Author: Gökrem TEKİR, PMP

Gökrem Tekir graduated from Anadolu University in 1997 as an Industrial Engineer. He worked as a project engineer in different companies in the production and service sector. He earned the PMP Certificate in 2004. After receiving the PMP Certificate, he continued his career as a Project Management Trainer and Consultant. Among the trainings he gave, there are topics such as Fundamentals of Project Management, Agile Project Management, Scrum Approach, Project Planning and Follow-up with Microsoft Project, PMP Exam Preparation. The consultancy services offered by Gökrem Tekir are the Establishment and Integration of Project Management Offices, Microsoft Project Server and Sharepoint Integration, Development of Enterprise-Specific Project Management Methods, Planning and Reporting of Projects Between Buyer and Sellers, Creation and Follow-up of Project Plans of Institutions, Projects of Employees. It is listed as Adapting to Management Methods. Gökrem Tekir is the author of the first Turkish-language Project Management book in 2006. In 2017, a much more comprehensive work titled "Our Life is the Project - Project Manager's Handbook" was also published.​ Gökrem Tekir continues to share information on social networks such as Youtube, Linkedin, Twitter and Instagram in order to spread his knowledge on project management.​ Gökrem Tekir continues his training and consultancy services within the body of Istanbul Kurumsal Gelisim Ltd. company.

Tutkulu PY’den Mektup – 2

Sevgili Proje Koçu,

Bundan 3 ay önce üst yönetim tarafından şirketim için önemli bir projeye, proje yöneticisi olarak atandım. Gerekli hazırlıkları yaptıktan sonra atandığım projenin 1 sene süreceği ve 10 kişi ile çalışmam gerektiğini hesapladım ve üst yönetime bu konuda bilgi verdim.

Üst yönetimimden tam destek aldım. 10 kişilik bir ekip oluşturuldu ve projemiz için 1 sene süre kabul edildi. Ekip üyeleri başta çok heyecanlı ve istekliydi. Yönetimin de tam desteğini almış görünüyorduk.

Bir ay sonra ekip üyelerimden bir tanesini yeni başlayan bir başka projeye atandığını söyleyen bir e-mail aldım. Artık 9 kişi kalmıştık. Çok fazla problem etmedim, eksilen 1 kişinin işlerini üstlenebilirdik.

Aradan bir ay daha geçti, geçmedi bir takım arkadaşım işten ayrıldı. İkinci ayın sonunda 8 kişi kalmıştık.

Aradan bir ay daha geçti ki takım üyelerimizden bir tanesinden 3 aydır hiç verim alamadığımı farkettim. Bu da 7 kişi kaldığımız anlamına geliyordu. Şimdi ben, proje yöneticisi olarak koordinasyon görevinden çok, proje işlerini yapmakla uğraşıyorum.

Size sorum şu; planları değiştirmeli miyim? Yani 1 senelik süre hedefini 10 kişinin sürekli çalışacağını varsayarak, belirlemiştim. Şimdi 7 kişiyiz ve yavaş yavaş zaman programının gerisine düşme riskimiz ortaya çıkmaya başladı. Bu durumda olan birisine ne önerirsiniz?

Rumuz: Tutkulu PY

————————————-

 Sevgili Tutkulu PY,

Proje planını sadece Zaman Diyagramı olarak düşünme. Bu pek çok kişinin yaptığı bir hatadır. Proje planı, zaman, maliyet, kapsam, insan kaynakları, iletişim vb. ile bir bütün olarak düşünülmelidir.

Yani, bu faktörlerden bir tanesi değişse, bir diğer faktörün değişeceği açıktır. Özellikle İnsan Kaynakları sayısı, doğal olarak, zamanı, maliyeti ve hatta kaliteyi etkileyebilir. Bu gözle değerlendir, lütfen. Eksilen 3 kişiden boşalan aktivitelerin neler olduğunu ortaya çıkar. Kalan 7 kişi ile bu aktivitelerin kimler tarafından yapılacağını belirle ve sürelerini yeniden tahminle. Eğer kaynak darboğaz sorunu ile karşılaşırsan, kaynak dengeleme işlemini yapmayı unutma. Kritik yola da dikkat et, diyeceğim ama boşver kafanı çok karıştırma…

İşte, bu işlemlerin sonunda proje süresini yeniden ortaya çıkar ve son halini üst yönetime götür ve uzama söz konusu ise sebeplerini açık ve net olarak, ortaya koy. Onay aldıktan sonra yeni planı proje ekip üyeleriyle paylaş ve yoluna devam et.

Yolun açık olsun.

Proje Koçu

Kapsam ile Kalitenin İlişkisi

Bir projenin kapsamının daralması, kalitesinin düşmesi anlamına gelir mi? Bu soruyu duyan pek çok kişi bir tereddüt yaşıyor. Bu soruya evet veya hayır demek kolay değil. Ben konuya “algı meselesi” olarak bakıyorum.

PMBOK’ta çok beğendiğim bir örnek vardır. Bir yazılım satın aldığınızı düşünün; Satan kuruluş, bu yazılımın çok fazla fonksiyonu olduğunu söylemiş olsun. Yani bir yazılım alarak, şirketinizdeki pek çok meseleyi tek bir merkezden halledeceksiniz. Bir taşla bir sürü kuş vuracaksınız. Firmaya inandınız ve yazılım satın aldınız, diyelim. Yazılıma baktığınızda gerçekten bir çok fonksiyonu var fakat çalıştırdığınızda yanlış sonuçlar veriyor, hatalı işlemler yapıyor veya çok geç yapıyor, kimi zaman hiç yapmıyor.

Böyle bir ürünü mü tercih edersiniz, yoksa daha dar fonksiyonlu ama en azından istediğiniz gibi hatasız çalışan bir ürünü mü?

Bence kapsam ile kalite arasındaki farkı en iyi anlatan örnek budur.

Çıkan sonuç: kapsamı geniş tutup, zamanında yetiştirmek adına kalitesiz, bir şey yapmaktansa, daha dar kapsamlı fakat kalite kriterlerinden ödün verilmemiş bir proje çok daha başarılı görülecektir.

Bazen Proje Yöneticisi zamanı baskısı yüzünden kaliteden feragat etmeyi tercih ediyor. Halbuki, müşteri ile açıkça konuşmalı, beklentilerin bir bölümünü bir sonraki faza aktarmanın daha doğru olacağına, kalitenin vazgeçilmez bir başarı göstergesi olduğuna ikna etmelidir.

Burada iletişim çok büyük önem taşıyor çünkü eğer Proje Yöneticisi, müşteriye haber vermeden kapsamı daraltırsa, müşteri gözündeki algı, ürünün kalitesinden feragat edildiği yönünde olacaktır. Müşteri gözündeki kapsam ve kalite algısını oluşturmak ve yönlendirmek, Proje Yöneticisinin görevleri arasındadır.

Enerji Sektöründe Proje Yönetimi

İstanbul Kurumsal Gelişim olarak Türkiye’de bir ilke daha imza attık ve “Enerji Sektöründe Proje Yönetimi” konulu ilk açık kursumuzu gerçekleştrdik. Enerji sektöründen farklı firmaların katılımcıları ile temelde aşağıdaki konular incelendi.

Genel Bakış

  • Yenilenebilir Enerji
  • Yenilenebilir Enerji Türleri
  • Dünya ve Türkiye Enerji Piyasası
  • Büyüme ve Enerji İhtiyacı
  • Türkiye’de Yenilenebilir Enerji Potansiyeli
  • Dünya’da ve Türkiye’de Yenilenebilir Enerji Politikaları

Rüzgar Enerjisi

  • Rüzgar Enerjisi Sektörü
  • Rüzgar ve Özellikleri
  • Rüzgar Ölçümü
  • Rüzgar Türbini ve Komponentleri
  • Şebeke Bağlantısız ve Şebeke Bağlantılı Rüzgar Enerjisi Sistemleri
  • Rüzgar Enerjisi Sistemi Komponentleri
  • Rüzgar Elektrik Santrali
  • Rüzgar Elektrik Santrali Proje Planlama ve Yönetimi
  • Rüzgar Elektrik Santrali İşletme ve Bakım
  • Denizüstü (Offshore) Rüzgar Elektrik Santrali
  • Rüzgar Enerjisi Sistemlerinin Ekonomisi ve Finansmanı
  • Rüzgar Enerjisi Hukuki Süreçler
  • Rüzgar Enerjisi ve Çevre
  • Binaya Entegre Rüzgar Enerjisi (BERE) Sistemleri

Güneş Enerjisi

  • Güneş Enerjisi Sektörü
  • Güneş Pili (PV)
  • Şebeke Bağlantısız ve Şebeke Bağlantılı Güneş Pili Sistemleri ve Komponentleri
  • Güneş Pili Elektrik Santrali Proje Planlama ve Yönetimi
  • Güneş Pili Elektrik Santrali İşletme ve Bakım
  • Diğer Güneş Enerjisi Teknolojileri; Konsantre Güneş Enerjisi (CSP) Sistemleri
  • Güneş Enerjisi Sistemleri Ekonomisi ve Finansmanı
  • Güneş Enerjisi Hukuki Süreçler
  • Binaya Entegre Güneş Enerjisi (BEGE) Sistemleri

Geleceğe Bakış

  • Enerji Verimliliği
  • Yeşil Sertifikalar
  • Karbon Kredileri
  • Gelecekte Yenilenebilir Enerji
  • Yeni Teknolojiler

Projenin Ortasında Proje Yöneticisi Olmak

Bir projenin ortasında proje yöneticisinin değiştiğini varsayalım ve yeni proje yöneticisi olarak da siz atandınız. Projeye atanmanızın farklı sebepleri olabilir. Örneğin:

  • Önceki proje yöneticisi, ekibi ve projeyi etkin yönetememiş, olabilir
  • Önceki proje yöneticisi, müşterinin güvenini kaybetmiş, olabilir.
  • Önceki proje yöneticisinin projeyi yönlendirecek yeterli tecrübesinin olmadığı görülmüş, olabilir

Sorun ne olursa olsun, projeyi devralmak ve ileri götrmek için bazı adımlardan geçmek gerekiyor. Bir projeyi yarısından itibaren devraldığınızda şu adımları uygulamaya gayret gösterin.

  1. Proje planı: Önceki proje yöneticisinden veya takım üyelerinden proje planını isteyin. Projenin amaç ve kapsamı hakkında detaylı bilgi almaya çalışın.
  2. Yapılan işler: Bu zamana kadar yapılan işleri ve ulaşılan kilometretaşlarının neler olduğunu öğrenin.
  3. Proje takımı ile iletişim: Proje takımı başarısız bir proje süreci yaşadıysa kaybolan motivasyonu tekrar yükseltmeniz gerekecektir. Bu yüzden kendinizi en kısa zamanda ekibe tanıtın ve çalışma yönteminizi aktarın.
  4. Proje ofisinden detaylı bilgi alın: Etkin çalışan bir proje ofisi var ise bu ofisten projenin durumu, müşterinin beklentileri konusunda en güncel durumu öğrenmeye çalışın.
  5. Planlar güncel değil veya eksikse: Bir tarih belirleyip, bu tarihten sonrası için yepyeni bir plan hazırlayın ve bunu ekip üyeleriyle paylaşın. Bu motivasyonu yükseltecek ve sorumlukları netleştirecektir. Asla geçmişte yaşananları, planlamaya da çalışmayın.
  6. Müşteriyle tanışın: Yeni proje yöneticisi olarak, müşteriyle tanışıp, ihtiyaçlarını tekrar değerlendirin. Beklentileri netleştirip, önceki proje yöneticisi ile uzlaşılamayan konular varsa bunları ortaya çıkarın.
  7. Toplantıları bir düzene oturtun: Kendi üst yönetiminizle, müşteri ile ve ekibinizle yapacağınız toplantıları bir düzene oturtun. İletişime önem verin ve bunu tüm paydaşlara hissettirin. Bu pek çok problemi ortaan kaldıracaktır.

Kalite Planlama – PMBOK

Projenin veya ürünün ihtiyaç duyduğu kalite kritelerinin belirlenmsi ve dokümante edilmesi Kalite Planlama olrak bilinir. Proje Yöneticisi, projesinin kaliteli yönetilmesi için ve müşterinin ihtiyacı olan ürünün istenen kaliteye ulaşabilmesi için kalite planlamasına çok önem vermelidir.

PMI da, bu yüzden Kalite Yönetimine ayrı bir önem verir; “Kalite Yönetiminden kim sorumludur” şeklinde bir PMP’lik sorusunun cevabı “Herkes” olarak işaretlenmelidir.

 Neye İhtiyacımız Var?

Gereksinim Listesi, Kapsam Tanımı, İş Kırılım Yapısı, projenin kapsamını anlatacağı için Kalite Planlama için gereklidir.

Ayrıca, proje paydaşlarını da bilmemiz gerekir ki beklentilere göre kalite planları değişikliğe uğrayabilir.

Kalite için ayırabileceğiniz bütçeyi ve yanısıra kalite kriterlerinin hangi aktivitelerde uygulanacağını bilmek için zaman planı da girdilerimiz arasındadır.

 Nasıl Yapılır?

Bu konuda bir çok teknik sıralanmıştır.

Fayda/Maliyet Analizi: Kalitede sınır yoktur. Sınır kalite için harcayabileceğiniz bedeldir. Bu yüzden maliyet ile fayda arasındaki ilişkiye bakarak, kalite seviyesi belirlenir.

Bazı istatistiksel yöntemler. Örneğin; kontrol grafikleri, istatistiksel örnekleme gibi.

Bunun haricinde, kıyaslama, deney tasarımı, akış diyagramı oluşturma gibi teknikler de kalite planlama da kullanılır.

 Ortaya Ne Çıkar?

Bu sürecin çıktısı çok önemlidir. Proje Yönetim Takımı, kalite planı hazırlayarak, proje içindeki işlerin, teslimatların olmasını istedikleri özellikleri ortaya çıkarmış olacaktır.

Daha açıkçası, işlerin yapılış şekilleri veya ara hedeflerde ortaya çıkacak sonuçların nitelikleri. Örneğin bir araştırma ve veri toplama aşamasının nasıl yapılacak ve çıktısı ne olacak bilgisi aşağıdaki gibi planlanabilir.

  • En az 1.000 kişi ile mülakat yapılacak.
  • Mülakatları psikolog uzmanlar gerçekleştirecek.
  • Araştırmada şu sorulara yer verilecek.
  • Araştırma sonuçları şu formatta, şu yetkiliye raporlanacak.

MS Project Kullanımında Yapılan Hatalar

  • Satın alma aktiviteleri.
    • Eğer bir ürünün satın alınması 90 gün sürecekse, satın alma aktivitesi yazıp, 90 gün süre vermek ve hatta bir de satın almadan sorumlu kişiyi atamak önemli bir yanlıştır. Çünkü MS Project o satın almadan sorumlu kişiyi 90 gün boyunca 8 saat çalışacak şekilde anlar. Sanki satın alma sorumlusu satın almıyor da tedarikçinin işini yapıyor gibi bir sonuç çıkar.
  • Rutin işler
    • Proje Yöneticisi, projesini yönetmek adına harcadığı eforu göstermek için projenin başından sonuna kadar bir aktivite çizer. Bu aktiviteye de kendisini tam zamanlı atar. Böylece MS Project’in hesaplamaya çalıştığı Kritik Yol ortadan kalkar.
  • Süreç Haritası Oluşturma Gayretleri
    • Bazı kullanıcılardan gelen talep, MS Project’i, MS Visio gibi kullanma gayreti olduğunu gösteriyor. Neden aktivitelerin bağlantıları geriye doğru yapılamıyor? gibi sorularla karşılaşıyorum. Bunun cevabı aslında basit: Visio, mantıksal diyagramlar kurar ve süreç haritalarını çizersiniz, MS Project’te ise Network diyagramı oluşturursunuz ve işin içine zaman girdiği için oklar geri dönemez.
  • Özet Görevleri Bağlama
    • Hemen hemen tüm MS Project kullancılarında istisnasız gördüğüm hata Summary Task bağlantıları. ÖZET GÖREVLERE ÖNCÜL – ARDIL TANIMLAMAYIN.
  • Eksik Öncül – Ardıl
    • PMI’ın son PMBOK’ta da en sonunda yer verdiği her aktivitenin en az 1 öncülü 1 ardılı olsun ifadesi MS Project kullananlar için çoğu zaman dikkat edilmiyor.
  • Aktiviteye kaynak atamada sağ taraftaki Resouce Name kolonu sorumlu tanımlamak için değil, işi yapacak kişiyi tanımlamak için kullanılır.
  • Resource Sheet’de Max Units. kolonununun kullanımı. “Bu kaynak bu projede %50 zaman ayıracak” diye düşünüp, Max Units değerini %50 yazmak da bir başka hata… O kaynak için %100 yazın, aktivitelere atarken %50 veya daha az performans ile atayın.
  • Makinaları Material tipinde tanımlamak ve atamak, diğer bir hata
  • Aktivitelerin Task Type ifadelerini Fixed Duration yapmak, aktiviteyi erken bitirme ihtimalinizi ortadan kaldırır.
  • Aktivitelerin başlangıç veya bitiş tarihlerini elle girivermek. (Madem aktivitelerin tahilerini siz biliyorsunuz, o zaman MS Projcet’e ne gerek var? Önünüze bir takvim alın, üzerini işaretleyin)
  • MS Porject’i olmayanlar için planı Excel olarak kaydetmek ve başkalarına bu şekilde göndermek. Tabi gönderdiğiniz kişi hiç bir şey anlamaz çünkü İş Kırılım Yapısı kaybolmuştur.

Diğer hataları da eğitimlerimizde konuşalım.

MS Project’i bir de bizden dinleyin.

Neden PMP Sertifikası Almalıyım? -2

Çok basit ve kısa süren bir araştırma. Siz de kolayca yapabilirsiniz.

 Az önce www.kariyer.net sitesine girdim. Saddece İstabul için önce “Proje Yöneticisi” kelimesini kullanarak, verilen iş ilanlarını döktüm. 2010 yılı itibariyle 100 adet içnde “Proje Yöneticisi” kelimesi içeren ilan buldum.

Daha sonra “PMP” ifadesi içeren iş ilanlarını araştırdım. 26 adet buldum. Tek tek inceledim iki ilanda “PMP” ifadesini farklı anlamda kullanmış. Yani 24 ilan PMP sertifikasına sahip Proje Yöneticisi arayışında.

 Bu da ilanların %24’ü eder. Bu sayının PMBOK’ın ve PMP sınavının Türkçeleşmesiyle daha da artacağını sanıyorum.

Tutkulu PY’den Mektup

Sevgili Proje Koçu,

Benim proje sponsorum tam bir problem. Hiç bir durum raporunu, değişiklik taleplerini okumuyor ve yeterince ilgilenmiyor. Yürütme komitesi toplantılarında problemleri açık açık söylememe izin vermiyor ve işin kötü yanı problemlerimi düzeltmek için kendisi de çok fazla zaman ayırmıyor.

Sponsorumla projeyle ilgili bir toplantı istesem, bana çok kısa zaman ayırıyor. Ayırdığı zamanda da araya telefonlar giriyor, cep telefonuyla oynuyor. Buna karşılık işlerin kötü gitmesiyle birlikte müşteriden gelen br şikayet olması durumunda hemen beni suçluyor ve projeyi iyi yönetemediğimden, beceriksizliğimden bahsedip, moralimi bozuyor.

Bana ne önerirsiniz? Sizce ayrılmalı mıyım?

Rumuz: Tutkulu PY

Sevgili Tutkulu PY,

Sakın ayrılma, her zaman bir umut vardır, bunu unutma.

Öncelikle, senin sponsorun, kendisinin proje başarısındaki etkisinden ve rolünden haberdar değil. Biz bunlara: “Proje Yöentiminden bir haber Sponsor” diyoruz.

Yukarıda da belirttiğim gibi bir sponsor projenin başarısında çok etkilidir. Eğer Proje Yöneticisi ile Proje Sponsoru, Proje Yöentimi adına ortak dili konuşmuyor ise, ortak bir metodoloji ile projeyi takip edemiyorlarsa senin yaşadığın problemler ortaya çıkar. Proje Sponsorunun, projedeki rolü aktivite bazlı değil, stratejik açıdan düşünülmelidir.

Proje sponsorunu teknik detaylarla boğma. O’nun istediği olabildiğince genel bilgiler olacaktır. Bununla birlikte eğer Proje Sponsorun ile senin projeye bakışın açısında farklılıklar görüyorsan, O’nu sen eğiteceksin. Proje yönetimi adına kullandığın en temel araçları kendisine tanıt ve bu kayıtlar üzerinden projenin takip edilemsini sağla.

  • Kapsam Bildirimi– Kendisine projenin hedefleri, ana aşamaları, teslimatları, kısıt ve varsayımları göster.
  • Proje Planı– Ana şalamaları zaman programı üzerinde göster. Detaylara girip de sponsorunu boğma.
  • Kilometretaşları – Kendisine projenin önemli noktalarını anlat. Hangi tarihlerde kendisine ihtiyaç duyacağınızı açıkla. Proje başarısı için kendisinin bu kilometretaşlarını takip etmesi gerektiğini söyle.
  • Güncelleme – Kendisinin ne sıklıkta proje ile ilgli güncelleme istediğini sor.
  • Değişiklik Yönetimi– Projede herhangi bir nedenle bir değişiklik, problem olacağını proje planı üzerinden örneklerlele anlat. Bir aktivitede oluşabilecek bir gecikmenin pek çok faktörü etkileyebileceğini söyle
  • Risk Yönetimi– Kendisinin düzeltmesi gereken risklerden bahset ve bunlar için destek iste. Proje Yöneticisi olarak kendi sorumluluğundaki riskleri kendin halletmeye çalış.

Yukarıdaki anlatımların 15-30 dakikayı geçmesin fakat mutlaka bu söylediklerini yazılı hale getir ve kendisiyle paylaş. Okumayabilir, ama sen bunları kayıt altına almak zorundasın.

İmza: Proje Koçu

Ve Karşınızda PMBOK 2008 Türkçe

Bugün Türk Telekom’dan Program ve Proje Yönetimi Direktörlüğü Başkanı Kamil Yılmaz Bey ile yaptığımız toplantı sonunda kendisi bana Türkçe PMBOK 2008’i hediye etti.

Türk Telekom, PMBOK 2008 Türkçe kitabı bütün il kütüphanelerine, tüm üniversitelere, kamu kuruluşlarına, sivil toplum örgütlerine ücretsiz olarak gönderiyor.

Türk Telekom PMBOK’ı, Türkçeleştirerek, ülkemizde proje yönetimi adına önemli bir adım atmış oldu.

Kıtabı satın almak isteyenlerin PMI Türkiye ile irtibata geçmeleri gerekmektedir.

Bu yıl sonu itibariyle sınavın da Türkçe olacağını Kamil Bey’den öğrenmiş bulunmaktayım. Bu bilgiyi de paylaşmaktan mutluluk duyarım.

Neden Proje Ofisine İhtiyacımız Var?

Üst Yönetim projelerin tamamının ne durumda olduğunu tek bir merkezden sorgulamak istiyorsa,

Sınırlı sayıdaki ortak kaynakların Proje Yöneticileri tarafından paylaşılması gerekiyorsa ve bu paylaşımda kurum içinde sorunlar yaşanıyorsa,

Projelerin kendi aralarında etkileşimi varsa ve bunun etkin yönetilmesi gerekiyorsa,

Proje öncelikleri karışıyor ve bu çatışmalara sebep oluyorsa,

Kurum içinde ortak bir Proje Yönetim kültürü yoksa,

Proje kayıtları ortak bir merkezde değil de herkesin şahsi bilgisayarında veya aklındaysa,

Takım üyeleri projelere harcadıkları eforlarının performanslarına yansımadığını düşünüyorsa,

Proje Yöneticileri ile Departman Yöneticileri arasında kaynak paylaşımında sorunlar yaşanıyorsa,

sizin de Proje Ofisine ihtiyacınız var.