Reklamlar

Arşiv

Posts Tagged ‘proje raporu’

Proje Performansını Ölçmek

Varsayın ki mahallenizin kasabına gittiniz. Girer girmez selamlaşıp, bir iki hoş sohbetin ardından 1 kg kuşbaşı et istediniz.

Kasap, arkasında yer alan büyük buzdolabını açtı, asılı duran etten sizin ihtiyacınız kadar olan bir parçayı kesti ve dönüp, tezgahının üzerine serdiği ambalajın içine koydu. Sonra da başladı eti kuşbaşı kuşbaşı doğramaya.

İşini bitirdikten sonra bir sağ eliyle ambalajı havaya kaldırdı, bir sol eliyle havaya kaldırdı. “Tamam abi, bir kilo kuşbaşın hazır, borcun 40 TL” dedi.

40 TL’yi kasaba gönül rahatlığıyla verebilir misiniz?

Yüzünüzde bir endişe oluştuğunu farkeden kasap, “abi inanmıyorsan al bir de sen bak… vallahi de billahi de bu 1 kg’dur. Hatta çoğu vardır, azı yoktur.” demeye başladı.

Doğal olarak, gözünüz bir tartı aleti, baskül arar. “Mümkünse tartabilir misiniz?” diye sorarsınız, çünkü verdiğiniz paranın karşılığında tam olarak aldığınızdan emin olmak istersiniz.

“Ya abi, bu sabah tartı aleti bozuldu, bizim çırakla tamire yolladım. Bir iki gün böyle idare edecez artık.” dese ne yapardınız?

Hepimizin üzerinde hemfikir olduğu birimler (kg, metre, litre…) olmasa ölçmek de mümkün olmazdı ve ticaret de bu seviyelere gelmezdi.

Yukarıda ölçü birimlerinin önemini basit bir örnekle anlattıktan sonra (detaylı bilgi için bkz: ilkokul 2 – 3 ders notları 🙂 ) konuyu projelere getirelim.

Projenin maliyetini hesaplarken, projenin zaman içindeki performansını denetlerken hangi ölçü birimi kullanılmalıdır?

Projenin gidişatını herhangi bir anda üst yönetime raporlamanız gerekiyor? Hangi bilgileri, hangi bilgilerle karşılaştırarak, rapor hazırlayacaksınız? Neye göre ileride veya geride olduğunuz söyleyeceksiniz?

İşte bu performansı tanımlamak ve başkalarının da anlayacağı şekilde raporlayabilmek için   herkesin üzerinde hem fikir olduğu ölçü birimlerine ve bunların ölçüm sonuçlarını doğru algılayabilecek bilgi birikimine ihtiyaç vardır.

Eğer şu üçlüden herhangi birisi eksikse o projenin ileride veya geride olduğunu tartamaz ve hatta kimseye de anlatamazsınız: Ölçü biriminiz, ölçebilecek aracınız, ölçüm sonuçlarını yorumlayabilecek bilgi birikimi.

Yukarıdaki soruları akıllarda bir soru işareti oluşturmak amacıyla şimdilik cevapsız bırakıyorum. Bir başka yazıda bu konuyu tekrar ele alırız. O zamana kadar projeleriniz için aşağıda daha açık hale getirdiğim soruları düşünmenizi rica ederim;

  • Projenizde çalışanlar size hangi ölçü birimine göre işlerinin ne kadarının tamamlandığına dair bilgi veriyor?
  • Siz gelen bilgileri, hangi bilgilerle karşılaştırıyorsunuz?
  • Karşılaştırma esnaısnda kullandığınız matematiksel formüller nelerdir?
  • Karşılaştırma sonunda çıkan sonuçları yorumlama yönteminiz nedir?
  • Bu bilgileri üst yönetimle (sponsorla, müşteriyle) nasıl paylaşıyorsunuz? Raporlama biçimi, sıklığı vb.
  • Çıkan sonuçlardan yararlanarak, projenize yeni bir yön verebiiliyor musunuz?

Yoksa kasabın yaptığı gibi eti bir sağ elinizle bir de sol  elinizle havaya kaldırarak mı projenin durumunu belirliyorsunuz?

Reklamlar

Proje Koordinatörü Kimdir?

Eğitimlerimde organizasyon yapılarını incelerken veya rol ve sorumlulukları konuşurken bu soruyu sorarım.

Herkesin aklına doğal olarak, bütün projeleri bir arada yöneten, üst düzey bir yönetici gelir. Evet, iş hayatımızda koordinatörlük, yüksek yetki gerektiren bir iştir, bu yüzden de üst yönetim yetkilerine sahip birisi tarafından yapılmalıdır.

Fakat benim sorum” PMI terminolojisine göre Proje Koordinatörü kimdir?” aslında…

PMI’a göre Proje Koordinatörü’nün, Proje Yöneticisi kadar yetkisi yoktur. Hafif Matris Organizasyonlarda ortaya çıkan bir görevdir. Proje Yöneticisi gibi planı hazırlar, atamaları yapar, gerekli parasal ihtiyacı belirler fakat takım üyeleri üzerinde, kapsam kontrolünde, bütçe yönetiminde Proje Yöneticisi kadar yetkisi yoktur.

PMI’ın Hafif Matris Organizasyonlarda tanımladığı bir diğer görev ise Proje Asistanlığı’dır. Bu görev de takım içindeki koordine etme fonksiyonunu gerçekleştirir.

PMI, Proje Koordinatörünün, Proje Asistanın’dan farkını tek bir cümleyle açıklıyor. “Koordinatör, asistana göre proje ilerlemelerini daha üst yönetime raporlayan kişidir.”

Demek ki proje koordinatörü deyince artık aklımıza üst yönetimden birileri gelmeyecek. “Peki, işyerinizdeki bugüne kadar hep Proje Koordinatörü olarak adlandırdığınız üst düzey yöneticinize ne isim vereceğiz?” diye sorduğunuzu duyuyorum. PMI’a göre projeleri bir arada götürmek Proje Yönetimi’nin yanısıra Strateji Yönetimiyle de ilgilenmeyi gerektirir. Böyle bir iş Proje Ofisi tarafından yapılmalıdır.

İletişim Risklerinin Değerlendirilmesi

Düzenli yapılacak, Risk Değerlendirme Toplantılarında İletişim risklerinizi belirlemek amacıyla aşağıdaki soruları puanlayarak, cevaplayınız.

  • Proje hedefleri baştan net olarak belrilendi mi?
  • Proje hedefleri ölçülebilir mi?
  • Proje hedefleri proje takımına ve proje paydaşlarına açıkça anlatıldı mı?
  • Proje takımı ve paydaşları hedefleri anladı ve hedefler üzerinde mutabakata vardı mı?
  • Bütün proje tarafları tanımlandı mı?
  • Proje paydaş analizi gerçekleştirildi mi?
  • Proje ilerlemesi proje paydaşlarına düzenli olarak sunuldu mu?
  • Proje için İletişim Yönetim Planı hazırlandı mı?

Proje Ofisi’ni Kurum Geneline Tanıtmak ve Etkinleştirme Adımları

Bir Proje Ofisini kurmak diğer organizasyon yapılarını kurmakla benzer süreçlere sahiptir fakat kurum içinde diğer birimlerin oluşturulmasına göre daha fazla tepki çeker.

Proje Ofisi’nden öncelikle beklentileri kısa, orta ve uzun vadede tanımlamak gerekir. Proje Ofisi’nin kurulmasının hemen ardından kurum içindeki tüm projelerin merkezi bir yerden yönetileceğine inanmak ve böyle bir beklenti içine girmek, üst yönetimi hayal kırıklığına uğratır. Bu yüzden kısa, orta ve uzun vadede, Proje Ofisi’nin üstleneceği rol, sorumluluk alanları ve yetki düzeyi, çalışma şartları ve alanları belirlenmeli ve bu süreç baştan sona bir proje olarak ele alınmalıdır.

Proje Ofisi Tipleri yazımdaki ifadelerden yararlanarak, Proje Ofisinden beklentilerinizi belirleyiniz.

Proje Ofisi’nin kurulması ve diğer birimler tarafından kabul görmesi için öncelikle Proje Ofisi’nin kendisini kanıtlaması gerekmektedir. Eğer diğer birimleri Proje Ofisi’nin kendileri için faydalı olacağını görürlerse daha fazla destek verecekler ve zamanla da Proje Ofisi’nin yetkilerinin artırılmasını kabulleneceklerdir.

Bu çerçevede Proje Ofisi, kurum içindeki farklı Proje Yöneticilerine özellikle ilk aşamalarda aşağıdaki konularda destek olmalıdır.

  • Arşiv tutma ve arşiv bilgilerini Proje Yöneticileri ile paylaşma.
  • Kurumun farklı birimlerden yapılan projeleriyle ilgili haber kaynağı olma ve ilerlemeleri, elde edilen kazanımları, kurum geneline tanıtma.
  • Proje Yönetimi üzerine eğitim almak isteyen kişilere destek olma.
  • Proje yarışmaları düzenleyerek, konuya ilgi uyandırma.
  • Benzer sektörlerdeki uygulamalar hakkında Proje Yöneticileri’ni bilgilendirme
  • Proje Yönetimi metodunu oluşturma ve bunu tüm proje paydaşlarına aktarma
  • Proje Yönetimi yazılımları hakkında kuurm genelinde bilgi merkezi olma ve insanların yazılımları pratik kullanabilmesi için destek olma

Bu ifadelerden da anlaşılacağı gibi Proje Ofisi kısa ve orta vadede Proje Yönetimini kurum içinde sevdirmek zorundadır. Eğer daha başlangıçta diğer departmanlara “bütün projeler bu Ofis tarafından yönetilir” şeklinde zorlayıcı bir dayatma gelirse, olumsuz yönde tepki doğar ve mevcut ilerleyen projeler bile durma noktasına gelir.

Orta ve uzun vadede Proje Ofisi’ne olan güven artacaktır, bu sayede de, projelerin performansı, ortak kaynakların Ofis tarafından paylaştırılması, projelerin önceliklendirilmesi, master planın takibi gibi ekstra yetkiler de  Proje Ofisi’ne kolaylıkla verilebilecektir.

(Resim “ne alaka!” diyebilirsiniz. Çok hoşuma gitti. “Bir kurdeleyi aynı anda en fazla kaç kişi kesebilir ki” diye geçende aklıma gelmişti. Haberlerde görüyordum, eskiden bu kurdeleleri hep bir kişi keserdi, şimdi o kurdelenin arkasında bir sürü adam dikiliyor

Proje Raporları

Projeleri belirli fazlara bölerek, yönetimi ve takibi kolaylaştırmak mümkündür. Bu sayede bir sonraki aşamada yapılacak işlemler daha net görülebilir.

 Bir diğer yandan, projenin en başındayken, sonraki aşamalar için çok detaylı plan yapmakta her zaman anlamlı değildir. Süreçler yaşandıkça ve bir takım belirsizlikler ortadan kalktıkça sonraki aşamaları detaylandırmak planların daha gerçekçi olmasını sağlar.

Sonraki aşamaları planlayabilmek içinse bitirilen aşama ile ilgili önemli çıktılara ulaşmak gerekir. Böylece hem bir sonraki aşamaya geçip, geçmeyeceğinize karar verirsiniz hem de yapılacak işleri netleştirirsiniz. Aşama sonlarında ara ürün olarak mutlaka bazı çıktılar oluşacaktır ama önceden belirleyeceğimiz raporlar da  bize sonraki aşamada karşılaşacaklarımızla ilgili önemli ipuçları verir.

Aşağıdaki proje hayat döngüsünde hangi aşamada hangi bilgileri içeren raporların üretilmesi gerektiğine dair bir gösterim var. Kendi kurmunuzda aşamalarını tanımlayıp, benzer biçimde bir gösterim kullanırsanız, projenin aşamalarını ve çıktılarını anlamak daha kolaylaşacaktır.

asama-raporlari

MS Project’te Aşamaları Renklendirmek

Bir projenizi aşağıdaki gibi görmek ister misiniz?                    

 

 

Renk formatı dinamiktir ve aşama sürelerinin uzaması veya kısalmasıyla değişecektir.

 

1.  İlk önce proje aşamalarını isimlerini belirleyin: Örnek

 

– Planning
– Execution
– Closure

 

2.  Kilometre taşı isimlerini ve kısaltma karakterlerini belirleyin. Örnek:

 

Kilometre TaşıKısaltma
– Planning Complete – PC
– Execution Complete – EC
– Closure Project – CP

 

3.  MS Project’i açın

 

4.  Aşağıdaki gibi proje aşamalarınızı oluşturun.

 

 

5.  Kilometre taşlarınızı belirleyin ve bunları seçip, sağ tuşa tıklayarak, Task Information menüsünü açın.

 

 

6.  Seçtiğiniz kilometre taşları için aşağıdaki pencereden “Roll up to Gantt bar to Summary” ifadesini işaretleyin.

 

 

7.  OK’e tıkladığınızda bu kilometre taşları artık, özet görev üzerine yerleşik olarak, gözükür.

 

 

8.  Gantt Chart görüntüsünün takvim alanı üzerinde sağ tuşa tıklayarak, Bar Styles menüsünü açın.

 

 

9.  Aşağıda görüldüğü gibi *Rolled Up Milestone satırına tıklayın ve aynı pencerenin hemen altında yer alan Text sekmesini (TAB) işaretleyin. Altta açılan satırlardan Bottom karşısına “Name” alanını seçin.

 

 

10.  OK’e basarak, yukarıdaki Aşamanın kilometre taşlarının altında kısaltmaların gözüktüğünü farkedeceksiniz.

 

 

11.  Üç adet kolon ekleyin. Adları sırasıyla Flag 1, Flag 2, and Flag 3 olsun. (Kolon eklemek için herhangi bir kolonun gri başlığı üzerindeyken sağ tuşa basıp, “Insert Coloumn” menüsünü seçmeniz gerekmektedir. Açılan pencerede Field: Flag1 … olmalı.) Ek Bilgi: Flag kolonları sadece Yes/No değeri alabilir.

 

 

12.  Flag1 kolonununun üzerindeyken tekrar sağa tıklayın ve açılan menüden Customize Fields seçeneğini işaretleyin.

 

13.  Açılan pencerede Rename butonuna basarak, “Planning Flag” yazın.

 

 

14.  OK

 

15.  Formula butonuna tıklayın.

 

16.  Boş alana şu formülü yazın: [Name]=“Planning”

 

 

17.  OK tuşuna basınca yukarıdaki pencere kapanacaktır.

 

18.  Ekranda açık kalan Customize Field penceresinde “Calculation for task and group summary rows”, alanında “Use Formula” seçeneğini işaretleyin.

 

 

19.  OK

 

20.  “Yes” ifadesi Planlama aşamasının olduğu satırda Flag1 için otomatikman gözükecektir.

 

 

21.  Flag 2’yi sağ tıklayın ve Customize Fields menüsünü seçin.

 

22.  Rename butonuna basarak şu şekilde değiştirin: “Execution Flag”

 

23.  OK.

 

24.  Formula butonuna tıklayın.

 

25.  Boş alana şu formülü yazın: [Name]=“Execution”

 

26.  OK.

 

27.  “Calculation for task and group summary rows” alanında da “Use Formula” işaretleyin.

 

28.  OK

 

29.  Flag 3’e sağ tıklayın ve Customize Fields menüsünü seçin.

 

30.  Rename butonuna basarak şu şekilde değiştirin: “Closure Flag”

 

31.  OK.

 

32.  Formula butonuna basın.

 

33.  Boş alana şu formülü yazın: [Name]=“Closure”

 

34.  OK

 

35.  “Calculation for task and group summary rows” alanında da “Use Formula” işaretleyin.

 

36.  OK

 

 

37.  Flag 1,2,3 alanlarını gizleyebilirsiniz.

 

38.  Show Outline Level 1’e tıklayın. (Alt detayları kapantın)

 

 

 

39.  Gantt chart görüntüsünde takvim üzerine tekrar sağ tuşa tıklayarak, Bar Styles menüsünü açın.

 

40.  Name kolonunda Summary’e tıklayın.

 

41.  Cut Row butonuna tıklayın.

 

42.  4 kere Paste Row butonuna tıklayın.

 

 

 

43.  İkinci sıradaki “Summary” ifadesini “Rolled Up Summary Planning” olarak değiştirin.

  

 

44.  Show For kolonunda ise, Summary den sonra bir virgül koyun ve “Rolled up” ifadesini açılan listeden seçin. Sonra yine bir virgül koyun, Flag 1 alanını yine açılan listeden seçin ve en sonunda Rolled up Summary Planning ifadesini tıklayın.

 

 

45.  Daha aşağıdaki Bars sekmesinden başlangıç, orta çizim ve son için farklı bir renk seçimi yapın.

 

 

46.  43 -45’i adımları 3. ve 4. satırlardaki Summary için tekrar edin.

 

47.  Her bir aşamanın altında aşama isimlerini de göstermek için Text sekmesine tıklayın.

 

48.  Yukarıdan Rolled Up Summary Planning ifadesine tıklayıp, aşağıda Bottom alanına Name seçin.

 

 

 

49.  Yukarıdan Rolled Up Summary Executing ifadesine tıklayıp, aşağıda Bottom alanına Name seçin.

 

50.  Yukarıdan Rolled Up Summary Closure ifadesine tıklayıp, aşağıda Bottom alanına Name seçin.

 

51. OK

 

52. Şimdi bunu kendi projeleriniz için kişiselleştirin.

 

 

%d blogcu bunu beğendi: