Ankara’da Başarılı Bir Başlangıç Yaptık

İstanbul Kurumsal Gelişim olarak, Ankara’da Mayıs 2010 itibariyle açık kurslara başlayacağımızı önceki yazılarımda söylemiştim.

Geçen hafta 14 kişilik bir katılımla iki günlük Proje Yönetimi eğitimi gerçekleşti. (Aldino Hotel) Eğitmenimiz, Murat SANDIKÇIOĞLU Bey’in, başarılı bir eğitime imza attığını gördük. Bu hafta da Ankara’da PMP Hazırlık eğitimimiz yine Murat Bey tarafından gerçeklşetiriliyor. Katılımcı sayımız 10 kişi.

Benim de gelecek hafta sonu Ankara’da MS Project açık kurs eğitimim olacak. Şimdiden 10 kişiden fazla katılımcımız var. MS Project konusunda Ankara’da önemli bir boşluğu tamamlayacağımıza inanıyorum. Kuruma özel eğitimlerden dolayı (Vakıfbank , Tübitak, Türk Telekom, Başkent Elektrik) zaten bir ayağım Ankara’daydı, şimdi açık kurslarla daha da Ankara’da yer edinmeye başlıyoruz. Bu gidişle yerleşik bir Ankara Ofisini açmamız çok uzun sürmeyecek.

Ankara’dan uzun zamandır kurumumuza olan ilgiyi ve talebi alıyorduk. Bize güvenlerinden dolayı eğitimlerimize katılan tüm Ankara’lı Proje Yönetici’lerine teşekkür ederiz.

MS Project Kullanımında Yapılan Hatalar

Satın alma aktiviteleri.
- Eğer bir ürünün satın alınması 90 gün sürecekse, satın alma aktivitesi yazıp, 90 gün süre vermek ve hatta bir de satın almadan sorumlu kişiyi atamak önemli bir yanlıştır. Çünkü MS Project o satın almadan sorumlu kişiyi 90 gün boyunca 8 saat çalışacak şekilde anlar. Sanki satın alma sorumlusu satın almıyor da tedarikçinin işini yapıyor gibi bir sonuç çıkar.
Rutin işler
- Proje Yöneticisi, projesini yönetmek adına harcadığı eforu göstermek için projenin başından sonuna kadar bir aktivite çizer. Bu aktiviteye de kendisini tam zamanlı atar. Böylece MS Project’in hesaplamaya çalıştığı Kritik Yol ortadan kalkar.
Süreç Haritası Oluşturma Gayretleri
- Bazı kullanıcılardan gelen talep, MS Project’i, MS Visio gibi kullanma gayreti olduğunu gösteriyor. Neden aktivitelerin bağlantıları geriye doğru yapılamıyor? gibi sorularla karşılaşıyorum. Bunun cevabı aslında basit: Visio, mantıksal diyagramlar kurar ve süreç haritalarını çizersiniz, MS Project’te ise Network diyagramı oluşturursunuz ve işin içine zaman girdiği için oklar geri dönemez.
Özet Görevleri Bağlama
- Hemen hemen tüm MS Project kullancılarında istisnasız gördüğüm hata Summary Task bağlantıları. ÖZET GÖREVLERE ÖNCÜL – ARDIL TANIMLAMAYIN.
Eksik Öncül – Ardıl
- PMI’ın son PMBOK’ta da en sonunda yer verdiği her aktivitenin en az 1 öncülü 1 ardılı olsun ifadesi MS Project kullananlar için çoğu zaman dikkat edilmiyor.
Aktiviteye kaynak atamada sağ taraftaki Resouce Name kolonu sorumlu tanımlamak için değil, işi yapacak kişiyi tanımlamak için kullanılır.
Resource Sheet’de Max Units. kolonununun kullanımı. “Bu kaynak bu projede %50 zaman ayıracak” diye düşünüp, Max Units değerini %50 yazmak da bir başka hata… O kaynak için %100 yazın, aktivitelere atarken %50 veya daha az performans ile atayın.
Makinaları Material tipinde tanımlamak ve atamak, diğer bir hata
Aktivitelerin Task Type ifadelerini Fixed Duration yapmak, aktiviteyi erken bitirme ihtimalinizi ortadan kaldırır.
Aktivitelerin başlangıç veya bitiş tarihlerini elle girivermek. (Madem aktivitelerin tahilerini siz biliyorsunuz, o zaman MS Projcet’e ne gerek var? Önünüze bir takvim alın, üzerini işaretleyin)
MS Porject’i olmayanlar için planı Excel olarak kaydetmek ve başkalarına bu şekilde göndermek. Tabi gönderdiğiniz kişi hiç bir şey anlamaz çünkü İş Kırılım Yapısı kaybolmuştur.

Diğer hataları da eğitimlerimizde konuşalım.

MS Project’i bir de bizden dinleyin.

Detaylı Plan Hazırlamanın Faydaları

Detaylı bir proje planı hazrılamanın avantajları;

1- Süre Tahminleme Kolaylaşır: Aşamaların detaylarına indikça aktivitelerin süre tahminlerini geliştirmek daha kolay olacaktır ve daha gerçekçi bir aşama hatta proje süresine ulaşmak mümkün olacaktır.

2- Maliyet Tahminleme Kolaylaşır: Detay aktivitelerde harcanacak işgücü daha iyi tahmin edilebileceği gibi, makina saati veya malzeme ihtiyacı da daha kolay görüleiblecek ve maliyetler daha kesin tahminlenebilecektir.

3- Delegasyon Kolaylaşır: Büyük bir iş paketini bir departmana atadıktan sonra o işin kimse tarafından üstlenilmediğine şahit olmuşsunuzdur. İşte, bunu ortadan kaldırmak için aktiviteleri detaylandırın ve doğrudan sorumlusunu dokümante edin.

4- Risk ve Problemler Daha Kolay Görülür: Hangi aşamada ve hangi aktivitelerde ne tip sorunların yaşanabileceği daha kolay tahmin edilir. Böylece önleme yöntemleri projenin içine daha kolay eklenir.

5- Proje Takibi Daha Kolaylaşır: Eğer detaylı bir plan yoksa projeler %10, %20, %30… diye hızlı bir şekilde ilerler, ta ki %90’a gelene kadar. Ondan sonra %91, %92, %%93… diye ilerlemeye başlar ve bir türlü %100 olmaz.

Tedarikçilerinizi de Proje Yönetim Süreçlerine Dahil Edin

Plan yapmaya karşı en büyük isteksizlik sebebi, planların ne kadar detaylı yapılsa da sonradan sapacağı ve tutmayacağı endişesidir.

Doğru bir tespit belki fakat planlar tutmayacak diye de hiç plan yapmamak yanlış bir hareket. Zaten amacımız planladığımızla gerçekleşen arasındaki farkları bulup, gelecekde daha iyi planlar yapmak olmalı.

Bununla birlikte, planlamada pek çok proje yöneticisi, tedarikçisinden şikayet etmekte. Kendi tedarikçilerinin Proje Yönetimi kültüründen bir haber olduğundan bahsetmektedir. Yani, Proje Yöneticileri diyor ki “biz aslında Proje Yönetimini harfiyen yerine getirebiliriz ama şu tedarikçiler işi bozuyor… !” Peki madem öyle, o zaman tedarikçilerimizi de bu işin içine katalım… O da kendi tedarikçisini zorlasın. Böylece dalga dalga herkes Proje Yönetimi’ni içselleştirsin.

Özellikle büyük firmalar; satın alma yaptıkları tedarikçilerinden sadece fiyat ve ürün kalitesi bilgisi istemekle yetinmesin. Tedarikçilerinizi Proje Yönetimi açısından da değerlendirin.

Örneğin: Tedarikçileriniz için şunu sorgulayın. Bu kriterlere uyan tedarikçileri tercih etmeye gayret gösterin veya tedarikçilerinizi bu çerçevede geliştirin.

Tedarikçimizin Proje Yönetimi metodları var mı?
Tedarikçi firmada Proje Yöneticileri, uluslararası bir sertfikaya sahip mi?
Tedarikçimizin bundan önceki projeleri ile ilgili referansları kimler? (Referanslarla bilfiil konuşun ve Proje Yönetimi açısından değerlendirme alın)
Tedarikçimiz proje planlarını hangi detayda paylaşacaklar?
Tedarikçimiz Proje Yönetimi yazılımı kullanıyor mu?
Tedarikçimizin kullandığı Proje Yönetimi yazılımı ile bizim sistemimiz entegre olur mu?
Tedarikçi firma, Projenin takibini şefaf olarak gerçekleştirmeye açık mı?

E-Learning Projeleri Artık Çok Kolay

Okulda anlattığınız konuları daha sonra öğrencilerinizle elektronik ortamda paylaşmak istiyorsanız veya şirketinize yeni alınan bir personelin oryantasyon eğitimimi elektronik ortamda yapılmasını istiyorsanız, bu artık ücretsiz olarak mümkün.

Kendi sesinizi, konuyla ilgili fotoğraf ve videoları kolayca ekleyebilir ve e-learning hazırlayıp, kendi sitenizden veya CD’lere yükleyerek, bu eğitimi paylaşabilirsiniz.

Hatta bu sistem Türkçe. www.myudutu.com

Konu sonlarında isterseniz, eğitime katılanları farklı biçimlerde öğrenme düzeylerini de sorgulayabilirsiniz.

Önce basit bir iki deneme yaparak, kullanımı öğrenmenizi tavsiye ederim. Aslında çok basit ama detaylı formlar mevcut. Daha sonra ayrıntılı bir e-learning için ne kadar efor ayıracağınızı mutlaka planlayın. Buna karşılık bu yöntemle elde edeceğeniz kazançları belirleyin. Eğer Fayda/Maliyet analizi yapmadan bu sürece girerseniz, zararlı çıkabilirsiniz çünkü Türkiye’de elektronik olarak öğrenmeye pek sıcak bakmıyoruz. Klasik yöntemi (bir eğitmen anlatır, öğrenci dinler) daha fazla tercih ediliyor. Araştırmaya, okuyarak, öğrenmeye alıştırılmadığımız için e-learning için yapılan yatırımlar ne yazık ki çoğu zaman bışa gidiyor.

Keramet ne Kavukda, ne Yazılımda…

Nasrettin Hoca’ya bir komşusu Farsça mektup getirmiş. “Hoca Efendi, senin okuman yazman vardır, şunu bir okuyuver” demiş. Hoca, mektuba bir düzden bakmış, bir tersten fakat okumak ne mümkün. Utana, sıkıla mektubu “okuyamayacağım” deyip, komşusuna geri uzatmış. Komşusu da “eh Hoca Efendi, başındaki kavuğundan utan” deyince, Hocamız da kavuğu çıkarıp, adama uzatmış “keramet kavuktaysa al sen başına tak da oku bakalım” demiş.

1990’larda yoğunlaşan ERP yazılımları kurumlara çoğu zaman sihirli bir değnek olarak tanıtıldı. Daha süreçlerini bile çıkaramamış hatta yasal mevzuatların bile tam oturmadığı bazı sektörlerde yapılan ERP Projeleri verimsiz bir araç olarak rafa kaldırıldı.

Peki, bu yaşanan derslerden neler öğrenildi. Çevremdeki gelişmeleri Proje Yönetimi açısından gün gün takip ediyorum. Proje Yönetimi bilincinin oturmadığı pek çok şirket, rakip firmada kullanılmaya başlandı diye bazı PY Yazılımlarına çok yüksek bedellerle satın alıyorlar. Aynı ERP Programı satın alımındaki benzer davranışlar sergileniyor. Yine büyük beklentiler, umutlar söz konusu… Sanki o Proje Yönetimi yazılımı gelecek ve bundan sonra bütün projeler zamanında ve bütçesinde bitecek, herşey kontrol altına girecek.

Proje Yönetimi felsefesi gelişmemiş ve şirket kültürü bu disiplini kabul etmiyor ise dünyanın en iyi yazılımı bile çare olmayacaktır. Önce kültürel gelişim için çaba harcayın sonra yazılım için para harcayın. Yani keramet Hoca’nın kavuğunda olmadığı gibi yazılımda da değildir.

Proje Yöneticisinin Gücü

Önceki yazılarımı takip edenler bilirler; “Proje Yöneticisi, proje için ayırdığı zamanının %60-90’ını iletişim, koordinasyon ile geçirmelidir”, şeklinde ifadelere yer vermiştim.

Bu duurmda Proje Yöneticisi işi yapandan ziyade yaptıran rolünü üstlenmeli ve proje yapmak yerine, yönetme fonksiyonunu yerine geitrmelidir.

Bu noktada “iyi de Proje Yöneticisi nasıl iş yaptırabilir?” gibi bir soru akla geliyor. İşte bu yazımda Proje Yöneticisinin iş yaptırabilmesi için kullanabileceği güçlerden bahsedeceğim. (Bu güçler Heroes dizisindeki güçler gibi değil ama yine de işe yarayabilir.)

Uzmanlık Gücü: Eğer bir kişinin konusunda uzman olduğunu görürseniz o kişiye saygı duyarsınız. Proje Yöneticisi de gerçekten konusunda uzman veya tecrübeliyse proje takımı daha kolay ikna edebilir. Bir proje ekibi kurulduğunda, ekip üyeleri öncelikle Proje Yöneticisinde bu özelliği ararlar. Kendilerine liderlik yapabilecek bir Proje Yöneticisi varsa projenin başarısına olan inanç da artar.

Yasal Güç: Proje Yöneticisi şirket içindeki organizasyon yapısında üst kademelerde yer alıyorsa bu Proje Yöneticisinin yasal gücü olduğu anlamına gelir. Emir-komuta zincirinde yukarıda yer almak proje faaliyetlerinin sorgusuz, sualsiz yapılmasını kolaylaştırır.

Ödüllendirme Gücü: Proje Yöneticisi, takım elemanlarına projenin başarısı karşısında bir ödül vaat ediyorsa, bu durumda da Ödüllendirme Gücünü kullandığını söyleyebiliriz. Proje Yöneticisi özellikle motivasyonu yüksek tutabilmek amacıyla bu gücü kullanır fakat bu gücü kullanabilmesi için Üst Yönetimin desteği gerekmektedir. Bu gücü kullanarak bitirilen projelerde takım üyelerine vaadedilen ödül mutlaka takdim edilmelidir aksi takdirde Proje Yöneticisi ve hatta kurum içinde güven bunalımı yaşanır.

Korkutma Gücü: Takım elemanlarını ceza ile korkutarak da proje işleri yaptırılabilir. Korkutma Gücü, proje takımında stresi yükselten ve motivasyonu düşüren bir faktördür.

Referans Gücü: Yasal Güce benzer bir durum mevcuttur. Proje Yöneticisi eğer üst düzey bir yöneticinin desteği ile projedeki işleri yaptırmaya çalışıyorsa Referans Gücünü kullandığı anlamına gelir. Şirketlerde stratejik açıdan önemli projelere kurum içinde baskısı hissedilen (sesi yüksek çıkan) Genel Müdür Yardımcıları, sponsor olarak atanır. Bu Genel Müdür Yardımcısının desteğini alan Proje Yöneticisi kimi zamanda Departman Müdürlerinden bile yüksek yetkilere sahip olur. Bu gücü kullananlar, projenin bir başının ve bir sonunun olduğunu unutmamaları gerekir.

Metrobüs Projesi

Türkiye’de Bolu Dağı Tüneli projesinden sonra herhalde son zamanlarda en çok konuşulan proje budur.

Projenin başarılı olup, olmadığı üzerine yorum yapmak mümkün değil çünkü hem ilgili sitede zaten pek çok yorum var hem de yorum yapan sanki siyasi görüş de ifade etmiş gibi oluyor. Onun için ben de sadece çıkan haberleri derledim. Değerlendirmeyi siz yapın.

Metrobüse binen arızasına katlanır
21 Mayıs 2009 Perşembe
Arızalanan metrobüsten indirilen yolcular Boğaz Köprüsü’nden Mecidiyeköy’e kadar 2 kilometre zorunlu sabah yürüyüşü yaptı.

Hollanda’dan metrobüs açıklaması
20 Mayıs 2009 Çarşamba
“1 ay içinde sistem hazır hale gelecek. Metrobüslerde sorun yok”

Metrobüs düellosu
17 Mayıs 2009 Pazar
Topbaş’tan Kılıçdaroğlu’na yanıt: “Hala gündemde kalmak isteyenler var”

Metrobüs yolunda feci kaza!
14 Mayıs 2009 Perşembe
Önce önündeki 2 araca çarptı sonra bariyerleri aşıp metrobüs yoluna girdi!

Lastiği patlayan metrobüs dehşet saçtı!
03 Mayıs 2009 Pazar
İki otomobili biçti, bariyerlere çarparak durabildi!

“Metrobüs kazalara davetiye çıkarıyor”
02 Mayıs 2009 Cumartesi
TMMOB Makine Mühendisleri Odası İstanbul Şube Başkanı İlter Çelik: “Avcılar’daki kaza düşündürücü”

Metrobüs yolunda feci kaza
30 Nisan 2009 Perşembe
Bariyere çarptı, alev alev yandı!

Metrobüs yolunda feci kaza!
30 Nisan 2009 Perşembe
Bariyere çarptı, alev alev yandı!

Ya lastiği patlarsa!
24 Nisan 2009 Cuma
Metrobüs yolcularını bekleyen tehlike…

Belediyeden metrobüs açıklaması
21 Nisan 2009 Salı
Yeni araçlar ne zaman hizmete girecek?

Metrobüs 1 ayda 4 milyon kişiyi taşıdı
01 Nisan 2009 Çarşamba
İETT’nin kazancı 3.5 milyon TL arttı

Metrobüs yayaya çarptı
25 Mart 2009 Çarşamba
İnanılmaz kaza..

Yürübüs yolu!
18 Mart 2009 Çarşamba
Metrobüsler arıza yapınca binlerce vatandaş Topkapı-Mecidiyeköy arası yürümeye başladı.

Metrobüs yolu Yayayolu oldu
18 Mart 2009 Çarşamba

Metrobüsten 50 ek sefer!
13 Mart 2009 Cuma
Turkcell Süper Lig’de bu akşam oynanacak Fenerbahçe-Kocaelispor maçı nedeniyle motrobüsün 50 adet ek sefer yapacağı bildirildi.

Metrobüs yolunda feci kaza!
06 Mart 2009 Cuma
Zincirleme kazaya neden aracın fırlayan motoru metrobüse çarptı

Metrobüs arızalanınca…
06 Mart 2009 Cuma
1.5 kilometre yürümek zorunda kalan yolcular çılgına döndü

Metrobüste büyük izdiham
05 Mart 2009 Perşembe
Polis müdahale etmek zorunda kaldı

Metrobüs kullanıcılarına sabah sürprizi
05 Mart 2009 Perşembe
Çift bilet yok!

Aktivite Sıralama- 2 – PMBOK

Aktivite Sıralama – 1 yazımda bir proje içinde aktivitelerin sıralanmasının ne kadar önemli olduğunu belirtmiştik.

Bu yazımda ise aktivitelerin sıralanması için ihtiyacımız olanları, sıra oluşturma yöntemlerini ve neticede ortaya ne çıkacağını anlatmaya çalışacağım.

Neye İhtiyaç Duyarız?

PMBOK 2008 referans alarak Aktivite Sıralama konusunu incelediğimizde öncelikle tabi ki Aktivite Listesine ihtiyaç duyulur. Bu aktivitelerin Özelliklerine de dikkat etmek gerekmektedir çünkü işlerin doğası gereği hangi sırada yapılacağına da karar vermek daha kolay olur.

Ayrıca, projedeki kilometretaşları da bazı aşamaların ilk veya son aktivitesi olacağından dolayı sıralama çalışmasına başlamadan önce gerekli olan bilgiler arasındadır.

Aktivite Sıralama Nasıl Yapılır?

Projedeki tüm aktiviteler ve kilometretaşlarının hangi sırada yapılacağını belirlemek için aktiviteleri post-it’lere yazmak ve yapılış sırasına göre beyaz bir tahtaya yapıştırıp, aralarına da başlatma sırasına göre (FS, SS, FF) oklarla bağlantılar çizmek, işinizi bir hayli kolaylaştıracaktır.

Aktiviteler ve kilometretaşları arasına konulan okların üzerine artı(+)veya eksi (-)bir rakam yazarak da aktiviteler arasında Lag – Lead Time ifadelerini tanımlamış olursunuz.

PMBOK 2008, aktivite sıralamada, her aktivitenin en az 1 adet öncülü ve ardılı olması gerektiği konusunda uyarıda bulunmaktadır.

Ortaya Ne Çıkar?

Yukarıdaki işlemler tamamlandığı takdirde, Projenin Ağ Diyagramı (Network) ortaya çıkacaktır.

Proje Yönetiminde adı geçen Ağ Diyagramları, kesinlikle Süreç Yönetimindeki İş Akış’ları (Work-Flow) ile karıştırılmamalıdır. Ağ Diyagramları, projenin gerçekçi ve ulaşılabilir süresini bulabilmek amacıyla kullanılacağından, İş Akışlarından farklı bir gösterime sahip olurlar.

İş Akışları, süreçlerin akışındaki mantığı anlatmayı hedefler, Ağ Diyagramları ise aktivitelerin birbirlerini zaman ekseninde hangi sırada takip edeceğini gösterir.

Önemsiz Proje Yoktur

Bazı proje yöneticileri çok önemli projelerde görev almak ister, bazıları istemez, bazıları da hiç ilgilenmez. İlk gruptakiler kendilerini üst yönetime kendini göstermek ister, ikinci gruptakiler çok fazla merkezde olmaktan ve gözönünde olmaktan çekinirler, sonuncu grup için ise farketmez. Peki, bir projeyi çok önemli yapan nedir?

Açıkçası, her organizasyon projesine önem verirken, kurumuna sağlayacağı faydayı değerlendirir. Bu yüzden bazı projelerin önemi diğerlerine göre daha fazladır.

Fakat, bugüne kadar önemli projelerde görev almadığınızı düşünüyorsanız, sakın meraklanmayın. Önemli projelerde neden görev alamamanızın sebeplerini araştırın ve elinizdeki projeleri önemli hale getirin. Evet, bu mümkün ve sizin elinizde…

Her zaman üzerinde çalıştığınız projelerin kurumunuz için önemli olduğunu ifade edin. Proje kelimesinin bir gelişme, bir ilerleme yaratmak için yapıldığını asla unutmayın. Bu gelişmeyi etrafınıza tanıtmak sizin en önemli görevinizdir. Mutlaka yazılı olarak bir proje planı hazırlayın ve projeye dahil olacak kişilere planınızı açıklayın. Projenizden bahsederken, sürekli nihai hedefi ve kuruma sağlayacağı faydaları dile getirin ve proje taraflarının desteğini almak adına sürekli motivasyon aracını kullanın. Projenizi başarıya ulaştırmak için iletişime önem verin ve projenin reklamını yapmayı unutmayın.

Internet Üzerinden Proje Yönetimi

Ben, Google Project’in çıkmasını beklerken (hatta Google’ın fikirler bölümüne bu konuda mesaj bile bırakmışken) Microsoft’un aşağıdaki sitesi bir hayli dikkatimi çekti. http://workspace.office.live.com

Şablonlar içinden çalışma ortamı seçmek mümkün.

Proje Çalışma Ortamı seçildiğinde projeler içinde olması gereken powerpoint, word, excel, not, katılımcılar, yapılacaklar listesi gibi şablon dosyalar mevcuttur.

Proje Zamanlaması ile aktivitelerinizi belirleyip, zaman programı oluşturabilmek mümkündür.

Proje içine yeni dosya eklemek mümkün.

Öğrenilen Dersler Raporu

Projelerde genellikle proje kapanışında hazırlanan bu rapor için aslında PMI, her aşamanın kapanmasında hazırlanmasını önerir. Özellikle uzun projelerde, projenin sonunu beklemek, öğrenilmiş olan derslerin unutulması anlamına gelecektir.

Aşama sonlarına ulaşıldığı iyi giden olayları da, kötü giden olayları da bu rapora ekleyebilirsiniz. Genel olarak içerik aşağıdaki başlıkları içerebilir.

· Açıklamalarıyla birlikte planlardan sapmaya sebep olan olaylar.

· Teknik olarak kullanılan yöntem ve araçların sunduğu faydalar, zorluklar, eksiklikler

· İlerideki aşamalarda değiştirilmesini önereceğiniz, süreçler, iş akışlar, sure ve maliyet tahminleri, riskler.

· Tamamlanan aşamanın başka bir projede tekrar karşımıza çıkması durumunda neyi farklı yapardık sorusuna cevap.

· Proje taraflarıyla ilgili alınan dersler. Tarafların geçmiş aşamadaki tutum ve davranışlarının sonraki aşamalara nasıl yansıyabileceğine dair tahminler ve sonraki aşama sorumlularına uyarılar.

Bilgi Kaynakları:

Süreçleri gözlemleme
Günlük alınan kayıtlar
Düzenli yapılan toplantı notları

Son söz:

Projelerden toplanan öğrenilen dersler, Proje Ofisi birimi tarafından kalite kriteri olarak dönüştürülür. Böylece yeni projeler, proje yöneticilerine atanırken her aşamanın, hatta aktivitenin dikkat edilmesi gereken, geçmişte yapılmış hataları da proje yöneticisine sunulmuş olur. Böylece, farklı takım üyelerinin aynı hataya bir daha düşmesi engellenir.

Proje Yönetimi Kültürü

Bir şirkette Proje Yönetimi kültürünü yerleştirmek zaman ve sabır ister. Öncelikle projelerde görev alacakların Proje Yönetimi disiplinin varlığından haberdar olmaları gerekmektedir. Proje Yönetiminin günümüzde sadece tecrübelerden elde edilen bir bilgi birikimi olmadığını, Proje Yönetiminin bir takım disiplinlerin bütünleşik olarak yönetimi ile mümkün olduğunu bilmeleri gerekmektedir.

Proje Yönetimini bir şirkete adapte etmenin en önemli aracı bir Proje Ofisini resmi olarak kurmaktır ve Kültürel Değişim Projesinin sorumluluğunu da bu Ofise vermek önemli bir adımdır.

Sonraki adımlar şu şekilde sıralanabilir.

Proje Yöneticilerinin ve projelere destek olan kişilerin rol ve sorumluluklarını açıkça tanımlayın.

Proje Yönetimi konusunda farkındalığı artırmak adına iç veya dış destekli eğitimler organize edin. Özellikle Proje Yöneticilerine ve Departman Yöneticilerine özelleştirilmiş eğitimler organize edin.

Projelerinizin geçtiği süreçleri yazılı hale getirerek, eksik yanları belirleyin ve bu süreçleri daha da iyileştirerek, kuruma özel metodunuzu geliştirin.

Proje Yönetimi’nin faydalarını gördükçe bunları “yaşanmış örnek” olarak sunumlar hazırlayın/hazırlatın ve bunları kurum genelinde düzenli aralıklarla yapacağınız oturumlarda tartışmaya açın.

Projelerde etkin, istekli, hevesli çalışan takım üyelerini proje yöneticisi olmak üzere yetiştirin. Proje Yöneticiliğini bir kariyer hedefi olarak kurum geneline tanıtın.

Tabi ki yazılacak daha çok şey var, fakat yukarıdaki adımları bir şirket politikası olarak oturtmaya karar verirseniz, geri kalan süreç kendiliğinden gelecektir.

Web Tabanlı PY Yazılımlarının Faydaları

Gelişen teknolojiyle günümüzde Web tabanlı Proje Yönetimi yazılımları bir hayli artmış durumdadır. Web tabanlı bir proje yönetimi yazılımı aşağıdaki avantajları sağlayacaktır.

Proje takımı üyeleri arasında iletişimin hızlanması bir web tabanlı yazılımın sunduğu en önemli avantajdır. Böylece kişilerde dünyanın neresinde olursa olsun, projelerinin durumlarıyla ilgili bilgileri girebilir veya projelerini takip edebilirler.
Risk ve sorunların merkezi bir sistemden takip edilmesi kolaylaşır.
Proje takımı üyeleri bir merkezden geçmiş projelerle ilgili bilgi araştırmasını yapabilir. Ulaşabilecekleri veriler, yetkilere göre tanımlanabilir.
Proje Yönetimi süreci otomasyona dökülerek, tüm sürecin izlenmesi sağlanır ve dokümanların da kayıt altında tutulması mümkün olur.
Kısıtlı kaynaklar hem proje, hem program hem de portföy yönetimi çerçevesinde ele alınarak, değişen stratejilere gore kaynak ataması şekillendirilir.
Proje kapsamında, zaman programında, maliyette ve risklerde oluşan değişiklikler kayıt altında tutulacak ve projenin aldığı yön takip edilebilecektir.
Proje Yönetimi süreçleriyle kurumun diğer süreçlerinin entegrasyonu kolaylaşabilir. Örneğin; Takım üyelerinin maliyeti muhasebe biriminden gelen maaş bilgilerine bağlanabilir
Her proje için Öğrenilen Dersler çıkarılacak ve kayıt altına alınacaktır.
Web tabanlı bir proje yönetimi yazılımının kurum içine entegre edilmesi, şirket çalışanlarının bu kültürü benimsemesinden, yazılımın kuruma özel hale getirilmesine kadar detaylı bir Proje Yönetimi çalışması gerektirir.
Eğer doğru adımlar ile bu proje yönetilmez ise elinizde çok kapsamlı fakat etkin olarak kullanılamayan bir yazılım kalır. İnsanlar ihtiyaç duyduğu için değil de zorunluluktan dolayı yazılımın bir kaç fonksiyonunu kullanır. Bu durum, kurumunuzda sadece bürokrasinin artmasına sebep olur.

Projedeyiz (Yemekteyiz hesabı…)

Proje başlangıç toplantısından (kick-off meeting) hemen sonra kameralarımızı sırayla proje taraflarımıza çeviriyoruz. Bakalım Proje Yöneticisi ile ilgili neler diyecekler?

Genel Müdür: Proje Yöneticisinin hazırlıklarından çok tatmin olmadım. Projenin ne kadar kar edeceğini bir raporda istemiştim ama getirdiği rapor sanki alelacele hazırlanmış. Fizibilite için veriler çok gerçekçi gelmedi bana. Ayrıca hazırladığı sunum da çok amatörceydi…

İnsan Kaynakları Müdürü: Organizasyon tam bir felaketti. Proje Yöneticisi o kadar kişiyi küçücük bir salonda toplamıştı, sıkış tepiştik. Ayrıca, ikram diye getirilen kurabiyeler de çok kötüydü. Çay, kahve, su organizasyonu da oldukça sorunluydu. İlgili yerlere haber verilmemiş

Bilgi İşlem Müdürü: Ben projenin hedefini açıkçası tam anlamadım. İstekler doğru dürüst tanımlanmamıştı. Bizim departmandan ne kadar eleman ihtiyacı olacağına dair bir kestirim olmadığı gibi projenin kurum açısından da önemi tam net ortaya konamadı.

Finans Müdürü: Proje Yöneticisi, para ihtiyacını çok yüksek göstermiş. O parayla ne projeler yapılır. Planı yaparken bize de hiç sormuyorlar. Kafalarına göre maliyetleri yazıp, şişiriyorlar.

Satınalma Müdürü: Satınalınması gereken şeylerin neler olduğu belli değildi. Ne zaman sipariş verilmesi gerektiğine dair planda hiçbir bilgi yoktu. Yarın öbür gün yumurta kapıya dayanınca bize satınlma için acil acil diye yalvarırlar.