Reklamlar

Arşiv

Posts Tagged ‘Öğrenilen Dersler’

Projelerin İnsan Hayatına olan Etkisi

Reklamlar

Bir Kaç Noktaya Dikkat

  • Başkasının söylediği herşeye hemen inanmayın. Kendiniz araştırın ve mümkünse işin başında durun.
  • Güçlü bir sponsoru olmayan ve başarıya ulaşması zor olduğu düşünülen projelerden uzak durun.
  • Projedeki varsayımların daha sonra karşınıza risk olarak çıkacağını unutmayın.
  • Projenin en başında, ortaya çıkacak ürünün detay özelliklerini düşünmekle zaman kaybetmeyin.
  • İhtiyaçları karşılamayacak çözümler, tanımlamaya kalkmayın.
  • Müşterilerin beklentirini yönetmeniz gerektiğini unutmayın.
  • Takım üyelerine işlerinin sonunda teşekkür etmeyi unutmayın.
  • Hiç bir zaman mızmızlanmayın. Bir lider asla mızmızlanmaz ve bir mızmız asla lider olamaz.
  • Güvenilirliğinizi sarsmayın.
  • Güvenilirliğin, dürüstlük, kendini adama, sözünde durma ve icra kudreti ile ortaya çıktığını unutmayın.
  • Projelerin başarısızlığında insanların birince etken olduğunu unutmayın.
  • Ekibi eğitmenin ve güçlendirmenin genel bir yönetim fonksiyonu olduğunu unutmayın.
  • Başkalarının sizin tutum ve davranışlarınızı etkilemesine izin vermeyin. Zorluklarla karşılaştığınızda mantıklı davranmayı unutmayın.
  • Proje işlerinizde çalışırken eğlenmeyi unutmayın.
  • Proje Yönetiminin biraz sanat biraz bilim olduğunu unutmayın.
Kategoriler:Proje Yönetimi Etiketler:,

Tutkulu PY’den Mektup – 4

Sevgili Proje Koçu,

Proje planlamanın önemli olduğunu biliyoruz, eksikliğini ben ve projelerde çalışan herkes mutlaka hissediyor fakat bu planlama işini bir türlü yapamıyoruz.

Benim şu anda üzerinde çalıştığım bir proje var. Bu proje şirketimin neredeyse tüm departmanlarını ilgilendiriyor. Planı hazırlayabilmem için o departmanlardan yetkili kişilerin desteğine ihtiyacım var. Bu çerçevede geçen hafta herkesin katılımının olacağı bir toplantı tertip ettim. Amacım yarım günlük bir oturum ile öncelikle projenin İş Kırılım Yapısını çıkarmayı hedeflemekti. Gelin, görün ki; o yarım gün her kafadan bir ses çıktı ve planın “p”’ sini yapamadan toplantı bitti. Her gelen “bu iş böyle olmaz”, “bu bize uymaz”, “nasılsa bu planlar daha çoook değişir”, “boşuna planla uğraşmayalım, nasılsa sapar”, “bu tip şeyler herşeyin düzenli olduğu şirketlerde olur” gibi sözlerle bütün motivasyonumu yok etti.

Bu sözlerin yanısıra, konu bir ara şirketin prosedürel süreçlerindeki aksaklıklara da kaydı ve başta şikayetler sonra suçlamalar derken, toplantı bitti.

Böyle bir durumda siz olsanız ne yapardımız?

Rumuz: Tutkulu PY

————————————

Sevgili Tutkulu PY,

Planlamaya İş Kırılım Yapısı ile başlayıp, kapsamı netleştirme niyetin çok doğru ve yerinde. İş Kırılım Yapısın, bütün proje paydaşlarının doğru iletişim kurabilmesi, projenin çıktılarını aynı şekilde anlayabilmeleri açısından çok çok önemli fakat “İş Kırılım Yapısını bütün paydaşlar biraraya gelerek, hazırlar” diye bir kural yok.

Madem ki, projen şirkette pek çok kişiyi etkilemektedir bu durumda, seninle birlikte planı yapmaktan ve takip etmekteden sorumlu olacak bir çekirdek ekip (Proje Yönetim Takımı) kurulmalıdır. Sen ve bu çekirdek ekip öncelikle İş Kırılım Yapısını kendi aranızda bir hazırlayın. Çekirdek ekip, çok büyük olmamalı (mümkünse 4-7 kişi yeterli). Az sayıdaki kişiyi yönetmeniz daha kolay olacaktır. İKY çıktıktan sonra paydaşların geneline bir sunumla İKY’nin ne olduğunu, amacını, neleri hedeflediğinizi bir sunumla anlatırsınız.

Daha sonra da planlama çalışmasının devamı yine bu çekirdek ekip tarafından geliştirilir. Bu çekirdek ekibe, yürütme, kontrol ve kapanış süreçlerinde de mutlaka ihtiyaç duyacaksın. Bu ekibin, projeye daha fazla zaman ayırmasını sağlamak için üst yönetimin desteği gerekebilir. Yani söylemek istediğim, özellikle büyük projelerde Proje Yöneticisi’nin yanısıra Proje Yönetimi Takımı da üst yönetim tarafından resmen atanır, yarı veya tam zamanlı Proje Yönetimi faaliyetlerine destek olur.

Son olarak, çekirdek ekibine birbiriyle iyi anlaşacağını düşündüğün, tecrübesine güvendiğin, sorun değil, çözüm üreten kişileri seçebilirsen, plan çok kısa zamanda ortaya çıkacak ve genel olarak da kabul görecektir.

Proje Koçu

PMP Sınav Deneyimi

PMP Eğitimimize katılan ve sınavı kazanan Murat Bey’in bana yolladığı maili (kendsinin de izniyle) aynen paylaşıyorum.

“Merhaba Gokrem Hocam,

Gecen ay sizden  PMP sinavi hazirlik kursunu almistik.

Bildiginiz gibi isten ayrildigim icin bir ay siki calisma firsati buldum ve bugun sonunda sinava girip PMP sertifikasini almaya hak kazandim.

Isteginiz uzerine istatistiginiz icin 17 Numarali test icin sonucumu gonderiyorum: sureli cozup 82% basari saglamistim. soylemeliyim ki bu 17 Numarali test sinava gore daha zordu.. ozellikle sinavda EVM sorulari cok siradandi.. fakat sorularin bir kismini anlamak hakkaten zordu iki tarafa da cekilebilecek sorular boldu.. bir de ben PMBOK, Rita ve Kim Heldman’i tamamen bitirmeme ragmen sinavda hala ilk kez gordugum terimler karsima cikti (descartes’ six passion gibi ?) uzun paragraflar hic cikmadi sayilir.. ama hakikaten ince sorular vardi..

PMBOK’un tek basina yeterli olmadigi kesin.. yeni ogrencilere tavsiyemdir 🙂

Simdi PMI uyeligimi maksimum seviyede kullanmaya ve keyifle CV’mi PMP olarak guncellemeye baslamayi dusunuyorum..

Iyi calismalar..

Murat Ozmen, PMP 🙂 – muratozmen@yahoo.com  – 20.08.2010”

Başarısız Tamamlanan Son 2 Projeniz

Yönettiğiniz veya içinde bulunduğunuz başarısızlıkla biten son 2 projenizin adı neydi?

Şimdi lütfen, başarısızlık sebeplerini çok açıkça kimseden çekinme korkusu olmadan, bir kağıda açık, seçik yazın. Yazarken, aşağıdaki şekilde yazın lütfen.

  • Proje sponsoru (Ahemt Mehmet), yeterince destek vermedi.
  • Xxxx Dept’dan  (Ayşe Fatma) projedeki işlerini geciktirdi.
  • Proje ekibine hedefleri anlatmak için ben zamanında toplantı yapmadım.
  • Herkesnin üzerinde hemfikir olduğu bir plan yoktu.

İşte size bir sonraki projede nelere dikkat etmeniz gerektiğinin listesi…

Eğer bu sebepleri açıkça bizle paylaşmak isterseniz; http://projeyoneticileri.ning.com

Eğitim Verirken, Aldığım Dersler

Eğer eğitim firmanın kendi yerindeyse, katılımcılar, dinlenme aralarında işlerine dalarlar ve 15 dakikalık aralar uzar. – Bu yüzden aralar 10 dakika verilmelidir.

Katılımcılar, eğitim esnasında işlerini de idare etmek isterler ve cep telefonlarını açık bırakırlar. Eğitimin ortasında telefon çalar, dikkat dağılır, hatta katılımcı ince bir tonda konuşur, sesler birbirine karışır – Nazikçe müdahale edilmeli. Yakında jammer almak zorunda kalacağım.

Katılımcıların önemli bir bölümü, “duyduğumuzu aklımızda tutarız”, gibi bir yargıya sahiptir. Anlatılanları, yazma gereği hissetmez. – Eğitimin sonuna bir sınav koyarsınız dikkatler artar.

Katılımcı eğitime gelir ama hangi eğitime geldiğinden, eğitimin içeriğinden, süresinden bir haberdir.– Yapacak fazla bir şey yok.

“Biz zaten bunları biliyoruz” profiline sahip katılımcılar vardır. – Konu anlatımları esnasında, sık sık derin deneyimlerine başvurmaya gayret ederim.

Özellikle kurum içi eğitimlerde, eğitimin tam ortasında çay, kahve ile içeriye giren görevli tüm dikkatlerin dağılmasına, anlattığınız şeyi unutmanıza sebep olur. Çünkü gelen o çay, kahve mutlaka dökülür. Eğitimin ortasında bir grup ayaklanır, acele acele peçete aranır, kitaplar ıslanmıştır, “fazla kitabınız var mı, Hocam” diye sorulur. – Yedek kitap taşımak gerekir.

Bir konuyu anlatırken, katılımcılar arasında eğitmenin anlayamadığı konuşmalar ve gülüşmeler olur, özellike tahtaya bir şeyler yazarken  – Farklı sebeplerden olabilir. Geçilmesi gereken adımlar: 1- Fermuarını kontrol et. 2- Söylediğin bir söz grup içinde bir anlam ifade etmekte, bunun için sesler yükselmiş olabilir. 3- Birisinin yanlışlıkla damarına bastım, bundan dolayı gülüşmeler arttı. – Gruptan gelen elektriğe göre gerekli önlem al.

Öğrenilen Ders 1 – Proje Yöneticisi ve İletişim Becerisi

eventicon_080911_Lessons_Learned_web_smProje Sponsorunun Not Defterinden

X Projesinden Öğrendiğim Ders: Projeye atadığım yöneticinin iletişim becerisine dikkat etmeliyim.

X Projesine atanan Proje Yöneticisi iyi bir insan, bugüne kadar kendisine verilen işleri sorunsuz şekilde haletti. Bu, O’nun ilk Proje Yöneticilik deneyimi fakat gözlemlediğim kadarıyla Proje Takım Üyeleriyle yeteri düzeyde iletişim kuramıyor. Takım üyeleri, tedarikçiler ve müşteri arasında koordinasyon eksiklikleri yaşanıyor. Bu da aktivitelerin gecikmesine sebep oluyor.

Düzeltme Yöntemleri:

Kritik projelere iletişimi güçlü Proje Yöneticisi atamak.

Proje Yöneticilerinin, İletişim Becerilerini artırıcı önlemler almak. (Eğitimler Planlamak)

Yeni/Deneyimsiz Proje Yöneticilerine kapsamı dar ve kurum içi yapılan projelerin sorumluluğunu vermek.

%d blogcu bunu beğendi: