Program Yöneticisi

Program Yöneticisi, projeler arasında koordinasyon sağlamak ve oluşabilecek riskler ile sorunlara çare bulmak amacıyla görevlendirilir.

Programın tutarlı olması ve farklı projelerin aynı anda entegre biçimde yürütülmesi Program Yöneticisi’nin sorumlulukları arasındadır. Projelerin de öncelik sıralarının belirlenmesi, projeler arasındaki ortak faaliyetlerin bir arada gerçekleştirilmesi ve projeleri ayrı ayrı yönetmektense bir arada yönetmenin faydalarından daha fazla yararlanmak için Proje Ofisi ve Program Yöneticisi etkin olarak görevlendirilmelidir.

Bir Program Yöneticisi’nin temel sorumlulukları:

· Projeler arasındaki ilişkileri gözlemlemek, projelerin aşamalarındaki durumlarını takip etmek ve projeler arasındaki ilişkilerde yaşanabilecek çatışma ortamlarının çözümünde etkin olmak

· Projelerin önem sırasını belirlemek;

· Proje Yöneticilerinin, yönetimsel anlamda kaliteye dikkat edip, etmedikleri konusunda takipçi olmak.

· Projelerden yola çıkarak, kurumun parasal ve diğer kaynaklarının hangi kategorideki projelere nasıl pay edildiğini ölçümlemek ve analiz etmek.

· Programa dahil olan tedarikçilerin yönetiminden sorumlu olmak;

· Program tarafları arasında iletişimin etkin olarak sağlandığından emin olmak

· Projeler arasındaki öncüllük, ardıllık durumlarını oluşturmak ve Proje Yöneticilerini haberdar etmek.

· Projeleri ortak olarak etkileyebilecek riskleri takip etmek ve Proje Yöneticileri önlem alma, çözüm yöntemleri geliştirme gibi konularda bilgilendirmek

· Programın ilerleyişiyle ilgili raporlar üretmek ve Üst Yönetimden projeler detayında karar noktalarında destek almak.

Gereksinimlerin Toplanması – PMBOK

Kapsam Yönetimi Bilgi Alanında ve Planlama Sürecinde yer alan yeni bir başlık Gereksinimlerin Toplanması (Collect Requirements) olarak PMBOK 2008’de yerini almıştır. 2004 versiyonunda bu bölümün yerine Kapsam Planlama başlığı olduğunu hatırlatalım. En önemli ve bence en iyi değişiklik açıkçası burası olmuştur. Çünkü pek çok kişi Kapsam Planlama çok soyut bir kavramdı ve anlaşılması zordu.

Gereksinimlerin Toplanması tanım olarak, proje hedeflerine ulaşmak için proje paydaşlarının ihtiyaçlarını belirleme ve dokümante etme süreci olarak geçmektedir. Projenin başarısı hem projeden, hem de üründen beklentilerin doğru anlaşılması ve bunların etkin bir şekilde yönetimiyle ilişkilidir.

Neye İhtiyacınız Var? (Girdiler)

Gereksinimleri belirlerken en önemli girdi Proje Başlatma Belgesi‘dir. Başlamasına üst yönetim tarafından karar verilen projenin daha detayda gereksinimlerini belirlemek, projenin kapsamını netleştirmek adına önemlidir. Gereksinimleri belirlerken projeye paydaş (Bkz: Paydaşların Belirlenmesi) olacak kişilerin ihtiyaçlarının netleşmesi sağlanacaktır.

Nasıl Yapılır? (Teknikler)

– Mulakat: Taraflarla yapılacak bire bir görüşmeler.

– Odak Grup: Grup kurularak ve mulakata göre daha fazla tartışmanın yaşandığı bir yönlendiricinin başkanlığında idare edilen toplantılar.

– Rehberli Çalıştaylar: Farklı beklentileri olan proje taraflarından aynı anda beklentileri toplama yöntemi. Böylece beklentilerin farklılaştığı noktaları belirleme ve bir ortak payda bulma süreci

– Yaratıcılık Teknikleri: Beyin Fırtınası, Delphi Tekniği, Zeka Haritası vb…

– Grup Karar Verme Teknikleri: Fikir Birliği, Oy Çokluğu, Çoğunluğun Benimsemesi ve Diktatörlük

– Anket ve Araştırma: Yazılı araştırma formları proje taraflarına sunulur ve gelen sonuçlardan gereksinimler netleştirilir.

– Gözlem: Proje Taraflarının ihtiyaçları gözlemlenerek, belirlenmeye çalışılır.

– Prototip: Gereksinimler proje tarafları üzerinde örnek bir uygulamayla denenir. Geneln geri bildirimler projeye başlamadan önce önemli ipuçları verecektir.

Ne Çıkar? (Çıktılar)

Gereksinim Dokümanı – Proje taraflarının ihtiyaçlarını anlatan bir belge ortaya çıkmalıdır.

Etkili Toplantı

“TOPLANTI, TOPLANTI, YİNE TOPLANTI… TOPLANTILARDAN ZAMAN BULUP DA İŞ YAPMAYA VAKİT YOK”:

Kimbilir işyerinizde kaç kez bu tip yakınmalar duymuşsunuzdur. Belki de bizzat kendiniz toplantıların yoğunluğundan yakınıyorsunuzdur. Kötü yönetilen, kötü planlanan, iyi hazırlanılmamış toplantılar, insan kaynağının önemli bir zaman dilimini yok etmektedir.

Bu konuda bir kaç ipucu toplantıların daha verimli geçmesini sağlayabilir;

Toplantı Duyurusu : Toplantıların başarılı sona erebilmesi için katılımcılara önceden toplantıların gündemi ile ilgili bilgi verilmesi oldukça önemlidir. Katılımcıların hazırlanması gereken konularda açıkça toplantı duyurusunda belirtilmelidir. Katılımcıların hazırlanması için gerekli zaman dilimi mutlaka göz önüne alınmalıdır.

Katılımcılara, toplantının yapılacağı yer, tarih ve saat bilgileri de eksiksiz olarak
iletilmelidir.

Toplantı Zamanları : Katılımcıların motivasyonunu etkileyecek önemli faktörlerden bir tanesi de toplantı zamanlarıdır. Mesai çıkışına yakın veya bir tatil arifesinde planlanan toplantıların verimsiz geçme ihtimali yüksektir.

Toplantı Ortamının Hazır Olması : Toplantıdan önce, toplantı esnasında lazım olacak araç – gerecin kontrolü ve tedariği de önemlidir. Hazırlığı yapılmamış bir toplantı salonu, toplantının bölünmesine veya geç başlamasına sebep olabilir.

Zamanında Başlama : Toplantılara mutlaka zamanında başlayın. Geç kalanlara bir açıklama yaparak, toplantının bölünmesine izin vermeyin. Bu konudaki ciddiyet, katılımcıların da toplantıya tam zamanında gelme konusunda hassasiyet göstermelerine sebep olur.

Toplantı Liderini Belirleyin : Bir toplantı bir kişinin liderliğinde yürütülmeli ve bunu da bütün katılımcılar önceden bilmelidirler. Genelde önerilen; toplantıyı talep eden kişinin toplantı liderliğini üstlenmesidir. Toplantı Liderinin amacı, konuşmaların gündem maddesi üzerinde yoğunlaştırmaya çalışmaktır.

Toplantı Amaçlarına Yönelik Tartışmalar : 650 yönetici üzerinde yapılan bir araştırmada, toplantı esnasında karşılasılan en büyük problemin “konudan sapma” olduğu belirlenmiştir. Toplantı liderinin ve katılımcıların toplantı gündemine sadık kalması ve problemin özüne yönelik tartışmaların yapılması önemlidir. Pek çok yönetici, toplantılarda genelde problemlerin etrafında döndüklerini, hiç bir zaman öze inemediklerinden yakınır.

Toplantının Bölünmemesi : Toplantı esnasında yapılan çay, kahve, kuru pasta
ikramlarını kaldırın. Katılımcıların dikkatini dağıtan bu uygulamalar, 1 saatten fazla sürecek toplantılarda periyodik aralar verilerek, toplantı salonunun dışında
gerçekleştirilmelidir. (Böylece önemli evraklar da çay, kahve dökülmelerine karşı
korunmuş olur.)

Katılımcıların Ortak Hedeflerde Buluşması : Toplantının başarısı, katılımcılar arasında fikirlerin ve bilgilerin açıkça dolaşmasına bağlıdır. Katılımcılar, kişisel çatışmalarından veya ast-üst bürokrasiden kaçınmalı, problemlere odaklanmalıdırlar. Bu ortamda toplantı liderinin etkinliği önemlidir.

Toplantının Ulaştığı Başarının Özetlenmesi : Toplantının hedeflerine ulaşıldığında, kilit noktalar ve önemli görev/sorumluluk/yetki atamaları tamamlandığında, bütün bu verilerin özetlenmesi ve bir toplantı raporunun hazırlanması gerekebilir. Bu aynı zamanda toplantının başarısını simgeler.

Toplantının Sonlandırılması : Toplantı lideri olarak, katılımcıların da güvenini kazanmak adına toplantıyı önceden duyurulan saatte bitirmeye özen gösterin. Unutmayın ki, katılımcılarda iş programlarının, bu toplantının bitim saatine göre ayarlamış olabilirler. Eğer tartışma konuları henüz bitmemiş ise toplantıya o sırada devam etmek yerine ortak olarak belirlenecek başka bir tarih ve saatte buluşmak daha faydalı olacaktır.

Toplantı liderinin sorumluluğu buna benzer toplantı yönetmeliklerine uyulmasını
sağlamaktadır. Bu yönetmelikler toplantı salonlarına asılarak, katılımcıların uyması gereken basit kurallar hatırlatılmış olacaktır. Toplantıların verimliliğinin, kurumun temel hedeflerine ulaşmadaki başarısını direk etkileyeceği unutmamak gerekir.

MS Project Planını Paylaşma Yöntemleri

Bir proje planı hazırlamak için Microsoft Project 2007’de uzun bir zaman harcadınız. Artık son haline geldiğini düşündüğünüz proje planınızı projeye dahil olan herkesle paylaşmak ve uygulama sürecine geçmek istiyorsunuz. Fakat proje planını paylaşacağınız kişilerin bazılarının bilgisayarında MS Project’in farklı versiyonları var, bazılarında MS Project dahi yok, bazılarında bilgisayar bile yok. İşte böyle durumlarda ne yapmak gerekir acaba?

Senaryo 1: MS Project Prof. 2007 versiyonuna sahip olanlar…

Bu en basit senaryo. Zaten hazırladığınız planda MS Project 2007 versiyonu olduğu için proje planınızı e-maile ekleyip, gönderdiğinizde, yolladığınız kişiler de dosyayı kolayca açacaktır.

Senaryo 2: MS Project Server. 2007 versiyonuna aktifse…

Eğer şirketinizde MS Project Server 2007 kurulmuş ise hazırladığınız projeyi Web ortamına aktararak, proje taraflarının plana intranet/internet ortamında ulaşmasını sağlayabilirsiniz. Project Server üzerinden tanımlanan yetkiler çerçevesinde farklı proje tarafları onlar için tanımladığınz ekranlara ulaşacaklar ve projeye müdehale edebileceklerdir.

Senaryo 3: MS Project Prof. 2003 versiyonuna sahip olanlar varsa…

Eğer projenizi MS Project 2007 versiyonunda hazırladıysanız ve projenizdeki bazı kişilerin bilgisayarında Project 2000/2003 versiyonun yüklü olduğunu biliyorsanız, herkesle projeyi paylaşmadan önce mutlaka dosyanızı Save As komutuyla 2000/2003 versiyonuna çevirin ve bütün katılımcılarınıza bu dosyayı e-maile ekleyerek gönderin. Bilgisayarında MS Project 2007 versiyonu olanlar 2000/2003 versiyonunu sorunsuzca açabileceklerdir.

Senaryo 4: Bilgisayarında MS Project’i yüklü olmayanlar varsa…

Projenizde çalışan bazı kişiler aslında hiç planlama yapmayacaklar ve projede çok sınırlı sayıda aktivite gerçekleştirecekler. Belirli periyotlarla proje planını inceleseler ve kendi işlerinin tarihlerini okumayı bilseler yeterli olacak ise bu kaynaklar için MS Project Prof. 2007’nin satınalmaya gerek yoktur. Peki ne yapılabilir?

· Project Web Access. Eğer Project Server 2007 kullanıyorsanız, proje takımında yer alanlar kendilerine açılacak bir hesap ile Project Web Access’e intranet/internet üzerinden ulaşıp, kendilerine atanan aktiviteleri görmeleri mümkün olacaktır. Böylece projelerle ilgisi Proje Yöneticisine göre daha az olanlar için ek bir lisanslama masrafı yaşanmayacağı gibi takım üyeleri de yazılımı öğrenmek için çok büyük bir çaba içine girmek zorunda kalmayacaktır.

· Deneme Versiyonu. Eğer MS Project’in belirli bir dönem için kullanılması söz konusuysa (yine lisanslama ücretinden kaçınmak için) Deneme Versiyonu bilgisayarakurulabilir. 60 günlük deneme sürümü projenin takibi için yeterli bir zamansa önerebileceğim seçeneklerden bir tanesidir. Deneme versiyonunda tüm fonksiyonlar etkin olarak çalışacaktır. İndirmek için.

· Excel’e Veri Aktarma. Bu seçenek pek çok kişinin aklına gelen ilk seçenek olsa da ne yazık ki bu fonksiyon oldukça kötü çalışıyor. Proje planı Excel olarak kaydedildiğinde projedeki WBS yapısı Excel’e aktarılamıyor, bu yüzden hangi aktivitelerin aşama, hangilerinin detay faaliyet olduğunu ayırmak mümkün olmuyor.

· Proje Planın Fotoğraf Çekmek. MS Project Prof. çok az bilinen bir özelliği de proje planının .gif formatında kaydedilebilmesidir. Oldukça basit bir özellik olan bu seçenek pek çok kişinin proje paylaşımında çok işine yaramaktadır. MS Project 2007 versiyonunda Report menüsü içinde “Copy Picture” fonksiyonunu incelemenizi tavsiye ederim.

Senaryo 5 – Bilgisayarı dahi olmayanlar veya bilgisayardan nefret edenler için…

Herkesin bilgisayarı olacak diye bir şey yokO ve ya projede görev alıp da bilgisayarla arası iyi olmayanlar da olabilir. Bu durumda proje bilgileri farklı biçimlerde kağıt ortamına aktarılmalıdır.

· Görüntü Baskı Alma. MS Project’teki, Gantt, Detail Gantt, Task Usage, Resource Usage vb. görüntülerinin hepsi doğrudan görüntünün açık olduğu sayfadan baskısı alınabilmektedir. Bu konuyla ilgili detay bilgiyi buradan bulabirisiniz.

· Raporlar. MS Project 2007’nin Report menüsü üzerinden iki farklı Rapor yöntemi uygulamak mümkündür. Visual Reports (Görsel Raporlar şiddetle tavsiye ettiğim bir bölümdür) proje bilgilerinizi Excel’e aktararak, grafiksel raporlar üretmenizi sağlar. Temel Raporlar ise MS Project’in kendi Görüntü, Tablo ve Filtre fonksiyonlarını kullanrak üretilen rapor tipleridir. Bu raportların da baskısı alınarak, proje taraflarına projenin planları, ilerlemesi düzenli olarak aktarılabilir.

Proje Paydaşlarının Belirlenmesi – PMBOK

PMBOK 2008’e yeni eklenen başlıklardan bir tanesi de “Proje Paydaşlarının Belirlenmesi olmuştur. PMI, bu başlığı İletişim Yönetimi Bilgi Alanında ve Proje Başlatma süreci içinde ele almıştır.

Projeden etkilenecek bütün kişiler ve organizasyonları belirlenmesi işlemi olarak bu başlığı basitçe ifade edebiliriz. Projenin başarısı için proje taraflarının ilgi veya alakaları yazılı hale getirilmesi gerekir. Örneğin, bazı departmanlar müşteri durumunda iken, bazıları proje neticesinden etkilenecek, üst yönetim projenin sonunda verimlilik artışı isteyecek ve tedarikçi firmalar da alt projeleri üstleneceklerdir.

Proje Paydaşları Belirlemek için en önemli gereksinim Proje Başlatma Belgesi’dir ‘dir. Böylece, Proje Yöneticisi, talep edilen projenin özelliğine bakarak, proje için hangi kişi veya organizasyonların projeye dahil olması gerektiğini belirler.

Proje Paydaşlarını Belirlemek için iki adımdan oluşan “Proje Paydaş Analizi” yapılması gerekir. Bu analiz ile projeye taraf olan kişi veya organizasyonların İlgi ve Güçleri değerlendirmeye tabi tutulur.

Değerlendirme neticesinde elinizde Proje paydaşlarının açıkça isimleri, rolleri, organizasyondaki pozisyonları, iletişim bilgileri ve Proje paydaşlarını yönetmek için “Proje Paydaş Analizi” göz önüne alınarak, Proje Yöneticisi’nin stratejisi yazılı hale getirilir.

Proje Yapmak mı, Proje Yönetmek mi?

Hepimizin bildiği gibi Proje Yöneticisi projenin çıktılarından sorumludur. Proje Yöneticiliği pozisyonu temelde bu amaç için oluşturulmuştur. Bu çerçevede özellikle projenin planlanması, uygulaması, kontrolü ve kapanışı süreçlerinden PY sorumludur. Fakat bu durum PY’nin proje içindeki işleri yapması anlamına gelmez.

Proje Yönetmek tam zamanlı bir iş olduğunda proje yöneticisinden teknik analiz yapmasını , tasarım, üretim, test gibi işleri beklemek ve istemek projenin yönetim fonskioynuun sekteye uğramasına sebep olur. Eğer PY, teknik detaylara fazlasıyla gömülürse yukarıda saydığımız planlama, uygulama, kontrol süreçlerine zaman bulamaz ve projeyi yönetmekten çok , projeyi yapmaya odaklaır. Proje Yöneticiliği özellikle farklı talepleri olan proje taraflarının ihtiyaçlarını, belirli bir zaman ve bütçe içinde, mutabık kalınan bir kapsam dahilinde ortaya çıkarmak amacıyla vardır. Bu çerçevede PY özellikle koordinasyona odaklanmalı ve planlardaki herhangi bir değişikliğin projenin bir başka tarafını nasıl etkilediğini entegre (bir bütün) olarak düşünüp, yansımalarını çok hızlı biçimde etkilenecek kişilere, üst yönetime, sponsora, vs. haber vermelidir. Bu yüzden PY, proje için ayırdığı zamanının ağırlıklı bir bölümünü İLETİŞİMe odaklanarak geçirmelidir.

Proje içinde yaşanan iletişim sorunları pek çok projenin başarısızlık sebebidir bu yüzden, iletişim yönetimine özel bir önem vermek gerekir; Yanlış anlama, yanlış anlatma, bilgi vermeme, eksik bilgi verme, yanlış yorumlama vb. gibi sebeplerden pek çok projede gecikme veya kalite düşmesi yaşanır.

Araştırmalar, projelerdeki başarısızlığın arkasındaki %60’lık payın, iletişimin etkin yönetilmemesinden kaynaklandığını göstermektedir.