Reklamlar

Archive

Posts Tagged ‘Project Server’

Trello Nedir?

Reklamlar

Proje Yönetimi Podcast – 11- Microsoft Project

Bu bölümde Adem Çamurcu ile Microsoft Project, Project Server ve Microsoft’un yeni proje yönetimi araçları üzerine sohbet ettik.

İyi dinlemeler.

Youtube Kanalıma Üye olmak için – https://www.youtube.com/user/gokremtekir

MS Project Server 2010'u Tanıyalım

Proje Yönetimini Bilmeyen MS Project Anlatmasın Lütfen

Dün (adı bende kalsın) bir şirkete MS Project Server’ı eğitimi için gittim. Eğitim sabahı eğitimi organize eden arkadaşlarımızdan önce şirketle ilgili kısa bir bilgi aldım.  Daha sonra şirketlerindeki MS Project ile ilgili daha önce aldıkları eğitimlerden bahsettiler; Microsoft’un Sertifikalı eğitim firmalarından bir tanesi MS Project’i anlatmak üzere bir eğitmen göndermiş fakat eğitimden hiç memnun kalınmadığı için yarıda kesilmiş, bir başka eğitmenle tekrar denenmiş, ne yazık bu da memnuniyetsizlikten dolayı yarıda kesilmiş. Gelen eğitmen hem Proje Yönetimi hem de yazılımla ilgili yeterli bilgiye sahip değilmiş.

Yarıda kesilen eğitimlerden aldıkları bilgilerle bir proje planı yapmış, arkadaşlarımız fakat hiç eğitim almasalar da (bir iki saatlik karıştırmayla) zaten o planı yaparlardı.

Dün hem yaptıkları planları gözden geçirip, düzeltmeler yaptık, hem MS Project Server’ın etkinleştirilmesi için gerekli yöntemleri konuştuk hem de yazılımların teknik detaylarını inceledik.

Sözün özü, MS Project Lisansı satmakla iş bitmiyor, (buradan ilgililere sesleniyorum :)), Proje Yönetimi kurallarını bilmeyenler MS Project’i yanlış anlatıyor ve bir çok firmayı da Microsoft Project’ten soğutuyor. Bu yüzden, Türkiye’de bir çok büyük firma farklı yazılımları satın aldı ve kullanıyor. MS Project de yanlış politikalardan dolayı pazar payını kaybediyor.

Anlayana…

MS Project 2010 Eğitimlerimiz

İstanbul Kurumsal Gelişim olarak, Aralık ayından itibaren MS Project/Server 2010 eğitimlerimiz başlamıştır. Açık kurs veya kuruma özel olarak 3’er günlük eğitimler, proje yöneticilerine yöneliktir.

Bunun yanısıra, Project Server 2010 eğitimlerimizde Aralık 2010’dan itibaren kurumlara özel olarak gerçekleştirilecektir. Bu eğitim 3 alt başlıkta sunulmaktadır.

Project Server 2010 Kurulum eğitimi 2 gün – Katılımcı Profili: Bilgi İşlem

Project Server 2010 Sistem Yönetimi – 2 gün – Katılımcı Profili: Bilgi İşlem, Proje Ofisi

Project Server 2010 Kullanıcı Eğitimi – 0,5 gün – Katılımcı Profili: Proje Takım Üyeleri

Detaylı bilgi için: 0216 – 456 60 50 ile irtibata geçebilirsiniz.

Proje Yönetim Ofisi mi, Proje Destek Ofisi mi?

Son zamanlarda çok sık karşılaştığım bir durum üzerine yazmak istiyorum, bugün. Proje Ofisi’nden ne anlıyor ve ne bekliyoruz?

Öncelikle şunu belirltmem gerekir; Proje Ofisleri pek çok firmada yoğun bir şekilde konuşulmakta ve yavaş yavaş hayata geçirmek için adımlar atılmakta. Eğitim verdiğimiz ve Proje Ofisi’nin ne olduğunu anlattığımız kurumlar yavaş yavaş Proje Ofisi’ni kuruyor, yazılımla destekliyor, sorumlular atıyor, görevler yüklüyor ve doğal olarak PO’nun çalışma biçimiyle ilgili sorunlar yaşamaya da başlıyorlar.

Bu sorunların en başında Proje Ofisi’nin yapacağı işin ne olacağının tam olarak netleşmemesinden kaynaklandığını gözlemliyoruz.

PMI’ın tanımlarında yer alan Proje Yönetim Ofisi için kabaca “projelere yukarıdan bakan bir göz” tanımı vardır. Böylece kaynak yüklemesini projelerin önemine göre değiştirebilir, projelerin metoda uygun ilerleyip, ilerlemediğini denetleyebilir, projelerin ilerlemeleriyle ilgili düzgün veri toplanıp, toplanmadığını kontrol eder. Birden fazla projeden oluşan Programların koordineli yönetilmesini sağlar, vb.

Yukarıdaki ifadeler kitabi tanımlardı. Olması gereken… en azından PMI’ın dile getirdiği bu ifadelerle özetlenebilir…

Peki karşılaştığımız durum ne?

Evet, bir Proje Ofisi kurulsun fakat projelere yukarıdan bakmasın da, Proje Yöneticisi’nin hemen bir adım gerisinden baksın. Daha açık ifadeyle, Proje Yöneticisi’nin eli ayağı olsun; Proje planlarını Proje Yöneticisi’nden aldığı bilgiler çerçevesinde hazırlasın, bunları bir Web platformunda yayınlasın, sonra da proje devam ederken, ilerlemeleri takip etsin ve gelişmeleri anında proje planına yansıtsın. Evet, bu da Proje Ofisi için biçilen bir görev olabilir. Sonuçta, Proje Ofisi’nden ne yapmasını isteyeceğiniz, kurumunuzun kararıdır. Bu yapıya Proje Destek Ofisi demek sanırım daha doğru olur.

Temel sorun şurada;

Proje Ofisi kurulurken, Üst Yönetim’in aklında veya hayalindeki Proje Destek Ofisi kurulması yönünde ve bu Destek Ofisi’nin, Proje Yöneticilerine, planlamada, takipte sürekli destek olacağını umut ediyorken, bu Ofisi’e seçilenler de Proje Yönetim Ofisi gibi çalışaklarını düşünüyor. Her ne kadar Ofise, resmi olarak, Proje Yönetim Ofisi’nin rol ve sorumlukları yazılsa bile, Üst Yönetim, fiilen Proje Destek Ofisi’nin işlerinin yapılmasını istiyor. Bu durum da başta Ofisin iş yükünü, Ofisin çalışan eleman sayısını, Ofis elemanlarının gerekli olan teknik bilgi birikimine sahip olup, olmamalarını etkilediğinden önemli bir bocalama yaşanıyor.

Bu yüzden, şirketinizde eğer bir Proje Ofisi kurulacağına dair bir sinyal aldıysanız, Üst Yönetim ile bu durum açık ve net baştan konuşmak gerekir. Proje Ofisi dendiğinde, beklenen DESTEK OFİSİ mi, YÖNETİM Ofisi mi?

Öğrenilen Dersleri Nasıl Saklıyorsunuz? – Proje Yönetimi 2.0

Öğrenilen dersleri çıkarmak, genellikle bir projenin kapanış işlemi olarak bilinir fakat projenin belirli aşamaları tamamlandığında da yapılması gereken önemli bir işlemdir, aslında.

Projenin kapanışı esnasında bir kapanış sunumu hazırlanır. Sunumun sonlarına doğru bir sayfa da öğrenilen derslere yer verilir. Çok fazla etliye sütlüye bulaşmayan bir sayfa olur bu… “Şöyle şöyle yapsaydık, daha iyi olurdu” gibi ifadeler vardır. Sunumun tamamlanmasıyla o öğrenilen dersler de kapatılır ve bu sunumda arşiv de yerini alır. Eğer bir daha kimse bu sunumu açmazsa o oğrenilen derslerden de fayda beklenemez.

Halbuki, blog veya wiki sayfaları bu konuda inanılmaz büyük faydalar sağlayabilir. Kurum veya proje çalışanlarınıza özel (isterseniz ücretsiz) bir blog sayfası açarsınız, sadece yönetici ve takım üyelerine giriş ve takip izni verirsiniz ve her türlü gelişmeyi bu blog veya wiki sayfası üzerinden takip edersiniz.

Blog sayfalarını rahatlıkla bulabilirsiniz ama ben wiki için www.wetpaint.com u tavsiye ederim. Kullanmaya başlarsanız, bloglara göre farkı anlayacaksınız.

Projenizin adını içeren bir blog sayfası: http://projem.blogspot.com üzerinde takım üyeleri yaptıkları işleri paylaşsınlar, projedeki ilerleme kayıtlarını resim veya video ile desteklesinler. Girdikleri bilgilere anahtar kelimeler eklesinler ki bilgi ve kayıtları aramak kolaylaşsın. Yazılan her türlü bilgi, hem konusuna hem gönderene hem de zamana göre kategorize edilsin. Proje ilerleme bilgileri sadece proje yöneticilerinin değil herkesin kontrolüne ve takibine açık olsun. Yazımın başında da belirttiğim gibi özellikle Öğrenilen Dersler diye bir kategori altında takım üyelerinin edindikleri deneyimler, problemleri çözme yöntemleri, müşteri veya tedarikçi davranış ve tutumları ve daha pek çok konu kayıt altına alınıp, sonraki proje yöneticilerinin kullanımına sunulabilir.

Günümüzde sosyal ağların oluşmasına sebep olan etken WEB 2.0 olarak adlandırılıyor. Aynı yazılım platformları ile Proje Yönetimi yapmak ise Project Management 2.0 olarak biliniyor. Bu teknolojileri en kısa zamanda kullanarak, kurum içinde çok önemli değişiklikler yapabilirsiniz. Project Management 2.0’ı hemen kullanmaya başlamanızı tavsiye ederim.

Tedarikçilerinizi de Proje Yönetim Süreçlerine Dahil Edin

Plan yapmaya karşı en büyük isteksizlik sebebi, planların ne kadar detaylı yapılsa da sonradan sapacağı ve tutmayacağı endişesidir.

Doğru bir tespit belki fakat planlar tutmayacak diye de hiç plan yapmamak yanlış bir hareket. Zaten amacımız planladığımızla gerçekleşen arasındaki farkları bulup, gelecekde daha iyi planlar yapmak olmalı.

Bununla birlikte, planlamada pek çok proje yöneticisi, tedarikçisinden şikayet etmekte. Kendi tedarikçilerinin Proje Yönetimi kültüründen bir haber olduğundan bahsetmektedir. Yani, Proje Yöneticileri diyor ki “biz aslında Proje Yönetimini harfiyen yerine getirebiliriz ama  şu tedarikçiler işi bozuyor… !” Peki madem öyle, o zaman tedarikçilerimizi de bu işin içine katalım… O da kendi tedarikçisini zorlasın. Böylece dalga dalga herkes Proje Yönetimi’ni içselleştirsin.

Özellikle büyük firmalar; satın alma yaptıkları tedarikçilerinden sadece fiyat ve ürün kalitesi bilgisi istemekle yetinmesin. Tedarikçilerinizi Proje Yönetimi açısından da değerlendirin.

Örneğin: Tedarikçileriniz için şunu sorgulayın. Bu kriterlere uyan tedarikçileri tercih etmeye gayret gösterin veya tedarikçilerinizi bu çerçevede geliştirin.

  • Tedarikçimizin Proje Yönetimi metodları var mı?
  • Tedarikçi firmada Proje Yöneticileri, uluslararası bir sertfikaya sahip mi?
  • Tedarikçimizin bundan önceki projeleri ile ilgili referansları kimler? (Referanslarla bilfiil konuşun ve Proje Yönetimi açısından değerlendirme alın)
  • Tedarikçimiz proje planlarını hangi detayda paylaşacaklar?
  • Tedarikçimiz Proje Yönetimi yazılımı kullanıyor mu?
  • Tedarikçimizin kullandığı Proje Yönetimi yazılımı ile bizim sistemimiz entegre olur mu?
  • Tedarikçi firma, Projenin takibini şefaf olarak gerçekleştirmeye açık mı?

Proje Ofisi Hakkında Yapılan Araştırma Sonuçları

Bu yazımda Proje Ofisi kuran kurumlarla ilgili 14 farklı ülkede 249 katılımcı ile yapılan bir araştırma sonuçlarını paylaşmak istiyorum.

%72’si Proje Ofislerinin stratejik açıdan kurumlarına değer kattığını söylüyor.

%90’dan fazlası kurumun bütün projelerinin Proje Ofisi tarafından takip edilebilmesini sağlayacak şekilde yapılandığını belirtiyor. Bu çerçevede, yeni proje seçiminde, varolanların devam etmesi, durdurulması veya ertelenemesi konusunda üst yönetime destek niteliğinde karar vermede yardımcı da olmaktadır, diyenlerin sayısı da benzerlik gösteriyor.

Araştırmaya katılanların %40’ı Proje Ofisi’ni 3 yıldır kullanırken, %35’i 5 yıldan daha uzun süredir, Proje Ofisi’ne sahip.

Araştırmaya katılanların

  • %17’si herhangi özel bir Proje Yönetimi yazılımı yerine Excel kullanmakta,
  • %26’I Microsft Project/Server kullanarak, projelerini takip etmekte,
  • %12’si kendi oluşturdukları yazılımı kullanmakta,
  • %45’si de farklı yazılım veya sistemler kullanarak projelerini takip etmektedirler.

Keramet ne Kavukda, ne Yazılımda…

imgres-1Nasrettin Hoca’ya bir komşusu Farsça mektup getirmiş. “Hoca Efendi, senin okuman yazman vardır, şunu bir okuyuver”  demiş. Hoca, mektuba bir düzden bakmış, bir tersten fakat okumak ne mümkün. Utana, sıkıla mektubu “okuyamayacağım” deyip, komşusuna geri uzatmış. Komşusu da “eh Hoca Efendi, başındaki kavuğundan utan” deyince, Hocamız da kavuğu çıkarıp, adama uzatmış “keramet kavuktaysa al sen başına tak da oku bakalım” demiş.

1990’larda yoğunlaşan ERP yazılımları kurumlara çoğu zaman sihirli bir değnek olarak tanıtıldı. Daha süreçlerini bile çıkaramamış hatta yasal mevzuatların bile tam oturmadığı bazı sektörlerde yapılan ERP Projeleri verimsiz bir araç olarak rafa kaldırıldı.

Peki, bu yaşanan derslerden neler öğrenildi. Çevremdeki gelişmeleri Proje Yönetimi açısından gün gün takip ediyorum. Proje Yönetimi bilincinin oturmadığı pek çok şirket, rakip firmada kullanılmaya başlandı diye bazı PY Yazılımlarına çok yüksek bedellerle satın alıyorlar. Aynı ERP Programı satın alımındaki benzer davranışlar sergileniyor. Yine büyük beklentiler, umutlar söz konusu… Sanki o Proje Yönetimi yazılımı gelecek ve bundan sonra bütün projeler zamanında ve bütçesinde bitecek, herşey kontrol altına girecek.

Proje Yönetimi felsefesi gelişmemiş ve şirket kültürü bu disiplini kabul etmiyor ise dünyanın en iyi yazılımı bile çare olmayacaktır. Önce kültürel gelişim için çaba harcayın sonra yazılım için para harcayın. Yani keramet Hoca’nın kavuğunda olmadığı gibi yazılımda da değildir.

MS Project 2010 Geliyor

Önümüzdeki yılın ilk yarısında MS Project 2010’nun çıkarılacağı duyuruldu.

 

 

We’re announcing that Microsoft will begin releasing new versions of Office-related products this year. Exchange 2010 will be the first product in this lineup, entering beta for customers to download today. Exchange 2010 will become available in the second half of 2009. Office 2010 — including Office Web applications, SharePoint Server 2010, Visio 2010 and Project 2010 — will enter a technical preview in the third quarter of 2009 and will release to manufacturing in the first half of 2010.

 

Categories: MS Project Tags: ,

Proje Portföy Yazılımı Seçerken… – 1

Bir Proje Portföy Yönetimi yazılımı seçerken seçim sürecini bir proje olarak ele almalısınız. Bu süreçte iyi bir proje yönetimi uygulaması, ihtiyacınız olan yazılımı belirlemede büyük fayda sağlayacaktır.

Çok geniş fonksiyonlu bir yazılım satın alırsanız ihtiyaçlarınızın çok ötesinde bir ürünle karşılaşabilirsiniz. Bu yüzden öncelikle temel ihtiyaçlarınızı (olmaz ise olmazlarınızı düşünmeli ve belgelemelisiniz) Unutmayınız ki uygulayamayacak düzeyde ortaya koyduğunuz istekler, ek masraf yaratacak ve satın aldığınız ürünü verimsiz kullanmanıza sebep olacaktır..Ayrıca kurum içinde karmaşık bir bürokrasi de yaratacaktır. Bu çerçevede özellikle proje taraflarının belirlenmesi ve onların proje yönetimi ihtiyaçlarını, sorgulayarak veya gözlemleyerek, çıkarmak gerekir.

Proje Ofisi Tipleri

İki tip proje ofisi vardır. – size ait olanlar ve size ait olmayanlar.

Söylemek istediğim aslında şu; Bir şirkette etkin olarak çalışan Proje Ofisi yapısı bir başka şirkete birebir otrutulması mümkün değildir. Mutlaka bir takım değişiklikler yapmak gerekcektir.

 

Bu yüzden, Proje Ofislerini tarifleyen tek bir şablon yoktur. Kullanım biçimlerine göre Proje Ofisleri’nin aşağıdaki vasıflara sahip olduğu görülmektedir.

 

·     Arşivleyici PO

·     Destekleyici PO

·     Kontrol Edici PO

·     Yönlendirici PO

·     Yardımcı PO

·     Sanal PO

·     İdareci PO

·     Stratejist PO

·     Proje Bazlı PO

·     Özel Amaçlı PO

·     Yatırım Planlayan PO

·     Kaynak Takip Eden PO

·     Sözleşme Takip Eden PO

·     Lokal PO

·     Global PO

 

Yukarıdaki özelliklere sahip Proje Ofisleri arasında mutlaka benzer faaliyetleri yerine getirenler mevcut fakat yine de aralarında kullnaım alanlarına göre değişiklikler vardır..

 

Bu tanımlardan yola çıkarak iki önemli sonuca ulaşabilir miyiz?

1.  “Doğru” veya “Mükemmel” Proje Ofisi yoktur, sadece kuruma özel Proje Ofisi vardır. Bu yüzden, Proje Ofisi size özeldir, bir başka kurumun Proje Ofisiyle benzer faaliyetler gösterebilir fakat birebir aynısı olamaz.

2.  Proje Ofisleri kurum içindeki projeleri sayısına, büyüklüklerine, önem derecelerine göre yapılandırılır veya zamanla yapıları değiştirilir. Doğal olarak, şirketin büyümesiyle veya proje yönetimi açısından gelişmesiyle Proje Ofislerine yüklenecek sorumluluklar da artacaktır, böylece Proje Ofisleri zaman içinde yukarıda saydığımız özellikleri daha da kapsayacak hale gelecektir.

 

Proje Ofisi olanlara bir soru “Sizin Proje Ofisleriniz yukarıdaki özelliklerden hangilerine sahip?”

 

Proje Ofisi olmayanlara bir soru “Proje Ofisi kurmak isteseniz yukarıdakilerden hangi özellikleri Proje Ofisinizde görmek istersiniz?”

Project Server 2007 Ekranları

Project Server ile İletişimi Kolaylaştırmak

Project Server ile proje işlerinin proje yöneticisinden kaynaklara gönderilmesi, gerçekleşmelerin işlenmesi ve oluşan değişikliklerin yeniden takım üyelerine haber verilmesi döngüsü yaşanır. Bu döngüyü daha detayda göstermek gerekirse aşağıdaki adımlarla karşılaşırız.

1-     Proje Yöneticisi, planı Project Server veritabanına yayınlar.

2-     Project Server, takım üyelerini yeni gelen işlerle ilgili uyarır.

3-     Takım elemanları proje faaliyetlerini günceller.

4-     Proje Yöneticisi, takım elemanlarından gelen güncellemeleri gözden geçirir.

5-     Proje Yöneticisi, gözden geçirdiği güncelleme verilerini onaylar veya reddeder.

6-     Proje planı gelen gerçekleşme verilerine göre yeniden güncellenir.

7-  Güncellenen plan takım elemanlarına tekrar gönderilir.

Project Server’da Kurumsal Kaynak Merkezi

res-centerProject Server konusunda bilgilendirme yazı dizime devam ediyorum. bu konudaki bir önceki yazım Kurumsal Projeler hakkındaydı. Şimdi ise Kurumsal Kaynaklardan bahsetmek istiyorum.

Project Server kullanan bir firmanın en büyük beklentisi projelerde ortak olarak kullanılacak kaynakların hangi dönemlerde darboğaza girdiğini tespit etmektir.

Sınırlı sayıda kaynakla yapılmayı bekleyen pek çok projenin doğru bir planlamayla daha gerçekçi süre ve maliyet tahminleri ortaya çıkacaktır. Bu yüzden Project Server üzerinde Kurumsal Kaynaklar önce tanımlanır sonra da Proje Yöenticilerinin kullanımına sunulur.

Proje Yöneticileri kendi ihtiyaç duyacakları kaynakları MS Project Professional 2007‘de Resource Sheet görüntüsüne geçerek, Insert – New Resources From – Project Server seçeneğinden kurumsal kaynakların tamamını görür ve kendi ihtiyaç duyacağı kaynakları projesine almaya başlar.

Kurumsal Kaynakları atadıktan sonra eğer bazı kaynaklar aynı dönemde diğer projelerde de görevlere atanmış ise o kaynaklar üzerinde darboğaz olacağı kaynakların kırmızı gözükmesinden anlaşılacaktır.

Project Server üzerinde ise Kurumsal Kaynakların tamamının hangi dönemde kapasitelerini aştığını gösteren grafiksel raporlar alınabilmektedir.

Project Server – Proje Merkezi ve Kurumsal Projeler

Project Server programından Üst Yönetimin özellikle beklentisi, şirket içindeki projelerin bir arada görülebileceği bir ekran yapısına ulaşmaktır.

Proje Yöneticilerimiz, MS Project Prof.2007 üzerinden hazırladıkları proje planlarını yayınlamak için File menüsünden – Publish komutuna basmaları yeterlidir. Üst Yönetim, herhangi bir projeye müdahale etmeden, projelerin genel durumuyla ilgili bilgileri Project Server 2007 üzerinden görme imkanı bulacaklardır. 

Üst Yöneticimiz, kendi kişisel Windows hesabıyla Project Server ekranını açtığında sol kenardaki menülerden Project Center ifadesine tıkladığında PY’ler tarafından yayınlanan bütün projeler gözükecektir. Bu projeler farklı kategorilere göre sınıflandırılabilir. Örneğin; Ar-Ge, Satınalma, IT, Tedarikçi Geliştirme, Bakım, İyileştirme vb. Bunun yanı sıra üst yönetim projelerin genel bilgilerini (süre, başlangıç, bitiş) görebileceği gibi maliyet, adam*gün, planlanan ve gerçekleşen arasındaki sapma miktarları gibi deayları da incelemesi mümkündür.

MS PRoject Server

MS Project Planını Paylaşma Yöntemleri

Bir proje planı hazırlamak için Microsoft Project 2007’de uzun bir zaman harcadınız. Artık son haline geldiğini düşündüğünüz proje planınızı projeye dahil olan herkesle paylaşmak ve uygulama sürecine geçmek istiyorsunuz. Fakat proje planını paylaşacağınız kişilerin bazılarının bilgisayarında MS Project’in farklı versiyonları var, bazılarında MS Project dahi yok, bazılarında bilgisayar bile yok. İşte böyle durumlarda ne yapmak gerekir acaba?

Senaryo 1: MS Project Prof. 2007 versiyonuna sahip olanlar…

Bu en basit senaryo. Zaten hazırladığınız planda MS Project 2007 versiyonu olduğu için proje planınızı e-maile ekleyip, gönderdiğinizde, yolladığınız kişiler de dosyayı kolayca açacaktır.

Senaryo 2: MS Project Server. 2007 versiyonuna aktifse…

Eğer şirketinizde MS Project Server 2007 kurulmuş ise hazırladığınız projeyi Web ortamına aktararak, proje taraflarının plana intranet/internet ortamında ulaşmasını sağlayabilirsiniz. Project Server üzerinden tanımlanan yetkiler çerçevesinde farklı proje tarafları onlar için tanımladığınz ekranlara ulaşacaklar ve projeye müdehale edebileceklerdir.

Senaryo 3: MS Project Prof. 2003 versiyonuna sahip olanlar varsa…

Eğer projenizi MS Project 2007 versiyonunda hazırladıysanız ve projenizdeki bazı kişilerin bilgisayarında Project 2000/2003 versiyonun yüklü olduğunu biliyorsanız, herkesle projeyi paylaşmadan önce mutlaka dosyanızı Save As komutuyla 2000/2003 versiyonuna çevirin ve bütün katılımcılarınıza bu dosyayı e-maile ekleyerek gönderin. Bilgisayarında MS Project 2007 versiyonu olanlar 2000/2003 versiyonunu sorunsuzca açabileceklerdir.

Senaryo 4: Bilgisayarında MS Project’i yüklü olmayanlar varsa…

Projenizde çalışan bazı kişiler aslında hiç planlama yapmayacaklar ve projede çok sınırlı sayıda aktivite gerçekleştirecekler. Belirli periyotlarla proje planını inceleseler ve kendi işlerinin tarihlerini okumayı bilseler yeterli olacak ise bu kaynaklar için MS Project Prof. 2007’nin satınalmaya gerek yoktur. Peki ne yapılabilir?

· Project Web Access. Eğer Project Server 2007 kullanıyorsanız, proje takımında yer alanlar kendilerine açılacak bir hesap ile Project Web Access’e intranet/internet üzerinden ulaşıp, kendilerine atanan aktiviteleri görmeleri mümkün olacaktır. Böylece projelerle ilgisi Proje Yöneticisine göre daha az olanlar için ek bir lisanslama masrafı yaşanmayacağı gibi takım üyeleri de yazılımı öğrenmek için çok büyük bir çaba içine girmek zorunda kalmayacaktır.

· Deneme Versiyonu. Eğer MS Project’in belirli bir dönem için kullanılması söz konusuysa (yine lisanslama ücretinden kaçınmak için) Deneme Versiyonu bilgisayarakurulabilir. 60 günlük deneme sürümü projenin takibi için yeterli bir zamansa önerebileceğim seçeneklerden bir tanesidir. Deneme versiyonunda tüm fonksiyonlar etkin olarak çalışacaktır. İndirmek için.

· Excel’e Veri Aktarma. Bu seçenek pek çok kişinin aklına gelen ilk seçenek olsa da ne yazık ki bu fonksiyon oldukça kötü çalışıyor. Proje planı Excel olarak kaydedildiğinde projedeki WBS yapısı Excel’e aktarılamıyor, bu yüzden hangi aktivitelerin aşama, hangilerinin detay faaliyet olduğunu ayırmak mümkün olmuyor.

· Proje Planın Fotoğraf Çekmek. MS Project Prof. çok az bilinen bir özelliği de proje planının .gif formatında kaydedilebilmesidir. Oldukça basit bir özellik olan bu seçenek pek çok kişinin proje paylaşımında çok işine yaramaktadır. MS Project 2007 versiyonunda Report menüsü içinde “Copy Picture”  fonksiyonunu incelemenizi tavsiye ederim.

Senaryo 5 – Bilgisayarı dahi olmayanlar veya bilgisayardan nefret edenler için… 

Herkesin bilgisayarı olacak diye bir şey yokO ve ya projede görev alıp da bilgisayarla arası iyi olmayanlar da olabilir. Bu durumda proje bilgileri farklı biçimlerde kağıt ortamına aktarılmalıdır.

· Görüntü Baskı Alma. MS Project’teki, Gantt, Detail Gantt, Task Usage, Resource Usage vb. görüntülerinin hepsi doğrudan görüntünün açık olduğu sayfadan baskısı alınabilmektedir. Bu konuyla ilgili detay bilgiyi buradan bulabirisiniz.

· Raporlar. MS Project 2007’nin Report menüsü üzerinden iki farklı Rapor yöntemi uygulamak mümkündür. Visual Reports (Görsel Raporlar şiddetle tavsiye ettiğim bir bölümdür) proje bilgilerinizi Excel’e aktararak, grafiksel raporlar üretmenizi sağlar. Temel Raporlar ise MS Project’in kendi Görüntü, Tablo ve Filtre fonksiyonlarını kullanrak üretilen rapor tipleridir. Bu raportların da baskısı alınarak, proje taraflarına projenin planları, ilerlemesi düzenli olarak aktarılabilir.

Project Server’da Projeyi Kaydetmekle, Yayınlamak Arasındaki Fark

Project Server’da projenin kaydedilmesi (SAVE) ile projenin yayınlanması (PUBLISH) arasında fark vardır. Bir proje planı üzerinde çalışılırken yapılan değişikliklerin kaybolmaması için tekrar tekrar kaydedilir. Proje nihai hale gelmediği için proje yayınlanmadan önce gözden geçirmek veya değişen talepler çerçevesinde projeyi değiştirmek amacıyla kayıt fonksiyonu önemlidir. Bu yüzden, proje nihai plana ulaştığı anda önce temel plan (BASELINE) olarak kaydedilir ve daha sonra proje taraflarına görevlerini bildirmek amacıyla proje yayınlanır.

Project Server'ı Kendinize Özel Hale Getirin

Microsoft Project Server bir kurum için projeleri takip etmede ve kaynaklar arasında iletişimin daha etkinleştirilmesi için oldukça etkili bir araçtır. Buna karşılık Proect Server’ın şirketin ihtiyaçlarına göre kesinlikle kişiselleştirilmesi gerekmektedir. Doğrudan kurup, kullanılabilecek bir program değildir. Kaynakların yetkilendirilmesi, projelerin kategorisinin oluşturulması, raporlarma sisteminin kurulması (bu özellikle içinde hazır değildir), ekran görünümlerinin elden geçirilmesi (çok fazla seçenek mevcut, bu yüzden azaltmak gerekebilir) gibi 4-5 günlük farklı proje taraflarının katılacağı ve karar vereceği detaylı bir çalışmanın ardından pilot projelerin yönetilmesi düşünülebilir. Tabi ki bu arada proje yöneticilerine, takım üyelerine, üst yönetime vb. kullanım eğitimini de vermiş de olmak gerekir.

Sohbete başla
Merhaba, bana hızlıca ulaşın.