Project Server ile proje işlerinin proje yöneticisinden kaynaklara gönderilmesi, gerçekleşmelerin işlenmesi ve oluşan değişikliklerin yeniden takım üyelerine haber verilmesi döngüsü yaşanır. Bu döngüyü daha detayda göstermek gerekirse aşağıdaki adımlarla karşılaşırız.
1- Proje Yöneticisi, planı Project Server veritabanına yayınlar.
2- Project Server, takım üyelerini yeni gelen işlerle ilgili uyarır.
3- Takım elemanları proje faaliyetlerini günceller.
4- Proje Yöneticisi, takım elemanlarından gelen güncellemeleri gözden geçirir.
5- Proje Yöneticisi, gözden geçirdiği güncelleme verilerini onaylar veya reddeder.
6- Proje planı gelen gerçekleşme verilerine göre yeniden güncellenir.
7- Güncellenen plan takım elemanlarına tekrar gönderilir.