Tag: kaynak

Kaynak Yönetim Planı

Kaynak Yönetim Planı, proje kaynaklarının nasıl edinildiğini, tahsis edildiğini, izlendiğini ve kontrol edildiğini açıklayan proje yönetimi planının bir bileşenidir. Kaynak yönetimi planı aşağıdakileri kapsayacaktır:

  • Kaynakların tanımlanması
  • Kaynakların elde edilme süreci
  • Görev ve Sorumluluklar
    • Roller—Projedeki kişinin işlevi.
    • Yetki—Kaynakları kullanma, karar verme, çıktıları kabul etme vb. haklar.
    • Sorumluluk—Bir kaynağa atanan görevlerin tamamı
    • Yeterlilik—İstenen faaliyetleri tamamlamak için gereken beceri ve kapasiteler.
  • Proje Organizasyon Şeması—Proje ekibi üyelerini ve raporlama ilişkilerini tanımlar.
  • Ekip kaynak yönetimi—Ekip kaynaklarının yaşam döngüsü hakkında rehberlik; nasıl tanımlandıklarını, kadroya alındıklarını, yönetildiklerini ve sonunda serbest bırakıldıklarını.
  • Eğitim stratejileri ve gereksinimleri.
  • Kullanılacak takım geliştirme yöntemleri.
  • Ekibi desteklemek için fiziksel kaynakların yönetimi için kaynak kontrolleri.
  • Takdir Planı—Ekip üyelerinin nasıl ödüllendirildiği ve takdir edilmesi gerektiği.

Çeşitlilik ve Kapsayıcılık


Proje yöneticilerinden, farklı kültürlerle, farklı endüstri deneyimleriyle ve hatta farklı dilleri konuşan üyelerle, küresel bir kapsamda veya en azından çok çeşitli bir proje ekibiyle çalışması istenir.

Proje ekibi, kendi ana dillerinden farklı bir proje “ekip dili” benimseyebilir.

Proje yöneticisi, bu çeşitlilikten yararlanan ve karşılıklı güvene dayalı bir ekip iklimi oluşturan bir ortam yaratmaya çalışmalıdır.

Ekip geliştirme hedefleri şunları içerebilir:

• Maliyeti ve zamanı azaltmak ve kaliteyi artırmak için ekip bilgi ve becerilerini geliştirmek.


• Ekip moralini yükseltmek, çatışmayı azaltmak ve ekip çalışmasını iyileştirmek için güveni artırmak.

• Bireysel ve ekip performansını geliştirmek ve çapraz – eğitim ve ek olarak mentorluk.

• Ekibin karar alma süreçlerine katılmasını ve yarattıkları çözümlere sahip çıkmalarını sağlamak.

Ön Atama Araçları

Beceri değerlendirmesi için bir dizi araç ve teknik vardır. Bu araçlar sayesinde projenize ekip üyelerini dahil ederken bir ön değerlendirme yapmanız mümkün olur.

• Tutum anketleri: Projede bulunmaktan memnuniyet duyacak takım üyelerinin motivasyonu da olumlu yönde olacaktır.


• Özel değerlendirmeler: Projede belirli işleri, belirli kaynakların yapacak olması halinde, ilgili kaynakların projeye alımına öncelik verilebilir


• Yapılandırılmış görüşmeler: Belirli sorgulamalar yapmak suretiyle ilgili ekip üyelerini belirlemek ve görev atamaları yapmak mümkün olabilir.


• Yetenek testleri: Projede belirli yeteneklere ihtiyaç olması halinde, ilgili yeteneğe sahip kaynakların görev ataması yapılabilir.

• Odak grupları: Belirli bir grup ekip üyesinin birlikte projeye atanması durumu gerektiğinde kullanılan bir projeye kaynak atama yöntemidir.

Sorumluluk Atama Matrisi

Sorumluluk Atama Matrisi, paydaşların proje faaliyetlerine katılımını tanımlamak için sorumlu, onaylayan, danışılan ve bilgilendirilen durumlarını gösteren bir tablodur.

Sorumluluk Atama matrisi, karar vermekten kimin sorumlu olduğunu ve sorumlu kişilerin nasıl desteklendiğini belirlemeye yardımcı olur. Sorumluluk Atama Matrisi genellikle her proje ekibi üyesine atanan roller ve sorumluluklar hakkında netlik sağlamak için kullanılır.

Sorumluluk Atama Matrisleri, bir proje planında Gantt Diyagramları kadar önemlidir. Tanımlanan aktivitelerin sorumlu kaynaklar tarafından yapılarken, yürütülmesi gereken iletişim kanalları hakkında da tüm proje paydaşlarına bilgi verir. Bu yüzden, eğer proje planınızda Sorumluluk Atama Matrisi eksikse projenizin -en iyi ihtimalle- zaman planında aksamalar yaşayacağı açıktır.

MS Project'te Kaynak Tipleri

MS Project’te 3 tip kaynak bulunmaktadır.

Work: İnsan kaynağı için kullanılır

Material: Malzeme kaynağı için kullanılır

Cost: Sözleşme ile kurumunuza iş yapan tedarikçiler için kullanılabilir.

Resource Sheet görüntüsündeki tanımlanma şekli aşağıdaki gibidir.

Aktivitelere, kaynakları atadıktan sonra maliyetler de aşağıdaki gibi gözükmektedir. Özellikle Cost tipindeki kaynağın maliyeti aktivitenin süresine bağlı olmadığı için istenilen rakam elle girilebilmektedir. Böylece, tedarikçilere hangi aktivitelerin sonunda ödeme yapılacağı, hem nakit akışına hem de bütçeye eklenmiş olur .

Teknik Risklerin Değerlendirilmesi

Herhangi bir projenizi ele alarak bu sorulara cevap veriniz. Her verdiğiniz “Hayır” cevabı teknik açıdan daha fazla problemle karşılaşacğınız anlamına gelecektir.

 

  • Proje paydaş analizi yapıldı mı?
  • Paydaş analizine göre proje İhtiyaçlarının Toplanması gerçekleştirildi mi?
  • Ürün kapsamı ile Proje kapsamı örütüşüyor mu?
  • Proje Yönetimi metodu belirlendi mi?
  • Proje paydaşları, Proje Yönetimi Metodunu biliyor mu?
  • Proje teslimatlarının gözden geçirilmesi ve değerlendirilmesinin nasıl yapılacağı belli mi?
  • Teslimatları değerlendirecek ve onaylayacak kişiler açıkça tanımlandı mı?
  • Projenin ardından ürüne destek verecek ekip tanımlandı mı?
  • Proje ile ilgili çıkan problemleri ve çözüm yöntemlerini kayıt altına alacak araçlar kullanılıyor mu?

Finansal Risklerinin Değerlendirilmesi

Düzenli yapılacak, Risk Değerlendirme Toplantılarında Finansal risklerinizi belirlemek amacıyla aşağıdaki soruları puanlayarak, cevaplayınız. 

Artık puanlamayı size bırakıyorum. Aşağıdakilerden istediğiniz başlıkları alınız. Kurumunuzdaki önemine göre kendiniz puanlar türetin ve projelerinizi bu punlama sistemine göre değerlendirin.

  • Projenin nakit akışı çıkarıldı mı?
  • Projeye fon sağlanması gereken dönemler çıkarıldı mı?
  • Fon kaynakları belirlendi mi?
  • Maliyet tahminleri, aktivite detayında yapıldı mı?
  • Projenin Fayda/Maliyet Analizi yapıldı mı?
  • Maliyet artış dönemleri ve tahmini artış miktarları proje bütçesine eklendi mi?
  • Bütçe aşımı durumunda Proje Organizasyonunda yetkinin kimde olduğu belirlendi mi?
  • Proje devam ederken gerçekleşen maliyetlerinin, planlarla karşılaştırılması için gerekli takip ve kontrol sistemi kurludu mu?

Kaynak Risklerinin Değerlendirilmesi

Düzenli yapılacak, risk değerlendirme toplantılarında Kaynakları ne kadar etkin yönettiğinizi sorgulamak amacıyla aşağıdaki soruları puanlayarak, cevaplayınız.

  • Proje için ihtiyaç duyulacak kilit kaynaklar belirlendi mi? (1…5)
  • Proje takımı üyelerinde olması gereken kabiliyet / beceri / yetkinlik belirlendi mi? (1…5)
  • Proje takım üyeleri kendilerine verilen rol ve sorumluluğu net olarak biliyor mu? (1…5)
  • Projenin gerektirdiği eğitim gereksinimi karşılandı mı? (1…5)
  • Projeyi tamamlamak için yeterli işgücü mevcut mu? (1…5)
  • Kritik Kaynakların izin / mazaret ihtimali / ayrılma durumlarına karşı önlemler düşünüldü mü ? (1…5)
  • Kaynakların iş yükü dağılımını gösterir kaynak histogramı mevcut mu? (1…5)

35 üzerinden kaç aldınız? (100’e oranlayıp lütfen Yorum bölümüne yazınız)

 

Zam Dönemi ve MS Project

zam1 Temmuz 2009 itibariyle çok önemli bir konuyu gündeme taşımak istiyorum. Konumuz ZAM.

 Tabiki konuya Proje Yönetimi, hatta Microsft Project açısından bakacağız. Projemizde kaynaklarımızın maliyetlerinin artmasını nasıl programa gireceğimizi kısaca ifade edeceğim.  Konuyu patronunuza aynen şöyle anlatın.

“Bakın Sayın Patronum! Microsoft Project’te kaynaklarımızı tanımladığımız görüntüye geçip. View-Resource Sheet (Türkçe kullananlar için: Görünüm – Kaynak Sayfası) zam vermeye karar verdiğiniz kaynağa iki kere tıklıyorsuuz. Mesela ben zam alacağım, kendime iki kere tıklıyorum.

Sonrası çok kolay, açılan Resource Information (Kaynak Bilgi) penceresinde Cost (Maliyet) sekmesine de tıklıyorum. (Resimde görüldüğü üzere…) Hangi tarihlerden itibaren bana zam tanımlayacaksanız, önce zammın başlayacağı tarihi, arkasından zamlı fiyatı giriyoruz. Mümkünse fazla mesai de giriyoruz (bunu çok diretmiyorum, yani mümkünse…)

Sonra da OK butonuna basıyoruz, artık MS Project, işlerinin hangi tarihlere denk geldiğini görüyor ve yeni dönemdeki maliyet bedelini referans alarak, proje maliyeti hesaplıyor. Gördüğünüz gibi çok kolay.

Öğrendiniz değil mi? Pardon duyamadım. Şimdi o zammı geri mi alayım?!!! ”  🙂