Zaman Riskinin Değerlendirilmesi

Düzenli yapılacak, risk değerlendirme toplantılarında Zamanı ne kadar etkin yönettiğinizi sorgulamak amacıyla aşağıdaki soruları puanlayarak, cevaplayınız.

Aktivite detayını gösteren bir proje planı mevcut mu? (1…5)
Tahminler aktivite detayında mı yapıldı? (1…5)
Kritik Yol Analizi yapıldı mı? (1…5)
Tamamlanan işler ile planlanan işler düzenli olarak karşılaştırılyor mu? (1…5)
Mevcut sapma miktarlarına dikkat ederek, geleceğe yönelik önlemler alınıyor mu? (1…5)

25 üzerinden kaç aldınız? (100’e oranlayıp lütfen Yorum bölümüne yazınız)

Aktivite Sıralama- 2 – PMBOK

Aktivite Sıralama – 1 yazımda bir proje içinde aktivitelerin sıralanmasının ne kadar önemli olduğunu belirtmiştik.

Bu yazımda ise aktivitelerin sıralanması için ihtiyacımız olanları, sıra oluşturma yöntemlerini ve neticede ortaya ne çıkacağını anlatmaya çalışacağım.

Neye İhtiyaç Duyarız?

PMBOK 2008 referans alarak Aktivite Sıralama konusunu incelediğimizde öncelikle tabi ki Aktivite Listesine ihtiyaç duyulur. Bu aktivitelerin Özelliklerine de dikkat etmek gerekmektedir çünkü işlerin doğası gereği hangi sırada yapılacağına da karar vermek daha kolay olur.

Ayrıca, projedeki kilometretaşları da bazı aşamaların ilk veya son aktivitesi olacağından dolayı sıralama çalışmasına başlamadan önce gerekli olan bilgiler arasındadır.

Aktivite Sıralama Nasıl Yapılır?

Projedeki tüm aktiviteler ve kilometretaşlarının hangi sırada yapılacağını belirlemek için aktiviteleri post-it’lere yazmak ve yapılış sırasına göre beyaz bir tahtaya yapıştırıp, aralarına da başlatma sırasına göre (FS, SS, FF) oklarla bağlantılar çizmek, işinizi bir hayli kolaylaştıracaktır.

Aktiviteler ve kilometretaşları arasına konulan okların üzerine artı(+)veya eksi (-)bir rakam yazarak da aktiviteler arasında Lag – Lead Time ifadelerini tanımlamış olursunuz.

PMBOK 2008, aktivite sıralamada, her aktivitenin en az 1 adet öncülü ve ardılı olması gerektiği konusunda uyarıda bulunmaktadır.

Ortaya Ne Çıkar?

Yukarıdaki işlemler tamamlandığı takdirde, Projenin Ağ Diyagramı (Network) ortaya çıkacaktır.

Proje Yönetiminde adı geçen Ağ Diyagramları, kesinlikle Süreç Yönetimindeki İş Akış’ları (Work-Flow) ile karıştırılmamalıdır. Ağ Diyagramları, projenin gerçekçi ve ulaşılabilir süresini bulabilmek amacıyla kullanılacağından, İş Akışlarından farklı bir gösterime sahip olurlar.

İş Akışları, süreçlerin akışındaki mantığı anlatmayı hedefler, Ağ Diyagramları ise aktivitelerin birbirlerini zaman ekseninde hangi sırada takip edeceğini gösterir.

Aktivite Sıralama – 1 – PMBOK

PMBOK’taki süreçleri anlattığım yazı dizisine bugün de bir ekleme yapmak istiyorum. Bu konuyla ilgili bir önceki yazımda ele aldığım Aktivite Tanımlama işleminden hemen sonra yapılması gereken önemli planlama adımı da Aktivite Sıralama’dır.

Aktivite Sıralama bir projenin gerçekçi ve ulaşılabilir zaman çizelgesi oluşturulabilmesi için çok fazla önem verilmesi gereken bir çalışmadır. Bu yüzden projedeki aktivite sayısı kaç olursa olsun, her aktivitenin sıralama çalışmasında ayrı ayrı ele alınması gerekmektedir.

Aktivite Sıralamada bilinmesi gereken iki tane terim vardır: Öncül ve Ardıl. Bunun yanısıra öncül ve ardıl aktivitelere uygulanmak üzere bağlantı tipleri de şu şekilde karşımıza çıkar:

Tamamlanınca – Başlasın (Finish-to-Start)

Başlayınca – Başlasın (Start-to-Start)

Tamamlanınca – Tamamlansın (Finish-to-Finish)

Bilinmesi gereken diğer iki terim ise Öteleme ve Geri Çekme Zamanı olarak karşımıza çıkacaktır.

Öteleme Zamanı: Bir aktivitenin tamamlanmasından sonra belirli bir sürenin geçmesi gerekiyorsa plana eklenmelidir.

Geri Çekme Zamanı: Bir aktivite bitmeden belirli bir süre önce ardıl aktivite başlayabiliyorsa bu durum plana eklenmelidir.

Bir sonraki yazımda Aktivite Sıralama için Neler Gerekli, Nasıl Yapılır, Ortaya Ne Çıkar sorularına cevap arayacağız.

MS Project’te Aktiviteye Özel Takvim

MS Project ile bir proje hazırladınız. Tanımladığınız görevler ve atadığınız kaynaklar MS Project’in Standart takvimine bağlı olarak zaman programına yerleşti. Fakat aktivitelerden bir kaç tanesi aslında Standart takviminizin dışında yapılması gerekiyor. (Örneğin saat 18:00’dan sonra sabaha kadar)

Böyle bir durumda o aktivitenin Standart yerine Gece Vardiyası takvimine bağlanmasını isteyebilirsiniz.

Bu durumda ilgili aktiviteye iki kere tıklamanız ve açılan Task Information penceresinde Advanced sekmesine geçmeniz gerekmektedir. Calender seçeneğinden takvim değişikliği yaparsanız, o aktivite artık diğer takvimlerin zaman aralığına göre Gantt Diyagramı üzerinde gözükmeye başlayacaktır.