Sevgili Proje Koçu,

Bir kaç aydır Proje Ofisini kurma sürecindeyiz. Üst yönetimin proje ofisinden beklentileri çok ve bu ofisi etkinleşitrme görevi de benim.

Çalışmalara ilk başladığımızda önemli işler gerçekleştirdik; Bir metot hazırlama çalışmasıyla başladık, rol ve sorumlulukları tanımladık, proje yöneticilerimize MS Project eğitimleri aldırdık ve hatta Project Server kurduk. Görüldüğü gibi herşey hazır fakat hiç birşey istediğimiz gibi yürümüyor.

Örneğin,

• Proje Yöneticileri’nin projeleriyle ilgili gelişmeleri Proje Ofisi ile paylaşmaları gerekirken yine eskisi gibi Genel Müdürümüzle görüşüyorlar.
• Proje ilerleme bilgilerinin Proje Ofisi’ne aktarılması gerekirken, Proje Ofisi’ne bilgi vermeden, Müşteri, şirketimizin Genel Müdürü ve Takım Üyeleri kendi aralarında eski yöntemlerle projeleri takip ediyorlar.
• MS Project’in yeterince verimli kullanılmıyor. Takım Üyeleri işlerine Project Server üzerinden hem bakmıyorlar, baksalar bile düzenli gerçekleşme verileri girmiyorlar.
• Metot içinde tanımladığımız formlar, dokümanlar yeterince etkin kullanılmıyor ve dokümantasyon da eksiklikler kalıyor. Bunların tamamlandığını inceleme görevi de bende… fakat Proje Yöneticileri’ne “bu formları, dokümanları doldurun” dediğim de insanlar, bana düşman gözüyle bakıyorlar.

İnanın, önceden yakın olduğum arkadaşlarım bile şimdi benden uzak duruyor, sanki onların projelerdeki başarısızlıklarını üst yönetime raporlayan kişiymişim gibi görülüyorum. Çok zor durumdayım, başka iş aramayı bile düşündüm. Sizce ne yapmalıyım?

Rumuz: Tutkulu PY

– – – – – – – –

Sevigili Tutkulu PY,

Proje Ofisini kurmak gerçekten zor bir süreçtir. Proje Ofisi’ni kurma görevinin bir kişinin üzerinde olması, işi daha da zorlaştırır. “Proje Ofisi’ni kurmak”, deyince pek çok kişi “evin bir odasına kütüphane kurmak” gibi bir şey anlar halbuki Proje Ofisi kurmak şirket içinde kültürel bir değişimdir. Bu yüzden, bu iş “hadi yarın Proje Ofisi kuruyoruz” demekle olmaz.

Şu anda yaşadıklarınız doğal bir süreç. Eğer Üst Yönetim bu konuda daha bilinçlenirse, Proje Ofisi’ne etkinleştirilmesi konusunda daha fazla destek olacaktır.

Proje Yöneticileri ise önce Proje Ofisi’nin faydalarını görmek isterler. Bu yüzden Proje Ofisi, proje yöneticilerinin işini kolaylaştırmalıdır. Planlama sürecinde, geçmişteki verilere ulaşmada, planları güncellemede, ortak kaynakların iş yüklerinin düzenlenmeside Proje Ofisi, Proje Yöneticilerine yardımcı olabilir.

Lütfen ümitsizliğie kapılmayın; her fırsatta Proje Ofisi’nin yardımcı, destek bir birim olduğunu dile getirin ve önce güven aşılayın; Zaman içinde (fakat çok kısa değil) Proje Ofisi’nin etkinliğinin arttığını göreceksiniz. Proje Ofisi kurma konusunda hem üst yönetim hem de siz sabırlı olmanız gerekir.

Proje Koçu