Tag: risk

10 İşaret

1– Müşteriniz veya tedarikçiniz telefonlarınıza çıkmıyorsa…

2– Müşteriniz veya tedarikçiniz yolladığınız mesajlarınıza geri dönmüyorsa…

3- Takım üyeleriniz projeye değil de, idari işlerine daha fazla zaman ayırıyorsa…

4 –  Maliyet ve Zaman Performans Indeksleri (CPI & SPI) negatif ise…

5- Üst Yönetimin, projeye olan desteğinin azaldığını hissediyorsanız…

6- Siz kendiniz, projeye olan inancınızı kaybettiyseniz…

7- Başta söz verilen kaynaklar, zamanında projeye verilmiyorsa…

8- Proje toplantılarına katılanlarda motivasyon düşüklüğü seziyorsanız…

9- Proje kapsamı üzerinde zaman geçmesine rağmen belirsizlikler çoksa…

10- Projedeki riskleri düşündükçe, başarının imkansız olduğunu görüyorsanız…

Bir Projenin Süresi Nasıl Kısaltılır?

Proje sponsoru, sizi Proje Yöneticisi olarak görevlendirdi ve projenin planını en kısa zamanda hazırlamanızı istedi. Proje sponsoru proje süresi ile ilgili de hiç bir kısıt belirtmedi.

Projenin zaman planını hazırladınız ve projenizin 100 gün süreceğini belirlediniz ve planı sponsora sundunuz.

Proje sponsoru, süreye baktı ve “100 gün fazla olmuş, 75 günde bitirin bu projeyi” diye bir talimat verdi.

Projeyi 100 günden, 75 güne indirmek için hangi stratejiyi kullanırsınz?

a)   “Tecrübeyle geliştirdiğim SABUNLAMA tekniklerini kullanır, planı ayarlarım.”

b)   “75 gün sorun değil. Ben aslında 50 günde bitirecektim, sponsora 100 demiştim.”

c)   “Planı yönetimin istediği şekle getiririm, proje ilerlemeye başlayınca zaten yine 100 güne uzar, hatta 150 bile olabilir.”

d)   “Maliyet veya Risk artışı seçeneklerini sponsorun onayına sunarım.”

Tabi ki sorunun cevabı: D

1 – Bir projenin süresini kısaltmak için Kritik Yol’daki aktiviteler üzerinde kaynak artırma yöntemine başvururuz. Kaynak Yükleme (CRASHING) olarak bilinen bu teknik, projede maliyet artırır. Bu tekniği kullanırken proje maliyetini en az artıracak faaliyetten kısaltmaya başlamak en doğru yaklaşımdır.

2- Eğer, maliyet artırmadan proje süresi kısaltılmak istenirse o zaman yine Kritik Yol’daki aktivitelerden ardışık olan iki faaliyeti Paralel Yürütme (FAST-TRACKING) suretiyle, proje süresi kısaltılabilir. Ardışık yapılması gereken iki aktiviteyi bile bile paralel yürütmek bir takım riskler almak anlamına gelir.

Proje Yöneticisi, doğru ve gerçekçi planı yapıp, daha sonra projeyi kısaltması gerekirse maliyet veya risk artıran seçenekleri açık ve net olarak sponsorun onayına sunmalıdır.

Risklerin Tanımlanması – PMBOK

Projeyi etkileyebilecek risklerin belirlenmesi, ve bunların belgelenmesi sürecidir.

Risklerin tanımlanmasına, proje yöneticisi, proje ekibi üyeleri, risk yönetim ekibi (atanmışsa), müşteriler, proje ekibi dışından konu uzmanları, son kullanıcılar, başka proje yöneticileri ve risk yönetimi uzmanları  katılabilir. Proje personelinin tamamı riskleri tanımlamaya teşvik edilmelidir.

Risklerin Tanımlanması tekrarlanan bir süreçtir çünkü proje yaşam döngüsü ilerledikçe yeni riskler fark edilebilir ya da ortaya çıkabilir.

Neye İhtiyacımız Var? (Girdiler)

Risk Yönetim Planı

Aktivite Maliyet Tahminleri

Aktivite Süre Tahminleri

Kapsam Temel Çizgisi

Paydaş Listesi

Nasıl Yapılır? (Araç ve Teknikler)

Eldeki plana bakarak, özellikle bir aktivitenin içinde o aktivitenin süresini uzatacak veya maliyetini artıracak herhangi bir risk olup, olmadığı sorgulanır.

Büyük projelerde ayda veya iki haftada bir kez, Risk Değerlendirme Toplantıları yapılır. Bu toplantılarda amaç riskleri belirlemek ve özellikle işi yapacaklar ile işi planlayanlar arasındaki varsayımları gözden geçirmektir.

PMI, bu bölümde pek çok teknik önermiştir fakat ben bu detayları yazıp da kafa karıştırmak istemiyorum. Yukarıda belirttiğim gibi düzenli olarak, gündemin tamamen riskler olduğu bir toplantı bile organize edilse proje paydaşları arasında hem projeye olan güven artar, hem daha şeffaf bir yönetim sağlanır hem de pek çok risk daha oluşmadan, ekip tarafından yok edilir.

Ortaya Ne Çıkar? (Çıktılar)

Risk Tanımlama sürecinin çıktısı Risk Kayıtlarıdır. Proje paydaşları tarafından dile getirilmiş tüm riskler kayda geçmiş ve herkes tarafından bilinir hale gelmiştir.

Sırada bu risklerin hangisinin daha tehditkar olduğunu bulmak, kalmıştır.

Projelerin İnsan Hayatına Etkisi

TANDIR TOPRAĞI 6 KİŞİYE MEZAR OLDU –http://www.bugun.com.tr/haber-detay/126345-tandir-topragi-6-kisiye-mezar-oldu-haberi.aspx

UYDURUK BENTLERİN MÜTEAHHİTLERİ BEŞ YILLA KURTULDU – http://www.radikal.com.tr/Radikal.aspx?aType=RadikalDetay&ArticleID=1022866&CategoryID=77

—————–O——————–

Evimin sokağından bundan 2 ay önce İSKİ Müteahhiti kanalizasyon hattı geçirdi. Çalışmaları tam bir felaketti. İş makinası operatörü, ne vatandaşın sınır duvarına, ne de belediyenin bahçe için ördüğü sınır duvarlara dikkat etmeksizin çalıştı. Bu arada dikkatsizliklerinden dolayı 4-5 ağaç kökünden söküldü. Adam sanki altındaki araçla doğadan öç almaya çalışır gibi iş yapıyordu.

İşlerini bitirdikten sonra kaba toprağı örtüp gittiler. Geçen yağmurlarda o kaba toprak çöktü ve yolun ortasında 2 metre çapında bir delik açıldı. Yine geldiler, bu sefer siyah bir toprak – mıcır karışımı atıp gittiler. 2 aydır ne asfalta gelen var ne de verdikleri zararı nasıl tazmin edeceklerini soran. Arasam ilgili kimseyi de bulamam büyük ihtimalle…

Halbuki İGDAŞ da benzer şekilde iş yaptırıyor ama o müteahhit çok daha düzenli ve daha dikkatli iş yaptıklarını gözlemliyorum.

Yukarıdaki haberleri internette biraz araştırınca onlarcası karşımıza çıkıyor. Cezalar caydırıcı değil, en azından bir oto kontrol yöntemi kurulmasını öneriyorum. İşini iyi yapmayan müteahhitler internet üzerinden, tartışma gruplarında paylaşılsın, duyurulsun. İşini iyi yapanlarla, yapmayanlar mutlaka ayrılsın ve bilinsin.

Ben artık hem işi yapan tarafta hem işi yaptıran tarafta Proje Yöneticisi, Proje Sponsoru, Proje Planı, İlerleme Raporu gibi şeyleri internet üzerinden görmeyi hayal ediyorum.

Bir PAYDAŞ olarak çok şey mi istiyorum?

Risk Yönetiminin Planlanması – PMBOK

PMBOK’ın içinde Risk Yönetimi bölümünün içinde 6 adet alt süreç bulunur. Bunlar sırasıyla;

11.1. Risk Yönetiminin Planlanması

11.2. Risklerin Tanımlanması

11.3. Niteliksel Risk Analizinin Yapılması

11.4. Niceliksel Risk Analizinin Yapılması

11.5. Risk Yanıtlarının Planlanması

11.6 Risklerin İzlenmesi ve Kontrolü

Bu yazımda birinci alt süreci açıklamak istiyorum;

Risk yönetiminin planlanması aslında özetle “bir risk yönetme metoduna karar vermektir” diyebiliriz.

Daha açıkça ifade etmek gerekirse, proje yönetim takımı, proje özelinde riskleri yönetmek için hangi adımlardan geçeceklerini bu süreç içinde karara bağlarlar.

  • Riskleri belirlemek için düzenli toplantı mı yapılacak?
  • Bu toplantılara kimler katılmalı?
  • Risklerin tehdit etme şiddetleri nasıl belirlenecek?
  • Riskler on üzerinden mi puanlanacak yoksa, düşük, orta, yüksek diye mi tanımlanacak? Bu kavramlardan ne anlmak gerekir?
  • Risklerin durumunu kim takip edecek? Gelişmeler, kime nasıl haber verilecek?
  • Risk yönetimi için istatistiki bilgi kullanılacak mı?

Yukarıda da ifade ettiğim gib; Proje özelinde Riskleri Yönetmek istiyoruz fakat nasıl yöneteceğimizin ekiple kararını verme süreci içindeyiz; işte bu işleme “Risk Yönetiminin Planlanması” adı verilir.

Risk Yönetimini ne kadar detaylı yapacağınız, projedeki risklerin şiddetleri ve olasılıklarıyla alakalıdır. Eğer tehdit edici faktörler yüksekse ve bu faktörlerin oluşması halinde büyük kayıplar olacaksa bu durumda Risk Yönetimi için hatırı sayılır zaman ve efor ayırmanız gerekir.

Müşteri için Doğru Şeyler Yapmak

  • Proje Kapsamını Müşteriye Doğru Anlatmak: Proje Yöneticisi, müşterisine müzakereler sonucu ulaştığı kapsamı açık ve net olarak, anlatmak zorundadır. Kapsamda belirsizlikler olsa dahi bu belirsizliklerin de neler olduğu konusunda iki tarafta hemfikir olmalıdır. Kapsamda değişiklikler oldukça veya kapsamdaki belirsizlikler ortadan kalktıkça müşteri gelişmelerden haberdar edilmeli ve kapsamı kontrol altında tutabilmek için Proje Yöneticisi azami gayreti göstermelidir.
  • Riskleri Dikkatli Takip Etmek: Proje Yöneticisi, kendisinin ve ekibinin geçmiş deneyimlerini proje planına yansıtabilmelidir. Geçmişte yaşanan olumsuzlukları yok etmek için Risk Yönetimi’ne önem vermelidir. Projesi için yapacağı düzenli Risk Değerlendirme Toplantıları ile risklere nitel veya nicel tehdit değerleri verip, önlem alınması gereken durumları sorgulamalıdır.
  • Etkili İletişime Önem Vermek: Müşteriniz, sizin onun işiyle ne kadar uğraştığınızı merak eder. Bir hayli zaman harcayıp, uğraşsanız bile eğer müşteriyi bu konuda bilgilendirmesseniz, onun işini arka plana attığınızı düşünecektir. Bu yüzden olumlu ve olumsuz gelişmeleri, uğraşlarınızı, yapabildiklerinizi ve yapamdıklarınızı eğer düzenli olarak bildirirseniz, başarı için toleranslarınız artar.
  • Proje İlerlemesini Raporlamak: Müşteri istediği bir anda kendi projesinin ne durumda olduğunu görmek ister. Bunun için de şeffaf bir Proje Yönetimi’nin olmasını ister. Projenin gelişmesini görmek için herhangi bir kimseye sormadan bir kaç tıkla ve çok kısa bir zaman içinde gelişme raporuna kolayca ulaşma talebi olur. Şeffaf bir Proje Yönetimi yapısını sağlamak için gerekli alt yapı çalışmalarına başlayın. Bu sayede müşteri size olan güveni de artacaktır.

Özet

Müşteri için doğru şeyleri yapmak, müşterinin her istediğini yapmak anlamına gelmez. Müşterinizi Proje Yönetimi’nin nimetlerinden faydalandırabilirseniz, başarı kendi kendine gelecektir.

Tutkulu PY’den Mektup

Sevgili Proje Koçu,

Benim proje sponsorum tam bir problem. Hiç bir durum raporunu, değişiklik taleplerini okumuyor ve yeterince ilgilenmiyor. Yürütme komitesi toplantılarında problemleri açık açık söylememe izin vermiyor ve işin kötü yanı problemlerimi düzeltmek için kendisi de çok fazla zaman ayırmıyor.

Sponsorumla projeyle ilgili bir toplantı istesem, bana çok kısa zaman ayırıyor. Ayırdığı zamanda da araya telefonlar giriyor, cep telefonuyla oynuyor. Buna karşılık işlerin kötü gitmesiyle birlikte müşteriden gelen br şikayet olması durumunda hemen beni suçluyor ve projeyi iyi yönetemediğimden, beceriksizliğimden bahsedip, moralimi bozuyor.

Bana ne önerirsiniz? Sizce ayrılmalı mıyım?

Rumuz: Tutkulu PY

Sevgili Tutkulu PY,

Sakın ayrılma, her zaman bir umut vardır, bunu unutma.

Öncelikle, senin sponsorun, kendisinin proje başarısındaki etkisinden ve rolünden haberdar değil. Biz bunlara: “Proje Yöentiminden bir haber Sponsor” diyoruz.

Yukarıda da belirttiğim gibi bir sponsor projenin başarısında çok etkilidir. Eğer Proje Yöneticisi ile Proje Sponsoru, Proje Yöentimi adına ortak dili konuşmuyor ise, ortak bir metodoloji ile projeyi takip edemiyorlarsa senin yaşadığın problemler ortaya çıkar. Proje Sponsorunun, projedeki rolü aktivite bazlı değil, stratejik açıdan düşünülmelidir.

Proje sponsorunu teknik detaylarla boğma. O’nun istediği olabildiğince genel bilgiler olacaktır. Bununla birlikte eğer Proje Sponsorun ile senin projeye bakışın açısında farklılıklar görüyorsan, O’nu sen eğiteceksin. Proje yönetimi adına kullandığın en temel araçları kendisine tanıt ve bu kayıtlar üzerinden projenin takip edilemsini sağla.

  • Kapsam Bildirimi– Kendisine projenin hedefleri, ana aşamaları, teslimatları, kısıt ve varsayımları göster.
  • Proje Planı– Ana şalamaları zaman programı üzerinde göster. Detaylara girip de sponsorunu boğma.
  • Kilometretaşları – Kendisine projenin önemli noktalarını anlat. Hangi tarihlerde kendisine ihtiyaç duyacağınızı açıkla. Proje başarısı için kendisinin bu kilometretaşlarını takip etmesi gerektiğini söyle.
  • Güncelleme – Kendisinin ne sıklıkta proje ile ilgli güncelleme istediğini sor.
  • Değişiklik Yönetimi– Projede herhangi bir nedenle bir değişiklik, problem olacağını proje planı üzerinden örneklerlele anlat. Bir aktivitede oluşabilecek bir gecikmenin pek çok faktörü etkileyebileceğini söyle
  • Risk Yönetimi– Kendisinin düzeltmesi gereken risklerden bahset ve bunlar için destek iste. Proje Yöneticisi olarak kendi sorumluluğundaki riskleri kendin halletmeye çalış.

Yukarıdaki anlatımların 15-30 dakikayı geçmesin fakat mutlaka bu söylediklerini yazılı hale getir ve kendisiyle paylaş. Okumayabilir, ama sen bunları kayıt altına almak zorundasın.

İmza: Proje Koçu

Teknik Risklerin Değerlendirilmesi

Herhangi bir projenizi ele alarak bu sorulara cevap veriniz. Her verdiğiniz “Hayır” cevabı teknik açıdan daha fazla problemle karşılaşacğınız anlamına gelecektir.

 

  • Proje paydaş analizi yapıldı mı?
  • Paydaş analizine göre proje İhtiyaçlarının Toplanması gerçekleştirildi mi?
  • Ürün kapsamı ile Proje kapsamı örütüşüyor mu?
  • Proje Yönetimi metodu belirlendi mi?
  • Proje paydaşları, Proje Yönetimi Metodunu biliyor mu?
  • Proje teslimatlarının gözden geçirilmesi ve değerlendirilmesinin nasıl yapılacağı belli mi?
  • Teslimatları değerlendirecek ve onaylayacak kişiler açıkça tanımlandı mı?
  • Projenin ardından ürüne destek verecek ekip tanımlandı mı?
  • Proje ile ilgili çıkan problemleri ve çözüm yöntemlerini kayıt altına alacak araçlar kullanılıyor mu?

Finansal Risklerinin Değerlendirilmesi

Düzenli yapılacak, Risk Değerlendirme Toplantılarında Finansal risklerinizi belirlemek amacıyla aşağıdaki soruları puanlayarak, cevaplayınız. 

Artık puanlamayı size bırakıyorum. Aşağıdakilerden istediğiniz başlıkları alınız. Kurumunuzdaki önemine göre kendiniz puanlar türetin ve projelerinizi bu punlama sistemine göre değerlendirin.

  • Projenin nakit akışı çıkarıldı mı?
  • Projeye fon sağlanması gereken dönemler çıkarıldı mı?
  • Fon kaynakları belirlendi mi?
  • Maliyet tahminleri, aktivite detayında yapıldı mı?
  • Projenin Fayda/Maliyet Analizi yapıldı mı?
  • Maliyet artış dönemleri ve tahmini artış miktarları proje bütçesine eklendi mi?
  • Bütçe aşımı durumunda Proje Organizasyonunda yetkinin kimde olduğu belirlendi mi?
  • Proje devam ederken gerçekleşen maliyetlerinin, planlarla karşılaştırılması için gerekli takip ve kontrol sistemi kurludu mu?

Kaynak Risklerinin Değerlendirilmesi

Düzenli yapılacak, risk değerlendirme toplantılarında Kaynakları ne kadar etkin yönettiğinizi sorgulamak amacıyla aşağıdaki soruları puanlayarak, cevaplayınız.

  • Proje için ihtiyaç duyulacak kilit kaynaklar belirlendi mi? (1…5)
  • Proje takımı üyelerinde olması gereken kabiliyet / beceri / yetkinlik belirlendi mi? (1…5)
  • Proje takım üyeleri kendilerine verilen rol ve sorumluluğu net olarak biliyor mu? (1…5)
  • Projenin gerektirdiği eğitim gereksinimi karşılandı mı? (1…5)
  • Projeyi tamamlamak için yeterli işgücü mevcut mu? (1…5)
  • Kritik Kaynakların izin / mazaret ihtimali / ayrılma durumlarına karşı önlemler düşünüldü mü ? (1…5)
  • Kaynakların iş yükü dağılımını gösterir kaynak histogramı mevcut mu? (1…5)

35 üzerinden kaç aldınız? (100’e oranlayıp lütfen Yorum bölümüne yazınız)

 

Zaman Riskinin Değerlendirilmesi

Düzenli yapılacak, risk değerlendirme toplantılarında Zamanı ne kadar etkin yönettiğinizi sorgulamak amacıyla aşağıdaki soruları puanlayarak, cevaplayınız.

  • Aktivite detayını gösteren bir proje planı mevcut mu? (1…5)
  • Tahminler aktivite detayında mı yapıldı? (1…5)
  • Kritik Yol Analizi yapıldı mı? (1…5)
  • Tamamlanan işler ile planlanan işler düzenli olarak karşılaştırılyor mu? (1…5)
  • Mevcut sapma miktarlarına dikkat ederek, geleceğe yönelik önlemler alınıyor mu?  (1…5)

 

25 üzerinden kaç aldınız? (100’e oranlayıp lütfen Yorum bölümüne yazınız)

“Dedikodu vatana ihanettir”

no_chatSovyetler Birliği’nde iş yerlerinde kullanılan yandaki resimde “Boş Konuşmayın. Dedikodu vatan ihanettir” şeklinde bir ifade yazıyormuş. Biraz ağır bir söylem bence ve sanırım bu afişi hazırlatanlar büyük ihtimalle dedikodunun hedefi olmuştu ki vatana ihaneti dedikodu yapmakla eşleştirmişler.

Yine de bu konu üzerine iş hayatında herkesin iyi-kötü mutlaka bir anısı vardır.

En meşhur anılardan bir tanesi televizyonlarımızda da reklam olarak seyretmiştik. Hani 2 genç, erkekler tuvaletinde, yaşlı kurt (yöneticilerini) hakkında ileri-geri konuşurlarken, birden sifon sesi duyulur. Hakkında atıp, tuttukları yönetici birden karşılarına çıkıverir ve bu iki genç yerin dibine girer. (Benzer bir olay üniversite yıllarımda benim de başıma gelmişti,. İş hayatına girmeden önce çok önemli bir deneyim kazanmıştım ama yaşlı kurt hocam da beni çok zorlamıştı.) 

Peki birisi hakkında e-mail yazarak, dedikodu yaptınız mı? İşte bu en tehlikelisi… Söz uçar ama yazıyı reddetme şansınızda yoktur. Bu tarz dedikodu da yakayı ele verenlerin genellikle yaptığı hata gelen maili dedikodu yapacağı kişiye gönderirken Forward yerine ya Reply ya da Reply All butonuna basarlar. Send tuşuna basınca da başlarından kaynar sular dökülür. Hatta bir keresinde internete kablolarla bağlıyken (wireless yokken) bir bankacı bayan göndermemesi gereken bir mesajı gönderince, mesajı durdurmak için su hortumunu kıvırır gibi data kablosunu kıvırmış mesaj gitmesin diye… 🙂 

Bir başka hikaye de şudur; Pazarlamadan sorumlu iki kişi, müşteri firmanın yerinde bir toplantı düzenlerler. Toplantı çok başarılı geçer ve pazarlama sorumlusu iki arkadaş müşteriyi ikna ederek, ürünlerinin satışıyla ilgili el sıkışırlar. Toplantı salonundan ayrıldıktan sonra asansöre binen iki arkadaşımız daha asansörde başarılarını kutlamaya başlarlar. Yaptıkları el-kol hareketleri, söyledikleri sözler, asansörün içindeki güvenlik kamerası tarafından da seyredilmektedir. Ofislerine döndüklerinde müşteri şikayetinin kendilerinden önce geldiğini öğrenirler ve başarı, etik kurallara uyulmadığı için başarısızlığa dönüşür. 

Öğrenilen Ders

WC’de dedikodu yapma.

Yazdığın e-mailde argo kullanmadığından emin ol.

Yollayacağın e-mailin doğru kişilere adresli olduğundan emin ol.

Müşteri firmanın sahasındayken etik kurallara daha fazla riayet et.

Kıvrık hortumdan  su geçmez ama e-mail geçer.

Kalitesizliğin Maliyeti

Ürününüzün kaliteli olması için ne kadar para haramaya hazırsınız? Ürünün kullanımında var olan riskin büyüklüğüne göre kalite kriterleri de yükselmektedir. Ürün kullanılırken kullanıcının sağlığını olumsuz etkileme ihtimali olan bir durum varsa, kalite daha detaylı planlanır ve test edilir. Bu da kalite için harcanacak paranın artmasına sebep olur.

Buna karşılık, bazen projelerde işleri hızlandırmak adına kaliteden tavizler verilir. O zaman kalitesizliğin maliyeti ile karşılaşırız. Aynı işi tekrar ele almak suretiyle ek efor harcamak, ek insan kaynağı atamak veya ek malzeme maliyeti olabileceği gibi, müşteriye karşı prestij kaybıyla da karşılaşabiliriz.

Kapsam ile kalitenin de karıştırılmaması gerekmektedir. Bir ürünün kapsamını yükseltmeniz ürüne daha fazla özellik koymanız anlamına gelir fakat o ürün, kalitesiz ise başınız çok ağrır. Bunun yerine, daha az fonksiyonlu fakat sorunsuz çalışan bir ürün, paydaşların güvenini kazanmak açısından daha önemlidir.

Kapsam artarken, kalite düşüyorsa problem var demektir. Bir projede ürünün kalitesini garanti altına almak için harcanacak tüm maliyetler, kalitenin maliyeti olarak tanımlanmaktadır. Buna karşılık, kaliteye uyum için gerekli maliyete katlanmadığınız takdirde, kalitesizliğin maliyeti karşınıza çıkar.

Kalite için harcanacak para, kalitesizliğin getireceği maliyetten daha düşük olacaktır. Kalitenin maliyetleri arasına, kaliteyi güvence altına almak için gerekli harcamaların maliyetleri (eğitim gibi) ve değerlendirme maliyetleri (test, tetkik gibi) girmektedir. Kalitesizliğin maliyetleri ise işleri tekrar yapmak veya müşteriye tazminat ödemek zorunda kalmak gibi kalemler örnek gösterilebilir.

“Kalitenin maliyeti, kalitesizliğin maliyetinden düşük olacaktır” diyoruz. Peki, kalitenin sınırını nasıl belirleyeceğiz? Eğer net bir sınır çizemezsek, kalitenin maliyeti sonsuza gider. Kural şudur: Bir üründe kalitenin sınırını çizmek için fayda — maliyet oranına bakılmalıdır. Kalite kriterleri arttıkça maliyetler artacaktır. Buna karşılık, elde edilecek fayda, maliyetten düşükse, kalitenin sınırı belirlenmiş olur.

Risk Kategorileri ve Tehdit Indeksi

Projeyi etkileyebilecek Riskleri aşağıdaki gibi kategorilendirmek mümkündür.

  • Teknik – Kalite Riskleri
  • Finansal Riskler
  • İş – Yatırım Riskleri
  • İnsan Kaynakları Riskleri
  • Tedarikçi Riskleri
  • Çevresel Riskler

Kategorilendirme sayesinde her risk bir sınıfa ait olacak ve yapılan analizler neticesinde karşılaştırılabilir daha anlamlı verilere ulaşılacaktır.

Peki, analizler nasıl yapılmalıdır? Sorusuna da kısaca cevap arayalım.

Bu çalışmayı ilk defa yapacaksanız, doğru yapıp, yapmadığınız konusunda önemli şüphelere kapılırsınız, hiç dert etmeyin… Uygulamalarınız artıkça doğru yolu bulmak mümkün olacaktır.

Öncelikle yapılması gereken riskleri tanımlamak. Risk Tanımlamada dikkat etmeniz gereken soru şudur;

“Bir aktivite veya ardışık (arka arkaya yapılacak) aktiviteler grubunda gecikmeye, maliyet artışına, kalite düşüşüne veya kapsam azalmasına/artmasına sebep olabilecek olaylar nelerdir?”

“Bir tedarikçimin malı planladığımdan daha geç göndermesi” durumu veya “belirli bir döenemde yapılması gereken bir kaç aktivite için X departmanının yeterince insan kaynağı ayıramaması durumu” örnek olarak verilebilir.

Benzer riskleri tanımlayıp, kategorize ettikten sonra her kategori içindeki risklerin Tehdit Indeksini hesaplamak, mümkündür.

·     Etki Gücü: Yukarıda tanımladığınız risk durumu gerçekleşirse ilgili aktivitenizini özellikle süre veya parasal açıdan ne kadar etkiler? Bu sorunun cevabı sayısal olmalıdır. Örneğin: “3 gün, 2 hafta, 1ay, 300 TL, 200€ gibi”

·     Olasılık: Geçmişteki deneyimlerinizi veya varsa yazılı kayıtları inceleyerek, tanımladığınız riskin çıkma olasılığını % cinsinden tahmin etmeniz gerekmektedir. Örneğin “A tedarikçi firması geçtiğimiz 10 mal gönderiminin 2 tanesini geciktirmişti; bu durumda bir sonraki mal talebimizde malın gecikme olasılığı %20’dir” diyebiliriz.

Bundan sonrası oldukça basittir. Kategorize ettiğiniz her risk için Etki Gücü ve Olasılık değerlerini çarparak, risklerin ayrı ayrı Tehdit Indekslerini bulabilirsiniz. En yüksek değeri alan projenizi en çok tehdit edecek olan risktir. Büyükten küçüğe göre sıralayarak, hangi riske öncelikle tedbir almanız gerektiği ortaya çıkacaktır.

Son söz; Risk Değerlendirme Toplantıları, proje devam ettiği sürece en fazla 15 günde bir yapılıp, eski riskler çıkarılmalı, yenileri eklenmeli ve Tehdit Indeksleri tekrar değerlendirilmelidir.