döenemde yapılması gereken bir kaç aktivite için X departmanının yeterince insan kaynağı ayıramaması durumu” örnek olarak verilebilir.
Benzer riskleri tanımlayıp, kategorize ettikten sonra her kategori içindeki risklerin Tehdit Indeksini hesaplamak, mümkündür.
· Etki Gücü: Yukarıda tanımladığınız risk durumu gerçekleşirse ilgili aktivitenizini özellikle süre veya parasal açıdan ne kadar etkiler? Bu sorunun cevabı sayısal olmalıdır. Örneğin: “3 gün, 2 hafta, 1ay, 300 TL, 200€ gibi”
· Olasılık: Geçmişteki deneyimlerinizi veya varsa yazılı kayıtları inceleyerek, tanımladığınız riskin çıkma olasılığını % cinsinden tahmin etmeniz gerekmektedir. Örneğin “A tedarikçi firması geçtiğimiz 10 mal gönderiminin 2 tanesini geciktirmişti; bu durumda bir sonraki mal talebimizde malın gecikme olasılığı %20’dir” diyebiliriz.
Bundan sonrası oldukça basittir. Kategorize ettiğiniz her risk için Etki Gücü ve Olasılık değerlerini çarparak, risklerin ayrı ayrı Tehdit Indekslerini bulabilirsiniz. En yüksek değeri alan projenizi en çok tehdit edecek olan risktir. Büyükten küçüğe göre sıralayarak, hangi riske öncelikle tedbir almanız gerektiği ortaya çıkacaktır.
Son söz; Risk Değerlendirme Toplantıları, proje devam ettiği sürece en fazla 15 günde bir yapılıp, eski riskler çıkarılmalı, yenileri eklenmeli ve Tehdit Indeksleri tekrar değerlendirilmelidir.
Kriz döneminde, kurum içindeki süreçlerin yeniden tanımlanması, belirsiz yetki ve sorumlulukların netleştirilmesi, bilgi – ürün akışının yeniden gözden geçirilmesi gibi iyileştirici projeler hayata geçirilmelidir.
Krizler özellikle donanım altyapısının iyileştirilmesi için yeni fırsatlar sunar. Otomobil ve araçların yenilenmesi, eski teknolojili donanımın yenilenmesi krizden faydalanmanın bir diğer yoludur. Bu çerçevede Donanım Altyapısı Geliştirme Projesi başlatılabilir.
İşlerin yoğun olduğu dönemde bir türlü hayata geçirmeye fırsat bulamadığınız Bilgi İşlem Projeleri hayata geçirilebilir. Yazılım paket fiyatlarında önemli avantajlar sağlayabilirsiniz. İşlerin azlığından dolayı bu yeni yazılımlara geçiş kolay olacaktır. Yoğun iş dönemlerinde kullanıcılardan hem mevcut işlerini yapmaları, hem de yeni yazılımı öğrenmeleri beklenir. Bu yüzden pek çok proje başarısız olur. Krizi fırsata çevirmek için Bilgi İşlem Projeleri önemlidir.
Mevcut insan kaynağı farklı alanlarda eğitilerek, yetenek ve bilgi birikiminin artırılması sağlanabilir. Böylece personel kalitesinin artırılması mümkün olacaktır.
Görüldüğü gibi kriz döneminde şirketlerimizin yapabileceği pek çok proje vardır. İnsana yapılan yatırım çalışanlar için de motivasyon ve şirkete bağlılık yaratacaktır. Uzun vadede hem çalışanlar, hem de kurumlar krizden fayda sağlamış olur.
Risk yönetimi projenin başından sonuna kadar rutin aralıklarla yapılması gereken bir süreçler içerir.
Risk yönetimi, risk tanımlama, nitel ve nicel risk analizi, risklere yanıt planı oluşturmak, planları hayata geçirmek ve izlemek gibi süreçleri içerir.
Gökrem Tekir Blog Sayfası 