Proje yönetimi çoğu zaman yalnızca planlar, takvimler ve yapılacaklar listesiyle özdeşleştirilir. Oysa PMBOK® Guide 8. Baskı, proje yönetimini çok daha geniş bir çerçevede ele alır: organizasyonel stratejiyle bağlantılı, değer üreten ve değişimi yöneten bir disiplin olarak.
Bu yazıda, PMBOK® 8’in 1.3 – Foundational Elements of Project Management bölümünü temel alarak, projelerin organizasyonlar için neden vazgeçilmez olduğunu adım adım ele alıyoruz.
Projeyi Proje Yapan Nedir?
PMBOK® 8’e göre bir çalışmanın “proje” sayılabilmesi için üç temel özelliği taşıması gerekir.
1. Geçicilik
Projeler geçicidir. Belirli bir başlangıç noktası vardır ve belirli bir anda sona erer. Hedefler gerçekleştirildiğinde, stratejik ihtiyaç ortadan kalktığında ya da devam etmek artık anlamlı olmadığında proje tamamlanır veya sonlandırılır. Bu geçicilik, projeyi operasyonlardan ayıran en önemli unsurlardan biridir.
2. Benzersizlik
Her proje benzersizdir. Aynı teknoloji, aynı ekip ya da benzer hedefler olsa bile; paydaşlar, çevresel koşullar, organizasyon kültürü veya kısıtlar projeyi farklılaştırır. Bu nedenle “önceki projede böyle yapmıştık” yaklaşımı tek başına yeterli değildir. Her proje, kendi bağlamına özgü bir yönetim anlayışı gerektirir.
3. Değişim ve Değer Yaratma
Projeler, organizasyonu mevcut durumdan (current state) alıp gelecekteki duruma (future state) taşır. Başarılı bir proje yalnızca bir çıktı üretmez; organizasyon için tanımlanmış, ölçülebilir ve anlamlı bir değer yaratır. Bu değer bazen finansal kazanç, bazen risk azaltma, bazen de stratejik konumlanma olabilir.
Kurumsal Yönetişim ile Proje Yönetişimi Arasındaki Köprü
Projeler rastgele başlatılmaz ve kontrolsüz şekilde ilerlemez. Bu noktada yönetişim (governance) kavramı devreye girer.
Kurumsal yönetişim, organizasyonun en üst seviyesinde; yasalar, etik ilkeler, sektör standartları ve stratejik hedefler doğrultusunda çerçeveyi belirler. Proje yönetişimi ise bu büyük çerçeveyi projeye indirger.
Roller, sorumluluklar, karar alma mekanizmaları ve raporlama yapıları bu sayede netleşir.
Örneğin bir yönlendirme komitesi (steering committee), projenin yalnızca zaman ve bütçesini değil; organizasyonun stratejik hedefleriyle uyumunu da gözetir. Böylece proje, izole bir faaliyet olmaktan çıkar ve kurumsal amaçların bir parçası haline gelir.
Projeler Neden Başlatılır?
Bir organizasyon “sadece iyi fikir olduğu için” proje başlatmaz. PMBOK® 8’e göre projeler genellikle dört ana nedene dayanır:
- Yasal veya düzenleyici gereklilikler
- Paydaş ihtiyaç ve beklentileri
- İş veya teknoloji stratejisindeki değişimler
- Mevcut ürün ve hizmetleri yaratma, iyileştirme ya da onarma ihtiyacı
Bu sebeplerin ortak noktası şudur: Hepsi organizasyonun sürdürülebilirliğini ve değer üretme kapasitesini doğrudan etkiler.
Operasyonlar ve Projeler: Karıştırılan İki Kavram
Operasyonlar ve projeler sıkça birbirine karıştırılır, ancak amaçları farklıdır.
- Operasyon yönetimi, ürün ve hizmetlerin sürekli, tekrarlayan ve verimli şekilde sunulmasını hedefler.
- Projeler ise operasyonel sistemi değiştiren, geliştiren veya dönüştüren geçici girişimlerdir.
Yeni bir ürünün geliştirilmesi, bir sürecin iyileştirilmesi veya bir sistemin devreye alınması sırasında projeler ve operasyonlar kesişir. Bu noktada özellikle bilgi, kaynak ve teslimatların projeden operasyona doğru aktarılması kritik önem taşır.
Bu aktarım başarısız olursa, proje kısa vadede “başarılı” görünse bile uzun vadede organizasyon için değer üretemez.
Portföy, Program ve Proje: Büyük Resmi Görmek
Projeler tek başına var olmaz; daha büyük bir yapının parçalarıdır.
- Portföyler, organizasyonun stratejik hedeflerine ulaşmak için seçilen ve önceliklendirilen tüm projeler ve programlar bütünüdür.
- Programlar, tek tek yönetildiğinde elde edilemeyecek faydaları sağlamak için birbiriyle ilişkili projelerin koordineli yönetimidir.
- Projeler ise bu yapının en temel, değer üreten yapı taşlarıdır.
Portföy yönetimi doğru projeleri seçer ve kaynakları optimize eder. Program yönetimi sinerji yaratır. Proje yönetimi ise somut çıktıyı ve değeri teslim eder.
Başarıyı Nasıl Tanımlarız?
PMBOK® 8’in en önemli bakış açılarından biri, başarı tanımını yeniden çerçevelemesidir.
Bir proje yalnızca zamanında ve bütçe içinde tamamlandığı için başarılı sayılmaz.
Gerçek başarı;
- yaratılan değerin anlamlı olması,
- kalitenin sürdürülebilir olması,
- paydaşların beklentilerinin karşılanması ve projenin harcanan çabaya değip değmediği ile ölçülür.
Sonuç: Proje Yönetimi Bir Strateji Aracıdır
PMBOK® Guide 8 – Bölüm 1.3 bize çok net bir mesaj verir:
Proje yönetimi yalnızca teknik bir uzmanlık alanı değil, organizasyonel bir strateji aracıdır.
Bu temeller doğru anlaşıldığında projeler; sadece görevleri tamamlayan yapılar olmaktan çıkar, organizasyonu geleceğe taşıyan gerçek değişim araçlarına dönüşür.
Proje yönetimi yolculuğunda sağlam temeller atmak istiyorsanız, 1.3 bölümü bir kez değil, tekrar tekrar okumaya değer.
Gökrem Tekir Blog Sayfası 